كتابة التقارير والمراسالت اإلدارية

الخطوات العملية إعداد جميلة جابر

2012

لماذا الكتابة اإلدارية؟

Oالتقويم الوظيفي

O المسؤوليةتحديد

Oتوثيق المعلومات وحفظها

O سهولة مراجعتها واسترجاعها الحقا

Oمشاركة المعلومات مع جهات أو أشخاص

أنواع الكتابة اإلدارية

O (الداخلية والخارجية)الرسائل

Oمحاضر االجتماعات

Oالتقارير

Oالمذكرات

معايير مشتركة ألنواع الكتابة

Oاألسلوب الواضح واللغة السليمة والمفهومة

O الموضوعالالزمة لفهم المعلومات

Oمة والتسلسل المنطقي األفكارالمنظَّ

Oأحادية الموضوع

O ؟ متى؟ أين؟ كيف؟ ماذا: العناصر الخبريةاإلجابة على

ولماذا؟

معايير كتابة الرسائل اإلدارية

األسلوب

O (مرؤوس/ رئيس)التوجه إلى المرسل إليه حسب العالقة

Oالدقة والوضوح في تحديد هدف ومعنى الرسالة

Oاستخدام الجمل القصيرة والسهلة والصحيحة

Oاستبعاد األلفاظ الشفهية

O (احترام عالمات التنقيط)استخدام الفقرات وجمل الربط

O الرسالة بعد طباعتها وتصحيح األخطاءمراجعة

معايير كتابة الرسائل اإلدارية

الشكل

O الفقرة ) ومسافات( سم 2.5/3)إعداد الصفحة من هوامش

بين األسطر، مسافة بين الفقرات، مسافة في أول 1.5

(الفقرة

O حجم ونوع الخط(14/12 S.Arabic T.N.Roman)

أجزاء الرسالة

O سم 3يسار الصفحة )عنوان المرسل والتاريخ والرقم المرجعي

(من األعلى

O االسم واللقب، المسمى الوظيفي، عنوان )عنوان المرسل إليه

(سم من األعلى 6يمين الصفحة : المؤسسة

O التحية االفتتاحية

Oالموضوع

O (فقرة استهاللية، صلب الموضوع، فقرة ختامية)صلب الرسالة

Oالتحية الختامية

O (الخطي ثم المطبوع)التوقيع

معايير كتابة محاضر االجتماعات

Oعنوان االجتماع

Oمكان وتاريخ االنعقاد

Oالحضور

O وقد ...بدأ االجتماع في الساعة)ملخص لما دار في االجتماع

....(وخلص إلى... تحدث

Oتوقيع واسم كاتب المحضر

كتابة التقارير

Oتلخيص ونقل وتوصيل معلومات أو : الهدف من التقرير

حقائق

O تفصيل )، المتن (عرض المسائل)المقدمة : أجزاء التقرير

النتائج والمشاكل )، الخاتمة (المسائل مع البيانات اإليضاحية

(والمقترحات

خطوات كتابة التقرير

Oجمع وتنظيم المعلومات

Oتحديد األفكار الرئيسية

Oالمسودة األولى صياغة

O الصياغةإعادة

O (الوضوح، الدقة، اإليجاز وعدم التكرار) لقراءةاقياس قابلية

O اللغوي التدقيق

Oتصحيح الطباعة

؟

شكرا