© 2003 Significant. Alle rechten zijn gedeponeerd. Template SIGNIFICANT Inkoopmanagement Inkoop FSR...
-
Upload
arthur-driessen -
Category
Documents
-
view
216 -
download
2
Transcript of © 2003 Significant. Alle rechten zijn gedeponeerd. Template SIGNIFICANT Inkoopmanagement Inkoop FSR...
© 2003 Significant. Alle rechten zijn gedeponeerd. Template
SIGNIFICANT
Inkoopmanagement
Inkoop FSREindhoven, 10 juni 2009
Prof.dr. J. (Jan) Telgen
SIGNIFICANT
Template 2
Even voorstellen
Prof.dr. J. (Jan) Telgen
Hoogleraar Besliskunde en Inkoopmanagement – Universiteit Twente– Faculteit Management en Bestuur– Sinds 1987– Focus op publieke sector
Non-executive partner Significant– Adviesbureau– Verzelfstandigd uit PwC (2003)– 50 consultants – Marktleider inzake inkoopadvies in publieke sector
SIGNIFICANT
Template 3
Agenda
1. Wat is inkoop? Inkopen? Wat is belangrijk?
2. Waar sta je met inkoop?
3. Samenwerken in inkoop
Eventueel:
4. (Europees) aanbesteden: feiten en ficties
SIGNIFICANT
Template 4
Wat is inkoop? Inkopen? Wat is belangrijk?
SIGNIFICANT
Template 5
Diensten Kopiëren readers
Wat is inkoop?
Waarbij onderscheid gemaakt kan worden in:
Alles waar een externe factuur tegenover staatis inkoop!
Producten Vakliteratuur
Schoonmaak, catering, repro
Kantoorartikelen,
Facilitaire inkoopPrimaire inkoop
Werken Collegezalen Parkeerplaatsen
SIGNIFICANT
Template 6
‘Het inkoopproces’
Specificeren Selecteren Contracteren Bestellen Bewaken Nazorg
•Marktonderzoek uitvoeren
•programma vaneisen opstellen
•inkoopstromenanalyseren, acties initiëren
•Leveranciers-selectie
•offertes aan-vragen
•offertes beoordelen
•Onderhandelen
• (mantel) contracten afsluiten
•Orders plaatsen
•Contract bewaken
•individuele bestelling bewaken
•facturering verifiëren
•Claims afhandelen
•meer-/minder- werk
•contractherziening opstarten
Inkoopfunctie = inkoopafdeling
SIGNIFICANT
Template 7
Invloed op ‘het inkoopproces’
Mate waarin specificaties vastliggen
Besparingsmogelijkheden
Specificeren Selecteren Contracteren Bestellen Bewaken Nazorg
SIGNIFICANT
Template 8
Organisatiebeleid
Methoden& Procedures
Organisatie& Personeel
Informatie-voorziening
Prestatie indicatoren
Klanten Specificeren Selecteren Contracteren Bestellen Bewaken NazorgLeveranciers
Inkoopbeleid
SIGNIFICANT
Template 9
Waar sta je met inkoop?
SIGNIFICANT
Template 10
Waar sta je met inkoop?
Altijd doen:
1. Spend analyse: waar geven we het geld aan uit en hoe?Kwantitatieve doorlichtingIs veel werkHeel concreetKun je hele jaar door als basis gebruiken
2. MSU+ doorlichting: hoe hebben we het geregeld?Kwalitatieve doorlichtingNiet veel werkRedelijk abstractGeeft eenmalig ontwikkelingsrichting aan
SIGNIFICANT
Template 11
Professionalisering in 3 stappen
GET is zinloos zonder KEEPKEEP kost geld !!!
FIND: money in the airGET: money on the tableKEEP: money in the pocket
Find
Get
Keep
Identificeren van verbeter-mogelijkheden en besparingen
Doorvoeren van verbeteringen en benutten besparingen
Vasthouden en bewaken van verbeteringen en besparingen
SIGNIFICANT
Template 12
Spend analyse
SIGNIFICANT
Template 13
Inzicht verkrijgen in wat wordt ingekocht, bij welke leveranciers,voor wie, hoe vaak, en hoeveel geld daarbij wordt uitgegeven…
Toewijzen aaninkooppakketten
Ontdubbelen namen
Controle op juistheid en volledigheid
…de crediteurenadministratie is de bron voor inzicht.
€ ....... 12345 Jansen BV Kostenplaats xTuin-onderhoud
Contractnr, factuurdatum
bestelinfoetc.
Bedrag Factuurnr Naam KostensoortKostenplaats Eventueel
Indelen in afdelingen
Inkoopgegevens simpel benaderbaar
SIGNIFICANT
Template 14
Allerlei soorten overzichten en analyses zijn te maken
Hoeveel kopen we inHoeveel in welke pakkettenBij welke leveranciersHoeveel facturenSpreiding over leveranciersDoen leveranciers zaken met meer afdelingenWelke afdelingen hebben eigen leveranciers Etc, etc.
(Ik leer nog iedere jaar nieuwe analyses)
De uitdaging is om uit de overzichten de goede analyses te maken
SIGNIFICANT
Template 15
Purchasing volume (> € 1.000.000) per commodityCommodity: Purchasing volume
Aanleg wegen € 20.201.804,02
Civieltechnische adviseurs € 18.656.030,16
Overige adviseurs € 11.573.740,71
Afvalverzameling € 7.908.279,74
Wegennet € 5.505.740,47
Uitzendkrachten € 4.151.878,19
Advertenties € 2.435.559,84
Electriciteit € 1.961.160,15
Hardware en supplies € 1.902.053,32
Software (incl. onderhoud) € 1.614.483,60
Drukwerk € 1.498.236,87
Accountants € 1.478.633,19
Reis en verblijfskosten € 1.394.035,04
Studie en opleiding € 1.362.498,36
Groenvoorzieningen € 1.214.036,33
Overige materiaal € 1.187.077,18
Catering verbruik € 1.055.430,65
SIGNIFICANT
Template 16
Purchasing volume per department
DepartmentPurchasing
volume
Projecten
€ 53.527.222,54
Afd. Wegen €
6.997.981,49
Afd. Facilitaire zaken €
6.943.997,38
Afd. Accounting €
5.655.809,45
Afd. Welzijn landelijk €
2.665.880,72
Afd. Personeel €
2.658.954,04
Afd. Mobiliteit €
2.166.697,18
Afd. Juridische Zaken €
1.900.439,44
Afd. Economie €
1.735.850,97
Directie €
1.548.497,95
Afd. Toerisme €
1.514.451,17
Afd. Groenvoorzieningen
€ 1.403.825,24
Afd. Algemene Zaken €
1.362.946,24
Afd. Toezicht €
1.240.980,79
Department Purchasing volume
Afd. Informatievoorziening € 1.206.984,10
Afd. Coordinatie € 1.115.211,81
Afd. Communicatie € 845.108,60
Afd. Huisvesting € 603.426,83
Afd. Sociale Ontwikkeling € 540.343,22
Afd. Welzijn stedelijk € 521.028,59
Afd. Zorgvoorzieningen € 329.967,22
Afd. Milieu € 323.777,44
Afd. Beleidsondersteuning € 202.960,26
Afd. Onderzoek € 192.512,60
Afd. Inrichting oost € 81.525,61
Afd. Vergunningen € 55.226,47
Afd. Unit coordinatie € 50.199,13
Afd. Controlling € 18.710,10
Afd. Inrichting west € 2.567,41
SIGNIFICANT
Template 17
Commodity Number of
suppliers
Uitzendkrachten 54
Advertenties 43
Representatie 41
Bedrijfswagens (incl onderhd) 40
Materiaal install. & app. 38
Overige install. & app. 36
Hardware en supplies 27
Personenvervoer 27
Groenvoorzieningen 25
Huur gebouwen en accomodaties 25
Bouwkundig onderhoud 22
Accountants 21
Afvalverzameling 17
Commodity Number of
suppliers
Reis en verblijfskosten 275
Overige adviseurs 264
Studie en opleiding 219
Boeken, abonnementen 167
Wegennet 159
Civieltechnische adviseurs 109
Overige materiaal 109
Kantoorartikelen 105
Gereedschappen 85
Installaties, apparatuur e.d. 75
Aanleg wegen 70
Drukwerk 69
Catering verbruik 62
Software (incl. onderhoud) 58
Number of suppliers per commodity
SIGNIFICANT
Template 18
Commodity Number of suppliers
Telecomapparatuur (incl onderhoud) 5
Automatiseringsdientsen 4
Brandstof 4
Kopieer-, print- en fax app. 4
Water 4
Werving en selectie 4
Aankoop onroerend goed 2
Gas 2
Waterbouwkundige werken 2
Electrotechn. materialen 1
Gebouwinstallaties 1
Mat.onderhoud gebouwen 1
Materiaal t.b.v. wegennet 1
Openbare kunstwerken 1
Verhuisdiensten 1
Commodity Number of suppliers
Kleding & bedrijfskleding 16
Vaste en mobiele telefonie 16
Onderhoud terreinen 14
Werkplekvoorzieningen 14
Cateringapparatuur 12
Porto/verzendkosten 12
Papier (gewoon, blanco) 10
Verkeers(regel)install. 10
Verzekeringspremies 10
Chemicalien en zout 9
Gebouwenschoonmaak 9
Beveiliging 7
Diensten telecombedrijven 6
Electriciteit 6
Onderhoud inventaris 6
SIGNIFICANT
Template 19
Suppliers and purchasing volumeSupplier Name Total
Heijmans Milieutechniek B.V. € 8.350.105,05
ATM/Afvalst.Terminal Moerdijk B.V. € 6.376.268,13
Janssen de Jong Infra b.v. € 3.515.298,91
Grontmij Advies & Techniek b.v. € 3.463.838,97
Essent Energie bv € 3.455.584,82
Wegenbouwmaatschappij J. Heijmans B.V. € 2.361.658,60
Bovil B.V. € 2.174.219,05
Koninklijke Wegenbouw Stevin bv € 1.840.597,04
Tempo-Team Uitzendbureau bv € 1.574.405,28
Baars Infra bv € 1.364.246,59
BLM Weg- en Waterbouw bv € 1.167.716,23
Bloem Civieltechniek BV € 1.141.674,65
Ingenieursbureau Oranjewoud b.v. € 1.074.383,23
Provincie Noord-Brabant € 1.061.601,98
CGN BV - ECS Catering € 1.001.813,58
SIGNIFICANT
Template 20
Cumulative purchasing volume
€ -
€ 10.000.000,00
€ 20.000.000,00
€ 30.000.000,00
€ 40.000.000,00
€ 50.000.000,00
€ 60.000.000,00
€ 70.000.000,00
€ 80.000.000,00
€ 90.000.000,00
€ 100.000.000,00
1
101
201
301
401
501
601
701
801
901
1001
1101
1201
1301
1401
1501
1601
1701
Number of suppliers
Cum
ulat
ive
Pur
chas
ing
volu
me
Cumulative purchasing volume
SIGNIFICANT
Template 21
Number of invoices (>100) per supplier
Supplier Number of invoices
Tempo-Team Uitzendbureau bv 721
Essent Energie bv 444
Library Service 339
Bovil B.V. 245
KPN 197
Elverding & Kruijff b.v. 176
CGN BV - ECS Catering 165
Drukkerij Huntjens b.v. 164
NS Reizigers 159
KPN Telecom 143
Grontmij Advies & Techniek b.v. 127
Novotel Nederland BV 113
Nido Universal Machines b.v. 110
Travel Card Nederland b.v. 109
SIGNIFICANT
Template 22
Cumulative value per invoice
€ -
€ 20.000.000,00
€ 40.000.000,00
€ 60.000.000,00
€ 80.000.000,00
€ 100.000.000,00
€ 120.000.000,00
1 1001 2001 3001 4001 5001 6001 7001 8001 9001 10001 11001 12001
Number of invoice
Cum
ulat
ive
valu
e
Cumulative value per invoice
Cumulative value per invoice
SIGNIFICANT
Template 23
Invoices per commodity
Commodity Number of invoices
Reis en verblijfkosten 999
Uitzendkrachten 982
Overige adviseurs 980
Boeken, abonnementen 917
Wegennet 862
Civieltechnische adviseurs 719
Studie en opleiding 582
Drukwerk 535
Overige materiaal 480
Vaste en mobiele telefonie 447
Aanleg wegen 393
Installaties, apparatuur e.d. 365
Electriciteit 350
Advertenties 341
Kantoorartikelen 336
Catering verbruik 239
SIGNIFICANT
Template 24
Inkoopgegevens in principe bekend
Maar gebruiken we ze wel ….??
Voor onderhandelingen met leveranciersVoor intern managementVoor onderkennen verbeteringsmogelijkhedenVoor beperking werklastEtc.
Managers die hier niet naar kijken managen hun inkoopfunctie niet ….
SIGNIFICANT
Template 25
Kwalitatieve doorlichting
SIGNIFICANT
Template 26
MSU+ model
Voor elk proces kan een 0 t/m een 10 worden gescoord aan de hand van een gedetailleerde vragenlijst
SIGNIFICANT
Template 27
Samenwerken in inkoop
SIGNIFICANT
Template 28
Verschillende samenwerkingsmogelijkheden
Ervaringen, methodes en tips uitwisselen (www.pianodesk.info)
– Pianodesk groepGezamenlijk inkoopvoorwaarden opstellenBestekken delen en opstellenGezamenlijk contracten (en leveranciers) delen en beherenLeveringen afstemmen voor logistieke voordelenInkoopprofessionalisering, -advisering en benchmarkingDelen van inkoopmedewerkersEtc.
Samenwerken bij inkoop hoeft niet alleen gezamenlijk inkopen/aanbesteden te zijn
SIGNIFICANT
Template 29
Waar gaat het om bij samenwerken?
Specificeren Selecteren Contracteren Bestellen Bewaken Nazorg
Delen van volume
Delen van informatie en hulpmiddelen
SIGNIFICANT
Template 30
Mogelijke samenwerkingsvormen
Meeliften
Trefwoorden: Focus op eenvoud Dimensies: generieke inkoopbehoeften;
Carpool
activiteiten steeds door 1 wisselende partij uitgevoerd;
Konvooi
Trefwoorden: eenmalig; kostenreductie; Dimensies: weinig gemeenten;
F1-team
Trefwoorden: leren; standaardisatie; Dimensies: lange termijn; informeel;
Busrit
Trefwoorden: Schaal-grootte; 3e partijDimensies: veel contracten; formeel;
aantal verschillende gezamenlijke activiteiten invl
oed
van
all
en o
p d
e g
ezam
enli
jke
acti
vite
iten
SIGNIFICANT
Template 31
Te beslissen per pakket of activiteit
Gecoördineerd (complex)(bijv. F1-team / konvooi)
Gecoördineerd (eenvoudig) (bijv. F1-team / konvooi)
Centraal (bijv. carpoolen / busrit / meeliften)
Decentraal (ieder voor zich)
Organisatieoverstijgend met een lage gevoelswaarde
(bijv. kantoorartikelen, energie)
Organisatieoverstijgend met een hoge gevoelswaarde
Organisatieoverstijgend met een hoge gevoelswaarde en direct
verband met product(bijv. gezamenlijk inkoopprocessen
professionaliseren)
Type activiteit
Organisatiespecifiek
Inkoop
sam
en
we
rkin
g
SIGNIFICANT
Template 32
Inkoopvolume doorontwikkelen• goede communicatie (huidige + nieuwe projecten)
Borgen interne organisaties• alle leden tonen commitment• in totaal voldoende tijd in steken• alle leden hebben interne ondersteuning
Professionaliseren inkoopfuncties• alle leden dragen kennis bij• goede communicatie (huidige + nieuwe projecten)
Organisatie• vrijwillige deelname• alle leden hebben soortgelijke invloed• eerlijke verdeling van besparingen• alle leden hebben soortgelijke doelen
10 succesfactoren uit een grootschalige enquête
SIGNIFICANT
Template 33
Belangrijkste succesfactoren (p < 0.05)
• vrijwillige deelname• voldoende tijd in steken• alle leden dragen kennis bij• alle leden tonen commitment• goede communicatie• eerlijke allocatie van besparingen
Niet onderscheidende succesfactoren (zijn wel van belang in opstartfase)
• vertrouwen in de andere leden• formaliteit van samenwerkingsverband
Bijzonderheden uit de enquête
SIGNIFICANT
Template 34
Inkopendepartij S
Aantallaptops
Prijs perlaptop
Totaleprijs
Besparingv(S)
1 20 2.447 48.940 02 40 2.316 92.640 03 50 2.283 114.150 01 en 2 60 2.258 135.480 6.1001 en 3 70 2.239 156.730 6.3602 en 3 90 2.211 198.990 7.8001,2 en 3 110 2.191 241.010 14.720
Drie instanties kopen gezamenlijk laptops in
Besparing
SIGNIFICANT
Template 35
Besparing: € 14.720,- Hoe te verdelen?
A Iedereen evenveelB Proportioneel aan het ingekochte aantalC Iedereen betaalt dezelfde prijs per stukD De compromiswaarde (uit de coöperatieve speltheorie) gebaseerd op de minimum- en maximumbedragen die elke partij redelijkerwijs kan claimen
Allocatiemethode Instantie 1 Instantie 2 Instantie 3A gelijkwaardig 4.907 4.907 4.907B proportioneel 2.676 5.353 6.691C zelfde prijs 5.120 5.000 4.600D compromis waarde 4.262 5.149 5.309
Verdeling
SIGNIFICANT
Template 36SSamen op weg naar een gouden resultaat!
SIGNIFICANT
Template 37
Conclusie:
Inkopen wordt niet makkelijker, maar wel steeds belangrijker
SIGNIFICANT
Template 38
(Europees) aanbesteden: feiten en fictie
SIGNIFICANT
Template 39
De basisprincipes van Europees aanbesteden
Richtlijnen hebben als doelstelling:– Totstandkoming van de interne markt– Stimulering concurrentie door bekendmaking opdrachten– Gelijkschakelen van de wetgeving van de afzonderlijke lidstaten– Besparingen op de uitgaven door een professioneel inkoopproces
Gebaseerd op de beginselen:– Non-discriminatie– Transparant proces– Objectieve selectie- en gunningscriteria
Actueel sinds begin jaren ’90 (Richtlijn Werken zelfs al eerder)
Voor aanbestedingsplichtige diensten geen ‘richtlijn’, maar een Europese regel die onverkort is overgenomen in de Nederlandse wetgeving…
Kortom verplicht!
SIGNIFICANT
Template 40
De basisprincipes van Europees aanbesteden
Een opdracht moet Europees worden aanbesteed als:– De opdrachtgever een aanbestedingsplichtige dienst is– De waarde van de opdracht boven een bepaalde drempelwaarde uitkomt
De drempelbedragen zijn:– Voor leveringen en diensten: > € 211.000– Voor werken: > € 5,2 mio
Dan specifieke procedure volgen
SIGNIFICANT
Template 41
De basisprincipes van Europees aanbesteden
Het vaststellen van de drempelbedragen
Samenhangende zaken optellen Per inkooppakket en niet per transactie of leverancier (splitsen mag niet)Voor de gehele organisatie en niet per afdeling (idem)Voor doorlopende zaken: omzet over 48 maanden
Dit alles om te bepalen of drempelbedragen overschreden worden
Inkopen mogen wel gesplitst worden uitgevoerd, maar dan ieder van de kleinere inkopen volgens de Europese regels aanbesteden
SIGNIFICANT
Template 42
Wat betekenen de Europese aanbestedingsregels?
Voor de procedure is er vrije keuze uit:– Openbare procedure– Niet-openbare procedure– In specifieke gevallen (restrictief): Onderhandelingsprocedure of
Prijsvraag
De procedure in hoofdlijnen:– Offerteaanvraag opstellen– Aanbestedingskalender / TED-database publicatie– Inschrijvers reageren– Krijgen offerteaanvraag/bestek– Inschrijvers offreren– Selectie en gunning– Gunningsresultaat melden aan inschrijvers– Publicatie
Vrijwel hetzelfde als een professioneel inkoopproces;
maar twee simpele stappen extra
SIGNIFICANT
Template 43
Keuzevrijheid in gunningscriteria
Gunning (kiezen van de uiteindelijke leverancier) mag op twee manierenLaagste prijsEconomisch Meest Voordelige Aanbieding
Onder EMVA mogen allerlei criteria meetellen:– levertijd– garantietermijn– kwaliteit– etc.
Maar wel moet worden aangegeven (van te voren) hoe deze meetellenEn die criteria mogen niet discriminerend zijn
SIGNIFICANT
Template 44
Gunningcriteria
Bij de keuze van criteria onder de EMVA is men volledig vrij.Die ruimte kan nuttig gebruikt worden.
Welke criteria?– responstijd op storingen– lokale dingen zelf regelen
Hoe waarderen/scoren?– is 10% goedkoper 10 punten of 3 punten waard?– is 5 minuten minder aanrijdtijd bij storingen 3 of 10 punten waard?– kan aangepast worden aan eigen wensen
SIGNIFICANT
Template 45
De situatie in het land
Zijn wij roomser dan de paus?
Op veel plaatsen (!?!) is het beeld:– “wij” doen alles netjes– en “zij” rommelen maar wat aan …..– en “zij” komen er ook nog mee weg– wat zijn wij toch stom!
Maar de feiten zijn:– “wij” doen niet alles netjes– “zij” doen ook dingen netjes– en als “ze” rommelen komen “ze” er niet altijd (en steeds minder)
mee weg– en dat is pas stom!
SIGNIFICANT
Template 46
Naleving aanbestedingsregels
SIGNIFICANT
Template 47
Naleving aanbestedingsregels
SIGNIFICANT
Template 48
Controle op naleving
Er is geen ‘politie’ die controleert
Benadeelden kunnen tegen aanbesteder kort geding procedure starten vanwege:
– een opdracht had Europees moeten worden aanbesteed– tijdens de procedure worden fouten gemaakt
De rechter kan besluiten om: procedures te staken, overnieuw te starten, gunning nietig te verklaren of een schadeclaim toe te kennen
De EU kan het land een boete opleggen– Minister Remkes heeft recent al schriftelijk aangegeven dat een boete
voor Nederland verhaald zal worden op de gemeenten
Politieke consequenties
SIGNIFICANT
Template 49
Aanbesteden onder de drempels
Onder de drempels gelden niet de vormvereisten van de EU- aanbestedingsregelsMaar blijkens een recent arrest (Assen) moeten ook voor aanbestedingen onder de drempelwaarden de principes van de EU-aanbestedingsregels worden gehanteerd:
– transparant– objectief– niet discriminerend
Dat impliceert dat beperkte uitnodiging (meervoudig onderhands) niet voldoende is!!
– wordt ook opgenomen in nieuwe aanbestedingswet