Post on 05-May-2019
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan:
Tarikh Pindaan :
Muka Surat : 1/11
PROSEDUR PELUPUSAN REKOD
UMK/PPI/ARKIB-03
PROFIL PINDAAN – EDISI ……………….
Bil Butiran Pindaan Sumber
Pindaan
Sebab
Pindaan
Pindaan Dokumen
Sedia Semak Lulus
PPI ISO 001
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan:
Tarikh Pindaan :
Muka Surat : 2/11
PROSEDUR PELUPUSAN REKOD
UMK/PPI/ARKIB-03
1.0 TUJUAN
Prosedur ini disediakan untuk menjelaskan tatacara menguruskan proses pelupusan rekod
tidak aktif/tutup/tamat tindakan, pelupusan rekod di dalam simpanan dan pelupusan rekod
akibat bencana alam bagi bahan Arkib.
2.0 SKOP
Prosedur ini meliputi proses pelupusan rekod tidak aktif/tutup/tamat tindakan, pelupusan rekod
di dalam simpanan dan pelupusan rekod akibat bencana alam bagi bahan Arkib.
3.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN :
3.1 Pust. : Pustakawan
3.2 Pen. Pust. : Penolong Pustakawan
3.3 Pem. Pust. : Pembantu Pustakawan
3.4 KK : Kampus Kota
3.5 KB : Kampus Bachok
3.6 KJ : Kampus Jeli
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan:
Tarikh Pindaan :
Muka Surat : 3/11
PROSEDUR PELUPUSAN REKOD
UMK/PPI/ARKIB-03
4.0 DOKUMEN RUJUKAN
4.1 Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629)
4.2 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007 – Panduan Pengurusan Pejabat
Bahagian VII dan Bahagian VIII.
4.3 Panduan Pengendalian Fail Rasmi
4.4 Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am
4.5 Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan
4.6 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4 Tahun 2007 – Pindaan Ke Atas Arahan
Perbendaharaan (AP) 150 Bertarikh 27 Februari 2007
4.7 Surat Kementerian KB 557/97/54 Jd.4 (47) Bertarikh 3 November 1993 –
Pelupusan Bahan-bahan Bercetak/Kertas Terpakai daripada
Kementerian/Jabatan Kerajaan/Badan Berkanun
4.8 Panduan Pelupusan Rekod Awam
4.9 Salinan Warta Kerajaan P.U. (A) 377 - Peraturan-peraturan Arkib Negara
(Penetapan Borang-borang bagi Pelupusan Rekod Awam) 2008
4.10 Dasar Pengurusan Rekod Kerajaan
4.11 Rujukan Sistem Klasifikasi Rekod Universiti Malaysia Kelantan
4.12 MS ISO 15489 – 1: 2001, Information and Documentation – Records
Management – Part 1: General
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan:
Tarikh Pindaan :
Muka Surat : 4/11
PROSEDUR PELUPUSAN REKOD
UMK/PPI/ARKIB-03
5.0 DOKUMEN SOKONGAN
5.1 Borang Permohonan Pelupusan Rekod UMK/B04.06/08/2014
5.2 Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Awam (Borang Arkib 2/08)
5.3 Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Elektronik (Borang Arkib 3/08)
5.4 Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Kewangan dan Perakaunan (Borang
Kewangan-Arkib 4/08)
5.5 Borang Permohonan Pelupusan Fail (Borang Arkib 5/08)
5.6 Borang Permohonan Pelupusan Rekod Kartografi (Borang Arkib 6/08)
5.7 Borang Permohonan Pelupusan Rekod Senibina (Borang Arkib 7/08)
5.8 Borang Permohonan Pelupusan Rekod Pandang Dengar (Borang Arkib 8/08)
5.9 Borang Permohonan Pelupusan Rekod Terbitan dan Bahan Bercetak (Borang
Arkib 9/08)
5.10 Borang Permohonan Pelupusan Rekod Elektronik (Borang Arkib 10/08)
5.11 Borang Permohonan Pemindahan Rekod Awam (Borang Arkib 11/08)
5.12 Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam (Borang Arkib 12/08)
5.13 Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Kewangan dan Perakaunan (Borang
Kewangan – Arkib 13/08)
5.14 Surat Kebenaran Pelupusan Rekod
5.15 Surat Kebenaran Pemusnahan Rekod
5.16 Surat Kelulusan Pemusnahan Rekod
5.17 Surat Kebenaran Pemindahan Rekod
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan:
Tarikh Pindaan :
Muka Surat : 5/11
PROSEDUR PELUPUSAN REKOD
UMK/PPI/ARKIB-03
6.0 CARTA ALIR
MULA
Kenalpasti rekod tidak aktif dan asingkan rekod
yang mempunyai JPR dan tanpa JPR
PELUPUSAN
Isi Borang Permohonan Pemusnahan
Rekod
Isi Borang Permohonan Pelupusan Rekod
BERDASARKAN JPRTANPA JPR
Buat penilaian untuk primary value
Hantar 2 salinan borang beserta surat
Hantar salinan borang beserta surat
Terima surat kebenaran pemusnahan
Terima surat kebenaran pelupusan daripada
KP ANM
Kenalpasti dan asingkan rekod yang diberi
kebenaran musnah atau simpan
KAEDAH
LUPUS
MUSNAH
Isi Borang Permohonan Pemindahan Rekod
SIMPAN
Asingkan rekod yang
diputuskan musnah
atau simpan
Asingkan rekod mengikut siri
(am dan kewangan)
Rekod dimusnahkan
Isi Borang Penentusahan Pemusnahan
Rekod Awam
Hantar salinan borang beserta surat
Terima surat kebenaran pemindahan
Buat temujanji
Laksanakan pemindahan
TAMAT
6.3
6.4
6.5
6.6
6.7
6.8
6.9
6.11
6.12
6.13
6.14
6.15
6.16
6.4.1
6.10.1
6.10.2
6.10.3
6.10.4
6.10.5
Nilai status rekod
NILAI
Kumpul rekod yang musnah
TIDAK AKTIF
BENCANA
Ambil gambar
Kenalpasti dan senaraikan rekod yang
musnah
Isi Borang Permohonan Pelupusan
Rekod
Status rekod dikenalpasti dan dibuat
penilaian untuk cadangan pelupusan
6.1
6.2
6.2.1
6.2.2
6.2.3
6.2.4
6.2.5
6.10
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan:
Tarikh Pindaan :
Muka Surat : 6/11
PROSEDUR PELUPUSAN REKOD
UMK/PPI/ARKIB-03
PROSEDUR TERPERINCI
Tindakan Tanggungjawab
Mula
6.1 Buat penilaian terhadap status rekod yang dipohon oleh PTj Pust., Pen. Pust.
6.2 Nilai status rekod tersebut. Jika fail tersebut berstatus rekod yang
musnah akibat bencana terus ke langkah 6.2.1. Jika fail tersebut
berstatus rekod tidak aktif terus ke langkah 6.3.
Pust., Pen. Pust.
6.2.1 Kumpulkan kesemua rekod – rekod yang telah musnah atau
rosak akibat bencana
Rosak akibat bencana:
i. Kerana kebakaran atau bencana alam
ii. Fail tidak lagi boleh dirujuk oleh jabatan.
Pem. Pust.
6.2.2 Buktikan keadaan fizikal bagi setiap rekod tersebut dengan
mengambil gambar
Pem. Pust.
6.2.3 Maklumat berkenaan rekod tersebut dikenalpasti (sekiranya
boleh) dan disenaraikan
Pem. Pust.
6.2.4 Senarai tajuk dan nombor siri rekod disediakan dengan
mengisi Borang Permohonan Pelupusan Rekod UMK
(UMK/B04.06/08/2014 Pind. 1)
Pemohon
6.2.5 Status rekod dikenalpasti dan dinilai sama ada rekod
tersebut dicadangkan untuk dimusnahkan atau disimpan.
Pen. Pust. Pem. Pust.
6.3 Kenalpasti rekod yang tidak aktif dan asingkan rekod – rekod
yang proses pelupusannya ada dinyatakan didalam Jadual
Pelupusan Rekod dan yang tidak dinyatakan didalam Jadual
Pelupusan Rekod
Pen. Pust., Pem. Pust.
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan:
Tarikh Pindaan :
Muka Surat : 7/11
PROSEDUR PELUPUSAN REKOD
UMK/PPI/ARKIB-03
6.4 Rekod diasingkan berdasarkan cara pelupusan. Jika pelupusan
rekod tersebut ada dinyatakan didalam Jadual Pelupusan Rekod
terus ke langkah 6.4.1. Jika pelupusan rekod tersebut tidak
dinyatakan didalam Jadual Pelupusan Rekod terus ke langkah
6.5.
Pen. Pust., Pem. Pust.
6.4.1 Asingkan rekod yang diputuskan musnah atau disimpan
berdasarkan kepada Jadual Pelupusan Rekod yang
disediakan oleh pihak Arkib Negara Malaysia.
Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am
Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan
Pen. Pust., Pem. Pust.
6.5 Isi Borang Permohonan Pelupusan Rekod bagi pelupusan rekod
yang tidak dinyatakan dalam Jadual Pelupusan Rekod.
Borang Permohonan Pelupusan Fail (Borang Arkib 5/08)
Borang Permohonan Pelupusan Rekod Kartografi (Borang
Arkib 6/08)
Borang Permohonan Pelupusan Rekod Senibina (Borang
Arkib 7/08)
Borang Permohonan Pelupusan Rekod Pandang Dengar
(Borang Arkib 8/08)
Borang Permohonan Pelupusan Rekod Terbitan dan Bahan
Bercetak (Borang Arkib 9/08)
Borang Permohonan Pelupusan Rekod Elektronik (Borang
Arkib 10/08)
Pust.
6.6 Pegawai Rekod Jabatan membuat penilaian ke atas setiap rekod
bagi menentukan nilai utama (primary value) rekod tersebut.
Penilaian ini adalah bagi mencadangkan rekod tersebut dicadang
simpan atau musnah.
Pust.
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan:
Tarikh Pindaan :
Muka Surat : 8/11
PROSEDUR PELUPUSAN REKOD
UMK/PPI/ARKIB-03
6.7 Kemukakan 2 salinan Borang Permohonan Pelupusan yang telah
diisi dengan lengkap kepada Arkib Negara Malaysia untuk dinilai.
Pust.
6.8 Terima Surat Kebenaran Pelupusan daripada Ketua Pengarah
Arkib Negara Malaysia
Pust.
6.9 Kenalpasti dan asingkan rekod yang telah diberi kebenaran
pelupusan oleh ANM samaada perlu dimusnahkan atau
dilupuskan.
Pust., Pen. Pust., Pem. Pust..
6.10 Rekod akan dilupuskan berdasarkan keputusan oleh ANM. Jika
rekod tersebut dilupuskan dengan cara simpan kekal di ANM,
terus ke langkah 6.10.1. Jika rekod tersebut dicadangkan
musnah, terus ke langkah 6.11.
Pust.
6.10.1 Isi Borang Permohonan Pemindahan Rekod Awam bagi
rekod yang dicadangkan simpan di Arkib Negara
Malaysia.
Pust.
6.10.2 Kemukakan 2 salinan borang yang telah lengkap diisi ke
ANM
Pust.
6.10.3 Terima Surat Kebenaran Pemindahan Rekod Awam
daripada Ketua Pengarah Arkib Negara
Pust.
6.10.4 Hubungi ANM untuk membuat temujanji pemindahan rekod Pust., Pen. Pust.
6.10.5 Laksanakan pemindahan rekod ke ANM dalam tempoh 3
bulan dari tarikh Surat Kebenaran Pemindahan Rekod
yang diterima.
Pust., Pen. Pust.
6.11 Bagi rekod yang diputuskan musnah perlu dibuat pengasingan
diantara rekod urusan am rekod kewangan dan perakaunan.
Pen. Pust., Pem. Pust.
6.12 Isi Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Awam yang
disediakan oleh ANM
1. Rekod Urusan Am
Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Awam
(Borang Arkib 2/08)
Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Elektronik
(Borang Arkib 3/08)
Pust.
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan:
Tarikh Pindaan :
Muka Surat : 9/11
PROSEDUR PELUPUSAN REKOD
UMK/PPI/ARKIB-03
2. Rekod Kewangan dan Perakaunan
Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Kewangan
dan Perakaunan (Borang Kewangan-Arkib 4/08)
6.13 Kemukakan 1 salinan Borang Permohonan Pemusnahan Rekod
Awam ke ANM dan Jabatan Audit (bagi rekod kewangan) beserta
surat.
Salinan Borang Permohonan Pemusnahan Rekod
Awam (Borang Arkib 2/08)
Salinan Borang Permohonan Pemusnahan Rekod
Elektronik (Borang Arkib 3/08)
Salinan Borang Permohonan Pemusnahan Rekod
Kewangan dan Perakaunan (Borang Kewangan-Arkib
4/08)
Pust.
6.14 Terima Surat Kebenaran Pemusnahan Rekod Awam daripada
Ketua Pengarah ANM dan Jabatan Audit (bagi rekod kewangan).
Seterusnya, bagi rekod kewangan, surat kebenaran pemusnahan
yang diterima daripada kedua – dua jabatan dimajukan ke
Jabatan Akauntan Negara untuk kelulusan muktamad.
Surat Kebenaran Pemusnahan Rekod Awam
Surat Kelulusan Pemusnahan (bagi rekod kewangan)
Pust
6.15 Urusan pemusnahan rekod dilaksanakan dalam tempoh 3 bulan
dari tarikh Surat Kebenaran Pemusnahan Rekod yang diterima.
Pust., Pen. Pust.
6.16 Isi Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam dan
kemukakan kepada ANM dan Jabatan Audit serta Jabatan
Akauntan (bagi rekod kewangan) dalam tempoh 1 bulan bagi
memaklumkan berkenaan pemusnahan telah dilakukan.
Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam
(Borang Arkib 12/08)
Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Kewangan
dan Perakaunan (Borang Kewangan – Arkib 13/08)
Pust.
Tamat
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan:
Tarikh Pindaan :
Muka Surat : 10/11
PROSEDUR PELUPUSAN REKOD
UMK/PPI/ARKIB-03
7.0 REKOD KUALITI
Bil Nama Rekod Rujukan Lokasi
1. Borang Pemindahan Rekod
UMK/B04.06/05/2014
Folder Borang Pemindahan
Rekod
Arkib
2. Borang Permohonan Pelupusan
Rekod
UMK/B04.06/08/2014 Pind. 1
Folder Borang Permohonan
Pelupusan Rekod
Arkib
3. Panduan Pelupusan Rekod Awam Buku Panduan Pelupusan
Rekod Awam
Arkib
4. Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am
Buku Jadual Pelupusan
Rekod Urusan Am
Arkib
5. Jadual Pelupusan Rekod Kewangan
dan Perakaunan
Buku Jadual Pelupusan
Rekod Kewangan dan
Perakaunan
Arkib
6. Borang Permohonan Bagi
Pemusnahan Rekod Awam
Borang Arkib 2/08
ANM Website ANM
7. Borang Permohonan Bagi
Pemusnahan Rekod Elektronik
Borang Arkib 3/08
ANM Website ANM
8. Borang Permohonan Bagi
Pemusnahan Rekod Kewangan dan
Perakaunan
Borang Kewangan –Arkib 4/08
ANM Website ANM
9. Borang Permohonan Bagi Pelupusan
Fail
Borang Arkib 5/08
ANM Website ANM
10. Borang Permohonan Bagi Pelupusan
Rekod Kartografi
Borang Arkib 6/08
ANM Website ANM
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan:
Tarikh Pindaan :
Muka Surat : 11/11
PROSEDUR PELUPUSAN REKOD
UMK/PPI/ARKIB-03
11. Borang Permohonan Bagi Pelupusan
Rekod Seni Bina
Borang Arkib 7/08
ANM Website ANM
12. Borang Permohonan Bagi Pelupusan
Rekod Pandang Dengar
Borang Arkib 8/08
ANM Website ANM
13 Borang Permohonan Bagi Pelupusan
Rekod Terbitan dan Bercetak
Borang Arkib 9/08
ANM Website ANM
14 Borang Permohonan Bagi Pelupusan
Rekod Elektronik
Borang Arkib 10/08
ANM Website ANM
15 Borang Permohonan Bagi
Pemindahan Rekod Awam
Borang Arkib 11/08
ANM Website ANM
16 Borang Penentusahan Pemusnahan
Rekod Awam
Borang Arkib 12/08
ANM Website ANM
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL