SYSTEM DWÓCH KOPERT w zamówieniach na usługi

intelektualne

Rafał Sebastian Bałdys – wiceprezes PZPB i ZPBUI

e-mali: r.baldys@pzpb.com.pl

tel. +48 500 422 440

usługi intelektualne, czyli co?

planowanie, analizowanie, studiowanie, prace koncepcyjne, projekty, dokumenty przetargowe: OPZ, wzór umowy, dokumenty rozliczeniowe (przedmiary, wykazy cen, etc.), nadzorowanie robót, ewaluacja, audyt, etc., etc.

we wszystkich rodzajach usług intelektualnych głównym czynnikiem mającym wpływ na jakość opracowań (zleconego dzieła) jest wiedza i doświadczenie personelu wykonawcy (konsultanta, projektanta)

motywacje stron

czego potrzebuje inwestor

inwestor potrzebuje kompetentnego partnera / wykonawcy, który świadcząc usługę umożliwia mu wykonanie zamierzenia / planu

motywacja? sprawne (bezproblemowe w miarę możliwości) wykonanie zamierzeń: przygotowanie planu, analizy, koncepcje, projekty, etc.

motywacje stron

czego potrzebuje wykonawca wykonawca potrzebuje świadomego inwestora, dla którego będzie mógł świadczyć swoje usługi z zyskiem dostarczając najlepszych możliwych efektów

motywacja? zapewnienie działania przedsiębiorstwa, zysk, rozwój przedsiębiorstwa / kadr, budowanie portfolio, budowanie rynkowej pozycji

świadomy inwestor, czyli jaki?

świadomy inwestor to taki, który wie czego chce i ma rozpoznane obszary własnych niedoborów

inwestor musi posiadać wiedzę niezbędną do opisania swoich potrzeb oraz zdolność do odebrania prac (opracowań) za które bierze odpowiedzialność

koszt usług w projekcie

łączny koszt usług dla projektu budowlanego zapewniający sprawną realizację powinien zawierać się w przedziale od 10 do 15% ogólnej sumy kosztów (w zależności od rodzaju inwestycji)

jakość usług intelektualnych możemy mierzyć jedynie pośrednio jako procent w stosunku do ogólnej sumy kosztów

AAAA_najtańszego projektanta zatrudnię

im taniej, tym drożej

inwestor MUSI posiadać świadomość, iż tanie usługi intelektualne (np. projekt lub koncepcja) niosą realne ryzyko wzrostu kosztu realizacji ponad cenę kontraktową z wykonawcą robót (projektowanie w trakcie realizacji robót jest ZAWSZE DROŻSZE)

działania inwestora powinny być nakierowane na wyłonienie najlepszej oferty (najlepszego konsultanta?)

system formalny vs. ekspercki

system formalny wyboru wykonawcy zakłada automatyzm w procesie wyboru, tj. wykonawca po spełnieniu warunków udziału w postepowaniu oceniany jest wyłącznie na podstawie zaoferowanej ceny (komisja przetargowa nie analizuje ofert wykonawców - zakłada się implicite, że wszyscy wykonawcy oferują taką samą jakość usługi)

system ekspercki zakłada, że w procesie oceny oferty komisja przetargowa dokonuje analizy złożonych ofert – zakłada się, iż o jakości przyszłej usługi decyduje jakość oferty; wyboru dokonuje się w oparciu o określone wagi kryteriów technicznych i cenowych

wybór oparty o jakość (QBS)

możliwe jest aby wykonawcę usług intelektualnych wybierać wyłącznie w oparciu o kryteria techniczne (cena znana wszystkim oferentom)

wagi kryteriów:

- metodyka wykonawcy waga 100%

- cena 0%

w takim modelu ginie motywacja wykonawców do konkurowania ceną

system dwóch kopert wg. PRAG

PRocurement And Grants

for European Union external actions

A Practical Guide.

kluczowe założenia

• Wyboru wykonawcy dokonuje się w oparciu o pozacenowe kryteria oceny ofert, przy czym waga oferty technicznej to 80%, a oferty cenowej to 20% - inwestor nie może stosować innych wag;

• ofertę techniczną ocenia się najpierw, a dopiero potem ujawnia się ceny ofertowe;

• Budżet zamawiającego jest znany uczestnikom postępowania od chwili publikacji przetargu;

• Personel wykonawcy, jego wiedza i doświadczenie stanowi przedmiot oceny;

• Na publicznej sesji otwarcia ofert nie podaje się cen ofertowych złożonych przez wykonawców;

harmonogram postępowania (przybliżony)

• 30 dni na wstępne ogłoszenie;

• 30 dni od ogłoszenia postępowania do złożenia wniosków;

• 50 dni na przygotowanie oferty (dla prekwalifikowanych podmiotów)

• do 30 dni procedura wyłonienia wykonawcy

• do 30 dni procedura podpisania umowy

faza 1 - prekwalifikacja

• Zamawiający ogłasza postepowanie – przeważnie jest to tryb przetargu ograniczonego.

• Inwestor podobnie jak w pzp określa „warunki udziału w postepowaniu”: • spełnianie wymogów dot. wykluczeń;

• doświadczenie podmiotu (okres ważności „referencji” to 10 lat);

• warunki finansowe;

• zatrudnienie;

• Posiadanie certyfikatów

• zamawiający nie żąda wskazania osób do wykonania zamówienia

faza 1 – prekwalifikacja cd

zamawiający zaprasza do złożenia ofert od 4 do 8 podmiotów (w przypadku gdy podmiotów jest mniej niż 4, zamawiający może do złożenia ofert zaprosić podmioty jego zdaniem spełniające warunki ogłoszenia)

w procedurze tej brak jest mechanizmów ochrony prawnej

faza 2 - przygotowanie oferty – 50 dni

• wykonawcy zgłoszeni na krótką listę otrzymują od zamawiającego Terms of Reference (opis przedmiotu zamówienia),

• na ofertę (na ogół) składają się następujące dokumenty: • organizacja i metodyka;

• lista kluczowych ekspertów wraz CV;

• deklaracje wyłączności i dostępności podpisane przez ekspertów

• pozostałe dokumenty formalne: pełnomocnictwa, deklaracje, etc.

faza 2 - przygotowanie oferty CD

opracowania często nazywane metodyką (lub mylnie metodologią): • uzasadnienie (zrozumienie przedmiotu zamówienia);

• analiza ryzyk i założeń

• strategia (podejście, opis zadań, rezultaty, etc.)

• wsparcie (oferowane przez wykonawcę)

• opis zaangażowania poszczególnych członków konsorcjum;

• harmonogram prac i zaangażowania personelu;

• opracowana przez oferenta matryca logiczna

faza 2 - przygotowanie oferty CD

• lista kluczowych ekspertów odpowiadająca wymaganiom specyfikacji wraz z podaniem wymaganego doświadczenia i posiadanej wiedzy

• życiorysy kluczowego personelu;

• deklaracje wyłączności i dostępności

faza 2 - przygotowanie oferty CD

• kryteria oceny i formularze oceny ofert są znane

Maximum

Organizacja i metodyka

Uzasadnienie 10

Strategia 30

wsparcie 5

Zaangażowanie członków konsorcjum 5

Harmonogram 10

Łącznie za organizację i metodykę 60

Kluczowy personel

<ekspert 1> (Max 20 punktów)

Kwalifikacje i wiedza 5

Ogólne dosiwadczenie zawodowe 5

Szczególne dosiwadczenie zawodowe (właściwe dla zamówienia) 10

<ekspert 2> (Max 20 punktów)

Kwalifikacje i wiedza 5

Ogólne dosiwadczenie zawodowe 5

Szczególne dosiwadczenie zawodowe (właściwe dla zamówienia) 10

Łączna punktacja dla personelu 40

Łączna punktacja 100

faza 2 – przygotowanie oferty CD

Oferta techniczna oraz oferta cenowa pakowane są w oddzielne koperty – stąd też pochodzi nazwa metody

sesja otwarcia ofert

• w systemie dwóch kopert sesja otwarcia ofert służy jedynie identyfikacji podmiotów, które złożyły ofertę

• na sesji otwarcia ofert otwierane są koperty główne oraz ofertę techniczną

• koperty zawierające oferty cenowe deponowane są w sejfie zamawiającego (główna kolizja z pzp)

faza 3 – ocena ofert

• komisja przetargowa posługuje się tabelami oceny ofert, które zakładają możliwość przeprowadzenia „wywiadu” z proponowanym kluczowym personelem

Maximum Initial assessment Revised assessment

(before interviews/references *)

Revised assessment after interviews/references*

Organisation and methodology

Rationale 10

Strategy 30

Back-up function 5

Involvement of all members of the consortium 5

Timetable of activities, including the number of expert days proposed 10

Total score for Organisation and methodology 60

Key experts

<Key expert 1> (Max 20 points)

Qualifications and skills 5

General professional experience 5

Specific professional experience 10

<Key expert 2> (Max 20 points)

Qualifications and skills 5

General professional experience 5

Specific professional experience 10

Total score for Key experts 40

Overall total score 100

Maximum Initial assessment Revised assessment

(before interviews/references *)

Revised assessment after interviews/references*

Organisation and methodology

Rationale 10 8 8

Strategy 30 25 25

Back-up function 5 5 5

Involvement of all members of the consortium 5 1 3

Timetable of activities, including the number of expert days proposed 10 8 8

Total score for Organisation and methodology 60 47 47

Key experts

<Key expert 1> (Max 20 points)

Qualifications and skills 5 5 5

General professional experience 5 5 5

Specific professional experience 10 8 8

<Key expert 2> (Max 20 points)

Qualifications and skills 5 4 4

General professional experience 5 4 4

Specific professional experience 10 9 9

Total score for Key experts 40 35 35

Overall total score 100 82 84

wywiad z oferentem

zamawiający może skorzystać z tego przywileju, choć nie jest to konieczne

wywiad z wykonawcą to jeden z eksperckich elementów oceny

zamawiający musi mieć kompetencje do przeprowadzenia tego wywiadu

Maximum Initial assessment Revised assessment

(before interviews/references *)

Revised assessment after interviews/references*

Organisation and methodology

Rationale 10 8 8 8

Strategy 30 25 25 28

Back-up function 5 5 5 5

Involvement of all members of the consortium 5 1 3 4

Timetable of activities, including the number of expert days proposed 10 8 8 9

Total score for Organisation and methodology 60 47 47 54

Key experts

<Key expert 1> (Max 20 points)

Qualifications and skills 5 5 5 5

General professional experience 5 5 5 5

Specific professional experience 10 8 8 10

<Key expert 2> (Max 20 points)

Qualifications and skills 5 4 4 3

General professional experience 5 4 4 3

Specific professional experience 10 9 9 7

Total score for Key experts 40 35 35 33

Overall total score 100 82 84 87

określenie progu

zamawiający może zastrzec, że do końcowej oceny ofert można zakwalifikować wykonawców którzy uzyskają pewna minimalną liczbą punktów, np. 80

oferty cenowe wykonawców, którzy uzyskali podczas oceny technicznej mniej niż 80 punktów nie zostaną otwarte

zamknięcie oceny technicznej ofert

ILOŚC PUNKTÓW

ZA OCENĘ TECH.

Ranking (punkty)

OFERTA 1 87 96,66

OFERTA 2 90 100

OFERTA 3 75 -

OFERTA 4 89 98,88

ocena finansowa ofert

Po ocenie technicznej ofert komisja przetargowa zamyka tę część postępowania. Od tej pory nie można modyfikować ocen i punktacji przyznanej wykonawcom. To chroni proces przed tendencyjną oceną techniczną względem oferowanej ceny.

ewentualne uwzględnienie mechanizmów ochrony prawnej musiałoby dotyczyć wyłącznie tej fazy oceny, tj. zanim zostaną otwarte oferty cenowe

cena ofertowa Ranking (punkty)

OFERTA 1 2 930 000 100

OFERTA 2 3 150 000 93,02

OFERTA 3 - -

OFERTA 4 3 050 000 96,07

wyłonienie wykonawcy

punkty oferta

tech.

punkty cena waga 80% waga 20% Σ

OFERTA 1 96,66 100 77,328 20 97,328

OFERTA 2 100 93,02 80 18,6 98,6

OFERTA 3 - - - - -

OFERTA 4 98,88 96,07 79,1 19,214 98,314

wybraliśmy najlepszą ofertę

i najdroższą

bariery stosowania w polskim prawie

• konieczność podania ceny oferty na publicznej sesji otwarcia ofert (art.86 ust.4 pzp);

• zakaz oceniania doświadczenia personelu (art. 91 ust.3 pzp - Kryteria oceny ofert nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, a w szczególności jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej.)

• środki ochrony prawnej

kodowanie ofert

rekomendacje

nie stwarzać barier

dziękuję za uwagę