Post on 05-Jul-2020
Hét systeem voor elektronisch aanbesteden
Visie 2017 - 2022
Februari 2017
1
Inhoud
1. Introductie ................................................................................................................................... 3
Doel ................................................................................................................................................ 3
Voor wie?...................................................................................................................................... 3
Referenties .................................................................................................................................. 5
Voorbehoud ................................................................................................................................. 5
Leeswijzer .................................................................................................................................... 5
2. Terugblik op 2013-2017 ........................................................................................................ 6
3. Waar staan we nu? .................................................................................................................. 7
Functionele beschrijving van het systeem ...................................................................... 7
Principes van het basissysteem .......................................................................................... 8
Belangrijkste stakeholders en gebruikers ....................................................................... 9
Gebruikersaantallen en capaciteit ...................................................................................... 9
Bewaarplicht ............................................................................................................................. 10
Bekende functionele knelpunten ....................................................................................... 10
4. Waar gaan we naar toe? ...................................................................................................... 11
Beleid & wetgeving ................................................................................................................. 11
Budget ......................................................................................................................................... 12
Groeiscenario's ......................................................................................................................... 12
Gebruikersbeleving................................................................................................................. 13
Functionele veranderingen .................................................................................................. 14
Technische veranderingen ................................................................................................... 14
Koppelingen met andere systemen ................................................................................. 15
Gemeenschappelijke overheidscomponenten (EZ & eOverheid) ......................... 16
Omgaan met data ................................................................................................................... 16
Beheer van het systeem ...................................................................................................... 16
2
5. Conclusie: kaders/keuzes .................................................................................................... 18
1. Robuustheid ...................................................................................................................... 18
2. Gebruiker ........................................................................................................................... 18
3. Omgeving........................................................................................................................... 18
Bijlage 1: Details kwantiteiten document ............................................................................. 19
3
1. Introductie
Het ministerie van Economische Zaken stelt zich op het standpunt dat alle
functionaliteiten van TenderNed in hun geheel bezien bijdragen tot het behalen van de
doelstellingen van algemeen belang. Deze doelstellingen van algemeen belang zijn het
beginsel van gelijke behandeling, het transparantiebeginsel en de effectieve werking van
de EU- en Nederlandse aanbestedingsregels. Het ministerie van Economische Zaken is
van mening dat de bouw, het beheer en de operationele activiteiten van TenderNed
gekwalificeerd moeten worden als niet-economische diensten van algemeen belang en de
uitoefening van bevoegdheden van openbaar gezag. De Europese Commissie heeft dit
bevestigd in zijn besluit van 18 december 2014 (SA.34646 (2014/NN)).
Doel
Dit document beschrijft de visie op de ontwikkelingen van het systeem TenderNed voor
de periode 2017 tot en met 2022. Dit vormt het ontwikkelplan voor de komende vijf jaar.
Deze visie geeft antwoord op vragen als: - Hoe ziet de omgeving van TenderNed er in de toekomst uit? - Wat willen we als organisatie tegen die tijd bereikt hebben? - Hoe gaan we dat bereiken?
Een visie is onontbeerlijk voor het behandelen, prioriteren en doorvoeren van concrete
wijzigingsverzoeken, evenals het actueel houden van de architectuur van TenderNed.
Voor wie?
De visie is geschreven voor alle stakeholders van TenderNed. In de eerste plaats voor
gebruikers om hen inzicht de geven in toekomstige ontwikkelingen. Maar ook voor
beleidsmakers, koppelpartners en andere belanghebbenden om hun eigen ontwikkelingen
af te kunnen stemmen op die van TenderNed.
Het is belangrijk ook de beheerders (zowel functioneel als technisch) aan het woord te
laten. Zij hebben vaak goed zicht op de functionele behoeften van TenderNed. En zij zijn
degenen die de wijzigingen moeten doorvoeren. Draagvlak voor de visie bij beheer is een
noodzakelijke voorwaarde voor goed en efficiënt beheer.
Stakeholders Beïnvloedt Interview Stemt
in
Stelt
vast
Gebruikers
Gebruikers (expertgroep) X X X
Gebruikers (klankbordgroep) X X
Geïnteresseerden in data (ACM,
Universiteiten, BZK)
X X
Koppelpartners
T-Senders X
Publication Office (TED) X
Strategisch beraad eHerkenning X
SMS provider X
KvK gegevens provider (web services ?) X
4
Beleid
Directie Mededinging & Consumenten X X X
DG Growth (Europese Commissie) X
Directie Regeldruk & ICT X X X
CIO EZ X X X
DigiCommissaris X
Beheerders
DICTU X X X
RVO (PIANOo) X X X X
Peers
OpenPEPPOL X
eSENS eTendering pilot X
Beïnvloed = de ontwikkelingen van en bij deze stakeholders hebben invloed op het
vijfjarenplan TenderNed.
Interview = de ontwikkelingen van en bij deze stakeholders hebben invloed op het
vijfjarenplan TenderNed. Om dit beter onder de aandacht te brengen mogen deze
stakeholders hun visie op het vijfjarenplan TenderNed delen door middel van een
interview.
Stemt in = de instemming van deze stakeholders is belangrijk voor de acceptatie van het
vijfjarenplan.
Vaststellen = het vijfjarenplan is ter goedkeuring aan deze stakeholder voorgelegd.
Het proces voor het opstellen van de visie volgt 9 stappen:
- Stap 1 – Het Change Advisory Board (CAB) van TenderNed bepaalt welke
stakeholders relevant zijn voor het opstellen van de volgende vijfjarenplan
TenderNed.
- Stap 2 – De informatiemanager TenderNed schrijft de eerste versie van het
vijfjarenplan (v0.1) gebaseerd op de ontwikkelingen bij alle stakeholders (Beïnvloed).
Het CAB bespreekt deze versie.
- Stap 3 – De informatiemanager maakt een rondje langs de velden en legt de eerste
versie voor aan de belangrijkste stakeholders (Interview).
- Stap 4 – De informatiemanager verwerkt de wensen en eisen van de belangrijkste
stakeholders in een nieuwe versie (v0.3). Het CAB bespreekt deze versie.
- Stap 5 – De informatiemanager legt de nieuwe versie ter consultatie voor aan
relevante stakeholders. Stakeholders leveren hun commentaar schriftelijk aan.
- Stap 6 – Het CAB bespreekt alle schriftelijk ontvangen commentaar. Het CAB besluit
het commentaar te honoreren of af te wijzen. De informatiemanager verwerkt het
schriftelijke commentaar van alle relevante stakeholders in een nieuwe versie (v0.5).
- Stap 7 – De informatiemanager biedt versie 0.5 aan het managementteam van
PIANOo. Het hoofd TenderNed bespreekt deze versie van het vijfjarenplan met
medebeheerder DICTU.
5
- Stap 8 – Het hoofd TenderNed verwerkt eventuele opmerkingen van medebeheerder
in een nieuwe versie van het vijfjarenplan (v0.7).
- Stap 9 – Na akkoord wijzigt de informatiemanager het vijfjarenplan in versie 1.0 –
definitief
Referenties
Bij het beschrijven van de visie zijn de volgende documenten gebruikt:
- Digitale agenda - Vernieuwen, vertrouwen, versnellen. Rapport over verdere
digitalisering van de Nederlandse economie.
- Visie TenderNed 2013 – 2017
- e-Procurement Golden Book of Good Practice - Final Report ()
- The e-TEG report Part I: High-Level Report ()
Voorbehoud
Bij het opstellen van een visie is het verleidelijk je te laten leiden door grote ambities en
mooie vergezichten. Echter, realisme is geboden. De ervaringen van de laatste vijf jaar
(zie hoofdstuk 2) leren dat we het merendeel van onze tijd bezig zijn de absoluut
noodzakelijke wijzigingen door te voeren.
Aan deze visie op TenderNed kunnen geen rechten worden ontleend.
Leeswijzer
Na een terug blik op de vorige visie beschrijft dit document als eerste de huidige situatie.
Wat zijn de mogelijkheden van het systeem? Wat zijn de huidige ontwerp principes? Wie
zijn de belangrijkste stakeholders? Wat zijn de gebruikte technieken? Wat zijn de huidige
capaciteitscijfers? En wat zijn de problemen die we nu kennen?
Vervolgens beschrijft dit document de verwachte ontwikkelingen. Wat komt er
beleidsmatig op TenderNed af? Hoe zal de groei verlopen? Wat zijn de verwachtingen van
de gebruikers? Welke technische vernieuwingen liggen op het pad? Welke interfaces zijn
beschikbaar? Hoe wordt aangekeken tegen gebruik van TenderNed data? Wat zijn de
verwachtingen van de beheerder(s)?
Ten slotte worden in het laatste hoofdstuk de keuzes gepresenteerd. Deze keuzes
vormen de kaders voor de komende vijf jaar. Alle wijzigingsverzoeken zullen op basis
hiervan gewogen worden.
6
2. Terugblik op 2013-2017
De visie 2013-2017 bestond uit vier pijlers: TenderNed als basissysteem, TenderNed en
de eOverheid, TenderNed en Europa en TenderNed als onderdeel van de inkoopketen.
TenderNed als basissysteem
Binnen de eerste pijler is TenderNed als basissysteem geconsolideerd, verstevigd en
gegroeid. In de afgelopen vijf jaar zijn alleen (gebruikers)wijzigingen op bestaande
functionaliteit gerealiseerd. Zo zijn tot twee keer toe nieuwe versies van de
aankondigingsformulieren geïmplementeerd. Verder is veel tijd en moeite besteed om de
onderhoudbaarheid van het systeem te verbeteren.
TenderNed en de eOverheid
Voor de tweede pijler is TenderNed aangevuld met een koppelvlak1 voor systemen die
eveneens aankondigingen genereren. Deze systemen, ook wel Tsender genoemd, kunnen
een aankondiging naar het aankondigingenplatform van TenderNed sturen voor
publicatie. Verder zijn voorzieningen voor authenticatie van bedrijven gerealiseerd.
eHerkenning2 is als inlogmechanisme voor bedrijven verplicht gesteld. Het
ondernemingsdossier3, een ander generiek eOverheidsbouwsteen voor bedrijven, is
succesvol gekoppeld aan TenderNed. Onderzoek heeft uitgewezen dat gebruikers van
TenderNed niet altijd de meerwaarde van de eOverheidsbouwstenen ervaren.
eHerkenning heeft geleid tot een grote stijging van meldingen bij de servicedesk en het
Ondernemingsdossier is slechts acht keer in twee jaar tijd gebruikt.
TenderNed en Europa
Voor de derde pijler heeft TenderNed een leidende rol gespeeld in een aantal Europese
projecten. In de CEN/BII werkgroep zijn aanbestedingsstandaarden ontwikkeld om
gegevens uit te wisselen. In het eSENS project heeft TenderNed een module4 ontwikkeld
om aan te sluiten op het Europese netwerk voor aanbesteden (OpenPEPPOL)
TenderNed als onderdeel van de inkoopketen
Voor de vierde pijler zijn geen koppelvlakken met andere fasen uit de inkoopketen
ontwikkeld. De focus van alle ontwikkelingen lag op het aanbestedingsproces zelf en niet
op interfaces voor en na het traject.
1[A1] Een centraal platform voor alle aankondigingen van overheidsopdrachten uit Visie 2012-2017.
2[A6] Eén authenticatie voorziening voor bedrijven uit Visie 2012-2017.
3[A7] Elektronisch dossier voor bedrijfsgegevens uit Visie 2012-2017.
4[B3] TenderNed Access point uit Visie 2012-2017.
7
3. Waar staan we nu?
Functionele beschrijving van het systeem Met TenderNed als basissysteem voor de pre-gunningsfase kunnen alle aanbestedende
diensten en ondernemers in Nederland elektronisch aanbesteden. Het systeem biedt aan
aanbestedende diensten de mogelijkheid hun gehele aanbestedingsproces elektronisch te
doorlopen en aan ondernemers de mogelijkheid elektronisch op een aanbesteding in te
schrijven. Hier volgt een puntsgewijze beschrijving van de mogelijkheden van het
basissysteem:
- Gebruikers kunnen zich registreren, hun instellingen beheren en een interesseprofiel
voor de attenderingsservice via e-mail opstellen.
- Aanbestedende diensten kunnen hun organisatie registeren, hun gegevens en
contactpunten beheren, een bibliotheek met documenten, eisen en criteria beheren en
andere gebruikers autoriseren voor hun organisatie om namens hun organisatie in
TenderNed te werken.
- Ondernemers kunnen hun bedrijf registeren, hun gegevens en vestigingen beheren,
hun bedrijfsdossier met documenten beheren en andere gebruikers autoriseren om
namens hun organisatie in TenderNed te werken.
- Aanbestedende diensten kunnen – eventueel in combinatie met andere aanbestedende
diensten – ten behoeve van een aanbesteding een aanbestedingsdossier aanleggen
met daarin hun opdrachtgevergegevens, beschrijving van de opdracht, eventueel
beschrijving van percelen, beschrijving van de aanbestedingsprocedure en termijnen,
alle eisen, selectie- en gunningscriteria en alle bijbehorende documenten.
- Aanbestedende diensten kunnen (voor)aankondigingen, rectificaties en
aankondigingen van gegunde opdrachten – inclusief bijbehorende documenten –
nationaal en Europees publiceren.
- Aanbestedende diensten kunnen onderhandse procedures via TenderNed (digitaal)
doorlopen.
- Service providers die eveneens aankondigingen genereren (Tsenders) kunnen die via
een interface op het TenderNed aankondigingenplatform laten publiceren.
Ondernemers kunnen via een link op het aankondigingenplatform de rest van het
aanbestedingsproces bij de Tsender doorlopen.
- Ondernemers kunnen op alle Nederlandse (voor)aankondigingen, rectificaties en
aankondigingen van gegunde opdrachten – inclusief bijbehorende documenten –
geattendeerd worden en deze inzien op het aankondigingenplatform.
- Ondernemers kunnen over aanbestedingen vragen stellen aan de aanbestedende
dienst. Aanbestedende diensten kunnen deze vragen beantwoorden en direct
publiceren.
- Ondernemers kunnen bewijzen verzamelen op de gevraagde eisen, selectie- en
gunningscriteria. Ondernemers worden hierbij ondersteund door hun bedrijfsdossier.
8
- Ondernemers kunnen eenvoudig het Uniform Europees Aanbestedingsdocument
aanmaken en indienen.
- Ondernemers kunnen zich aanmelden voor en inschrijven op aanbestedingen.
- Alle aanmeldingen en inschrijvingen worden opgeslagen in een elektronische kluis, die
alleen na het verstrijken van een termijn door twee ingelogde medewerkers van de
aanbestedende dienst kan worden geopend.
- Aanbestedende diensten kunnen de aanmeldingen inzien na het openen van de kluis,
de ondernemingen selecteren op basis van de geleverde informatie en ze uitnodigen
om op de aanbesteding in te schrijven.
- Aanbestedende diensten kunnen de inschrijvingen inzien na het openen van de kluis,
deze beoordelen op basis van het geleverde bewijs en de opdracht gunnen aan de
beste inschrijver.
- Tijdens de aanbesteding kan de aanbestedende dienst berichten versturen aan één of
meerdere betrokken ondernemers, die op hun beurt weer berichten kunnen sturen
naar de aanbestedende dienst.
- Aanbestedende diensten en ondernemers kunnen periodieke rapportages genereren
over hun aanbesteding of deelname aan een aanbesteding.
- Ondernemers moeten zichzelf met behulp van eHerkenning registreren en inloggen op
TenderNed.
- Ondernemers kunnen een ondernemingsdossier aanleggen en daaruit documenten
toevoegen aan hun aanmelding/inschrijving op TenderNed.
- Geïnteresseerden kunnen – rekening houdend met de Wet Bescherming
Persoonsgegevens – de data van alle openbare aankondigingen in Excel formaat
downloaden.
- Aanbestedende diensten kunnen alle data van de aanbesteding archiveren.
Principes van het basissysteem
Volgens artikel 4.13 en 4.14 van de Aanbestedingswet 2012 draagt de Minister van
Economische Zaken zorg voor de inrichting, het in stand houden, de werking en de
beveiliging van een elektronisch systeem voor aanbestedingen, waarmee kan worden
aangekondigd, gegevens kunnen worden verzameld met het oog op het vervullen van de
statistiekverplichtingen en gegevens worden verzameld ten behoeve van verslaglegging
aan de beide Kamers van de Staten-Generaal. Dit systeem is TenderNed.
In de memorie van toelichting op de Aanbestedingswet 2012 wordt TenderNed het
basissysteem voor aanbesteden genoemd. Om elektronisch aanbesteden te faciliteren
heeft het Ministerie van Economische Zaken de afgelopen jaren TenderNed ontwikkeld
en, vooruitlopend op de verplichting tot elektronisch aanbesteden, is TenderNed zodanig
ingericht dat het kan functioneren als basissysteem voor elektronisch aanbesteden. Het
basissysteem bestaat uit de publicatiemodule, de inschrijfmodule inclusief het digitale
bedrijfsdossier en de helpfunctie met handleiding. Naast TenderNed is ook een aantal
private aanbestedingsplatforms actief die een koppeling hebben met TenderNed om de
verplichte publicatie te verzorgen.
9
Uit hoofde van de publieke taak worden op TenderNed data met betrekking tot
aanbestedingen gepubliceerd. Hiermee wordt transparantie geboden en is TenderNed dé
plek waar ondernemers gratis relevante informatie vinden over openbare
aanbestedingen. TenderNed is de website waar ondernemers laagdrempelig, eenvoudig
en effectief kunnen zoeken naar relevante aanbestedingen en kunnen deelnemen aan
digitale aanbestedingen.
Belangrijkste stakeholders en gebruikers
TenderNed is er voor haar gebruikers; de aanbestedende diensten en ondernemers die
gezamenlijk het publieke inkooptraject efficiënt, transparant en objectief willen
doorlopen. Gebruikers worden vertegenwoordigd door belangengroepen, zoals VNO-
NCW, IPO, UvW en VNG. In dit verband vertegenwoordigd BZK de inkopers van het Rijk.
Onze gebruikers maken eveneens gebruik van andere systemen in het inkoopproces.
Daarmee zijn onze koppelpartners (Tsenders) belangrijke stakeholders.
Een ander, evenzo belangrijke stakeholder, zijn de beheerders van TenderNed.
Directoraat Generaal Energie Telecom en Mededinging (ETM), directie Mededinging en
Consument (MC) als opdrachtgever en belangrijkste financier. RVO,PIANOo als eigenaar
en functioneel beheerder en DICTU als technisch en applicatiebeheerder. CIO-office EZ
houdt zich bezig met het Informatiebeleid bij EZ.
Een derde categorie is beleid. E-aanbesteden heeft als neveneffect meer competitie. Dit
brengt beleidsmakers op nationaal niveau (DG ETM, directie MC) en op Europese (DG
Growth) niveau in beeld. TenderNed is onderdeel van de Nederlandse eOverheid,
daarmee is ook Directoraat Generaal Bedrijfsleven & Innovatie (B&I), directie Regedruk
en ICT (R&ICT) een stakeholder.
Gebruikersaantallen en capaciteit
TenderNed wordt volop gebruikt en is voor vele inkopers het dagelijkse systeem
waarmee ze werken. De applicatie wordt per jaar meer en intensiever gebruikt.
Onderstaande matrix met gebruikersaantallen geeft de toename aan:
10
Bewaarplicht
De oudste aankondiging dateert van 3 december 2010, dat is bijna zes jaar geleden. De
bezwaartermijn van zeven jaar loopt voor de eerste aankondigingen af. Voor de
werkbaarheid van het aankondigingenplatform en de performance van het systeem zal
onderzocht worden of oude publicaties kunnen worden gearchiveerd en logisch worden
verwijderd.
Bekende functionele knelpunten
Alvorens te kijken naar wat er op TenderNed afkomt, is het verstandig eerst op te
noemen welke problemen er op dit moment zijn in het systeem. Op 1 januari 2017
stonden 250 verzoeken tot wijzigingen (VTW’s) open. Hieronder worden de drie grootste
knelpunten beschreven.
Storingen bij piekbelasting.
Bij veel kluissluitingen op hetzelfde moment vormt het aantal tegelijk inschrijvende
ondernemers een steeds groter wordend probleem. In het spreiden van drukte is
spreiden van pieken altijd een goed idee . Dus iedere inschrijving wordt niet direct in de
kluis gedaan, alleen de unieke hashwaarde, en de inschrijving wordt in een queue
geplaatst. Echter dit moet dan het enige mechanisme worden en functioneel veel
uitgebreider dan de huidige TN-1143. De queue wordt dan een scheduling mechanisme
die ook real time inzicht kan geven voor bijvoorbeeld de aanbestedende dienst wanneer
de kluis wel open kan gaan. En zelfs prioritering op volume (eerst de inschrijvingen
zonder percelen en dan die daarna). Dit biedt een instrument om deze piek bij verplicht
inschrijven effectief te beheren en ook realtime feedback te geven (aanbestedende dienst
informeren dat er nog 3 inschrijvingen in de queue staan). In de toekomst zouden dan de
resources dynamisch op basis van de queuegrootte kunnen worden geschaald, zodat er
op ieder moment weer een near-realtime situatie ontstaat.
Autorisatiemodel.
Bij het ontwerp van het autorisatiemodel is ooit bedacht dat een gebruiker éénmalig een
gebruikersaccount maakt en deze meeneemt van de ene naar de andere onderneming of
aanbestedende dienst. Helaas is de werkelijkheid weerbarstiger. De invoeren van
eHerkenning heeft het nog complexer gemaakt. Bij indiensttreding bij een andere
werkgever maakt de gebruiker een nieuw account aan in plaats van zijn huidige te
gebruiken. Gevolg: veel dubbele records en overhead. Hetzelfde geldt voor het
toekennen van rollen aan gebruikers. Rollen worden nu op organisatieniveau toegekend
aan gebruikers. De wens bij - voornamelijk grote - organisaties is dat dit op
aanbestedingsniveau kan. Gebruiker X moet in aanbesteding één procesleider kunnen
zijn en in aanbesteding twee teamlid. Met het huidige autorisatiemodel is dit niet
mogelijk.
Verouderde technische componenten
TenderNed bestaat uit een aantal technische componenten die periodiek een upgrade
ondergaan. Het is van belang dat deze upgrades eveneens in TenderNed worden
doorgevoerd, dat heet life cycle management op de technische componenten. In de
afgelopen jaren heeft TenderNed een achterstand opgelopen in bijna alle software
componenten. Deze achterstand in combinatie met verouderde technologie is risicovol.
11
4. Waar gaan we naar toe?
Beleid & wetgeving
De Europese aanbestedingsrichtlijnen uit 2014 hebben geleid tot een gewijzigde versie
van de Aanbestedingswet 2012, die inging op 1 juli 2016. De komende jaren zijn geen
grote wijzigingen te verwachten in de Aanbestedingswet 2012. TenderNed zal de
komende jaren nodig hebben om alle wijzingen uit de huidige wet in te voeren.
Een belangrijk element uit de Aanbestedingswet 2012 is elektronische communicatie,
waaronder het verplicht elektronisch indienen van de inschrijving. Dit zal per 1 juli 2017
in Nederland verplicht zijn. Momenteel wordt 82% van alle inschrijvingen digitaal
ingediend. De verplichting zal vermoedelijk leiden tot een groei van het aantal
gebruikers, aanbestedingen (Europees én Nationaal) en offertes.
Beleidsmatig is het aanbestedingsdomein wel in beweging en kunnen we de komende
jaren het volgende verwachten:
- Het ‘eenmalig opdragen’ principe. Het gebruik van e-Certis5 (een tool voor het
opzoeken van bewijsmiddelen ten behoeve van uitsluitingsgronden en
geschiktheidseisen) en de ESPD (Uniform Europees Aanbestedingsdocumen, UEA) is
opgenomen in de Europese richtlijn (2014/24/EU). Deze middelen zijn het begin van
het ‘eenmalig opvragen’ principe. Uiteindelijk ambieert de overheid geen informatie
op te vragen die zij zelf reeds in haar bezit heeft of waarvan de ondernemer de
overheid machtigt het bewijs zelfstandig op te vragen. Naar verwachting zal de
komende vijf jaar beleidsmatig veel aandacht aan dit principe worden geschonken.
- De Europese aankondigingsformulieren zullen een nieuwe revisieslag ondergaan. Er
wordt gedacht aan een drastische uniformering. Het is de ambitie de nieuwe
formulieren te baseren op Europese standaarden (CEN/TC440 en UBL2.2)
- In 2015 is het wetsvoorstel dat strekt tot uitvoering van de EU-verordening over het
grensoverschrijdend gebruik van elektronische identificatiemiddelen en
vertrouwensdiensten tussen de lidstaten van de Europese Unie (eIDAS, (EU) Nr.
910/20146) gepubliceerd. De komende jaren wordt een centrale Nederlandse eIDAS-
voorziening gebouwd. Naar verwachting zal dit effect hebben op het gebruik van
authenticatie en ondertekening in TenderNed.
- De Europese richtlijn biedt ruimte aan de commissie om Europese
aanbestedingsstandaarden7 voor te schrijven. Resultaten van projecten als PEPPOL en
eSENS worden opgenomen in de CEF. Er is Europese subsidie beschikbaar om
standaarden te implementeren. Hieruit blijkt een van de prioriteiten van DG Growth:
aansluiting op de Europese digitale infrastructuur voor aanbesteden.
- Wet Generieke Digitale Infrastructuur (WGDI). In de eerste tranche worden alleen
eID en standaarden opgenomen. In latere instantie zullen voorzieningen van de GDI
worden geregeld, zoals Overheid.nl, MijnOverheid.nl met onder andere de
5 https://ec.europa.eu/growth/tools-databases/ecertis/
6 https://ec.europa.eu/digital-single-market/en/trust-services-and-eid
7
https://standards.cen.eu/dyn/www/f?p=204:7:0::::FSP_ORG_ID:1976650&cs=175E298F320429229DD35C9E22F4E8F76
12
Berichtenbox voor burgers, Ondernemersplein en de Berichtenbox voor bedrijven. De
verplichting voor bestuursorganen om aan te sluiten op de voorzieningen en deze te
gebruiken, wordt in deze wet geregeld en gefaseerd ingevoerd.
Budget
Voor beheer, onderhoud en doorontwikkeling van het systeem TenderNed is structureel
een jaarlijks bedrag van 9,1 miljoen beschikbaar.
Groeiscenario's
Bij het voorspellen van toekomstige groei van het aantal gebruikers, organisaties en
opslagcapaciteit van het systeem zijn de volgende constateringen gebruikt en aannames
gedaan:
- Sinds 1 april 2013 staat 100% van alle aankondigingen op TenderNed.
- 65% van alle aankondigingen is via TenderNed aangemaakt, 35% via andere
systemen per 2015.
- Volledig elektronisch doorlopen van Europese aanbestedingen is verplicht vanaf 1-7-
2017.
- 60% van alle digitale aanbestedingen (exclusief onderhandse aanbestedingen) lopen
via TenderNed, 40% via andere systemen.
- Er zijn 2.000 aanbestedingsplichtige organisaties in Nederland. Naar verwachting
zullen steeds meer publieke organisaties uit het maatschappelijk middenveld
aanbestedingsplichtig worden. Dit zal het aantal aanbestedende diensten op
TenderNed doen stijgen.
- Het aantal gebruikers zal blijven groeien. Daarna enkel vlakke groei van gebruikers,
namelijk door vervanging werknemers en ontstaan nieuwe bedrijven/aanbestedende
diensten.
- Gemiddeld zijn er 5,5 á 6 inschrijvingen per digitale aanbesteding (inclusief
onderhandse aanbestedingen).
- Een digitale inschrijving van een onderneming heeft een gemiddelde omvang voor
type opdracht Werken van 100MB; Voor type opdracht Leveringen en Diensten is dit
significant minder MB.
- Een aanbestedende dienst publiceert voor type opdracht Werken gemiddeld 50MB
aan documenten per aanbesteding. Voor type opdracht Leveringen en Diensten is dit
significant minder MB.
13
Onderstaande tabel geeft de voorspelling weer in groei aantallen in TenderNed.
Onderstaande tabel geeft de voorspelling weer in groei capaciteit in TenderNed.
Details zijn terug te vinden in bijlage 1 en komen uit het Functionele Ontwerp
TenderNed.
Gebruikersbeleving
Stabiliteit is een voorwaarde voor alles. TenderNed faciliteert het primaire proces van
vele inkopers in Nederland. Als er een storing in TenderNed is, kunnen hele inkoopteams
hun werk niet doen. Stabiliteit van het systeem, ook met groeiende aantallen gebruikers,
is cruciaal.
Om de gebruikers goed te kunnen bedienen is het van belang wijzigingsverzoeken
(VTW’s) te realiseren. De tijd tussen wens en realisatie (marktintroductietijd) moet zo
klein mogelijk worden gemaakt. Dit vraagt om een versnelling van het ontwikkel-, bouw-
, test- en releaseproces. Het is altijd de ambitie om het doorloopproces van nieuwe
functionaliteiten naar productie te optimaliseren.
Moderne systemen vertellen de gebruikers wat ze kunnen verwachten, hoe lang iets
duurt, met welk proces het systeem bezig is. Dit heet realtime system feedback voor
gebruikers. Voor veel gebruikers is TenderNed toch een black box. TenderNed zou heel
transparant aan gebruikers in realtime terug kunnen koppelen hoe de bezetting van het
systeem is. Transparantie heeft een positief effect op gebruikersbeleving en
gebruiksgedrag.
Er is een duidelijke trend van verdergaande digitale dienstverlening (bijv. chat in
applicatie). Er zal meer vraag komen naar ondersteuning in de applicatie. Minder
helpteksten en meer directe ondersteuning in de applicatie. Goede ondersteuning voor de
gebruiker vereist een klantgerichte en goed informeerde servicedesk. Het is de ambitie
om de TenderNed servicedesk dichter bij de beheerders te plaatsen.
14
TenderNed brengt structuur aan in het digitale aanbestedingsproces, zodat steeds
duidelijk is voor zowel aanbestedende dienst als ondernemer, welke volgende stap zij
moeten zetten in het proces. Aanbestedende diensten kunnen via TenderNed op
eenvoudige wijze een digitale aanbesteding doorlopen, waarbij zij goed ondersteund
worden in het structureren van de cruciale informatie in hun aanbesteding (Eisen en
Criteria) en daarmee in de inschrijvingen die zij ontvangen. TenderNed moet de kans op
fouten door de gebruiker (zowel aanbestedende dienst als ondernemer) minimaliseren.
TenderNed heeft vele belanghebbenden. Bij het maken van keuzes voor functionele
uitbreidingen van het systeem, ook als die keuzes beleidsmatig gewenst/opgedragen
zijn, zal altijd de gebruikersbeleving worden meegewogen.
Functionele veranderingen
De functionele scope van TenderNed beslaat het gehele aanbestedingsproces: publicatie-
en inschrijfmodule. Dit is het basissysteem. Het ligt niet in de lijn der verwachting dat de
functionele scope in de komende vijf jaar zal worden uitgebreid. De wijzingen liggen
binnen de scope van het systeem en zullen gericht zijn op het verbeteren van bestaande
functionaliteit. Het streven is tijdens de doorontwikkeling van TenderNed minimaal 20%
van de tijd te reserveren voor functionele wijzigingen aangedragen door de gebruiker.
De wereld is mobiel geworden, zo ook onze gebruikers. Met name de ondernemer zal
steeds meer met mobiele apparaten (tablet, mobiel) het aanbestedingsproces volgen.
TenderNed zal hierin moeten volgen. Het is een onjuiste gedachte om de huidige
applicatie één-op-één geschikt te maken voor een mobiel apparaat, dus dit enkel als een
interface wijziging te beschouwen. Dit is een proces wijziging. Door het huidige proces op
te knippen in de kleinere eenheden, kan vervolgens per eenheid worden bepaald hoe dit
op mobiele apparaten kan (of niet) worden ondersteund. Bv ‘het stellen van een vraag’
kan wel, maar ‘het uploaden van offerte documenten’ alleen als je documenten reeds
online staan.
Door TenderNed functioneel op te delen in de kleinere eenheden kan dit technisch
worden vormgegeven door modules. Deze modulaire opbouw is eveneens gunstig voor
beheer en onderhoud van het systeem.
Technische veranderingen
De techniek is voortdurend in beweging. Favoriete technologieën en oplossingen van
vandaag worden morgen alweer opzij geschoven voor nieuwe. Andere blijven echter vele
jaren actueel en worden voortdurend verbeterd en geactualiseerd. Het is voor een groot
en complex systeem als TenderNed zaak om te kiezen voor technologie die enerzijds
stabiliteit en toekomstvastheid biedt en anderzijds voldoende kan inspelen op nieuwe
mogelijkheden en trends.
De naar verwachting belangrijkste thema’s waar TenderNed de komende jaren op zal
moeten (blijven) inspelen zijn:
- Cloud - In de softwarewereld wordt steeds meer waarde toegekend aan de
flexibilisering en standaardisatie van de infrastructuur door middel van
Cloudoplossingen. TenderNed kent enerzijds flinke piekmomenten en anderzijds
periodes van gering gebruik. Cloud biedt bij uitstek de mogelijkheid om hierop in te
spelen door flexibel op- en af te schalen en daarmee mogelijk een kostenvoordeel te
bereiken. Het toepassen van nieuwe containertechnologieën zorgt daarbij voor een
verdere verhoging van de standaardisering en automatisering.
- Open source - Open source technologieën zijn door de jaren heen over het
algemeen steeds volwassener geworden en bieden in veel gevallen een doeltreffend,
flexibel en voordelig alternatief voor commerciële producten. Het blijft echter zaak om
zowel de gebruikte als nog te selecteren open source technologieën goed te (blijven)
beoordelen op aspecten als volwassenheid, activiteit van de community en fase in de
levenscyclus. Daarnaast ontstaat in toenemende mate een behoefte aan
15
ondersteuning voor en garantie op de meer complexe open source oplossingen, om
de bedrijfszekerheid te garanderen. Dit wordt geboden in de vorm van enterprise
open source. Een voorbeeld hiervan binnen TenderNed is de applicatieserver Red Hat
JBoss EAP. Soms biedt een commercieel pakket echter een betere oplossing voor een
specifiek probleem dan een open source product. Bij het kiezen van de meest
geschikte oplossing voor TenderNed moet de business value altijd leidend zijn,
waarbij de kosten, baten en risico’s zorgvuldig worden afgewogen.
- Responsive webdesign - Schermen van webapplicaties bieden steeds meer
(interactie)mogelijkheden en passen zich aan de verschillende devices aan waarop ze
worden getoond. Dit wordt onder meer bereikt door gebruik te maken van Javascript
technologieën. TenderNed kan ook gebruik maken van deze mogelijkheden, maar dit
zal niet voor alle onderdelen van de applicatie nodig of gewenst zijn. Het opdelen van
TenderNed in modules maakt het gemakkelijker om per onderdeel van de applicatie
te kiezen welke gebruikersinteractie mogelijk moet worden gemaakt en dus welke
technologie moet worden toegepast.
- Security - De informatiebeveiligingsmaatregelen binnen TenderNed moeten
duurzaam het hoofd blijven bieden aan bestaande en nieuwe cyberdreigingen. Dit
wordt bereikt door te zorgen dat TenderNed blijft voldoen aan de bestaande en
nieuwe (overheids)eisen en standaarden op het gebied van informatiebeveiliging, en
daarnaast door proactief in te spelen op nieuwe ontwikkelingen en mogelijkheden op
dit gebied.
Met technologie die zich voortdurend doorontwikkelt en vernieuwt is het zaak om bij te
blijven. Als TenderNed dit niet doet zal het een technische schuld opbouwen die steeds
moeilijker af te lossen wordt, zo heeft het verleden ook daadwerkelijk uitgewezen.
Daarom zal tijdens de doorontwikkeling van TenderNed steeds minimaal 20% van de tijd
worden gereserveerd voor het technisch up-to-date houden van de applicatie.
Koppelingen met andere systemen
Het is belangrijk dat het basissysteem de aansluiting behoudt met zijn omgeving.
Nederlandse aanbestedende diensten willen aanbiedingen vanuit heel Europa. Aansluiten
bij het Europese netwerk voor elektronisch aanbesteden is daarom essentieel.
TenderNed heeft zich de afgelopen jaren gericht op overheidsopdrachten binnen de
Nederlandse grenzen. Aansluiting op de Europese infrastructuur voor aanbesteden
vergroot de kansen voor Nederlandse ondernemers en aanbestedende diensten buiten de
grenzen. Eén Europese markt. Concreet betekent dit dat aanbestedingen door andere
Europese landen beter toegankelijk worden voor Nederlandse ondernemingen.
PIANOo heeft goede contacten in Europa. Zij levert een bijdrage aan het ontwikkelen van
aanbestedingsstandaarden in de CEN/TC440, doet de projectleiding van de eTendering
pilot in het eSENS project en heeft zitting in Multi-Stakeholder Expert Group on e-
Procurement (EXEP).
TenderNed is één van de inkoopsystemen die Nederlandse aanbestedende diensten
kunnen gebruiken. Volledige digitale ondersteuning van het inkoopproces betekent
koppelingen met andere inkoopsystemen. Niet alleen koppelingen met
overheidssystemen, zoals DigiInkoop8, maar ook koppelingen met commerciële
systemen. Inschrijvers worden geconfronteerd met meerdere aanbestedingssystemen
met verschillende interfaces. De vraag naar standaardisatie van systemen neemt toe.
8 https://www.logius.nl/diensten/digiinkoop/
16
Gemeenschappelijke overheidscomponenten (EZ & eOverheid)
TenderNed is onderdeel van de Nederlandse eOverheid en maakt daarom gebruik van
opgeleverde bouwstenen, zoals eHerkenning het Elektronisch Ondernemersdossier.
Ontwikkelingen binnen de eOverheid worden op de voet gevolgd. Elke bouwsteen zal
worden onderzocht op bruikbaarheid en volwassenheid. PIANOo zal (in samenwerking
met de beleidsverantwoordelijken) de bouwstenen voorleggen aan TenderNed gebruikers
om zo bruikbaarheid in de praktijk te toetsen.
Het Ondernemingsdossier en de Berichtenbox voor bedrijven worden doorontwikkeld tot
MijnOverheid voor Ondernemers. Dit betekent ook dat het Ondernemingsdossier niet
verder ontwikkeld en uitgerold wordt.
De Kamer van Koophandel gebruikt het NHR-model (basisregistratie Handelsregister)
voor de registratie van ondernemers en de vestigingen. Het is nuttig om te bezien of
TenderNed zich hier aan kan conformeren, het verlenen van toegang voor digitale
diensten per vestiging is wezenlijk anders dan in TenderNed.
TenderNed als applicatie is eigendom van het Ministerie van Economische Zaken (EZ) en
derhalve onderdeel van het Eigen Tuin op Orde9 programma. Dit programma gaat verder
dan de eOverheidsagenda. Bouwstenen worden in eigen applicaties geïmplementeerd als
voorbeeld voor andere overheden. TenderNed is deel van het eDU project en moet
rekening houden met de gemeenschappelijke EZ-componenten die in dit project worden
ontwikkeld. Zoals de Toegangsverleningservice (TVS), Machtigingsvoorziening (GBV),
digitale handtekening, internationale toegang en aansluitvoorzieningen voor Berichtenbox
(BOS).
Omgaan met data
PIANOo publiceert uit hoofde van haar publieke taak data met betrekking tot
aanbestedingen op TenderNed. Ook de komende vijf jaar zal PIANOo doorgaan met het
publiceren van deze data.
Niet alleen onbewerkte data wordt gepubliceerd. PIANOo zal ook bewerkte data en
analyses op basis van TenderNed data publiceren. Het netwerk van PIANOo is een
krachtig middel om uitvoerders (inkopers) en onderzoekers (universiteiten) bij elkaar te
brengen. Op basis van data uit het verleden en goede analyses, kan de
aanbestedingspraktijk verder worden geprofessionaliseerd.
Bij het publiceren wordt door PIANOo rekening gehouden met de Wet bescherming
persoonsgegevens.
Na vijf jaar elektronisch aanbesteden bevat TenderNed informatie over aanbestedend
Nederland. Steeds meer beleidsmakers, toezichthouders en handhavers zien de waarde
in van deze informatie. Naar verwachting zal de vraag naar aanbestedingsdata ten
behoeve van beleidsvorming toenemen. Het verstrekken van data heeft ook een
kostenaspect. TenderNed zal de kosten voor het verstrekken van data mogelijk
doorberekenen aan de vragende partij.
Beheer van het systeem
In TenderNed zijn naast de aanbestedende dienst en ondernemer ook gebruikers in de
rol van beheerder actief. Deze voeren functioneel beheer taken uit en kunnen in de
tweede lijn problemen oplossen. Oorspronkelijk is hiervoor de rol Centraal Beheerder
gedefinieerd en later is deze gesplitst in de rollen Servicedesk medewerker en
Functioneel Beheerder. In de praktijk blijkt dat er meer gelaagdheid nodig is om het
toekennen van deze rollen aan bevoegde personen beter te kunnen structureren. Dat kan
door de (her-)introductie van een Centraal Beheerder als eindverantwoordelijke voor het
toekennen van bevoegdheden binnen TenderNed.
9 https://www.digitaleoverheid.nl/achtergrondartikelen/ez-bedient-ondernemers-optimaal-digitaal/
17
In de ontwerpfase kan de synergie met activiteiten van PIANOo worden versterkt.
Ondersteuning door aanbestedingsexperts kan de kwaliteit van het functioneel ontwerp
vergroten. Zorg voor scherpere afbakening van verantwoordelijkheden in de interne
organisatie, zodat mensen elkaar makkelijker kunnen vervangen en er professioneler
gewerkt wordt.
18
5. Conclusie: kaders/keuzes
De komende vijf jaar staat de gebruiker centraal. Publieke inkopers en ondernemers –
TenderNed gebruikers – moeten kunnen vertrouwen op een robuust systeem dat de hen
helpt hun werk beter te doen. Namelijk kopen en verkopen in een publieke omgeving. Op
basis hiervan kiest PIANOo voor drie speerpunten om in de periode 2017-2022 de
ontwikkelingen te prioriteren.
1. Robuustheid
TenderNed is het primaire aanbestedingsysteem voor vele inkopers. Het systeem dient
betrouwbaar en stabiel te zijn. Dit vraagt om een robuust systeem, voorbereid
(schaalbaar) voor grotere aantallen gebruikers en grotere aantallen aanbestedingen. De
huidige knelpunten in het systeem, waaronder de technische achterstand, dienen op
korte termijn opgelost te worden. Wijzigingsverzoeken dienen te worden gerealiseerd en
de lijst met VTW’s zo klein mogelijk worden gemaakt.
De beheerprocessen van het systeem moeten efficiënt zijn ingericht. Onderhoud, beheer,
doorontwikkeling van het systeem, maar ook de servicedesk, gebruikersbegeleiding en
governance zullen continue worden verbeterd met het oog op robuustheid, efficiëntie en
controle.
2. Gebruiker
Door TenderNed functioneel op te delen in de kleinere eenheden kan Tenderned
technisch worden vormgegeven door modules. Deze modulaire opbouw is eveneens
gunstig voor beheer en onderhoud van het systeem.
Het systeem is er voor de gebruiker. Bij elke ontwikkeling ligt de focus primair op de
gebruiker. De gebruiker kan, waar nodig beter digitaal worden ondersteund door directe
feedback van het systeem of verdergaande digitale interactie met de helpdesk. Uiteraard
aanvullend op bestaande fysieke hulpmiddelen, zoals de servicedesk.
3. Omgeving
De omgeving van TenderNed zal nauwlettend in de gaten worden gehouden.
- Nationaal is van belang de infrastructuur van het eigen ministerie, de nationale
eOverheid onder leiding van de Digicommissaris en interactie in de inkoopketen.
- Europees is de interoperabiliteit met andere landen en andere systemen van belang.
De standaarden die hiervoor nodig zijn worden mede door PIANOo ontwikkeld.
19
Bijlage 1: Details kwantiteiten document
Uitgangspunten voor 2015-2020
1 Sinds april 2014 staat 100% van alle aankondigingen op TenderNed.
2 70% van alle aankondigingen zijn via TenderNed gepubliceerd; 30% via andere systemen.
3 Aankondigingen voor opdrachten op een marktplaats zal het aantal aankondigingen doen stijgen.
4 Volledig elektronisch aanbesteden verplicht vanaf 1-7-2017.
5 60% van alle aanbestedingen lopen via TenderNed; 40% via andere systemen.
6
Er zijn 2.000 aanbestedingingsplichte inkooporganisaties in Nederland. Echter, er zullen ook publieke inkooporganisaties vrijwillig van TenderNed gebruik maken (maatschappelijk middenveld). Dit zal het aantal Aanbestedende diensten op TenderNed doen stijgen.
7 Het aantal gebruikers zal blijven groeien tot de verplichting in 2017. Daarna enkel vlakke groei van gebruikers door vervanging werknemers en ontstaan nieuwe bedrijven.
8 Gemiddeld zijn er 5,5 á 6 inschrijvingen per digitale aanbesteding.
9 Een digitale offerte van een ondernemning heeft een gemiddelde omvang van 100MB.
# Een aanbestedende dienst publiceerd gemiddeld 50MB aan documenten per aanbesteding.
20