Post on 27-Jul-2015
1
Zarządzanie portfelem
(projektów)
czyli o poszukiwaniu wartości w
przedsiębiorstwie
Agenda
• W świecie projektów
• Wprowadzenie do portfolio management
• Procesy i metodyka
• Stworzenie portfela
• Kto i co dalej?
2
Świat projektu
Zarządzanie projektami w organizacji
Podstawowe narzędzia biurowe
(czyli MS Office:Excel do zarządzania zadaniami, Outlook do przydzielania zadań…)
Specjalizowane narzędzia do prowadzenia projektu na komputerze
Project &
Portfolio Mgt
(PPM)
Widoki globalne, analityczne, przeglądowe
Dostęp przez www
Współpraca
Zaawansowane rozwiązania PPMIntegracja z LOB
Wykorzystanie optymalizacji
W skali całego przedsiębiorstwa
Podstawowe Standardowe Racjonalne Dynamiczne
3
Historia narzędzia
0 Task Name 1984 1986 1988 1990 1992 1994 1996 1998 2000 2002 2004 2006 2008 2010 2012 2014 2016 2018 2020 2022
1The History of the Project Family
2Project Client 1 – 14 significant releases
3Project for MSDOC 1.0 – Apr 1984
4Project 1.1 – Jul 1991
5Project 0.5 – Nov 1995
6Office Project Professional 2003 – Nov 2003
7
Microsoft Office Project Professional 2007 – Nov
2006
8Project Server – 5 significant releases
9Project Central 1.0 for Navigator/IE – Apr 2000
10Project Central 2000 – May 2000
11Project Sever 2002 – Aug 2002
12Office Project Server 2007 – Nov 2003
13Microsoft Office Project Server 2007 – Nov 2006
14Portfolio Server – significant releases
15Acquired UMT Portfolio Manager 3.3 – Dec 2005
16Office Project Portfolio Server – 2006 Aug 2006
17Office Project Portfolio Server 2007 – Jan 2007
Project for MSDOS 1.0 – April 1984
Project 1.1 – July 1991
Project 95 – Nov 1995
Office Project Professional 2003 – Nov 2003
Microsoft Office Project Professional 2007 – Nov 2006
Project Central 1.0 for Navigator/IE – April 2000
Project Central 2000 – May 2000
Project Server 2002 – Aug 2002
Office Project Server 2003 – Nov 2003
Acquired UMT Portfolio Manager 3.3 – Dec 2005
Office Project Portfolio Server – 2006 Aug 2006
Office Project Portfolio Server 2007 – Jan 2007
Microsoft Office Project Server 2007 – Nov 2007
Project Portfolio
4
Project Portfolio
Project Portfolio
Do the things right Do the right things
5
Święty Graal
Zunifikowane zarządzanie portfelem projektówProces łączący wszystkie poziomy działań
Zarządzanie projektami
od szczegółu do ogółu
Zarządzanie portfelem projektów
od ogółu do szczegółu
WykonajWybierzUtwórz Zaplanuj
Priorytetyzacja portfela
Możliwości produkcyjne
Zarządzanie potrzebami
Optymalizacja portfela
Portfele raportowe
Uzasadnienie biznesowe
Harmonogramy projektów
Zarządzanie problemami i
ryzykiem
Raporowanie projektów
Pracazespołów
Raportowanie czasu pracy
Zarządzanie zasobami
6
Metodyka?
• „Podatek korporacyjny”…
• Cele strategiczne firmy i spójność strategii
• Jednolita metoda ocen i kryteria decyzji
• Proces decyzyjny w zarządzaniu
projektami – wsparcie zarządu
• Powiązanie z systemem motywacyjnym
• Definicja projektu – wspólny mianownik
• Tylko zewnętrzni konsultanci
1
Utworzenie i przygotowanie szczegółowej karty projektu (koszty, zasoby, korzyści, ryzyka, zgodność ze strategią, harmonogram)
Wybór optymalnego portfela projektów
Przekazanie wybranych projektów do realizacji
Śledzenie postępu i zarządzanie przebiegiem całości projektu. Cykliczna kontrola kondycji i zgodności portfela projektów ze strategią.
2
3
4
5
1
2
3
4
Planowanie wydajności i obciążenia, doskonalenie harmonogramu, zasobowanie, plan kosztów i realizacji
5
7
Proces adopcji rozwiązania
Wydobycie wiedzy
Spójna wizja
Zaangażowanie zarządu
Strategiczne umocowanie inicjatywy
Planowanie
Ocena i definicja procesów
Zakres i fazy wdrożenia
Szczegółowe wyzwania biznesowe
Definicja konfiguracji narzędzia
Implementacja
Wymagania sprzętowe i programowe
Instalacja narzędzi
Konfiguracja pod wymagania
Szkolenia użytkowników/analityków
Administracja i utrzymanie
Implementacja rozwiązania
Wymagania sprzętowe i programowe
Instalacja narzędzi
Konfiguracja pod wymagania
Szkolenia użytkowników/analityków
Administracja i utrzymanie
8
Planowanie wdrożenia
Zakres projektu• Struktura i fazy projektu
Schemat zarządczy • Procesy biznesowe
Karta projektu• Uzasadnienie biznesowe
WBS, harmonogramy i budżet• Specyfikacja konfiguracji
Plan komunikacji i szkoleń
Warsztat wydobywczy
• Cele biznesowe
– Definicja
– Problemy / szanse do zaadresowania
– Cele wdrożenia PPM
• Gotowość organizacji
• Planowanie ryzyk
• Zalecenia
– Strategia PPM
– Zobowiązania organizacyjne
• Jak mierzymy sukces
9
Kluczowe czynniki biznesu
Zarząd zawsze świetnie rozumie swój biznes…
RACZEJ WIZJA?
RACZEJ INICJATYWA?
TO SAMO CO WYŻEJ!
2 NA RAZ?!
NIEOSIĄGALNE
Cele i spójność strategii
Klasyfikacja i ocena celów
Powszechna znajomość
Spójna ocena
10
Dopasowanie biznesowe
Wagi projektow
11
Wsparcie decyzji
Optymalizacja portfela
22
12
Wybór i priorytetyzacja
Granica efektywności
Optymalny wybór leży na linii Granicy Efektywności:
reprezentacja wartości portfela przy najlepszym wyborze z
uwzględnieniem wybranych ograniczeń
13
Wybór wymuszonyWpływ modyfikacji optymalnego wyboru – widoczny natychmiast.
Analiza kosztów czynników
Przy wybranym portfelu inicjatyw – jaki jest rozkład kosztów na cele strategiczne?
14
Projekty w portfelu
Wykonanie
Projektowanie
Prototypy i testy rynkowe
Produkcja
Wybór
Wybór projektów
Budżetowanie i harmonogram
Akceptacja
Gromadzenie
Burze mózgów
Analiza przydatności
Informacji
Uzupełnienie
Uzasadnienie biznesowe
Analiza kosztów i korzyści
Ocena
Omówienie, obrona, ocena
Analiza portfela
POC
Definicja
Harmonogram i zespół projektowy
Prace dodatkowe
Wywiady z klientami
Analiza biznesowa
Nośniki wartości
Definicja strategii
Strategia
%
∑
$
Przykład użycia
15
Microsoft
IT
A ciąg dalszy…
Czy jesteśmy gotowi?
Ocena aktualnego poziomu dojrzałości
organizacji
Czy mamy właściwych ludzi?
Plan osiągnięcia wyższego poziomu dojrzałości
organizacji
16
Model dojrzałości
organizacji w
odniesieniu do
funkcjonalności
narzędzia
Jak spróbować?
Czyli chwila dla sponsorów
Bezpłatna wersja próbna Office 365
I do niej dołączamy Project Onlinehttp://products.office.com/pl-pl/nonprofit/office-365-nonprofit-plans-and-pricing
17
Potrzebne kompetencje
• Analityk biznesowy
• Eksperci dziedzinowi - MS EPM
• Informatycy
• Trenerzy / szkoleniowcy
• Programiści
• Testerzy
Usługi Microsoft Office 365
www.office365.com SaaS/Software As A Service
18
Zarządzanie zadaniami
Współpraca
przy projekcie
Zarządzanie Projektem
i Portfelem
Poziom złożoności
Osiągnięcie najwyższej jakości Zarządzania
Projektem i Portfelem
Harmonogramy i analiza
Przejrzystość i kontrola