TALLER: INDICADORES DE GESTIÓN EN BIBLIOTECAS

UNIVERSITARIAS

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SAN LUIS POTOSÍSISTEMA DE BIBLIOTECAS

Elaborado por: Laura Figueroa B.Marzo 2010

BIENVENIDOS!!

Identificar los elementos esenciales en la estructura de indicadores y clasificarlos de acuerdo con las necesidades propias de las Bibliotecas Universitarias.

OBJETIVO

CONTENIDO

Introducción.

I. Propósito y uso de los indicadores.

II. Definición, limitaciones y características de los indicadores.

III. Clasificación de indicadores.

IV. Referencias normativas sobre indicadores.

V. Diseño y elaboración de indicadores. Conclusiones.

INTRODUCCIÓN

En los sistemas universitarios, la calidad representa una mejora continua, cuyo logro implica:Disponer de información actualizada y relevante

para la gestión.Sistema de indicadores que refleje el

desenvolvimiento real de la institución. Estadísticas:

Satisfacción de los clientes, Eficiencia interna de los procesos, Aprendizaje del personal.

Los servicios de información en las bibliotecas universitarias, ofrecen recursos para suministrar, localizar, recuperar, orientar y monitorear la actividad de investigación y docencia en las universidades actuales.

EVALUACIÓN

Proceso de información, interpretación y valoración para la toma de decisiones y la mejora.

Es una función diagnóstica. Permite conocer puntos fuertes, fallos, limitaciones. Posibilita medir los logros en relación con los

objetivos planteados y verificar si se están haciendo bien las cosas.

Comparar lo que es contra cómo debería ser. Es una herramienta de retroinformación.

¿ Qué entendemos por evaluar ?

Planificar: conocer qué está consiguiendo la biblioteca y establecer los objetivos y prioridades para el futuro.

Comunicar: explicar el rendimiento del servicio a toda la organización.

Razones para evaluar

Resolver problemas antes de que surjan.

Medir el resultado (impacto, efectividad, eficiencia) de los servicios de la biblioteca.

Tomar decisiones a partir de datos.

Razones para evaluar

Controlar el progreso:

¿se están cumpliendo los objetivos propuestos?

Justificar la asignación de recursos en relación con lo que se va consiguiendo.

Razones para evaluar

Enfoques de evaluación

Criterios Objetivos

Visión de la biblioteca desde la gestión: Evaluación objetiva Datos Indicadores

Criterios Subjetivos

Visión de la biblioteca desde la opinión del usuario:

Evaluación SubjetivaEncuestas / Opiniones de los UsuariosSatisfacción de los usuarios (personal)

EficaciaAlcanzar los resultados previstos en función de los objetivos, sin tener en cuenta los medios o recursos.

EficienciaAlcanzar los resultados previstos en función de los recursos empleados.

Costo/BeneficioEvaluación que relaciona el capital invertido (costos) y el beneficio generado, con la idea de que el beneficio supere a los costos.

Impacto Efectos/beneficios que se producen sobre el entorno.

Pueden ser económicos, socioculturales, tecnológicos, etc.

Evaluaciones objetivas más usuales

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La evaluación de la gestión bibliotecaria se lleva a cabo mediante la aplicación de indicadores generales como los de la Norma ISO 11620.

Se evalúan tanto las acciones que se establecen entre quien ofrece y quien recibe el servicio, como los procesos que son necesarios para que se realice un servicio.

Evaluación y calidad

I. Propósito y uso de los Indicadores de Gestión

Constituirse como herramienta para evaluar la calidad y efectividad de los servicios.

Valorar la eficiencia de los recursos asignados para tales servicios.

Propósito

Facilitar la evaluación sistemática, los indicadores son parte del diseño del programa, desde su planeación hasta su aplicación con iniciativas concretas.

Propósito

Facilitar el control del proceso gerencial

Facilitar la comunicación

Toma de decisiones

Realizar el análisis comparativo de gestión de bibliotecas y de

servicios de información que tienen fines o misiones equivalentes

USO (Norma ISO 11620).

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II. Definición y características de los indicadores de gestión.

INDICADORES DE GESTIÓNINDICADORES DE GESTIÓN

Es el conjunto de actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización.

GESTIÓN

Herramienta de medición clave para el desarrollo de iniciativas propias de cada universidad, permite identificar logros, problemas y limitaciones en la gestión de una biblioteca.

INDICADOR

Expresión numérica derivada de datos y estadísticas de una biblioteca que se utiliza para caracterizar su desempeño (Norma ISO 11620).

INDICADOR DE GESTIÓN

El uso de IG permitirá conocer la realidad de cada biblioteca.

IG son parámetros de medición de la actividad bibliotecaria.

Su aplicación permite evaluar el rendimiento de la biblioteca, identificar sus logros y limitaciones en la prestación del servicio bibliotecario.

INDICADORES DE GESTIÓN (IG)

Proporciona información para la toma de decisiones, por ejemplo: fijación de objetivos, asignación de presupuesto, establecimiento de prioridades para

ejecutar los servicios que son vitales para el proceso de auto-evaluación y acreditación de universidades.

IG debe cumplir :

Estar inscrito en un marco teórico o conceptual, que le permita asociarse con el evento al cual se pretende dar forma. (Modelo ISO)

Ser específicos, estar vinculados con los fenómenos sobre los que se pretende actuar; Se recomienda que los indicadores sean pocos.

CARACTERÍSTICAS

Ser explícitos, de tal forma que su nombre sea suficiente para entender de que se trata

Ser claro y de fácil comprensión para los miembros de la comunidad, para que no haya duda acerca de su significado.

CARACTERÍSTICAS

Para cada IG debe existir una definición, fórmula de cálculo y datos necesarios para su mejor entendimiento y socialización.

Confiable, exacto en cuanto a su metodología de cálculo y consistente, de tal manera que puedan utilizarse en diferentes contextos.

CARACTERÍSTICAS

Lista de Indicadores de Gestión para Bibliotecas Universitarias

Los indicadores presentados a continuación permiten conocer que tan efectiva y eficiente es la biblioteca universitaria al momento de ofrecer los productos y servicios.

EJEMPLO: BIBLIOTECA NACIONAL DE PERU

ejemplo:

Estar disponibles para varios años, con el fin de que se pueda observar el comportamiento del fenómeno a través del tiempo, así como para diferentes unidades de información.

Deben ser relevantes y oportunos para la toma de decisiones.

Debe ser válido, comparable y así como factible, en términos de que su medición tenga un costo razonable.

CARACTERÍSTICAS

a) El indicador de gestión ayuda a la administración de la biblioteca, a quiénes la financian y a la comunidad de usuarios.

b) El bibliotecario debe tener conocimiento de qué área o actividad particular no está operando tan bien como debiera.

Aún si ésta es únicamente una intuición del bibliotecario, puede ser una razón para emplear un IG con el fin de averiguar si hay un problema.

Selección de indicadores de Gestión(Norma ISO 11620).

c) El grado de esfuerzo que puede realizar el personal de la biblioteca para la recolección y análisis de los datos.

Debe disponerse del tiempo y los recursos adecuados para aplicar cada indicador, igualmente el personal necesita disponer de conocimientos prácticos sobre un conjunto determinado de procedimientos estadísticos.

Selección de indicadores de Gestión(Norma ISO 11620).

d) Comunicar los resultados a las autoridades sobre áreas particulares de servicios bibliotecarios.

El bibliotecario debe tomar una decisión consciente en la selección de indicadores que resulten más útiles para la evaluación del funcionamiento de la biblioteca con relación a sus metas y objetivos.

Selección de indicadores de Gestión(Norma ISO 11620).

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Datos e indicadores

Son símbolos que describen condiciones, hechos, situaciones o valores y representan una cantidad, una medida, una palabra o una descripción.

Constituyen el antecedente necesario para el conocimiento de un fenómeno .

Datos

Alumnos matriculados en una carrera Fecha de nacimiento de una persona Cantidad de computadoras en una área determinada Número de volúmenes que componen una colección Total de enfermos atendidos en un hospital Número de nacimientos en una entidad federativa Producción total de plata en México Ingresos brutos por concepto de exportaciones

Ejemplos de datos

Ejemplo de datos básicos manejados por el CONPAB-IES

III. Clasificación de indicadores para

bibliotecas.

Enfoque de sistemas propone agruparlos: Indicadores de entrada: recursos introducidos en

el sistema (personal, infraestructuras, equipamiento, presupuesto, colección)

Indicadores de procesos: refieren a los medios a través de los cuales los insumos se transforman en salida (adquisiciones, catalogación, referencia)

Indicadores de salida: refieren a los efectos directos e inmediatos del proceso (proporción de alumnos que asistieron a la biblioteca por escuela o facultad)

Clasificación de los indicadores

Indicadores de actividad: los productos y servicios creados por la biblioteca (acceso a los materiales, catálogo automatizado, respuestas en el servicio de referencia, uso y satisfacción del usuario con estos productos y servicios)

Indicadores de resultados o de impacto: el efecto de las actividades de la biblioteca en la comunidad (el grado en el que el uso de la biblioteca afecta al aprendizaje del alumno)

• Visto como un sistema, las entradas del sistema son los insumos que le permiten operar (recursos financieros, material documental, etc.)

• Las salidas no las controla la biblioteca, sin embargo se puede estudiar e identificar cuáles son las entradas requeridas para obtener los resultados deseados.

IV. Referencias normativas para indicadores de gestión

A nivel internacional:

Norma ISO 11620 Indicadores de rendimiento de bibliotecas.

Norma ISO

2789 Estadísticas internacionales de bibliotecas.

Library performance indicators and library management tools, emitida por la Comisión Europea.

Directrices internacionales para la medición del rendimiento en las Bibliotecas Universitarias. IFLA.

REFERENCIAS NORMATIVAS PARA INDICADORES

Norma Española UNE 50137 Indicadores de rendimiento bibliotecario.

Indicadores de Gestión Bibliotecaria emitido por el Comité de Bibliotecas Universitarias de Perú (COBUN).

Estándares para bibliotecas Universitarias Chilenas.

Guía de evaluación de los Servicios Bibliotecarios y de su contribución a la calidad del aprendizaje y de la investigación. Agencia por la Calidad de los Sistemas Universitarios de Cataluña.

Indicadores de desempeño clasificado por grupos. Félix De Moya Anegón; Javier López Gijón; Concepción García Caro.

Definición y medida del impacto de las bibliotecas universitarias sobre los resultados globales de la institución. Bonnie Gratch Lindauer. City College of San Francisco, Calif.

Diseño de indicadores de gestión y calidad para bibliotecas universitarias. Bárbara Susana Sánchez Vignau. Universidad de la Habana, Cuba.

Taller sobre indicadores de calidad. Ricardo González Castrillo. Director de la Biblioteca de la Universidad Rey Juan Carlos.

A nivel nacional:

Normas para el Servicio Bibliotecario en Instituciones de Enseñanza Superior e Investigación, presentado por la Asociación de Bibliotecarios de Enseñanza Superior y de Investigación (ABIESI) en 1984.

Modelo de Evaluación Integral de las Bibliotecas de Educación Superior en México, formulado en 1992 por Juan Ignacio Piña y Alberto Arellano y concluido en 1995 por José Alfredo Verdugo.

Guía metodológica para evaluar las Bibliotecas de las Instituciones de Educación Superior de la Región Centro Occidente de ANUIES propuesto en 1996 por la Red Centro Occidente de ANUIES.

Diagnóstico de los Sistemas Bibliotecarios de las Instituciones de Educación Superior participantes en el CONPAB-IES-Normas del CONPAB-IES.

Indicadores de Bibliotecas y Centros de Información del CUMex.

Propuesta de Indicadores para Bibliotecas Universitarias del CONPAB-IES.

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CUMEX (formato)

CUMEX (ejemplo)

V. Diseño y elaboración de indicadores de gestión

Preguntas claves para la definición de indicadores ¿Qué se debe medir? ¿Dónde es conveniente medir? ¿Cuándo hay que medir? ¿En que momento o con que

frecuencia? ¿Quién debe medir? ¿Cómo se debe medir? ¿Cómo se van ha difundir los resultados? ¿Quién y con que frecuencia se va a revisar y/o auditar el

sistema de obtención de datos?

DISEÑO Y ELABORACION DE INDICADORES

Orientándose:

Evaluación de un proceso

Gestión en una organización

La visión de sistemas

Técnicas para la elaboración de indicadores

Evaluación de un proceso:

Identificar puntos críticos o de interés del proceso. Definir los atributos más importantes para cada

punto. Evaluar si los indicadores cumplen con las

características deseables. Verificar si ya se cuenta y/o trabajan con ellos, con el

fin de evitar duplicidad en los resultados. Seleccionar por consenso los indicadores más

adecuados, así como sus atributos, lo cual se puede lograr a través del uso de técnicas grupales.

Técnicas para la elaboración de indicadores

Llevar a cabo la definición de los indicadores, para lo cual se requiere:

Describir el objeto a medir. Identificar las variables (datos) que afectan al objeto. Establecer las unidades de medida. Describir las relaciones entre las variables (datos) Mostrar los valores de referencia o esperados (criterios de

comparación)Diseñar el instrumento de recopilación de datos /

indicadores.Realizar una prueba piloto.En caso de ser necesario ajustar los indicadores con base

en los aspectos identificados en la prueba.Implementación de la recopilación de datos e indicadores.Análisis de datos e indicadores para apoyo a la toma de

decisiones.

Técnicas para la elaboración de indicadores

Está el documento dado de alta en la BD?

Es buena la calidad del registro de datos?

Está el usuario realizando bien su búsqueda?

Sabe el usuario utilizar la herramienta?

Cuál es el porcentaje de éxito en la búsqueda?

Ejemplo:

Gestión en una organización:Disponer de objetivos y estrategias (acciones)Establecer indicadores para cada una de las

acciones.Determinar cada uno de los indicadores.Medir, probar y ajustar el sistema de

indicadores.Estandarizar y formalizar el sistema.Mantener y mejorar continuamente.

Técnicas para la elaboración de indicadores

Organización Visión Misión

Meta A Objetivos

A1

A2

...

Acciones

A1

A2

...

Indicadores

A1

A2

...

Meta B Objetivos

B1

B2

...

Acciones

B1

B2

...

Indicadores

B1

B2

...

Meta C Objetivos

C1

C2

...

Acciones

C1

C2

...

Indicadores

C1

C2

...

Meta D Objetivos

D1

D2

...

Acciones

D1

D2

...

Indicadores

D1

D2

...

Los indicadores y su relación con la Planeación Estratégica

Utilizando la visión de sistemas e identificando los elementos claves que intervienen en unaorganización.

Identificación de los componentes principales del sistema (referentes)

Identificación de los elementos que componen a cada uno de los referentes.

Identificar los indicadores más importantes (más representativos) para cada elemento.

Seleccionar por consenso los indicadores más adecuados, así como sus atributos, lo cual se puede lograr a través del uso de estrategias grupales.

Técnicas para la elaboración de indicadores

Técnicas para la elaboración de indicadores

La visión de sistemas e identificando los

elementos claves que intervienen en una

organización.(Cont.) Llevar a cabo la definición de los indicadores. Diseñar el instrumento de recopilación de datos /

indicadores. Realizar una prueba piloto. En caso de ser necesario ajustar los indicadores en

base a las sugerencias o aspectos identificados en la prueba.

Implementación de la recopilación de datos e indicadores.

Análisis de datos e indicadores para apoyo a la toma de decisiones.

Biblioteca universitaria

Personal

Colecciones

Servicios

Recursos físicos y financieros

Usuarios

Lineamientos Administrativos y organizacionales

Biblioteca universitaria Indicadores de personal

Referente Elemento Indicador Fórmula1. Porcentaje de personal técnico y auxiliar de bibliotecas con respecto al total de alumnos

(personal técnico + auxiliar de bibliotecas) / (total de alumnos) * 100

2. Porcentaje de personal técnico y auxiliar de bibliotecas con respecto al total de personal

(personal técnico + auxiliar de bibliotecas) / (total de perrsonal) * 100

1. Porcentaje de personal profesional con licenciatura en bibliotecología con respecto al total de alumnos

(personal profesional con licenciatura en bibliotecología) / (total de alumnos) * 100

2. Porcentaje de personal profesional con licenciatura en bibliotecología con respecto al total de personal

(personal profesional con licenciatura en bibliotecología) / (total de personal) * 100

3. Porcentaje de personal profesional en otras licenciaturas con respecto al total de personal

(personal profesional de otras licenciaturas ) / (total de personal) * 100

4. Porcentaje de personal con estudios de posgrado con respecto al total de personal

(personal con estudios de posgrado) / (total de personal) * 100

Sistema de evaluación del desempeño ¿Se cuenta con un sistema de evaluación del desempeño del personal? (SI / NO) Si / No

Sistema de incentivos ¿Se cuenta con un sistema de incentivos para el personal?( SI / NO) Si / No

Sistema de evaluación de la productividad del personal

¿Se cuenta con un sistema de evaluación de la productividad del personal? ( SI / NO) Si / No1. Porcentaje del personal que ha tomado capacitación en el último año relacionada con su trabajo

(personal que tomó capacitación en el último año relacionada con su trabajo) / (total de personal)

2. Porcentaje del personal que ha tomado capacitación en el último año en temas generales

(personal que ha tomado capacitación en el último año en temas generales) / (total de personal)

1. Personal

Personal técnico y auxiliar de bibliotecas

Personal profesional

Cursos de capacitación

Colecciones1. Cantidad de volúmenes de monografías por alumno (cantidad total de volúmenes) / (total de alumnos)

2. Cantidad de títulos de monografías por alumno (cantidad total de títulos) / (total de alumnos)1. Cantidad de revistas académicas internacionales por programa educativo de licenciatura

(cantitad total de revistas académicas internacionales) / (total de PE de licenciatura)

2. Cantidad de revistas académicas internacionales por programa educativo de maestría

(cantitad total de revistas académicas internacionales) / (total de PE de maestría)

3. Cantidad de revistas académicas internacionales por programa educativo de doctorado

(cantitad total de revistas académicas internacionales) / (total de PE de doctorado)

1. Porcentaje de programas educativos y de investigación apoyados con bases de datos generales

(cantidad de programas educativos y de investigavión apoyados con bd generales) / (total de programas educativos y de investigación) * 100

2. Porcentaje de programas educativos y de investigación apoyados con bases de datos especializadas

(cantidad de programas educativos y de investigavión apoyados con bd especializadas) / (total de programas educativos y de investigación) * 100

1. ¿Se cuenta con políticas de desarrollo de colecciones? (SI/NO) Si / No2. ¿Participan los maestros en la selección de materiales? (SI/NO) Si / No3. ¿Participan los investigadores en la selección de materiales? (SI/NO) Si / No4. ¿Se reconoce institucionalmente la participación de los académicos en bibliotecas como parte de su trabajo? (SI/NO) Si / No4. ¿Existe mecanismos para evaluar la calidad y pertinencia de los materiales documentales? (SI/NO) Si / No

5. Porcentaje de títulos integrados a las colecciones con respecto al total de la colección (en el periodo)

(cantidad de titulos integrados en el periodo) / (cantidad total de titulos que conforman la colección completa) * 100

6. Porcentaje de volúmenes integrados a las colecciones con respecto al total (en el periodo)

(cantidad de volúmenes integrados en el periodo) / (cantidad total de volúmenes que conforman la colección completa) * 100

7. Se cuenta con políticas de descarte de materiales? (SI/NO) Si / No

8. Porcentaje de perdidas al año

(cantidad de titulos perdidos en el periodo) / cantidad total de títulos que conforman la colección) * 100

1. ¿Se cuenta con una política institucional de catalogación y clasificación? (SI/NO) Si / No2. ¿Se cuenta con un sistema de automatización actualizado? (SI/NO) Si / No

2. Colecciones

Monografías

Revistas académicas

Base de Datos Especializadas y Multidisciplinarias

Políticas de desarrollo de colecciones

Políticas de organización documental

El uso de indicadores de desempeño para ser verdaderamente útil debe estar inserto en un proceso global de planeación y formar parte de un enfoque de gestión integral de las instituciones.

La construcción de indicadores de desempeño es un procedimiento técnico que está sustentado en un proceso participativo.

CONCLUSIONES

Los indicadores de desempeño deben ser comparables, válidos y confiables y expresarse dentro de un contexto institucional específico que permita detectar avances y retrocesos de la gestión y tomar decisiones sustantivas, con lo que se construya una verdadera dinámica de cambio institucional.

La rendición de cuentas significa la demostración del cumplimiento a lo que está comprometida la institución. Las instituciones requieren hacer mayores esfuerzos para construir indicadores que reflejen el impacto de sus tareas y darlos a conocer de manera permanente.

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Elaborado por: Laura Figueroa B.Marzo 2010

Muchas gracias!!

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