Post on 22-Jun-2018
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SIRKULASI BARANG
(STUDI KASUS : GRIYA BUSANA MUSLIM SANIYYA MUNTILAN)
Naskah Publikasi
diajukan oleh
Indah Sriwulandari
06.12.1491
Kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2010
MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM OF CIRCULATE GOODS
(CASE STUDY : GRIYA BUSANA MUSLIM SANIYYA MUNTILAN)
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SIRKULASI BARANG
(STUDI KASUS : GRIYA BUSANA MUSLIM SANIYYA MUNTILAN)
Indah Sriwulandari
Jurusan Sistem Informasi
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Saniyya Griya Muslim Fashion is a business entity engaged in the business
Clothing Muslims. All activities and records of transactions carried out are still
done manually. So far, these Griya always have difficulty in producing goods data
report with human error rates are high and can not provide accurate information.
From the background of these existing problems, so in this final task will
be in for a data processing information system of computerized circulation of
goods, which will help the user to manage data transactions electronically, so it is
more efficient in time and improve evektivitas user performance.
The Information System for data processing involves the circulation of
goods, supplier data reports, reports of goods data, data entry of goods, data items
out, and returns the data item. Application programs of data processing system
circulation of goods made by using windows based software is Microsoft Visual
Basic version 6.0 and Microsoft SQL Server 2000.
Keywords : Management Information System, Transaction of goods, Report
the circulation of goods, Goods data report.
1. Pendahuluan
Seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin pesat, maka tidak
dapat dipungkiri lagi bahwa saat ini semakin banyak instansi-instansi, lembaga
pemerintahan ataupun swasta serta perusahaan kecil sampai dengan perusahaan besar
yang sudah memanfaatkan sistem informasi berbasis komputer untuk meningkatkan
kinerja perusahaan mereka.
Dengan adanya komputer berupa perangkat keras, software pun dapat dihasilkan
dan dimanfaatkan untuk menangani berbagai permasalahan perusahaan yang akan
semakin mempermudah dan mempercepat kinerja perusahaan dalam proses transaksi
usaha. Salah satunya adalah pengolahan data sirkulasi barang, antara lain mengenai
pemasukan, penyimpanan, pengeluaran dan data kegiatan yang berkaitan dengan
pelaksanaan operasional yang sesuai dengan bidang usaha pada perusahaan tersebut.
Sistem informasi mempunyai peran yang sangat penting bagi pelaku bisnis dalam
pengambilan keputusan dan melakukan evaluasi maupun upaya pengembangan sebuah
sistem informasi yang memanfaatkan adanya teknologi informasi. Dalam peningkatan
kemajuan ekonomi perlu adanya teknologi yang semakin lama semakin canggih, apalagi
dalam hal pelayanan informasi data untuk meminimalisasi pengeluaran dan mengurangi
kemungkinan terjadinya kesalahan-kesalahan akibat proses pencatatan data yang
kurang efektif yang dapat merugikan perusahaan maupun konsumen.
2. Landasan Teori
2.1 Konsep Dasar Sistem
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu susunan sasaran yang tertentu. Sistem juga merupakan kumpulan
dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan teretentu. Ciri dari sebuah
sistem yang baik haruslah mempunyai tujuan dan sasaran yang tepat karena akan
sangat menentukan dan mendefinisikan masukan yang dibutuhkan sistem dan juga
keluaran yang dihasilkan.
2.1.1 Karakteristik Sistem
Suatu sistem memiliki karakteristik, yaitu :
1. Komponen Sistem (Component)
2. Batasan System (Boundary)
3. Lingkungan Luar (Environment)
4. Penghubung Sistem (Interface)
5. Masukan Sistem (Input)
6. Keluaran Sistem (Output)
7. Pengolahan Sistem(process)
8. Sasaran (Objective) atau tujuan (Goal)
2.2 Konsep Dasar Informasi
Suatu informasi sangatlah dibutuhkan oleh sistem, tanpa informasi suatu sistem
tidak akan berjalan dengan lancar dan dapat mati. Suatu organisasi tanpa adanya suatu
informasi maka oraganisasi tersebut tidak dapat berjalan dan beroperasi. Informasi
merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih
berarti bagi yang menerima. Sumber informasi adalah data yang merupakan bentuk
jamak dari bentuk tunggal data item.
2.2.1 Kualitas Informasi
a. Akurat
b. Tepat waktu
c. Relevan
2.2.2 Nilai Informasi
Nilai dari informasi (value information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan
biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif
dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Kegunaan informasi adalah untuk
mengurangi hal ketidakpastian di dalam proses pengambilan keputusan. Pengukuran
informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit.
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
Setelah mengetahui bahwa suatu sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen
yang berinteraksi. Informasi adalah kumpulan data yang diolah. Maka pengertian dari
Sistem Informasi adalah kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak serta
perangkat manusia yang bertugas mengolah dan menggunakan perangkat keras dan
perangkat lunak.
2.3.1 Komponen Sistem Informasi
1. Input
2. Proses
3. Output
4. Teknologi
5. Basis Data
6. Kendali
2.3.2 Sistem Informasi Manajemen
Secara umum Sistem Informasi Manajemen dapat diartikan sebagai kumpulan
dari interaksi sistem-sistem informasi yang menghasilkan informasi yang berguna untuk
semua tingkatan manajemen dalm suatu organisasi.
2.3.3 Sistem Informasi Manajemen Sirkulasi Barang
Sistem informasi sirkulasi dapat didefenisikan sebagai pengolahan data sirkulasi
yang meliputi pengumpulan data, manipulasi dan penyimpanan data.
Circulation control (pengawasan sirkulasi) pada butik saniyya yaitu semua
kegiatan yang berkaitan dengan pembelian, pengembalian dan penjualan barang.
Kegiatan ini berkaitan dengan pengontrolan perputaran barang. Sub-sistem sirkulasi
pada butik saniyya ini memiliki lima buah file yaitu file pembelian, pengembalian,
penjualan, pelanggan dan suplier. Pencatatan transaksi pembelian, penjualan dan
pengembalian dilakukan dengan pembacaan nomor suplier dan nomor akses dokumen.
Menurut jenis pekerjaannya pelayanan sirkulasi meliputi : penjualan,
pengembalian, pembelian, dan laporan transaksi sirkulasi setiap periode. Sedangkan
menurut sistem penyelenggaraannya pelayanan sirkulasi menganut sistem terbuka
dengan tujuan memungkinkan para konsumen secara langsung memilih dan membeli
barang yang dikehendaki.
2.4 Microsoft Visual Basic 6.0
Microsoft Visual Basic adalah perangkat lunak yang digunakan untuk membuat
software berbasiskan platform Windows yang diciptakan oleh perusahan Microsoft
Corporate. Visual Basic sendiri adalah bahasa pemrogramannya. Pemrograman dengan
mengunakan Visual Basic atau biasa disebut VB sangat banyak dipakai untuk
menciptakan suatu program aplikasi karena dirasa lebih mudah dibanding bahasa
pemrograman lainnya.
2.5 Microsoft SQL Server
Langkah-langkah memulai Microsoft SQL Server :
1. Cek koneksi dari Start – Program – Microsoft SQL Server – Service Manager, dan
pastikan dalam kondisi Start.
2. Klik Start – Program - Microsoft SQL Server – Query Analyzer
3. Pilih Windows Autothentification atau tergantung kondisi konfigurasi saat menginstal
4. Klik OK.
5. Semua perintah SQL ditulis dalam tempat mengetikkan perintah SQL.
3. ANALISIS
3.1 Identifikasi masalah
Pengidentifikasian masalah dilakukan sebagai suatu proses yang dapat
memecahkan masalah – masalah yang timbul sebagai cara agar tujuan awal dari
pebuatan program dapat dicapai secara maksimal.
3.2 Analisis Pieces
3.2.1 Analisis Kinerja (Performance)
Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja dalam
suatu perusahaan, kinerja yang dimaksud adalah kinerja sistem. Kinerja dapat diukur dari
thoughput dan response time. Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat
dilakukan suatu sistem tertentu. Response time adalah rata – rata waktu yang tertunda
diantara dua pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menangani pekerjaan
tersebut.
3.2.2 Analisis Informasi (Information)
Apabila kemampuan dan kualitas informasi baik, maka perusahaan akan
mendapatkan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan sesuai dengan yang
diharapkan.
3.2.3 Analisis Ekonomi (Economy)
Merupakan peningkatan pendapatan karena adanya sistem baru terhadap
manfaat, atau penurunan bianya yang terjadi berdasarkan penilaian secara ekonomis
maka sisteminformasi akuntansi ini mampu meningkatkan pendapatan Griya Busana
Muslim Saniyya.
3.2.4 Analisis Kontrol (Control)
Merupakan peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan
memperbaiki kesalahan serta kekurangan yang akan terjadi. Pengendalian atau control
dalam sebuah sistem sangat diperlukan keberadaannya untuk menghindari dan
mendeteksi secara dini terhadap penyalah gunaan atau kesalahan sistem serta untuk
menjamin keamanan data atau informasi yang ada di Griya Busana Muslim Saniyya.
Dengan adanya control, maka tugas atau kinerja yang mengalami gangguan bisa di
perbaiki.
3.2.5 Analisis Efisiensi (Eficiency)
Merupakan peningkatan terhadap efisiensi operasi yang dikerjakan. Efisiensi
berhubungan dengan bagaimana kita menggunakan sumber – sumber daya yang ada
dengan penggunaan paling minimum.
3.2.6 Analisis Pelayanan (Services)
Merupakan peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem. Dalam
suatu perusahaan peningkatan pelayanan merupakan tujuan utama.
3.3 Komponen Pendukung Sistem
Komponen dari pendukung sistem informasi berbasis multimedia antara lain
adalahsebagi berikut :
1. Perangkat keras (hardware)
Yaitu perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiatan memasukan
data,memproses data dan keluaran data. Adapun perangkat keras yang digunakan
dalam pembuatan aplikasi ini adalah sebagai berikut : Gigabyte EP31-DS3L,
Processor Core 2 Duo E7500, RAM Visipro 1 GB, AGP FX 9500 256MB, Hardisk
160 GB, DVD-RW LG, Casing EZ COOL 400 W, PS Simbada 400 W, LAN Card D-
LINK, LCD ACER 15” , Keyboard, Mouse Logitech, Switch Hub 5 Port Prolink,
Konektor dan Kabel, UPS, Speaker Simbada CST 8000N, Stabilizer KASUGAWA,
HP 2276 PSC.
2. Perangkat lunak (software)
Perangkat lunak disini adalah sebuah sistem atau program untuk mengendalikan
kegiatan dari sistem komputer.Berikut adalah daftar perangkat lunak yang digunakan
dalam pembuatan aplikasi ini: Microsoft Windows XP Professional, Visual Basic 6.0 dan
SQL Server 2000.
3.4 Analisis Kelayakan Sistem
Untuk menguji apakah suatu system dapat dikatakan layak atau tidak maka dapat
dilakukan beberapa analisis, sebagai berikut :
1. Kelayakan Teknis (Technical Feasibility)
2. Kelayakan Hukum (Low Feasibiliti)
3. Kelayakan Operasi (Operation Fesibility)
4. Kelayakan Ekonomi (Economic Feasibility)
3.5 Perancangan Sistem
Dalam tahap ini dilakukan desain sistem yang meliputi desain menggunakan
analisis model yang dapat merepresentasikan sistem sesuai kebutuhan. Desain sistem
meliputi desain basis data, desain proses dan desain antar-muka. Untuk desain basis
data dan desain proses, metode analisis model yang digunakan adalah Analisis
Terstruktur (Structured Analysis). Metode ini merupakan metode klasik yang
menggunakan notasi untuk menggambarkan isi informasi (data dan kontrol) dan
alirannya, yakni dengan membagi sistem secara fungsional dan perilakunya, kemudian
menggambarkan hal-hal yang harus dibangun.
4. Hasil Penelitian dan Pembahasan
4.1 Implementasi Sistem
Implementasi sistem adalah tahapan setelah melakukan analisis dan
perancangan sistem pada siklus rekayasa perangkat lunak (software enginering). Pada
tahapan inilah sistem mulai dibuat, dengan menggunakan tool tertentu, baik berupa
software aplikasi (software development) maupun software database (database engine).
Adapun software aplikasi yang digunakan adalah Microsoft Visual Basic 6.o sebagai
editor untuk menuliskan script, sedangkan software databasenya adalah SQL Server
2000. Adapun kegiatan yang dilakukan dalam tahap implementasi ini adalah sebagai
berikut:
4.1.1 Pemilihan Personil
Setelah program selesai dilakukan pengujian (testing) maka proses selanjutnya
adalah proses penerapan sistem. Untuk penerapan sistem ini, tentunya yang pertama
kali diperlakukan adalah pemilihan personil untuk menjadi actor sebagai staff admin dari
sistem yang baru tersebut.
Sistem baru merupakan pengenbangan dari sistem yang lama, dimana pada
sistem yang baru ada beberapa penambahan fungsi struktural dan operasional dalam
organisasi perusahaan. Untuk membantu super admin dalam mengelola sistem ini,
diperlukan SDM dari bagian administrasi dan sirkulasi yang tentunya memiliki kompetensi
dalam dunia komputer.
4.1.2 Pelatihan
Walaupun SDM yang ada memiliki kompetensi komputer yang cukup baik,
untuk memastikan semua berjalan sesuai rencana maka pelaksanaan pelatihan
pengoperasian terhadap sistem baru ini harus tetap diadakan. Karena sistem baru
menggunakan teknologi yang berbeda dengan sistem yang lama, maka sistem
yang baru tersebut membutuhkan pelatihan yang meliputi : bagaimana mengolah
data yang ada dalam database dan cara mengentri data.
4.1.3 Konversi Sistem
Konversi sistem adalah bagian akhir dari implementasi sistem, dimana
proses ini adalah proses melakukan konversi dari sistem yang lama kedalam
sistem yang baru.
Untuk konversi sistem, teknik yang dilakukan adalah dengan
memanfaatkan data yang lama untuk dimasukkan datanya kedalam sistem yang
baru. Data sistem lama yang masih menggunakan buku dokumen atau nota
dipindahkan datanya kedalam database SQL, dengan cara mengentri data yang
lama melalui sistem baru satu-persatu sesuai dengan yang dibutuhkan values
sistem yang baru.
4.2 Manual Program
Manual program merupakan suatu petunjuk bagi pemakai tentang bagaimana
cara program aplikasi yang dijalankan dengan sistem operasi windows. Perancangan
pada manual program dilakukan apabila penyusunan perancangan database aplikasi
input dan output telah selesai. Dengan perancangan manual form seperti ini diharapkan
pengolahan pemasukkan data akan lebih sempurna.
Persiapan Data Master
Sebelum melakukan transaksi penjualan ataupun pembelian, hal yang harus
dilakukan pertama kali agar pekerjaan tidak terganggu kita diharuskan membuat data
master yang diperlukan, data master yang harus dibuat diantaranya adalah:
1. Data Suplier, dimana data suplier ini dibutuhkan dalam proses pembelian
barang. Sehingga sebelum melakukan pembelian barang harus memasukkan
terlebih dahulu data suplier.
2. Data Karyawan, data karyawan ini dibutuhkan guna untuk mempertanggung
jawabkan proses transaksi yang dilakukan, dan sekaligus sebagai pengguna
sistem.
3. Data Jabatan, Jabatan disini adalah peranan yang memegang kendali dalam
setiap sub bagian. Karena ada akses tertentu yang tidak dapat dilakukan oleh
user yang bukan bidangnya.
4. Data Barang, Data barang perlu di inputkan terlebih dahulu guna untuk
melakukan proses penjualan, yang meliputi harga barang, nama barang, dan
jumlah stok barang.
5. Data Member / Pelanggan, Jika sebelumnya telah memiliki data pelanggan,
maka pada sistem ini terdapat form untuk penyimpanan data pelanggan. Dimana
data pelanggan ini difungsikan jika ada kebijakan dari manager untuk pemberian
diskon khusus buat pelanggan.
Adapun cara petunjuk penggunaan aplikasi sistem informasi pengolahan
data sirkulasi barang adalah sebagai berikut:
1. Form Login
Form login ini berfungsi untuk memberikan keamanan dengan hak akses.
Gambar 4.1 Form Login
2. Form Menu Utama
Berikut adalah tampilan halaman utama, dimana pada halaman ini terdapat
beberapa sub menu seperti input data barang, penjualan, pembelian,
karyawan, jabatan, pelanggan, pengembalian dan masih banyak lagi yang
lainnya.
Gambar 4.2 Tampilan Menu Utama
3. Form Penjualan Barang
Form penjualan barang berfungsi untuk memproses data penjualan
barang terhadap pelanggan atau konsumen. Untuk melakukan proses
penjualan bisa langsung menekan tombol tambah, dan menginputkan value
yang dibutuhkan.
Gambar 4.3 Form Penjualan Barang
4. Form Pembelian Barang
Form pembelian berfungsi untuk memproses data pembelian barang dari
suplier. Untuk melakukan proses pembelian, disini pengguna diminta untuk
mengisikan data suplier terlebih dahulu pada form data suplier dan data jenis
barang pada form jenis barang. Agar pengelompokan barang dan data
suplier dapat terdeteksi secara mudah dan jelas. Hal ini difungsikan apabila
terdapat kerusakan barang sehingga dapat mempermudah dalam proses
pengembalian atau retur barang.
Gambar 4.4 Pembelian Barang
5. Form Retur Barang
Form retur barang berfungsi untuk menyimpan data retur barang atau
pengembalian barang terhadap suplier jika terjadi kerusakan pada barang
yang dipesan atau kesalahan dalam proses pengiriman.
Gambar 4.5 Form Return Pembelian
6. Form Data Barang
Form data barang berfungsi untuk menyimpan semua data barang yang ada
dalam butik sanniya. Pengguna dapat langsung menekan tombol tambah lalu
mengisikan data barang yang dibutuhkan dan kemudian tekan tombol
simpan untuk proses penyimpanan data.
Gambar 4.7 Form Data Barang
4.3 Pembahasan Sistem
Pada pembahasan sistem berikut ini, penulis menguraikan mulai dari tahap
pengujian sistem hingga layout daripada hasil pengolahan data, adapun tahapan yang
dilakukan yaitu:
a. Melakukan kompiler program yaitu untuk mengetahui kesalahan penulisan pada
program tersebut.
b. Melakukan run program yaitu untuk mengetahui hasil daripada eksekusi program
dapat diketahui apakah program telah benar atau salah.
c. Melakukan perekaman data, dalam hal ini perekaman data dikatagorikan menjadi
tujuh kelompok, yaitu :
1. Perekaman data Penjualan Barang
2. Perekaman data Pembelian Barang
3. Perekaman data Retur Barang
4. Perekaman data Barang
5. Perekaman data Jenis barang
6. Perekaman data Pegawai
7. Perekaman data Jabatan
d. Melakukan perbaikan data gunanya untuk menghindari manakala ada data yang
masuk (direkam) tidak benar maka dapat dilakukan perubahan sesuai dengan
yang sebenarnya.
e. Melakukan penghapusan data, dalam hal penghapusan data gunanya yaitu data
yang tidak berguna dapat dihapus (dibuang) dari file sesuai dengan data yang
sebenarnya.
f. Melakukan uji coba dalam menghasilkan laporan, apakah laporan yang dihasilkan
sesuai dengan layout pada bab sebelumnya, untuk mengetahui laporan telah
benar atau laporan masih salah dapat dilakukan dengan run program. Dalam
laporan yang di hasilkan dari pengolahan data dapat dibagi menjadi :
1. Laporan Data Barang
2. Laporan Data Penjualan
3. Laporan Data Pembelian
4. Laporan Data Pemasok
5. Laporan Data Pelanggan
6. Laporan Data Pegawai
7. Laporan Data Retur Barang
8. Laporan Transaksi Penjualan Per Nota
5.Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan yang ada pada halaman sebelumnya, dengan
adanya penelitian pada Butik Griya Busana Muslim Saniyya, maka dapat
disimpulkan dalam rangka penyusunan skripsi dengan judul “Sistem Informasi
Manajemen Sirkulasi Barang (Studi Kasus : Griya Busana Muslim Saniyya
Muntilan)”, maka dapat di ambil beberapa kesimpulan sebagai berikut :
1. Pada sistem lama, pencatatan data transaksi butik baik itu keuangan
maupun non-keuangan masih dicatat manual. Karyawan atau pegawai
memerlukan waktu yang cukup lama untuk mencari dan
mempersiapkan data yang diperlukan. Hal ini membuat pembuatan
laporan menjadi sangat lama. Selain itu sistem lama juga rentan
terhadap keamanan dan keakuratan data, sehingga dapat
menghasilkan informasi yang tidak valid dan relevan. Hal ini tentunya
akan mempengaruhi tingkat kepuasan pelanggan dan pihak lain yang
berkepentingan terhadap pelayanan yang diberikan.
2. Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sirkulasi Barang ini
diharapkan dapat membantu kinerja Butik Saniyya, supaya dapat
menghasilkan informasi yang handal dan berkualitas.
3. Sistem informasi manajemen sirkulasi barang ini berbasis client server,
hal ini tentu saja dapat digunakan untuk melakukan penyimpanan dan
pengolahan data-data penjualan dan pembelian berdasarkan konsep
basis data dan aturan bisnis yang digunakan pada perusahaan.
Sehingga sistem ini dapat menjaga integritas dan keakuratan data serta
mempermudah dalam pemanggilan data untuk pembuatan laporan
ataupun keperluan lainnya.
DAFTAR PUSTAKA
Jogianto HM.1990. Analisis dan Disain sistem informasi pendekatan terstruktur teori dan
praktek aplikasi bisnis. Yogyakarta:Andy ofset.
Kok Yung.2002. Membangun Databases dengan Visual Basic6.0 dan Perintah SQL.
Jakarta: PT Elex Media Komputindo.
Ladjamudin, bin, Al-Bahra.2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi Yogyakarta:Graha
Ilmu.
Sunyoto Andi,S.Kom, “Pemrograman Visual Basic dengan Microsoft Access”, Amikom,
Yogyakarta
Pamungkas,Ir, “Microsoft Visual Basic 6.0”, Elex Media Komputindo, Jakarta”
Linda Marlinda, 2004, Sistem Basis Data, Andi Offset, Andi, Yogyakarta
http://www.bankmandiri.co.id
www.pln.go.id