Microsoft Excel ครพรญา ดนขนทด

1

ใบความร การสรางแผนภม

เม�อขอมลในตารางมปรมาณมากข)น นอกจากการวเคราะหและเปรยบเทยบขอมลจะทาไดยากแลวการนาเสนอขอมลแบบตารางจะดไมนาสนใจ วธท�ดกวาคอการแสดงขอมลโดยใชกราฟ เพราะสามารถส�อความหมายไดชดเจน ในบทน) เราจะไดรจกกบวธการสรางกราฟชนดตาง ๆ โดยใชตววเศษสรางกราฟ (Graph Wizard)

การปรบเปล�ยนรายละเอยดตาง ๆ ของกราฟ และเทคนคการปรบแตงกราฟ

5.1 กราฟประเภทตาง ๆ

ใน Excel มกราฟหลายรปแบบท�เราสามารถใชไดโดยใหพจารณาถงลกษณะของ ขอมลท�ตองการนาเสนอวาเหมาะกบกราฟประเภทใด

ชนดของกราฟ ลกษณะการใชงาน

เหมาะสาหรบใชในการเปรยบเทยบความแตกตางของขอมล สาหรบใชในการเปรยบเทยบขอมล โดยจดเรยงตามแนวนอนเหมาะสาหรบขอมลท�เก�ยวของกบระยะทางหรอเวลา ใชในการแสดงแนวโนมของขอมล แสดงขอมลโดยนามาเปรยบเทยบกบผลรวมขอมลท)งหมด แสดงความสมพนธระหวางตวเลขเปนชด แสดงแนวโนมขอมลและผลรวมในชวงเวลาหรอชวงขอมลท�กาหนด

Microsoft Excel ครพรญา ดนขนทด

2

ลกษณะคลายกบกราฟวงกลม แตสามารถแสดงขอมลใหพรอมกนหลายชด ใชเปรยบเทยบความแตกตางของขอมล โดยเปรยบเทยบกบขอมลท�จดศนยกลาง แสดงแนวโนมของขอมลโดยนาคาแกน X และแกน Yมาใชเปรยบเทยบโดยแสดงเปนกราฟท�มพ)นผวตอเน�อง รปแบบการใชงานคลายกบกราฟ XY โดยจะมการใชคาท� 3 แสดงขนาดฟองสบและละฟองในกราฟ ใชแสดงขอมล คาสงสด คาต�าสด และการเปล�ยนแปลงอ�น ๆ ในแตละชวงเวลา คลายกบกราฟแทงแตแสดงขอมลเปนทรงกระบอกแทน คลายกบกราฟแทงแตแสดงขอมลเปนทรงกรวย คลายกบกราฟแทงแตแสดงขอมลเปนทรงปรามด

5.2 สรางกราฟดวยตววเศษสรางกราฟ (Graph Wizard)

เราสามารถสรางกราฟใหอยใน Worksheet เดยวกบขอมลหรอแยกรปกราฟใหอยใน Worksheet ใหมกได เม�อสรางกราฟแลวหากขอมลในตารางท�ใชวาดกราฟเปล�ยน รปกราฟกจะเปล�ยนตามอตโนมต วธการสรางกราฟอยางรวดเรวคอการใชตววเศษสรางกราฟซ� งจะนาเราผานข)นตอนในการสรางกราฟประมาณ 4 ข)นตอน

Microsoft Excel ครพรญา ดนขนทด

3

3. คลกเลอกชนดของกราฟ

4. คลกเมาสเลอกรปแบบกราฟ 5. คลกเมาส

1. คลกเมาสเลอกกลมเซล 2. คลกเมาส

Microsoft Excel ครพรญา ดนขนทด

4

7. คลกเมาส

9. คลกเมาส

10. คลกเมาสกาหนดวธสรางกราฟ

6. คลกเมาสกาหนดรปแบบการใชขอมลในการสรางกราฟ

8. กาหนดช�อกราฟ และรายละเอยดอ�น ๆ

11. คลกเมาส

Microsoft Excel ครพรญา ดนขนทด

5

1.คลกเมาส เลอกกลมเซลท�มขอมลสาหรบนามาสรางกราฟ

2.คลกเมาส เลอก ท�แถบเคร�องมอเพ�อเรยกตววเศษสรางกราฟ 3.คลกเมาส เลอกกราฟชนดท�ตองการในชอง Chart Type 4.คลกเมาส เลอกรปแบบกราฟท�ตองการในชอง Chart sub-type

5.ถาเรา คลกเมาส ปม คางไว Excel จะนาขอมลในกลมเซลท�เราเลอกมาแสดงเปนกราฟตามรายละเอยดกราฟท�กาหนดในหนาตางยอยใหเหนเปนตวอยางซ� งเราสามารถเปล�ยนชนดของกราฟหรอรปแบบท�ใช โดยกลบไปข)นตอนท� 3 และ 4 เลอกชนดและรปแบบกราฟใหม 6.คลกเมาส ปม หลงจากไดเลอกชนดและรปแบบของกราฟแลว Excel จะแสดงกราฟท�สรางจากขอมลท�เราเลอกใหเหนเปนตวอยางในหนาตางยอย 7.คลกเมาส

• Rows ถาตองการใหสรางกราฟโดยใชขอมลตามแนวนอนแถว

• Column ถาตองการใหสรางกราฟโดยใชขอมลตามแนวนอนคอลมน (ในตวอยางเราตองการสรางกราฟจากขอมลท�จดในแนวคอลมนโดยในแตละคอลมน จะมช�อขอมลตามดวยขอมลตวเลขในแตละเซล ดงน)นเราจงเลอก Column เพ�อให Excel สรางกราฟโดยใชขอมลตามแนวคอลมน)

8.คลกเมาส ปม Excel จะแสดงรายละเอยดเพ�มเตมท�เราสามารถกาหนดไดในกราฟ

PPPrrreeessssss aaannnddd hhhooolllddd tttooo vvviiieeewww sssaaammmpppllleee

NNNeeexxxttt>>>

NNNeeexxxttt>>>

Microsoft Excel ครพรญา ดนขนทด

6

9.กาหนดช�อกราฟใน Chart Title:, ช�อแกน X และแกน Y ในกรอบ Category(X) Axis และ Value(Y) Axis 10.คลกเมาส ปม 11.ในกรอบ Place chart: ให Click mouse เลอก

• As new sheet สรางกราฟใหอยใน Worksheet ใหมและพมพช�อ Worksheet ใหมในชอง

• As object in สรางกราฟใหอยใน Worksheet เดยวกบตารางขอมล โดยเราอาจ สรางกราฟใน Worksheet ท�ตองการไดโดยเลอกจากรายการ

การใชตวเลอกใดข)นกบลกษณะการใชงานวา เราตองการแยกกราฟออกไปเกบเปน Worksheet ท�มเฉพาะกราฟน) เทาน)นหรอตองการใหนากราฟมาแสดงรวมกบขอมลตวเลขในตาราง

12. คลกเมาส ปม ตววเศษจะสรางกราฟท�มรายละเอยดตามท�เรากาหนด

NNNeeexxxttt>>>

Chart1

Sheet1

FFFiiinnniiissshhh

Microsoft Excel ครพรญา ดนขนทด

7

5.3 เคล6อนยาย เปล6ยนขนาด และลบรปกราฟ ถาในการสรางกราฟดวยตววเศษในข)นตอนท� 11 เราเลอกตวเลอก As object in จะเปนการกาหนดใหสรางกราฟเปนองคประกอบหน�งใน Worksheet ซ� งการทาเชนจะทาใหเราสามารถเคล�อนยาย เปล�ยนขนาด และลบรปกราฟได ดงตวอยางรปกราฟท�เราสรางบดบงตาราง ขอมลในตารางซ� งเราสามารถยาย และเปล�ยนขนาดกราฟใหพอดได เคล6อนยายตาแหนงกราฟ

1. คลกเมาส

2. Drag mouse เล�อนกราฟไปยงตาแหนงท�ตองการ

Microsoft Excel ครพรญา ดนขนทด

8

1. คลกเมาส ในบรเวณท�วางในรปกราฟ (Chart Area) เพ�อเลอกกราฟ 2. กดเมาสปมซายคางไวและ Drag mouse เล�อนกราฟไปตาแหนงใหมท�ตองการ 3. ปลอยเมาส กราฟจะยายมาท�ตาแหนงใหม

การเปล6ยนขนาดรปกราฟ

หากกราฟท�สรางมขนาดเลกหรอใหญเกนไป เราสามารถปรบขนาดของกราฟไดตามตองการในตาราง โดยการปรบเปล�ยนขนาดรปกราฟมผลเฉพาะตวกบกราฟเทาน)น ไมมผลกระทบกบขอมลในตารางแตอยางใด

3. ปลอยเมาส

Microsoft Excel ครพรญา ดนขนทด

9

1. คลกเมาส ในบรเวณท�วางในรปกราฟเพ�อเลอกกราฟ 2. คลกเมาส จดใดจดหน�งท�ปรากฏตามเสนของกราฟ 3. กดเมาสปมวายคางไวและ Drag mouse จะเหนเสนของกรอบกราฟเปล�ยนขนาดตาม 4. ปลอยเมาสเม�อกรอบกราฟมขนาดตามตองการขนาดของรปกราฟ จะเปล�ยนเพ�อเตมให

เตมขนาดกรอบกราฟใหม

การลบกราฟ

เราสามารถลบกราฟท�ไมตองการไดโดย Click mouse ในบรเวณท�วางในกราฟเพ�อเลอกกราฟและกดปม <Delete> ซ� งการลบกราฟละไมสงผลใด ๆ กบขอมลในตาราง

1. คลกเมาส

2. คลกเมาส

3. Drag mouse

Microsoft Excel ครพรญา ดนขนทด

10

5.4 การแกไขและปรบแตงรายละเอยดของกราฟ เม�อเราตองการแกไขหรอปรบแตงรายละเอยดของกราฟ เราจะพบวามการแกไข 3 ข)นตอนท�

คลายกบ ข<นตอนท6ใชในการสรางกราฟ

1. การเปล�ยนชนดและรปแบบกราฟ 2. การแกไขและปรบเปล�ยนแหลงขอมลท�ใชสรางกราฟ 3. การปรบแตงรายละเอยดตาง ๆ และสวนประกอบยอยของกราฟ เราจะกลาวถงการแกไขกราฟทละข)นตอนท�เราสามารถนามาใชได เพ�อปรบแตงกราฟให

เปนไปตามตองการ 9.4.1 การเปล6ยนชนดและรปแบบกราฟ

กราฟแตละชนดมความเหมาะสมในการแสดงขอมลบางประเภท เพราะฉะน)น หากเราพบวากราฟชนดท�ใชไมเหมาะกบขอมลท�แสดง กสามารถเปล�ยนชนดของกราฟไดโดยไมตองเสยเวลาลบกราฟเดมเพ�อสรางกราฟชนดท�ตองการข)นใหม

Click mouse แลวกดปม <Delete> เพ�อลบรปกราฟ

Microsoft Excel ครพรญา ดนขนทด

11

1. คลกเมาส ปมขวา 2. เลอก Chart Type

3. คลกเมาส เลอกชนดและรปแบบกราฟ

4. คลกเมาส

Microsoft Excel ครพรญา ดนขนทด

12

1. คลกเมาส ปมขวาในบรเวณพ)นท�วาง (Chart Area) ในกราฟ 2. เลอก Chart Type 3. คลกเมาส เลอกชนดและรปแบบกราฟท�ตองการ 4. คลกเมาส ปม OK โปรแกรม Excel จะแสดงกราฟตามชนด และรปแบบท�กาหนด

5.4.2 การแกไขและปรบเปล6ยนแหลงขอมลท6ใชสรางกราฟ ชดขอมลในกราฟ คอ กลมขอมลท�ถกนามาใชในการวาดกราฟ เม�อใดท�เราตองการแกไขกราฟและ Click mouse ท�กราฟ Excel จะแสดงชดขอมลท�ใชสรางกราฟใหเหน โดยจะมกรอบสปรากฏลอมรอบท�ใช หากเราพบวาไดมการกาหนดชดขอมลท�ใชสรางกราฟ แตทราบปญหาน)หลงจากท�ไดสรางกราฟเสรจแลว มวธในการเพ�มและแกไขรายละเอยดชดขอมลในกราฟไดโดยไมตองกราฟเดมท�สรางผด และสรางกราฟใหม เพราะท�เราสามารถทาการแกไขรายละเอยดในกราฟเดม เพ�อใหได ผลลพธท�ถกตอง

Microsoft Excel ครพรญา ดนขนทด

13

5.4.3 วธลดในการเพ6มชดขอมลท6ใชสรางกราฟ

ถาเราตองการเพ�มชดขอมลหรอเปล�ยนแปลงชดขอมลท�ใชสรางกราฟ โดยใหเลอกชดขอมลใหมท�ตองการเพ�ม และ Drag mouse ลากชดขอมลน)นไปท�กราฟไดเลย

1. คลกเมาส เลอกชดขอมลท�ตองการเพ�มในกราฟ 2. Drag mouse ลากชดขอมลน)นไปท�กราฟ 3. เม�อเราปลอย mouse ชดขอมลท�เลอกจะถกนาไปแสดงเพ�มในกราฟ

1.คลกเมาส เลอกชดขอมลใหมท�ตองการเพ�มในกราฟ

2.Drag mouse ลากชดขอมลไปท�กราฟ

3. ปลอยเมาสชดขอมลท�เลอกจะถกนาไปแสดงเพ�มในกราฟ

Microsoft Excel ครพรญา ดนขนทด

14

5.4.4 การปรบแตงรายละเอยดตาง ๆ ของกราฟ

หลงจากการสรางกราฟเสรจส)น เราสามารถกลบไปปรบแตงรายละเอยดตาง ๆ และสวนประกอบยอยของกราฟได เชน ถากราฟท�สรางไมมหวขอหรอช�อแกน เราสามารถกลบไปเพ�มได โดยการ คลก เมาส ในบรเวณท�วางในรปกราฟ (Chart Area) เพ�อเลอกกราฟ และ คลกเมาสปมขวาเลอก คาส�ง Chart Options จากเมนยอย ซ� งเราจะพบกบหนาจอยอยหนาจอเดยวกนกบท�ใชในข)นตอนท� 3 ในการสรางกราฟ ซ� งบงเปนแทบยอย ๆ สาหรบใชปรบแตงสวนประกอบตาง ๆ ของกราฟ ดงน)

1. คลกเมาส บรเวณท�วางในกราฟ เพ�อเลอกกราฟ

2. คลกเมาส ปมขวาเลอกตวเลอกแผนภม

Microsoft Excel ครพรญา ดนขนทด

15

5.4.5 เปล6ยนแปลงแกไข ช6อกราฟ และช6อแกนตาง ๆ

ในแทบ Title เราสามารถเพ�มกราฟและช�อแกนตาง ๆ ได (ถายงไมไดกาหนด) หรอ แกไขช�อท�ใชอยไดตามตองการ

5.4.6 ปรบแตงแกนของกราฟ

ในแทบ Axis เราสามารถปรบแตงแกนของกราฟ ซ� งมรายละเอยด ดงน)

ถาเราสรางกราฟ 3 มต ในแทบ Axis จะมตวเลอกน) เพ�มข)น คอ Category (X) axis click mouse ใหมเคร�องหมายถก เพ�อแสดงคากากบแกน X

ช�อกราฟ

ช�อแกน X

ช�อแกน Y

Click mouseใหมเคร�องหมายถก เพ�อแสดงคากากบแกน X

Microsoft Excel ครพรญา ดนขนทด

16

Category (Y) axis click mouse ใหมเคร�องหมายถก เพ�อแสดงคากากบแกน Y Value (Z) axis click mouse ใหมเคร�องหมายถก เพ�อแสดงคากากบแกน Z

5.5 เทคนคเก6ยวกบกราฟเพ6มเตม ในสวนน)ขอกลาวถงเทคนคเก�ยวกบกราฟเพ�มเตมท�เรานามาใช เพ�อปรบแตงกราฟท�เราสรางใหไดผลลพธท�ตรงกบเรามากท�สด

เพ6มคาบรรยายในกราฟ

เราสามารถเพ�มคาบรรยายในกราฟ เพ�อใชส�อสารประเดนท�ตองการเก�ยวกบกราฟไดโดย คลกเมาส เลอกพ)นท�วางในกราฟ และพมพคาบรรยาย หลงจากน)นใหกดปม <Esc> เม�อพมพเสรจแลว และใชเมาสเล�อนคาบรรยายไปท�ตาแหนงในรปกราฟท�ตองการ

1. คลกเมาส 2. พมพคาบรรยายและกด Enter

Microsoft Excel ครพรญา ดนขนทด

17

การแกไขขอความในรปกราฟ

เราสามารถแกไขสวนท�เปนขอความในกราฟ ไมวาจะเปนคาบรรยายในกราฟท�เพ�มเขาไป ช�อแกนหรอช�อกราฟได

1. คลกเมาส บรเวณขอความท�ตองการแกไข

Microsoft Excel ครพรญา ดนขนทด

18

ลกเลนเก6ยวกบพายกราฟ

พายกราฟน)นเหมาะสาหรบแสดงขอมลท�เปนสวนยอยของขอมลท)งหมด เชน สวนแบงทางการตลาดของบรษทเม�อเปรยบเทยบกบมลคาท)งหมดในตลาด หรอยอดขายประจาปโดยแยกตามสนคา จดเดนของพายกราฟท�นาสนใจ คอ เราสามารถแยกช)นพายกราฟเพ�อเนนจดท�ตองการได

2. ทาการแกไขขอความและ Enter

1. คลกเมาสท�รปพายกราฟ 2. คลกเมาสเลอกช)นพายกราฟท�ตองการแยก และ Drag mouse

Microsoft Excel ครพรญา ดนขนทด

19

เม�อเราตองการยกเลกการแยกช)นพายกราฟใหใชเมาสเลอกช)นพายกราฟท�แยกออกมา และลากกลบไปท�กลางกราฟเชนเดม ปรบมมมองกราฟ 3 มต

เราสามารถปรบมมมองของกราฟ 3 มต ท�แสดงในรปกราฟไดโดยการคลกเมาส ปมขวา เลอกพ)นท�วางในกราฟ หรอสวนท�มรปกราฟ จะปรากฏเมนยอย เลอก 3-D View เราจะพบกบหนาจอสาหรบปรบมมมองกราฟท�มรายละเอยดดงรป

3. ปลอยเมาส

1. คลกเมาสปมขวาเลอกพ)นท�วาง (chart area)

2. เลอก 3-D View (มมมอง 3 มต)

Microsoft Excel ครพรญา ดนขนทด

20

การใชกราฟหลายชนดพรอมกน เราสามารถนาเสนอขอมลโดยใชกราฟชนดในรปกราฟเดยวกนได ซ� งการใชกราฟชนดใดน)นข)นกบลกษณะของขอมลท�เราแสดง ดงตวอยางในรป เราเพ�มชดขอมลใหมในกราฟท�เปนยอดขายเฉล�ยในแตละเดอน ซ� งการแสดงขอมลชดน) เปนกราฟเสนจะทาใหแนวโนมการเปล�ยนแปลงของยอดขายไดดกวาการใชกราฟแทง

ปรบมมยกของรปกราฟ ปรบความลกของรปกราฟ

3. คลกเมาสเม�อปรบรปกราฟเสรจ

ชดขอมลท�เพ�มข)นใหม 1. คลกเมาสปมขวาเลอกชดขอมล 2. เลอกชนดแผนภม

Microsoft Excel ครพรญา ดนขนทด

21

3. เลอกชนดและรปแบบกราฟท�ตองการใช

4. คลกเมาส