Особенности внедрения СЭД в компаниях финансового...

Docsvision 5 Система управления документами и бизнес-процессами Финансовые и банковские организации

www.docsvision.com Слайд: 2

О компании

«ДоксВижн»


О компании «ДоксВижн»

• Разработчик платформы управления документами и бизнес-процессами Docsvision

• На рынке с 2005 года (разработке более 10 лет)

• Продажи и внедрения – через сеть партнеров

• Сотрудники – признанные эксперты в области СЭД

• Курирование ключевых проектов разработчиком

• Более 80 партнеров в России и ближнем зарубежье

• Более 1000 внедрений

• Более 500 000 пользователей


Сектор «Финансы, банки, страхование»

• Лидер российского рынка СЭД/ECM-продуктов в секторе «Финансы, банки, страхование», Более 80 внедрений в отрасли


Место отрасли во внедрениях Docsvision


Банки – это отдельный

рынок и отдельный

класс информационных

систем


….мы понимаем…


Требования отрасли к СЭД

• Наличие двух классов документооборота: Общий документооборот (корреспонденция, ОРД, контроль исполнения…) –

практически как у всех, общие задачи менеджмента (совещания, ведение хоз.договоров, создание новых продуктов, маркетинг…)

Транзакционный документооборот – большие объемы, жесткие требования по производительности, практически «реальное время».

• Очень сильная зарегулированность отрасли государством Обязательные регламенты отчетности Обязательные формы Требования по хранению электронных документов (Record Managenent)

• Интенсивный поток документов (в розничных банках), очень большие бумажные архивы

• Повышенные требования к информационной безопасности • Мобильность топ-менеджмента и закрытость банковских сетей от

интернет • Масштабируемость • Надежность – особенно важна в транзакционном документообороте


Docsvision и задачи

управления в

финансовой отрасли


Использование Docsvision в финансовых организациях

• Автоматизация задач управления документами и бизнес-процессами: Общая управленческая деятельность

Функциональные задачи подразделений

Операционные процессы деятельности

• Примеры задач: Делопроизводство (документационное обеспечения управления)

Договорной документооборот от подготовки до исполнения

Архив первичных документов по хозяйственной деятельности

Документооборот, сопровождающий разработку новой продукции

Внутренние вспомогательные процессы (командировки, заявки в службы, и пр.)

Управление поручениями в рамках текущей и проектной деятельности

• Транзакционные задачи Кредитный документооборот, открытие и обслуживание счетов

Документы операционного дня

Документы валютного контроля

……


Ключевые преимущества

• Крупнейшие референтные проекты в банках – Сбербанк РФ, ВТБ-24

• Хорошо проработанная функциональность в решении управленческих задач Управление документами, согласование, многоуровневые резолюции, контроль

исполнения и отчетность

• Высокая гибкость без программирования Настройка регламентов работы «по фигуре» организации, worflow

Настройка форм карточек

Интеграция в информационную систему (1С, SharePoint) на уровне бизнес-процессов

• API и база данных, обеспечивающие высокую производительность

• Безопасность Управление доступом по трем различным моделям

Сертификат ФСТЭК

• Это сочетание делает Docsvision уникальным решением для банков, страховых компаний и финансовых организаций


Внедрение в Сбербанке

• Платформа Docsvision + решение СЭОДО (Digital Design)

• Общий документооборот: Регистрация

Рассмотрение

Исполнение

Подготовка и согласование проектов и пр.

• Внедрено в 14 территориальных банках СБ РФ (от 1000 до 5000 пользователей в каждом)

• Общее количество пользователей – 40 000

• Более 200 пользователей работают на планшетах iPad

Данные на октябрь 2012


Решения для

финансовой отрасли


Общий

документооборот,

общий менеджмент


Готовые решения Docsvision

• «Управление документами»

• «Административное делопроизводство» (Digital Design)

• «Архивный документооборот» (Digital Design)

• «Управление совещаниями»


«Управление

документами» – простая

автоматизация управления

документами и задачами


«Управление документами»

• Массовое приложение – для всех сотрудников, работающих с электронными документами

• Фокус – на удобство повседневной работы сотрудников

• Основа для специализированных решений

• Основные функции электронного документооборота: Ручной и автоматизированный ввод документов

Надежное хранение и удобная классификация

Гибкое разграничение прав доступа

Изменение документов, сохранение версий и комментариев

Поиск по штрих-коду, атрибутам и тексту документов

Согласование, подписание, утверждение, ознакомление

Наложение электронной подписи на документ, атрибуты и действия

Работа с заданиями: их создание, исполнение, контроль


Основные элементы приложения «Управление документами»

• Типовая структура папок хранения по видам документов и функциональным структурам предприятия Для папок настроены соответствующие табличные представления

Для поиска документов настроены поисковые запросы

• Настроены основные виды документов Корреспонденция внутренняя и внешняя

Организационно-распорядительные

Договорные

Произвольные

• Настроены жизненные циклы документов

• Типовое рабочее место пользователя Папки с заданиями сотрудника (как исполнитель, автор, контролер, заместитель)

Папки с документами сотрудника (с которыми он работает)


Виды документов

Настроены основные виды документов, формы карточек, и состояния жизненного цикла


Интерфейс приложения


Работа с заданиями

Создать задание


Работа с заданиями

Отправить задание исполнителю


Отчеты по выполнению заданий


Административное

делопроизводство – мощный инструмент для

крупного холдинга


DocsVision «Административное делопроизводство»

• Решение для органов государственного управления и крупных компаний

• Обобщение опыта частных решений

Министерство Экономического Развития и Торговли

Министерство Промышленности и Энергетики

Министерство Регионального Развития

Верховный Арбитражный Суд

Агентство по Ипотечному Жилищному Кредитованию

Гипротрубопровод (Транснефть)

• Основано на «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», соответствует положениям стандарта ISO 15489 «Информация и документация - Управление документами»


Организация исполнения по документам


Делопроизводство (канцелярия)

• Регистрация документов

• Сканирование и распознавание документов

• Поиск по реквизитам РК и тексту документа

• Шаблоны документов и РК

• Различные виды документов, включая обращения

граждан


Регистрационная карточка документа


Движение документов

• Подготовка, согласование и утверждение проектов документов

• Электронно-цифровая подпись проектов документов

• Шаблоны маршрутов согласования

• Доведение документов и резолюций до исполнителя

• Отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла

• Удобные отчёты по движению документов


Исполнение и контроль

• Расписание и исполнение резолюций

• Электронное согласование проектов резолюций

• Электронно-цифровая подпись резолюций

• Специализированные средства контроля по исполнению поручений и резолюций

• Контроль разного уровня

• Отчёты по контролю исполнения


Дерево резолюций


Архивное

делопроизводство


Задачи архивного делопроизводства

• Формирование и ведение номенклатуры дел

• Формирование дел

• Оформление дел

• Формирование сдаточных описей

• Выделение документов текущего хранения к уничтожению


Архитектура

Приложение «Архивное делопроизводство» • Номенклатура дел • Описи • Акты об уничтожении • Хранение информации о

состоянии документа в архиве

• Списание документов в дела

• Управление доступом к архиву на основе ролей

Приложение «Управление документами»

• Используется единое хранилище данных и справочники

• Взаимодействие с любыми приложениями, в том числе установленными позднее


Интерфейс


Управление

совещаниями


Назначение

• Готовый регламент организации совещаний

• Оптимизация всех процессов, связанных с подготовкой и проведением совещаний

• Контроль исполнения решений совещания

• Механизм оценки эффективности совещаний

• Приложение полностью реализовано на Конструкторе приложений версии 5


Функциональность

• Подготовка и отражение результатов совещаний

• Согласование результатов совещаний и доведение их до сведения участников и заинтересованных лиц

• АвтоФормирование заданий для исполнителей

• Контроль за исполнением решений

• Предоставление средств оценки эффективности совещаний и исполнения решений

• Формирование базы знаний по проведенным совещаниям

Подготовка Совещания

Подготовка Совещания

Повестка и докладчики

Разослать уведомления и

повестку

Прочие участники

Тема, время и место совещания

Карточка Обращение

Повестка совещания генерируется по шаблону


Отчеты

• Руководителям доступны следующие виды отчетов:

Статистика по проведенным совещаниям

Отчеты по исполнительской дисциплинеОтчет о

посещаемости совещаний

Отчет по отклонению фактической длительности

совещаний от запланированной.


Адаптивность

Docsvision


Список конструкторов

• Конструктор папок

• Справочник ссылок

• Справочник категорий

• Конструктор представлений

• Конструктор поисковых запросов

• Средства конструирования карточек: Справочник видов карточек

Конструктор разметок

Конструктор состояний

Конструктор ролей

Конструктор скриптов

• Конструктор правил нумерации

• Конструктор справочников

• Конструктор бизнес-процессов


Конструктор разметок

Список разметок

Область конструирования

Дерево дизайнов

Добавление новых полей

Структура текущей разметки


Конструктор правил нумерации • Правила выдачи номеров для разных видов и групп

документов

Порядковый номер

Префиксы и суффиксы

• Задание условий для правил нумерации

• Диапазоны номеров для сотрудников

• Автоматические обновление


Конструктор бизнес-процессов

• Простая автоматизация часто выполняемых бизнес-процессов компании

• Реализация при помощи встроенных средств Docsvision: карточки бизнес-процесса

с набором основных функций


Транзакционный

документооборот


Ядро

Процессор Workflow

Базовые объекты

Базовые конструкторы

Приложение«Управление документами» Дополнительные

модулиДополнительные

конструкторы

Дополнительные приложения

Платформа Docsvision 5

Структура Docsvision

• Платформа Основа для создания и работы решений

• Приложения Готовые решения для типовых внедрений

• Конструкторы Средства быстрой разработки и модификации решений

• Дополнительные модули Средства расширения технических возможностей

API & SDK


Доказанная производительность и надежность

• Тестирование в технологическом центре Microsoft 11.06.2012

• Решения компания Syntellect «Электронный архива и Система управления архивом бумажных документов» на платформе DocsVision для банка ВТБ-24

• Нагрузка: 200 млн. документов (9,3 Тб)

Одновременная работа 5000 пользователей

• Аппаратная инфраструктура Сервер 4 процессора 64 ядра Dell PowerEdge R815

Транзакционные данные Dell EqualLogic PS6010XV

Файлы сканов Dell EqualLogic PS4000E



• Результаты: Скорость выполнения по всем операциям оказалась в рамках

нормативов, а средняя загрузка аппаратных мощностей в среднем составляла 5%.

Проведенное нагрузочное тестирование полностью подтвердило возможность построения эффективных и производительных ECM-решений на базе DocsVision и Microsoft SQL Server 2008 R2 для компаний, сопоставимых по масштабу с банком ВТБ24.


Управление хранением электронных документов

• Требования регулятора

• Стандарты

• Собственные регламенты банка

• Инструменты Docsvision Контекстно-ролевая безопасность

Машина состояний


Конструктор состояний

Настройка жизненного цикла документов и заданий

Жизненный цикл Состояния

Переходы

Разрешенные операции


Конструктор ролевой модели

Настройка прав в зависимости от

роли пользователя и состояния документа


Прототипирование и реализация

• Разработка транзакционного документооборота: Прототипирование конструкторами на базовых объектах

Уточнение бизнес-требований

o Бизнес-логика

o Интерфейс

o Ролевая модель

o Машина состояний

Кодирование через API по согласованному прототипу


Интернет-доступ и

мобильные клиенты


Клиент для SharePoint


Клиент для Outlook


Встраивание папок Docsvision в окно просмотра папок Outlook


Безопасный доступ с планшета в сеть банка


Клиент для планшета


Клиент для смартфона (Informer)


Безопасность


Безопасность

• Интеграция с системой безопасности Windows

• Дискреционная безопасность Прямое назначение прав пользователям доступа к объекту (списки)

• Мандатная безопасность На основе уровней доступа объектов и уровней допуска пользователей

• Контекстно-ролевая безопасность Конструктор ролевой модели

• Электронная подпись по ФЗ-63 (простая, усиленная, квалифицированная) Использование внешних СКЗИ (в т.ч. сертифицированных) через Microsoft

CryptoAPI

• Соответствует требованиям ФСТЭК по защите от НСД по 5-му классу защищенности

• Может использоваться в АС до класса 1Г включительно и ИСПДн до класса К2 включительно


Пример внедрения

Docsvision в крупном

розничном банке

Особенности внедрения СЭД в компаниях финансового...

Documents

Transcript of Особенности внедрения СЭД в компаниях финансового...