Post on 12-Jan-2016
description
1
SOP Pelayanan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surabaya
2
SOP Pelayanan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surabaya
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
PELAYANAN PERPUSTAKAAN
Morality Intellectuality Entrepreneurship
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA Jl. Sutorejo 59 Surabaya Telp. 031-3811966 Fax. 0313813096 http://www.um-surabaya.ac.id, Email: rektorat@um-surabaya.ac.id
3
SOP Pelayanan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surabaya
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
PELAYANAN PERPUSTAKAAN
Kode Dokumen : 1/SOP-PERPUS/2013
Revisi : 0
Tanggal : April 2013
Diajukan Oleh : Kepala Perpustakaan Drs. Ali Nuke Affandy SE. M. Si
Dikendalikan Oleh
: Ketua Pusat Penjaminan Mutu Drs. Noto Adam, MM
Disetujui Oleh : Rektor Dr. dr. Sukadiono, MM
4
SOP Pelayanan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surabaya
DAFTAR ISI Lembar Pengendalian …………………………………………………………… 2 Daftar Isi………………………………………………………………………..... 3
SOP Penggadaan Pustaka.................................................................................... 4 SOP Pengolahan Pustaka..................................................................................... 6 SOP Pendaftaran Anggota................................................................................... 8 SOP Peminjaman Bahan Pustaka....................................................................... 9 SOP Pengembalian Pustaka............................................................................... 10 SOP Perpanjangan Pinjam Pustaka................................................................... 11 SOP Denda Keterlambatan Pengembalian Pustaka........................................ 12 SOP Bebas Pinjam Pustaka................................................................................. 14 SOP Pengumpulan Skripsi/Tugas Akhir/Karya Ilmiah............................... 15
5
SOP Pelayanan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surabaya
SOP PENGADAAN PUSTAKA UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA
Kode/No : 1.1/SOP-Perpus/2013
Revisi : 0 Tanggal:
Halaman : 1 dari 3
Tujuan Sebagai pedoman pengadaan pustaka di perpustakaan Universitas Muhammadiyah. Ruang Lingkup 1. Proses pengadaan ini dimulai dari awal tahun akademik hingga akhir tahun
akademik baik pengadaan melalui pembelian, sumbangan, denda atau
berlangganan.
2. Prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan.
Definisi
1. Pengadaan melalui Pembelian adalah pembelian secara langsung atau
penawaran lewat email ke toko buku atau penerbit
2. Pengadaan melalui Sumbangan adalah penerimaan buku/referensi/jurnal dari
penyumbang (mahasiswa, dosen, institusi)
3. Pengadaan melalui Denda adalah penerimaan buku dari mahasiswa karena
kasus pelanggaran tertentu
4. Pengadaan melalui Berlangganan adalah penerimaan pustaka dari toko buku,
penerbit atau institusi tertentu pembelian secara berkala
Referensi
1. UU No. 43 tahun 2007 tentang perpustakaan
2. Keputusan Rektor Nomor: 288.1/KEP/II.3.AU/C/2013 tentang Sistem Pengelolaan Aset/harta Kekayaan Universitas Muhammadiyah Surabaya
3. Pedoman Umum Sistem Penganggaran dan Pembelian di Perguruan Tinggi Muhmmadiyah
4. RAB Universitas Muhammadiyah Surabaya. 5. Pedoman Pengelolaan Perpustakaan di Universitas Muhammadiyah
Surabaya
6
SOP Pelayanan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surabaya
Uraian Prosedur :
ALUR PENGADAAN BAHAN PUSTAKA
MULAI
SURAT EDARAN PENGADAAN BUKU KE KAPRODI
MENERIMA USULAN JUDUL BUKU DARI KAPRODI
SELEKSI USULAN JUDUL BUKU MELALUI DATA BASE KATALOG ON LINE
ADA DI
KOLEKSI ?
TIDAK YA
LENGKAPI DATA
BIBLIOGRAFI HAPUS DARI DAFTAR
PESANAN
DAFTAR
PEMBELIAN
PROSES
PEMBELIAN
BUKU ADA/ TIDAK
?
YA
BUKU PESANAN SUDAH DATANG
SELESAI
PESANAN BUKU DIBATALKAN
TIDAK
7
SOP Pelayanan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surabaya
SOP PENGOLAHAN PUSTAKA PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA Kode/No : 1.2/SOP-Perpus/2013
Revisi : 0 Tanggal:
Halaman : 1 dari 3
Tujuan Sebagai pedoman pengolahan pustaka perpustakaan Universitas Ruang Lingkup
1. Proses ini dimulai dari awal tahun akademik hingga akhir tahun akademik dari penerimaan buku sampai buku siap disajikan dalam rak baca.
2. Prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan. Definisi Pengolahan Pustaka adalah proses penerimaan pustaka sampai penyajian pustaka sehingga dapat dimanfaatkan oleh pengguna perpustakaan
Referensi
1. UU No. 43 tahun 2007 tentang perpustakaan
2. Keputusan Rektor Nomor: 288.1/KEP/II.3.AU/C/2013 tentang Sistem Pengelolaan Aset/harta Kekayaan Universitas Muhammadiyah Surabaya
3. Pedoman Pengelolaan Perpustakaan di Universitas Muhammadiyah
Surabaya
8
SOP Pelayanan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surabaya
Uraian Prosedur :
ALUR PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA
BUKU
BARU
PEMBERIAN STEMPEL
IDENTITAS
PERIKSA DATA BUKU DI KATALOG ON LINE
BERI NO.
KLASIFIKASI
KUTIP NO.
KLASIFIKASI
BUAT DESKRIPSI BIBLIOGRAFI PADA BURAM PENGKATALOGAN
TAMBAH JUMLAH COPY YANG DIMILIKI PADA PENGATALOGAN DATA ON LINE
MASUKAN DI PENGATALOGAN DATA ON LINE
PEMBERIAN LABEL DAN BARCODE BUKU
PEMASANGAN SLIP TANGGAL KEMBALI/ DATA DUE SLIP
PENYAMPULAN
MULAI
SELESAI
ADA ?
TIDAK YA
9
SOP Pelayanan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surabaya
SOP PENDAFTARAN ANGGOTA PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA Kode/No : 1.3/SOP-Perpus/2013
Revisi : 0 Tanggal:
Halaman : 1 dari 3
Tujuan Sebagai pedoman pendaftaran anggota perpustakaan Universitas. Ruang Lingkup 1. Proses ini dimulai dari awal tahun akademik hingga akhir tahun akademik selama
proses pelayanan berlangsung di perpustakaan bagi mahasiswa dan dosen 2. Prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan. Definisi Anggota perpustakaan adalah mahasiswa, tenaga kependidikan dan dosen di lingkungan Universitas Muhammadiyah Surabaya.
Referensi
1. UU No. 43 tahun 2007 tentang perpustakaan
2. Pedoman Pengelolaan Perpustakaan di Universitas Muhammadiyah Surabaya
Uraian Prosedur :
KEGIATAN MAHASISWA DOSEN DAN
KARYAWAN PETUGAS
PERPUSTAKAAN Mengisi Formulir Pendaftaran Beserta Persyaratan Pendaftaran
Mengisi Biodata Anggota dalam Kartu Pinjaman Bahan Pustaka
REGULER
(Fotokopi Kwitansi SPP)
NON-REGULER
(Administrasi Rp.15.000,00)
ISI BIODATA LENGKAP
ISI NAMA DAN
STATUS
KEPEGAWAIAN
INPUT
DATAANGGOTA
KE SISTEM
OTOMASI
PERPUSTAKAAN
10
SOP Pelayanan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surabaya
SOP PEMINJAMAN BAHAN PUSTAKA UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA
Kode/No : 1.4/SOP-Perpus/2013
Revisi : 0 Tanggal:
Halaman : 1 dari 3
Tujuan Sebagai pedoman peminjaman bahan pustaka perpustakaan Universitas. Ruang Lingkup 1. Proses ini dimulai dari awal tahun akademik hingga akhir tahun akademik sesuai
jam kerja perpustakaan. 2. Prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan Definisi Peminjaman bahan pustaka adalah proses memilih bahan pustaka untuk dibaca di luar perpustakaan Referensi
1. UU No. 43 tahun 2007 tentang perpustakaan
2. Pedoman Pengelolaan Perpustakaan di Universitas Muhammadiyah Surabaya
Uraian Prosedur :
KEGIATAN MAHASISWA DOSEN DAN KARYAWAN
PETUGAS PERPUSTAKAAN
Menyebutkan Identitas Diri Peminjam Bahan Pustaka
Menulis Bahan Pustaka yang
dipinjam dalam Kartu Peminjaman
Menunjukkan KTM
(Kartu Tanda Mahasiswa)
Menyebutkan
Nama Lengkap
dan Status
Kepegawaian
INPUT DATA
BAHAN
PUSTAKA KE
SISTEM
OTOMASI
PERPUSTAKAAN
DAN MEMBERI
STEMPEL
TANGGAL
PENGEMBALIAN
BAHAN
PUSTAKA YANG
DIPINJAM Memberikan TTD
Peminjam Sebagai Tanda
Bukti peminjaman
11
SOP Pelayanan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surabaya
SOP PENGEMBALIAN PUSTAKA UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA
Kode/No : 1.5/SOP-Perpus/2013
Revisi : 0 Tanggal:
Halaman : 1 dari 3
Tujuan Sebagai pedoman pengembalian pustaka perpustakaan Universitas. Ruang Lingkup a. Proses ini dimulai dari awal tahun akademik hingga akhir tahun akademik sesuai
jam kerja perpustakan b. Prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan. Definisi Pengembalian bahan pustaka adalah penyerahan bahan pustaka yang telah dipinjam oleh mahasiswa, tenaga kependidikan dan dosen
Referensi
1. UU No. 43 tahun 2007 tentang perpustakaan
2. Pedoman Pengelolaan Perpustakaan di Universitas Muhammadiyah Surabaya
Uraian Prosedur :
KEGIATAN MAHASISWA DOSEN DAN
KARYAWAN PETUGAS
PERPUSTAKAAN Menyebutkan Identitas Diri Peminjam Bahan Pustaka
Menyerahka
n Bahan Pustaka Yang Dikembalika
n
Menunjukkan KTM
(Kartu Tanda Mahasiswa)
Menyebutkan
Nama Lengkap
dan Status
Kepegawaian
INPUT DATA
BAHAN
PUSTAKA KE
SISTEM
OTOMASI
PERPUSTAKAAN
DAN MENCORET
JUDUL BAHAN
PUSTAKA YANG
DIKEMBALIKAN
Memastikan Judul Bahan
Pustaka Telah Dicoret dari
Kartu Peminjaman
(Membayar Denda Apabila
Terlambat)
12
SOP Pelayanan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surabaya
SOP PERPANJANGAN PINJAM PUSTAKA UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA
Kode/No : 1.6/SOP-Perpus/2013
Revisi : 0 Tanggal:
Halaman : 1 dari 3
Tujuan Sebagai pedoman perpanjangan pustaka perpustakaan Universitas. Ruang Lingkup 1. Proses ini dimulai dari awal tahun akademik hingga akhir tahun akademik sesuai
dengan jam kerja perpustakaan 2. Prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan.
Definisi Perpanjangan bahan pustaka adalah penambahan rentang waktu batas peminjaman pustaka oleh mahasiswa, tenaga kependidikan dan dosen Referensi
1. UU No. 43 tahun 2007 tentang perpustakaan
2. Pedoman Pengelolaan Perpustakaan di Universitas Muhammadiyah Surabaya
Uraian Prosedur :
KEGIATAN MAHASISWA DOSEN DAN KARYAWAN
PETUGAS PERPUSTAKAAN
Menyebutkan Identitas Diri Peminjam Bahan Pustaka
Menyerahkan Bahan Pustaka
Yang Diperpanjang
Menunjukkan KTM
(Kartu Tanda Mahasiswa)
Menyebutkan
Nama Lengkap
dan Status
Kepegawaian
INPUT DATA
BAHAN PUSTAKA
KE SISTEM
OTOMASI
PERPUSTAKAAN
DAN MEMBERI
STEMPEL
TANGGAL
PENGEMBALIAN
PADA JUDUL
BAHAN PUSTAKA
YANG
DIPERPANJANG
DI KARTU
PEMINJAMAN
Memastikan Judul Bahan
Pustaka Telah Distempel
Tanggal Pengembalian di
Kartu Peminjaman
(Membayar Denda Terlebih
Dahulu Apabila Terlambat)
13
SOP Pelayanan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surabaya
SOP DENDA KETERLAMBATAN PENGEMBALIAN PUSTAKA PERPUSTAKAN
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA Kode/No :1.7/SOP-Perpus/2013
Revisi : 0 Tanggal:
Halaman : 1 dari 3
Tujuan Sebagai pedoman pengenaan besaran denda keterlambatan pengembalian pustaka perpustakaan Ruang Lingkup 1. Proses ini di mulai dari awal tahun akademik hingga akhir tahun akademik 2. Prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan. Definisi Denda keterlambatan pengembalian pustaka perpustakaan adalah besaran uang yang harus dibayar oleh mahasiswa, tenaga kependidikan dan dosen karena melebihi batas waktu peminjaman
Referensi
1. UU No. 43 tahun 2007 tentang perpustakaan 2. Pedoman Umum Sistem Penganggaran dan Pembelian di Perguruan Tinggi
Muhmmadiyah
3. Pedoman Pengelolaan Perpustakaan di Universitas Muhammadiyah Surabaya
14
SOP Pelayanan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surabaya
Uraian Prosedur :
KEGIATAN MAHASISWA DOSEN DAN KARYAWAN
PETUGAS PERPUSTAKAAN
Menyerahkan Bahan Pustaka
Yang Dikembalikan/Diperpanjang
Membayar
Denda Keterlambatan Pengembalian Bahan Pustaka
INPUT DATA
BAHAN
PUSTAKA KE
SISTEM
OTOMASI
PERPUSTAKAAN
DAN
MENGHITUNG
JUMLAH DENDA
YANG HARUS
DIBAYAR
Memastikan Judul Bahan
Pustaka Telah Distempel
Tanggal Pengembalian di Kartu Peminjaman
(Apabila Diperpanjang)
Memastikan Judul Bahan Pustaka Telah Dicoret dari
Kartu Peminjaman (Apabila
Dikembalikan)
Membayar Denda Sebesar Rp. 500,00/buku per-hari
(Nominal Denda yang Harus
Dibayar Tergantung Pada
Jumlah Buku yang Dipinjam Serta Berapa Lama Waktu
Keterlambatan Pengembalian
Buku)
15
SOP Pelayanan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surabaya
SOP BEBAS PINJAM PUSTAKA UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA
Kode/No : 1.8/SOP-Perpus/2013
Revisi : 0 Tanggal:
Halaman : 1 dari 3
Tujuan Sebagai prasyarat pengambilan ijasah kelulusan Ruang Lingkup 1. Proses ini dimulai dari awal tahun akademik hingga akhir tahun akademik. 2. Prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan. Definisi
Bebas pinjam pustaka adalah bukti bahwa mahasiswa menjelang kelulusannya tidak memiliki pinjaman, tanggunggan pustaka kepada perpustakaan
Referensi
1. UU No. 43 tahun 2007 tentang perpustakaan
2. Pedoman Pengelolaan Perpustakaan di Universitas Muhammadiyah Surabaya
Uraian Prosedur :
KEGIATAN MAHASISWA
DOSEN DAN
KARYAWAN
PETUGAS PERPUSTAKAAN
PIMPINAN PERPUSTAKAAN
Menunjukkan
KTM (Kartu Tanda Mahasiswa)
Mengisi Blanko Bebas Pinjam Perpustakaan
Memeriksa
Tanggungan
Pinjaman Bahan
Pustaka dan Denda
Keterlambatan
dalam Kartu
Pinjaman
Biodata Lengkap Beserta Menulis
Keperluan Meminta Surat Bebas Pinjam
Perpustakaan
Memblokir Data
Anggota
Perpustakaan dalam
Sistem Otomasi
Perpustakaan dan
Menandatangani
Surat Bebas Pinjam
Serta Memberi
Stempel
Perpustakaan
Menandatangani
Surat Bebas
Pinjam
16
SOP Pelayanan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surabaya
SOP PENGUMPULAN SKRIPSI/ TUGAS AKHIR/KARYA TULIS ILMIAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA Kode/No : 1.9/SOP-Perpus/2013
Revisi : 0 Tanggal:
Halaman : 1 dari 3
Tujuan Sebagai syarat kelulusan terselesaikannya perkuliahaan mahasiswa S1 atau D3 Ruang Lingkup 1. Proses ini dimulai dari akhir semester hingga akhir tahun akademik. 2. Prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan. Definisi
Pengumpulan Skripsi/tugas akhir/karya tulis ilmiah adalah penyerahan tulisan
ilmiah mahasiswa S1 atau D3 yang berupa skripsi atau tugas akhir
Referensi
1. UU No. 43 tahun 2007 tentang perpustakaan
2. Pedoman Pengelolaan Perpustakaan di Universitas Muhammadiyah Surabaya
Uraian Prosedur :
KEGIATAN MAHASISWA
DOSEN DAN
KARYAWAN
PETUGAS PERPUSTAKAAN
PIMPINAN PERPUSTAKAAN
Menyerahkan
Skripsi/Tugas Akhir
(TA)/Karya Tulis Ilmiah
(KTI)
Mengisi Blanko Bukti
Pengumpulan
Skripsi/Tugas Akhir
(TA)/Karya Tulis Ilmiah
(KTI)
Memeriksa
Kesesuaian Format
Skripsi/Tugas
Akhir (TA)/Karya
Tulis Ilmiah (KTI)
yang Dikumpulkan
Dalam Bentuk Softcopy yang
Dimasukkan dalam Compact Disc (CD)
dan bentuk Hardcopy (fisik) yang sudah
dijilid
Menandatangani
Surat Bukti
Pengumpulan
Skripsi/Tugas
Akhir (TA)/Karya
Tulis Ilmiah (KTI)
Serta Memberi
Stempel
Perpustakaan
Menandatangani
Surat Bukti
Pengumpulan
Skripsi/Tugas Akhir (TA)/Karya
Tulis Ilmiah
(KTI)
Diisi lengkap beserta judul
Skripsi/Tugas Akhir (TA)/Karya Tulis Ilmiah (KTI) Serta
Menandatanganinya