или как делать по-настоящему крутые ивенты

Страшный сон организатораили

Как сделать крутой ивент

Кто я и что я?

2009 – PR-manager TUT.BY2009 – Первый «ДИ»2010 – Окончание БГУ, второй «ДИ», открытие Галереи TUT.BY2011 – Третий «ДИ»2011 – Пресс-секретарь TUT.BY2012 – Казахстан, первый «Интернет-прорыв»2013 – KUPI.TUT.BY2013 – Первый eTrade 2014 – Второй eTrade

План встречи

Какие бывают мероприятия и для чего они нужныНа чем зарабатывают event-makersКто они - организаторыВиды мероприятий и спикеровКак собрать людейПодготовка докладчиков и таймингПлан B5 чувств человекаКак не провалить регистрациюФишки и entertainmentЧто стоит сделать после мероприятияПерсональный чек-лист

Зачем бывают мероприятия

Для корпоративного досугаДля работы / для хобби / для помощи бедным [пёсикам]Для денег / для PR компанииДля удовлетворения своих амбиций / потому что поручили /Потому что по-другому не можешь

На сцене или за сценой?

Виды мотивации организатора:деньги, амбиции, успех общего дела, хорошие рекомендации, чувство Ж.

Задайте себе вопрос «что у меня получается лучше?» Задайте себе вопрос «зачем я это делаю»? Задайте себе вопрос «зачем он/она это делает?»

Кто вы?

Event-агентства / маркетолог и пиарщик в компаниях / человек с Идеей?

На чём заработать?

1. на спонсорах/партнерах 2. на билетах3. на PR4. ни на чём

Как собрать людей?

1. Email-рассылки2. Базы партнеров3. Базы других конференций 4. Реклама в соцсетях5. Баннеры и статьи на сайтах-партнерах6. Сарафанное радио7. Реклама в бизнес-центрах8. SMS, звонки, личные продажи9. Презентация хелдайнеров по ТВ и радио10. ТВ, радио, телек, реклама в городе

Виды мероприятий и участников

Массовые мероприятия: конференции и семинары, круглые столы и дискуссии, мастер-классы, фестивали, open-air, шествия, митинги, концерты и т.д

Пресс-мероприятия:брифинги, пресс-конференции, пресс-туры, пресс-ланчи и т.д.

Участники: программный комитет, организаторы, хелп-тим, модераторы, ведущие, хедлайнеры, докладчики, специальные гости и т.д.

Мероприятие в мероприятии

1. Позволяет набрать дополнительную аудиторию2. Не расфокусироваться3. Сэкономить свои ресурсы

Примеры:

i. DevCapmii. Mashpitiii. Круглый столiv. Пресс-конференция

Подготовка докладчиков и тайминг

- выслать правила выступления (сделать регламент)- личное письмо со всеми контактами (не только своими)- выслать пригласительный (если вход платный)- сказать, когда будут кормить(или что не будут)- если зарубежный – кто и как встретит (+ выслать карту)

За сколько начинать готовиться?

Чем больше вы предусмотрите заранее и накануне, тем меньше риска в Час Х.

Что такое план B?

ЧАСТЬ II

5 главных чувств

Обоняние.В залах и коридорах должно хорошо пахнуть: туалеты, близость к кухне

Слух.Музыка во время и до начала мероприятия

Зрение.Освещение и его интенсивность в зависимости от типа мероприятия, растяжки, баннеры

Вкус.Кофе-паузы, обеды, милые угощения

Осязание.

Деньги vs бартер

1. Еда всегда ЗА ДЕНЬГИ2. Ключевые вещи – за деньги3. Все остальное, что получится – на бартер

* если вы заподозрили неладное в самом начале…

Регистрация: как не облажаться

1. 1 стол - 50 бейджей2. стол решения проблем3. отдельный стол для прессы, докладчиков и участников4. заметные буковки5. адекватные и расторопные люди6. разложить за день ДО7. пустые бейджи + маркер

Вспомнить, нельзя забыть

Сделать указатели «на местности»Внятные таблички спикерамСправки у пожарных, исполкомов Разрешения на парковкуПодготовить конфеты-цветочки «тётенькам»Взять с собой полезные мелочиПереписать заранее все презентацииНаличные деньги. Много.

Фишки и entertainment

• стенды партнеров с активациями, • одежда организаторов (нейл-брендинг), • животные в залах, • смешные театральные персонажи, • 3D- и видеоролики с приветствиями• суши-редбул-спиртное, • аэрография, • конкурсы, • конфеты,• многое-много другое

После мероприятия

• прощальная речь, шампанское• «спасибо!»• рассылка с материалами• фотографии в соцсетях, на сайте • видео с итогами• опрос: что понравилось? что бы изменили?• скидка на следующее мероприятие• предложение подписаться• …акты-договоры-характеристики

Мой чек-лист:

СайтПрограмма мероприятияБейджиРастяжки-роллапыКофе-паузы и обедыХелп-тимМобильное приложение

ПартнерыФотографWi-fiВиодеотрансляцияВидеозаписьSMMЖурналистыБилеты

«На закуску»: страшная красная папка

Литература

1. Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management – Александр Шумович

2. Смешать, но не взбалтывать: Рецепты организации мероприятий – Александр Шумович, Алексей Берлов

3. Event-менеджмент: профессиональная организация успешных мероприятий – Хальцбаур, Йеттингер, Кнаусе

Евгения ЧернявскаяРуководитель KUPI.TUT.BY

E-mail: jenny@tutby.comFB: jenny.cherniavskaya