важные помощники в управлении проектами или очевидное...
-
Upload
projectpractice2013 -
Category
Documents
-
view
542 -
download
0
description
Transcript of важные помощники в управлении проектами или очевидное...
![Page 1: важные помощники в управлении проектами или очевидное проектное](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051817/548e675cb479592c3b8b477d/html5/thumbnails/1.jpg)
ВАЖНЫЕ ПОМОЩНИКИ В УПРАВЛЕНИИ ПРОЕКТАМИ
ИЛИ ОЧЕВИДНОЕ-ПРОЕКТНОЕ
ГК «Проектная ПРАКТИКА» 2014
![Page 2: важные помощники в управлении проектами или очевидное проектное](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051817/548e675cb479592c3b8b477d/html5/thumbnails/2.jpg)
1. Совещания и поручения: в любом проекте
2. Место совещаний в проекте
3. Типовые проблемы проектных команд
4. Как облегчить проектную жизнь
О чем будем говорить
2|33
![Page 3: важные помощники в управлении проектами или очевидное проектное](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051817/548e675cb479592c3b8b477d/html5/thumbnails/3.jpg)
До 50%
Отнимает времени
Полезность
До 20%
Договориться двоим просто (?)
Но проектные команды гораздо шире | Количество коммуникаций
экспоненциально растет
Хочется, чтобы полезность была не ниже объемов уделяемого времени
Совещания отнимают до 50 % времени у отдельных участников/проектных команд
ПОЧЕМУ ЭТО ВАЖНО?
3|33
![Page 4: важные помощники в управлении проектами или очевидное проектное](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051817/548e675cb479592c3b8b477d/html5/thumbnails/4.jpg)
От какого опыта отталкиваемся
500 Успешно реализованных проектов
20 Лет на рынке управления проектами
25000 Специалистов прошли обучение в нашем учебном центре
КОНСАЛТИНГ ОБУЧЕНИЕ ВНЕДРЕНИЕ АУТСОРСИНГ
УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ
4|33
… …
![Page 5: важные помощники в управлении проектами или очевидное проектное](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051817/548e675cb479592c3b8b477d/html5/thumbnails/5.jpg)
О ЧЕМ НЕ БУДЕМ
ГОВОРИТЬ
![Page 6: важные помощники в управлении проектами или очевидное проектное](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051817/548e675cb479592c3b8b477d/html5/thumbnails/6.jpg)
Комплекс взаимосвязанных
мероприятий, направленный на
создание уникального продукта или услуги в условиях временных и
ресурсных ограничений
ГОСТ Р 54869― 2011
Управление проектами. Национальные требования
компетености специалистов
PMBoK
P2M | Agile| Scrum | etc.
Регламенты
ИТ инструмент
Люди 6|33
![Page 7: важные помощники в управлении проектами или очевидное проектное](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051817/548e675cb479592c3b8b477d/html5/thumbnails/7.jpg)
Строительные объемы
Автоматизация
R&D
Интеграции со
смежными системами
ОБЪЕКТЫ УП И ИХ ПАРАМЕТРЫ/ПОКАЗАТЕЛИ
Роли в УП: кураторы,
линейные менеджеры, РП, РГ,
ответственные исполнители,
исполнители
Роли в функц структуре:
дивизионы/БЕ, департаменты,
подразделения
RBS: компетенции, грейды,
ставки
Управление портфелями, проектами,
программами, продуктами
Календарное планирование
задач/ресурсов
Контроль сроков/бюджетов
проектов/активностей
Управление рисками, изменениями,
результатами
и др.
Проекты, программы, портфели
проектов, продукты, активности
Жизненные циклы
проектов/программ
Календарные планы, контрольные
точки, задачи, поручения
Ресурсы, ресурсные планы,
назначения
Риски, вопросы, запросы на
изменения
Чек-листы, отчеты о состоянии,
проектные совещания, документы
СУБЪЕКТЫ И ИХ ПАРАМЕТРЫ/ПОКАЗАТЕЛИ
ФУНКЦИИ / ПРОЦЕССЫ УП СПЕЦИФИКИ:
7|33
![Page 8: важные помощники в управлении проектами или очевидное проектное](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051817/548e675cb479592c3b8b477d/html5/thumbnails/8.jpg)
СОВЕЩАНИЯ И ПОРУЧЕНИЯ – ЭТО
НЕПРОСТО | ПРОСТО
![Page 9: важные помощники в управлении проектами или очевидное проектное](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051817/548e675cb479592c3b8b477d/html5/thumbnails/9.jpg)
МЕСТО СОВЕЩАНИЯ
В ПРОЕКТНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
![Page 10: важные помощники в управлении проектами или очевидное проектное](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051817/548e675cb479592c3b8b477d/html5/thumbnails/10.jpg)
10|33
Директивная веха
Координационная веха
В другой проект
Работа
План по вехам Директивно – координационный план
Веха
Рабочий план Детальный план работ по проекту
Веха
Совещания Оперативный контур управления проектом
Совещание • Поручения • Открытые вопросы • Решения об изменениях
Повестка
Участники
Протокол
![Page 11: важные помощники в управлении проектами или очевидное проектное](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051817/548e675cb479592c3b8b477d/html5/thumbnails/11.jpg)
Информационная система управления проектами - помощник проектных команд
11|33
Пример | PPM Plus
![Page 12: важные помощники в управлении проектами или очевидное проектное](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051817/548e675cb479592c3b8b477d/html5/thumbnails/12.jpg)
ПРОЕКТНЫЕ СОВЕЩАНИЯ ТИПОВЫЕ ПРОБЛЕМЫ
![Page 13: важные помощники в управлении проектами или очевидное проектное](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051817/548e675cb479592c3b8b477d/html5/thumbnails/13.jpg)
СКУЧНО… Затянутость дискуссии Отсутствие решений Обсуждение не тех вопросов
![Page 14: важные помощники в управлении проектами или очевидное проектное](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051817/548e675cb479592c3b8b477d/html5/thumbnails/14.jpg)
СКУЧНО…
ЗАЧЕМ?… Отсутствие повестки Не те люди, не те вопросы
![Page 15: важные помощники в управлении проектами или очевидное проектное](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051817/548e675cb479592c3b8b477d/html5/thumbnails/15.jpg)
КТО ВСЕ ЭТИ ЛЮДИ?…
![Page 16: важные помощники в управлении проектами или очевидное проектное](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051817/548e675cb479592c3b8b477d/html5/thumbnails/16.jpg)
ТРАТИМ ВАШЕ ВРЕМЯ С 2004 ГОДА…
18|33
![Page 17: важные помощники в управлении проектами или очевидное проектное](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051817/548e675cb479592c3b8b477d/html5/thumbnails/17.jpg)
Совещания проводятся не регулярно
Совещания проводятся ВНЕЗАПНО
Не задана тема/повестка/информация заранее не доведена
Пережевываем то, что всем известно
Руководитель переносит совещание, начинает не вовремя, выходит за рамки совещания
Участники увлекаются, отвлекаются, выходят за рамки временного лимита
Инициатор говорит – участники скучают, сидят в почте, соцсетях, отвлекаются
Никаких решений
Решения не контролируются, не проверяются, не реализуются
зря потратили время
Не определен регламент совещания: повестка, время, место, начало-конец, участники
Кто все эти люди?
Кажется мы об этом говорили два совещания назад… 17|33
![Page 18: важные помощники в управлении проектами или очевидное проектное](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051817/548e675cb479592c3b8b477d/html5/thumbnails/18.jpg)
Что решили? Кто?
О чем?
Когда?
Где?
Зачем?
18|33 Технология – совокупность действий, которые при соблюдении входящих
параметров гарантируют качество результата
![Page 19: важные помощники в управлении проектами или очевидное проектное](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051817/548e675cb479592c3b8b477d/html5/thumbnails/19.jpg)
Протокол
1. Организация 2. Проведение 3. Контроль результатов
Повестка Отчет
Инициировать Организовать
Собрать
Провести Модерировать
Принять решение Зафиксировать
Согласовать Проконтролировать
19|33
ЖЦС ПОЗВОЛЯЕТ
Убедиться, что ничего не забыли, снизить человеческий фактор Решать ключевые задачи на каждом этапе Уведомить ТЕХ, ТОГДА, О ТОМ о чем хотим совещаться Фиксировать и контролировать договоренности
![Page 20: важные помощники в управлении проектами или очевидное проектное](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051817/548e675cb479592c3b8b477d/html5/thumbnails/20.jpg)
1. КТО 2. ЧТО
3. ГДЕ 4. КОГДА
Инициатор Администратор Участники
Место Оборудование (доска,
проектор, маркер, Интернет) Бронирование переговорной Пропуска
Вопросы повестки Материалы к совещанию Что участники должны
сделать до совещания
День и время
20|33
![Page 21: важные помощники в управлении проектами или очевидное проектное](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051817/548e675cb479592c3b8b477d/html5/thumbnails/21.jpg)
21|33
![Page 22: важные помощники в управлении проектами или очевидное проектное](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051817/548e675cb479592c3b8b477d/html5/thumbnails/22.jpg)
Информационная система управления проектами помогает не забыть ответить на эти вопросы
22|33
Пример | PPM Plus
![Page 23: важные помощники в управлении проектами или очевидное проектное](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051817/548e675cb479592c3b8b477d/html5/thumbnails/23.jpg)
23|33
![Page 24: важные помощники в управлении проектами или очевидное проектное](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051817/548e675cb479592c3b8b477d/html5/thumbnails/24.jpg)
24|33
Пример | PPM Plus
![Page 25: важные помощники в управлении проектами или очевидное проектное](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051817/548e675cb479592c3b8b477d/html5/thumbnails/25.jpg)
Формулировка: однозначно интерпретируемая и одинаково понимаемая сторонами, согласованная
Ответственный: персона(!), а не компания
Срок: не более 1 – 2 недели (рекомендация)
Формулировка
Ответственный (?)
Срок (?)
Когда есть неопределенность, но вопрос важно не забыть и вернуться к
нему в ближайшей краткосрочной перспективе 25|33
![Page 26: важные помощники в управлении проектами или очевидное проектное](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051817/548e675cb479592c3b8b477d/html5/thumbnails/26.jpg)
РАБОТА С ОТКРЫТЫМИ ВОПРОСАМИ
26|33
Пример | PPM Plus
![Page 27: важные помощники в управлении проектами или очевидное проектное](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051817/548e675cb479592c3b8b477d/html5/thumbnails/27.jpg)
% выполненных поручений
% не выполненных поручений
Срок исполнения
1 – 2 недели 4-6 недель 2 – 3 недели
27|33
![Page 28: важные помощники в управлении проектами или очевидное проектное](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051817/548e675cb479592c3b8b477d/html5/thumbnails/28.jpg)
Дата назначения поручения
Дата выполнения поручения
Контрольная точка 1
Контрольная точка 2
Срок исполнения поручения
50 % времени, отведенного на исполнения поручения
За 2 дня до исполнения поручения
28|33
![Page 29: важные помощники в управлении проектами или очевидное проектное](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051817/548e675cb479592c3b8b477d/html5/thumbnails/29.jpg)
44%
40%
13% 2% 1%
1154
1045
352
65 23 выполнено с опозданием
выполнено в срок
отмененно
просрочено
в процессе выполнения
384
33
435
245
55 2
234
565
67
56
54 69
52 43
23
154
23 57
0
100
200
300
400
500
600
700
800
Компания А Компания Д Компания С Компания Е Компания В Компания К
оформление
в процессе выполнения
просрочено
отмененно
выполнено в срок
выполнено с опозданием
29|33
![Page 30: важные помощники в управлении проектами или очевидное проектное](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051817/548e675cb479592c3b8b477d/html5/thumbnails/30.jpg)
КОНТРОЛЬ ПОРУЧЕНИЯ
30|33
Пример | PPM Plus
![Page 31: важные помощники в управлении проектами или очевидное проектное](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051817/548e675cb479592c3b8b477d/html5/thumbnails/31.jpg)
АНАЛИТИКА ПО ПОРУЧЕНИЯМ
31|33
Пример | PPM Plus
![Page 32: важные помощники в управлении проектами или очевидное проектное](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051817/548e675cb479592c3b8b477d/html5/thumbnails/32.jpg)
РЕЗЮМЕ
Организация и проведение совещаний | контроль поручений | ЭТО ТЕХНОЛОГИЯ |
Контроль результатов
Проведение Организация
Кто Инициатор Участники Модератор Что Вопросы повестки Материалы к совещанию Что участники должны
сделать до совещания Где Место, пропуска,
оборудование Когда Дата, время
Провести Модерировать
Принять решение Зафиксировать
Согласовать
ПРОТОКОЛ
Хорошая практика – согласование протокола до 12 часов с момента проведения совещания
Открытых вопросов – до 10 % от поручений по проекту
ПОВЕСТКА
Ведение реестра поручений | аналитики
Поручения с «коротким сроком исполнения»
Упреждающий контроль o «на пол пути» o за 2 дня до даты
выполнения
СТАТУС ОТЧЕТ
![Page 33: важные помощники в управлении проектами или очевидное проектное](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051817/548e675cb479592c3b8b477d/html5/thumbnails/33.jpg)
Использование специализированных информационных систем
РЕЗЮМЕ
УМЕНЬШЕНИЕ ЧЕЛОВЕЧЕСКОГО ФАКТОРА АВТОМАТИЗАЦИЯ ШАБЛОНОВ
СНЯТИЕ РУТИННЫХ ПРОЦЕДУР
Формирование повестки
Уведомление участников
Формирование протокола
Поддержка процесса согласования протокола
Фиксация / ведение реестров поручений и открытых вопросов
Увязка решений совещаний с календарными планами
Сбор отчетности
КОНТРОЛЬ | МОНИТОРИНГ
ИСПОЛНИТЕЛЬСКАЯ ДИСЦИПЛИНА
Аналитические отчеты по исполнению поручений
Публичность, открытость информации
Выгрузка статус отчетов в один клик в формат Word, Excel, Power Point
Регламентация
<<< ИТ СИСТЕМА >>>
Проектные команды