Стандарт -01.01-2007 записями€¦ · Дата и время распечатки:...

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Архангельский государственный технический университет»

Стандарт организации

СМК-СТО-01.01-2007 Управление записями

Должность Фамилия/ Подпись Дата Разработал Документовед учебно-методического

управления Сахно Л.В./

Проверил Заместитель начальника учебно-методического управления

Коптелов А.Е./

Согласовал Начальник общего отдела Дугина О.Ю./ Версия: 1.0 Без подписи документ действителен 8 часов после распе-

чатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 9:51 КЭ:_________ УЭ №________ Стр. 1 из 27

УТВЕРЖДАЮ Ректор АГТУ А.Л. Невзоров «___»_______________200_ г.

СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ

СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

Управление записями СМК-СТО-01.01-2007

Версия 1.0

Введен приказом ректора от 24.09.2007 г. № 430

СОГЛАСОВАНО Ответственный представитель руководства университета по качеству, проректор по учебной работе А.М. Айзенштадт

«___»_______________200__г.

Архангельск 2007

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования


«Управление записями»

СМК-СТО-01.01-2007

Версия: 1.0 Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 9:51 Стр. 2 из 27

СОДЕРЖАНИЕ

1 НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ СТАНДАРТА

3

2 НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ 3

3 ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ 4

4 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 5

5 ЗАПИСИ ПО КАЧЕСТВУ В АРХАНГЕЛЬСКОМ ГОСУДАРСТВЕННОМ ТЕХ-

НИЧЕСКОМ УНИВЕРСИТЕТЕ

6

6 ИДЕНТИФИКАЦИЯ ЗАПИСЕЙ ПО КАЧЕСТВУ 6

7 РЕГИСТРАЦИЯ И СБОР ЗАПИСЕЙ ПО КАЧЕСТВУ 218 ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ ЗАПИСИ ПО КАЧЕ-

СТВУ

21

9 ПОРЯДОК ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ДОСТУПА К ДОКУМЕНТАМ, СОДЕРЖА-

ЩИМ ДАННЫЕ О КАЧЕСТВЕ

22

10 ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И ПОЛНОМОЧИЯ

22

ПРИЛОЖЕНИЕ А. Блок-схема процесса управления записями 23ПРИЛОЖЕНИЕ Б. Матрица ответственности и полномочий 24




СМК-СТО-01.01-2007


1 НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ СТАНДАРТА Запись – документированная информация, представляющая объективное доказа-

тельство о проделанной работе или достигнутых результатах в отношении степени вы-

полнения требований к качеству продукции или эффективности функционирования

конкретных элементов СМК.

Настоящий стандарт устанавливает единый порядок:

- управления всеми записями по качеству, подтверждающими соответствие обра-

зовательных услуг Архангельского государственного технического университета уста-

новленным требованиям во всех подразделениях, участвующих в образовательной дея-

тельности;

- сбора, регистрации, хранения, ведения и предоставления записей по качеству

образовательной деятельности;

Настоящий стандарт гарантирует полноту и доступность записей по качеству для

получения доказательств соответствия продукции установленным требованиям и ре-

зультативности действия системы качества Архангельского государственного техниче-

ского университета

Настоящий стандарт входит в состав документов, обеспечивающих функциони-

рование системы качества Архангельского государственного технического университе-

та.

2 НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

Международный стандарт ИСО 9000:2005 «Системы менеджмента качества. Ос-

новные положения и словарь».

Международный стандарт ИСО 9001:2000 «Системы менеджмента качества. Тре-

бования».




СМК-СТО-01.01-2007


Международный стандарт ИСО 9004:2000 «Система менеджмента качества. Реко-

мендации по улучшению деятельности».

ГОСТ Р 1.5-2002. Государственная система стандартизации Российской Федера-

ции. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стан-

дартов.

3 ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Система менеджмента качества – система менеджмента для руководства и управ-

ления организацией применительно к качеству.

Запись – документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осу-

ществленной деятельности.

Утверждение (придание законной силы) – подтверждение путем экспертизы и

представления объективного доказательства того, что особые требования, предназна-

ченные для конкретного применения, соблюдены.

Документ – информация и соответствующий носитель, который может быть бумаж-

ным, магнитным, электронным или оптическим компьютерным диском, фотографией или

эталонным образцом, или комбинацией из них.

Руководство по качеству – документ, определяющий систему менеджмента каче-

ства организации.

Информация – значимые данные.

Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из учреждения.

Входящий документ – документ, поступивший в учреждение.

Оригиналы документов – подписанные документы с отметкой "оригинал".

Копирование документов – процесс изготовления копий различных документов

(оригиналов).




СМК-СТО-01.01-2007


4 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Настоящий стандарт вводится с целью обеспечения эффективного функциониро-

вания системы менеджмента качества образовательной деятельности в университете.

Записи оформляются (разрабатываются) в ходе и по результатам планирования,

организации, обеспечения, осуществления повседневной деятельности АГТУ в целом, а

также служб и подразделений .

Имеющиеся виды записей позволяют:

- производить обмен информацией между должностными лицами, подразделе-

ниями и службами АГТУ, сторонними организациями и АГТУ;

- производить регистрацию и документальное оформление каких-либо событий

или фактов;

- устанавливать требования к каким-либо действиям и/или их результатам;

- производить документальное оформление хода и результатов осуществления ка-

ких-либо действий (работ, процессов и т.д.).

Основная цель оформления записей – это обеспечение возможности восстановле-

ния хода и результатов прошлых событий, действий и т.д. Для достижения указанной

цели по отношению к записям производятся следующие мероприятия:

- разработка и стандартизация форм записей (либо применение форм, установ-

ленных сторонними организациями);

- определение и установление в соответствующих внутренних нормативных до-

кументах правил и методов оформления записей (или применение соответствующих

внешних нормативных документов);

- определение ответственных должностных лиц (в том числе и во внутренних

нормативных документах) за надлежащее и своевременное оформление записей, а также

за достоверность приводимой в них информации;

- идентификация записей;




СМК-СТО-01.01-2007


- применение записей (получение информации и данных, регистрация информа-

ции и данных);

- организация хранения с целью обеспечения сохранности (места и способы хра-

нения).

Требования процедуры обязательны для применения всеми подразделениями

АГТУ, в которых осуществляется сбор данных о качестве образовательной деятельно-

сти. Некоторые документы являются так же записями.

Внесение изменений в стандарт осуществляется в соответствии с СМК-СТО-

01.00–2007.

Блок-схема процесса управления записями (для общего случая) представлена в

приложении А.

5 ЗАПИСИ ПО КАЧЕСТВУ

В АРХАНГЕЛЬСКОМ ГОСУДАРСТВЕННОМ ТЕХНИЧЕСКОМ УНИВЕРСИТЕТЕ

Международный стандарт ИСО 9001:2000 устанавливает обязательные записи по

качеству, указанные в таблице 1. Идентификационный номер процесса установлен в со-

ответствии с реестром процессов и видов деятельности АГТУ, утвержденном ректором

05.10.2006 г.

6 ИДЕНТИФИКАЦИЯ ЗАПИСЕЙ ПО КАЧЕСТВУ

6.1 Идентификация документов, содержащих данные о качестве образовательной

деятельности, производится при помощи идентификаторов, размещённых на докумен-

тах в местах, обеспечивающих быструю и однозначную идентификацию документов

при систематизированном хранении, поиске и ведении.




СМК-СТО-01.01-2007


Таблица 1 – Записи по качеству АГТУ Пункт стандар-та ИСО 9000:2000

Идент. номер процесса

Запись университета Место и продолжитель-ность хранения

Документ регла-ментирующий за-пись

5.6.1 О прове-дении и резуль-татах анализа со стороны ру-ководства

00.1 00.1 00.2 00.2 00.2 00.2 00.5

1 Протоколы конфе-ренций трудового кол-лектива 2 Протоколы заседания Учёных советов уни-верситета 2 Протоколы совеща-ний деканов факульте-тов (директоров инсти-тутов) 3 Протоколы заседаний учебно-методического совета 4 Протоколы заседаний научно-технического совета университета 4 Протоколы заседаний комиссии по качеству образовательной дея-тельности 5 Отчёты о самообсле-довании и самооценке деятельности универ-ситета по различным методикам

Ректор Постоянно Учёный секретарь Постоянно УМУ Постоянно УМУ Постоянно НИС Постоянно УМУ Постоянно УМУ Постоянно

Устав АГТУ; Номенклатура дел; Устав АГТУ; Номенклатура дел Устав АГТУ; Номенклатура дел Положение об учебно-методическом со-вете университета; Номенклатура дел Номенклатура дел СК-ДП-01.9-2007 Положение о ко-миссии по качест-ву образователь-ной деятельности; Номенклатура дел Приказ Мини-стерства образо-вания РФ от 12.11. 1999 №864) Структура и фор-ма отчёта по са-мообследованию утверждена Пред-седателем




СМК-СТО-01.01-2007


Продолжение таблицы 1 Пункт стандар-та ИСО 9000:2000




01.4 00.5 00.5 01.5 01.5 00.5

6 Отчеты о работе при-емной комиссии 7 Годовые отчеты уни-верситета по учебно-методической работе 8 Годовые отчеты фи-лиалов по учебно-методической работе 9 Отчеты о работе ГЭК и ГАК по специально-стям (направлениям) 10 Записи по обследо-ванию и изучению учебно-методической работы на факультетах, институтах, кафедрах и филиалах (справки, от-четы) 11 Рейтинг кафедр и факультетов

Приёмная комис-сия Постоянно УМУ Постоянно УМУ Постоянно (копия в филиа-лах) УМУ Постоянно УМУ 3 года УМУ 5 л.

инспекции по ат-тестации учебных заведений России 20.03.1997 ДП СК 01.4–06 Приём студентов Положение об учебно-методическом со-вете. Положения о фи-лиалах Программа разви-тия филиалов АГ-ТУ на пять лет Положение о про-ведении государ-ственных экзаме-нов. Положение о по-рядке проведения итоговой государ-ственной аттеста-ции Устав АГТУ, Но-менклатура дел, Положение о фа-культете (инсти-туте). Положение о кафедре) Номенклатура дел; Ежегодное распоряжение ректора




СМК-СТО-01.01-2007






«О рейтинге ка-федр, факульте-тов, институтов».

6.2.2 (д) О ком-петентности, осведомлённо-сти и подготов-ке персонала

02.2 02.2 02.2 02.2

1 Личный листок по учёту кадров 2 Отчёты о производ-ственных стажировках 3 Отчёты о деятельно-сти ППС 4 Журнал учёта повы-шения квалификации и стажировок ППС

Упраление кадров 75 лет Кафедра 5 лет Кафедра 5 лет. УМУ 1 год

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004. Но-менклатура дел Номенклатура дел Номенклатура дел Номенклатура дел

7.1 (г) О соот-ветствии про-цессов жизнен-ного цикла продукции и полученной продукции ус-тановленным требованиям

00.4 1 Записи по аттестации и аккредитации: 1.1 Выписка из реше-ния Учёного совета о лицензировании, атте-стации и аккредитации 1.2 Свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе 1.3 Выписка из прото-кола заседания совета ректоров 1.4 Сведения о зданиях и помещениях, исполь-зуемых для организа-ции и ведения учебного процесса (форма 3), договоры, санитарно-эпидимиологические заключения, заключе-ния ГПС

УМУ Постоянно

Устав АГТУ Приказ Мини-стерства образо-вания РФ от 23.04.2001 №1800 Номенклатура дел




СМК-СТО-01.01-2007






01.5 01.5 03.1 01.5 03.1 01.5 01.5

1.5 Социально-бытовое обеспечение обучаю-щихся (форма 3а) 1.6 Сведения об уком-плектованности штатов и процесса численно-сти обучающихся (форма 2) 1.7 Сведения об обес-печении образователь-ного процесса учебной литературой (форма 4) 1.8 Сведения о матери-ально-техническом обеспечении (форма 4а) 1.9 Выписка из балан-совой ведомости 1.10 Сведения о местах проведения практики (форма 4б) 1.11 Сведения о кадро-вом обеспечении обра-зовательного процесса 2 Журналы регистра-ции входящей и исхо-дящей корреспонден-ции 3 Карточка текущей успеваемости 4 Аттестационная ве-домость 5 Зачётные ведомости 6 Экзаменационные ведомости

Структурные под-разделения уни-верситета 5 лет Деканат 5 лет Деканат 5 лет Деканат 5 лет

Инструкция по делопроизводству; Номенклатура дел Приказ Мини-стерства высшего и среднеспециаль-ного образования СССР №429 от 06.04.1983 Положение об эк-заменах и зачётах;Приказ ректора




СМК-СТО-01.01-2007






01.5 01.5 03.1 03.2 01.5 03.2 01.5

7 Сводные ведомости экзаменационной сес-сии 8 Зачётная книжка 9 Журнал посещаемо-сти 10 Журнал контроля учебных занятий и ус-певаемости студентов

Деканат 5 лет ст597 Студент 5 лет Деканат 75 лет Деканат 5 лет ст605 ПТД Кафедра 5 лет ст605 ПТД

АГТУ «О введе-нии в действие новых бланков «экзаменационной и зачётной ведо-мостей» № Номенклатура дел Номенклатура дел Номенклатура дел Номенклатура дел

7.2.2 О прове-дении и резуль-татах анализа требований по-требителей и последующих действиях, вы-текающих из анализа

01.5 03.1 03.1

1 Журнал регистрации КР, КП, РГР 2 Фонды контрольных заданий (АПИМ, тес-ты, экзаменационные билеты государствен-ных экзаменов 3 Фонды контрольных заданий (АПИМ, тес-ты, экзаменационные

Кафедра 3 г. ЭК Деканат До минования на-добности ст 370б Кафедра До минования на-добности ст 371б

Номенклатура дел АГТУ; Положение АГТУ о курсовых проектах и рабо-тах. Принято на учёном совете университета от 27.03.2003 г Номенклатура дел АГТУ Письмо Феде-ральной службы по надзору в




СМК-СТО-01.01-2007






билеты государствен-ных экзаменов) в рам-ках учебно-методического ком-плекса

сфере образования и науки (Рособр-надзора) от 17.04.2006 № 02-55-77 ин/ак. Распоряжение от 23.06.2006 г. «О составе учебно-методического комплекса дисци-плины; Номенкла-тура дел

7.3.2 Об опре-делении вход-ных данных, относящихся к требованиям на продукцию

01.4

1 Записи по формиро-ванию личного дела абитуриента: 1.1 Опись; 1.2 Спра-вочная и учебная кар-точка студента; 1.3 За-явление на поступле-ние; 1.4 бланки отве-тов, сертификаты ЕГЭ, централизованного тестирования. 1.5 аттестаты, дипломы о среднем профессио-нальном образовании

Деканат 75 лет ЭПК ст 337б Деканат На период обуче-ния ст 342

Номенклатура дел Приказ министер-ства образования от 14.01.2003 № 50 Об утвержде-нии Порядка приёма в государ-ственные образо-вательные учреж-дения высшего профессионально-го образования (высшие учебные заведения) Рос-сийской Федера-ции, учреждённые федеральными ор-ганами исполни-тельной власти; ДП СК 01.4–06 Приём студентов; Правила приёма




СМК-СТО-01.01-2007






00.4 01.5 01.5 01.5 01.5

2 Записи по лицензи-рованию открытия но-вых специальностей 3 Учебное поручение кафедре 4 Рабочие программы 5 Индивидуальные планы 6 Учебно-методические карты

Постоянно ст 19 Кафедра 5 лет ЭК Деканат, кафедра До минования на-добности ст371б УМУ, кафедра 5 лет ст 574 ПТД Деканат, кафедра 3г. ст 573 ПТД

Приказ Мини-стерства образо-вания РФ от 23.04.2001 №1800 Номенклатура дел Государственные образовательные стандарты Примерные рабо-чие программы Распоряжение от 23.10.01 № 88 О подготовке рабо-чих программ Номенклатура дел Приказ от 30.06.03 № 125 Об утвер-ждении нового бланка индивиду-ального плана. Форма индивиду-ального плана Номенклатура дел Решение учебно-методического со-вета от 30.05.02; Распоряжение от 19.06.02 № 64 Об учебно-методических кар-тах

7.3.4 О прове-дении и резуль-татах анализа и

00.5 1 Отчеты о работе ка-федры

Кафедра Постоянно ст 371а

Номенклатура дел АГТУ, Устав




СМК-СТО-01.01-2007






последующих действиях, имеющих от-ношение к ана-лизируемым стадиям проек-тирования и разработки продукции

01.9 00.2 01.5 01.5

2 Отчеты о госбюджет-ной научно-исследовательской ра-боте кафедры за учеб-ный год 3 Протоколы заседания кафедры 4 Учебно-методические карты

Кафедра, НИС Постоянно ст 1284 ПТД Кафедра Постоянно ст 571 ПТД Деканат, кафедра 3г. ст 573 ПТД

ГОСТ 7.32-2003 Отчёт о научно-исследовательской работе Положение о ка-федре

7.3.5 О резуль-татах верифи-кации и всех необходимых действиях

01.5 00.5 01.5 01.9

1 Подпись декана в ин-дивидуальных планах, рабочих программах 2 Подпись заведую-щего кафедрой в рабо-чих программах, инди-видуальных планах, учебно-ме-тодических картах 3 Индивидуальные планы работы докто-рантов, аспирантов и соискателей кафедры (с утвержденными тема-ми диссертаций)

Отдел аспиранту-ры, кафедра 5 лет ст574 ПТД

Форма индивиду-ального плана, ра-бочей программы Форма индивиду-ального плана, ра-бочей программы; Учебно-методической кар-ты Номенклатура дел

7.3.6 Результа-ты валидации проекта и раз-работки и лю-бые необхо-димые действия

00.5 00.5

1 Подпись проректора по учебной работе в рабочих программах и индивидуальных пла-нах 2 Подпись декана в учебно-методических картах

Формы рабочих программ, инди-видуальных пла-нов Формы учебно-методических карт




СМК-СТО-01.01-2007






01.9 3 Индивидуальные планы работы докто-рантов, аспирантов и соискателей кафедры (с утвержденными темами диссертаций

Отдел аспиранту-ры, кафедра 5 лет ст574 ПТД

Форма индивиду-альных планов ра-боты докторантов, аспирантов и со-искателей кафед-ры

7.3.7 Результа-ты управления изменениями проекта и раз-работки и лю-бые необходи-мые действия

01.5 01.5

1 Записи в примеча-ниях индивидуальных планов и учебно-методических карт 2 Лист изменений стандартов организа-ции, документирован-ных процедур

Формы учебно-методических карт, индивиду-альных планов СМК-СТО-01.00–2007 СМК-СТО-01.05-2007

7.4.1 О резуль-татах оценива-ния и любых необходимых действиях, вы-текающих из оценки постав-щиков

01.3 01.3 01.3 01.3

1 Ведомость результа-тов итогового кон-трольного тестирова-ния факультета дову-зовской подготовки 2 Учебно-методические карты факультета дову-зовской подготовки 3 Сводная справка о поступлении в АГТУ слушателей прошед-ших подготовку на фа-культете довузовской подготовки из различ-ных образовательных учреждений 4 Ведомость конкурс-ного отбора преподава-телей

Факультет дову-зовской подготов-ки 5 лет Факультет дову-зовской подготов-ки 5 лет Факультет дову-зовской подготов-ки 5 лет Факультет дову-зовской подготов-ки

Номенклатура дел СК-ДП-01.3-06 Довузовская под-готовка и проф-ориентационная деятельность




СМК-СТО-01.01-2007






02.3 2 Переписка с постав-щиками по вопросам материально-технического снабже-ния

Отдел материаль-но-технического обеспечения 5 лет

Номенклатура дел Инструкция по делопроизводству

7.5.2 (в) О ре-зультатах вали-дации процес-сов произ-водства и об-служивания

00.5 00.5 03.1 03.2 01.1 03.1 01.1 01.5

1 Отчеты факультета (института) за учебный год 2 Отчеты кафедр фа-культета (института) 2 Отзывы о работе вы-пускников 3 Сведения о трудо-устройстве выпуск-ников 4 Переписка с орга-низациями и граж-данами по вопросам работы факультета

Деканат Постоянно ст575а ТП 1989 Кафедра Постоянно ст575а ТП Деканат 5 лет ст621 5 лет ст621 Деканат 5 лет ЭПК

Номенклатура дел АГТУ, Инструк-ция по делопроиз-водству Номенклатура дел АГТУ, Инструк-ция по делопроиз-водству Номенклатура дел АГТУ, Инструк-ция по делопроиз-водству Номенклатура дел АГТУ, Инструк-ция по делопроиз-водству Номенклатура дел АГТУ, Инструк-ция по делопроиз-водству

7.5.3 О специ-альной иденти-фикации про-дукции

01.5 01.5

1 Цифровые индексы структурного подраз-деления 2 Номера специально-стей

Приказ от 28.02.2005 № 39 Приказ Минобр-науки РФ от 12.01.2005 Об ут-верждении




СМК-СТО-01.01-2007






01.5

3 Номера зачётных книжек, групп, ведомо-стей.

перечня направле-ний подготовки (специальностей) высшего профес-сионального обра-зования Инструкция по заполнению доку-ментов государст-венного образца и методических ре-комендации к ним. Инструкция по заполнению анке-ты студента

7.5.4 Об утере, повреждении или признании непригодной продукции, яв-ляющейся соб-ственностью потребителя и о передаче этой информации потребителю

03.2 1 Обращения граждан (предложения, заявле-ния, жалобы и др.)

Общий отдел 5 лет


7.6 (а) О реги-страции эта-лонной базы, использованной для калибровки или поверки измерительного оборудования

01.9 03.1

1 Протоколы испыта-ний

Научно-исследовательский сектор 5 лет


http://www.agtu.ru:9000/law?d&nd=901925247&prevDoc=901925247&mark=0154HBJ26C0EJO10J381C2KGMLF8000032I000003A1PI7B5E38NMCC9#I0









СМК-СТО-01.01-2007






7.6 О результа-тах поверки и/или ка-либровки изме-рительного оборудования

01.9 03.1

1 Протоколы и свиде-тельства поверки и ка-либровки измеритель-ного оборудования

Научно-исследовательский сектор 5 лет

Номенклатура дел АГТУ,

8.2.2 Результа-ты внутренних аудитов и по-следующие действия

03.2

1 Протокол внутренних аудитов структурных подразделений

УМУ Постоянно ЭК

Номенклатура дел АГТУ, Устав СМК-СТО-01.02-2007

8.2.4 Протоко-лы испытаний (контроля, из-мерений) с ука-занием лица, санкциониро-вавшего выпуск продукции

01.5 01.5 01.5

1 Записи в дипломе и во вкладыше к дипло-му 2 Протоколы госу-дарственной экзаме-национной комиссии 3 Протоколы госу-дарственной атте-стационной комиссии

Деканат УМУ 5 лет УМУ 5 лет

Государственный образовательный стандарт; Приказ Министерства об-разования и науки от 10.03.2005 г. №65 «О порядке выда-чи документов государственного образца о высшем профессиональ-ном образовании, заполнении и хра-нении соответст-вующих бланков документов» Приказ Мини-стерства образо-вания РФ от 25.03.2003 г. № 1155 «Об утвер-ждении Положе-ния об итоговой государственной аттестации выпу-скников высших учебных




СМК-СТО-01.01-2007






заведений Рос-сийской Федера-ции; Положение АГТУ о проведе-нии государствен-ных экзаменов введённого в дей-ствие с 01.12.2005 распоряжением проректора по учебно-методической ра-боте от 01.12.2005 № 151 О проведе-нии государствен-ных экзаменов; Положение АГТУ о порядке прове-дения итоговой государственной аттестации. При-нято Учёным со-ветом АГТУ Номенклатура дел

8.3 О характере несоответствий и любых после-дующих дейст-виях, включая полученные разрешения на отклонения

03.2 03.2

1 Журнал несоответст-вий в деканатах и ди-ректоратах 2 Протоколы внутрен-них аудитов

Деканат Структурные под-разделения уни-верситета Постоянно ЭК

Номенклатура дел АГТУ СМК-СТО-01.03– 2005 СМК-СТО-01.02–2007

8.5.2 Записи ре-зультатов пред-принятых кор-ректирующих действий

03.2 1 Журнал несоответст-вий в деканатах и ди-ректоратах

Деканат, другие структурные под-разделения Постоянно

СМК-СТО-01.03– 2005




СМК-СТО-01.01-2007






8.5.3 Записи ре-зультатов пред-принятых пре-дупреждающих действий

03.2 03.2

1 Протоколы после-дующих внутренних аудитов 2 Журнал несоответ-ствий в деканатах ди-ректоратах


6.2 Присвоение и нанесение на документ идентификатора производится следую-

щим образом:

- на протоколах заседаний, совещаний (п 5.6.1 Таблицы 1) – устанавливается №

протокола, соответствующий порядковому номеру заседания, совещания.

- на зачётных и экзаменационных ведомостях (п.7.1 Таблицы 1) устанавливается

штрих-код.

Штрих-код формируется по следующему принципу, представленному в таблице 2:

Таблица 2 – Принцип формирования штрих-кода

№ листа Форма обучения

факультет курс группа Признак Экзамен/ зачёт

№ экзаме-на/ зачёта

1 позиция 1 позиция 2 позиции 1 позиция 5 позиций 1 позиция 2 позиции - на зачётных книжках (п. 7.1 Таблицы 1) устанавливается идентификационный

номер, который формируется в соответствии: «Инструкцией по заполнению документов

государственного образца и методических рекомендации к ним» а также «Инструкцией

по заполнению анкеты студента».

- идентификация прочих документов осуществляется в соответствии с докумен-

тами, регламентирующими ведение записи (Таблица1).




СМК-СТО-01.01-2007


7 РЕГИСТРАЦИЯ И СБОР ЗАПИСЕЙ ПО КАЧЕСТВУ

7.1 Формы бланков документов, содержащих записи по качеству, порядок их за-

полнения и ответственность за заполнение установлены в соответствии с документами,

регламентирующими ведение записи (Таблица 1).

7.2 Записи данных о качестве в бланки документов производятся разборчиво в

соответствующие графы форм, записи не должны допускать неоднозначного прочтения.

7.3 Подлинность и достоверность всех данных о качестве заверяется подписью с

расшифровкой фамилии лица, отвечающего за занесение данных о качестве в формы в

соответствии с требованиями документов, регламентирующих ведение записи.

7.4 Корректировка и исправление ошибок в документах, содержащих записи по

качеству, производится лицом, отвечающим за сбор данных. Каждая корректировка за-

веряется датой и подписью лица, её проводившего.

8 ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ

ЗАПИСИ ПО КАЧЕСТВУ

8.1 После заполнения форм документов и обработки данных, включая их стати-

стический анализ и обобщение, они передаются на хранение в архив подразделения.

8.2 Записи по качеству, характеризующие входные данные о студентах хранятся в

деканатах факультетов (директоратах) институтов.

8.3 Срок хранения записей по качеству в учебных подразделениях определены в

«Документированных процедурах» и в соответствии с другими документами, регламен-

тирующими ведение записи. Документы, содержащие записи по качеству, заносятся в

«Номенклатуру дел подразделения» в соответствии с требованиями СТО 01.05–2007

«Управление документами». Необходимость выделения отдельных папок для каждого

вида записей по качеству устанавливается в «Номенклатуре дел подразделения».




СМК-СТО-01.01-2007


8.4 Условия хранения документов в подразделении должны обеспечивать их со-

хранность, отсутствие повреждений и предотвращения порчи в течение всего срока

хранения

9 ПОРЯДОК ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ДОСТУПА К ДОКУМЕНТАМ,

СОДЕРЖАЩИМ ДАННЫЕ О КАЧЕСТВЕ

9.1 Документы, содержащие записи по качеству, рассылаются в соответствии с

требованиям, установленными в «Инструкции по делопроизводству».

9.2 Доступ к архивным документам, содержащим записи по качеству производит-

ся с разрешения начальника подразделения, ответственного за их хранение согласно

оформленной по установленному образцу заявке.

10 ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И ПОЛНОМОЧИЯ

Ответственность за ведение записей по качеству регламентируется положениями

о структурных подразделениях, соответствующими положениями о видах деятельности,

стандартами организации и документированными процедурами.

Ответственными за организацию разработки и введение стандарта в действие яв-

ляются руководители структурных подразделений.

Распределение ответственности и полномочий подразделений и должностных лиц

предприятия при выполнении работ и мероприятий может быть приведено в форме мат-

рицы ответственности и полномочий (Приложение Б).




СМК-СТО-01.01-2007

ПРИЛОЖЕНИЕ А

Блок-схема процесса управления записями

Начало

Выявление наличия формы заполнения


Существует?

Разработка формы

Утверждение

Да

Нет

Добавление ее в альбом форм

Регистрация и сбор данных

Идентификация записей по качеству

Статистический анализ собранных данных

Хранение

Конец

Утверждено?

Да

Нет




СМК-СТО-01.01-2007

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

Таблица 3 - Матрица ответственности и полномочий

5 Формирование входных данных для проектирования и разработки

Деканы фа-культетов

Ответственные секретари при-ёмных комис-сий; Документове-ды учебных структурных подразделений; Преподаватели

Зам. декана по учебной работе


Подразделение/ Должностное лицо Процесс, вид дея-тельности в рамках процесса

Ответственный Реализующий Соисполнители Информируемые

1 Анализ со стороны руководства

Ректор Проректоры по видам деятель-ности

Начальник УМУ; Зам. начальни-ка УМУ по ка-честву

Руководители структурных подразделений

2 Образование, под-готовка, навыки и опыт ППС

Начальник управления кадров

Инспекторы управления кадров

Заведующие кафедрами

3 Подтверждение выполнения требо-ваний в отношении производственных процессов и продук-ции

Проректор по учебной работе

Проректоры по видам деятель-ности; Начальник учебно-методического управления

Деканы фа-культетов; Члены комис-сии по качест-ву

Руководители структурных подразделений

4 Результаты анализа требований к про-дукции и вытекаю-щие из анализа дей-ствий


Зав. кафедрами Преподаватели и сотрудники кафедр




СМК-СТО-01.01-2007

Продолжение таблицы 3


Подразделение/ Должностное лицо Процесс, вид деятель-ности в рамках про-цесса


6 Результаты анализа проект и разработки и вытекающие действия

Зав. кафед-рой

Зав.кафедрой Преподава-тели

Документоведы кафедр

Ученый совет фа-культета, университета

7 О результатах вери-фикации и всех необ-ходимых действиях

Декан фа-культета

Декан фа-культета

Зав. кафедрой

8 Результаты валида-ции проекта и разра-ботки и любые необ-ходимые действия


Декан факуль-тета

9 Результаты управ-ления изменениями проекта и разработки

Председа-тель комис-сии по каче-ству

Преподава-тели ка-федр

Ответственные за качество

10 Результаты оценки поставщиков

Декан ФДП, начальник отдела МТО

Сотрудни-ки ФДП

Сотрудники ОМТО

Комиссия по каче-ству

11 Валидация процес-сов, результаты кото-рых не проверяются мониторингом


Докумен-товеды де-канатов, зав. кафед-рами

Руководитель практики АГ-ТУ

12 Идентификация продукции

Начальник общего от-дела

Докумен-товеды учебных структур-ных под-разделений

Ректор, проректо-ры по видам дея-тельности

13 Утрата, поврежде-ние или другая непри-годность собственно-сти потребителя


Докумен-товеды Учебных структур-ных под-разделений

Ректор, проректо-ры по видам дея-тельности




СМК-СТО-01.01-2007

Продолжение таблицы 3

Подразделение/ Должностное лицо Процесс, вид дея-тельности в рамках процесса



14 Эталоны, исполь-зуемые при калиб-ровке

Проректор по УР и НР

Препода-ватели ка-федр

Метролог уни-верситета

Учебные структур-ные подразделения

15 Валидация пре-дыдущих результа-тов измерений

Деканы фа-культетов, начальник НИС

Препода-ватели ка-федр

Метролог уни-верситета

Учебные структур-ные подразделения

16 Результаты ка-либровки и поверки

Начальник НИС

Метролог универси-тета

17 Результаты внут-ренних аудитов и последующих дей-ствий


Председа-тель ко-миссии по качеству

Зам. начальни-ка УМУ по ка-честву

Проверяемые струк-турные подразделе-ния

18 Свидетельство соответствия про-дукции приемочным критериям с указа-нием лиц, разре-шивших выпуск продукции

Ректор Председа-тель ГАК и ГЭК


Заинтересованные стороны

19 Характер несоот-ветствий продукции и другие действия

Ответствен-ный за каче-ство на фа-культетах

Декан Ответственные за качество на кафедрах

Зав. кафедрами, де-каны факультетов

20 Результаты кор-ректирующих дей-ствий




21 Результаты пре-дупреждающих дей-ствий







СМК-СТО-01.01-2007


ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ

Номера листов Номер измене-ния заменен-

ных новых аннулиро-

ванных

Основание для внесения изменений

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Дата введения изменения

Стандарт -01.01-2007 записями€¦ · Дата и время распечатки:...

Documents

Transcript of Стандарт -01.01-2007 записями€¦ · Дата и время распечатки:...