Zaman Yönetimi ve Yönetim Fonksiyonları

ile İlişkisi

A.Murat DEMİRBurak YAKARÖZKAN

S.Onur KASAP

Zaman nedir

Zaman;

Yerine konması,

geri döndürülmesi,

yenilenmesi,

depolanması,

satın alınması

mümkün olmayan bir kaynaktır.

Neden Zaman Yönetimi

Çünkü üretim ve tüketim kaynağı olarak görülen ve kıt kaynakolan zamanın yönetilmesi önemli bir sorundur.

Bu nedenle zamanı belirli bir hedef ve amaç doğrultusundaplanlayarak kullanmak ve her saati, her dakikayı değerlendirmekgerekmektedir.

Zaman Tuzakları

1)Yönetim Fonksiyonları Açısından•Planlama•Örgütleme•Yöneltme•Koordinasyon•Denetim

2)Kişisel Kaynaklı Zaman tuzakları•Öncelikler•Erteleme

3)Çevrenin Neden Olduğu Zaman Tuzakları

Beklenmeyen ziyaretçiler

Toplantılar, toplantılar…(Gündemsiz ve Verimsiz)

“Hayır” diyememek (Açık kapı politikası)

İletişim bozukluğu

Plansızlık

Gereksiz telefon görüşmeleri

Önceliklerin yokluğu

Dağınıklık – düzensizlik

Kararsızlık – ertelemecilik

Kendini gereğinden fazla işe adamak

Acelecilik

Verimsiz okuma

Rutin ve gereksiz işler

Yetki verememek

Günün yüzde 20’sini açık bırakmak

Zamanı aşırı yüklememek

İşler için harcanan zamanı kaydetmek

Zaman sınırı koymak

Saate bağlı olmak

Benzer işleri birleştirmek

Hızlı okumayı öğrenmek

Zor işleri önce yapmak

Zevkli işleri sona bırakmak

İşleri standartlaştırmak

Gelen evrakı elemek, önceliklendirmek

Dosyalama sistemi geliştirmek

Çöp tenekesini kullanmak

Tarihlendirilmiş takip dosyası tutmak

Masanızın üstünü temiz ve düzenli tutmak

Fazla mesaiye karşı çıkmak

Evrak çantasını işte bırakmak

Her gün sakin bir saat ayırmak

Ekip çalışması yapmak

Yöneticilere tam, net, doğru ve sözlü rapor vermek

İşleri yaparken öncelikleri belirlemek

Yetki ve sorumluluk devretmek

Vadeli işlerin listesini çıkarmak

Hızlı iş temposuna ayak uydurmak

Bitiş tarihleri belirleyip duyurmak

Gelişmeleri gözden geçirme toplantıları yapmak

Faaliyetler ve işlem sırası listesi oluşturmak

Çalışırken “erişilememek”

Telefonları ertelemek

Ziyaretçileri randevuyla kabul etmek

Meşgul olduğunuzu açıklıkla söylemek

Ziyaretlerin bir amaca hizmet etmesini sağlamak

Proje denetim çizelgeleri geliştirmek ve kullanmak

Toplantı ve ziyaretleri bitirmeyi öğrenmek

Zaman Yönetimi Tablosu

IACİL

ÖNEMLİ

IIÖNEMLİ

ACİL OLMAYAN

IIIACİL

ÖNEMSİZ

IVÖNEMSİZ

ACİL OLMAYAN

İşin büyük olması

Karar verememek

Riske girme ihtimali düşüncesi

Kişinin kendini enerjik hissetmemesi

Mevcut işin bitirilmemiş olması

Zamanı İyi Kullanma Yolları

Zamanın İyi Kullanılmasının Kuralları

Toplantı Yönetimi

Toplantılar “teşhis” için yapılmazTüm katılımcılar toplantıdan bir

sonuç ile ayrılmalıdır ve

“bir sonraki adım”ı düşünmelidir.

Her toplantının bir amacı olmalıdır

Her toplantı bir maliyet oluşturmaktadır. Kendinize mutlaka sorun;Bu toplantı bir

katma değer Oluşturacak mı?

Toplantı Gündemi

1. Konulara göre detaylandırılmış bir gündem oluşturmak

2. Toplantı gündeminin önceden

yayınlanması.

3. Tüm katılımcıların önceden hazırlanmasını

sağlamak4. Zamana uymak

– Tartışma konularının belirlenmesi– Konuların paylaşılması– Her konu için zaman belirlenmesi

Zaman

1. Toplantının belirlenen zamanda başlayacağını

duyurun2. Toplantı duyurusunu outlook’dan gerçekleştirin.

3. Toplantının zamanında başlamasını sağlayın4. Geç kalan kişilere gösterdiğiniz hoşgörü grubun standart davranış oluşturmasına neden olabilir.

Konular

Toplantı konusunun dışına çıkmayınToplantı dışı konuları engelleyin

Her bir konuyu

Ayrı ayrıEle alın

zaman sınırını unutmayın!

Hedefler

1. Hedeflerin tanımlanması ve toplantı öncesinde varsa diğer yazılı dökümanlar ile birlikte dağıtılması.

2. Katılımcı sayısının minimumu seviyede olması – Yolculara ihtiyacınız yok! sadece orada bulunması gereken ve ihtiyaç duyulan katılımcıların bulunmasını sağlayın.

3. Dökümanların minumum seviyede çoğaltılması

Toplantıyı yönetmek

1. Ortak Temel Kültürü bulun

2. Beklentileri saptayın

3. Toplantı sırasında notların alınması gerekiyorsa

Aksiyon Planını oluşturun

Toplantıyı yönetirken sakın gergin olmayın

Toplantı Sonrası

Aksiyon planının tüm katılımcılar ile

paylaşılması Gerekiyorsa aksiyonların

• Katılamayanlara• İlgili kişilere iletilmesi

Toplantıda alınan aksiyonların takibi

Verimli bir toplantı için basit kurallar

1. Herşey zaman ile ilgili

2. Her toplantının bir hedefi olmalı

3. Toplantıya Yolcu almayın

4. Toplantı zaman planlamasını unutmayın

Başarı ≠ harcanan zaman

Başarı = eldeki sonuçlar

( Verimlilik)

X

Bize zaman ayırdığınız için teşekkürler.

Kaynaklar1)İşletmelerde Yönetim ve Organizasyon -İsmail Efil2)Orhan Holding Zaman Yönetimi Sunumu

Zamanın çoğu saatler değil, dakikalar halinde boşa harcanır. Dibinde ufak bir delik bulunan bir kova da kasten boşaltılmış bir kova kadar boştur.

Paul J. Meyer