Toimistopalvelut

Opettajan aineisto

KIRSTI KOSONEN

LEA PEKKANEN

Sisällys

• Luku 1 Työssä toimistossa

• Luku 2 Toimiston työ- ja viestintävälineet

• Luku 3 Toimiston palvelutehtävät

• Luku 4 Toimisto palvelee

• Luku 5 Laskutus ja reskontrat

• Luku 6 Palkanlaskenta

• Luku 7 Toimistotyön kehittäminen ja oman työn suunnittelu

1 Työssä toimistossa 1.1 Toimistotyö

1.2 Toimistotyö on tiedon käsittelyä

1.3 Monia tapoja hoitaa toimistotöitä

1.4 Toimistotyö ja kestävä kehitys

1.5 Toimistotyön haasteita

1.6 Työsopimus

1.7 Työsopimuksen sisältö

1.8. Työsuhteen irtisanominen

1.9 Irtisanomisajat

1.10 Toimisto ergonomisena työympäristönä

1.11 Näyttöruudun sijoittaminen

1.12 Hyvä istuma-asento

1.13 Hiirijumppa

1.14 Tietoturva

1.15 Turvallisesti netissä

Tehtävät

1.1 Toimistotyö

• Olennainen osa liiketoimintaa.

• Kaikissa organisaatioissa, niin pienissä kuin suurissa, on hoidettava tietyt toimistotyöt:

• lakisääteiset työt (esim. palkanmaksu)

• toiminnan luonteesta johtuvat työt (vrt. kioski, tavaratalo, paperitehdas).

• Toimistotyötä sisältyy yrityksen

– ohjaustoimintoihin

• esim. suunnittelu, tavoitteiden asetanta, päätöksenteko

– perustoimintoihin

• esim. pankki, tilitoimisto, vakuutus, toimitustyö, asiantuntijapalvelut

– tukitoimintoihin.

• esim. rahoitus, tuotekehitys, markkinointi, henkilöstöhallinto

1.2 Toimistotyö on tiedon käsittelyä

• Tietoa

– vastaanotetaan

– muokataan

– siirretään

– tallennetaan.

• Tiedon on oltava

oikeaan aikaan

oikeassa paikassa ja

käsiteltävässä

muodossa.

Sidosryhmät -asiakkaat

-tavarantoimittajat -rahoittajat

-julkinen valta -omistajat

Yritys

1.3 Monia tapoja hoitaa

toimistotöitä Esimerkiksi

• suurissa yrityksissä tehtäviin erikoistuneet työntekijät

(sihteerit, palkanlaskijat)

• pienissä yrityksissä monialaosaajat

• asiantuntijayrityksissä itsepalvelu

• ostopalvelut.

1.4 Toimistotyö ja kestävä kehitys

KESTÄVÄN KEHITYKSEN NELJÄ ULOTTUVUUTTA

EKOLOGINEN KESTÄVYYS - luonnon monimuotoisuuden ja ekosysteemin toimivuuden säilyttäminen - ihmisen toiminnan sopeuttaminen luonnonvaroihin ja luonnon sietokykyyn - luonnonvarojen kestävä käyttö ja oikeudenmukainen jakaminen

TALOUDELLINEN KESTÄVYYS - kasvu ei perustu velkaantumiseen tai varantojen hävittämiseen - ympäristön ja talouden yhdistäminen päätöksenteossa - sekä taloudellisesti tehokasta että ympäristöä säästävää toimintaa - vastuullinen kuluttaminen

SOSIAALINEN KESTÄVYYS - hyvinvoinnin tasapuolinen jakautuminen ja perustarpeiden tyydyttäminen - hyvinvoinnin edellytykset myös tuleville sukupolville - kansalaisten perusoikeuksien toteutuminen - mahdollisuus osallistumiseen ja vastuun kantamiseen päätöksenteossa - oma elämänhallinta, vastuunotto ja kestävien elämäntapojen tavoittelu

KULTTUURINEN KESTÄVYYS - kulttuurien monimuotoisuuden säilyttäminen - kulttuurien keskinäisen vuorovaikutuksen edistäminen - kulttuurin tuntemus, arvostus ja kulttuurinen identiteetti - moniarvoisuus ja suvaitsevaisuus

1.5 Toimistotyön haasteita

Pidä huolta omasta

osaamisestasi:

• monialaisuus, joustavuus

• sopeutuminen muutokseen

• ryhmä- ja tiimityötaidot • elinikäinen oppiminen

Itsepalvelun periaate –

työstä selviydyttävä omin avuin:

• tekstinkäsittely ja

taulukkolaskenta

• sähköposti

• kopiointi, faksi

• tiedonhaku verkosta

• liikesalaisuus ja tietoturva

• salasanat

• puhelut

• asiakirjojen säilytys

• kassakaappi, paloturvakaappi

• kulunvalvonta

• roskakorit

• siivoushenkilöstö

• disketit, kasetit

Kansainvälistyminen –

pidä pallo hallussa ja langat

käsissä:

• kansainvälisen kaupan

toimintakuviot

• viestintä verkossa

• kielitaito

• kulttuurien tuntemus

Uusi teknologia

antaa

mahdollisuuksia:

PIDÄ HUOLTA

TIETOTURVASTA

1.6 Työsopimus

1.7 Työsopimuksen sisältö

• työnantajan nimi

• työntekijän nimi ja henkilötunnus

• työsuhteen alkamispäivä

• työsopimuksen voimassaoloaika (toistaiseksi tai määräajaksi)

• peruste määräajalle (esimerkiksi sijaisuus)

• mahdollinen koeaika (enintään 4 kk, virkasuhteisilla enintään 6 kk)

• työtehtävät

• työaika

• palkan suuruus ja mahdollinen ajallinen porrastus (esim. koeajan

jälkeen tietty summa)

• irtisanomisaika

• mahdolliset esimerkiksi lomaoikeuteen liittyvät asiat

1.8 Työsuhteen irtisanominen

• Työsuhde voidaan irtisanoa koeajan ulkopuolella mm. seuraavin

perustein:

– työntekijästä johtuvat perusteet

• työntekijän perusteettomat poissaolot

• työnantajan ohjeiden vastainen menettely

• työn laiminlyönti tai työn suorittaminen huolimattomasti

• työntekijän sopimaton käytös

• työntekijän soveltumattomuus työhön

• kilpaileva toiminta ja työnantajan liikesalaisuuksien

paljastaminen ulkopuolisille

– työnantajasta johtuva peruste.

• taloudelliset ja tuotannolliset syyt, esim. yrityksen tuotteiden

kysynnän voimakas ja pysyvä pieneneminen

• Kaikkien perusteiden on oltava vakavia ja toistuvia.

1.9 Irtisanomisajat

TYÖSUHTEEN KESTO IRTISANOMISAIKA

Työnantajan irtisanoessa

enintään 1 vuosi 14 pv

1–4 vuotta 1 kk

4–8 vuotta 2 kk

8–12 vuotta 4 kk

yli 12 vuotta 6 kk

Työntekijän irtisanoessa

enintään 5 vuotta 14 pv

yli 5 vuotta 1 kk

yli 10 vuotta 2 kk

1.10 Toimisto ergonomisena

työympäristönä

• Ergonomia on työn sovittamista ihmisen mukaan: ergonomian avulla pyritään ehkäisemään ennalta työntekijöiden työperäisiä fyysisiä ongelmia ja lisäämään työympäristön viihtyisyyttä.

• EU:n näyttöpäätedirektiiviin pohjautuva valtioneuvoston päätös näyttöpäätetyöstä 1405/93 velvoittaa työnantajan huolehtimaan työpisteen ergonomiasta.

• Päätöksen pääkohdat:

– työpiste on arvioitava

– työtä pitää tauottaa tai monipuolistaa

– työympäristön vähimmäismääräykset pitää täyttää

– työstä ja laitteiden käytöstä on saatava opastusta

– näöntarkastus pitää tehdä määräyksien mukaan

– työntekijälle on tarvittaessa hankittava sopivat silmälasit.

1.11 Näyttöruudun sijoittaminen

• Näyttöpääte on sijoitettava riittävän alas.

• Katselukulman tulisi olla

– istuttaessa n. 25 astetta

– nojattaessa 35–45 astetta.

• Katselukulmasta saadaan sopiva, kun

– katseluetäisyys on 50–60 senttimetriä

– ylin tekstirivi on 20–28 senttimetriä

katsekorkeuden alapuolella.

• Hyvässä asennossa hartiat pysyvät

rentoina ja silmälihasten kuormitus on

mahdollisimman pieni, jalat ovat

tukevasti lattialla ja kyynärvarret

pöydällä.

1.9 Hyvä istuma-asento

1.10 Hiirijumppa

1.11 Tietoturva

• Keskeneräisten asioiden säilytys

• Tietoa sisältävien jätteiden hävitys

• Tallennettujen tietojen tietoturvan säilyminen

• Tietojärjestelmien suojaaminen viruksilta ja hakkereilta

1.12 Turvallisesti

netissä

Tehtävät: luku 1

• Luvun 1 tehtävät ovat pääasiassa havainnointi-, pohdiskelu-

ja keskustelun virittelytehtäviä, joiden ratkaisut lähtevät

kulloisestakin toimintaympäristöstä.

• Tehtävien tavoitteena on saada opiskelijat kiinnittämään

huomiota työympäristöönsä niin oppilaitoksessa, kotona kuin

työssäoppimispaikoissakin.

• Tehtävissä 4 ja 5 s. 28 käytä mallina oppikirjan s. 14

esimerkkiä tai etsi netistä työsopimuspohja.

• Tehtävä 1 s. 28

• Tehtävä 11 s. 29

Tehtävä 1 s. 28

Työpaikkailmoituksen esimerkkianalyysi

• Tehtävänimike: myyntireskontran hoitaja

• Tiimin jäsen, tehtävänä myyntireskontran hoito.

• Sopii esim. taloushallintoon suuntautuneelle merkonomille.

• Osaamisen lisäksi edellytetään

– kaupallista peruskoulutusta

– hyvää organisointikykyä

– kykyä suoriutua useista asioista samaan aikaan

– kommunikaatiokykyä

– positiivista asennetta

– joustavuutta

– numerotarkkuutta.

Tehtävä 11 s. 29

Työympäristön vähimmäisvaatimukset koskevat

• laitteita, esimerkiksi:

– Kuvaruudun asennon,

kontrastin ja kirkkauden on

oltava helposti säädeltävissä.

– Näppäimistön on oltava

helppokäyttöinen ja sijoitettu

siten, että työntekijä saa

mukavan työasennon.

– Työpöydän tai -tason on oltava

riittävän suuri, ja sen ympärillä

on oltava riittävästi tilaa.

– Työtuolin on oltava tukeva ja

säädeltävä, ja jokaiselle on

pyynnöstä annettava käyttöön

jalkatuki.

• työympäristöä, esimerkiksi:

– Työntekijällä on oltava työpisteessään

riittävästi tilaa muuttaa asentoaan.

– Valaistuksen on oltava riittävä, ja se on

suunniteltava siten, että kuvaruudun

katsominen on helppoa.

– Häiritsevien heijastuksien ja häikäisyn

syntyminen on estettävä.

– Melutasoon, lämpötilaan, säteilyyn ja

ilman kosteuteen on kiinnitettävä

huomiota.

• tietokoneen käyttöliittymää, esimerkiksi:

– Ohjelmiston on oltava helppokäyttöinen

ja tarkoituksenmukainen.

– Järjestelmän on annettava käyttäjälle

palautetta toiminnastaan ja näytettävä

tieto sellaisessa muodossa ja sellaisella

nopeudella, jota käyttäjä pystyy

seuraamaan.