МЕЖДУНАРОДНАЯ КОНВЕНЦИЯ «СПОРТАККОРД»

26 – 31 МАЯ 2013 САНКТ-ПЕТЕРБУРГ

«СпортАккорд» — ежегодная международная конвенция, которая собирает представителей: • Международного олимпийского комитета • международных спортивных федераций • ассоциаций международных федераций летних и зимних олимпийских видов спорта • организаторов спортивных мероприятий • широкий круг коммерческих структур

В 2013 году «СпортАккорд» впервые прошел в России

Мероприятия в выставочном комплексе «Ленэкспо» посетили: • 2354 делегата из 58 стран мира, в том числе – Президент России Владимир Путин,

председатель Международного олимпийского комитета Жак Рогге • 107 различных международных федераций • министры спорта 8 стран • 912 компаний и организаций, работающих в спортивной индустрии • 365 журналистов из 20 стран мира

СпортАккорд. Впервые в России

2

Принимающая сторона

Федеральный уровень – Министерство спорта Российской Федерации Региональный уровень – Правительство Санкт-Петербурга Комитет по физической культуре и спорту Оператор – ЗАО «ЭкспоФорум»

3

конгресс-менеджмент

организация выставки

транспортное обслуживание

туристические услуги

кейтеринг

обеспечение безопасности

рекламное и медиа-обслуживание

«ЭкспоФорум» оказал полный комплекс услуг по организации мероприятия под ключ:

«ЭкспоФорум» – оператор конвенции «СпортАккорд»

4

НА ЦЕРЕМОНИИ ОТКРЫТИЯ ПРИСУТСТВОВАЛО 1500 ЧЕЛОВЕК

С приветствием к делегатам обратились: • помощник Президента РФ Юрий Трутнев от имени

Президента РФ Владимира Владимировича Путина • губернатор Санкт-Петербурга Георгий Сергеевич Полтавченко • президент Международного олимпийского комитета

г-н Жак Рогге • председатель конвенции «СпортАккорд»,

президент ассоциации «СпортАккорд» г-н Хайн Вербрюгген

Санкт-Петербургский детский ледовый театр представил спектакль на льду «Принцесса Анастасия» НА ЦЕРЕМОНИИ ЗАКРЫТИЯ ПРИСУТСТВОВАЛО 1200 ЧЕЛОВЕК Было организовано ресторанное обслуживание и развлекательная программа, включающая в себя выступление группы «Терем Квартет»

Конгресс-менеджмент. Церемонии открытия и закрытия

5

В рамках конгрессной программы Конвенции были проведены: • 23 официальные встречи • 18 официальных мероприятий • 7 конференций • 4 пресс-конференции

На саммите выступили: • министр спорта РФ Виталий Мутко • заместитель Председателя Государственной Думы

ФС РФ Александр Жуков • заместитель Председателя Правительства РФ

Дмитрий Козак

Конгрессная программа

6

В течении 5 дней работы Конвенции для делегатов были организованы экскурсии:

• в Государственный Эрмитаж • в Государственный музей-заповедник Петергоф • по спортивным объектам города • по Санкт-Петербургу • по рекам и каналам

На экскурсии 29 мая в «Эрмитаже» побывали более 1000 делегатов, в этот день знаменитый петербургский музей принимал исключительно участников Конвенции

Конгресс-менеджмент. Культурная программа

7

ОБЩАЯ ПЛОЩАДЬ ЗАСТРОЙКИ ВЫСТАВОЧНЫХ СТЕНДОВ, КОНФЕРЕНЦ-ЗАЛОВ, РАБОЧИХ И LOUNGE-ЗОН СОСТАВИЛА ОКОЛО 4700 м2

Работы по застройке выставочной и конгрессных площадок

8

ПЛОЩАДЬ ЗАСТРОЙКИ ВЫСТАВКИ – 1200 м2

Экспоненты – 92 компании: • международные спортивные организации

и правообладатели вещания спортивных программ

• города-претенденты на проведение мировых спортивных мероприятий, организаторы национальных мероприятий и спортивные комиссии

• города-организаторы мировых спортивных мероприятий оргкомитеты местных мероприятий и официальные организации в сфере строительства

• спортивные консультанты, юристы, поставщики услуг и спонсоры

• представители СМИ

Организация выставки

9

ВО ВРЕМЯ РАБОТЫ КОНВЕНЦИИ • были задействованы:

– 65 двадцатиместных автобусов – 21 сорокопятиместный автобус – 7 автомобилей Audi – 1 минивэн Mersedes Viano

• предоставлены англоговорящие водители

• осуществлено 125 трансферных переездов из аэропорта Пулково, Московского и Финляндского вокзалов

• организована эксплуатация 15 автомобилей Audi Международного олимпийского комитета

• организована работа круглосуточного диспетчерского центра

Транспортное обслуживание

10

ДЛЯ УЧАСТНИКОВ КОНВЕНЦИИ

• была выделена отдельная линия для прохождения паспортного контроля

• было организовано обслуживание делегатов в VIP и бизнес-залах аэропортов, в том числе: – въезд автотранспорта обслуживаемых лиц на пандус терминала – встреча клиентов на пандусе в заранее оговоренное время – залы ожидания повышенной комфортности – индивидуальная регистрация билетов и багажа пассажиров – доставка пассажиров к воздушному судну при отправлении,

от воздушного судна при прибытии отдельным автотранспортом – упаковка багажа по желанию пассажиров – доставка багажа отдельным автотранспортом – индивидуальное прохождение таможенного, паспортного

и предполетного контроля

Транспортное обслуживание. Организация VIP сервиса в аэропортах

11

УЧАСТНИКИ КОНВЕНЦИИ БЫЛИ РАЗМЕЩЕНЫ В 7 ОТЕЛЯХ ГОРОДА

Туристические услуги

Отели Отель*день

Сокос Палас Бридж 5* 1341

Сокос Отель Васильевский 4* 971

Астория 5* 219

Англетер 5* 262

Домина Престиж 5* 131

Талеон Империал 5* 236

Парк Инн Прибалтийская 4* 3031

12

ОРГАНИЗАЦИЮ ПИТАНИЯ УЧАСТНИКОВ И ОБСЛУЖИВАЮЩЕГО ПЕРСОНАЛА ОБЕСПЕЧИЛА КОМПАНИЯ «КАРАМЕЛЬ КЕЙТЕРИНГ»

За пять дней для гостей и участников Конвенции были организованы: • кофе-брейки на 24 000 персон • обеды на 7500 персон • коктейли на 8200 персон

Организация питания

13

Принципы организации работы: • круглосуточная охрана помещений и оборудования на территории • охрана наружного периметра площадки • обеспечение порядка на объекте • регулировка проезда и парковки автотранспорта на площадке • обеспечение контрольно-пропускного режима

и общественного порядка

В целях обеспечения безопасности: • на площадке работали 76 охранников: в павильоне – 52,

на улице – 20 человек, дополнительный персонал в ночное время – 4 охранника

• мобильная группа – 2 охранника на автомобиле

Велось круглосуточное видеонаблюдение: • 30 стационарных видеокамер • 5 поворотных видеокамер

Медицинское обеспечение: • все дни работы Конвенции на территории дежурила карета

скорой помощи в составе: водитель-парамедик, врач-реаниматолог, медсестра

Обеспечение безопасности

14

Разработаны и подготовлены рекламно-информационные материалы:

• фирменный стиль и брендбук • наружная реклама и навигационные носители • полиграфическая продукция • сувенирная продукция, экипировка

для волонтеров и организаторов

Рекламное и медиа-обслуживание

15

Наружная реклама. Звуковая и видеореклама

РАЗРАБОТАН ДИЗАЙН ДЛЯ НАВИГАЦИОННЫХ И РЕКЛАМНЫХ НОСИТЕЛЕЙ (более 500 шт.)

16

Билборды 6 х 3 м (4 шт.)

Уличные флаги 0,6 х 1,8 м (20 шт.)

Звуковая и видеореклама:

• трансляция рекламного видеоролика на видеоэкранах Санкт-Петербурга

• трансляция звукового ролика на балюстрадах эскалаторов метрополитена

Полиграфия и сувенирная продукция

Разработан дизайн и изготовлена брендированная полиграфическая и сувенирная продукция:

• ежедневная газета The daily – 1500 экз. (5 выпусков за пять дней)

• гид по мероприятию – 2000 экз.

• карманный путеводитель – 2000 экз.

• блокнот делегата – 2000 экз.

• блокнот для комнат переговоров – 2000 экз.

• приглашения на мероприятия – 6000 экз.

• блокнот для записей – 1500 шт.

• ручка для записей – 2000 шт.

• «портфель» делегата – рюкзак – 2000 шт.

• зонт делегата – 2000 шт.

17

Для регистрации участников Конвенции использовалась программа Ticket, позволяющая формировать базы данных посетителей, импортировать их из сторонних источников, печатать бейджи и получать статистические данные

Всего было аккредитовано 3791 человек, включая: • делегатов Конвенции

• персонал

• охрану

• медицинских работников

• волонтеров и водителей

Аккредитация

18

Кадровое обеспечение

ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ КОНВЕНЦИИ ПРИВЛЕКАЛИСЬ: • 400 волонтеров со знанием английского языка • 60 человек – временный персонал (VIP-ассистенты, регистраторы, медсестра, диктор) • 124 человека – штатный персонал ЗАО «ЭкспоФорум» • 19 человек – штатный персонал ООО «ЭкспоФорум-Интернэшнл»

Для 15 VIP-делегатов Международного олимпийского комитета был выделен персональный ассистент со знанием английского языка

19

РАБОТУ КОНВЕНЦИИ ОСВЕЩАЛИ 365 ЖУРНАЛИСТОВ ИЗ 21 СТРАНЫ МИРА • Помещение пресс-центра (80 рабочих мест

с подключением к сети Интернет) и зал для пресс-мероприятий (120 мест за столами и 117 мест, рассадка – «театр») были оборудованы плазменными панелями, мультимедийными проекторами, конференц-системами, кабинами синхронного перевода

• В ходе Конвенции было проведено 20 пресс-мероприятий

Работа со СМИ

20

Общее количество опубликованных материалов – 754 • Центральная пресса – 18

• Центральные информагентства – 253

• Центральные ТВ и радио – 13

• Региональная пресса – 41

• Региональные информагентства – 54

• Региональное ТВ и радио – 37

• Информагентства СНГ – 1

• Центральные Интернет-издания – 171

• Региональные Интернет-издания – 92

• Зарубежные Интернет-издания – 11

• Зарубежные СМИ – 63

Работа со СМИ

21

Нис Хатт, директор Международной конвенции «СпортАккорд»: Для нас было большим удовольствием проводить Конвенцию здесь в Санкт-Петербурге, где нам был оказан такой теплый прием. На Конвенции побывали самые высокопоставленные чиновники – Президент Владимир Путин, его помощник Юрий Трутнев, министр спорта Виталий Мутко, представители Олимпийского комитета и международных спортивных федераций. Сотрудничество с командой компании «ЭкспоФорум» привело к впечатляющему результату. Я с уверенностью могу сказать, что Конвенция прошла очень успешно!

Джей Стюарт, руководитель по связям со СМИ Международной конвенции «СпортАккорд»: Это была не простая работа, но сотрудники пресс-центра сделали ее максимально комфортной и приятной. Мы со стороны конвенции «СпортАккорд» очень довольны уровнем организации работы пресс-центра. Я хотел бы поблагодарить всех, кто работал здесь за их доброжелательность, профессионализм и готовность помочь. Мы получили очень много положительных отзывов о работе пресс-центра.

Эрскин МакКалоу, советник президента Европейских Олимпийских комитетов: Я приятно поражен уровнем организации Конвенции: транспорт, размещение в гостиницах, навигация, все было сделано на высшем уровне. Как правило, обслуживание такого большого количества делегатов вызывает трудности, но не в этом случае. Я впервые вижу, чтобы все организационные вопросы решались так легко. И, конечно, я счастлив, что конвенция «СпортАккорд» прошла в этом году в Санкт-Петербурге – это один из самых красивых городов мира!

Исполнительный директор ЗАО «ЭкспоФорум» Сергей Воронков: Эта была одна из лучших конвенций «СпортАккорда». Мы смогли продемонстрировать, что в России и в Санкт-Петербурге умеют принимать мероприятия мирового уровня. Нами был обеспечен весь комплекс услуг: регистрация делегатов, их расселение, транспортировка, культурная программа, питание, застройка и организация самого мероприятия. Председатель Комитета по физической культуре и спорту Юрий Васильевич Авдеев : С 26 по 31 мая 2013 в Санкт-Петербурге проведена Международная Конвенция «СпортАккорд» получившая высокую оценку и признательность со стороны всех участников данного мероприятия. Конвенция гармонично вписалась в жизнь города и продемонстрировала мировым лидерам спортивной индустрии истинный спортивный дух Санкт-Петербурга, гостеприимство и высокую культуру его жителей. Успех проведения Конвенции зависел от слаженной, добросовестной работы большого коллектива людей, как на стадии подготовки, так и во время проведения мероприятия.

Отзывы об организации Конвенции «СпортАккорд»

22