Post on 04-May-2019
Sistem Informasi Akademik
Akbid Griya Husada Surabaya Buku Pedoman Sistem Informasi Akademik Akbid Griya Husada
Akademi Kebidanan Griya Husada
Surabaya 2015
Daftar Isi
Panel Administrator
o Manajemen pengguna (dosen, mahasiswa dan orang
tua)
o Manajemen kelas, dan mata kuliah
o Manajemen Ujian dan NilaiManaging exam, grades
o Manajemen tanda ujian
o Mengirim tanda ujian via sms
o Manajemen kehadiran mahasiswa
o Manajemen akuntansi, pendapatan dan biaya
o Manajemen kegiatan kampus
o Manajemen perpustakaan, asrama dan kendaraan
transportasi
o Pesan antar pengguna
o Mengelola pengaturan (pengaturan umum, sms)
Panel Dosen
o Manajemen mahasiswa
o Manajemen tanda ujian
o Menyediakan bahan belajar mengajar ke mahasiswa
o Manajemen kehadiran
Panel Mahasiswa
o Mendapatkan rutinitas kelas
o Mendapatkan tanda ujian
o Mendapatkan status kehadiran
o Mendapatkan bahan belajar dari dosen
o Mendapatkan tanda pembayaran, pembayaran online
o Berkomunikasi dengan dosen
Panel Orang Tua
o Mendapatkan hasil belajar putrinya
o Mendapatkan bukti pembayaran mahasiswa
o Mendapatkan rutinitas kelas putrinya
o Meninggalkan pesan untuk dosen
PANEL ADMINISTRATOR
PANEL ADMINISTRATOR
Jumlah mahasiswa, guru, orang tua dan kehadiran siswa untuk sekilas hari ini. Didalam
panel juga menampilkan beberapa agenda kegiatan
MANAJEMEN MAHASISWA
Menambahkan Mahasiswa
• Dari menu navigasi, pilih mahasiswa > tambahkan mahasiswa
• Mengisikan informasi yang di perlukan
• Simpan mahasiswa
Menambahkan Mahasiswa secara masal
• Dari menu navigasi, pilih mahasiswa > tambahkan mahasiswa masal
• Unduh file Excel kosong
• Mengisikan informasi yang di perlukan
• Pilih kelas
• Unggah file Excel yang sudah terisi
• Simpan
Informasi Mahasiswa
• Dari menu navigasi, pilih mahasiswa > Informasi Mahasiswa
• Disini anda dapat memilih mahasiswa berdasarkan angkatan
Lembar Penilaian Mahasiswa
• Dari navigasi menu lanjutkan ke menu mahasiswa > pilih angkatan
yang akan dilihat.
• Pilih mahasiswa yang akan dilihat > pilih aksi kemudian pilih lembar
penilaian
• Dari sini anda akan dapat melihat lembar penilaian dari mahasiswa
tersebut
• Jika angkatan tersebut memiliki bagian, maka anda dapat melihatnya
bersama kelas angkatan tersebut
MENGELOLA DOSEN
• Arahkan navigasi ke menu dosen
• Darisini anda dapta meilihat daftar dosen dalam sebuah tabel
• Untuk menambahkan dosen baru, klik tombol kanan atas Tambah Dosen
Baru dan isikan informasi tentang dosen tersebut lalu simpan
• Untuk mengelola atau menghapus informasi seorang dosen, klik pada
menu setiap dosen yang berada di samping kanan tabel. Menu tersebut
akan mengelola dosen atau menghapusnya.
MENGELOLA ORANG TUA/ WALI
• Arahkan navigasi ke menu Orang Tua
• Disini anda dapat melihat daftar orang tua mahasiswa dalam sebuah tabel
• Untuk menambahkan orang tua mahasiswa, klik pada menu kanan atas
“Tambah Orang Tua” kemudian isikan informasi yang berhubungan
dengan orang tua tersebut lalu simpan
• Ketika anda ingin mengelola atau menghapus informasi mengenai orang
tua mahasiswa, klik pada menu aksi pada setiap baris orang tua apakah
anda ingin mengelola informasi ataupun ingin menghapusnya
MENGELOLA KELAS
• Dari menu disamping kiri arahkan pada menu kelas > Pengaturan kelas
• Tambahkan kelas/ angkatan baru persemester (ganjil=1 genap=2)
beserta wali kelasnya.
• Lihat kelas/ angkatan yang telah ditambahkan dalam format tabel yang
telah tertera
• Kelola dan hapus informasi kelas pada kolom pilihan yang terletak di
sebelah kanan
MENGELOLA KELAS BAGIAN
• Arahkan kursor anda pada bagian menu kelas > Pengaturan Bagian
• Tambahkan bagian kelas baru untuk setiap kelas/angkatan dan
tambahkan seorang dosen pada setiap bagiannya
• Anda dapat melihat bagian kelas dalam sebuah format tabel yang telah
di buat
• Kelola dan hapus setiap informasi pada bagian kelas yang dapat anda
temukan pada kolom pilihan
MENGELOLA MATA KULIAH
• Arahkan pada menu Mata Kuliah untuk mengelola mata kuliah
• Jika kelas/ angkatan sudah di tambahkan, maka anda akan melihat list
kelas/ angkatan yang telah di tambahkan, tetapi jika anda belum
menambahkan maka tambahkan kelas/angkatan terlebih dulu
• Dari sini anda akan dapat melihat rincian mata kuliah berdasarkan kelas
yang ditempuh
• Tambahkan, kelola atau menghapus mata kuliah pada menu yang
disediakan.
MENGELOLA RUTINITAS KELAS
• Klik pada menu Rutinitas Kelas
• Anda dapat melihat semua rutinitas kelas pada slidebar
• Klik “tambah rutinitas kelas” pada menu diatas untuk menambahkan
• Isikan setiap mata kuliah berdasarkan pada kelas/ angkatan keberapa,
hari, serta jam yang berlangsung
MENGELOLA KEHADIRAN MAHASISWA SETIAP HARI
• Navigasikan pada menu kehadiran rutin
• Pilih tanggal beserta kelas/angkatan untuk mengelola kehadiran rutin
• Lalu klik pada menu “Pengaturan Kehadiran” yang akan membawa anda
pada setiap informasi mahasiswa dan kehadirannya yang berbentuk tabel
• Pilih kehadiran mahasiswa “Present” berarti Hadir dan “Absent” berarti
alpha
• Setelah anda isikan semua anda bisa menyimpannya dengan mengklik
menu “Save Changes”
MENGELOLA UJIAN
Daftar Ujian
• Pada navigasi masuk ke menu Ujian lalu Daftar Ujian
• Tambahkan sebuah ujian dengan nama dan tanggal ujian
• Anda dapat mengelola sebuah ujian pada menu aksi pada kolom
pilihan untuk mengedit dan menghapus sebuah ujian
Tingkat Ujian
• Dari menu navigasi masuk ke menu Ujian > Nilai Ujian
• Tambahkan Tingkat Ujian sebagai prasyarat institusi
• Kelola dan hapus tingkat ujian
Mengelola Nilai Ujian
• Dari menu navigasikan ke bagian Ujian > Kelola Nilai
• Pilih Ujian, Kelas dan Mata Kuliah untuk merubah atau memperbarui
nilai
• Hal itu akan membawa anda ke formulir untuk memperbarui nilai
mahasiswa dari setiap distribusi mata kuliah
• Masukkan nilai lalu perbarui/update
Mengirim Nilai Ujian via SMS
• Arahkan pada menu Ujian > Kirim nilai ujian via SMS
• Pilih Ujian, Kelas/Angkatan dan Penerima (Mahasiswa/Orang tua)
• Klik pada tombol “Kirim Nilai via SMS”
• Hal diatas akan mengirimkan pesan via SMS tentang Nilai Ujian yang
telah anda pilih, jika Layanan SMS telah diaktifkan
MENGELOLA PEMBAYARAN KULIAH
• Navigasikan pada menu Pembayaran
• Tambahkan tagihan dan pembayaran manual dari beberapa waktu dalam
sebuah tagihan yang sama
• Jika pembayaran telah lewat jatuh tempo, disana akan tersedia pilihan
mengambil alih pembayaran pada menu aksi yang berisi daftar tagihan
beserta informasinya
• Kelola dan hapus tagihan
AKUNTAN
Pendapatan
• Arahnkan pada menu Akuntan > lalu Pendapatan
• Dari sini anda akan dapat melihat pendapatan dari institusi anda yang
berarti pembayaran mahasiswa dalam format tabel beserta waktu
pembayaran dan total pembayaran
Pendapatan lainnya
• Dari menu disamping arahkan pada tombol Akuntan > Pendapatan
Lainnya
• Tambahkan pendapatan lainnya untuk institusi anda
• Kelola atau hapus tagihannya
Kategori Pendapatan Lainnya
• From navigation, go to accounting > Kategori Pendapatan Lainnya
• Tambah Kategori Pendapatan Lainnya
• Kelola atau hapus
MENGELOLA BUKU
• Dari menu navigasikan ke Perpustakaan
• Tambah Buku
• Kelola atau hapus buku-buku
MENGELOLA TRANSPORTASI
• Navigasikan ke menu transportasi
• Tambah informasi tentang transportasi
• Kelola atau hapus informasi tentang transportasi
MENGELOLA ASRAMA
• Navigasikan menu Asrama
• Kelola, tambah, atau hapus asrama
PAPAN PENGUMUMAN
• Masuk ke menu Papan Pengumuman
• Tambah, kelola atau hapus papan pengumuman
• Untuk mengirimkan pemberitahuan via SMS, pilih Ya/Yes ketika
membuat pengumuman
• Proses tersebut akan mengirimkan pesan via SMS kepada semua
penerima layanan SMS tentang pemberitahuan yang akan dibuat
PESAN PRIBADI
• Masuk ke menu pesan
• Hanya Admin yang dapat mengirimkan pesan kes semua tingkat
pengguna, baik itu Dosen, Mahasiswa ataupun Orang Tua
• Untuk mengirimkan pesan ini, pilih penerima pesan, ketikkan isi pesan
lalu kirim
• Anda dapat melihat semua pesan yang dikirimkan ke anda ataupun
yang telah anda kirimkan
SISTEM PENGATURAN
• Masuk ke menu Pengaturan > Pengaturan Umum
• Anda dapat mengganti sistem pengaturan dasar dan anda juga dapat
memilih sistem bahasa yang akan digunakan
• Anda dapat mengunggah logo institusi anda dari sini
PENGATURAN TEMA
• Navigasikan ke menu pengaturan > Pengaturan Umum
• Pada tampilan sebelah kanan terdapat pengaturan tema yang akan
digunakan pada sistem akademik ini
• Anda dapat menemukan beberapa pilihan tema sistem akademik ini
• Pilih tema sesuai keinginan anda
PENGATURAN SMS
• Masuk ke menu pengaturan > Pengaturan SMS
• Disini anda dapat menemukan 2 layanan SMS yang akan digunakan,
yaitu Clickatell dan Twilio
• Anda harus mengaktifkan layanan ini sebelum digunakan
• Lalu masukkan informasi yang diminta sesuai informasi layanan yang
akan di gunakan
• Untuk akun Twilio kunjungi web ini :
https://www.twilio.com/user/account/settings/ international/sms
PENGATURAN BAHASA
• Arahkan pada menu Pengaturan lalu Pengaturan Bahasa
• Anda dapat mengganti frasa atau menambahkan frasa baru untuk
setiap Bahasa yang digunakan
• Tambah Bahasa baru
PENGATURAN AKUN
• Masuk ke menu Akun sebelah kiri bawah
• Anda dapat mengganti informasi akun anda secara standar
• Perbarui kata sandi anda
• Ganti foto profil anda
PANEL DOSEN
DASBOR / PANEL DOSEN
Dari sini setiap dosen dapat mengetahui jumlah total dari Mahasiswa, Dosen,
Orang Tua dan kehadiran mahasiswa setiap harinya. Dari dasbor ini juga dosen
dapat mengetahui acara-acara kegiatan yang sedang berlangsung.
MENGELOLA MAHASISWA
Mahasiswa Baru
• Masuk ke menu Mahasiswa > Tambah Mahasiswa
• Tambahkan informasi yang berkaitan dengan mahasiswa tersebut
• Kemudian Simpan
Informasi Mahasiswa
• Navigasikan ke menu mahasiswa > Informasi Mahasiswa
• Dari sini anda dapat melihat mahasiswa berdasarkan kelas/angkatan
• Jika kelas tersebut mempunyai bagian maka anda dapat melihat mahasiswa
per-bagian kelas/angkatan
Lembar Nilai Mahasiswa
• Dari menu arahkan ke bagian Mahasiswa > Informasi Mahasiswa > Kelas/
Angkatan > Pilih Menu Action > Lembar Nilai
• Disini anda dapat melihat lembar nilai mahasiswa berdasar kelas/ angkatan
• Jika kelas/angkatan tersebut memiliki bagian, maka anda dapat melihat
bagian tersebut bersamaan dalam sebuah kelas/ angkatan
MATERI KULIAH
• Untuk dosen dapat masuk langsung ke menu bahan ajar di menu
sebelah kiri
• Setelah masuk anda akan dapat melihat materi kuliah yang telah di
unggah
• Jika belum ada dosen dapat menambah bahan kuliah yang nantinya
bisa di unduh oleh mahasiswa
• Tambahkan materi kuliah tersebut berdasarkan kelas/angkatan yang
berlaku
• Dosen dapat mengelola setiap materi kuliah yang ada atau
menghapusnya
MENGELOLA KEHADIRAN MAHASISWA SETIAP HARI
• Dari menu navigasi arahkan ke bagian Kehadiran Rutin
• Pilih tanggal, bulan, dan tahun serta kelas mengajar lalu klik Pengaturan
Kehadiran
• Disini anda dapat melihat nama mahasiswa beserta info kehadirannya
dalam sebuah tabel
• Untuk memperbarui status kehadiran setiap kelas tertentu atau tanggal
tertentu yang telah di input sebelumnya, klik tombol perbarui kehadiran
• Input status kehadiran seluruh mahasiswa lalu klik simpan/ save changes
PANEL MAHASISWA
DASBOR
Dasbor ini berisi jumlah dosen, mahasiswa, orang tua serta kehadiran mahasiswa
dalam suatu kurun tertentu
Dasbor mahasiswa ini juga berisi kalender kegiatan yang sedang atau akan
berlangsung
RUTINITAS KELAS
• Masuk ke menu Rutinitas Kelas
• Dari sini mahasiswa dapat melihat rutinitas kelas mereka (per-
kelas/angkatan) setiap mereka masuk ke dalam sistem akademik
LEMBAR NILAI
• Dari menu navigasi masuk ke Nilai Ujian
• Pilih ujian dan mata kuliah
• Dari sini mahasiswa dapat melihat nilai untuk setiap ujian yang telah di
ikuti dan dapat mencetak setiap lembar nilai yang diberikan
BAHAN AJAR
• Masuk ke menu bahan ajar
• Mahasiswa dapat dapat melihat setiap bahan ajar yang telah di unggah
oleh dosen untuk kelas mahasiswa
• Mahasiswa dipersilahkan mengunduh setiap bahan ajar yang telah
diberikan dalam bentuk dokumen yang telah disediakan, PDF ataupun
Excel
PEMBAYARAN
• Dari menu navigasi arahkan ke menu pembayaran
• Mahasiswa dapat melihat daftar tagihan yang telah dibuat oleh bagian
keuangan
• Mahasiswa dapat membayarkan tagihan yang belum di bayarkan melalui
bagian keuangan
• Selanjutnya pihak keuangan mencetak nota pembayaran yang sudah di
bayarkan, atau mahasiswa sendiri yang akan mencetak nota
pembayaran yang sudah dibayarkan.
BERKOMUNIKASI DENGAN ADMINISTRATOR / DOSEN
• Masuk ke menu Pesan di sebelah kiri bawah
• Kirim pesan yang akan ditujukan untuk Administrator atau Dosen
• Mahasiswa dapat menerima pesan yang dikirimkan ke mereka ataupun
yang telah mereka kirimkan ke Dosen atau Administrator
PARENT PANEL
DASBOR
Seperti pada dasbor-dasbor sebelumnya, dasbor orang tua ini berisi tentang jumlah
mahasiswa, dosen, orang tua serta kehadiran mahasiswa berdasarkan kurun
waktu tertentu.
Pada dasbor ini juga berisi kalender acara yang sedang atau akan berlangsung.
NILAI PUTERA-PUTERI/ MAHASISWA
• Dari menu navigasi masuk ke bagian nilai ujian
• Dari sini orang tua dapat melihat nilai dari putra putrinya
• Setiap orang tua dapat memiliki beberapa anak/ mahasiswa
PEMBAYARAN
• Dari menu arahkan ke bagian pembayaran
• Orang tua dapat melihat tagihan pembayaran dari putera-puteri nya
secara inidividu
• Buat pembayaran secara online atau manual
RUTINITAS KELAS
• Dari menu navigasikan pada Rutinitas Kelas
• Orang tua dapat melihat kehadiran anaknya/ mahasiswa berdasarkan
tanggal aktivitas kuliah
PESAN
• Arahkan pada menu pesan untuk mengelola pesan
• Orang tua dapat mengirimkan pesan secara pribadi kepada dosen
ataupun administrator
• Orang tua dapat mengelola pesan yang dikirimkan atau terkirim ke
mereka