Post on 28-Jun-2019
UPAYA INSTALASI REKAM MEDIS
DALAM MENJAGA KEAMANAN DAN KERAHASIAAN
BERKAS REKAM MEDIS
DI RSUD PANEMBAHAN SENOPATI BANTUL
KARYA TULIS ILMIAH
Diajukan sebagai salah satu syarat Mencapai Gelar Ahli Madya
Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
Stikes Jenderal Achmad Yani
Yogyakarta
Disusun Oleh
Disusun Oleh:
FITRI HARIYATI
1314042
PROGRAM STUDI
PEREKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN (D-3)
SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN
JENDERAL ACHMAD YANI
YOGYAKARTA
2017
ii
iii
iv
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr.Wb
Alhamdulillahirabbil ‘aalamin. Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah
SWT atas berkat dan Rahmat-Nya peneliti dapat melaksanakan dan
menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah (KTI). Penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini
diajukan untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan
Diploma 3 Perekam Medis dan Informasi Kesehatan di STIKES Jenderal Achmad
Yani Yogyakarta dengan judul ”Upaya Instalasi Rekam Medis dalam menjaga
Keamanan dan Kerahasiaan Berkas Rekam Medis di RSUD Panembahan
Senopati Bantul” ini dengan baik.
Selama Proses Penulis Tugas Akhir ini, penulis menyadari bahwa Tugas
Akhir ini tidak akan terselesaikan dengan Baik tanpa dukungan dari berbagai
pihak yang telah membantu hingga terselesaikannya Karya Tulis Ilmiah. Kami
ucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah mendukung dan membantu
peneliti, yaitu :
1. Kuswanto Hardjo dr., M.Kes. sebagai Ketua STIKES Jenderal Achmad Yani
Yogyakarta yang telah mendukung pelaksanaan Karya Tulis Ilmiah ini.
2. Sis Wuryanto, A.Md.PerKes.,SKM., MPH sebagai Ketua Prodi Diploma 3
Rekam Medis dan Informasi Kesehatan di STIKES Jenderal Achmad Yani
Yogyakarta yang telah mendukung pelaksanaan Karya Tulis Ilmiah ini.
3. Dra. Rawi Miharti., MPH Sebagai pembimbing Karya Tulis Ilmiah yang telah
memberikan arahan dan bantuan dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini.
4. Suryo Nugroho Markus S.E., MPH Sebagai penguji di STIKES Jenderal
Achmad Yani Yogyakarta
5. Staf dan dosen-dosen STIKES Jenderal Achmad Yani Yogyakarta Yang telah
mendukung dan melancarkan mahasiswa dalam menyelesaikan karya tulis
ilmiah ini.
6. Dr. Gandung Bambang Hermanto Sebagai direktur RS Panembahan Senopati
Bantul yang telah memberikan izin untuk melakukan penelitian
v
7. Seluruh staf dan karyawan Rekam Medis di RS Panembahan Senopati Bantul
8. Ayah, Ibu, abang, kakak dan adek tercinta yang selalu tak kenal lelah bekerja
dan selalu memberi semangat, dukungan baik secara moril maupun material
untuk tercapainya penelitian ini, serta atas kesabaran, doa yang tidak pernah
lelah dipanjatkan untuk kelancaran karya tulis ilmiah.
9. Seluruh teman-teman yang telah memberikan semangat dan dukungan dalam
menyelesaikan karya tulis ilmiah ini.
10. Serta semua pihak yang tidak bisa peneliti sebutkan satu persatu, yang telah
mendukung dan membantu dalam penyusunan karya tulis ilmiah ini.
Semoga Allah SWT senantiasa melimpahkan kebaikan kepada semuanya,
atas segala amal kebaikan dan bantuannya. Semoga karya tulis ilmiah ini dapat
bermanfaat bagi penulis dan menambah wawasan bagi pembaca khususnya
dibidang Rekam Medis.
Atas perhatiannya peneliti ucapkan terimakasih.
Wassalamu’alaikum Wr.Wb
Yogyakarta, 27 Juli 2017
Fitri Hariyati
vi
DAFTAR ISI
Hal
HALAMAN JUDUL ............................................................................................... i
HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................ ii
HALAMAN PERNYATAAN ............................................................................... iii
KATA PENGANTAR ........................................................................................... iv
DAFTAR ISI .......................................................................................................... vi
DAFTAR TABEL .................................................................................................. ix
DAFTAR GAMBAR .............................................................................................. x
DAFTAR CODING WAWANCARA ................................................................... xi
DAFTAR SINGKATAN ..................................................................................... xii
DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................ xiii
INTISARI ............................................................................................................ xiv
ABSTRACT .......................................................................................................... xv
BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1
A. Latar Belakang ............................................................................................... 1
B. Identifikasi Masalah....................................................................................... 4
C. Tujuan Penelitian ........................................................................................... 4
D. Manfaat Penelitian ......................................................................................... 5
E. Lingkup Penelitian ......................................................................................... 5
F. Keaslian Penelitian ........................................................................................ 6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................ 7
A. Tinjauan Teori ............................................................................................... 7
1. Rumah Sakit .............................................................................................. 7
2. Rekam Medis ............................................................................................ 8
vii
3. Aspek Hukum ......................................................................................... 12
4. Penyimpanan Rekam Medis (Filing) ...................................................... 14
5. Keamanan Berkas Rekam Medis ............................................................ 16
6. Kerahasiaan Berkas Rekam Medis ......................................................... 20
7. Upaya dalam menjaga keamanan dan kerahasiaan BRM ....................... 21
8. Petugas Rekam Medis ............................................................................. 22
9. Kebijakan Protap ..................................................................................... 23
B. Kerangka Teori ............................................................................................ 24
C. Kerangka Konsep......................................................................................... 24
D. Pertanyaan Penelitian................................................................................... 25
BAB III METODE PENELITIAN ....................................................................... 26
A. Jenis dan Rancangan Penelitian ................................................................... 26
1. Jenis Penelitian ........................................................................................ 26
2. Rancangan Penelitian .............................................................................. 26
B. Lokasi dan Waktu Penelitian ....................................................................... 27
1. Lokasi Penelitian ..................................................................................... 27
2. Waktu Penelitian ..................................................................................... 27
C. Sumber Data ................................................................................................ 27
1. Subyek Penelitian.................................................................................... 27
2. Obyek Penelitian ..................................................................................... 27
D. Definisi Operasional .................................................................................... 28
E. Teknik dan Instrumen Pengumpulan Data .................................................. 29
1. Teknik Pengumpulan Data ...................................................................... 29
2. Instrumen Penelitian ............................................................................... 30
F. Metode Pengolahan Data ............................................................................. 31
G. Urutan Teknik Analisis Data ....................................................................... 32
H. Teknik Pemeriksaan Keabsahan Data ......................................................... 33
viii
1. Triangulasi Sumber ................................................................................. 33
2. Triangulasi Teknik .................................................................................. 33
I. Etika Penelitian ............................................................................................ 34
J. Jalannya Penelitian ...................................................................................... 34
1. Tahap Persiapan Penelitian ..................................................................... 34
2. Tahap Pelaksanaan Penelitian ................................................................. 35
3. Tahap Akhir Penelitian ........................................................................... 36
K. Hambatan Penelitian .................................................................................... 36
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN .............................................................. 37
A. Gambaran Umum RSUD Panembahan Senopati Bantul ............................. 37
1. Rumah Sakit ............................................................................................ 37
2. Rekam medis ........................................................................................... 40
B. Hasil ............................................................................................................. 42
BAB V PENUTUP ............................................................................................... 74
A. Kesimpulan .................................................................................................. 74
B. Saran ............................................................................................................ 74
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 77
LAMPIRAN
ix
DAFTAR TABEL
Hal
Tabel 3. 1 Definisi Operasional ............................................................................. 28
Tabel 4. 1 Hasil Observasi letak ruangan bebas banjir ......................................... 43
Tabel 4. 2 Hasil Observasi rak penyimpanan........................................................ 44
Tabel 4. 3 Hasil Observasi pencahayaan............................................................... 46
Tabel 4. 4 Hasil Observasi bebas kebakaran ......................................................... 48
Tabel 4. 5 Hasil Observasi kelembaban ................................................................ 50
Tabel 4. 6 Hasil Observasi BRM berjamur ........................................................... 51
Tabel 4. 7 Hasil Observasi kualitas BRM ............................................................. 53
Tabel 4. 8 Hasil Observasi kualitas BRM ............................................................. 55
Tabel 4. 9 Hasil Observasi pintu ruangan ............................................................. 57
Tabel 4. 10 Hasil Observasi tulisan dipintu ruangan ............................................ 58
x
DAFTAR GAMBAR
Hal
Gambar 2. 1 Kerangka Teori ................................................................................. 24
Gambar 2. 2 Kerangka Konsep ............................................................................. 24
Gambar 4. 1 Struktur Organisasi RSUD Panembahan Senopati Bantul .............. 40
Gambar 4. 2 Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis di RSUD Panembahan
Senopati Bantu ...................................................................................................... 42
Gambar 4. 3 Rak penyimpanan ............................................................................. 45
Gambar 4. 4 BRM didalam rak penyimpanan ...................................................... 46
Gambar 4. 5 Pencahayaan diruang filing .............................................................. 47
Gambar 4. 6 Kipas angin diruang filing ................................................................ 48
Gambar 4. 7 Alat pemadam kebakaran ................................................................. 49
Gambar 4. 8 ukuran kelembaban dan suhu diruang filing .................................... 50
Gambar 4. 9 BRM yang berdebu .......................................................................... 52
Gambar 4. 10 (1) Tinta, (2) kertas, (3) map .......................................................... 54
Gambar 4. 11 Pantry dan makanan minuman didalam ruangan ........................... 55
Gambar 4. 12 BRM terkena air ............................................................................. 56
Gambar 4. 13 Pintu ruang penyimpanan BRM ..................................................... 59
Gambar 4. 14 Map dan formuir yang robek .......................................................... 62
Gambar 4. 15 BRM yang menumpuk dan padat ................................................... 63
Gambar 4. 16 (1) CCTV dan (2) petunjuk jalur evakuasi ..................................... 64
xi
DAFTAR CODING WAWANCARA
Hal
Coding 1 letak ruang yang bebas dari kebanjiran ................................................. 43
Coding 2 rak penyimpanan berkas rekam medis .................................................. 45
Coding 3 pencahayaan diruang penyimpanan....................................................... 47
Coding 4 keamanan dari kebakaran ...................................................................... 49
Coding 5 kelembaban diruang penyimpanan ........................................................ 51
Coding 6 berkas rekam medis yang berjamur ....................................................... 52
Coding 7 pemberian kamfer .................................................................................. 52
Coding 8 kualitas BRM ......................................................................................... 54
Coding 9 petugas yang makan didalam ruangan................................................... 56
Coding 10 ruangan filing yang terkunci bila tidak ada petugas ............................ 57
Coding 11 kehilangan berkas ................................................................................ 57
Coding 12 selain petugas dapat masuk kedalam ruangan ..................................... 59
Coding 13 jalur penyelamatan ............................................................................. 64
xii
DAFTAR SINGKATAN
BRM : Berkas Rekam Medis
DEPDIKNAS : Departemen Pendidikan Nasional
DEPKES : Departemen Kesehatan
DRM : Dokumen Rekam Medis
IRD : Instalasi Rawat Darurat
IRNA : Instalasi Rawat Inap
KEMENKES : Kementrian Kesehatan
PERMENKES : Peraturan Menteri Kesehatan
RENSTRA : Rencana Strategi
RM : Rekam Medis
RSUD : Rumah Sakit Umum Daerah
SDM : Sumber Daya Manusia
SIRS : Sistem Informasi Rumah Sakit
SKM : Standar Kerja Minimal
SPO : Standar Prosedur Operasional
UU : Undang – Undang
WHO : World Health Organization
xiii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 : Surat Izin Studi Pendahuluan ke RSUD Panembahan Senopati
Bantul
Lampiran 2 : Surat Izin Studi Pendahuluan ke BAPPEDA Kabupaten Bantul
Lampiran 3 : Surat Balasan Izin Studi Pendahuluan dari RSUD Panembahan
Senopati Bantul
Lampiran 4 : Surat Balasan Izin Studi Pendahuluan dari BAPPEDA
Kabupaten Bantul
Lampiran 5 : Surat Izin Penelitian ke RSUD Panembahan Senopati Bantul
Lampiran 6 : Surat keterangan etik penelitian ke RSUD Panembahan Senopati
Bantul
Lampiran 7 : Surat Izin Penelitian ke BAPPEDA Kabupaten Bantul
Lampiran 8 : Surat Balasan Izin Penelitian dari BAPPEDA Kabupaten Bantul
Lampiran 9 : Surat Balasan Penelitian dari RSUD Panembahan Senopati
Bantul
Lampiran 10 : Persetujuan Responden A
Lampiran 11 : Persetujuan Responden B
Lampiran 12 : Persetujuan Triangulasi Sumber
Lampiran 13 : Hasil Wawancara
Lampiran 14 : Check list Observasi
Lampiran 15 : Daftar Coding Wawancara
Lampiran 16 : Lembar Kegiatan Bimbingan
xiv
UPAYA INSTALASI REKAM MEDIS
DALAM MENJAGA KEAMANAN DAN KERAHASIAAN
BERKAS REKAM MEDIS
DI RSUD PANEMBAHAN SENOPATI BANTUL
TAHUN 2017
Fitri Hariyati1, Rawi Miharti
2
INTISARI
Latar Belakang : RSUD Panembahanan Senopati Bantul dalam keamanan dan
kerahasiaan rekam medis masih belum berjalan dengan baik. Masih adanya rak
penyimpanan dari bahan triplek, rak yang berdebu, tidak adanya kamfer, pintu
sering tidak terkunci, juga masih ditemukan selain petugas dapat masuk keruang
filing dan berkas rekam medis yang menumpuk di lantai. Oleh sebab itu penulis
ingin mengetahui gambaran tentang upaya instalasi rekam medis dalam menjaga
keamanan dan kerahasiaan berkas rekam medis pada ruang filing di RSUD
Panembahan Senopati Bantul.
Tujuan Penelitian : Menjelaskan Upaya Instalasi Rekam Medis dalam Menjaga
Keamanan dan Kerahasiaan Berkas Rekam Medis didalam ruang penyimpanan
berkas rekam medis (filing) di RSUD Panembahan Senopati Bantul.
Metode Penelitian : dan rancangan cross sectional. Jenis Penelitian yang
digunakan adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif, dan rancangan
penelitian fenomenologis. Metode pengumpulan data yaitu wawancara, observasi
Hasil Penelitian : Berdasarkan pengamatan terhadap keamanan pengolahan
berkas rekam medis di filing RSUD Panembahan Senopati Bantul dapat diketahui
dari segi fisik masih belum aman dari bahaya kebakaran, dari segi biologis belum
mengunakan kamfer pada setiap rak, dan dari segi kimiawi petugas masih
melakukan aktifitas-aktifitas seperti makan dan minum di ruang filing, dari aspek
kerahasiaan pintu tidak dikunci dan masih ada pasien atau petugas selain rekam
medis masuk ruang filing. Untuk menjaga keamanan dan kerahasiaan berkas
rekam medis di perlukan sarana dan prasarana serta ruangan yang cukup aman
dan baik untuk menjaga kerahasiaan berkas rekam medis. Perlu disosialisasikan
kebijakan dan prosedur tetap berisi aturan petugas dalam memberikan pelayanan
yang baik.
Kata Kunci : Keamanan, Kerahasiaan, Berkas Rekam Medis, ruang penyimpanan
1Mahasiswa Program Studi Diploma 3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad Yani Yogyakarta
2Dosen Pembimbing Program Studi Diploma 3 Rekam Medis dan Informasi
Kesehatan Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad Yani Yogyakarta
xv
MEDICAL RECORD INSTALLATION EQUIPMENT
IN KEEPING SECURITY AND CONFIDENTIALITY
MEDICAL RECORD
IN PANEMBAHAN SENOPATI BANTUL HOSPITAL 2017
By:
Fitri Hariyati¹ , Rawi Miharti ²
ABSTRACT
Background: Medical Record File (MRF) is a recording tool, noting the
occurrence of transactions. Service quality can be improved, suppported by
security aspect and confidentiality of medical record files in the filing room of
hospital. In Panembahan Senopati Bantul Hospital, the security and
confidentiality of medical record has not gone well. The storage shelves of
plywood, dusty shelves, no camphor, unlocked doors, free entry, and stacks of
medical record files on the floor. Therefore the authors want to know the
description of medical record installation efforts in maintaining security and
confidentiality of medical record files Panembahan Senopati Bantul Hospital.
Objectives: Explain the effort of medical record installation in keeping security
and confidentiality of medical record files in the filing room.
Research Methods: This research used the descriptive qualitative, with
phenomenological design, observation method and interview.
Result: Based on observation, can be known that the security from physical
aspect is not safe from fire hazard, from biology aspect there is no camphor on
every shelf, and from chemical aspect the officer still doing activities such as
eating and drinking in the filing room. From confidentiality aspect unlocked door
and free entry. To maintain the security and confidentiality of medical record
files, need facilities and infrastructure, a safe and good room to maintain the
confidentiality of medical record files. It needs to socialize policies and
procedures about the rules of the officer in providing good service.
Keywords: Security, Confidentiality, Medical Record File, Filing Room
(1)
A student of Diploma 3Medical Record and Health Information Study Program
of Achmad Yani High School of Health Science Yogyakarta
(2)A Counseling Lecture of Diploma 3 Medical Record and Health Information
Program Study of Achmad Yani High School of Health Science Yogyakarta
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Menurut Permenkes RI No. 56/MENKES/PER/III/2014 tentang
Klasifikasi dan Perizinan Rumah Sakit, Rumah Sakit adalah institusi
pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan
perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat
jalan dan gawat darurat. Berdasarkan Undang-undang Republik Indonesia
No.44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit, rumah sakit adalah institusi
pelayanan kesehatan bagi masyarakat dengan karakteristik tersendiri yang
dipengaruhi oleh perkembangan ilmu pengetahuan kesehatan, kemajuan
teknologi dan kehidupan sosial ekonomi masyarakat yang harus tetap mampu
meningkatkan pelayanan yang lebih bermutu dan terjangkau oleh masyarakat,
agar terwujud derajat kesehatan yang setinggi-tingginya. Penyelenggaraan
pelayanan kesehatan yang baik berdasarkan Permenkes RI No.
56/MENKES/PER/III/2014 tentang Klasifikasi dan Perizinan Rumah Sakit,
bahwa rumah sakit wajib menyelenggarakan pelayanan rekam medis.
Menurut Hatta (2013), Rekam medis merupakan berkas yang berisikan
catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,
tindakan dan pelayanan lain kepada pasien di sarana pelayanan kesehatan.
Tujuan primer dari rekam medis adalah untuk kepentingan pasien, pelayanan
pasien, manajemen pelayanan, menunjang pelayanan, dan
pembiayaan.Sedangkan untuk tujuan sekunder dari rekam medis adalah untuk
kepentingan edukasi, riset, peraturan dan pembuatan kebijakan
Menurut Undang-undang Republik Indonesia No.44 Tahun 2009, Salah
satu bagian terpenting dari suatu instalasi pelayanan kesehatan adalah
manajemen pengolahan arsip-arsip dokumen, arsip pasien kemudian disimpan
dalam suatu berkas yang dinamakan berkas rekam medis, selain itu rumah
sakit mempunyai kewajiban untuk menyelenggarakan rekam medis.
2
Menurut Rustiyanto (2011), Pembuatan rekam medis di rumah sakit
bertujuan untuk mendapatkan catatan atau dokumen yang akurat dan adekuat
dari pasien, mengenai kehidupan dan riwayat kesehatan, riwayat penyakit
dimasa lalu dan sekarang, juga pengobatan yang telah diberikan sebagai
upaya meningkatkan pelayanan kesehatan
Berkas rekam medis (BRM) merupakan alat untuk merekam dan mencatat
terjadinya transaksi pelayanan. Sehingga isi berkas rekam medis dapat
memberikan informasi yang akurat dan berkesinambungan, mutu pelayanan
dapat di tingkatkan bila didukung oleh keamanan dan kerahasiaan rekam
medis pasien di ruangan penyimpanan berkas rekam medis itu sendiri, seperti
Permenkes RI No. 269/MENKES/PER/III/2008 tentang rekam medis, pasal
10 ayat (1) bahwa isi berkas rekam medis mengandung nilai kerahasiaan yang
harus dijaga karena didalam rekam medis mengandung riwayat pengobatan
pasien dari awal sampai akhir pasien tersebut berobat, pasal 12 ayat (1)
bahwa berkas rekam medis milik sarana pelayanan kesehatan, dan ayat (2) isi
rekam medis merupakan milik pasien, maka rumah sakit berkewajiban untuk
menjaga kerahasiaan isi berkas rekam medis dan memelihara keawetannya
sedangkan menurut Hatta (2013), bahwa kepemilikan informasi kesehatan
dipegang oleh rumah sakit, atau dokter yang menyimpan rekam medis pasien,
hasil foto rongten, hasil laboratorium. Bukan berarti pasien atau pihak yang
berwenang tidak memiliki hak hukum mengakses informasi kesehatan
tersebut. Sistem pengolahan data rekam medis dikerjakan di dalam unit
pelayanan rekam medis salah satunya meliputi sub unit filing.
Menurut Rustiyanto (2011), Filing adalah kegiatan menyimpan, penataan
atau penyimpanan (storage) berkas rekam medis untuk mempermudah
pengambilan kembali (retrieval), dan dibagian filing penyimpanan dan
pengambilan kembali rekam medis dilakukan.
Menurut Rustiyanto (2011),Penyimpanan dokumen rekam medis bertujuan
mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali berkas rekam medis
yang disimpan dalam rak filing, mudah mengambil dari rak penyimpanan dan
3
mudah dalam pengembaliannya, juga melindungi dokumen rekam medis dari
bahaya pencurian, bahaya kerusakan fisik, kimiawi dan biologi.
Maka keamanan merupakan pertimbangan penting diarea pengarsipan dan
aturan keamanan hendak secara jelas diterapkan, sehingga di perlukan
pengolahan rekam medis yang baik yaitu salah satunya seperti penggunaan
ruang penyimpanan yang baik dan untuk melindungi dokumen rekam medis
dari kerusakan, kehilangan atau digunakan oleh pihak yang tidak berwenang,
selain itu petugas dapat memberikan tanda peringatan “selain petugas
dilarang masuk” didepan pintu filing (Rustiyanto ,2011). Menurut Hatta
(2013), Keamanan adalah perlindungan terhadap privasi seseorang dari
kerahasiaan rekam medis kesehatan.
Berdasarkan studi pendahuluan pada tanggal 18 Mei 2017 di RSUD
Panembahan Senopati Bantul bagian filing, masih ditemukan beberapa
masalah yang berkaitan dengan keamanan dan kerahasiaan berkas rekam
medis pasien. Pertama, berdasarkan denah ruangan, pintu langsung menuju
ke ruang filing sebelum menuju ke IRM, dan pintu sering tidak terkunci,
sehingga petugas selain petugas filing atau petugas rekam medis dapat masuk
dan melihat langsung rak filing. Kedua disebabkan oleh beberapa hal yaitu
karena dapat disebabkan dari makanan dan minuman, dan juga tidak adanya
kamfer di sub rak yang membuat serangga banyak bersarang di rak filing,
belum adanya proses pemeliharaan BRM dan juga belum adanya sarana
prasarana keselamatan di ruang penyimpanan berkas rekam medis.
Kemudian, berdasarkan aspek hukum, ketentuan peminjaman berkas
rekam medis sangat perlu diperhatikan. Akan tetapi di RSUD Panembahan
Senopati Bantul masih ditemukan pasien meminta berkas rekam medis ke
filing dan membawa berkas rekam medis itu sendiri keruang perawatan.
Catatan medis merupakan milik rumah sakit yang harus dipelihara karena
sangat bermanfaat bagi pasien, bagi dokter, dan bagi rumah sakit. Menjadi
tanggung jawab rumah sakit untuk melindungi informasi yang ada di dalam
catatan medis ataupun dipergunakan oleh orang yang tidak semestinya. Izin
tertulis dari pasien harus dimintakan untuk memberikan keterangan pada
4
seseorang. Bagi orang yang seharusnya tidak berhak untuk memperoleh
informasi. Permasalahan yang terakhir dan utama adalah sudah adanya SK/
SPO dan Protap yang mengatur tentang keamanan dan kerahasiaan dari
berkas rekam medis namun tidak disosialisasikan kepada petugas, sehingga
mengakibatkan tidak adanya ketetapan bagi petugas untuk melaksanakan
tugas dan alur prosedur tidak sesuai dengan proses sebenarnya yang ada.
Oleh karena itu, peneliti tertarik untuk melakukan pelitian tentang “Upaya
Instalasi Rekam Medis Dalam Menjaga Keamanan dan Kerahasiaan
Berkas Rekam Medis di RSUD Panembahan Senopati Bantul”
B. Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut dapat dirumuskan masalah yaitu
bagaimanakah Upaya Instalasi Rekam Medis Dalam Menjaga Keamanan dan
Kerahasiaan Berkas Rekam Medis di RSUD Panembahan Senopati Bantul
yang dapat membuat ruang penyimpanan berkas rekam medis aman dan
kerahasiaan informasi pasien terjamin?
C. Tujuan Penelitian
1. Tujuan Umum
Mengetahui gambaran tentang Upaya Instalasi Rekam Medis dalam
Menjaga Keamanan dan Kerahasiaan Berkas Rekam Medis di RSUD
Panembahan Senopati Bantul.
2. Tujuan Khusus
1. Mengidentifikasi keamanan ruang penyimpanan berkas rekam medis
(filing) dalam ancaman aspek fisik, biologi, kimiawi di RSUD
Panembahan Senopati Bantul
2. Mengidentifikasi kerahasiaan ruang penyimpanan berkas rekam medis
(filing) di RSUD Panembahan Senopati Bantul
3. Menjelaskan Upaya Instalasi Rekam Medis dalam Menjaga Keamanan
dan Kerahasiaan Berkas Rekam Medis didalam ruang penyimpanan
berkas rekam medis (filing) di RSUD Panembahan Senopati Bantul
35
a. Konsultasi dengan pembimbing untuk menentukan langkah- langkah dalam
penyusunan usulan penelitian, pemilihan permasalahan diikuti dengan
penyusunan proposal. Setelah dilakukan pemilihan permasalahan penelitian
dan setelah mendapatkan persetujuan dari pembimbing, koordinator KTI,
dan pusat penelitian dan pengabdian kepada masyarakat (PPPM), langsung
ketingkat selanjutnya.
b. Studi pustaka untuk menentukan acuan penelitian yang bersumber dari
buku, jurnal dan internet.
c. Mengajukan izin studi pendahuluan, dan peneliti melakukan studi
pendahulan yang akan dilaksanakan di RSUD Panembahan Senopati
Bantul.
d. Penelitian selanjutnya menyusun usulan penelitian, dan konsultasi usulan
penelitian dengan pembimbing
e. Kemudian peneliti menyelesaikan penyusunan proposal, setelah peneliti
mendapatkan persetujuan dari pembimbing, langkah selanjutnya peneliti
harus mempersentasikannya diseminar proposal.
f. Setelah dilakukan revisi pada proposal, peneliti mengurus perijinan dari
STIKES Jenderal Achmad Yani Yogyakarta ke RSUD Panembahan
Senopati Bantul untuk dilaksanakannya penelitian.
2. Tahap Pelaksanaan Penelitian
Pelaksanaan penelitian merupakan proses pengumpulan data yang disusun
dalam bab IV hasil dan pembahasan peneitian. Penelitian ini dilaksanakan di
RSUD Panembahan Senopati Bantul pada bulan juli, setelah peneliti
mendapatkan ijin untuk melakukan penelitian. Peneliti bekerja sama dengan
petugas rekam medis mengenai teknis jalannya penelitian dengan cara
wawancara, observasi, dan triangulasi sumber. Wawancara peneliti dengan
responden A dilakukan pada tanggal 06 Juli 2017 dan pada responden B
tanggal 12 Juli 2017. Kemudian peneliti melakukan observasi pada tanggal 06
36
Juli 2017, setelah itu peneliti melakukan verifikasi hasil wawancara dan
observasi kepada triangulasi sumber pada tanggal 20 Juli 2017.
3. Tahap Akhir Penelitian
Penyusunan laporan dilaksanakan pada bulan juli ketika data yang diperlukan
sudah terkumpul, kemudian peneliti mengolah data terlebih dahulu sebelum
melakukan analisa data. Setelah data di analisa kemudian dijabarkan di bab iv
dan bab v, adapun bab iv berisi tentang hasil dan pembahasan, dan
keterbatasan penelitian serta untuk bab v berisi tentang kesimpulan dan saran.
Penyusunan kara tulis ilmiah selesai kemudian peneliti berkonsultasi dengan
pembimbing dan melakukan revisi sebelum mendapatkan ijin untuk seminar
hasil penelitian dan mengumpukan KTI.
K. Hambatan Penelitian
Dalam melaksanakan penelitian ini, peneliti memiliki hambatan- hambatan
yaitu sebagai berikut :
1. Dalam mendapatkan data, peneliti memerlukan waktu dan uang dalam
prosedurnya
2. Penelitian ini menggunakan responden koordinator rekam medis dengan
koordinator filing bukan semua petugas-petugas filing seperti yang
direncanakan didalam proposal dikarenakan di RSUD Panembahan Senopati
Bantul mengutamakan pelayanan kepada pasien sehingga petugas- petugas
filing sangat sulit untuk ikut serta dalam penelitian ini.
37
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
Dalam Hasil Pengamatan dan Pembahasan ini penulis akan membahas tentang
Diskripsi dari Upaya Instalasi Rekam Medis dalam menjaga Keamanan dan
Kerahasiaan Berkas Rekam Medis di RSUD Panembahan Senopati Bantul.
A. Gambaran Umum RSUD Panembahan Senopati Bantul
1. Rumah Sakit
a. Sejarah RSUD Panembahan Senopati Bantul
Sejarah Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Panembahan Senopati
Bantul sudah berdiri sejak tahun 1953 dengan nama RS Hongeroedem
(HO). Bergantinya tahun, rumah sakit tersebut mengganti nama menjadi
RS Kabupaten pada tahun 1950. Pada tanggal 26 Februari 1993 rumah
sakit tersebut mengganti nama kembali menjadi RSUD Kabupaten Bantul
ber-type D. Pada tanggal 16 Februari 1993, rumah sakit menjadi rumah
sakit ber-type C. Pada November 1995 rumah sakit lulus akreditasi penuh.
Tanggal 1 Januari 2013, rumah sakit ini berganti nama menjadi Rumah
Sakit Swadana. Pada tanggal 29 Maret 2003 merubah namanya kembali
menjadi RSD Panembahan Senopati Bantul. Rumah Sakit Panembahan
Senopati Bantul, dan pada Tanggal 14 April 2015 telah mendapatkan
Sertifikat Akreditasi dari Komite Akreditasi Rumah Sakit Rumah Sakit
(KARS).
b. Jenis Pelayanan di RSUD Panembahan Senopati Bantul
1) Gawat Darurat
Khusus menangani kasus-kasus emergensi, buka 24 jam.
2) Penunjang medis di RSUD Panembahan Senopati Bantul sebagai
berikut;
a) Laboratorium
b) Radiologi
38
c) Anestesi
d) Medical Check-Up
e) Konsultasi Gizi
f) Konsultasi Berhenti Merokok
g) Konsultasi HIV/AIDS
h) Unit Hemodialisa
i) Unit Kemoterapi
j) Farmasi
3) Poli Rawat Jalan di RSUD Panembahan Senopati Bantul sebagai
berikut;
a) Poli Kebidanan dan Penyakit Kandungan (Obsgyn)
b) Poli Penyakit Bedah
c) Poli THT
d) Poli Anak
e) Poli Dalam
f) Poli Jiwa
g) Poli Gigi
h) Poli Syaraf
i) Rawat Inap
4) Fasilitas Rawat Inap di RSUD Panembahan Senopati Bantul sebagai
berikut;
a) VVIP
b) VIP
c) Kelas I
d) Kelas II
e) Kelas III
f) ICU (Intensive Care Unit)
g) Perinatal
39
5) Pelayanan Penunjang Non Medik (24 Jam)
a) CSSD
b) Laundry/Linen
c) Pelayanan Tehnik dan Pemeliharaan Fasiliitas (PKRS)
d) Pengelolaan Limbah
e) Gudang
f) Transportasi (Ambulance)
g) Rohaniawan
h) Komunikasi
i) Pemulasaran Jenazah
j) Pemadaman Kebakaran
6) Pelayanan Administrasi
a) Informasi Penerimaan Pasien
b) Keuangan
c) Personalia
d) Keamanan
e) Sistem Informasi Rumah Sakit
40
c. Struktur Organisasi RSUD Panembahan Senopati Bantul
Gambar 4. 1 Struktur Organisasi RSUD Panembahan Senopati Bantul
Sumber: RSUD Panembahan Senopati Bantul 2017
2. Rekam medis
Pada tahun 1953 RSUD Panembahan Senopati Bantul yang semula
bernama rumah sakit Hongeroedom (HO) sudah memiliki instalasi rekam
medis yang masih terbatas pada kegiatan pendaftaran pasien dan penyimpanan
berkas rekam medis saja. Adapun ruang pendaftaran pasien ada diluar ruang
pemeriksaan dokter. Semua kegiatan pendaftaran dan penyimpanan belum
dikerjakan oleh tenaga perekam medis. Keadaan tersebut berjalan sampai awal
tahun 1984. Mulai bulan April 1984 instalasi rekam medis mendapat tempat
tersendiri. Hal tersebut terbukti dengan adanya ruang pendaftaran pasien rawat
jalan, pasien IGD, pasien rawat inap, dan pengolahan data. Ruang
penyimpanan berkas rekam medis (filing) baik aktif maupun in aktif masih
41
menjadi satu dengan ruang tempat pendaftaran pasien. Sistem penyimpanan
belum sentralisasi (masih desentralisasi) dan belum menggunakan sistem
penomoran urut yang terdokumentasi dalam buku induk (buku register),
disimpan menurut angka genap atau ganjil. Hal tersebut dilakukan sampai
tahun 2000.
Mulai awal tahun 2001 sistem pengolahan rekam medis di RSUD
Panembahan Senopati Bantul sudah mulai lengkap dari TPP rawat jalan, TPP
IGD/rawat inap, distribusi, filing, assembling, coding dan pelaporan. Sistem
penyimpanan sudah mulai sentralisasi dengan menggabungkan rawat jalan
dan rawat inap ke dalam satu folder rekam medis. Namun ilmu yang didapat
hanya dari hasil pelatihan dan belajar otodidak tentang rekam medis karena
belum ada tenaga medis lulusan D3 Rekam Medis.
Mulai tahun 2003 tenaga kerja rekam medis sudah mengalami kemajuan
yang dulunya rata - rata pendidikan SLTP dan SLTA, sudah ada tenaga D3
Rekam Medis. Jumlah tenaga keseluruhan yang dulunya sejumlah 14 orang
sekarang menjadi 56 orang tediri dari pelaporan 3 orang filing 8 orang
assembling 4 orang SKM 1 orang retensi 2 orang ina-cbgs 7 orang simrs 5
orang administrasi 2 orang TPPIGD 9 orang TPPRJ 9 orang dan distribusi 6
orang, namun tidak semua berlatar belakang D3 Rekam Medis. Struktur
organisasi di RSUD Panembahan Senopati sudah berubah menjadi Instalasi
Rekam Medis dan SIMRS sejak Maret 2014.
42
Struktur Organaisasi Instalasi Rekam Medis Dan SIM RS
Gambar 4. 2 Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis di RSUD Panembahan
Senopati Bantu
Sumber : Rumah Sakit Umum Daerah Panembahan Senopati Bantul
B. Hasil
Hasil penelitian ini menggunakan metode observasi, wawancara studi
dokumentasi. Berdasarkan hasil observasi diruang penyimpanan berkas rekam
medis (filing), berdasarkan hasil wawancara dengan 3 orang responden yang
terdiri koordinasi rekam medis, koordinasi filing dan triangulasi sumber yaitu
DIREKTUR
WADIR. PELAYANAN & PENUNJANG
KABID. PENUNJANG
MEDIS
KASIE. PENUNJANG
KLINIK
KAINST. REKAM MEDIS & SIM RS
Koord. REKAM MEDIS & SIM RS
Penaggung Jawab Pengarsipan Rekam
Medis
Wika Krismahira TD, A.Md
Penaggung Jawab Pengolahan Rekam
Medis
Ria Sulistiani, A.Md
Penaggung Jawab Pendaftaran/Registrasi
Pasien
Mifta Dwi Ariani, A.Md
Penaggung Jawab SIM RS
Yusuf Hadi
43
kepala instalasi rekam medis, dan berdasarkan SK/SPO yang mengatur tentang
keamanan dan kerahasiaan berkas rekam medis.
Adapun hasil observasi dan wawancara yang dilakukan peneiti di RSUD
Panembahan Senopati Bantul pada bulan Juni 2017 – Agustus 2017 yaitu :
1. Keamanan ruang penyimpanan berkas rekam medis (filing) dalam
ancaman aspek fisik, biologi, kimiawi di RSUD Panembahan Senopati
Bantul
Berdasakan hasil observasi dan wawancara di RSUD Panembahan Senopati
Bantul, diruang penyimpanan berkas rekam medis (filing) ditemukan beberapa
ancaman, diantaranya :
a. Aspek Fisik
Keamanan ruang penyimpanan berkas rekam medis (filing) dilihat dari
aspek fisik di RSUD Panembahan Senopati Bantul berdasarkan hasil
observasi diketahui letak ruang filing berada dilantai dua, bersebelahan
dengan ruangan pengolahan data rekam medis, ruangan berukuran panjang
12 m x lebar 10 m, terdapat tiga jendela yang selalu terbuka dan terdapat
ventilasi diatasnya dan berada disebelah pintu. Berikut hasil observasi :
Tabel 4. 1 Hasil Observasi letak ruangan bebas banjir
Aspek yang diamati Ya Tidak Keterangan
BRM sudah terhindar dari
kebanjiran
√ Terletak dilantai dua
Hasil observasi diatas didukung oeh hasil wawancara dengan responden
A terkait letak ruang yang bebas dari kebanjiran. (Coding 1) sebagai
berikut:
Sudah aman dari baniir dek , letak ruangan sudah dilantai dua ya
Responden A
44
Hal serupa juga disampaikan oleh triangulasi dengan kutipan sebagai
berikut :
Hasil wawancara diatas menunjukan bahwa letak ruangan sudah bebas
dari kebanjiran.
Dalam sarana penyimpanan berkas rekam medis terdapat rak
penyimpanan, berdasarkan hasil observasi rak penyimpanan berkas rekam
medis di RSUD Panembahan Senopati Bantul ada yang terbuat dari bahan
besi dan ada juga yang terbuat dari kayu dan penopang berkas rekam medis
terbuat dari triplek. Berikut hasil observasi :
Tabel 4. 2 Hasil Observasi rak penyimpanan
Aspek yang diamati Ya Tidak Keterangan
Rak penyimpanan sudah
menggunakan logam/ besi?
√ Sebagian rak sudah
menggunakan Roll O’Pack
sebagian lagi masih
menggunakan triplek
banjir, kalau banjir dari bawah, kalau iya, kalau dilantai satu mungkin
ya, karna kita sudah dilantai dua, tidak pernah banjir tapi kalau bocor a,
bocor dari atap atau ac ya yang rusak yang menebabkan genangan
pernah terjadi, tapi tidak sampai merusak file-file kita karena
genangannya itu hanya sedikit seperti kalau banyak baik sampai setapak
kaki, tapi resiko terjadinya banjir genangan itu masih mungkin terjadi Triangulasi
45
Gambar 4. 3 Rak penyimpanan
Sumber: Observasi RSUD Panembahan Senopati Bantul 2017
Hasil observasi diatas didukung oeh hasil wawancara dengan responden
B mengenai rak penyimpanan berkas rekam medis, (Coding 2)
Hasil wawancara kepada responden dan triangulasi dapat dilihat melalui
kutipan sebagai berikut :
Hal serupa juga disampaikan oleh triangulasi dengan kutipan sebagai
berikut:
Hasil wawancara diatas menunjukan bahwa rak penyimpanan berkas
rekam medis masih ada yang terbuat dari triplek.
Berkas rekam medis yang berada didalam rak penyimpanan tidak rapi,
ada berkas yang tertumpuk- tumpuk. Sistem pengelolaan rekam medis
menggunakan sentralisasi yaitu berkas rekam medis rawat jalan maupun
rawat inap dijadikan satu tempat dan sistem penomoran rekam medis
menggunakan terminal digit filing yaitu angka akhir.
Rak penyimpanan disini sebagian sudah menggunakan logam dan berhubung
tempatnya sempit, sebagian lagi masih dilapisi triplek Responden B
E,..pun besi beberapa saja, dengan desain khusus untuk penyimpanan
berkas, rooling yang bisa didorong dan dibuka udah ada sebagian,
sebagian lagi masih triplek bentuk yang standar Triangulasi
46
Gambar 4. 4 BRM didalam rak penyimpanan
Sumber: Observasi RSUD Panembahan Senopati Bantul 2017
Berdasarkan observasi pencahayaan di ruang penyimpanan berkas
rekam medis (filing) menggunakan cahaya lampu, ada 20 buah lampu
didalam ruangan. Berikut hasil observasi :
Tabel 4. 3 Hasil Observasi pencahayaan
Aspek yang diamati Ya Tidak Keterangan
Pencahayaan di ruang filing
sudah baik
√ Sudah baik, menggunakan
lampu
47
Gambar 4. 5 Pencahayaan diruang filing
Sumber: Observasi RSUD Panembahan Senopati Bantul 2017
Berdasarakan Hasil observasi diatas didukung oeh hasil wawancara
dengan responden B mengenai pencahayaan diruang penyimpanan,
(Coding 3)
Hasil wawancara kepada responden dapat dilihat melalui kutipan
sebagai berikut :
Hal serupa juga disampaikan oleh triangulasi dengan kutipan sebagai
berikut:
Hasil wawancara diatas menunjukan bahwa rak penyimpanan berkas
rekam medis dalam pencahayaan sudah baik.
Berdasarkan hasi observasi di RSUD Panembahan Senpati Bantul,
dalam ruang penyimpanan berkas rekam medis menggunakan kipas angin,
Sudah baik, kami menggunakan 20 lampu disini Responden B
Oh filing, pencahayaan menurut saya sich cukup, mengunakan lampu
kita sudah usahakan cukup untuk mencari BRM
Triangulasi
48
terdapat berapa 7 buah kipas angin, diantaranya terletak di diatas, didepan,
dibelakang, tengah ruangan, dan disamping rak penyimpanan.
Gambar 4. 6 Kipas angin diruang filing
Sumber: Observasi RSUD Panembahan Senopati Bantul 2017
Berdasarkan hasil observasi, terdapat tabung alat pemadam kebakaran
(APAR) diluar dan didalam ruangan, dan intruksi penggunaan yang berada
diatas alat pemadam kebakaran tersebut, kondisi tabung alat pemadam
kebakaran dalam keadaan baru. Berikut hasil observasi :
Tabel 4. 4 Hasil Observasi bebas kebakaran
Aspek yang diamati Ya Tidak Keterangan
BRM sudah terhindar dari
kebakaran
√ Sudah
49
Intruksi penggunaan APAR
APAR
Gambar 4. 7 Alat pemadam kebakaran
Sumber: Observasi RSUD Panembahan Senopati Bantul 2017
Berdasarakan Hasil observasi diatas didukung oeh hasil wawancara
dengan responden B mengenai keamanan dari kebakaran, (Coding 4)
Hasil wawancara kepada responden dapat dilihat melalui kutipan
sebagai berikut :
Hal serupa juga disampaikan oleh triangulasi dengan kutipan sebagai
berikut:
Aman Responden B
50
Hasil wawancara diatas menunjukan bahwa ruangan filing sudah aman
dari kebakaran.
Berdasarkan observasi kelembaban udara diruang penyimpanan berkas
rekam medis (filing) di RSUD Panembahan Senopati Bantul kelembaban
sekitar 67% dan suhu sekitar 27,8°C. Berikut hasil observasi :
Tabel 4. 5 Hasil Observasi kelembaban
Aspek yang diamati Ya Tidak Keterangan
Tingkat kelembabannya
sudah pas
√ Belum
kelembaban 67% dan suhu sekitar
27.8°C
Gambar 4. 8 ukuran kelembaban dan suhu diruang filing
Sumber: Observasi RSUD Panembahan Senopati Bantul 2017
kalau kebakaran sangat tidak mungkin karena kita sudah punya alarm
untuk pendeteksi asap dan alat- alat untuk pemadam kebakaran APAR,
itu sudah ada Cuma kalau keamanannya kita kembai kediri kita sendiri
seperti petugas, listriknya, segala macem tapi selama disini, tidak pernah
terjadi Triangulasi
51
Berdasarakan Hasil observasi diatas didukung oleh hasil wawancara
dengan responden A mengenai tingkat kelembaban diruang penyimpanan,
(Coding 5)
Hasil wawancara kepada responden dapat dilihat melalui kutipan
sebagai berikut :
Hal serupa juga disampaikan oleh triangulasi dengan kutipan sebagai
berikut:
Hasil wawancara diatas menunjukan bahwa tingkat kelembaban diruang
filing belum cukup baik.
b. Aspek Biologi
Keamanan ruang penyimpanan berkas rekam medis (filing) dari aspek
biologi di RSUD Panembahan Senopati Bantul berdasarkan hasil observasi,
diketahui terdapat berkas rekam medis yang berdebu. Berikut hasil
observasi :
Tabel 4. 6 Hasil Observasi BRM berjamur
Aspek yang diamati Ya Tidak Keterangan
BRM yang berjamur √ Tidak ada berjamur
untuk kelembabannya mungkin bagi kita belum cukup ya, karena
disini panas terutama bagian filing butuh AC juga untuk mengatur
kelembabannya Responden A
paling tidak ideal disana, disana lembab sekali karena ruangannya
tertutup jadi resiko terjadinya kelembaban tinggi itu menyebabkan
kerusakan file segala macem itu sangat mungkin terjadi, tapi ya kita
sudah mengusulkan sirkulasi udara yang bagus tapi RS masih belum
menyetujui, sangat lembab sekali, g ideal untuk filenya untuk orangnya
Triangulasi
52
Gambar 4. 9 BRM yang berdebu
Sumber: Observasi RSUD Panembahan Senopati Bantul 2017
Berdasarakan Hasil observasi diatas didukung oleh hasil wawancara
dengan responden B mengenai adakah berkas rekam medis yang berjamur,
(Coding 6)
Hasil wawancara kepada responden dapat dilihat melalui kutipan
sebagai berikut :
Hal serupa juga disampaikan oleh triangulasi dengan kutipan sebagai
berikut:
Hasil wawancara diatas menunjukan bahwa tidak ada BRM yang
berjamur, hana saja berdebu.
Didalam ruang penyimpanan berkas rekam medis ditemukan serangga.
Berdasarkan hasil observasi diatas hal ini sesuai dengan hasil wawancara
peneliti kepada responden B mengenai pemberian kamfer (Coding 7)
sebagai berikut :
biasanya cuma debu yang banyak
Responden B
berjamur, mungkin ada tapi itu jarang sekali ditemukan mungkin bisa
dikatakan tidak ada juga ya, karena kami setiap tahun merentesi berkas-
berkas tersebut ya, tapi kalau berdebu ada
Triangulasi
itu belum ada
Responden B
53
Hal serupa juga disampaikan oleh triangulasi dengan kutipan sebagai
berikut:
c. Aspek Kimiawi
Keamanan ruang penyimpanan berkas rekam medis (filing) dari aspek
kimiawi di RSUD Panembahan Senopati Bantul berdasarkan hasil
observasi, diketahui bahwa kualitas berkas rekam medis dari tintanya jelas,
kertas yang digunakan standar berwarna putih ukuran A4 dengan berat 70
gram dan map yang digunakan cukup baik. Berikut hasil observasi :
Tabel 4. 7 Hasil Observasi kualitas BRM
Aspek yang diamati Ya Tidak Keterangan
Kualitas berkas rekam
medis dari tinta, kertas,
dan map nya?
√ Sudah sesuai standar
Tinta (tidak luntur), kertas (standar
A4, 30-40 gram), Map ( tidak luntur)
(1)
kamfer, selama saya disini belum pernah diskusi, belum pernah
menyinggung masalah itu, mestinya ada tapi selama saya menjabat
belum ada ya
Triangulasi
54
(2)
(3)
Gambar 4. 10 (1) Tinta, (2) kertas, (3) map
Sumber: Observasi RSUD Panembahan Senopati Bantul 2017
Berdasarakan Hasil observasi diatas didukung oleh hasil wawancara
dengan responden A mengenai adakah kualitas, (Coding 8 )
Hasil wawancara kepada responden dapat dilihat melalui kutipan
sebagai berikut :
untuk tintanya awet juga ya, tidak luntur gitu, kertasnya sudah baik
sesuai standar, A4 beratnya kira-kira 70 gram dek, sampulnya sedikit
tipis jadi tidak mudah sobek
Responden A
55
Hal serupa juga disampaikan oleh triangulasi dengan kutipan sebagai
berikut:
Hasil wawancara diatas menunjukan bahwa kualitas BRM sudah cukup
baik.
Terdapat petugas yang makan dan minum didalam ruang penyimpanan
berkas rekam medis, sehingga remah- remah dari makanan dan percikan
dari air minuman terkena ke BRM. Berikut hasil observasi :
Tabel 4. 8 Hasil Observasi kualitas BRM
Aspek yang diamati Ya Tidak Keterangan
Petugas ada yang makan minum
di ruang filing?
√ Ada
Gambar 4. 11 Pantry dan makanan minuman didalam ruangan
Sumber: Observasi RSUD Panembahan Senopati Bantul 2017
cukup baik, cukup baik, kertasnya sudah kertas standar bukannya kertas
buram kemudian cetakannya sudah cetakan yang bagus yang nggak
kayak kena basah hilang tintanya, ataupun lama- lama memudar, jadi
sudah baik dek
Triangulasi
56
Gambar 4. 12 BRM terkena air
Sumber: Observasi RSUD Panembahan Senopati Bantul 2017
Berdasarkan hasil observasi diatas hal ini sesuai dengan hasil
wawancara peneliti kepada responden A mengenai adakah petugas yang
makan didalam ruangan, (Coding 9) sebagai berikut:
Hal serupa juga disampaikan oleh triangulasi dengan kutipan sebagai
berikut:
Hasil wawancara diatas menunjukan bahwa terdapat petugas yang
makan dan minum didalam ruangan.
2. Kerahasiaan ruang penyimpanan berkas rekam medis (filing) di RSUD
Panembahan Senopati Bantul
Ruang penyimpanan berkas rekam medis sudah disediakan ruang khusus
untuk menyimpan berkas (on site), terdapat dua pintu diruang Penyimpanan
BRM, pintu pertama terletak didepan untuk keluar masuk petugas pintu selalu
dalam keadaan tertutup namun tidak terkunci, yang kedua terletak dibelakang
arah menuju keruang pengolahan data rekam medis keadaan pintu selalu
ya makan minum, kalau makan besar mungkin tidak tapi kalau minum
atau cemilan beberapa kali tak lihat juga ada sich
Triangulasi
Makan minum sesekali ada, karena tidak ada jam khusus ya jadi
makannya sambi-sambi gitu dek
Responden A
57
terbuka. Ditemukan saat tidak ada petugas ruang penyimpanan BRM tidak
terkunci. Berikut hasil observasi :
Tabel 4. 9 Hasil Observasi pintu ruangan
Aspek yang diamati Ya Tidak Keterangan
Ruang pintu penyimpanan selalu terkunci
bila tidak ada petugas di ruangan
penyimpanan
√ Tidak
Berdasarkan hasil observasi diatas hal ini sesuai dengan hasil wawancara
peneliti kepada responden B, mengenai ruangan filing selalu terkunci bila
tidak ada petugas di didalamnya, (Coding 10) sebagai berikut:
Hal serupa juga disampaikan oleh triangulasi dengan kutipan sebagai
berikut:
Hasil wawancara diatas menunjukan bahwa pintu ruang penyimpanan
berkas rekam medis tidak pernah terkunci.
Berdasarkan observasi bahwa ada beberapa berkas yang tidak ketemu atau
hilang, dan berdasarkan wawancara dengan responden B dan triangulasi
mengenai pernahkah terjadi kehilangan berkas, (Coding 11) dapat dilihat
melalui kutipan sebagai berikut :
Kunci full nggak, karna selalu terbuka, karna rumah sakit selalu buka 24
jam untuk mencari berkas Triangulasi
tidak dikunci, apalagi malam sengaja tidak dikunci biar petugas TPPIGD
bisa ambil berkas
Responden B
pernah, seperti hari ini periksa di poli klinik tapi tidak kembali, atau ke
selip- selip Responden B
58
Hal serupa juga disampaikan oleh triangulasi dengan kutipan sebagai
berikut:
Hasil wawancara diatas menunjukan bahwa kehilangan BRM terjadi saat
BRM diluar filing
Berdasarkan observasi diketahui didepan pintu masuk ruang penyimpanan
berkas rekam medis di RSUD Panembahan Senopati Bantul terdapat tulisan
“selain petugas dilarang masuk” dan terdapat yang bukan petugas filing dapat
masuk. Berikut hasil observasi :
Tabel 4. 10 Hasil Observasi tulisan dipintu ruangan
Aspek yang diamati Ya Tidak Keterangan
Selain petugas dapat masuk keruang
penyimpanan rekam medis
√ Ada
kalau hilang berkas sering kertas kalau dilacak berasal dari file, e... susah
dibuktikan kehilangan berkas itu bisa dimana saja hilang berkas bisa dari
poli, jalan mau ke assembling, bisa kehilangan berkas dari ruangan, bisa
pada waktu perjalanan mau dikembalikan, kalau khusus mau disana hilang
jadi ada catatannya berkas itu sudah kembalimu dicari lagi sudah tidak ada,
itu laporannya. ..e jarang banget ya jadi kebanyakan berkas hiang karena
sebeum masuk keruang filing, hiangnya berkas. Triangulasi
59
Gambar 4. 13 Pintu ruang penyimpanan BRM
Sumber: Observasi RSUD Panembahan Senopati Bantul 2017
Berdasarkan hasil observasi diatas hal ini sesuai dengan hasil wawancara
peneliti kepada responden A, mengenai selain petugas dapat masuk kedalam
ruangan, (Coding 12) sebagai berikut:
Hal serupa juga disampaikan oleh triangulasi dengan kutipan sebagai
berikut:
e.. sebetulnya gak bolehnya cuman beberapa kali kesana, beberapa yang
keluar masuk itu ada meski bukan petugas, tetapi dia tetap pengawal rumah
sakit bukan petugas untuk beberapa kali dia memang masuk kesana, tapi
kalau orang luar itu pintu masuknya sudah jelas tidak bisa masuk. Jadi, dia
nkalau masuk pasti ke pintu yang lain, untuk orang luar bukan pengawal
rumah sakit . jadi, saya rasa tidak ada hubungannya dengan rumah sakit,
saya rasa sudah gak beabs keluar masuk ruang filing. Kecuali pengawa
rumah sakit kadang-kadang dia datang cuma mencari temannya itu bisa
jadi, cuma kalau secara pesifik itu tidak bisa, pengawal yang masuk dari
macam-macam unit yang ain dia kena dengan orang disana, mencari siapa
disana, datang kesana langsung, karna pintu disan tidak terkunci. Jadi,
masuk keluar aja bebas, ada 2 pintu. Triangulasi
tidak ada dikunci, biasanya yang diruang filing hanya petugas saja, tapi
terkadang juga ada yang masuk juga
Responden A
60
Hasil wawancara diatas menunjukan bahwa selain petugas dapat masuk ke
dalam ruang filing.
3. Upaya Instalasi Rekam Medis dalam Menjaga Keamanan dan
Kerahasiaan Berkas Rekam Medis didalam ruang penyimpanan berkas
rekam medis (filing) di RSUD Panembahan Senopati Bantul
Terdapat surat kebijakan yang mengatur keamanan dan kerahasiaan berkas
rekam medis, surat kebijakan tersebut disimpan dibagian pengolahan data.
Mengatur keamanan terdapat pada surat kebijakan Nomor 07 / I / 2014
tentang pengamanan penyimpanan rekam medis di RSUD Panembahan
Senopati Bantul, berisi sebagai berikut :
a. Perlindungan arsip dari bahaya kebakaran dilakukan dengan pemasangan
fire alarm, penyediaan alat pemadam api ringan (APAR).
b. Perlindungan berkas rekam medis diruang penyimpanan dari kerusakan
yang dilakukan dengan penyimpanan berkas rekam medis di rool o’pack
yang tahan air, api, panas dan kerusakan lainnya.
c. Perlindungan rekam medis diruang penyimpanan dari bahaya kehilangan,
sudah dipasang CCTV dan larangan selain petugas dilarang masuk.
d. Pemeliharaan arsip berkenaan dengan perbaikan sampul rekam medis yang
telah rusak karena frekuensi pemakaian yang tinggi.
e. Penangan arsip berkenaan dengan kegiatan pencarian dan penggunaan
rekam medis di ruang penyimpanan serta proses foto copy dna penyusuna
kembali berkas rekam medis setelah di foto copy.
Mengatur keamanan terdapat pada surat kebijakan Nomor 80.a / IV / 2013
tentang kerahasiaan informasi pasien di RSUD Panembahan Senopati Bantul,
berisi sebagai berikut:
a. Isi berkas rekam medis harus dijaga kerahasiaannya oleh dokter, dan
tenaga kesehatan lainnya, petugas rekam medis serta pimpinan sarana
pelayanan kesehatan.
61
b. Hanya petugas rekam medis yang diizinkan masuk kedalam ruang
penyimpanan berkas rekam medis.
c. Tidak diperkenankan mengutip sebagian atau seluruh isi rekam medis
untuk badan atau perorangan kecuali untuk pengadilan, yang
diperkenankan hanya foto copy hasil penunjangan ( laboratorium, rogen,
EKG, ECG, dll ) dan resume medis.
d. Seama pasien dirawat rekam medis menjadi tanggung jawab perawat
ruangan untuk menjaga kerahasiaan.
e. Informasi tentang identitas, diagnosis, riwayat penyakit, riwayat
pemeriksaan, dan riwayat pengobatan dapat dibuka dalam hal.
1) Untuk kepentingan pasien.
2) Memenuhi permintaan aparat hukum.
3) Permintaan/persetujuan pasien.
4) Permintaan institusi berdasarkan persyaratan yang sudah ditentukan.
5) Untuk kepentingan penelitian, pendidikan dan audit medis sepanjang
tidak menyebutkan identitas pasien.
6) Permintaan tersebut harus diakukan secara tertulis kepada diretur rumah
sakit penembahan senopati bantul.
f. Informasi yang mengandung nilai kerahasiaan adalah semua hasil
pemeriksaan, observasi, tindakan, pengobatan yang ada di rekam medis ang
tidak mengandung nilai kerahasiaan adalah nama dan alamat sepanjang
tidak mengandung nilai medis dan tidak mengancam keamanan pasien.
g. Yang berkewajiban menjaga kerahasian rekam medis adalah semua tenaga
kesehatan, mahasiswa kedokteran dan siswa praktek/pkl.
h. Pemaparan isi rekam medis boleh dilakukan oleh dokter yang merawat
pasien dengan seizin pasien.
i. Pemaparan isi rekam medis boleh dilakukan oleh direktur tanpa seizin
pasien berdasarkan peraturan perundang-undangan namun sepanjang ada
surat permintaan dari instusi/embaga berwenang.
62
j. Berkas rekam medis tidak dibaawa keluar rumah sakit kecuali untuk
kepentingan pengadilan.
Berdasarkan observasi di di RSUD Panembahan Senopati Bantul
menyatakan bahwa terdapat berkas rekam medis yang sampulnya robek masih
digunakan.
Gambar 4. 14 Map dan formuir yang robek
Sumber: Observasi RSUD Panembahan Senopati Bantul 2017
63
Dalam penjajarannya belum benar masih ada berkas rekam medis yang
tertumpuk-tumpuk, padat dan terdapat berkas rekam medis yang berada diluar
rak penyimpanan berkas rekam medis.
Gambar 4. 15 BRM yang menumpuk dan padat
Sumber: Observasi RSUD Panembahan Senopati Bantul 2017
Berdasarkan hasil observasi, dan ditemukan bahwa ada petugas filing yang
membersihkan makanan dan minuman, kertas- kertas yang berserakan dan
sampah- sampah yang terdapat didalam ruang penyimpanan berkas rekam
medis.
Terdapat petugas yang memasukkan berkas rekam medis kedalam rak
penyimpanan berkas rekam medis dengan hati- hati, dan membagi berkas
rekam medis yang tebal menjadi beberapa bagian.
Cara petugas rekam medis untuk menjaga dan melindungi kerahasiaan
berkas rekam medis yaitu dengan cara tidak memperbolehkan siapa saja
meminta atau mencopy berkas rekam medis tanpa seijin pasien dan keluarga
pasien, karena berkas tersebut bersifat rahasia hanya orang-orang tertentu
64
yang boleh mempergunakannya, dan berkas rekam medis tidak boleh dibawa
keluar dari rumah sakit.
Selain itu petugas juga melindungi berkas rekam medis, melindungi disini
yaitu menghindarkan berkas rekam medis dari kehilangan dan pencurian,
didepan pintu ruang penyimpanan terdapat tulisan “selain petugas dilarang
masuk” tetapi masih ada selain petugas dapat keluar masuk ruang filing,
tulisan tersebut berukuran kecil.
Terdapat cctv disudut ruangan, dan terdapat petunjuk seperti jalur evakuasi
diluar ruangan.
(1) (2)
Gambar 4. 16 (1) CCTV dan (2) petunjuk jalur evakuasi
Sumber: Observasi RSUD Panembahan Senopati Bantul 2017
Berdasarkan hasil observasi diatas hal ini sesuai dengan hasil wawancara
peneliti kepada responden B, adakah jalur penyelamatan (evakuasi) baik untuk
berkas rekam medis maupun petugas rekam medis? (Coding 13) sebagai
berikut:
Hal serupa juga disampaikan oleh triangulasi dengan kutipan sebagai
berikut:
ada, itu sudah ada tanda-tanda dijalan keluar Responden B
65
Hasil wawancara diatas menunjukan bahwa jalur evakuasi untuk petugas
dan BRM sudah ada.
C. Pembahasan
Peran rekam medis disebuah rumah sakit tidak kalah penting dibandingkan
unit-unit, baik medis maupun non medis. Dimana informasi dari data rekam
medis merupakan salah satu sarana penting, untuk membantu pimpinan dalam
menetapkan kebijakan dalam pengambilan keputusan.
Kegunaan rekam medis di RSUD Panembahan Senopati Bantul adalah
sebagai sumber informasi medis dan untuk keperluan pengobatan pasien, sebagai
alat komunikasi antara dokter yang satu dengan dokter lainnya dan sebagai bukti
telah dilakukannya pelayanan terhadap pasien.
1. Keamanan ruang penyimpanan berkas rekam medis (filing) dalam aspek
ancaman fisik, biologi, kimiawi di RSUD Panembahan Senopati Bantul
a. Aspek Fisik
Letak ruang penyimpanan berkas rekam medis sudah berada dilantai dua
sehingga aman dari kebanjiran. Hal ini sudah sesuai dengan Peraturan
Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005 Bab III
Tentang Perlindungan Arsip Vital Negara, Penggunaan bangunan kedap air
atau menempatkan arsip pada tingkat ketinggian yang bebas dari banjir,
Hal ini juga sudah sesuai dengan Nurmianto (2004), Penggunaan bangunan
Pintu darurat, terus e.. apa untuk menyelamatkan, kalau khusus untuk
berkas aja saya rasa belum, untuk evakuasi orngnya sudah ada karena kita
daerah gempa, sudah ada daerah tempat berkumpul, situasi tangga darurat
ada, tapi penyelamatan kertas berkas kita sudah melakukan nama
digitalisasi. Jadi semua bekas kita scan selain puna hard dan file kita jua
punya soft filenya jadi kalau toh terjadi sesuatu kita sudah punya
backupnya soft file nya itu tinggal kita buka oh... seperti ini kita cari walau
itu belum semuanya , tetapi beberapa sudah mulai lumayan beberapa tahun.
Jadi, kalau ini rusak kita datanya sudah punya. Triangulasi
66
kedap air atau menempatkan arsip pada tingkat ketinggian yang bebas dari
banjir.
Sarana penyimpanan berkas rekam medis di RSUD Panembahan
Senopati Bantul menggunakan rak penyimpanan. Rak penyimpanan berkas
terbuat dari bahan besi, tetapi masih ada sebagian rak yang terbuat dari
kayu dan penopang berkas terbuat dari bahan triplek. Sarana penyimpanan
tersebut belum sepenuhnya melindungi berkas rekam medis karena
penopang berkas masih terbuat dari triplek dan mudah terbakar. Hal ini
tidak sesuai dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Nomor 06 Tahun 2005 Bab III Tentang Perlindungan Arsip Vital Negara,
perlindungan arsip vital dari penyimpanan khusus seperti almari besi, filing
cabinet tahan api merupakan struktur yang kokoh dan tahan api yang
terbuat dari besi yang tebal berbeda dengan filing cabinet yang biasa yang
ketebalan besi yang biasa, ruang bawah tanah dan sebagainya.
Pencahayaan di ruang penyimpanan berkas rekam medis sudah cukup
baik. Hal ini sudah sesuai dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005 Bab III Tentang Perlindungan
Arsip Vital Negara, Ruangan sebaiknya dilengkapi penerangan, pengatur
temperature ruangan.
g. Berdasarkan observasi di RSUD Panembahan Senopati Bantul belum
menggunakan AC melainkan masih menggunakan kipas angin yang
membuat tidak tenjaga kelembaban dari kertas berkas rekam medis
tersebut. Hal ini tidak sesuai dengan Sugiarto dan Wahyono (2005) Ruang
sebaiknya dilengkapi dengan penerangan, pengaturan temperatur ruangan,
dan AC (Air Conditioner) yang bermanfaat untuk mengendalikan
kelembaban udara yang baik sekitar 50-60% dan temperatur sekitar 60º-75º
F atau 22º-25º C.
67
Didalam dan diluar ruang penyimpanan berkas rekam medis sudah
terdapat tabung alat pemadam kebakaran (APAR). Hal ini sudah sesuai
dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06
Tahun 2005 Bab III Tentang Perlindungan Arsip Vital Negara,
Menggunakan struktur bangunan dan ruangan tahan api serta dilengkapi
dengan peralatan alarm, alat pemadam kebakaran dan lain-lain.
Suhu dan kelembaban yang terkendali membantu kelestarian berkas,
untuk itu ruang penyimpanan perlu alat pengatur suhu dan pengatur
temperatur ruangan seperti Air Conditioner (AC) yang bermanfaat untuk
mengendalikan kelembaban udara didalam ruangan. Di RSUD
Panembahan Senopati Bantul tempat penyimpanan berkas rekam medis
tidak terdapat Air Conditioner (AC) sehingga temperatur suhu di ruangan
tersebut tidak baik dan tidak bisa mengendalikan kelembaban udara
didalam ruangan. Hal ini tidak sesuai dengan Peraturan Kepala Arsip
Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005 Bab III Tentang
Perlindungan Arsip Vital Negara, Ruangan sebaiknya dilengkapi
penerangan, pengatur temperature ruangan.
Berdasarkan hasil observasi kelembaban udara diruang penyimpanan
berkas rekam medis di RSUD Panembahan Senopati Bantul sekitar 67%
dan temperatur sekitar 27.8°C. Hal ini tidak sesuai Numianto (2004),
kelembaban suatu ruang sampai 65% dan suhu udara berkisar antara
18.8ºC sampai 24.24ºC apabila suhu kurang dari normal, maka dalam
waktu singkat arsip-arsip akan rusak.
b. Aspek Biologi
Keamanan ruang penyimpanan berkas rekam medis (filing) dari aspek
biologi di RSUD Panembahan Senopati Bantul berdasarkan hasil observasi,
diketahui bahwa tidak terdapat berkas rekam medis yang berjamur namun
masih terdapat berkas rekam medis yang berdebu dan didalam ruang
68
penyimpanan berkas rekam medis tidak adanya obat atau kamfer yang
digunakan untuk melindungi berkas rekam medis dari serangan serangga .
Hal ini tidak sesuai dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia Nomor 06 Tahun 2005 Bab III Tentang Perlindungan Arsip Vital
Negara, Ruangan harus selalu bersih dari debu, kertas bekas, putung rokok,
maupun sisa makanan, dan hal ini juga tidak sesuai dengan Nurmianto
(2004), untuk menghindari dai serangan serangga di berikan kamfer pada
setiap rak untuk menghindari serangan serangga sehingga dibutuhkannya
pemeliharaan berkas rekam medis untuk menjaga keamanannya.
c. Aspek Kimiawi
Keamanan ruang penyimpanan berkas rekam medis (filing) dari aspek
kimiawi di RSUD Panembahan Senopati Bantul berdasarkan hasil
observasi, diketahui bahwa kualitas berkas rekam medis dari tinta, kertas,
dan map sudah cukup baik. Hal ini sudah sesuai dengan Peraturan Kepala
Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005 Bab III Tentang
Perlindungan Arsip Vital Negara, menggunakan bahan yang bermutu
tinggi, kertas, tinta, karbon, lem, dan bahan-bahan lain yang bermutu baik
sehingga lebih awet.
Terdapat petugas yang makan dan minum didalam ruang penyimpanan
berkas rekam medis, sehingga remah- remah dari makanan dan percikan
dari air minuman dapat saja terkena ke berkas rekam medis yang dapat
membuat keamaan dari kualitas berkas tidak terjamin.
2. Kerahasiaan ruang penyimpanan berkas rekam medis (filing) di RSUD
Panembahan Senopati Bantul
Ruang penyimpanan berkas rekam medis sudah disediakan ruang khusus
untuk menyimpan berkas (on site). Hal ini sudah sesuai dengan Peraturan
Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005 Bab III
Tentang Perlindungan Arsip Vital Negara tentang Lokasi penyimpanan arsip
dapat dilakukan pada tempat khusus sehingga dapat mencegah atau
69
menghambat unsur perusak fisik arsip dan sekaligus mencegah pencurian
informasinya Lokasi penyimpanan arsip dapat dilakukan pada tempat khusus
sehingga dapat mencegah atau menghambat unsur perusak fisik arsip dan
sekaligus mencegah pencurian informasinya.
Berdasarkan observasi diketahui bahwa pada ruang penyimpanan berkas
rekam medis pasien di RSUD Panembahan Senopati Bantul sudah terdapat
tulisan “Selain Petugas Dilarang Masuk” didepan pintu namun ukuran poster
peringatan tersebut kurang besar, kurang terlihat jadi beum informatif.
Informasi yang terdapat dalam berkas rekam medis itu bersifat rahasia jadi
tidak diperbolehkan siapa saja untuk meminta apalagi mengcopy tanpa seijin
pasien dan keluarga pasien, selain itu petugas rekam medis bertanggung jawab
penuh terhadap kelengkapan berkas dan melindungi dari kemungkinan
pencurian berkas atau pembocoran isi berkas rekam medis.
Kerahasiaan berkas rekam medis kurang terjaga keamanannya, hal itu
dikarenakan masih ada pihak-pihak yang tidak berkepentingan keluar masuk
ruang filing. Hal tersebut belum sesuai dengan Permenkes RI No.
269/MENKES/PER/III/2008 tentang rekam medis pasal 10 Ayat (1) bahwa
informasi yang didapat pada rekam medis sifatnya rahasia, artinya tidak
semua orang bisa membaca dan mengetahuinya.
Berdasarkan hasil observasi di RSUD Panembahan Senopati Bantul dalam
akses masuk di ruang filing belum dibatasi karena selain petugas filing masih
dapat mengakses ruang filing seperti perawat yang diperbolehkan masuk ke
ruang filing, padahal di pintu masuk ruang penyimpanan berkas rekam medis
sudah ada peringatan “Selain Petugas Dilarang Masuk” tetapi peringatan
tersebut masih kurang diperhatikan oleh semua karyawan maupun pasien di
RSUD Panembahan Senopati Bantul dan keadaan pintu tertutup namun disaat
tidak ada petugas ditemukan ruangan yang tidak terkunci, selain itu terdapat
pula pasien yang membawa sendiri berkas rekam medis.
70
Hal tersebut juga belum sesuai dengan Kebijakan dan Protap yang
digunakan di RSUD Panembahan Senopati Bantul yang berisi rekam medik
adalah milik rumah sakit, artinya direktur rumah sakit bertanggungjawab atas
hilangnya, rusaknya atau pemalsuan rekam medik. Penggunaan oleh
badan/orang yang tidak berhak. Isi rekam medik adalah milik pasien yang
wajib jaga kerahasiaanya. Untuk melindungi kerahasiaan tersebut dibuat
ketentuan-ketentuan sebagai berikut:
a. Hanya petugas rekam medik yang diijinkan masuk ruang penyimpanan
berkas rekam medik.
b. Dilarang mengutip sebagian atau seluruh isi rekam medik untuk badan-
badan atau perorangan, kecuali yang ditetapkan oleh peraturan perundang-
undangan yang berlaku.
c. Peminjaman rekam medik untuk keperluan pembuatan makalah, riset dan
lain-lain oleh seorang dokter/tenaga kesehatan lainnya sebaiknya
dikerjakan di kantor rekam medik.
d. Selama pasien sedang menerima pelayanan kesehatan di RSUD
Panembahan Senopati Bantul (Poliklinik, IGD, Ruang Rawat Inap,
Pelayanan Penunjang) maka dokumen rekam medik menjadi tanggung
jawab Kepala Satuan Kerja yang bersangkutan untuk menjaga
kerahasiaannya dan dari kerusakan atau kehilangan atau pemalsuan.
e. Karyawan RSUD Panembahan Senopati Bantul dilarang memberikan/
menitipkan dokumen rekam medik kepada pasien dan atau keluarganya
dengan alasan apapun.
Isi rekam medis menurut Rustiyanto (2012), adalah milik pasien yang
wajib dijaga kerahasiaannya. untuk melindungi kerahasiaan informasi dalam
rekam medis dibuat ketentuan sebagai berikut :
a. Hanya petugas rekam medis yang diijinkan masuk ruang penyimpanan
dokumen rekam medis.
71
b. Dilarang mengutip sebagian atau seluruh isi rekam medis untuk badan-
badan atau perorangan, kecuali yang telah ditentukan oleh peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
c. Menjaga alur permintaan informasi kesehatan pasien.
d. Memelihara kerahasiaan pasien.
e. Mengindentifikasi risiko tinggi dalam kerahasiaan informasi kesehatan.
f. Menyimpan rekam medis rawat jalan dan menjaga agar penyimpanan
rekam medis aman, rahasia, tidak dapat diakses oleh orang yang tidak
berkepentingan.
Namun pada kenyataannya masih dijumpai perawat yang dapat masuk ke
ruang penyimpanan filing, dan pasien yang membawa berkas rekam medis
sehingga aspek keamanan dan kerahasiaan rekam medis tidak terjaga.
3. Upaya Instalasi Rekam Medis dalam Menjaga Keamanan dan
Kerahasiaan Berkas Rekam Medis didalam ruang penyimpanan berkas
rekam medis (filing) di RSUD Panembahan Senopati Bantul
Sudah terdapat surat kebijakan yang mengatur tentang keamanan dan
kerahasiaan berkas rekam medis, namun masih kurang disosialisasikan kepada
petugas, petugas sudah tau bahwa sudah ada surat kebijakan yang mengatur
tentang keamanan dan kerahasiaan, tapi petugas masih belum melaksanakan
sepenuhnya apa yang tercantum didalam surat kebijakan tersebut, sehingga
dibutukannya teguran dan pengawasan kepada petugas untuk dapat menjamin
keamanan dan kerahasiaan berkas rekam medis.
Cara petugas rekam medis untuk menjaga dan melindungi kerahasiaan
berkas rekam medis yaitu dengan cara tidak memperbolehkan siapa saja
meminta atau mencopy berkas rekam medis tanpa seijin pasien dan keluarga
pasien, karena berkas tersebut bersifat rahasia hanya orang-orang tertentu
yang boleh mempergunakannya, dan berkas rekam medis tidak boleh dibawa
keluar dari rumah sakit. Hal tersebut sudah sesuai dengan Permenkes RI No.
269/MENKES/PER/III/2008 tentang rekam medis pasal 10 ayat (3), harus
72
dilakukan secara tertulis kepada pimpinan sarana pelayanan kesehatan. Tanpa
adanya izin tertulis dari pasien, dokter/dokter gigi tidak diperbolehkan
memberikan penjelasan tentang informasi dalam rekam medis kepada publik.
Selain itu petugas juga harus bisa melindungi berkas rekam medis,
melindungi disini yaitu menghindarkan berkas rekam medis tersebut dari
bahaya seperti terbakar, pencurian, dimakan rayap, terkena rembesan air dan
hal-hal lain yang bisa mengakibatkan rusaknya berkas rekam medis.
Kerahasiaan berkas rekam medis pasien kurang terjaga keamanannya,
Hal ini belum sesuai dengan Rustiyanto (2011) Maka keamanan
merupakan pertimbangan penting diarea pengarsipan dan aturan keamanan
hendak secara jelas diterapkan, sehingga di perlukan pengolahan rekam medis
yang baik yaitu salah satunya seperti penggunaan ruang penyimpanan yang
baik dan untuk melindungi berkas rekam medis dari kerusakan, kehilangan
atau digunakan oleh pihak yang tidak berwenang.
Isi rekam medis menurut Rustiyanto (2012), adalah milik pasien yang
wajib dijaga kerahasiaannya. untuk melindungi kerahasiaan informasi dalam
rekam medis dibuat ketentuan sebagai berikut :
a. Hanya petugas rekam medis yang diijinkan masuk ruang penyimpanan
dokumen rekam medis.
b. Dilarang mengutip sebagian atau seluruh isi rekam medis untuk badan-
badan atau perorangan, kecuali yang telah ditentukan oleh peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
c. Menjaga alur permintaan informasi kesehatan pasien.
d. Memelihara kerahasiaan pasien.
e. Mengindentifikasi risiko tinggi dalam kerahasiaan informasi kesehatan.
f. Menyimpan rekam medis rawat jalan dan menjaga agar penyimpanan
rekam medis aman, rahasia, tidak dapat diakses oleh orang yang tidak
berkepentingan.
73
Namun pada kenyataannya masih dijumpai selain petugas dapat masuk ke
ruang penyimpanan filing, sehingga aspek keamanan dan kerahasiaan rekam
medis tidak terjaga.
74
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
1. Keamanan ruang penyimpanan berkas rekam medis (filing) dalam ancaman
aspek fisik, biologi, kimiawi di RSUD Panembahan Senopati Bantul belum
aman.
2. Kerahasiaan ruang penyimpanan berkas rekam medis (filing) di RSUD
Panembahan Senopati Bantul masih belum terjaga.
3. Upaya Instalasi Rekam Medis dalam Menjaga Keamanan dan Kerahasiaan
Berkas Rekam Medis didalam ruang penyimpanan berkas rekam medis
(filing) di RSUD Panembahan Senopati Bantul belum maksimal
B. Saran
1. Keamanan ruang penyimpanan berkas rekam medis (filing) dalam ancaman
aspek fisik, biologi, kimiawi di RSUD Panembahan Senopati Bantul
a. Aspek Fisik
1) Menggunakan filing cabinet tahan api (yang terbuat dari bahan besi
tebal)
2) Pengatur temperature ruangan dipasang Air Conditioner (AC) atau
blower (exhaust) sehingga temperatur suhu di ruangan menjadi teratur
tidak begitu kering maupun lembab
3) Dipasang hygrotermometer (alat pengukur suhu dan kelembaban)
supaya petugas mengetahui temperatur udara (suhu dan kelembaban)
untuk mengontrol suhu dan kelembabannya
4) Pengaturan suhu dan kelembaban udara yang normal sampai memenuhi
standar normal yaitu 18,8ºC sampai 24,24ºC dan kelembaban suatu
ruang 50% sampai 65% untuk menjaga keawetan berkas rekam medis
75
b. Aspek Biologi
Digunakannya kamfer atau kapur barus di setiap rak agar terhindar dari
serangan hama pemakan kertas dan jamur atau menggunakan, di bersihkan
sesering mungkin agar selalu bersih dari debu kurang lebih dua kali sehari,
dan dibutuhkan pemeliharaan berkas rekam medis untuk menjaga
keamanannya.
c. Aspek Kimiawi
Diberikan ruangan pemisah untuk petugas makan dan minum, dan
memberi himbauan kepada petugas atau menempelkan poster tentang
“larangan makan dan minum di ruang filing”
2. Kerahasiaan ruang penyimpanan berkas rekam medis (filing) di RSUD
Panembahan Senopati Bantul
Untuk kerahasiaan ruang filing yang di karenakan masih banyaknya
petugas selain rekam medis atau pasien yang masuk ruangan rekam medis
sebaiknya memberi peringatan langsung dan menegaskan akan larangan
tersebut seperti memperbesar ukuran poster peringatan yang bertuliskan
“selain petugas rekam medis dilarang masuk”.
3. Upaya Instalasi Rekam Medis dalam Menjaga Keamanan dan Kerahasiaan
Berkas Rekam Medis didalam ruang penyimpanan berkas rekam medis
(filing) di RSUD Panembahan Senopati Bantul
a. Memberikan pemahaman atau sosialisasi tentang pentingnya keamanan
dan kerahasiaan rekam medik kepada seluruh petugas rekam medis
terutama pada petugas yang bertugas di ruang penyimpanan filing.
b. Membuat papan pengumuman yang permanen contohnya dari akrilik.
c. Dalam akses masuk ruang penyimpanan filing menggunakan sistem
security level seperti pin, password atau fingerprint dan cctv untuk
segera dipasang. Agar selain petugas rekam medis atau pihak yang
tidak berwenang, tidak dapat mengakses ruang penyimpanan (filing)
76
seperti pedagang didalam ruangan tersebut, agar tidak menganggu
pelayanan dan kerahasiaan berkas rekam medis dapat terjamin.
77
DAFTAR PUSTAKA
Alimul, A. Azis Hidayat (2007). Metode Penelitian Keperawatan Analisa Data,
Jakarta : Salemba Medika.
Azwar, Azrul (2010). Pengantar Administrasi Kesehatan. Jakarta: Binarupa
Aksara
Bungin, Burhan (2009). Penelitian Kualitatif. Jakarta: Kencana.
Dantes, Nyoman (2012). Metode Peneltian. Yogyakarta: Andi
Firdaus, Sunny Ummul. Rekam Medik dalam Sorotan Hukum danEtika. Lembaga
Pengembangan Pendidikan (LPP)UNS dan UPT Penerbitan dan Pencetakan
UNS (UNS Press). Surakarta. 2012.
Guwandi (2005) Rahasia Medis. Jakarta :Fakultas Kedokteran Universitas
Indonesia
Hatta, Gemala ( 2013). Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana
Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Universitas Indonesia Kedokteran
Ismainar, Hetty 2(015). Manajemen Unit Kerja.Yogyakarta:CV Budi Utama.
Lapau, Buchari (2015) Metode Penelitian Kesehatan: Metode Ilmiah Penulisan
Skripsi , Thesis dan Disertasi. Jakarta: Yayasan Pustaka Obor Indonesia.
Lubis, Irsyad (2010). Bank Dan Lembaga Keuangan Lain, Medan: USU Press.
Moleong J. Lexy (2011). Metode Penelitian Kualitatif Edisi Revisi. Bandung: PT.
Remaja Rosdakarya Offset.
Noor, J. (2012). Metodologi Penelitan : Skripsi, Tesis, Disertasi, dan Karya
Ilmiah. Jakarta: Prenada Media.
Notoatmodjo, S. (2012). Metodologi Penelitian Kesehatan Edisi Revisi. Jakarta :
Rineka Cipta.
Nurmianto. ( 2004). Ergonomi Konsep Dasar dan Aplikasinya. Surabaya:
Guna Widya. Edisi Kedua. Cetakan Kedua. 2008.
Peraturan Pemerintah No.10 Tahun 1966 Tentang Wajib Simpan Rahasia
Kedokteran. Jakarta. Diakses dari http://www.hukumonline.com pada 05
Mei 2017
78
Permenkes RI No. 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis. Jakarta:
Indonesia. Diakses dari http://www.hukumonline.com pada 05 Mei 2017
Permenkes RI No. 36/MENKES/PER/III/2012 tentang Rahasia Kedokteran.
Jakarta: Indonesia. Diakses dari http://www.hukumonline.com pada 05 Mei
2017
Permenkes RI No. 56/MENKES/PER/III/2014 tentang Klasifikasi dan Perizinan
Rumah Sakit. Jakarta: Indonesia. Diakses dari http://www.hukumonline.com
pada 05 Mei 2017
Rustiyanto, Ery (2010). Statistik Rumah Sakit Untuk Pengambilan Keputusan.
Yogyakarta:Graha ilmu.
Rustiyanto, Ery dan Rahayu, Warih Ambar (2011) Manajemen filing dokumen
rekam medis dan informasi kesehatan.Yogyakarta: Poltekes Permata
Indonesia.
Siswanto, H.B (2005). Pengantar Manajemen. Bumi Aksara. Jakarta
Sugiyono (2015). Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D. Bandung :
Alfabeta.
Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara No. SE/06/M.PAN/3/2005
Tentang Program Perlindungan , Pengamanan , dan Penyelamatan Dokumen
Arsip Vital Negara Terhadap Musibah atau Bencana. Diakses dari
http://www.hukumonline.com pada 05 Mei 2017
Undang-Undang No. 29 tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran. Jakarta:
Republik Indonesia. Diakses dari http://www.hukumonline.com pada 05 Mei
2017
Undang-Undang No. 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit. Jakarta: Republik
Indonesia. Diakses dari http://www.hukumonline.com pada 05 Mei 2017
79
LAMPIRAN
109