xoBlosを活用することでシェアードサービスの決め手となる生産性と品質の向上を実現

導入事例

ヤクルトサポートビジネス株式会社 様

ヤクルトサポートビジネス（以下、YSB）が設立されたのは2009年10月26日。東日本地区のヤクルトの販売会社の業務委託を中心に事業を展開してきた。事業のメインとなるのは請求書の発行代行業務だ。現在、ヤクルトの他の子会社を含む11社の業務を受託し、請求書の発行先は月間3万3000件にも及ぶ。YSBでは、今でこそ、効率よく業務を進められるようになっているが、創業当時は、業務の特殊性に悩まされていた。

代表取締役の荒川博之氏は「請求書の発行業務が集中する月末月初は残業続き。管理部門以外の全社員で対応しても間に合わない状態でした。しかも時間に追われているため、ミスやトラブルも発生しがち。できて当たり前の報われない仕事に苦しんでいました」と振り返る。

その原因となっていたのが、客先ごとに異なる請求書のフォーマットへの対応である。請求書の発行業務は、販売会社各社がヤクルト本社が開発した「YNS（Yakult Network System」に売上データを入力し、それをYSBが出力して客先に郵送するという流れが基本になる。「請求書が標準仕様で良ければ、この流れで問題はありませんが、現実は大きく違いました。客先ごとに請求書が異なるために、基幹システムから請求の生データを引き出し、エクセルシートに手で移し替えるという作業が発生していたんです。その数は数百通りにも上る。いくら残業しても追いつきませんでした」（荒川氏）。基幹システムの帳票出力システムの導入なども経験してきた荒川氏にとって、「YSBの身の丈にあったソリューションがあるはず」と対応策を探す日々が続いた。

できて当たり前のプレッシャーと月末月初の終わりのない残業

仕様の異なる請求書と膨大な帳票パターンとの闘い

ヤクルトサポートビジネス株式会社代表取締役社長 荒川 博之 氏

膨大な帳票パターンもxoBlosで自動化することで顧客別にすっきり管理されている

販売会社の請求書発行や売上・販売管理の業務委託などシェアードサービスを展開する。現在、ヤクルトの他の子会社を含む11社の業務を受託し、請求書の発行先は月間3万3000件にも及ぶ。

ヤクルトサポートビジネス株式会社課長 駒井 孝行 氏

導入事例

こうした中で人の紹介で偶然知ったのがxoBlosだった。「帳票出力システムともイメージが近い。価格もリーズナブル」と荒川氏は早速、xoBlos Pro（PC版）導入に踏み切る。同時に「相当の数の帳票フォームが必要になる」と考えて社内で開発体制を構築すべく、専任担当者をアサインすることにした。

悩んでいた時に、知り合ったのが現在課長を務める駒井孝行氏だった。法政大学ラグビー部の監督経験者の経歴を持つ駒井氏、それ以前はヤクルトの販売会社で「YNS」の運用を担当していた。「彼ならこの難問をクリア出来るかもしれない」。荒川氏は自分の直感をもう一度信じて駒井氏をスカウトした。この２つの出会いにより加速度的に業務改善が進んでいった。

プログラミングの経験もない専任チームメンバーだったが、駒井氏は粘り強く教え続けた。そして彼らは見事にxoBlos開発者として成長した。駒井氏は彼らに卒業証書を手渡し、各チームに落下傘部隊として配置する。xoBlosを社内に広げる核が出来上がったのだ。荒川氏は「このあたりからxoBlosの開発のペースが格段に上がりました」と話す。

xoBlos伝道師チームはその後も毎月定期的にミーティングを開いた。彼らは伝道師として「xoBlosを広げるためにどこ

どな」かのるいてし示を応反なんどはなんみ「」かのな題問が現状を共有し、課題解決のための議論を重ねていった。

xoBlosは業務になくてはならない存在になった。駒井氏は「定番として作ったものが300パターンから400パターンあり、それをメンテナンスしながら、新規の開発を行うという流れが定着しています」と話す。荒川氏も「月末月初のプレッシャーはまったく取り除かれ、取引先からの信頼も高まりました。さらに副次的な効果として残業時間も激減したのです」と評価する。仕事の処理量が増える中、社員数は変わらずに、残業時間は月180時間も減った。「受託している請求書や報告書はほぼxoBlosに移行し終えました。これからは各取引先の業務にもっと踏み込んで多様なサービスを提供していきたい」と荒川氏は、今後シェアードサービスを提供する会社としての体制をさらに強化していくという。「そのためには生産性と品質の向上が欠かせません。xoBlosはそれを可能にする強力な武器なんです」と荒川氏。今後の同社の発展にも、xoBlosがますます大きな役割を担うことになる。

xoBlosと専任担当者との”2つの出会い”

xoBlos伝道師チームの立ち上げ

そしてxoBlosは業務になくてはならない存在に

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xoBlos Corabo(サーバー版)に『移行してから処理スピードが上がった』と須藤さん

xoBlos 伝道師チームの皆さん（左から）永井さん、須藤さん、大谷さん、駒井さん、鶴岡さん