Post on 25-Jun-2015
TUGAS KELOMPOK SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Ahmad Zuhdi, SSi MKom
Kelompok,
Rosiana Erawati (123100076)
Rya Paramita (123100077)
Sjofoerotoen (123100079)
Jakarta, 16 Nopember 2010
PT. CHEONG WOON INDONESIA
Profil Perusahaan
PT CHEONG WOON INDONESIA adalah salah satu perusahaan yang memproduksi
mesin pendingin untuk lemari es (kulkas) dan menjadi pemasok bagi perusahaan-
perusahaan penghasil lemari es.
.
Berdiri pada pertengahan tahun 2008 tepatnya balan Agustus di jalan raya PLP Curug desa
Legok , kecamatan Legok Kabupatean Tangerang dengan pemilik orang Korea
Dengan menjadi mitra perusahaan LG,Samsung dan Polytron yang merupakan perusahaan
penghasil lemari yang cukup terkenal, PT Cheong Woon ingin menjadi mitra pemasok
yang cukup diperhitungkan bagi perusahaan-perusahaan tersebut.
Saat ini PT Cheong Woon Indonesia telah memiliki 200 orang karyawan yang sebagian
besar merupakan penduduk sekitar. Karyawan yang dimiliki hampir 70 % merupakan
tenaga kerja kontrak. Selain itu juga menerima sebagai tempat untuk praktek siswa dari
SMK –SMK sekitar perusahaan.
Karena yang menjadi mitra pemasok produk yang sama ke perusahaan – perusahaan diatas
cukup banyak seperti PT.Sejin, PT. Sinyong, PT Sam woon, PT Yasun Lie dan masih
banyak lagi maka produk PT Cheong Woon yang diterima oleh LG 30%,Samsung 15% dan
Polytron 20% dari kebutuhan mesin pendingin dari perusahaan-perusahaan tersebut
Dilihat dari usia yang baru 2 tahun prospek dari PT Cheong Woon Indonesia cukup bagus
apalagi lemari es sekarang merupakan kebutuhan primer bagi setiap rumah tangga maka
diharapkan perusahaan ini bisa berkembang lebih bagus.
Bahkan ada rencana kedepan selain mencari mitra perusahaan baru, PT Cheong Woon juga
akan melakukan ekpansi produk baru yang tetap untuk sparepart lemari es, dengan harapan
perusahaan bisa lebih besar dan mengurang pengangguran.
Visi
PT. CHEONG WOON Indonesia memiliki visi untuk menjadi sebuah perusahaan penghasil
mesin pendingin lemari es terpercaya, mampu bergerak secara dinamis, dan kompetitif
yang diakui secara internasional. Selain itu juga mampu memberikan kesejahteraan dan
kemakmuran bagi semua pihak yang bekerja didalamnya, bagi masyarakat, bagi para
pemegang saham,serta bagi Pemerintah Indonesia yang diwujudkan dengan cara menjaga
keunggulan dalam hal operasi dan keamanan dan keselamatan kerja bagi manusia ataupun
lingkungan.
Misi
PT. CHEONG WOON Indonesia akan, menghasilkan, serta memenuhi sparepart lemari es
dengan cara yang terpercaya untuk memaksimalkan nilai tambah bagi masyarakat,
pemerintah dan para pemegang saham.
Hal tersebut diatas diwujudkan dengan cara:
- Penerapan teknologi yang tepat dan sesuai dengan standar keselamatan kerja bagi manusia
dan lingkungan.
- Menyajikan penggunaan biaya secara efektif dengan perbaikan terus-menerus
terhadap semua proses bisnis.
- Menyediakan lingkungan terbaik bagi para professional untuk mengembangkan
potensi dirinya secara maksimal.
- Membangkitkan peningkatan kualitas hidup bagi para pemangku kepentingan
termasuk masyarakat.
Tujuan Organisasi:
PT. CHEONG WOON Indonesia mengarahkan agar visi dan misi perusahaan untuk
mendukung terciptanya sebuah nilai dengan ciri sebagai berikut:
- Visi
o Proaktif
o Pencarian metode-metode alternatife baru
o Melakukan tindakan nyata
- Integritas
o Jujur dan terbuka
o Beretika
o Memiliki respek dan sanggup saling kerjasama saling menguntungkan
- Komitmen
o Dapat dipercaya
o Dapat diandalkan
o Dapat dipertanggungjawabkan
- Kinerja
o Efektif dan efisien
o Pencapaian target
o Professional
Analisa Proses Bisnis
Pada tulisan ini akan penulis menganalisa tiga macam sistem yakni :
1. Performance Management System
2. Invoice & Expense
3. Data Vendor System
Keterangan:
I. Performance Management System
Performance Management System (PMS) adalah sistem untuk merangkum kinerja
setiappegawai. Kontrak Kinerja merupakan semacam perintah atau sekumpulan tugas yang
harus dikerjakan oleh perusahaan. Kontrak Kinerja dimulai dari level manajemen
(pemimpin perusahaan dan para pengambil keputusan), level divisi, level departemen,level
seksi, dan level individu.
Setiap tahunnya, akan berlaku proses seperti bagan berikut ini:
Perfomence Contrat
Company (November)
Division (Decembe
r)
Department
(December)
Section (January)
IPO (January
)
Continual Performance Improvement
Performance PLANING
Performance Coaching
Performance Revieving
Follow-Up
T & D
C & B
Setiap tahunnya, pihak manajemen akan membuat kontrak kinerja (performancecontract)
sesuai kapasitasnya yang dalam hal ini dilakukan oleh para Senior Leadership Team (SLT)
untuk menentukan target-target yang harus dicapai oleh perusahaan secara umum.
Kemudian, hasil dari kontrak kinerja tersebut dibagikan kepada setiap divisi seperti Divisi
Finance, Divisi Human Resource (HR), Divisi Supply Chain and Information
Communication & Technology (SCM&ICT), Divisi Technical Support, Divisi Resource
Management, Divisi Commercial & Legal, dan Divisi Operations. Pembagian kontrak
kinerja kepada masing-masing divisi dipimpin oleh Vice President (VP).
Kemudian, setelah masuk ke dalam lingkungan divisi, para penjabat Vice President
darimasing-masing divisi akan memimpin pembuatan kontrak kinerja bersama tim
dibawahnya yakni para manajer di setiap departemen. Baru kemudian, setelah masing-
masing department memperoleh kontrak kinerja, para manajer akan memandu pembuatan
kontrak kinerja untuk tingkat seksi yang diwakili oleh para kepala seksi. Terakhir, masing-
masing kepala seksi memimpin staff yang ada dibawahnya untuk membuatkontrak kinerja
individu.
Disisi yang lain, terdapat pula Individual Performance Objective (IPO) yakni target-
targetdari setiap pegawai yang harus dicapai dalam kurun waktu antara quartal pertama
hingga quartal keempat setiap tahunnya. IPO harus dibuat oleh setiap pekerja, yang
kemudiandisampaikan ke supervisornya masing-masing untuk mendapatkan persetujuan.
Hal-halyang dijadikan sebagai IPO harus disesuaikan dengan performance kontrak
perusahaan.
Permasalahan
Keberadaaan sistem kontrak kinerja (Performance Contract) masih dilakukan secara
manual dengan memakai kertas
Proses Sebaiknya
Sebaiknya, system kontrak kinerja dan IPO dibuat secara online dan terintegrasi dengan
database departemen human resources
II. Invoice & Expense
Alur Invoice :
VENDOR FINANCE SALE Dept. Approvasl
Invoice
Dikirim ke
Finance
(1)
Copy of
trancsaction
Approval needed
Pencatatan awal
(1)
Process bath number
(1)+(2)+(3)
Copy of transaction
Intializing Project/Activity (s)
Diklarifikasi, dilengkapi
Dengan support document (1)+ (2)
Dicatat di GLS file, Create Routing
Slip (status budger & actual dari
GLS) (1)+(2)+(3)+(4)
Filing system (copy)
Original (1)+(2)+(3)
Approval reff
to moneteri
Authorize
Performance Contract&
Individual Performance Objective
Database
Cara kerja dari flow diagram tentang pembuatan invoice untuk Sale Dept.
Proses pertama yang di lakukan adalah menerima invoice dari vendor. Setelah menerima
invoice tersebut, document ini lalu di kirim ke finance department untuk mendapatkan
approval dan juga pencatatan awal. Selanjuatnya document invoice ini baru menuju Sales
Dept.. untuk melakukan klarifikasi dan pelengkapan document yang lain. Selanjutnya,
document di kirim balik ke finance untuk mendapat process batch number. Process batch
number ini lalu di catat di GLS file untuk pengiriman. Lalu catatan ini di kirim lagi ke
baguan monetary untuk authorisasi dan masuk ke dalam fillin system di Sale Dept..
Selanjut nya process ini harus menuju finance department agar dapat mengirim copy dari
bukti-bukti transaksi Process sebaiknya.
Untuk menginkat kan effiency dari flow of invoice ini, sebagian step dapat dikurangi agar
dapat melakukan proses dengan waktu yang lebih singkat serta cost yang lebih murah.
Pertama di mulai dengan menghindari step2 atau approval dari finance untuk pencatatan
awal, lalu, step 8 dimana copy dari transaksi dapat langsung di kirim atau di berikan dari
Sale Dept. tanpa harus melewati departemen finance lagi.
Alur Expense Report & RFC
INDIVIDUAL FINANCE Sale Dept Approval
Expence rpt &
RFC Dilengkapi
support document
(1)+(2)
Copy of Slip
Pemeriksaan
Process
selanjutnya
(routing
internal
finance)
Di check kecocokannya dengan
doc. Support (local audit) dicatat di
GLS file. Create Routing Slip
(status budge) & actual dari GLS )
(1)+(2)+(3)
Filing System (copy)
Original (1)+(2)
Approval reff to
monetery
Authorize
Flow chart di atas adalah alur dari expense report& RFC. Alur pertama dari flow chart ini
adalah, setiap individu memberkan expense Report & RFC dengan di lengkapi support
document dengan support document. Support,document ini lalu di berikan kepada finance
document untuk pengecek input dari expense report tersebut. Lalu dari finance dept, report
ini di berikan kepada Sale Dept.untuk di cek and di cocokan dengan doc support dan di
catat di GLS file untuk membuat surat routing. Selanjutnya surat ini di authorize oleh
monetary dept. Autorize Slip ini lalu di masukan kedalam filling copy dan di kembalikan
kepada finance dept untuk di berikan kembali kepada individu sebagai bukti expense untuk
kompensasi yang akurat Alur yang sebaiknya, Alur yang sebaiknya semestinya, individual
dapat langsung melaporkan report expense mereka kepada Sale dept untuk pencatatan dan
juga pembuatan routing slip.
Tanpa harus melewati finance dept yang berfunsi hanya untuk mengecheck proses
pencatatan benar atau salah.demikian pula dengan copy dari transaksti tersebut dapat
langsung di berikan kepada individu secara langsung tanpa harus melewati finance dept
untuk pengecekan ulang.
III. Data Vendor System
Terdapat empat system pemrosesan transaksi yang mempunyai database pada kegiatannya.
Empat system pemrosesan transaksi tersebut adalah:
1. System Management Training, sytem ini akan bekerja berdasarkan data yang terdapat
pada database training dan proses penginputan data akan didistribusikan kembali ke
database Training dengan menghasilkan output Annual Training Plain.
2. System Medical, sytem ini akan bekerja berdasarkan data yang terdapat pada database
Medical dan proses penginputan data akan didistribusikan kembali ke database Medical
3. System maximo supply chain Management, sytem ini akan bekerja berdasarkan data
yang terdapat pada databases supply chain management dan proses penginputan data akan
didistribusikan kembali ke databases supply chain management
4. Oracle Finance Integrated Finance Management System, sytem ini akan bekerja
berdasarkan data yang terdapat pada databases Oracle Finance Integrated Finance
Management dan proses penginputan data akan didistribusikan kembali ke databases
databases Pada Empat system transaksi tersebut data yang ada hanya terdistribusi pada
database masing-masing sistem saja. Jika finance management system membutuhkan data
dari system management training atau sytem medical, data tersebut didistribusikan secara
manual.
Perbaikan yang diajukan:
1. System Management Training, data yang dihasilkan pada sistem ini ditampung pada
database training dan terdistribusi pada data vendor.
2. System Medical, data yang dihasilkan pada sistem ini ditampung pada database
3. System maximo supply chain Management, data yang dihasilkan pada sistem ini
ditampung pada database supply chain Management dan terdistribusi pada data vendor.
4. Oracle Finance Integrated Finance Management System, data yang dihasilkan pada
sistem ini ditampung pada database Integrated Finance Management System dan
terdistribusi pada data vendor.
Untuk memudahkan Integrated Finance Managemen system memperoleh data tiga system
transaksi lainnya maka dibuatlah data vendor, dimana database dari masing-masing sytem
transaksi ditampung di data vendor dan didistribusikan kembali ke masing-masing sytem
transaksi. Dengan adanya data vendor, pendistibusian data ke sytem transaksi lainnya akan
lebih cepat, mudah dan efisien.
Medical system Oracle Finance Intergrated Finance Management
System
Annual Training Plan(Training Management
System)
MaxingSupply Chain Management
System
Data Vendor
Data Vendor
Data Vendor
Data Vendor
DB Traning DB Medicalsystem
DB SCMDB Finance
DataVendor
Cost Benefit Analisis
Performance Management System
Cost benefit analysis
Keuntungan Produk Keterangan
Langsung Tidak lansung
Variable Aliran data dan alur
kerja system mejadi
terintegrasi
Meningkatkan
inteksitas kerja
Hemat waktu,
tenaga proses lebih
cepat, dan hemat
kertas
tetap Mengurangi
terjadinya kehilangan
data-data versi
terdahulu (data
history)
Biaya pengadaan
kertas berkurang
Penghematan
pemakaian kertas
dan meningkatkan
process ayau
activitas
Integrated Vendor Management System
DB Training
DB Medical System
DB Finance
DB SCM
DB Vendor
Annual Training Plan(Training
Management System)
Medical System
Oracle Finance Integrated Finance
Managenent System
MaximoSupply Chain Management
System
Invoice
Cost benafit analysis
Keuntungan Produk Keterangan
Langsung Tidak lansung
Variable Mengurangi
terjadinya kesalahan
socumentasi
Mempersingkat jam
kerja
Penghematan
waktu kerja dan
meningkatkan
akurasi
tetap Mengurangi
terjadinya kesalahan
documentasi
Gaji yang harus
dibayar lebih seikit
Penghematan uang
bayaran dan
meningkatkan
process atau
activitas
Expense Report
Cost benefit analysis
Keuntungan Produk Keterangan
Langsung Tidak lansung
Variable Mengurangi
terjadinya kesalahan
socumentasi
Mempersingkat jam
kerja
Penghematan
waktu bekerja dan
menigkatkan
akurasi
tetap Mengurangi
terjadinya kesalahan
documentasi
Gaji yang harus
dibayar lebih sedikit
Penghematan uang
bayaran dan
meningkatkan
process atau
activitas
Data Vendor
Cost benefit analysis
Keuntungan Produk Keterangan
Langsung Tidak lansung
Variable Alur data lebih
akurat
Mempersingkat jam
kerja
Penghematan
waktu bekerja dan
meningkatkan
akurasi
tetap Mengurangi
terjadinya kesalahan
documentasi
Gaji yang harus
dibayar lebih sedikit
Penghematan uang
bayaran dan
meningkatkan
process atau
activitas
5. Rencana Implementasi
Dari ketiga proses bisnis yang dianalisa, kami focus pada rekayasa ulang Performance
Management System yakni pada modul Perfomance Contract yang saat ini masih dilakukan
secara manual (paper based) untuk selanjutnya diintegrasikan dengan system Individual
Performance Objective.
Rencana Waktu:
Jenis kegiatan Waktu Mulai Selesai
Initiating 3 hari 01 Januari 2011 03 Januari 2011
Kickoff meeting 1 hari 01 Januari 2011 01 Januari 2011
Develop project charter 1 hari 02 Januari2011 02 Januari 2011
Planning 6 hari 04 Januari 2011 11 Januari 2011
Develop projegt plans 2 hari 04 Januarii 2011 07 Januari 2011
Review projegt plans 3 hari 08 Januari 2011 10 Januari 2011
Project plans approved 1 hari 11 Januari 2011 11 Januari 2011
Executing 48 hari 14 Januari 2011 20 Maret 2011
Analysis 15 hari 14 Januari 2011 30 Januari 2011
Design 10 hari 05 Pebruari 2011 15 Pebruari 2011
Implementation 21 hari 19 Pebruari 2011 10 Maret 2011
System implementedd 2 hari 17 Maret 2011 18 Maret 2011
Controlling 3 hari 19 Maret 2011 21 Maret 2011
Report Performance 1 hari 19 Maret 2011 19 Maret 2011
Control Changes 3 hari 19 Maret 2011 21 Maret 2011
Closing 4 hari 19 Maret 2011 22 Maret 2011
Prepare Final Project Report 2 hari 19 Maret 2011 20 Maret 2011
Present Final Project 2 hari 19 Maret 2011 20 Maret 2011
Project Completed 1 hari 23 Maret 2011 23 Maret 2011
Closing Project 1 hari 24 Maret 2011 24 Maret 2011
Kebutuhan Sumber Daya Manusia :
Project Manajer : 1 orang
Sistem Analis : 1 orang
Bisnis Analis : 1 orang
Database Administrator : 1 orang
Programmer : 2 orang
Web Designer : 1 orang
Tester : 1 orang
Analisa Biaya :
Project Manager 1 Orang Rp. 350.000,00/hari
Sistem Analis 1 Orang Rp. 250.000,00/hari
Bisnis Analis 1 Orang Rp. 200.000,00/hari
Database Administrator 1 Orang Rp. 250.000,00/hari
Programmer 2 Orang Rp. 150.000,00/hari
Web Designer 1 Orang Rp. 100.000,00/hari
Tester 1 Orang Rp. 150.000,00/hari