ТЕМА 2. ТЕМА 2. ССистемы электронного истемы электронного

документооборота.документооборота.

ЛекцияЛекция 7 7..

Функциональные подсистемы СЭД.Функциональные подсистемы СЭД.

Подсистема хранения и поиска Подсистема хранения и поиска документовдокументов

Библиотечный сервисБиблиотечный сервис – программная система – программная система управления документами, построенная в управления документами, построенная в архитектуре клиент-сервер. архитектуре клиент-сервер.

Серверная частьСерверная часть обеспечивает: обеспечивает: централизованное хранение, централизованное хранение, поиск, поиск, архивирование, архивирование, защиту защиту

Клиентская частьКлиентская часть обеспечивает: обеспечивает: возможности обращения к функциям серверной части;возможности обращения к функциям серверной части; возможность открытия документов на рабочих станциях возможность открытия документов на рабочих станциях

пользователей для просмотра и редактирования. пользователей для просмотра и редактирования.

Типовые требования к автоматизированным системам электронного документооборота. Спецификация MoReq (Model Requirements)

Основные правила работы государственных архивов РФ

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами»

Документы, устанавливающие Документы, устанавливающие регламент хранения документоврегламент хранения документов

Цели управления хранением документовЦели управления хранением документов

Соответствие текущим и будущим Соответствие текущим и будущим потребностям деловой деятельности;потребностям деловой деятельности;

соответствие правовым требованиям путем соответствие правовым требованиям путем обеспечения документирования в обеспечения документирования в конкретном направлении деловой конкретном направлении деловой деятельности;деятельности;

соответствие текущих и будущих соответствие текущих и будущих потребностей внешних и внутренних потребностей внешних и внутренних заинтересованных лиц.заинтересованных лиц.

Цели хранения документовЦели хранения документов Сохранение информации о прошлых и настоящих решениях Сохранение информации о прошлых и настоящих решениях

и видах деятельности в целях информационного и видах деятельности в целях информационного обеспечения решений и деятельности в настоящем и обеспечения решений и деятельности в настоящем и будущем;будущем;

сохранение доказательств прошлой и настоящей сохранение доказательств прошлой и настоящей деятельности для соблюдения обязательств и формирования деятельности для соблюдения обязательств и формирования отчетности;отчетности;

своевременное, санкционированное и систематическое своевременное, санкционированное и систематическое уничтожение документов, которые больше не уничтожение документов, которые больше не используются;используются;

сохранение контекста документа для того, чтобы будущие сохранение контекста документа для того, чтобы будущие пользователи могли считать документы аутентичными и пользователи могли считать документы аутентичными и достоверными даже в тех случаях, когда документные достоверными даже в тех случаях, когда документные системы, в которых они хранятся, прекратили свое системы, в которых они хранятся, прекратили свое существование или подверглись существенным существование или подверглись существенным изменениям.изменениям.

Документы долговременного хранения

обеспечивают доказательство и информацию о обеспечивают доказательство и информацию о политике и действиях организации;политике и действиях организации;

обеспечивают доказательство и информацию о обеспечивают доказательство и информацию о взаимодействии организации с обслуживаемыми ею взаимодействии организации с обслуживаемыми ею клиентами;клиентами;

документально фиксируют права и обязанности документально фиксируют права и обязанности отдельных лиц и организаций;отдельных лиц и организаций;

используются для создания «памяти» об используются для создания «памяти» об организации в научных , культурных или организации в научных , культурных или исторических целях;исторических целях;

содержат доказательство и информацию о содержат доказательство и информацию о деятельности, представляющей интерес для деятельности, представляющей интерес для внутренних и внешних заинтересованных лиц. внутренних и внешних заинтересованных лиц.

Проблемы долговременного хранения документов

Процедуры по обеспечению сохранности Процедуры по обеспечению сохранности электронных документов:электронных документов: обеспечение физической сохранности файлов обеспечение физической сохранности файлов

с электронными документами; с электронными документами; обеспечение условий для считывания информации обеспечение условий для считывания информации

в долговременной перспективе; в долговременной перспективе; обеспечение условий для воспроизведения электронных обеспечение условий для воспроизведения электронных

документов в человеко-читаемом виде. документов в человеко-читаемом виде. Проблемы долговременного хранения возникают из-Проблемы долговременного хранения возникают из-

за: за: деградации носителей информации;деградации носителей информации; устаревания оборудования;устаревания оборудования; устаревания форматов файлов.устаревания форматов файлов.

Выбор носителя вид хранимых электронных документов вид хранимых электронных документов

и их совокупный объем, и их совокупный объем, предполагаемый срок хранения предполагаемый срок хранения

документов и обеспечение к ним доступа, документов и обеспечение к ним доступа, характер производства самих носителей характер производства самих носителей

и предполагаемые режимы их хранения, и предполагаемые режимы их хранения, требования по обеспечению аутентичности требования по обеспечению аутентичности

документов. документов.

Срок хранения

Носители

До 5 летДо 5 лет Любые современные носители Любые современные носители информации, в том числе информации, в том числе магнитные дискетымагнитные дискеты

10-15 лет10-15 лет Оптические компакт-диски (Оптические компакт-диски (CDCD))

Свыше 15 лет Свыше 15 лет (до 50 лет)(до 50 лет)

Оптические диски (Оптические диски (WORM)WORM), , магнитные ленты (стримеры)магнитные ленты (стримеры)

Срок службы носителя определяется условиями Срок службы носителя определяется условиями хранения.хранения.

«Основные правила работы государственных «Основные правила работы государственных архивов»: архивов»: температура +17 -19 температура +17 -19 °°С, относительная С, относительная влажность 50-55%. влажность 50-55%.

Решение проблемы деградации носителей

1.1. Обеспечение условий хранения (температурно-Обеспечение условий хранения (температурно-влажностного режима);влажностного режима);

2.2. Обеспечение текущей замены носителей (путем Обеспечение текущей замены носителей (путем копирования с них информации на новые) прежде копирования с них информации на новые) прежде истечения ожидаемого срока службы;истечения ожидаемого срока службы;

3.3. Обеспечение хранения нескольких копий каждого Обеспечение хранения нескольких копий каждого документа и их систематического сравнения в документа и их систематического сравнения в соответствии с установленным графиком.соответствии с установленным графиком.

Решение проблемы устаревания оборудования

Мониторинг состояния оборудования;Мониторинг состояния оборудования; обеспечение миграции информации на обеспечение миграции информации на

новые современные носители;новые современные носители; выбор носителей и оборудования, выбор носителей и оборудования,

имеющих наиболее продолжительный срок имеющих наиболее продолжительный срок службы;службы;

выбор наиболее популярных, выбор наиболее популярных, зарекомендовавших себя моделей вместо зарекомендовавших себя моделей вместо самых современных новинок рынка.самых современных новинок рынка.

Устаревание форматовУстаревание форматовВоспроизведение электронных документов зависит Воспроизведение электронных документов зависит

в первую очередь от в первую очередь от применяемого программного применяемого программного обеспечения:обеспечения:

операционной системы, операционной системы, системы управления базами данных (СУБД), системы управления базами данных (СУБД), текстовых редакторов и процессоров, текстовых редакторов и процессоров, графическихграфических (ACDSee) (ACDSee) ии web- web-браузеровбраузеров (Internet (Internet

Explorer, Opera, Firefox), Explorer, Opera, Firefox), специализированных проектных (AutoCAD, специализированных проектных (AutoCAD,

ArchInfo) и гео- приложений (MapInfo), ArchInfo) и гео- приложений (MapInfo), программ, специально разработанных для работы программ, специально разработанных для работы

с конкретными базами данных. с конкретными базами данных.

Решение проблемы устаревания форматов

МиграцияМиграция преобразование информации в новые форматы, которые преобразование информации в новые форматы, которые

должны быть доступны при помощи современного должны быть доступны при помощи современного оборудования и программного обеспечения;оборудования и программного обеспечения;

ЭмуляцияЭмуляция перемещение информации на новое оборудование, но с перемещение информации на новое оборудование, но с

дополнительным программным компонентом, который дополнительным программным компонентом, который эмулирует старое оборудование, позволяя таким образом эмулирует старое оборудование, позволяя таким образом исполнять старые прикладные программы;исполнять старые прикладные программы;

ИнкапсуляцияИнкапсуляция включение электронных документов в состав файлов включение электронных документов в состав файлов

межплатформенных форматов, например, в XML.межплатформенных форматов, например, в XML.

Консервация технологийКонсервация технологий непрерывная поддержка оригинального оборудования; непрерывная поддержка оригинального оборудования;

практически неприменимо в долгосрочной перспективе.практически неприменимо в долгосрочной перспективе.

Проблема обеспечения подлинности электронных документов

ЭЦП – это «реквизит электронного документа, ЭЦП – это «реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном отсутствие искажения информации в электронном документе» документе»

ФЗ"Об электронной цифровой подписи"

Проблема обеспечения подлинности электронных документов

Аутентификация электронного документа Аутентификация электронного документа становится невозможной после смены становится невозможной после смены технологической платформы или технологической платформы или бесполезной после утраты юридической бесполезной после утраты юридической силы сертификата средства ЭЦП.силы сертификата средства ЭЦП.

Стойкость ЭЦП зависит от длины открытого Стойкость ЭЦП зависит от длины открытого ключа подписи. ключа подписи.

Переформатирование документа при Переформатирование документа при длительном хранении приводит к длительном хранении приводит к изменению ЭЦП.изменению ЭЦП.

Рекомендации по организации Рекомендации по организации долговременного хранения документовдолговременного хранения документов

1.1. В архив должны приниматься и храниться В архив должны приниматься и храниться «информационные объекты» (файлы), включающие «информационные объекты» (файлы), включающие содержательную и контекстную информацию (данные). содержательную и контекстную информацию (данные).

2.2. В краткосрочной перспективе (5–10 лет) сохранность В краткосрочной перспективе (5–10 лет) сохранность документов обеспечивается созданием резервного документов обеспечивается созданием резервного и рабочего экземпляров электронных документов и рабочего экземпляров электронных документов на отдельных носителях. на отдельных носителях.

3.3. В долговременной перспективе (более 10 лет) необходимо В долговременной перспективе (более 10 лет) необходимо проведение миграции документов в программно проведение миграции документов в программно независимые форматы (страховые форматы), причем таким независимые форматы (страховые форматы), причем таким образом, чтобы в дальнейшем полученное поколение образом, чтобы в дальнейшем полученное поколение документов можно было признать подлинниками. документов можно было признать подлинниками.

4.4. При обеспечении сохранности электронных документов При обеспечении сохранности электронных документов большое внимание следует также уделять вопросам большое внимание следует также уделять вопросам информационной безопасности.информационной безопасности.

Поиск документов в СЭД Поиск документов в СЭД Для хранения Для хранения структурированныхструктурированных данных можно данных можно

применять специализированные ИС, основанные на применять специализированные ИС, основанные на использовании СУБД.использовании СУБД.

Для хранения Для хранения неструктурированныхнеструктурированных данных данных нужны электронные архивы, работающие на нужны электронные архивы, работающие на принципах информационно-поисковых систем принципах информационно-поисковых систем (ИПС).(ИПС).

ИПС фактографического типа предназначены для предназначены для хранения и поиска фактов, показателей, хранения и поиска фактов, показателей, характеристик каких-либо объектов или процессов. характеристик каких-либо объектов или процессов.

ИПС документографического типа предназначены для хранения и поиска сложных и предназначены для хранения и поиска сложных и объемных документов – отчетов, рефератов, объемных документов – отчетов, рефератов, обзоров, журналов. обзоров, журналов.

Особенности организации ИПС документографического типа

Документы могут храниться на любых типах носителейДокументы могут храниться на любых типах носителей необходимым условием их хранения является наличие электронной необходимым условием их хранения является наличие электронной

регистрационной карточки;регистрационной карточки;

Для поиска документов создают и хранят их поисковые образы. Для поиска документов создают и хранят их поисковые образы. Поисковый образ документа (ПОД) – это совокупность кодов Поисковый образ документа (ПОД) – это совокупность кодов

ключевых слов;ключевых слов;

Ключевые слова и их коды хранятся в тезаурусе;Ключевые слова и их коды хранятся в тезаурусе;Поиск осуществляется с использованием информационно-Поиск осуществляется с использованием информационно-

поискового языка (ИПЯ)поискового языка (ИПЯ) В состав ИПЯ входят тезаурус и грамматика языка, т.е. совокупность В состав ИПЯ входят тезаурус и грамматика языка, т.е. совокупность

правил задания множества высказываний на множестве ключевых правил задания множества высказываний на множестве ключевых слов;слов;

Для поиска документа нужно создать с помощью ИПЯ Для поиска документа нужно создать с помощью ИПЯ поисковый образ запроса (ПОЗ)поисковый образ запроса (ПОЗ) ПОЗ – совокупность закодированных ключевых слов, описывающих ПОЗ – совокупность закодированных ключевых слов, описывающих

те документы, которые нужно найти.те документы, которые нужно найти.

ИПЯ - тезаурус

Поисковый образ документа (ПОД)

Поисковый образ запроса (ПОЗ)

Документ

БД документовБД адресов хранения

документов

БД ПОД

Запрос

Схема взаимодействия компонентов ИПС

Состав ИПССостав ИПС Лингвистическое обеспечение, включающее ИПЯ;Лингвистическое обеспечение, включающее ИПЯ; Техническое обеспечение (ЭВМ и устройства Техническое обеспечение (ЭВМ и устройства

создания, хранения, чтения и размножения копий на создания, хранения, чтения и размножения копий на бумажных носителях и в электронной форме);бумажных носителях и в электронной форме);

Информационное обеспечение (БД документов, БД Информационное обеспечение (БД документов, БД адресов хранения документов, БД ПОД и тезауруса);адресов хранения документов, БД ПОД и тезауруса);

Программное обеспечение, предназначенного для Программное обеспечение, предназначенного для автоматизации следующих основных функций:автоматизации следующих основных функций: Составления, кодирования и загрузки БД ПОД;Составления, кодирования и загрузки БД ПОД; Загрузки БД документов и их адресов хранения;Загрузки БД документов и их адресов хранения; Составления и кодирования ПОЗ;Составления и кодирования ПОЗ; Поиска и выдачи ответа на запрос в виде документа или Поиска и выдачи ответа на запрос в виде документа или

адресов хранения документов.адресов хранения документов.

Основные термины поискаОсновные термины поиска Релевантность Релевантность – степень соответствия – степень соответствия

найденного документа запросу. найденного документа запросу. Точность поиска Точность поиска показывает, какова доля показывает, какова доля

релевантных документов в общем числе релевантных документов в общем числе найденных документов.найденных документов.

Полнота поиска Полнота поиска показывает, какова доля показывает, какова доля найденных релевантных документов в найденных релевантных документов в общем количестве релевантных общем количестве релевантных документов, хранящихся в БД. документов, хранящихся в БД.

Поиск документов

Первый подходПервый подход – в – в процессе поиска процессе поиска ищется документ, ищется документ, который точно который точно существует в системе.существует в системе.

Второй подходВторой подход – – ищутся все ищутся все документы по документы по интересующему интересующему вопросу. вопросу.

АтрибутивныйАтрибутивный – поиск – поиск документа по документа по реквизитам, реквизитам, присваиваемым присваиваемым документу во время его документу во время его регистрации. регистрации.

ПолнотекстовыйПолнотекстовый – поиск – поиск документов по документов по содержащимся в них содержащимся в них словам и фразам. словам и фразам.

Методы поиска документовМетоды поиска документов

1)1) Методы индексного (двоичного) поиска;Методы индексного (двоичного) поиска;

2)2) статистические методы;статистические методы;

3)3) семантические методы, основанные на семантические методы, основанные на базах знаний;базах знаний;

4)4) методы нечеткого поиска, основанные на методы нечеткого поиска, основанные на технологии адаптивного распознавания технологии адаптивного распознавания образов.образов.

Индексный поискИндексный поиск

Слова интерпретируются как Слова интерпретируются как последовательности закодированных последовательности закодированных символов. символов.

Система двоичного поиска выбирает Система двоичного поиска выбирает точное соответствие для отдельного слова точное соответствие для отдельного слова или цепочки слов.или цепочки слов.

Недостатки: малая полнота и низкая Недостатки: малая полнота и низкая точность.точность.

Способы повышения точности Способы повышения точности индексного поискаиндексного поиска

Отождествление заглавных и малых букв;Отождествление заглавных и малых букв; использование метасимволов (*, ?);использование метасимволов (*, ?); использование различных грамматических использование различных грамматических

форм;форм; использование логической комбинации использование логической комбинации

слов;слов; использование меры близости слов («не использование меры близости слов («не

далее 5 слов»).далее 5 слов»).

Семантический поискСемантический поиск

Основан на построении и использовании Основан на построении и использовании базы знаний, базы знаний, с помощью которой с помощью которой осуществляется поиск информации на осуществляется поиск информации на основе использования концептуальных основе использования концептуальных отношений.отношений.

Семантический поиск позволяет Семантический поиск позволяет использовать:использовать: файлы синонимов;файлы синонимов; лингвистические правила;лингвистические правила; семантические сети.семантические сети.

Технология адаптивного распознавания образов APRP

APRP APRP – – Adaptive Pattern Recognition ProcessingAdaptive Pattern Recognition Processing Основана на сравнении бинарных Основана на сравнении бинарных

представлений (образов) запроса и представлений (образов) запроса и информации, хранящейся в архиве. информации, хранящейся в архиве.

Основу поискового механизма составляет Основу поискового механизма составляет нейронная сеть, позволяющая выделять в нейронная сеть, позволяющая выделять в зашумленной битовой последовательности зашумленной битовой последовательности "похожие фрагменты", не требуя точного "похожие фрагменты", не требуя точного контекстного совпадения запроса и фрагмента контекстного совпадения запроса и фрагмента в документе. в документе.

Особенности технологии Особенности технологии APRPAPRP

Нечеткий поиск;Нечеткий поиск; автоматическая индексация;автоматическая индексация; высокая точность поиска;высокая точность поиска; использование меньшего объема ресурсов; использование меньшего объема ресурсов; высокая скорость поиска информации.высокая скорость поиска информации.

Потоковая обработка информации Потоковая обработка информации Потоковая обработка информации

выполняется автоматически, ей подвергаются выполняется автоматически, ей подвергаются все поступающие в систему новые все поступающие в систему новые документы. документы.

Результатами потоковой обработки являются: Результатами потоковой обработки являются: сигнальное информирование, т.е. оперативное сигнальное информирование, т.е. оперативное

уведомление пользователей о поступлении уведомление пользователей о поступлении документов, отвечающих заданным ими документов, отвечающих заданным ими критериям, критериям,

избирательное распределение, т.е. автоматическое избирательное распределение, т.е. автоматическое помещение поступающих документов в нужные помещение поступающих документов в нужные папки в соответствии с заданными критериями.папки в соответствии с заданными критериями.

Маршрутизация документов Маршрутизация документов

МаршрутизацияМаршрутизация – пересылка документа с – пересылка документа с помощью СЭД нескольким адресатам с заданием помощью СЭД нескольким адресатам с заданием следующих параметров:следующих параметров:

типа маршрута;типа маршрута; лимита времени на обработку документа на лимита времени на обработку документа на

каждом этапе маршрута;каждом этапе маршрута; требованием сбора виз и примечаний адресатов;требованием сбора виз и примечаний адресатов; контроля прохождения документа по маршруту. контроля прохождения документа по маршруту.

Типы маршрутизацииТипы маршрутизации Свободная маршрутизацияСвободная маршрутизация::

самостоятельное определение маршрута движения самостоятельное определение маршрута движения документа;документа;

контроль исполнения необязателен.контроль исполнения необязателен. Жесткая маршрутизация:Жесткая маршрутизация:

маршрут движения заранее определен;маршрут движения заранее определен; контроль исполнения обязателен.контроль исполнения обязателен.

Типы маршрутовТипы маршрутов:: Последовательные маршрутыПоследовательные маршруты. . Параллельные маршрутыПараллельные маршруты.. Комбинированные маршрутыКомбинированные маршруты. . Условные маршрутыУсловные маршруты. .

Проектирование рациональной системы документооборота основывается на

следующих положениях исключение или крайнее ограничение возвратного исключение или крайнее ограничение возвратного

движения документов;движения документов; передача документа по инстанциям только с целью передача документа по инстанциям только с целью

обработки;обработки; распараллеливание обработки документов с целью распараллеливание обработки документов с целью

повышения оперативности их исполнения;повышения оперативности их исполнения; передача сведений о ходе движения и исполнения передача сведений о ходе движения и исполнения

документов в службу ДОУ с помощью документов в службу ДОУ с помощью регистрационных карточек, исключая возвратное регистрационных карточек, исключая возвратное движение самих документов;движение самих документов;

многовариантность движения документов. многовариантность движения документов.