Tirol 2.0 – Phase II eGovernment für die Tiroler Gemeinden

Arno Abler www.communalconsult.at

Agenda

• Tirol 2.0 in Kurzform

• Präsentation Umfrageergebnis Pilotphase

• Aktueller Projektstand

• Projektablauf und Ziele der Phase II

• Künftiger Standardisierungsablauf

• Vorstellung Tirol2.0-WIKI

• Themenschwerpunkte der Teilnehmergemeinden

Wozu eGovernment?

• Elektronische Verwaltung

• Bürgerorientierung

• Medienbruchfreiheit

• Durchgängigkeit

• Jederzeitiger Dokumentenzugriff

• Transparenz

• Kostendruck zwingt zu Einsparungen

• Effizienzsteigerung

• Behördenübergreifende Vernetzung

• EU-DLR und EAP

• Gesellschaftliche Veränderungen (Web 2.0)

Die Ziele des Projekts • eGovernment für alle 279 Gemeinden Tirols

• bis 2013

• durchgängig, medienbruchfrei, voll integriert

• Anbindung an Oberbehörden

• Voraussetzung schaffen für Shared Services

• Alle Verfahren online zugänglich

• Erarbeitung von tirolweiten Standards

• Kostenreduktion in den Gemeinden

• Bürger- und Unternehmensservices

• Tirol wird eGovernment-Vorbild

Tirol 2.0

• Getragen von Land Tirol und Tiroler Gemeindeverband

• Unterstützung durch FLGT

• Umsetzung in möglichst allen 279 Gemeinden Tirols bis 2013

• Vollständige, medienbruchfreie, integrierte eGovernment-Infrastruktur

• Unabhängig von Gemeindegröße

• Vernetzung mit Landesbehörden (EDIAKT II)

• 3 Projektphasen

• „Kleine kommunale Verwaltungsreform“

Die Umsetzung

• Pilotphase (Oktober 2010 – September 2011)

• 20 Gemeinden aller Größenklassen

• Erarbeitung wesentlicher Standards

• Aufbau der eGovernment-Infrastruktur

• Intensivierungsphase (2011/12)

• Weitere interessierte Gemeinden

• Vervollständigung der Standards

• Roll-out-Phase (2012/13)

• eGovernment für alle Gemeinden Tirols

• Weiterentwicklung der Standards

Das eGovernment-System

• Online-Ratgeber (Lebenslagen)

• Online-Formulare (XML-Daten)

• Authentifizierung des Antragstellers (Bürgerkarte)

• Zentrale Eingangsposterfassung

• ELAK (Workflow, DMS)

• Schnittstellen zu Fachanwendungsprogrammen

• Amtssignatur (seit 1.1. verpflichtend)

• Duale Zustellung (Kostenentlastung)

• Langzeitarchivierung (Suchmöglichkeit nach Stichwörtern)

• Sitzungsverwaltung (Anbindung Kommunalpolitik)

• Bürgermeldungen (Web 2.0)

Ziel: Kommunale Standards

• Möglichkeit interkommunaler Zusammenarbeit

• Vereinfachte Abstimmung mit Oberbehörden

• Rechtssicherheit

• Verfahrensqualität

• Aktualität

• Problemlose Updates

ABER:

• Gemeindeautonomie -> „Empfehlungen“

• Individuelle Anpassungen jederzeit möglich

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Welche Standards?

5 Themenfelder

Leistungskatalog (erledigt in der Pilotphase)

Posteingangsmanagement (erledigt in der Pilotphase)

• Online-Formulare

• Verwaltungsverfahrensprozesse

• Erledigungsvorlagen

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Online-Formulare

• Vollständige Fachdatenerfassung

• Rechtliche Vorgaben korrekt abbilden

• XML-Struktur zur medienbruchfreien Datenübernahme

• Formularlogik zur Fehlerreduktion

• Direkte Anbindung an ELAK

• Österreichischer Styleguide-Standard (Barrierefreiheit)

• Zentrale Updates

• Rechtssicherheit

• Kostengünstige Wartung

• Verfahrensanbindung EAP

Verfahrensprozesse

• BPM – Notation: BPMN 2.0

• Rechtliche Vorgaben korrekt abbilden

• Organisatorische Notwendigkeit berücksichtigen

• Verantwortung und Kompetenzen von Politik und Verwaltung sinnvoll abgrenzen

• Informationsbedarf decken (Bgm, AL, GR, Bevölkerung, etc.)

• Medienbruchfreiheit durchgängig herstellen

• Optimale Abläufe definieren

• Verfahrensabläufe verständlich und nachvollziehbar dokumentieren

• Kosten senken

Erledigungsvorlagen

• Ausgehende Dokumente

• Bescheide

• Zustimmungs- und Ablehnungserklärungen

• Verfahrensleitende Verfügungen

• Amtliche Mitteilungen

• Merkblätter

• Automatisierte Variablenbefüllung

• Textbausteine

• Formale Rechtssicherheit

• Prüfung der Standards durch Gemeindeaufsicht

• Rasche, zentrale Anpassung bei rechtlichen Änderungen

• Individuelles Design möglich

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Online-Umfrage Pilotphase

• 8. Oktober bis 21. Oktober

• 20 Gemeinden

• 20 Antworten

• Anonym

• Feedback Pilotphase und Anregungen

Anregungen aus der Umfrage

• Best-practice-Beispiele wären hilfreich

• Lückenloses Behördennetz Bund - Land - BH - Gemeinde

• Vernetzung mit dem ERV des Bundes

• Es sollte zu jedem einzelnen Verfahren eine Powerpoint-Präsentation bzw. eine pdf-Datei geben, sodass das Verfahren logisch erklärt wird

• automatischer Einbau in Easy fehlt

• Weitere Kooperationen – Fortbildung, Standardverfahren

Aktueller Stand des Projekts

• 10 Verwaltungsverfahren standardisiert

• Alle dazugehörigen Online-Formulare standardisiert

• Alle dazugehörigen Erledigungsvorlagen standardisiert

• Umsetzung in der KIM-Umgebung

• Elektronische Eingangsposterfassung

• ELAK und Archiv Easy-Documents

• Schnittstellen zu den KIM-Programmen

• Amtssignatur

• November

• Formularserver

• Duale Zustellung

Ziele der Phase II

• Standardisierung von 30 weiteren Kommunalverfahren

• Praktischer Einsatz der erarbeiteten Standards

• Erster behördenübergreifender Datenaustausch mit BH

• Evaluierung elektronischer Gemeindekooperationen

• Vervollständigung eGovernment-Infrastruktur

• Intensivierung Duale Zustellung

• Aufbau kommunale Wissensplattform über Tirol2.0-Wiki

Projektablauf Phase II

Standardisierung

• CommunalConsult

• Vorschläge

• Interviews

• Diskussion

• Prerelease

• Standard

Techn. Umsetzung

• Kufgem

• Easy-Documents

• Bereichsweise

• Modular

• Prozesse

• Amtssignatur

• Formularserver

• Duale Zustellung

Standardisierungsablauf

1. Vorschläge nach Bedarf der Teilnehmergemeinden

2. Interview mit Fachleuten

3. Diskussionsgrundlage Version 0.50 -> Themenschwerpunkt

4. Prerelease Version 0.90 -> Teilnehmergemeinden, Gemeindeaufsicht, Tiroler Gemeindeverband, FLGT

5. Standardempfehlung Version 1.00 -> Veröffentlichung im Tirol2.0-Wiki und Implementierung in ELAK, Formularserver u. ggf. Fachanwendung

6. Laufende Wartung (gesetzl. Änderungen, Praxisfeedback)

Kommunikation: eMail

Ausnahme: bei Konflikten mündliche Abstimmung

Standardisierungsvorschläge

• Beschaffungswesen

• Gemeinderevision

• Erschließungskostenvorschreibung

• Wohnungsvergabe

• Änderung Flächenwidmungsplan

• Wirtschaftsförderung

• Budgeterstellung

• Bauverfahren

• Beihilfeverfahren

• Bestätigung Flächenwidmung

• Grundteilungsbewilligung

• Rauchfang – Gebrauchsabnahme

Tirol 2.0 - Wiki

• tirol20.communalconsult.at

• Laufende Veröffentlichung aller aktuellen Standards

• Wissens- und Diskussionsplattform

• Registrierung zur aktiven Nutzung

• Laufend erweitert

Themenblöcke

1. Interne Verwaltung, Kommunalpolitik, Personal und Recht

2. Wirtschaft und Finanzen

3. Soziales, Gesundheit, Sicherheit und Wohnen

4. Bildung, Kultur, Sport und Vereinswesen

5. Bau- und Raumordnungswesen

6. Umwelt, Verkehr, Facility-Management

7. Meldewesen, Standeswesen, Wahlen und Bürgerservice

Laufende Information

• Monatlicher Projektbericht

• eMail

• Selektiert nach Themenschwerpunkt

• Tirol 2.0-Gemeinden

• eMail-Adressen bitte melden!

• tirol20.communalconsult.at (Wiki)

• www.communalconsult.at (Blog)

Arno Abler Fritz-Atzl-Straße 9 – 6300 Wörgl

+43 699 17826299

arno.abler@communalconsult.at www.communalconsult.at

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