Post on 16-Apr-2017
1
Fatturazione elettronica e conservazione a normaper risparmiare e aumentare la competitività aziendale.
Easy Fattura una soluzione per tutte le imprese.
Anna Vesco
Divisione Banca dei Territori
Direzione Marketing Imprese
Prodotti di Raccolta e Sistemi di Incasso e Pagamento
2
La Fatturazione Elettronica.
Trasformare i processi tradizionalmente cartacei in processi digitali è frutto di una chiara comprensione dei benefici associati ai costi del cambiamento.
INGREDIENTI PER UN PROGETTO DI SUCCESSO:
� consapevolezza del valore del progetto di fatturazione elettronica
� pieno commitment del vertice aziendale
� coinvolgimento delle diverse strutture aziendali (es: Amministrazione, Acquisti, Vendite,
Tesoreria, Logistica) interessate dal processo di fatturazione
� gestione del cambiamento per gradi mantenendo la visione unitaria del ciclo ordine-pagamento
che rappresenta l’obiettivo a cui progressivamente tendere.
Fatturazione Elettronica non solo per razionalizzare i processi interni
ma per aumentare competitività aziendale.
3
… ha stimato in circa 1.300 Mln di fatture il Mercato potenziale...
Analisi dei
transatiper
filiera
Analisidell’IVA
versata
allo Stato
ca 1.300 MlnFatture B2b all’anno in
Italia
FilieraFilieraTransato B2b[Mld €/anno]Transato B2b[Mld €/anno]
Fattura media
[€/fattura]
Fattura media
[€/fattura]
N. Fatture
[Mln/anno]
N. Fatture
[Mln/anno]
Largo
consumo ca 340 2.500 137
Metalmecc
anico ca 260 5.400 48
Automotiv
e ca 190 7.200 26
Acquistato
PA ca 160 3.300 50
Constructi
on ca 140 6.800 20
Utility ca 120 3.500 33
Tessile ca 110 2.500 42
… … … …
TOTALE
B2bca
2.900
ca
2.200
ca
1300
I benefici sono concreti.
N. Fatture B2b
N. Fatture B2b
Beneficio a FatturaBeneficio a Fattura
Beneficio
Totale
Beneficio
Totale
Completa integrazione e dematerializzazioneCompleta integrazione e dematerializzazione
ca 60.000
ca 2.000
ca 62.000
Fatturaz. Elettr.
non strutturata
Fatturaz. Elettr.
non strutturata
Fatturaz. Elettr.
strutturata
Fatturaz. Elettr.
strutturata
ca 6.000 ca 12.000
ca 2.000 ca 2.000
ca 8.000 ca 14.000
TOTALE
B2b
TOTALE B2c
TOTALE
Beneficio [Mln €/anno]Beneficio [Mln €/anno]
...che se trasformate in elettronico comporterebbero per il sistema Italia risparmi di :
15Mld se fattura elettronica60Mld se ciclo esteso(*)
L’analisi condotta dall’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management – Politecnico di Milano…
(*) ciclo ordine-consegna-fatturazione-pagamento
4
Azienda con attivitàamministrativa
limitata media elevata
Digitalizzazione e conservazione del passivo
1,8 0,5 0,1
Conservazione dell'attivo 0,9 0,2 0,1
Fatturazione elettronica pura 1,0 0,7 0,6
Completa integrazione e dematerializz.
0,7 0,5 0,4
Integrazione del ciclo ordine-pagamento
0,6 0,5 0,4
Integraz. del ciclo ordine-fattura 0,6 0,5 0,4
Integraz. del ciclo fattura-pagam. 1,2 0,7 0,5
Integrazione dei pagam/incassi 0,7 0,1 0,1
Scambio unilaterale fatture 3,9 0,9 0,1
Scambio unilaterale ordini 1,0 0,3 0,1
Scenario di
sensitività
MEDIO
Fatt
ura
zio
ne e
lett
ronic
aIn
tegra
zio
ne e
dem
ate
rializ
zazio
ne
0 < PBT [anni] < 1
1 < PBT [anni] < 2
2 < PBT [anni]
Si suppone l’adozione della migliore modalità
di fruizione del servizio per ogni paradigma
Fonte: Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano
Tempi di payback mediamente inferiori all’anno
2-3 euro per fattura nel caso
della conservazione sostitutiva della fatture…
4-12 euro per fattura nel caso
della fatturazione elettronica a norma di legge
30-80 euro per ciclo nel caso
della completa integrazione del ciclo ordine-pagamento
Benefici lordi di:
Il valore della Fatturazione Elettronica.
5
Il tasso di adozione è ancora basso.
Perché?
Percezione di complessitàdel processo di innovazione …
� Carenza di standard tecnologici e di servizio consolidati.
� Change management complesso.
� Complessità normativa.
� Limitata percezione dei vantaggi, lato azienda.
� Difficoltà nello stimare i risparmi.… a fronte di benefici difficili da quantificare.
Le barriere
FATTURA ELETTRONICA
?
6
Benefici per tutte le imprese.
Limitate AttivitàAmministrative(5.000 cicli/anno)
Elevate AttivitàAmministrative(250.000
cicli/anno)
Medie AttivitàAmministrative(25.000 cicli/anno)
Miglior modalità di fruizione del servizio per ogni paradigma
[anni]
0,5
1
1,5
2
2,5
0
Progetti
interniProgettidi
filiera focalizzatiProgetti di
filiera estesi
Te
mp
o d
i p
ayb
ac
k
Conservazione dell'attivo
Digitaliz. e conservaz. del
passivo
Fatturaz. elettronica strutturata
Integraz. ciclo fattura-pagamento
Integraz. del ciclo
ordine-fattura
Completa integraz. e
dematerializz.
Fonte: Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione - School of Management – Politecnico di Milano
I benefici e la redditività sono estremamente interessanti anche per le medie e le piccole imprese, anche grazie alla disponibilità
di servizi in outsourcing
7
Oltre le barriere: Easy Fattura. La proposta di outsourcing di Intesa Sanpaolo.
� avere a disposizione, rapidamente, un
insieme di conoscenze e competenze non
presenti in azienda o poco fruibili nella loro
configurazione attuale;
� accedere a dotazioni informatiche complesse e costose, per utilizzare le quali
bisognerebbe mettere in campo risorse umane
ed economiche non sempre disponibili e,
comunque, non in tempi brevi;
� utilizzare la flessibilità del fornitore/ outsourcer spesso maggiore di quella delle
funzioni interne;
� scegliere un ottimale rapporto costi/beneficiattraverso la calibrazione dei livelli di servizio
sulle necessità effettive degli utenti.
Esternalizzare il processo di fatturazione permette all’azienda di:
ad un costo inferiore;
a condizioni finanziarie piùvantaggiose;
con una qualità superiore a quella potenzialmente fornita dagli enti interni;
con possibilità di adeguamento alle proprie esigenze.
Ottenere un servizio:
8
La scelta dell’outsourcer: affidabilità e reputazione del partner.
L’outsourcer deve offrire una serie di garanzie affinchè l’azienda si possa “dimenticare” delle problematiche tipiche della fatturazione elettronica e della conservazione sostitutiva.
� Aggiornamento costante della soluzione in coerenza con le evoluzioni normative.
� Strumenti di monitoring e controllo per la segnalazione di eventuali anomalie nel processo di conservazione.
� Supporto all’autorità di controlloin caso di ispezioni sugli archivi di fatture conservate.
� Personale qualificato per supportare l’azienda in ogni problematica relativa alla fatturazione elettronica e alla conservazione.
L’outsourcer deve garantire anche una serie di controlli affinché il cliente non incorra in sanzioni.
�Processo che garantisca l’ordine cronologico dei documentioggetto della conservazione.
� Verifica periodica della leggibilità e integrità degli archivi.
� Predisposizione delle impronte dell’archivio per le comunicazioni alle Agenzie Fiscali competenti.
� Controllo del rispetto degli SLA di conservazione coerenti con le tempistiche definite dalla norma.
� Mantenimento della validità della firma digitale e della marca temporale utilizzata per la conservazione a norma.
9
DALLA GESTIONE CARTACEA ALLA GESTIONE EVOLUTA.
Easy Fattura per gestire il cambiamento.
10
…sistema integrato di gestione digitale delle fatture che permette alle aziende di esternalizzare presso Intesa Sanpaolo, il processo diFATTURAZIONE ELETTRONICA e di CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA.
Area Ciclo Attivo
Area Ciclo Attivo
Area Ciclo Passivo
Area Ciclo Passivo
VeicolazioneVeicolazione
Incassi e riconciliazione
Incassi e riconciliazione
Portale Guest
Portale Guest
Anticipo fatture
Anticipo fatture
Conservazione a norma
Conservazione a norma
Pagamenti e riconciliazione
Pagamenti e riconciliazione
Conservazione a norma
Conservazione a norma
Predisposizione e gestione fatture
Predisposizione e gestione fatture
Ricezione e caricamento
fatture
Ricezione e caricamento
fatture
Gestione del fascicolo
Gestione del fascicolo
- Easy Fattura, servizio integrato nell’offerta Links, consente la gestione di tutte le fasi di vita delle fatture…
- …garantendo il rispetto della normativa vigente in materia fiscale e civilistica…
- …e l’ottenimento di significativi risparmi, in termini di costi e tempi dedicati al processo di fatturazione.
Easy Fattura è …
11
� Gestione completa del ciclo di fatturazione attivo e passivo.
� Acquisizione delle fatture nel formato scelto dall’azienda.
� Veicolazione delle fatture attive, personalizzabile per destinatario,
attraverso diversi canali: posta, e-mail, LINKS, CBI, portale guest.
� Richiesta elettronica di anticipo fatture.
� Firma massiva dei documenti.
� Tracciabilità completa dei vari stati della fattura: (inviata, ricevuta,
scaduta, pagata, conservata, ecc.).
� Notifiche via mail per ogni cambiamento di stato del documento.
Easy Fattura: Le Caratteristiche
12
…ed inoltre…
� Generazione dei flussi di incasso e pagamento.
� Gestione delle dispute/eccezioni con ambiente dedicato.
� Accesso a forme di finanziamento (es. anticipo Fatture)
� Gestione elettronica del fascicolo relativo alla fattura (ordini, ddt, ecc.).
� Conservazione sostitutiva a norma di fatture con relativi allegati.
� Conservazione a norma dei libri/registri contabili e fiscali.
� Responsabile della Conservazione: Intesa Sanpaolo.
� Duplicazione su supporto (DVD) dei documenti conservati.
� Consultazione on line delle fatture.
� Garanzia di adeguamento a future modifiche normative.
13
Area Gestione Documentale
Postalizzazione
Area Incassi e Pagamenti
Rendicontazione e riconciliazione
Invio incassi/pagamenti con info riconciliazione
Invio esiti incassi/pagamenti con info riconciliazione
Rendicontazione con info riconciliazione
Invio richieste di incasso/
pagamento
Ricezione esiti
Guest
DE
ST
INA
TA
RIO
Cliente LINKSINTESA SANPAOLO
� Import/export multiformato
� Invio multicanale anche con firma digitale
� Protocollazione
� Riconciliazione
� Disputa (*)
� Gestione stati di avanzamento (*)
� Firma digitale
� Conservazione a norma
� Informazioni strutturate di riconciliazione
� Scadenzario
� Generazione automatica incassi
� Anticipo fatture (solo monobanca)
� Bonifico ad iniziativa del beneficiario
� Bonifico, Ri.ba, RID MAV e Altri
� Riconciliazione tra fatture e incassi/pagamenti
� Aggiornamento stati di lavorazione fatture (*)
� Matchinginformazioni di riconciliazione con fatture
Amministrazione sistema
� Stampa� Gestione anagrafiche
� Ricerca
Invio/ricezione fatture
Amministrazione
Tesoreria
Tesoreria
Amministrazione sistema
Amministrazione
Altre Banche
(*) Links e Guest
Easy Fattura: sistema integrato di fatturazione elettronica.
L’azienda potrà utilizzare i nuovi servizi di fatturazione elettronica attraverso
LINKS INTESA SANPAOLO
14
� Soluzione proprietaria aperta sviluppata a partire da piattaforma e
componenti software leader nel mercato globale.
� Soluzione completa in grado di soddisfare l’intero ciclo di
fatturazione e di pagamento.
� Soluzione scalabile e modulare in grado di soddisfare le molteplici
esigenze delle imprese.
� Possibilità di integrazioni e personalizzazioni per community
orizzontali/verticali.
Con Easy Fattura anche le PMI possono accedere a soluzioni tecnologiche tipicamente indirizzate alle grandi Corporate.
Easy Fattura: per tutte le imprese.
Con Easy Fattura le Corporate possono trovare soluzione a specifiche esigenze.
Con Easy Fattura le community possono accedere a soluzioni di integrazione personalizzate.
15
Easy Fattura: Il modello operativo.
Contropartiinternazionali
Comunità di clienti
PMI e POE
Large Corporate
PP.AA Centrale e Locale
Comunità, Distretti e Marketplaces
� Distretto farmaceut.
� Altri distretti industr.
� Altre comunità
Altre comunitànazionali
Aziende Clienti del Gruppo
Aziende clienti di altre Banche
Canali per i circuitiinternazionali
(in via di sviluppo)
Altri canali di delivery� Invio/ricezione fatture.
� Pagamento/incasso.
� Anticipo fatture.
� Gestione dispute.
� Rendicontazione e riconciliazione.
� Archiviazione.
� Gestione del fascicolo.
� Conservazionesostitutiva di
� fatture + allegati
� libri contabili
� libri fiscali
Funzionalità disponibili
� SwiftNet.� TSU.� MACUG.
� C.B.I.
� E-mail.� Poste.� LINKS� Portale
GUEST� Posta El.Cert.� Fax
Canali per i circuitinazionali
Tipologia di canaliEasy Fattura
16
Il rapporto Banca – Impresa – Pubblica Amministrazione.
Pia
tta
form
a
Communities/PP.AA
Imprese Clienti
Gruppo
Membri della community
Imprese Clienti altre
Banche
Modello di riferimento
• Fattura elettronica.
• Conservazione sostituiva a norma.
• Gestione documentale (note di credito, note di debito, gestione delle dispute, ecc..).
• Servizi di incasso/pagamento allineati con standard internazionali.
Servizi offerti
Processi di fatturazione
Incassi e Pagamenti
Banca
Aziende Ospedalier
e
Università
Enti
Cicli contabili
• Riconciliazione automatica incassi/pagamenti con documenti commerciali.
Easy Fattura: per essere pronti nei confronti della P.A.
17
Easy Fattura: i benefici per l’impresa. 1/2
I possibili benefici che deriverebbero dall’utilizzo di un sistema di fatturazione elettronica sono dirompenti e travalicano i vantaggi puramente economici.
- economici -
� Riduzione dei tempi, dei costi e delle risorse impiegati per l’invio/ricezione, reclami, gestione errori, registrazione, archiviazione delle fatture oltre che per la gestione documentale, per la ricerca e consultazione dei documenti.
� Eliminazione del costo di carta, buste, bolli e spedizione.
� Esternalizzazione dei processi aziendali non strategici con impiego di risorse in attività più produttive.
� Collegamento con i sistemi di pagamento e di gestione delle fatture.
� Assoluta trasparenza del processo di fatturazione.
� Eliminazione degli spazi per la conservazione delle fatture cartacee.
� Eliminazione dei ritardi e disguidi legati all’invio tradizionale delle fatture.
- di processo -
- logistici -
18
Fattura Elettronica: i benefici per l’impresa. 2/2
- finanziari -
� Migliore gestione dei flussi di cassa.
� Riduzione dei costi operativi.
� Riduzione dei ritardi e mancati pagamenti.
� Integrazione dei servizi bancari con i software contabili/gestionali aziendali.
� Gestione di flussi strutturati multiformato.
� Gestione di flussi non strutturati (es: PDF, Spool)
� Disponibilità di soluzioni di Business Continuity e Disaster Recovery della Banca.
� Accesso a tecnologia avanzata e costantemente aggiornata.
�Disponibilità di strumenti di sicurezza basati su elevati standard.
- gestionali -
- sicurezza -
� Riduzione degli errori.
� Utilizzo di canali di trasporto veloci e sicuri.
� Elevati livelli di servizio.
- certezza operativa -
19
In conclusione Easy Fattura è…
… SEMPLICE Un solo click per trasmettere un flusso, firmare, veicolare e conservare .
… EVOLUTOAccesso ad una infrastruttura tecnologica leader del mercato.
… AFFIDABILEElevato livello di affidabilità dell’infrastruttura e garanzia nell’esecuzione del servizio.
… SICUROMassima riservatezza nel trattamento dei dati e sicurezza nell’esecuzione del servizio.
… PER TUTTE LE IMPRESE L’elevata modularità e flessibilità consente di rispondere alle esigenze a prescindere
dalla dimensione.
20
Easy Fattura: dalla gestione cartacea alla gestione evoluta
La parola ai nostri clienti…
Alessandro Rossi Direttore Amministrativo e Finanziario
21
Nata nel 1999 produce e distribuisce, in Italia e all’estero, articoli d’elevata qualità come tovaglioli, carta igienica, asciugatutto, rotoli industriali etc.etc., .
Fatturato di oltre 10 milioni di euro.
Operano sia nel mercato del consumer che dei prodotti personalizzati, in particolare sono conosciuti nelle principali arterie della distribuzione organizzata con i prodotti a marchio “Caress” e “Laila” e riforniscono i maggiori gruppi alberghieri e di ristorazione, compagnie di navigazione, compagnie aeree di tutta Europa.
22
Ciclo attivo: 4.000 fatture annue
Ciclo passivo: 1.500 fatture annue + allegati
Adotta nel 2008 Easy Fattura del Gruppo Intesa Sanpaolo per la gestione del ciclo attivo iniziando con la veicolazione delle fatture in formato elettronico principalmente tramite mail e portale.
E’ in corso lo studio per l’avvio della conservazione sostituiva a norma che verrà avviata entro l’anno.
L’adeguamento del proprio sistema informativo consentirà di utilizzare le informazioni contenute nella fattura, per aggiornare le scritture contabili, realizzando ulteriori e più completi automatismi.
23
I BENEFICI
Aumento dell’efficienza operativa e quindi riduzione dei:� tempi di recapito� fatture non recapitate� tracciatura dell’intero processo su unico strumento
Riduzione dei costi relativi a:� spese stampa, imbustamento e spedizione postale� personale addetto ad attività amministrative (es: reclami,
gestione errori)� archiviazione documenti
24
Grazie per l’attenzione
25
Easy Fattura: dalla gestione cartacea alla gestione evoluta
Dr. Luciano BodiniPresidente Consorzio DAFNEResponsabile Logistic & Distribution Bayer Health Care
Un progetto di filiera
26
Perché passare allo stand Intesa Sanpaolo:
� ritirare la presentazione
� avvalersi del team di esperti
� usufruire dell’opportunità riservata ai visitatori SMAU
Scopri i vantaggi della fatturazione elettronicae della conservazione a norma dei documenti
dei benefici derivanti dall’adozione della FATTURA ELETTRONICA nella tua azienda
Intesa Sanpaolo, in collaborazione con il Politecnico di Milano,
ti offre l’opportunità di ottenere
della dematerializzazione del
ciclo ordine-fatturazione-pagamento-conservazione.
Sarai contattato da un esperto per la valutazione che verrà effettuata dal Politecnico di Milano
in assoluta riservatezza.
29
Grazie per la vostra attenzione!
Presso il nostro stand un team di esperti èa vostra disposizione per approfondimenti
e
In Filiale i vostri Gestori vi attendono per fissare incontri per finalizzare una proposta operativa
mirata alle vostre esigenze.
www.intesasanpaoloimprese.com