Post on 05-Feb-2018
MARCO TEORICO
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de
actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una organización;
este debe incluir ejemplos de formularios que se utilizarán en dichas actividades, así
como las máquinas o equipos que serán necesarios para llevarla a cabo. Un manual de
procedimientos incluye información desde lo general a lo específico que nos permite
tener las siguientes ventajas:
- Conocer la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y el personal
responsable de llevarse a cabo, lo cual evita la pérdida de información o el que tareas de
rutina no sean efectuadas.
-La inducción de personal de nuevo ingreso en el puesto y el método de trabajo,
adiestramiento y capacitación ya que describe de manera detallada las actividades de
cada puesto.
-Analizar y auditar de manera eficaz los procedimientos de cada área.
-Conocer todo el trabajo y de esta manera ubicar tareas redundantes o
innecesarias que puedan ser simplificadas o delegadas para hacer más eficientes los
puestos.
-Establecer un sistema de información o detectar irregularidades en el ya
existente para poder modificarlo.
-Controlar el cumplimiento de las labores y evitar que sean modificadas de
manera arbitraria.
-Determinar responsabilidades en base a capacidades personales y grupales de
manera que cada uno use sus fortalezas en beneficio de la empresa y sus debilidades
sean minimizadas y corregidas.
-Incrementar la eficiencia de los empleados indicándoles lo que deben hacer y
cómo hacerlo.
Es por eso que el manual de procedimientos es de suma importancia para
organizaciones en las que la rotación de personal es frecuente o en empresas de nueva
creación donde la información al respecto no está totalmente clara para el personal y las
responsabilidades pueden ser confundidas y, por lo tanto no llevadas a cabo.
Sin embargo los manuales también presentan algunas limitantes o desventajas;
muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual
que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes, algunas consideran
que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día,
existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez, el costo
de producción y actualización puede ser alto, si no se actualiza periódicamente, pierde
efectividad, incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los
informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma, una descripción
demasiado sintetizada carece de utilidad y una muy detallada los convierte en
complicados.
Para elaborar un manual de procedimiento se debe seguir los siguientes pasos:
a. Se debe impartir una inducción por parte de la empresa al personal involucrado.
b. El personal involucrado recauda la información en las áreas de trabajo donde por
medio de la realización de diferentes entrevistas con los trabajadores se obtendrá una
descripción de las actividades que se desempeñan en la ejecución de cada
procedimiento, después se elaboran los borradores (siguiendo los lineamientos) de los
procedimientos para su revisión
c. La Coordinación recibe los borradores y revisa para emitir según los lineamientos las
observaciones pertinentes.
d. Realizadas las observaciones, la coordinación codifica el documento, según la
Estructura de los Seriales de la Documentación y lo transcribe como "Documento en
revisión, sujeto a modificaciones".
e. La coordinación envía el procedimiento estructurado al usuario para su discusión y
aprobación.
f. La Coordinación luego del visto bueno del usuario aprueba, edita y tramita
distribuciones a las áreas de interés.
El borrador elaborado sigue la técnica del libreto, que consiste en presentar
secuencialmente "quien" hace "que" actividad; básicamente esta técnica se compone de
dos partes:
• El trabajador, y el puesto que ocupa la persona.
• La descripción de la actividad realizada por cada persona, iniciando con un verbo de
presente imperativo (haga, realice, abra, etc.) que indica instrucción.
IMPORTANCIA DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
El camino o dirección en términos de objetivos, metas, logros, etc., que una empresa
o institución desee seguir siempre será determinante para el cumplimiento de los
mismos. Aunque es importante el planteamiento y desarrollo de todos estos puntos de
una forma clara y específica, no cumplirán su objetivo si el personal no realiza su
trabajo en base a estos y con la finalidad de respetarlos y cumplirlos. La importancia de
un manual de procedimientos radica precisamente es esto, en la idea de plasmar toda la
información referente a donde está y donde quiere dirigir la organización sus productos
o servicios.
Todo esto representado en forma de diagramas, roles y responsabilidades,
procedimientos, instrucciones de uso de maquinaria o equipo y todos los reglamentos,
métodos, etc., que permiten que la empresa pueda subsistir y cumplir con su misión.
El que el personal de una empresa conozca el fin por el que está trabajando es
determinante para el éxito y cumplimiento de sus objetivos. Si la organización no
conoce como su trabajo repercute en el producto o servicio final es difícil que se
comprometa en realizar sus labores individuales y no solo eso, pueden existir personas
comprometidas pero que estén realizando incorrectamente sus actividades por la falta de
información y es ahí en donde radica la importancia de un documento de este tipo que
construya una base para el análisis del trabajo y el mejoramiento de los sistemas,
procedimientos y métodos.
SITUACION ACTUAL
Debido a que el programa “Ilumina tu vida” es de nueva creación la Dirección no
cuenta con un manual de procesos y procedimientos lo que dificulta su operación, ya
que no están delimitadas las funciones del personal, al igual que cuando existe personal
nuevo no se le proporciona una inducción adecuada.
Al iniciar el proyecto de este programa, se realizo una capacitación por parte del club
de leones (institución que donaría los lentes y prestaría la maquinaria necesaria para el
centro de reciclado de lentes), a parte del personal que laboraría dentro del mismo con el
fin de proporcionar los métodos que ayudarían a cumplir eficazmente con su labor.
A continuación se presenta la descripción de los procedimientos que se llevan a cabo
dentro del “Programa Ilumina tu vida” por medio del centro de reciclaje de lentes, los
cuales son:
- Clasificación de lentes
- Limpieza de lentes
- Graduación de lentes
- Clasificación por graduación
- Reciclaje de armazón
- Acomodo de lentes
- Revisión del paciente
- Entrega de los lentes.
PROCESO
CLASIFICACION DE LENTES 01
NIVEL DE REVISIÓN
001 Objetivo: Realizar optometrías a la población abierta, para medir el grado de agudeza visual y de esta forma prescribir y otorgar lentes graduados, con la finalidad de corregir anomalías en la refracción del ojo. Así como también referir a las instituciones de segundo nivel a todos aquellos pacientes que requieran de cirugía. Alcance:
Dirección General de Salud Pública Municipal
Definiciones: Optometrías. Medición de la capacidad de visión Agudeza visual. Es la capacidad del sistema de visión para percibir, detectar o identificar objetos espaciales con unas condiciones de iluminación buenas. Refracción del ojo. Forma en que el ojo capta la imagen Instituciones de segundo nivel. Instituciones medicas con servicios de cirugías, hospitalización, etc Armazón. Pieza o conjunto de piezas unidas que presta estructura o sostén a los lentes Graduación progresiva. 16 graduaciones de menor a mayor en el lente Graduación sencilla. una sola graduación ya sea para ver de lejos o para ver de cerca Graduación Bifocal. Dos graduación una para ver de lejos y otra para leer. Descripción: 1. Se toma una caja del inventario de lentes. 2. Se toma un armazón y se revisa su buen estado (que no esté quebrado, que no este demasiado rallado, que tenga los dos lentes, que este graduado), en caso de no estar en buen estado pasa a la clasificación de piezas para reparación. 3. Después se revisa que el tipo de graduación sea progresiva, en caso de que si este armazón será clasificado para utilizar piezas en reparaciones. 4. Y por último, el tipo de graduación sencilla o bifocal Nota. Dependiendo de las condiciones del lente se clasifica en lentes para graduarlos para donación, piezas para reparación.
Diagrama de flujo Responsables de ejecución:
Asistente #1 Revisión del manual de procesos y procedimientos:
L.A.P Oscar Ibarra Nava Anexos: No aplica
INFORMACIÓN SOBRE ELABORACIÓN DEL MANUAL
Nombre del manual: Manual de procesos y procedimientos de la Dirección General de Salud Pública Municipal
Fecha de elaboración o actualización:
03/Feb/2010
Elaboró: Alicia Alcaraz M.
Aprobó: Oscar Ibarra
Se toma una caja del inventario de lentes
Revisar si la graduación es bifocal o sencilla
Colocar en la mesa de lentes para graduar según su tipo
FIN
Se toma un armazón y se revisa que se encuentre en buen estado
Piezas para reparación
Revisar si la graduación es progresiva
Si
No
Clasificar en armazones para donación
INICIO
PROCESO
Limpieza de Lentes 02
NIVEL DE REVISIÓN
001 Objetivo: Realizar optometrías a la población abierta, para medir el grado de agudeza visual y de esta forma prescribir y otorgar lentes graduados, con la finalidad de corregir anomalías en la refracción del ojo. Así como también referir a las instituciones de segundo nivel a todos aquellos pacientes que requieran de cirugía. Alcance:
Dirección General de Salud Pública Municipal
Descripción: 1. Se toman los lentes de las cajas de almacén 2. Se acomodan dentro del limpiador de ultrasonido (aproximadamente 40 lentes) 3. Se llena de agua común hasta cubrir completamente todos los lentes 4. Se tapa el limpiador de ultrasonido 5. Se enciende en la perilla de minutos dando el tiempo necesario dependiendo de la suciedad del lente (promedio de 15 minutos) 6. Al terminar el limpiador de trabajar se saca el cernidor y se coloca en la parte de arriba del limpiador para eliminar el exceso de agua 7. Se retiran los lentes del cernidor y se colocan en una toalla 8. Se toma el lente de las patitas y se seca con una servilleta especial 9. Se coloca en la charola de lentes limpios
Diagrama de flujo Responsables de ejecución:
Asistente #2 Revisión del manual de procesos y procedimientos:
L.A.P Oscar Ibarra Nava Anexos: No aplica
INFORMACIÓN SOBRE ELABORACIÓN DEL MANUAL
Nombre del manual: Manual de procesos y procedimientos de la Dirección General de Salud Pública Municipal
Fecha de elaboración o actualización:
03/Feb/2010
Elaboró: Alicia Alcaraz M.
Aprobó: Oscar Ibarra
INICIO
Tomar lentes y acomodarlos en limpiador
Llenar el limpiador con agua, tapar y encender
Al terminar sacar el cernidor y colocar en la parte superior
Tomar los lentes del cernidor y colocarlos en la toalla
Se toman los lentes y se limpian con servilleta
Se colocan en charola de lentes limpios
FIN
PROCESO
Graduación de Lentes 03
NIVEL DE REVISIÓN
001 Objetivo: Realizar optometrías a la población abierta, para medir el grado de agudeza visual y de esta forma prescribir y otorgar lentes graduados, con la finalidad de corregir anomalías en la refracción del ojo. Así como también referir a las instituciones de segundo nivel a todos aquellos pacientes que requieran de cirugía. Definiciones: Punto focal. Punto donde se encuentra la graduación del lente, por donde la persona ve. Lensometro. Maquina que mide la graduación de las micas de los lentes. Mica. Lente de plástico o vidrio graduado Descripción:
1. Se enciende el lensometro 2. Se toma un lente de la charola de lentes limpios 3. Se coloca el lente del ojo derecho sobre el medidor de graduación 4. Se mueve el lente sobre el medidor hasta que se encuentre el punto focal (emite sonido) 5. Se retira el lente del medidor 6. Se anota la graduación dada en la parte superior de la bolsa 7. Se coloca el lente izquierdo sobre el medidor de graduación 8. Se busca el punto focal 9. Se retira el lente 10. Se anota la graduación de bajo de la del ojo derecho 11. Se ponen los lentes dentro de la bolsa y se cierra 12. Se colocan en la charola de lentes para clasificación por graduación
Diagrama de flujo Responsables de ejecución:
Asistente #3 Revisión del manual de procesos y procedimientos:
L.A.P Oscar Ibarra Nava Anexos: No aplica
INFORMACIÓN SOBRE ELABORACIÓN DEL MANUAL
Nombre del manual: Manual de procesos y procedimientos de la Dirección General de Salud Pública Municipal
Fecha de elaboración o actualización:
03/Feb/2010 Elaboró:
Alicia Alcaraz M. Aprobó:
Oscar Ibarra
INICIO
Se enciende el lensometro
Se toma un lente de la charola de lentes limpios
Se coloca el lente del ojo derecho sobre el medidor de graduación
Se mueve el lente sobre el medidor hasta que se encuentre el punto focal (emite sonido)
Se retira el lente del medidor y se anota la graduación en la bolsita de plástico
Se repite la operación con el ojo izquierdo
FIN
Se colocan los lentes dentro de la bolsa y se colocan en la charola de lentes graduados
PROCESO
CLASIFICACIÓN POR GRADUACIÓN 04
NIVEL DE REVISIÓN
001 Objetivo: Realizar optometrías a la población abierta, para medir el grado de agudeza visual y de esta forma prescribir y otorgar lentes graduados, con la finalidad de corregir anomalías en la refracción del ojo. Así como también referir a las instituciones de segundo nivel a todos aquellos pacientes que requieran de cirugía. Alcance:
Dirección General de Salud Pública Municipal
Descripción:
1. Se toma una bolsa con lentes ya graduados 2. Se revisa la graduación del ojo derecho 3. Se coloca dentro de la caja correspondiente 4. Se coloca la caja en el estante en orden
Diagrama de flujo Responsables de ejecución:
Asistente #1 Revisión del manual de procesos y procedimientos:
L.A.P Oscar Ibarra Nava Anexos: No aplica
INFORMACIÓN SOBRE ELABORACIÓN DEL MANUAL Nombre del manual: Manual de procesos y procedimientos de la Dirección General de Salud Pública Municipal
Fecha de elaboración o actualización:
03/Feb/2010
Elaboró: Alicia Alcaraz M.
Aprobó: Oscar Ibarra
INICIO
Se toma una bolsa con lentes ya graduados
Se revisa la graduación del ojo derecho
Se coloca dentro de la caja correspondiente
Se coloca la caja en el estante en el lugar correspondiente
FIN
PROCESO
Reciclaje de Armazón 05
NIVEL DE REVISIÓN
001 Objetivo: Realizar optometrías a la población abierta, para medir el grado de agudeza visual y de esta forma prescribir y otorgar lentes graduados, con la finalidad de corregir anomalías en la refracción del ojo. Así como también referir a las instituciones de segundo nivel a todos aquellos pacientes que requieran de cirugía. Definiciones: Mica. Lente de plástico o vidrio graduado Descripción:
1. Se toman los lentes de la caja de lentes para reciclaje 2. Se toma el desarmador y se aflojan los tornillos 3. Se retira la mica del ojo derecho 4. Se aprieta el tornillo 5. Se afloja el tornillo del ojo izquierdo 6. Se retira la mica 7. Se aprieta el tornillo 8. Se colocan dentro de la caja de armazones
Diagrama de flujo
INICIO
Se toman los lentes de la caja de lentes para reciclaje
Se toma el desarmador y se aflojan los tornillos
Se retira la mica del ojo derecho y se aprietan los tornillos
Se repite la operación
Se colocan dentro de la caja de armazones
FIN
Responsables de ejecución:
Asistente #2 Revisión del manual de procesos y procedimientos:
L.A.P Oscar Ibarra Nava Anexos: No aplica
INFORMACIÓN SOBRE ELABORACIÓN DEL MANUAL
Nombre del manual: Manual de procesos y procedimientos de la Dirección General de Salud Pública Municipal
Fecha de elaboración o actualización:
03/Feb/2010
Elaboró: Alicia Alcaraz M.
Aprobó: Oscar Ibarra
PROCESO
Acomodo de Lentes 06
NIVEL DE REVISIÓN
001 Objetivo: Realizar optometrías a la población abierta, para medir el grado de agudeza visual y de esta forma prescribir y otorgar lentes graduados, con la finalidad de corregir anomalías en la refracción del ojo. Así como también referir a las instituciones de segundo nivel a todos aquellos pacientes que requieran de cirugía. Definiciones: Graduación positiva. Graduación para mirar de lejos (corrige problemas de miopía) Graduación negativa. Graduación para mirar de cercar (leer, corrige problemas de hipermetropía) Descripción:
1. Se colocan los lentes de acuerdo a su graduación (visión sencilla, bifocales, graduación positiva y negativa), sobre una mesa.
2. Se agrupan los lentes con la misma graduación 3. Se toma la caja con la graduación de un grupo de lentes 4. Se colocan los lentes dentro de la caja 5. Se cierra la caja 6. Se coloca la caja acomodada en el estante en el lugar correspondiente
Se toma la siguiente caja Diagrama de flujo
INICIO
Se colocan los lentes de acuerdo a su graduación sobre una mesa
Se agrupan los lentes con la misma graduación
Se toma la caja con la graduación de un grupo de lentes
Se colocan los lentes dentro de la caja y se cierra
Se coloca la caja acomodada en el estante en el lugar
FIN
Responsables de ejecución:
Asistente #3 Revisión del manual de procesos y procedimientos:
L.A.P Oscar Ibarra Nava Anexos: No aplica
INFORMACIÓN SOBRE ELABORACIÓN DEL MANUAL
Nombre del manual: Manual de procesos y procedimientos de la Dirección General de Salud Pública Municipal
Fecha de elaboración o actualización:
03/Feb/2010
Elaboró: Alicia Alcaraz M.
Aprobó: Oscar Ibarra
PROCESO
Revisión del Paciente 07
NIVEL DE REVISIÓN
001 Objetivo: Realizar optometrías a la población abierta, para medir el grado de agudeza visual y de esta forma prescribir y otorgar lentes graduados, con la finalidad de corregir anomalías en la refracción del ojo. Así como también referir a las instituciones de segundo nivel a todos aquellos pacientes que requieran de cirugía. Definiciones: Auto refractor. Maquina que se utiliza para medir el problema de refracción del paciente Descripción:
1. Se le llama al paciente por turno 2. Se toma su nombre 3. Se sienta el paciente frente al auto refractor 4. Se le pide al paciente que se acomode en el auto refractor 5. Se le toma la graduación del ojo derecho 6. Se anota en la receta 7. Se le toma la graduación del ojo izquierda
Se anota en la receta Diagrama de flujo
INICIO
Se le llama al paciente por turno
Se toma su nombre
Se sienta el paciente frente al auto refractor y se le pide que acomode su cara
Se le toma la graduación del ojo derecho y se anota en la receta
Se repite el procedimiento con el ojo izquierdo
FIN
Responsables de ejecución:
Optometrista Revisión del manual de procesos y procedimientos:
L.A.P Oscar Ibarra Nava Anexos: No aplica
INFORMACIÓN SOBRE ELABORACIÓN DEL MANUAL
Nombre del manual: Manual de procesos y procedimientos de la Dirección General de Salud Pública Municipal
Fecha de elaboración o actualización:
03/Feb/2010
Elaboró: Alicia Alcaraz M.
Aprobó: Oscar Ibarra
PROCESO
Entrega de los lentes 08
NIVEL DE REVISIÓN
001 Objetivo: Realizar optometrías a la población abierta, para medir el grado de agudeza visual y de esta forma prescribir y otorgar lentes graduados, con la finalidad de corregir anomalías en la refracción del ojo. Así como también referir a las instituciones de segundo nivel a todos aquellos pacientes que requieran de cirugía. Alcance:
Dirección General de Salud Pública Municipal
Descripción:
1. Se toma la graduación dada por el optometrista 2. Se busca la caja en el estante que contenga los lentes de esa graduación 3. Se abre la caja 4. Se buscan dos pares de lentes con la graduación más cercana a la que ocupa el paciente 5. Se le muestran los dos pares de lentes al paciente 6. Se le proporciona una revista para que pruebe los lentes y escoja los más adecuados 7. En caso de no servirle los lentes proporcionados al paciente se buscan de otra graduación
cercana que le pueda servir y se le vuelven a mostrar 8. Cuando el paciente escoja los lentes con los que pueda ver mejor, se le toman sus datos y firma
de conformidad 9. Se le entregan los lentes al paciente en una bolsa de plástico con la graduación escrita
Nota. Si no se encuentran los lentes adecuados se le regala un armazón
Diagrama de flujo No Si Responsables de ejecución:
Optometrista Revisión del manual de procesos y procedimientos:
L.A.P Oscar Ibarra Nava Anexos: No aplica
INFORMACIÓN SOBRE ELABORACIÓN DEL MANUAL Nombre del manual: Manual de procesos y procedimientos de la Dirección General de Salud Pública Municipal
Fecha de elaboración o actualización:
03/Feb/2010 Elaboró:
Alicia Alcaraz M. Aprobó:
Oscar Ibarra
INICIO
Se toma la graduación dada por el optometrista
Se busca la caja en el estante que contenga los lentes de esa graduación
Se buscan dos pares de lentes con la graduación más cercana a la que ocupa el paciente
Se le muestran los dos pares de lentes al paciente
Se los mide para ver si es su graduación ¿le sirven?
Se le entregan dentro de la bolsita graduada y se le pide que firme de conformidad
FIN