Post on 06-Aug-2015
PAPERLESS
DIGITALISEREN
Behoefte aan hulpmiddelen
die de omslag van fysieke
werkomgeving naar digitaal
georiënteerde werkomgeving
mogelijk maken.
van fysiek (papier) naar digitaal
Ontwikkeling
Document Management SystemDocument Management System
Archiveren en OntsluitenAdvies en Monitoring
Leveren van fysieke en digitale documenten
Input
Leveren Transactie-output
OutputInp
ut
ma
na
gem
en
t
Th
rou
gh
pu
t(P
roce
ssen
, o
nde
rst.
sys
tem
en
)
Ou
tpu
t m
an
ag
em
en
t
Inp
ut
@€
Tele
fonieIn
tern
et
Fact
uur
Post
Mob
iele
d
ienst
(en)
Pod
cast
/
rss
DT
V /
M
enzi
s.T
VLi
ve
cont
act
Gest
r.
Geg
evensGeg
. op
pa
pier
@€
Tele
fonieIn
tern
et
Fact
uur
Post
Mob
iele
die
nst
(en)
Pod
cast
/ rs
s
DT
V /
M
enzi
s.T
VLi
ve
cont
act
Gest
r.
Geg
evensGeg
. op
pa
pier
Ou
tpu
t
Klant(extern
)
Klant(extern)
DMS plaatsen in architectuur, meerwaarde Postkamer voor business en externe klant
Kans
• Weten wat/wanneer er binnen gaat komen en is gekomen• Wat er binnen komt routeren naar de juiste plek• Weten wat/wanneer er uit moet gaan en is gegaan• Wat eruit gaat op het juiste moment en via de juiste route afleveren
• Inkomend contact o.b.v. de gewenste interactie van de klant• Uitgaand contact o.b.v. bewuste keuze wat/hoe je naar wie toestuurt
V e r k e e r s l e i d i n g
Perspectief
Business functionaliteit voor in- en output
Ontwikkelpad
van Postkamer richting Logistiek via In- en Output langs Berichten naar Verkeersleiding
Berichtencoördineren
KlantInteractieCentraal
Documentenverplaatsen
LogistiekCentraal
DocumentManagement
BerichtenManagement
In- & OutputManagement
ProcesCentraal
In-/Outputregisseren
Print & Mail
PostkamerInkoop
Drukwerk
FysiekArchief
Inrichting
Een belangrijke eerste stap voor de verandering is het centraliseren van de activiteiten
Scannen
DigitaalArchief
Ver
keer
slei
din
g Urgente incidentele opdracht
Procedures& Criteria
Procedures& Criteria
SLAVoorrang = verhoogd
Normale proces
Fout, terug naar business(of vorige stap in het proces)
PartijenStrategie
Proces
Ontwerp het proces dat verkeersleiding mogelijk maakt
Business
Onderdelen
(Klantbedieningsstrategie)
(Communicatiestrategie)
(Klantcontactstrategie)
(Verwerkingsstrategie)
Techniek
Defineer de benodigde technische functionaliteiten binnen de afgestemde architectuur
Scannen
DigitaalArchief
Zorgmanagement
Adviseur DM
Teammanager Print&MailTeammanager (s)
Postkamer(s)
Manager Logistiek
Directie Team
ICT Beheer Klant Service
Architecten
Functioneel Beheer
ProgrammamanagerDocument Management
Leverancier(s)
Polis
Informatie Adviseur
(ICT) consultant(s)Projectmanagers
Medewerkers Postkamer
Centrale InkoopMedewerkers Print&Mail Informatie Analist
Directeur Facilitair BedrijfDebiteuren / Crediteuren
Marketing / Sales
Mens
Het nieuwe speelveld vraagt nieuwe kennis en vaardigheden van de medewerkers
• Weten wat/wanneer er binnen gaat komen en is gekomen• Wat er binnen komt routeren naar de juiste plek• Weten wat/wanneer er uit moet gaan en is gegaan• Wat eruit gaat op het juiste moment en via de juiste route afleveren
• Inkomend contact o.b.v. de gewenste interactie van de klant• Uitgaand contact o.b.v. bewuste keuze wat/hoe je naar wie toestuurt
V e r k e e r s l e i d i n g
Profileren
Bedenk iets waar je je als afdeling mee kunt profileren, bijv. een digitale barometer
De digitale barometer wordt periodiek door de afdelinguitgebracht, met als doel het weergeven van de mateWaarin de organisatie zich ontwikkelt op digitaal gebied.
In 2012 is het aantal berichten via de digitale kanalengestegen. Dit is echter ook het geval bij de fysiekekanalen telefoon, face to face en papieren berichten.
De digitale berichten maken op dit moment 33% uit vanhet totaal aan inkomende en uitgaande berichten.
In 2013 wordt gestreefd naar een daling van het aantalberichten via de fysieke kanalen en het handhaven vande stijgende lijn binnen het digitale berichtenverkeer.
Klantcontacten (Klant Service): • Algemene service vragen • Commercieel advies • Financieel advies• Advies mbt vergoedingen • Retentie
Klantcommunicatie
Aansluiting zoeken bij communicatie / klantcommunicatie – (integraal) klantbeeld
Eigendomsrecht en geheimhoudingDeze presentatie is eigendom van Stichting Menzis Beheer (hierna te noemen: Menzis), bevat bedrijfsinformatie van Menzis en is vertrouwelijk. Het is niet toegestaan deze presentatie of de daarin vervatte informatie te (laten) vermenigvuldigen en/of openbaar te (laten) maken, in welke vorm dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Menzis. Ook voor onderdelen waarvan auteursrechten bij derden berusten geldt dat verdere vermenigvuldiging en/of openbaarmaking niet is toegestaan. Menzis behoudt zich alle (intellectuele eigendoms)rechten voor.De informatie mag alleen gebruikt worden voor het doel waarvoor de informatie ter beschikking is gesteld, waarbij in het bijzonder geldt dat het gebruik in relatie met branchegenoten uitdrukkelijk is uitgesloten.