ук 03.010.01 2011
-
Upload
etyumentcev -
Category
Documents
-
view
286 -
download
3
description
Transcript of ук 03.010.01 2011
![Page 1: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/1.jpg)
УК 03.010.01-2011Учебный курс. Обучение.
Тайм-менеджмент.
![Page 2: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/2.jpg)
Литература
• Г. Архангельский Тайм-драйв: как успевать жить и работать• А. Горбачев Время руководителя: 24+2
• Д. Аллен Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса
• Д. Аллен Готовность ко всему: 52 принципа продуктивности для работы и жизни
• Б. Трейси Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!• Б. Трейси Результативный тайм-менеджмент• Б. Трейси Управляй своим временем и удвой результаты
![Page 3: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/3.jpg)
Тайм-менеджмент – это технология организации времени и повышения эффективности его использования
Пролема:• Время – невосполнимый ресурс• Объем задач гораздо больше, чем есть времени у нас
Три способа решения:• Повышение производительности• Ранжирование задач по степени важности• Поиск новых способов решения известных задачВместе называются повышением продуктивности или
эффективности
![Page 4: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/4.jpg)
Поколения систем тайм-менеджмента
Стивен Кови• Первое сконцентрировано на составлении перечней
и памяток;• Второе — на составлении планов и подготовке к
их реализации;• Третье — на составлении планов, расстановке акцентов и
контроле их выполнения.• Четвертое — основано на жизненных принципах и новом
взгляде на жизнь в целом.
Первые три устарели.
![Page 5: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/5.jpg)
Основные темы
• Аудит личной и управленческой эффективности.• Личные цели как мотивирующий фактор.• Основы стратегического планирования.• Основы тактического планирования (квартал – месяц –
неделя – день).• Расстановка приоритетов• Анализ достигнутого. Методики совершенствования
процесса достижения целей.• Использование инструмента «MindMapping».• Основы использования MS Outlook для планирования.
![Page 6: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/6.jpg)
Идеи
![Page 7: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/7.jpg)
Цикл Деминга-Шухарта
![Page 8: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/8.jpg)
• Планирование Выявление целей, планирование работ, определение и выделение ресурсов
• Выполнение • Проверка
Контроль результата, выявление отклонений, установление причин отклонений
• Корректировкапринятие мер по устранению причин отклонений, перераспределение работ, ресурсов.
![Page 9: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/9.jpg)
Производительность труда
Адам Смит1. Уменьшение времени на смену рода занятия в процессе
производства.2. Автоматизация работы каждого конкретного
рабочего3. Совершенствование рабочих в каком-то конкретном
навыке, который нужен именно на этом участке работ.
![Page 10: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/10.jpg)
Правило 7
• Сознание может оперировать 7±2 объектами
Пример: Лингвистика (Число Ирвин-Миллера) – максимальное количество слов в предложении, чтобы устная речь была понятна.
• Подсознание обладает несоизмеримо большими возможностями
• Информация обрабатывается быстрее, если она удовлетворяет правилу 7
• Для повышения продуктивности следует разбивать все дела на группы не более, чем по 9 дел в каждой.
![Page 11: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/11.jpg)
Цикл обучения Д. Колба(степень автоматизации действий)
• (З) Знания• (У) Умения • (Н) Навыки• (П) Привычки
![Page 12: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/12.jpg)
• Спираль развития компетентности
![Page 13: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/13.jpg)
Исследования по переключению задач
Мейер, Эванс и РубинштайнПереключение задачи происходит в две стадии1. Перемена цели2. Активация правила
Мейер: при постоянном переключении между двумя задачами теряется до 40% производственного времени,между тремя – до 80% производственного времени.
Пример: разговор по телефону во время езды
![Page 14: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/14.jpg)
Состояние потока
Поток, или потоковое состояние — психическое состояние, в котором человек полностью включён в то, чем он занимается, что характеризуется деятельным сосредоточением, полным вовлечением и нацеленностью на успех в процессе деятельности.
• Михай Чиксентмихайи
![Page 15: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/15.jpg)
Описание состояния потока
• ощущение удовольствия от самореализации• повышенная и обоснованная уверенность в себе• ярко выраженное повышение коммуникативных
способностей• умение четко и ясно выражать свои мысли• умение убеждать собеседника• эффективно решать проблемы любой сложности или
находить неординарные способы их решения
![Page 16: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/16.jpg)
Истоки
• Буддизм• Религиозные практики• Спорт• Боевые искусства
![Page 17: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/17.jpg)
Признаки состояния потока
• Ясные цели.• Высокая степень концентрации на ограниченной сфере
внимания.• Отсутствие рефлексии.• Искажённое восприятие времени.• Прямая и незамедлительная обратная связь.• Равновесие между уровнем способностей и сложности
задания.• Ощущение полного контроля над ситуацией или
деятельностью.
![Page 18: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/18.jpg)
Зачем нужен поток?
• Удовлетворенность результатом• Продуктивность
![Page 19: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/19.jpg)
Способы входа в поток
• Совместный организованный труд• Визуализация, повышающая эффективность• Прототипирование• Дизайн пространства: графики, диаграммы, резюме
проекта, раскрепощенность, безопасность, рисунки.• Творческая планировка пространства• Разнообразие участников• Устранение отвлекающих факторов
Тайм-менеджмент
![Page 20: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/20.jpg)
Аудит личной и управленческой эффективности
Чтобы попасть туда, куда Вы собираетесь нужно знать, где Вы находитесь
(Д. Аллен)
![Page 21: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/21.jpg)
Цель аудита ответить на вопросы:1. Мои текущие задачи? (обычно от 100 до 200)• ответить на почту,• отвести ребенка в школу2. Мои текущие проекты? Это результаты которых хочется
достичь и получение которых занимает более одного действия. (от 30 до 100)- переобуться на зимнюю резину- подготовить коммерческое предложение
![Page 22: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/22.jpg)
3. Мои сферы ответственности? (от 10 до 15)• Продажа …• Домашнее хозяйство• Здоровье4. Что я собираюсь изменить в работе и личной жизни в
ближайший год?• Цели, намерения, проекты и т.д.• “Мысли материализуются” – сформулированные цели
позволяют не проходит мимо тех возможностей, которые раньше мы не замечали
• Когда приходится выбирать между несколькими делами, то цели помогают определить – какое из этих дел важнее.
![Page 23: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/23.jpg)
5. Чего хочу достичь?• Видение того, что должно измениться в течение
ближайших нескольких лет– Ребенок пошел учиться в ВУЗ, школу– Работа?
6. Зачем живу?• осторожно !!!
![Page 24: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/24.jpg)
Как сделать аудит?
Хронометраж (дневник учета времени)!!!Помимо аудита, позволяет натренировать внутренние
часы• Вести учет всего, что Вы делаете от момента, когда
проснулись до момента когда заснул– Фиксировать каждое дело, которое занимает более 5 минут– Фиксировать каждый момент, когда переключается внимание
• Фиксировать надо все: общение, мечты, телефонные звонки, телевизор, домашние дела и т.д.
• Ввести символы-сокращения для наиболее частых дел• Фиксировать надо интервалы (начало и конец), вести
хронометраж надо по ходу, а не в конце дня
![Page 25: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/25.jpg)
В конце недели подводится итог:Сон X часовДорога на работу Y часовВстречи с клиентами Z часовТелевизор Q часов
![Page 26: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/26.jpg)
![Page 27: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/27.jpg)
![Page 28: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/28.jpg)
![Page 29: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/29.jpg)
07.05.2009
![Page 30: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/30.jpg)
19.11.2009
![Page 31: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/31.jpg)
Что делать с дневником?
• Сколько времени потрачено на:– Важные вещи,– Повседневные вещи,– Бесцельно?
• Моменты наивысшей продуктивности• Когда и по какой причине больше всего отвлекался от дел?• Продуктивно ли используется время поездок или
ожидания?• Степень выполнения планов на день?• Что было сделано, но можно было бы без этого обойтись?
![Page 32: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/32.jpg)
Чего добиваемся?
Желаемое Реальное
![Page 33: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/33.jpg)
Почему так происходит?
Хронофаги (поглотители времени) —любые отвлекающие объекты, мешающие и отвлекающие от основной деятельности (работы и других запланированных дел).
Бывают одушевленными и неодушевленными.
![Page 34: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/34.jpg)
Основные категории хронофагов
• Нечеткая постановка цели.• Отсутствие приоритетов в делах.• Программное обеспечение с характерным дефектом.• Попытка слишком много сделать за один раз.• Отсутствие достаточного представления о предстоящих
задачах и путях их решения (неясные ожидания руководителя).
• Плохое планирование рабочего дня.• Личная неорганизованность, «заваленный» письменный
стол.
![Page 35: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/35.jpg)
• Неэффективное хранение документов и другой информации.
• Недостаточное разделения труда, выполнение чужой работы, неспособность сказать «нет».
• Отрывающие от дел телефонные звонки, письма и разговоры.
• Неполная и/или несвоевременная информация, ведущая к необходимости «тушить пожар».
• Отсутствие самодисциплины.• Неумение довести дело до конца, потеря интереса к
проекту.
![Page 36: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/36.jpg)
• Неэффективные совещания.• Обсуждение сложных вопросов без надлежащей
подготовки.• Синдром «откладывания».• Желание знать все детали, прежде чем действовать.• Спешка, нетерпение.• Редкое делегирование (или его отсутствие).• Недостаточный контроль за выполнением того, что
делегировано.
![Page 37: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/37.jpg)
• Слишком частые поездки.• Дела, которые можно решить по телефону, переносятся на
личную встречу.
![Page 38: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/38.jpg)
Как выявлять хронофаги?
• Что произойдет, если я не сделаю этого?• Приближает ли это меня к достижению трех основных
моих целей?• Могу ли перепоручить эту работу кому-то другому?
![Page 39: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/39.jpg)
“Бразильская” система
Новая ситуация: стадии1. “Нытье”2. Выработка плана действий3. Осуществление плана
![Page 40: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/40.jpg)
3 тормоза
1. Промедление2. Оправдание3. Обвинение
30-70% потерь из-за тормозов
Тот кто хочет, ищет возможность, тот кто не хочет ищет причину.
![Page 41: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/41.jpg)
• Девять точек
![Page 42: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/42.jpg)
Правило одной мысли. То, на что мы обращаем внимание, определяет то, что мы упускаем из виду.
Следствие. Утверждая, что ты что-то не можешь, ты действуешь, исходя из этого, и отбрасываешь новые способы достижения цели.
![Page 43: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/43.jpg)
Локус контроля
1954, Дж. РоттерЛокус контроля — понятие в психологии, характеризующее
свойство личности приписывать свои успехи или неудачи внутренним, либо внешним факторам.
Внешний локус контроля – повышает беспомощность человека
Внутренний локус контроля – чувство вины за происходящие с ними события
![Page 44: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/44.jpg)
Следствия негативного образа мыслей
1. Жизнь одним днем, нежелание думать о будущем всерьез.
2. Неумение слушать = нежелание слушать3. Излишняя закрытость4. Психологическая неустойчивость5. Следствие правила одной мысли: программирование на
неуспех
![Page 45: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/45.jpg)
Противоядия от негатива
1. Всегда принимать факт без оценки “хорошо” или “плохо”.2. Всегда искать в факте возможность, а не проблему.3. Всегда признавать право других считать иначе, чем Вы.
![Page 46: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/46.jpg)
Два способа анализа ситуаций
Оценка1. Что не получилось?2. Почему?3. Кто виноват?4. Какие ограничения и
проблемы возникли после этого?
Результат1. Каков результат?2. Как об этом узнали?3. Чему научился, что полезного
понял, осознал благодаря такому результату?
4. Какие возможности появились благодаря этим полезным, важным и ценным открытиям, полученным после достижения результата?
![Page 47: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/47.jpg)
Упражнение Провести анализ ситуации двумя способами
Какие ощущения Вам понравились больше?
![Page 48: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/48.jpg)
Позитивное мышление
1. Слово проблема заменить на трудность, сложность, возможность, ситуация
2. Добиваться, бороться заменить на достигнуть, идти, двигаться, претворять, воплощаться
3. Противительный союз но, заменить на и, а, при этом, и вместе с тем, только, просто, зато лишь
4. Превосходные степени заменить на сравнительные5. Формы этикета• Комплекс вины (простите, извините) – будьте любезны, не сочтите за
труд, могу я Вас спросить• Комплекс навязчивости (отвлекать, беспокоить, надоедать) – хочу
поделиться с тобой классной информацией, давайте обсудим в деталях
![Page 49: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/49.jpg)
6. Пробовать, пытаться, старатьсяОбещаю сделать все возможное, достаточно необходимое
для этого, все что от меня зависит, обещаю это сделать (если есть уверенность на 90% в результате)
7. Слово НЕТ и его производные.Участок головного мозга, отвечающий за обработку слова
“НЕТ” является одновременно и центром агресии.
![Page 50: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/50.jpg)
Неудача – это несколько ошибок, которые мы повторяем ежедневно.
Успех – это несколько правил, которые мы выполняем
![Page 51: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/51.jpg)
• Падишах
![Page 52: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/52.jpg)
Цели
Ответственность за собственную жизнь и получение контроля на собственными выборами
Когда у человека нет целей, им легко манипулировать
• Цели формулирует только 10% людей• Только 3% их записывают• Только 1% составляет их план по реализации
![Page 53: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/53.jpg)
Мысли материализуются…(народная мудрость)
![Page 54: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/54.jpg)
Требования к цели
1. Четко сформулирована2. Записана3. Измерима4. Вызов себе (чем готов пожертвовать ради ее
достижения)5. Реальна6. Желаема на самом деле
Win-win отношения
![Page 55: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/55.jpg)
Четко сформулирована
Хочу купить автомобиль
Хочу купить Volkswagen Passat черного цвета
![Page 56: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/56.jpg)
Измерима
• Экспертные оценки для “неизмеримых” целейПример: степень удовлетворенности клиентов• Гибкость
– Минимум– План– Максимум
• ДатаСделать эту задачу за 15 днейСделать эту задачу к 15 октября
![Page 57: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/57.jpg)
Правила ответственного мышления и поведения
1. Только я сам несу ответственность за свою жизнь и результаты в ней
2. Я выбираю делать, а не наблюдать3. У меня нет проблем, есть задачи4. У меня нет достоинств и недостатков, есть только
качества, которые являются инструментами достижения5. Я не оцениваю любые ситуации, события и людей, а
ценю их как источник возможностей6. Я позитивно настроен7. Я вижу цель и ежедневно к ней приближаюсь
![Page 58: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/58.jpg)
Формулирование собственных целей
1. Быть – действовать – иметьИметь – действовать – бытьДействовать – иметь – быть
2. 6 требований к цели3. Согласовать “рабочие” цели со своими главными целями4. Должна быть описана по Правилу 7
![Page 59: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/59.jpg)
Области для постановки целей
• Духовность (личностный рост, развитие и т.д.)• Хобби• Отношения• Финансы• Здоровье
![Page 60: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/60.jpg)
Решение конфликтов целей
• Отказаться от одной из целей• Приоритет по принципу – вначале это, потом все
остальное• Приоритет по принципу 1, 2, 3• Делегирование• Детализация целей• Планирование• Обобщение целей
![Page 61: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/61.jpg)
Расстановка приоритетов
• Принцип Парето (правило 20*80)• Сравнительный анализ• Матрица Эйзенхауэра
![Page 62: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/62.jpg)
Принцип Парето
![Page 63: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/63.jpg)
Матрица Эйзенхаура
![Page 64: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/64.jpg)
Категория “B”
• Здоровье• Обучение• Регулярные задачи
![Page 65: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/65.jpg)
Возврат к хронометражу
![Page 66: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/66.jpg)
Аналитика
![Page 67: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/67.jpg)
Классификация задач (1)
• Основные работы (хотелось бы увеличить)• Навязанные (хотелось бы уменьшить)• Нейтральные (оставить без изменений)
• Работа относится/не относится к приоритетному проекту • Работа относится/не относится к поглотителю времени
• Надо учитывать абсолютные и относительные показатели– Абсолютные для максимизации и минимизации– Относительные для гармонизации
![Page 68: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/68.jpg)
Качество организации труда
• Делегирование (было ли необходимо выполнять работы самому?)
• Техника личной работы (были ли оправданы затраты времени?)
• Цели (было ли целесообразным выполнение работы?)• Планирование (был ли сознательно определен временной
интервал для выполнения работы?)
![Page 69: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/69.jpg)
График Парето
![Page 70: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/70.jpg)
Классификация задач (2)
• Дела по специальности• Дела не по специальности• Физическая нагрузка
![Page 71: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/71.jpg)
Производительность труда
![Page 72: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/72.jpg)
Способы измерения качества
![Page 73: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/73.jpg)
Система ведения хронометража
• Первые две недели минимум параметров учета – вырабатываем навык
• 3-4 недели наблюдение за максимумом показателей• Далее облегчение системы за счет отказа от отдельных
коэффициентов (критерий отказа – матрица обучения)
• Максимально вести систему хронометража следует:– В начале– Во время контрольных недель– При существенных изменениях в деятельности
![Page 74: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/74.jpg)
Узконаправленная аналитика
Со временем эффективность системы учета снижается
• Цель хронометража – принятие решений по управлению собственным временем
• Если какой-то показатель не обеспечивает решений, то от него следует отказаться
• Критерий ввода новых параметров – эта информация должна приводить к решениям
![Page 75: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/75.jpg)
Башня
![Page 76: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/76.jpg)
Планирование
![Page 77: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/77.jpg)
Временные интервалы
Месячный цикл1. Цели – месяц2. Задачи – неделя3. Действия – день
Квартальный цикл1. Цели – квартал2. Задачи – месяц3. Действия – день
Часто задачи квартального цикла являются целями месячного
![Page 78: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/78.jpg)
Норматив времени на планирование
Планирование не должно быть слишком накладным по времени
Чтобы оценить качество планирования необходимо ввести норматив (например, 1% или 5% от планируемого времени)
День – 15 минутНеделя – 1,5 часаМесяц – 7 часов
![Page 79: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/79.jpg)
Smart-технология
Задача должна быть SMART:• Specific (конкретный)• Measurable (измеримый)• Achivable (достижимый)• Result-oriented (релевантный, ориентированный на
результат)• Timed (определенный во времени, имеющий конкретный
срок)
![Page 80: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/80.jpg)
Планирование рабочего дня
Правила:1. Формулировка на результат2. Буфер времени3. Норматив
Хронометраж позволяет анализировать выполнимость плана
![Page 81: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/81.jpg)
Формулировка на результат
Пример1:Позвонить Иванову П.С. Договориться с Ивановым П.С. о встрече на завтра
Пример 2:Счет
Хронометраж: если задание сформулировано нечетко, то в течение дня придется вновь и вновь возвращаться к задаче.
![Page 82: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/82.jpg)
Буфер времени
• 60% времени запланировано, 40% резерв• Только 30% времени должно уходить на рутинные дел
Выделение буфера времени позволяет добиваться 100% выполнения плана
Хронометраж: контроль за расходованием резервного времени
![Page 83: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/83.jpg)
Норматив
Каждое задание требует определенного времениЗнание этого времени позволяет точнее оценивать план
Хронометраж: статистика по выполнению аналогичных задач
![Page 84: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/84.jpg)
Инструменты планирования
![Page 85: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/85.jpg)
Электронная почта
![Page 86: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/86.jpg)
• Срочные дела лично или по телефону, редко, по скайпу• По эл. почте – реакция в течение 24 часов с момента
отправки письма
Письма не удалять!!!
yandex.ru, gmail.com
![Page 87: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/87.jpg)
Правила электронной переписки• Заголовок письма
– Кратко излагает суть вопроса– Должен помогать находить информацию
Проект XXX: протокол по результатам встречи от YY.YY.YYYY
• Подпись------С уважением, Евгений ЕфремовИТ директорГруппа изданий "Проспект-Омск"=========================================================Сайт: www.gorod55.ru; www.prospektgroup.ruПочта: [email protected]; [email protected]Тел.: +7 (3812) 555 - 000 (раб.) +7 (3812) 53-26-00 (факс) +7 (960) 997-97-35 (сот.)ICQ: 133465849Skype: axejohn------Вся информация представленная в этом письме является конфиденциальной.Если вы получили данное письмо по ошибке, просьба сообщить об этом отправителю незамедлительно.
![Page 88: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/88.jpg)
• Обращение (должно быть личное)• Вложение не должно быть без пояснительного
сопровождения• Разбивать на абзацы (не более 5-6 строк)• К каждому абзацу писать заголовки жирным шрифтом,
поясняющим суть абзацаПеренос сроков завершения проектаПо вашей просьбе мы приостанавливаем временно выполнение проекта на две недели. Соответственно
срок сдачи проекта переносится на 1 декабря 2011.Подтвердите получение письмаПожалуйста, подтвердите получение данного письма, прислав ответ по электронной почте.
![Page 89: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/89.jpg)
Очередь с приоритетами
![Page 90: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/90.jpg)
B-ABB
![Page 91: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/91.jpg)
4 по 25
![Page 92: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/92.jpg)
Список дел
Д. Ален Как привести дела в порядок
![Page 93: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/93.jpg)
![Page 94: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/94.jpg)
Задание
![Page 95: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/95.jpg)
Задание
Составлять планы на день• Очередь с приоритетами• 4 по 25• B-ABB
Описать какие трудности были при составлении планов, работе по плану.
Причины, почему план не был выполнен на 100%Какой из способов планирования понравился больше всего,
какой не понравился и почему.
![Page 96: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/96.jpg)
Порционность задач
• 2 минуты (сделать немедленно, не откладывая)• 15 минут (B-задачи, заполнять паузы)• 30 минут (плановые задачи, задачи на согласование –
ставить в расписание)• 90 минут (плановые задачи, выбирать время, когда менее
всего будут отвлекать)
![Page 97: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/97.jpg)
Лягушки и слоны
Б. ТрейсиЗадачи класса B• Лягушки• Слоны
Задачи, которые несколько раз откладывалисьПравила:• Начинать день с лягушки (1-3 штуки)• Слона разбивать на кусочки и съедать по кусочкам
![Page 98: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/98.jpg)
Списки дел
• Список проектов• Сопутствующие материалы по проектам• Действия и сведения, занесенные в календарь• Первоочередные шаги• Ожидания• Справочные материалы• Когда-нибудь/может быть
Важно соблюдать границы между этими списками
![Page 99: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/99.jpg)
Стандартные ошибки
• Смешивать справочные материалы и документы по проектам, с которыми следует ознакомиться
• Календарь и первоочередные дела• Нельзя помещать в календарь дела, которые хочется
выполнить в какой-то день, но они могут перенесены на более поздний срок
• Первоочередные дела и дела, которые когда-нибудь будут сделаны
• Назначать приоритеты спискам. Списки лишь фиксируют дела, которые необходимо сделать!
![Page 100: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/100.jpg)
Контекст первоочередных шагов
Списки дел большие (несколько десятков)Как правило контекст – это • Инструмент• Место• ЛицоСписок контекстов у каждого человека свой
![Page 101: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/101.jpg)
“Стандартные контексты”
• Звонки• Компьютер• Выезды• В офисе (кабинеты, этажи, здания)• Повестки дня• Прочесть/посмотреть• Люди
![Page 102: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/102.jpg)
Звонки
• Их можно делать из любого места• Можно делать порциями (особенно однотипные звонки)
Советы:• Записать номер телефона и контактное лицо в самом
списке дел• Иметь справочный материал:
– Top-30 основных возражений и лучшие аргументы на данные возражения
– Список 10 наиболее весомых аргументов за наше предложение (предлагать от наиболее слабого к наиболее сильному)
![Page 103: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/103.jpg)
Список напоминания
• Напоминание самому себе• Напоминание обо всем, что поручено другим
Советы:• Напоминания лучше всего прицеплять к соответствующим
спискам• Удалять сразу же, как только напоминание использовано• Не размещать напоминание там, где его можно упустить
из виду
![Page 104: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/104.jpg)
Планирование на неделю
• Проекты• Однократные задачи (30 и 90 минутные)
![Page 105: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/105.jpg)
Информативное рабочее пространство (Taskboard)
![Page 106: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/106.jpg)
![Page 107: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/107.jpg)
![Page 108: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/108.jpg)
![Page 109: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/109.jpg)
Sprint Burndown
![Page 110: ук 03.010.01 2011](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051513/5469646baf7959e3018b5683/html5/thumbnails/110.jpg)