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SGM-503 OSTENSIVO
NORMAS PARA GESTÃO ARQUIVÍSTICA
MARINHA DO BRASIL
SECRETARIA-GERAL DA MARINHA
2019
OSTENSIVO SGM-503
NORMAS PARA GESTÃO ARQUIVÍSTICA
MARINHA DO BRASIL
SECRETARIA-GERAL DA MARINHA
2019
FINALIDADE: NORMATIVA
1ª REVISÃO
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - II - REV.1
ATO DE APROVAÇÃO
Aprovo, para emprego na MB, a 1a Revisão da publicação SGM-503 - NORMAS
PARA GESTÃO ARQUIVÍSTICA.
BRASÍLIA, DF.
Em 20 de maio de 2019.
MARCOS SILVA RODRIGUES
Almirante de Esquadra
Secretário-Geral da Marinha
ASSINADO DIGITALMENTE
AUTENTICADO
PELO ORC
RUBRICA
EM____/____/____
CARIMBO
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - III - REV.1
ÍNDICE
PÁGINAS
Folha de Rosto ............................................................................................................... I
Ato de Aprovação ........................................................................................................... II
Índice .............................................................................................................................. III
Introdução ....................................................................................................................... VI
CAPÍTULO 1 - CONCEITUAÇÃO GERAL
1.1 - Propósito ............................................................................................................... 1-1
1.2 - Definições.............................................................................................................. 1-1
CAPÍTULO 2 - GESTÃO DE ARQUIVOS
2.1 - Propósito ............................................................................................................... 2-1
2.2 - Principais Atividades de um Profissional de Arquivos ............................................ 2-1
2.3 - Recomendações para Instalação e Administração de Arquivos ............................... 2-1
2.4 - Procedimentos em Caso de Irregularidades ............................................................ 2-4
2.5 - Principais Instrumentos Legais ............................................................................... 2-4
CAPÍTULO 3 - GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS
3.1 - Propósito ............................................................................................................... 3-1
3.2 - Fundamentos e Noções Básicas .............................................................................. 3-1
3.3 - Gestão de Documentos........................................................................................... 3-3
3.4 - Classificação .......................................................................................................... 3-4
3.5 - Recuperação da Informação ................................................................................... 3-5
CAPÍTULO 4 - CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS
4.1 - Propósito ............................................................................................................... 4-1
4.2 - Considerações Preliminares ................................................................................... 4-1
4.3 - Higienização do Acervo ......................................................................................... 4-4
4.4 - Acondicionamento e Armazenamento .................................................................... 4-5
4.5 - Mensuração de Documentos Arquivísticos ............................................................. 4-5
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - IV - REV.1
CAPÍTULO 5 - ATIVIDADES DE MICROFILMAGEM
5.1 - Propósito................................................................................................................ 5-1
5.2 - Microfilmagem de Documentos Recolhidos ........................................................... 5-1
5.3 - Métodos de Serviço de Microfilmagem .................................................................. 5-1
5.4 - Atendimento às OM Cadastradas ........................................................................... 5-2
5.5 - Guarda de Microfilmes .......................................................................................... 5-3
5.6 - Acondicionamento dos Filmes ............................................................................... 5-4
5.7 - Recursos Financeiros ............................................................................................. 5-4
5.8 - Observações Gerais ................................................................................................ 5-4
CAPÍTULO 6 - ACESSO AOS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS
6.1 - Propósito................................................................................................................ 6-1
6.2 - Acesso à Informação .............................................................................................. 6-1
CAPÍTULO 7 - ESCRITURAÇÃO DE LIVROS
7.1 - Propósito................................................................................................................ 7-1
7.2 - Livro de Estabelecimento ....................................................................................... 7-1
7.3 - Livro do Navio ....................................................................................................... 7-7
7.4 - Livro de Quartos .................................................................................................... 7-21
7.5 - Formulário de Informações Históricas .................................................................... 7-22
CAPÍTULO 8 - GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS DIGITAIS
8.1 - Propósito................................................................................................................ 8-1
8.2 - Formas dos Documentos Arquivísticos Digitais ..................................................... 8-1
8.3 - Composição do Documento Digital ........................................................................ 8-1
8.4 - Ciclo de Vida dos Documentos Arquivísticos Digitais ............................................ 8-1
8.5 - Classificação e Temporalidade dos Documentos Arquivísticos Digitais .................. 8-2
8.6 - Variedades Envolvidas na Produção de um Documento Digital .............................. 8-2
8.7 - Programa de Gestão de Documentos Arquivísticos Digitais.................................... 8-2
CAPÍTULO 9 - PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS
9.1 - Propósito................................................................................................................ 9-1
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - V - REV.1
9.2 - Complexidade na Adoção de Soluções para a Preservação Digital .......................... 9-1
9.3 - Estratégias para a Preservação Digital .................................................................... 9-2
9.4 - Principais Ameaças ao Objeto Digital .................................................................... 9-6
CAPÍTULO 10 - RESPONSABILIDADES
10.1 - Propósito ............................................................................................................. 10-1
10.2 - Setor da SGM - DPHDM (Arquivo da Marinha) .................................................. 10-1
10.3 - Centros Locais de Tecnologia da Informação (CLTI) ........................................... 10-1
10.4 - Todas as Organizações Militares (OM) ................................................................ 10-1
10.5 - Setor do Material - DCTIM ................................................................................. 10-2
10.6 - Produtores de Documentos Arquivísticos ............................................................. 10-2
ANEXOS
ANEXO A - Modelo de Etiqueta para Caixa-Box ........................................................... A-1
ANEXO B - Modelo de Guia-Fora.................................................................................. B-1
ANEXO C - Modelo de Mensagem de VISITEC ............................................................ C-1
ANEXO D - Modelo de Pedido de Serviço de Microfilmagem ........................................ D-1
ANEXO E - Modelo do Formulário de Informações Históricas ...................................... E-1
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - VI - REV.1
INTRODUÇÃO
1 - PROPÓSITO
Esta publicação tem o propósito de orientar as Organizações Militares da Marinha do
Brasil na gestão de documentos tanto em suporte físico quanto digital, por meio do
estabelecimento de normas e procedimentos específicos.
2 - DESCRIÇÃO
Esta publicação está dividida em dez capítulos. O Capítulo 1 apresenta definições e
conceitos da área arquivística; o Capítulo 2 apresenta as principais atividades desenvolvidas
por um profissional de arquivos, orienta sobre a guarda adequada da documentação, e aborda
os principais instrumentos legais e as sanções penais em caso de irregularidade; o Capítulo 3
complementa o Capítulo 5 da SGM-105 (Normas sobre Documentação Administrativa e
Arquivamento na Marinha - NODAM) sobre a gestão de documentos; o Capítulo 4 destaca a
importância da conservação e preservação dos documentos arquivísticos; o Capítulo 5 define
a atuação das atividades de microfilmagem pela Diretoria do Patrimônio Histórico e
Documentação da Marinha (DPHDM); o Capítulo 6 aborda sobre o acesso a documentos,
sobre o Serviço de Informação ao Cidadão (SIC) e instrumentos de pesquisas; o Capítulo 7
aborda, sucintamente, as normas para a escrituração do Livro de Estabelecimento, do Livro do
Navio e do Livro de Quartos; o Capítulo 8 apresenta os procedimentos a serem empregados
na gestão dos documentos digitais da Marinha, decorrentes das especificidades do contexto
tecnológico, visando garantir a produção, tramitação, arquivamento e destinação arquivística
dos documentos da MB; o Capítulo 9 orienta quanto aos procedimentos a serem adotados para
a preservação de documentos arquivísticos digitais; e o último, Capítulo 10 atribui
responsabilidades, à luz da legislação em vigor no País e das normas na MB, aos gestores
envolvidos na preservação dos documentos arquivísticos em suporte digital.
3 - CLASSIFICAÇÃO
Esta publicação é classificada, de acordo com o EMA-411- Manual de Publicações da
Marinha – em: PMB, não controlada, ostensiva, normativa e normal.
4 - PRINCIPAIS MODIFICAÇÕES
Trata-se da 1ª Revisão da publicação SGM-503 - NORMAS PARA A PRESERVAÇÃO
DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS EM SUPORTE DIGITAL NA MARINHA
acrescido do conteúdo do Capítulo 9 da SGM-501 - NORMAS PARA GESTÃO DE BENS
CULTURAIS NA MB (3ª Revisão) e de novos conceitos relacionados com a arquivologia.
Esta revisão tem o objetivo de concentrar os procedimentos adotados pela Marinha do Brasil
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - VII - REV.1
referentes ao assunto, por este motivo, sua denominação foi alterada para NORMAS PARA
GESTÃO ARQUIVÍSTICA. Anteriormente, a presente norma tratava de documentos
arquivísticos digitais, com a nova revisão passará a tratar de qualquer documento arquivístico,
seja em suporte físico ou digital.
5 - SUBSTITUIÇÃO
Esta publicação substitui a SGM-503 - Normas para a Preservação de Documentos
Arquivísticos em Suporte Digital na Marinha, 1ª Edição, aprovada em 27 de outubro de 2010.
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 1-1 - REV.1
CAPÍTULO 1
CONCEITUAÇÃO GERAL
1.1 - PROPÓSITO
Definir os conceitos utilizados nas questões referentes à gestão e preservação dos
documentos arquivísticos em qualquer suporte, físico ou digital.
1.2 - DEFINIÇÕES
1.2.1 - Acervo
Totalidade dos documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade
custodiadora.
1.2.2 - Acesso
a) Possibilidade de consulta a documentos; e
b) Função arquivística destinada a tornar acessíveis os documentos e a promover sua
utilização mediante a preparação e a publicação de instrumentos de pesquisa, a organização
de serviço educativo, de referência e divulgação.
1.2.3 - Acondicionamento
Ato ou efeito de embalar ou guardar documentos de forma apropriada à sua
preservação e manuseio.
1.2.4 - Arquivamento
a) Sequência de operações que visam à guarda ordenada de documentos; e
b) Ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento cessada a sua
tramitação.
1.2.5 - Arquivista
Profissional de nível superior, com formação em arquivologia.
1.2.6 - Arquivo
Conjunto de documentos detentores de informações, qualquer que seja seu suporte ou
natureza, produzidos, recebidos e acumulados pela Marinha do Brasil (MB) e que refletem
suas ações, seus compromissos e sua história.
1.2.7 - Arquivo digital
Conjunto de bits que formam uma unidade lógica interpretável por computador e
armazenada em suporte apropriado.
1.2.8 - Arquivo Público
Arquivo de entidade coletiva pública, independentemente de seu âmbito de ação e do
sistema de governo do País; e integrante da administração pública.
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 1-2 - REV.1
1.2.9 - Arranjo
Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos
de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano previamente estabelecido.
1.2.10 - Assinatura digital
Modalidade de assinatura eletrônica, resultado de uma operação matemática, que
utiliza algoritmos de criptografia e permite aferir, com segurança, a origem e a integridade do
documento. Os atributos da assinatura digital são:
a) ser única para cada documento, mesmo que o signatário seja o mesmo;
b) comprovar a autoria do documento digital;
c) possibilitar a verificação da integridade; e
d) assegurar ao destinatário o “não repúdio” do documento digital, uma vez que, a
princípio, o emitente é a única pessoa que tem acesso à chave privada que gerou a assinatura.
1.2.11 - Assinatura eletrônica
Geração, por computador, de qualquer símbolo ou série de símbolos executados,
adotados ou autorizados por um indivíduo para ser o laço legalmente equivalente à assinatura
manual do indivíduo.
1.2.12 - Atividade-fim
Expressão que designa as atividades desenvolvidas em decorrência da finalidade de
uma instituição. Também referida como atividade finalística.
1.2.13 - Atividade-meio
Atividade especializada que não corresponde à atividade principal de uma instituição,
assim como aquelas relacionadas à administração de pessoal, material e finanças. Expressão
que designa as atividades que dão suporte à consecução das atividades-fim de uma instituição.
Também referida como atividade mantenedora.
1.2.14 - Avaliação
Processo de análise dos documentos arquivísticos que tem por objetivo submeter o
acervo documental produzido em determinado período (em geral por um ano) ao confronto
com a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, a fim de: manter os
documentos na fase corrente; transferir ou recolher para a entidade custodiadora encarregada
do arquivamento na fase intermediária ou permanente; ou eliminar o documento.
1.2.15 - Certificação digital
Atividade de reconhecimento em meio eletrônico que se caracteriza pelo
estabelecimento de uma relação única, exclusiva e intransferível entre uma chave de
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 1-3 - REV.1
criptografia e uma pessoa física, jurídica, máquina ou aplicação. Esse reconhecimento é
inserido em um certificado digital por uma autoridade certificadora. A Infraestrutura de
Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) é uma forma de certificação digital instituída no
Brasil desde 2002.
1.2.16 - Classificação
Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de
classificação, código de classificação ou quadro de arranjo em grandes assuntos ou áreas do
conhecimento.
1.2.17 - Código de classificação
Conjunto de símbolos, normalmente letras e/ou números, derivado de um plano de
classificação. Por exemplo: Classe 100 - POLÍTICA, ESTRATÉGIA E DOUTRINA, Classe
200 - LOGÍSTICA E MOBILIZAÇÃO, Classe 300 - PREPARO E EMPREGO DAS
FORÇAS ARMADAS, Classe 400 - CIÊNCIA E TECNOLOGIA E INOVAÇÃO, Classe 500
- ENSINO E DESPORTO e Classe 600 - SEGURANÇA E CONTROLE.
1.2.18 - Conservação
Conjunto de ações estabilizadoras que visa desacelerar o processo de degradação de
documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos
(higienização, reparos e acondicionamento).
1.2.19 - Custódia
Responsabilidade jurídica de guarda e proteção de arquivos, independentemente de
vínculo de propriedade.
1.2.20 - Destinação de documentos
Decisão, posterior à avaliação, com base na Tabela de Temporalidade e Destinação de
Documentos, cujo resultado pode ser: a transferência, o recolhimento dos documentos para a
fase permanente ou a eliminação.
1.2.21 - Digitalização de documentos
Processo de conversão de um documento para o formato digital, por meio de
dispositivo apropriado.
1.2.22 - Documento
Unidade de registro de informações produzidas e recebidas, de qualquer suporte
material ou natureza, em decorrência do exercício de atividades específicas desempenhadas
por uma instituição ou pessoa física, que produz efeitos na comprovação de um fato ou a que
se possa atribuir valor histórico.
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 1-4 - REV.1
a) Documento arquivístico - documento produzido (elaborado ou recebido), no curso
de uma atividade finalística ou mantenedora, como instrumento ou resultado da tal atividade e
retido para ação probatória, pesquisa ou referência; e
b) Documento arquivístico digital - idem ao documento arquivístico, mas registrado
e codificado no formato digital, acessível por meio de sistema computacional.
1.2.23 - Emulação
Estratégia de preservação digital que se baseia na utilização de recursos
computacionais para fazer uma tecnologia atual funcionar com as características de uma
obsoleta, aceitando as mesmas entradas e produzindo as mesmas saídas.
1.2.24 - Eliminação de documentos
Descarte de documentos considerados destituídos de valor para guarda permanente,
de acordo com a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.
1.2.25 - Entidade custodiadora
Entidade responsável pela custódia e acesso a um acervo.
1.2.26 - Fases de arquivamento
a) Corrente: período em que o conjunto de documentos, em tramitação ou não, que
pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem
compete a sua administração;
b) Intermediária: período em que o conjunto de documentos originários dos
arquivos correntes, com uso pouco frequente, se encontra armazenado para fins de produção
de prova sem juízo e aguardando a destinação final (eliminação ou recolhimento para o
arquivo permanente); e
c) Permanente: período em que parte do conjunto de documentos (em média, dez por
cento do total produzido) é preservada em caráter definitivo, em função de seu valor histórico
para a organização.
1.2.27 - Forma documental
Regras de representação de acordo com as quais o conteúdo de um documento
arquivístico, seu contexto administrativo e documental, e sua autoridade são comunicados. A
forma documental possui atributos que caracterizam a forma interna do documento
arquivístico (elementos intrínsecos) e atributos que caracterizam a forma externa do
documento arquivístico (elementos extrínsecos).
1.2.28 - Formato de arquivo digital
Especificação de regras e padrões descritos formalmente para interpretação dos bits
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 1-5 - REV.1
constituintes de um arquivo digital. Pode ser:
a) aberto - quando as especificações são públicas (p.ex.: xml, html, odf e rtf);
b) fechado - quando as especificações não são divulgadas pelo proprietário (p.ex.:
doc);
c) proprietário - quando as especificações são definidas por uma organização que
mantém seus direitos, sendo seu uso gratuito ou não (p.ex.: pdf, jpeg, doc e gif); e
d) padronizado - quando as especificações são produzidas por um organismo de
normalização, sendo os formatos abertos e não proprietários (p.ex.: XML).
1.2.29 - Gestão arquivística de documentos
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referente à produção, à tramitação,
ao uso, à avaliação e ao arquivamento dos documentos, em fase corrente e intermediária,
independente do suporte, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
1.2.30 - Gestão eletrônica de documentos
Conjunto de tecnologias utilizado para organização de documentos digitais ou
eletrônicos de uma organização, que contém as seguintes funcionalidades: captura,
gerenciamento, armazenamento e distribuição (trâmite).
1.2.31 - Hardware
É a parte física do computador, ou seja, é o conjunto de componentes eletrônicos,
vídeo, teclado, circuitos integrados e placas, que se comunicam por meio de barramentos.
1.2.32 - Metadados
São dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender
e/ou preservar documentos arquivísticos digitais ao longo do tempo.
1.2.33 - Plano de classificação
Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de
arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma
instituição e da análise dos documentos por ela produzidos. Expressão geralmente adotada em
arquivos correntes.
1.2.34 - Prazo de guarda
Definido na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, baseado em
estimativas de uso e na legislação em vigor no País, que aponta por quanto tempo cada
documento deverá ser mantido na fase corrente ou intermediária de arquivamento, ao fim das
quais a destinação é efetivada. Também referido como prazo de retenção.
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 1-6 - REV.1
1.2.35 - Preservação digital
Conjunto de ações gerenciais e técnicas exigido para superar as mudanças
tecnológicas e a fragilidade dos suportes, garantindo o acesso e a interpretação de documentos
digitais pelo tempo que for necessário. Deve alcançar todas as características essenciais do
objeto digital, que são: físicas, lógicas e conceituais.
1.2.36 - Recolhimento de documentos
Envio de parte dos documentos da fase intermediária para a fase permanente, de
acordo com a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.
1.2.37 - Repositório digital confiável
Repositório digital que é capaz de manter autênticos, preservar e prover acesso a
materiais digitais pelo tempo necessário.
1.2.38 - Sistema de Gestão Arquivística de Documentos
Conjunto de procedimentos e operações técnicas cuja interação permite a eficiência e
a eficácia da Gestão Arquivística de Documentos.
1.2.39 - Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD)
Conjunto de procedimentos e operações técnicas característico do Sistema de Gestão
Arquivística de Documentos processados digital ou eletronicamente e aplicável em ambientes
digitais ou em ambientes híbridos (mescla de documentos digitais e não digitais ao mesmo
tempo). Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares
integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação destes.
1.2.40 - Prazo de vigência
Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e
legais plenos cumprindo as finalidades que determinaram a sua produção.
1.2.41 - Preservação
Conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que
contribui direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais.
1.2.42 - Restauração
Conjunto de medidas que objetiva a estabilização ou a reversão de danos físicos ou
químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não
comprometer sua integridade e seu caráter histórico.
1.2.43 - Software ou programa de computador
Conjunto organizado de instruções em linguagem natural ou codificada, contida em
suporte físico de qualquer natureza, de emprego necessário em máquinas automáticas de
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 1-7 - REV.1
tratamento de informação, dispositivos, instrumentos ou equipamentos periféricos, baseado
em técnicas digitais, para fazê-los funcionar de modo e fim específico determinado. Trata-se
de produção intelectual, protegido pela lei brasileira nº 9.609/1998 e pelas Convenções de
Berna (Direitos do Autor) e de Genebra. No Brasil é protegido pelo Direito Autoral ou então
pelo Direito Patentário.
1.2.44 - Software livre
É o software disponibilizado, gratuitamente ou comercializado, com as premissas de
liberdade de instalação; plena utilização; acesso ao código fonte; possibilidade de
modificações/aperfeiçoamentos para necessidades específicas; distribuição da forma original
ou modificada, com ou sem custos.
1.2.45 - Subcomissão Permanente de Avaliação de Documentos (SPAD)
Responsável pela promoção da gestão de documentos produzidos e recebidos pelas
OM da MB e pela garantia do acesso aos documentos, observados os dispositivos legais, de
forma a preservar seus valores probatórios e informativos, constituindo-se em apoio à
Administração. Cabe a ela identificar, analisar e avaliar os documentos e implementar a
gestão documental no âmbito da OM.
1.2.46 - Suporte
Base física sobre a qual a informação é registrada. No caso específico de documentos
digitais, são exemplos de suporte: CD-Rom, pen drive, hard disk etc.
1.2.47 - Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos
Instrumento que determina os prazos para transferência, recolhimento e destinação
final de documentos. Sua utilização se dá após a sua aprovação pela autoridade arquivística
competente. Determina os prazos de retenção dos documentos em cada fase e as condições de
guarda do acervo documental, tendo em vista a transferência, o recolhimento ou a eliminação
de documentos. Existem duas tabelas: uma destinada às atividades-meio da Administração
Pública e outra para as atividades-fim do Ministério da Defesa (MD).
1.2.48 - Transferência de documentos
Mudança de documentos da fase corrente para a fase intermediária de arquivamento,
de acordo com a Tabela de Temporalidade.
1.2.49 - Trilha de auditoria
Conjunto de informações registradas que permite o rastreamento de intervenções
feitas no documento arquivístico digital ou no sistema computacional.
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 2-1 - REV.1
CAPÍTULO 2
GESTÃO DE ARQUIVOS
2.1 - PROPÓSITO
Apresentar as principais atividades desenvolvidas por um profissional de Arquivos,
orientar as Organizações Militares (OM) sobre a instalação e adaptação de prédios para se
tornarem um local adequado para a guarda do acervo e instrumentos legais que norteiam a
arquivologia brasileira e as sanções penais para o não cumprimento da legislação.
O Arquivo da Marinha, integrante do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), é
reconhecido pela Lei nº 8.159, Art. 17, § 1º, como uma Instituição Arquivística do Poder
Executivo Federal. Tendo, dentre outras, as atribuições da custódia, do processamento
técnico, da preservação e do acesso aos documentos para o público em geral, e atua como
Arquivo Central e como Orientador Técnico da Gestão de Arquivos no âmbito da Marinha do
Brasil (MB).
2.2 - PRINCIPAIS ATIVIDADES DE UM PROFISSIONAL DE ARQUIVOS:
a) supervisionar o arquivamento e a preservação dos documentos arquivísticos
considerados de interesse da MB, independentemente de seu suporte;
b) supervisionar a produção ou recebimento dos documentos arquivísticos da MB/
Extra-MB;
c) supervisionar o acesso e a expedição das informações contidas nos documentos
arquivísticos do acervo, de acordo com legislação específica em vigor.
d) supervisionar o cumprimento da legislação vigente e das normas da MB sobre Gestão
Documental, referentes à transferência e ao recolhimento de documentos arquivísticos;
e) orientar na classificação, arranjo e descrição de documentos;
f) acompanhar os trabalhos de organização e controle dos documentos arquivísticos de
acordo com legislação específica em vigor;
g) orientar a avaliação e seleção de documentos para fins de preservação; e
h) prover medidas necessárias à conservação de documentos arquivísticos.
2.3 - RECOMENDAÇÕES PARA INSTALAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE ARQUI-
VOS
2.3.1 - Orientações gerais
Com a finalidade de orientar a instalação e a administração dos arquivos correntes,
intermediários e/ou técnicos das OM da MB, apresenta-se como sugestão de procedimentos a
serem adotados, de acordo com as possibilidades e a realidade de cada OM.
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 2-2 - REV.1
Todas as OM possuem arquivos correntes, intermediários e/ou técnicos, podendo ser
localizados nas Secretarias de Departamentos, Divisões e Seções. Estes Setores deverão atuar
sob orientação dos SECOM das OM e da DPHDM. Dentre as principais atividades destes
Setores, cabe ressaltar:
a) arquivar os documentos, visando à recuperação da informação;
b) avaliar e selecionar os documentos, tendo em vista sua guarda definitiva ou sua
eliminação;
c) preservar e assegurar a integridade dos documentos, evitando danos que possam
ocasionar a sua deterioração; e
d) controlar a tramitação dos documentos em seus Setores.
2.3.2 - Instalações
- Levantamento do acervo existente
Realizar um levantamento de todos os tipos documentais produzidos e recebidos na
execução das atividades da sua OM. Este procedimento será essencial para o
dimensionamento da área a ser ocupada pelo compartimento do arquivo.
2.3.3 - Escolha do local
O local destinado para ser o arquivo da OM deve atender a requisitos que possam
oferecer segurança contra as ações de estranhos, do fogo, da água e de agentes de deterioração
do papel (insetos, roedores, poeira, excesso de luminosidade etc), altamente nocivos ao
acervo. Tais requisitos constam nas Recomendações para a Construção de Arquivos do
Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).
2.3.4. - Preparação do local
A preparação do local destinado ao arquivo da OM consiste em realizar, entre outras,
as seguintes ações, extraídas das Recomendações para a Construção de Arquivos do
CONARQ:
a) dedetizar;
b) adquirir mobiliário adequado;
c) instalar grades nas portas e janelas, se for necessário;
d) instalar persianas, cortinas ou película insulfilm nas janelas para impedir incidência
direta de luz sobre os documentos;
e) isolar instalações hidráulicas;
f) melhorar ou adquirir sistema de prevenção e combate a incêndios;
g) revisar partes elétricas, telhados, calhas e encanamentos;
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 2-3 - REV.1
h) instalar aparelhos desumidificadores, vaporizadores, termo higrômetros, exaustores,
ar-condicionado e ventiladores, conforme a necessidade; e
i) demais medidas julgadas necessárias pelos responsáveis do arquivo.
2.3.5 - Composição da equipe de trabalho nas atividades arquivísticas
Na MB, existem quatro especialidades recomendadas para as praças exercerem
funções nos arquivos que são: Escrita (ES), Administração (AD), Secretariado (SC) e
Comunicações Navais (CN). Nos casos das OM com necessidade de guarda por longos
períodos (documento em fase intermediária ou permanente), sobretudo OM que possuam
acervo formado por documentos técnicos e de pessoal, é altamente desejável a lotação de um
oficial com Bacharelado em Arquivologia. Os Encarregados de SECOM serão os
responsáveis pelos arquivos das OM.
A equipe deverá ser competente, responsável e capaz de executar as seguintes
atividades:
a) selecionar, registrar, ordenar, arquivar, descrever, avaliar e localizar documentos;
b) conservar os documentos mantendo o arquivo organizado e atualizado;
c) controlar a entrada e saída de documentos do arquivo;
d) transferir e recolher documentos seguindo os procedimentos da SGM-105 - Normas
sobre Documentação Administrativa e Arquivamento na Marinha (NODAM); e
e) inventariar o acervo.
2.3.6 - Administração
Os arquivos têm como principais funções o apoio à administração, a preservação da
memória institucional e a garantia de acesso às informações contidas nos documentos
arquivísticos. Para que sejam alcançadas estas finalidades algumas providências são
necessárias, tais como:
a) Organização do local
I) O mobiliário deverá ser disposto adequadamente oferecendo um melhor
aproveitamento do espaço disponível, da luminosidade e das ventilações naturais existentes.
II) Não deverão ser guardados materiais estranhos ao acervo no interior do arquivo.
III) Deverá ser verificado se existem móveis ou documentos embaixo de janelas, de
aparelhos de ar-condicionado ou em situações que possam provocar algum tipo de dano ao
acervo.
IV) Deverá ser verificado se as caixas, pastas e livros estão acondicionados de
forma correta e funcional no mobiliário; e
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OSTENSIVO - 2-4 - REV.1
V) O ideal é que o local de guarda de documentos seja separado do local de
trabalho, sendo utilizado apenas para pesquisas.
b) Organização do acervo
Os Departamentos, Divisões e Seções poderão dispor de um arquivo corrente, nos
quais são arquivados os documentos recebidos e expedidos. As OM podem adotar
procedimentos próprios para aperfeiçoar o arquivamento de documentos em função das
instalações disponíveis, do volume de documentos e do pessoal existente. Devem ser
utilizadas as caixas de arquivamento tipo box de polionda na cor branca, com etiquetas de
identificação do conteúdo, conforme modelo anexo A.
c) Verificação das medidas de segurança
O Setor de Arquivo deverá ser um local de acesso permitido somente às pessoas
autorizadas. Deverão ser estabelecidas normas de controle de entrada e saída de pessoas e de
documentos (Protocolo e Guia Fora - ver anexo B) para não permitir o seu extravio.
d) Execução da Gestão Documental
É operacionalizada por meio do planejamento, da organização, do controle, da
coordenação dos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de
aperfeiçoar todo o ciclo documental. Cabe às SECOM o gerenciamento da Gestão de
Documentos nas OM.
2.4 - PROCEDIMENTOS EM CASO DE IRREGULARIDADES
É obrigatória a comunicação imediata, ao superior hierárquico e à autoridade
competente, de qualquer anormalidade que comprometa a segurança do documento
arquivístico, que pertença a MB; e
Tendo em vista que existem sanções administrativas e penais para as violações das leis
que protegem o acervo arquivístico, orienta-se a abertura de sindicância, determinado pelo
COMIMSUP ou ODS, de acordo com a hierarquia da OM envolvida, com cópia para a
DPHDM, no intuito de que, após concluído o processo administrativo, a autoridade
competente indique que o processo seja arquivado ou se proceda a abertura de Inquérito
Policial Militar (IPM).
2.5 - PRINCIPAIS INSTRUMENTOS LEGAIS
_____. BRASIL. Constituição (1988). Constituição da República Federativa do Brasil.
(Art. 5º, Incisos X, XIV, XXXIII, XXXIV, LX, LXXII, LXXIII e LXXVII, Capítulo I, Título
II., Art. 19, Inciso II, Capítulo 2, Título III., Art. 23, Incisos I, III, IV e V, Capítulo 2, Título
III., Art. 24, Incisos VII e VIII, Capítulo 2, Título III., Art. 30, Inciso IX, Capítulo IV, Art.
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 2-5 - REV.1
215, Seção II, Capítulo III, Título VIII., Art. 216, Inciso III Seção II, Capítulo III, Título
VIII., § 1º, 2º, 3º, 4º e 5º, Art. 216, Inciso IV, Seção II, Capítulo III, Título VIII.)
_____. Decreto n° 1.799, de 30 de janeiro de 1996. Regulamenta a Lei n° 5433, de 8 de maio
de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e dá outras providências.
Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Poder Executivo, Brasília, DF,
31JAN1996. Seção 1, p. 1497.
_____. Decreto nº 6.514, de 22 de julho de 2008. Dispõe sobre as infrações e sanções
administrativas ao meio ambiente, estabelece o processo administrativo federal para apuração
destas infrações, e dá outras providências. Diário Oficial [da] República Federativa do
Brasil, Poder Executivo, Brasília, DF, 23JUL2008. Seção 1, p. 1.
_____. Decreto nº 7.845, de 14 de novembro de 2012. Regulamenta procedimentos para
credenciamento de segurança e tratamento de informação classificada em qualquer grau de
sigilo, e dispõe sobre o Núcleo de Segurança e Credenciamento. Diário Oficial [da]
República Federativa do Brasil, Poder Executivo, Brasília, DF, 16NOV2012. Seção1, p.1.
_____. Decreto n° 4.915, de 12 de dezembro de 2003. Dispõe sobre o Sistema de Gestão de
Documentos de Arquivo - SIGA, da Administração Pública Federal, e dá outras providências.
Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Poder Executivo, Brasília, DF,
15DEZ2003. Seção 1, p. 2.
_____. Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012. Regulamenta a Lei no 12.527, de 18 de
novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do
caput do art. 5o, no inciso II do § 3
o do art. 37 e no § 2
o do art. 216 da Constituição. Diário
Oficial [da] República Federativa do Brasil, Poder Legislativo, Brasília, DF, 16MAI2012.
Seção 1, p.1.
_____. Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968. Regula a microfilmagem de documentos oficiais e
dá outras providências. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Poder
Legislativo, Brasília, DF, 10MAI1968. Seção 1, p. 3785.
_____. Lei nº 7.347, de 24 de julho de 1985. Disciplina a ação civil pública de
responsabilidade por danos causados ao meio ambiente, ao consumidor, a bens e direitos de
valor artístico, estético, histórico, turístico e paisagístico (vetado) e dá outras providências.
Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Poder Legislativo, Brasília, DF,
25JUL1985. Seção 1, p. 10649.
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 2-6 - REV.1
_____. Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos
públicos e privados e dá outras providências. Diário Oficial [da] República Federativa do
Brasil, Poder Legislativo, Brasília, DF, 09JAN1991. Seção 1, p. 455.
_____. Lei nº 9.051, de 18 de maio de 1995. Dispõe sobre a expedição de certidões para a
defesa de direitos e esclarecimentos de situações. Diário Oficial [da] República Federativa
do Brasil, Poder Legislativo, Brasília, DF, 19MAI1995. Seção 1, p. 7126.
_____. Lei nº 9.507, de 12 de novembro de 1997. Regula o direito de acesso a informações e
disciplina o rito processual do habeas data. Diário Oficial [da] República Federativa do
Brasil, Poder Legislativo, Brasília, DF, 13NOV1997. Seção 1, p. 26025.
_____. Lei nº 9.605, de 12 de fevereiro de 1998. Dispõe sobre as sanções penais e
administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio ambiente, e dá outras
providências. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Poder Legislativo,
Brasília, DF, 13FEV1998. Seção 1, p. 1.
_____. Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 - Regula o acesso a informações previsto
no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da
Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº
11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá
outras providências. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Poder Executivo,
Brasília, DF, 18NOV2011. Seção 1, p.1.
_____. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (Brasil). Resolução nº 2, de 18 de outubro
de 1995. Dispõe sobre as medidas a serem observadas na transferência ou no recolhimento de
acervos documentais para instituições arquivísticas públicas. Diário Oficial [da] República
Federativa do Brasil, Poder Executivo, Brasília, DF, 24OUT1995. Seção 1, p. 7.
_____. Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos - CTDE. GLOSSÁRIO - Documentos
Arquivísticos Digitais. Versão 7.0. 2016. Disponível em: <http://conarq.arquivonacional.
gov.br/documentos-eletronicos-ctde/glossario-ctde.html>
_____. Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos - CTDE. Carta para a preservação do
patrimônio arquivístico digital. Disponível em: <http://conarq.arquivonacional.gov.br/images/
publicacoestextos/Carta_preservacao.pdf>
_____. Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001. Aprova a versão revisada e ampliada da
Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de
Documentos de Arquivo para a Administração Pública: atividades-meio, a ser adotado como
modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 2-7 - REV.1
Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na
Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às
atividades-meio da Administração Pública. Diário Oficial [da] República Federativa do
Brasil, Poder Executivo, Brasília, DF, 08FEV2002. Seção 1, p.2.
_____. Resolução nº 20, de 16 de julho de 2004. Dispõe sobre a inserção dos documentos
digitais em programas de gestão arquivística de documentos dos órgãos e entidades
integrantes do Sistema Nacional de Arquivos. Diário Oficial [da] República Federativa do
Brasil, Poder Executivo, Brasília, DF, 19JUL2004. Seção 1, p.5.
_____. Resolução nº 21, de 4 de agosto de 2004. Dispõe sobre o uso da subclasse 080 -
Pessoal Militar do Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração
Pública: atividades-meio e da Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos
de Arquivo Relativos às atividades-meio da Administração Pública, aprovados pela Resolução
nº 14, de 24 de outubro de 2001, Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ. Diário Oficial
[da] República Federativa do Brasil, Poder Executivo, Brasília, DF, 09AGO2004. Seção 1,
p.152.
_____. Resolução nº 24, de 3 de agosto de 2006. Estabelece diretrizes para a transferência e
recolhimento de documentos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas públicas.
Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Poder Executivo, Brasília, DF,
09AGO2006. Seção 1, p.1.
_____. Resolução nº 27, de 16 de junho de 2008. Dispõe sobre o dever do Poder Público, no
âmbito dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, de criar e manter Arquivos
Públicos, na sua específica esfera de competência, para promover a gestão, a guarda e a
preservação de documentos arquivísticos e a disseminação das informações neles contidas.
Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Poder Executivo, Brasília, DF,
18JUN2008. Seção 1, p.5.
_____. Resolução nº 31, de 28 de abril de 2010. Dispõe sobre a adoção das Recomendações
para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes. Diário Oficial [da] República
Federativa do Brasil, Poder Executivo, Brasília, DF, 03MAI2010. Seção1, p.1.
_____. Resolução nº 32, de 17 de maio de 2010. Dispõe sobre a inserção dos Metadados na
Parte II do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de
Documentos - e-ARQ Brasil. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Poder
Executivo, Brasília, DF, 18MAI2010. Seção 1, p.4.
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_____. Resolução nº 38, de 9 de julho de 2013. Dispõe sobre a adoção das "Diretrizes do
Produtor - A Elaboração e a Manutenção de Materiais Digitais: Diretrizes Para Indivíduos" e
"Diretrizes do Preservador - A Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais: Diretrizes
para Organizações" Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Poder Executivo,
Brasília, DF, 11JUL2013. Seção 1, p. 223.
_____. Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014. Dispõe sobre os procedimentos para a
eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional
de Arquivos - SINAR. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Poder
Executivo, Brasília, DF, 11DEZ2014. Seção 1, p. 29.
_____. Resolução nº 41, de 9 de dezembro de 2014. Dispõe sobre a inserção dos documentos
audiovisuais, iconográficos, sonoros e musicais em programas de gestão de documentos
arquivísticos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR,
visando a sua preservação e acesso. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil,
Poder Executivo, Brasília, DF, 11DEZ2014. Seção 1, p.30.
_____. Resolução nº 43, de 4 de setembro de 2015. Altera a redação da Resolução do
CONARQ nº 39, de 29 de abril de 2014, que estabelece diretrizes para a implementação de
repositórios digitais confiáveis para a transferência e recolhimento de documentos
arquivísticos digitais para instituições arquivísticas dos órgãos e entidades integrantes do
Sistema Nacional de Arquivos - SINAR. Diário Oficial [da] República Federativa do
Brasil, Poder Executivo, Brasília, DF, 08SET2015. Seção 1, p. 34.
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 3-1 - REV.1
CAPÍTULO 3
GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS
3.1 - PROPÓSITO
Complementar entendimento e conceito sobre Gestão de Documentos no Capítulo 5 da
SGM-105 - Normas sobre Documentação Administrativa e Arquivamento na Marinha
(NODAM - 5ª Revisão).
3.2 - FUNDAMENTOS E NOÇÕES BÁSICAS
3.2.1 - Documento arquivístico
Documento arquivístico é entendido como informação registrada, independentemente
da forma ou suporte, produzida ou recebida e mantida pela instituição ou pessoa na
consecução de suas obrigações legais. A partir dos seus elementos substanciais, baseados nos
princípios da proveniência, da organicidade, da unicidade e da indivisibilidade é prova do
exercício das funções/atividades da entidade produtora/recebedora do documento. O
documento de arquivo é o testemunho da vida de uma instituição, pois apresenta informações
sobre o estabelecimento, a competência, as atribuições, as funções, as operações e as atuações
exercidas por uma entidade pública ou privada no decorrer de sua existência.
3.2.2 - Características
Os documentos de arquivo se distinguem dos outros documentos por possuírem as
seguintes características:
a) Organicidade
Está relacionado à relação orgânica que os documentos arquivísticos mantêm entre
si, pois são produzidos e acumulados em razão das funções e atividades desenvolvidas nas
OM;
b) Unicidade
Está relacionado ao fato do documento arquivístico ser único em seu conjunto
documental no qual faz parte, podem existir cópias em um ou mais grupos de documentos,
mas cada cópia é única em seu lugar;
c) Confiabilidade ou fidedignidade
Está relacionado ao momento em que o documento é produzido e à veracidade de
seu conteúdo, tendo a capacidade de sustentar os fatos que atesta; e
d) Autenticidade
Está relacionado à transmissão, à preservação e à custódia. Um documento
autêntico é aquele que se mantém da forma como foi produzido, e apresenta o mesmo grau de
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 3-2 - REV.1
confiabilidade ou fidedignidade que tinha no momento de sua produção.
3.2.3 - Suporte
Está relacionado ao material sobre o qual as informações são registradas. Exemplo:
Papel, fita magnética, DVD, entre outros.
3.2.4 - Formato
Está relacionado à configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o
modo como foi confeccionado. Exemplo: mapa, livro, planta, entre outros. Cabe ressaltar que
não deve ser confundido com formato de arquivo digital.
3.2.5 - Gênero documental
Está relacionado à maneira como o documento é representado. Conforme o Dicionário
Brasileiro de Terminologia Arquivística (DBTA) do Arquivo Nacional, gênero é entendido
como “reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais,
particularmente o suporte e o formato, e que exigem processamento técnico específico e, por
vezes, mediação técnica para acesso.” Exemplos: documentos textuais, documentos
audiovisuais, documentos bibliográficos, documentos cartográficos, documentos eletrônicos,
entre outros.
3.2.6 - Espécie documental
Está relacionado ao seu aspecto formal (forma documental), tendo sua definição como
“divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por seu formato. Exemplos: ata,
carta, decreto, disco, filme, planta, entre outros.
3.2.7 - Tipo ou tipologia documental
Está relacionado ao contexto onde o documento foi produzido, sendo a junção da
espécie documental mais a função/atividade que motivou a produção do documento, de
acordo com o DBTA é a “divisão de espécie documental que reúne documentos por suas
características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou
técnica do registro. Exemplo: contrato de compra e venda, ata de reunião, decreto-lei, certidão
de serviço de armador, entre outros.
3.2.8 - Natureza do assunto
Está relacionado ao acesso do documento, podendo ser ostensivo ou sigiloso.
a) documento ostensivo: é aquele que não possui restrição de acesso; e
b) documento sigiloso é aquele que possui restrição no acesso e deve ter conhecimento
limitado.
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 3-3 - REV.1
3.2.9 - Princípios arquivísticos
Visando tornar acessíveis as informações contidas nos documentos e delimitar o que é
documento arquivístico, setores de guarda devem seguir os seguintes princípios:
a) Princípio da Proveniência ou Princípio do Respeito aos Fundos
Princípio básico da arquivologia determina que o arquivo produzido por um órgão
ou entidade, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras;
b) Princípio da Pertinência
Princípio segundo o qual documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem
ter em conta a proveniência e a classificação original; e
c) Princípio do Respeito à Ordem Original
Princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade
coletiva, pessoa ou família que o produziu.
3.2.10 - Teoria das Três Idades
Teoria segundo a qual os arquivos são considerados como correntes, intermediários
ou permanentes de acordo com a frequência de uso e a identificação dos valores primários e
secundários.
a) Arquivo Corrente
É conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, por causa do seu valor
primário, é objeto de consulta frequente; estes documentos deverão permanecer na OM até
concluírem seu prazo de guarda conforme a Tabela de Temporalidade e Destinação de
Documentos de Arquivo (TTDD);
b) Arquivo Intermediário
É o conjunto de documentos originários de arquivos correntes com uso pouco
frequente. A DPHDM/Arquivo da Marinha custodia esses documentos até concluírem seu
prazo de guarda, após este tempo, sua destinação final é definida; os documentos podem ser
recolhidos para guarda permanente ou eliminados; e
c) Arquivo Permanente
É o conjunto de documentos que possuem valor secundário, ou seja, histórico,
probatório ou informativo que devem ser preservados definitivamente. A guarda e a
conservação destes documentos é realizada pela DPHDM/Arquivo da Marinha.
3.3 - GESTÃO DE DOCUMENTOS
Gestão de Documentos, de acordo com a Lei nº 8.159/1991, consiste em um “conjunto
de procedimentos e operações técnicas referentes a sua produção, tramitação, uso, avaliação e
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OSTENSIVO - 3-4 - REV.1
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento
para a guarda permanente”.
A aplicação da gestão de documentos permite que a MB controle e acompanhe toda a
sua documentação arquivística, seja ela produzida ou recebida, garantindo a uniformização de
procedimentos, eficiência na recuperação da informação, criação e manutenção de
documentos. Essas medidas de controle e acompanhamento contribuem para a transparência,
a desburocratização da instituição, a legalidade dos atos administrativos e a destinação correta
dos documentos.
Compete às OM da MB a administração dos documentos arquivísticos na sua fase
corrente de arquivamento. A DPHDM é a responsável pela gestão e pelo acondicionamento
dos documentos em suas fases intermediária e permanente, devendo a fase corrente
permanecer nas OM produtoras, de acordo com o disposto nos arts. 1º e 3º do Decreto nº
4.073/2002.
3.4 - CLASSIFICAÇÃO
A classificação é uma das principais funções do processo de gestão de documentos de
arquivo, pois todos os documentos produzidos ou recebidos pela MB devem ser classificados
de acordo com o Código de Classificação de Documentos de Arquivo (CCDA) das
atividades-meio e fim.
O CCDA é um instrumento técnico de organização dos documentos, elaborado a partir
da análise das funções e das atividades. Este esquema agrupa os documentos, de acordo com
as funções e atividades do órgão, em classes, subclasses, grupos e subgrupos, em uma ordem
hierárquica do geral para o particular. Para classificar um documento deve-se seguir alguns
procedimentos:
a) Realizar uma leitura cuidadosa do documento, com o intuito de verificar o conteúdo e
assunto do qual se trata;
b) Identificar se o assunto do documento pertence à atividade-meio ou atividade-fim;
c) Encontrar o código da classe ou subclasse equivalente ao assunto do documento, nos
CCDA da atividade-meio ou atividade-fim, lembrando que se deve classificar nos subgrupos
mais específicos e que tenham prazos de guarda e destinação estabelecida na TTDD; e
d) Logo após da análise e identificação colocar o código de classificação no grupo
indicador, conforme inciso 3.3.3 da SGM-105.
A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivos (TTDD) é a
representação gráfica do CCDA, em que constam os prazos estabelecidos para a guarda de
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OSTENSIVO - 3-5 - REV.1
documentos nos arquivos corrente, intermediário e permanente e a respectiva destinação dos
documentos - eliminação ou guarda permanente.
3.4.1 - Avaliação de documentos
É o processo de análise de documentos de arquivo, com o propósito de estabelecer
tanto seus prazos de guarda quanto a sua destinação, de acordo com os valores que lhe são
atribuídos.
A avaliação é executada pelas Subcomissões Permanentes de Avaliação de
Documentos (SPAD) das OM.
As SPAD deverão anualmente selecionar, ordenar e analisar a documentação
produzida e acumulada no âmbito de atuação da MB, de acordo com o prazo estabelecido no
Capítulo 5 da SGM-105 - Normas sobre Documentação Administrativa e Arquivamento na
Marinha (NODAM - 5ª Revisão) e tendo por referência o Código de Classificação de
Documentos de Arquivo para a Administração Pública Federal da Atividade Meio e Fim e a
Tabela Básica de Temporalidade. A SPAD define destinação a ser dada ao documento
(transferência/recolhimento à DPHDM/Arquivo da Marinha - ou eliminação).
3.4.2 - Transferência/recolhimento e eliminação de documentos
a) Transferência é a passagem dos documentos recebidos extra-MB ou produzidos
pela OM para o arquivo intermediário, conforme os prazos de guarda definidos na TTDD;
b) Recolhimento é a entrada de documentos no Arquivo Permanente visando à
conservação e à preservação do Patrimônio Documental da MB, necessário para subsidiar
pesquisas sobre a História Marítima Brasileira; e
c) Eliminação é a destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados
sem valor para a guarda permanente.
Para realizar a transferência/recolhimento e a eliminação dos documentos produzidos
para o Arquivo da Marinha, as OM deverão observar os procedimentos contidos no Capítulo
5 da SGM-105 - Normas sobre Documentação Administrativa e Arquivamento na Marinha
(NODAM - 5ª Revisão), caso a OM ainda tenha dúvidas, a mesma pode solicitar uma visita
técnica (VISITEC) por meio de mensagem com as seguintes informações: serviço desejado,
Ponto de Contado (POC), Posto/Nome, Telefone, e-mail, o motivo da solicitação e o tipo de
documentação, o setor responsável e disponibilidade de recursos, o modelo de mensagem de
VISITEC (anexo C) ou também uma palestra/adestramento para seus militares.
3.5 - RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO
Todas as ações empreendidas no âmbito da Gestão de Documentos visam,
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 3-6 - REV.1
principalmente, o apoio às tomadas de decisão e o acesso. A elaboração de instrumentos de
pesquisa eficientes é fundamental para a recuperação da informação. O uso de recursos
computacionais não extingue a possibilidade nem a necessidade da elaboração de eficientes
instrumentos de pesquisa, pelo contrário, somados, estes recursos agregarão em eficiência e
eficácia na recuperação da informação.
Os instrumentos de pesquisas são as ferramentas utilizadas para descrever um arquivo,
ou parte dele, tendo a função de orientar a consulta e de determinar com exatidão, quais são e
onde estão os documentos, sendo imprescindíveis para a recuperação da informação. Segundo
o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, instrumentos de pesquisas são
definidos como: “meio que permite a identificação, localização ou consulta a documentos ou
a informação neles contidas. Expressão normalmente empregada em arquivos permanentes”.
Seguem exemplos dos instrumentos de pesquisa mais utilizados:
a) Catálogo
Este instrumento é organizado segundo critérios temáticos, cronológicos, onomástico
(nomes próprios) ou toponímicos (nomes geográficos), reunindo a descrição individualizada
de documentos pertencentes a um ou mais fundos;
b) Guia
Este instrumento oferece informações gerais sobre fundos e coleções existentes em
um ou mais arquivos;
c) Índice
Este instrumento é uma relação sistemática de nomes de pessoas, lugares, assuntos
ou datas contidos em documentos ou em instrumentos de pesquisa, acompanhados das
referências para sua localização;
d) Inventário
Este instrumento descreve, sumária ou analiticamente, as unidades de arquivamento
de um fundo ou parte dele, cuja apresentação obedece a uma ordenação lógica que poderá
refletir ou não a disposição física dos documentos;
e) Listagem descritiva do acervo
Este instrumento é uma relação elaborada com o objetivo de controlar a entrada de
documentos em arquivos intermediários e em arquivos permanentes;
f) Repertório
Este instrumento descreve pormenorizadamente documentos, pertencentes a um ou
mais fundos e/ou coleções, selecionados segundo critérios previamente definidos; e
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 3-7 - REV.1
g) Tabela de equivalência
Este instrumento estabelece uma correspondência entre notações diferentes.
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 4-1 - REV.1
CAPÍTULO 4
CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS
4.1 - PROPÓSITO
Destacar a importância da conservação preventiva e definir um conjunto de ações
preliminares a serem adotadas pelas OM com a finalidade de prevenir ou retardar o processo
de degradação dos documentos arquivísticos, principalmente em suporte de papel.
4.2 - CONSIDERAÇÕES PRELIMINARES
A conservação de documentos arquivísticos em suporte de papel é um processo
específico de higienização e acondicionamento adequado para os acervos arquivísticos, bem
como os processos adequados de manuseio e transporte.
A conservação e a preservação dos acervos garantem o acesso à informação em
arquivos, baseando-se fundamentalmente em uma administração segura quanto aos recursos
adequados e às técnicas apropriadas para prolongar a vida útil dos suportes de informação.
Essas técnicas envolvem a higienização do acervo, a conscientização por parte dos usuários, a
limpeza do local onde se encontram, o manuseio correto e, em especial, a prevenção ou
conservação preventiva.
O objetivo da conservação preventiva é desenvolver ações de prevenção contra
possíveis danos aos acervos, além de conscientizar quanto ao correto manuseio e à utilização
destes.
4.1.2 - Fatores de deterioração em acervos de arquivos
Conhecendo-se a natureza dos materiais componentes dos acervos e seu
comportamento diante dos fatores aos quais estão expostos, torna-se bastante fácil detectar
elementos nocivos e traçar políticas de conservação para minimizá-los.
Os acervos de arquivos são em geral constituídos de documentos textuais, mapas,
fotografias, manuscritos etc. que utilizam, em grande parte, o papel como suporte da
informação, além de tintas das mais diversas composições.
As principais causas de degradação dos documentos arquivísticos são:
a) Agentes físicos:
I) Temperatura - A temperatura é a medida de movimento das moléculas em um
material. Quando a temperatura sobe, as moléculas se movem mais rapidamente e se
espalham - o material se expande. Quando a temperatura desce, as moléculas diminuem o
ritmo e se juntam - o material se contrai.
Nas temperaturas elevadas, as reações químicas e a atividade biológica
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 4-2 - REV.1
aumentam. Os insetos alimentam-se mais, reproduzem-se com maior velocidade e os micro-
organismos também crescem mais rapidamente.
A temperatura é também um fator determinante nos níveis de umidade: quando a
temperatura varia, a umidade varia junto.
A temperatura ideal para conservação dos documentos arquivísticos em suporte
de papel fica entre 19°C e 21°C, evitando-se a variação brusca. Para fotografias em preto e
branco a temperatura ideal é entre 11ºC e 13ºC, fotografias em cor entre 4ºC e 6ºC e para
registros em meio magnético a temperatura ideal fica entre 12ºC e 15ºC.
II) Umidade relativa:
Umidade relativa (UR) é a relação entre o volume de ar e a quantidade de vapor
d’água que está contida nele a uma determinada temperatura. A água tem um papel
fundamental em várias formas de deterioração física e química. Muitos fatores podem causar
o aumento da umidade relativa: umidade relativa externa, chuva, rios, chão molhado, goteiras,
vazamento, umidade nas paredes, respiração e transpiração humana.
Todos os materiais orgânicos e alguns inorgânicos absorvem e expelem água da
umidade relativa do local. O metal se corrói mais rapidamente e infestações são mais ativas
com a umidade alta.
O termo umidade relativa é utilizado para descrever a quantidade de saturação
de água no ar. O ar quente pode conter mais vapor d’água, isso porque a alta na temperatura
faz as moléculas se moverem mais depressa e se espalharem, abrindo espaço para as
moléculas de água.
A faixa segura de umidade relativa é entre 45% e 55%, com variação de área de
mais ou menos 5% para documentos de arquivo em suporte de papel. Para fotos em preto e
branco e coloridas a UR ideal varia entre 30% e 40% e para registros magnéticos entre 35% e
45%.
III) Iluminação:
A luz é uma forma de energia que estimula nosso senso de visão e possui
propriedades tanto elétricas quanto magnéticas, conhecidas como radiação eletromagnética.
Para calcular a energia da luz medimos seu comprimento de onda. O espectro de luz que
possui o comprimento de onda menor é o ultravioleta, mas possui alta energia e não pode ser
detectado pelo olho humano. A porção visível do espectro tem comprimentos de onda
maiores, mas não maiores que o infravermelho, este só perceptível na forma de calor.
A energia na luz reage com as moléculas nos objetos causando modificações
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OSTENSIVO - 4-3 - REV.1
químicas e físicas.
A luz natural ou artificial é capaz de fragilizar os materiais constitutivos dos
documentos, induzindo um processo de envelhecimento acelerado, por isso não deve incidir
diretamente sobre o acervo. Além da radiação visível, o ultravioleta e o infravermelho são
dois outros tipos de radiação nocivos à conservação de acervos. Alguns objetos são muito
sensíveis à luz como capas de livro, couro, papel e fotografias. Em áreas muito ensolaradas
são necessárias persianas e cortinas para reduzir a entrada da luz solar, sendo recomendado o
uso de filtros contra a radiação ultravioleta invisível.
b) Agentes químicos:
I) Poeira - A poeira é a grande inimiga da conservação, atingindo todas as
tipologias de acervo e contendo partículas de substâncias químicas cristalinas e amorfas como
terra, areia, fuligem e grande diversidade de micro-organismos. Além disso, ela contém
resíduos ácidos e gasosos provenientes da combustão em geral. Sua deposição forma uma
camada sobre os objetos agravando a retenção de umidade e proliferação de agentes
biológicos. A fuligem, o mofo e inúmeras outras impurezas atraem umidade e degradam
papéis; e
II) Poluentes atmosféricos - Causa grandes danos ao papel, tecidos, pinturas, entre
outros de origem vegetal ou animal, pois na poluição existem gases tóxicos, como óxido de
carbono, enxofre e nitrogênio, que atacam a celulose e causam reações químicas destrutivas
na composição química do objeto.
c) Agentes biológicos:
I) Micro-organismos - Os micro-organismos mais conhecidos são os fungos e as
bactérias. As principais causas de proliferação de fungos e bactérias são altas temperaturas,
umidade elevada e volumes colocados próximos ao solo, às paredes e aos tetos.
As condições ideais para o crescimento dos fungos estão entre 22º e 30ºC, sendo
que também pode ocorrer em condições de umidade relativa acima de 65%. Para evitá-los,
sugere-se tomar cuidado com esses fatores, mas se o acervo já foi atacado por esses micro-
-organismos, então, é preciso controlá-los usando produtos específicos e uma equipe
especializada; e
II) Insetos - Os grandes predadores de documentos e livros, bem como de obras
cujo suporte seja papel ou tecido e madeira se classificam como: Tisanuros (traças),
Blattoideas (baratas), Isópteros (cupins) e os Coleópteros (besourinhos, carunchos e brocas).
O trabalho para a extinção desses insetos deve ser realizado com a ajuda de um especialista,
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OSTENSIVO - 4-4 - REV.1
que determinará o método mais eficaz e apropriado.
d) Agentes Antrópicos:
I) Manuseio - O manuseio inadequado é um fator de degradação muito frequente
em qualquer tipo de acervo. O manuseio abrange todas as ações de tocar no documento ou
objeto: durante a higienização pelos funcionários da instituição, na remoção das estantes ou
arquivos para uso do pesquisador; nas reproduções de fotos e na pesquisa pelo usuário.
Na maioria das vezes, muitos danos irreversíveis no acervo são causados por
pessoas inabilitadas durante o manuseio. Os documentos apresentam características e
fragilidade em algum aspecto específico, podendo sofrer danos físicos de diferentes naturezas,
sendo necessários atenção e cuidados especiais em seu manuseio;
II) Intervenção inadequada - Intervenção realizada por pessoal não habilitado com o
intuito de reverter um dano já ocorrido ou realização de limpeza incorreta. Qualquer
intervenção corretiva em documentos arquivísticos deverá ser realizada por profissional
habilitado e ser precedida de pesquisa e projeto das ações a serem empreendidas, bem como
ter todo seu processo documentado;
III) Vandalismo - Dano causado intencionalmente; e
IV) Furtos e roubo - A proteção contra furtos e roubos deve ser uma preocupação
porque o acervo pode despertar a cobiça. A atenção e verificação devem ser permanentes. Os
acervos documentais e bibliográficos são mais sensíveis ao furto, devido às suas dimensões e
à dificuldade de identificação da subtração de um item na coleção.
4.3 - HIGIENIZAÇÃO DO ACERVO
a) Orientações:
A higienização metódica é a única forma de se fazer o controle das condições de
conservação dos documentos e, assim, detectar a presença de insetos, fungos etc.
Uma medida que deve ser obedecida sempre é a higienização e separação de todo
exemplar que for incorporado ao acervo, seja ele originário de doação, aquisição ou
recolhimento.
Quando o ataque por fungos, insetos ou outros organismos se torna uma infestação, é
preciso buscar a ajuda de um profissional especializado.
b) Higienização de documentos de arquivo:
Materiais arquivísticos têm os seus suportes geralmente quebradiços, frágeis,
distorcidos ou fragmentados. Isso se deve principalmente ao alto índice de acidez resultante
do uso de papéis de baixa qualidade. As más condições de armazenamento e o excesso de
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OSTENSIVO - 4-5 - REV.1
manuseio também contribuem para a degradação dos materiais. Tais documentos têm que ser
higienizados com muito critério e cuidado. Preferencialmente, a DPHDM deverá ser
consultada, previamente, ao processo de higienização procedido pelas OM.
4.4 - ACONDICIONAMENTO E ARMAZENAMENTO
Na proteção contra danos, o acondicionamento deve ser confeccionado com material de
qualidade arquivística e necessita ser projetado apropriadamente para o fim a que se destina.
A qualidade arquivística é uma exigência necessária para o acondicionamento, pois esse
material está em contato direto com os documentos.
Os acondicionamentos mais usados em acervos de arquivos são: caixas, envelopes,
pastas e porta-fólios.
Numa medida adequada, deve-se realizar o seguinte processo: avaliar a natureza do
documento, o tipo de suporte, o estado de conservação, as condições de uso, manuseio e o
armazenamento ao qual deve ser submetido para, em seguida, definir o acondicionamento;
Podemos concluir que o acondicionamento deve ser planejado com muito critério. Ele
não consiste em apenas uma embalagem do documento; é parte do processo de conservação e
preservação dos acervos.
O armazenamento é o sistema que recebe o documento, acondicionado ou não, para ser
guardado. Consistem no mobiliário das salas destinadas à guarda do acervo: estantes, arquivos
e armários.
Os móveis mais adequados são os de metal esmaltado. A madeira não revestida ou de
fórmica não é recomendada, pois em ambos os casos há emissão de produtos voláteis ácidos.
O mesmo tratamento se aplica aos móveis de madeira ou ferro.
4.5 - MENSURAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS
A forma de acondicionamento dos documentos de arquivo incide diretamente no modo
de sua mensuração. Nos arquivos correntes, normalmente, encontramos documentos
acondicionados em caixas-arquivo, pastas A a Z, gavetas, empilhados nas estantes,
empacotados e em casos extremos amontoados pelo chão. Para cada uma dessas situações há
uma indicação de como realizar a sua mensuração de modo prático e preciso. O Arquivo
Nacional elaborou o Manual - Roteiro para Mensuração de Documentos Textuais e este
manual é usado pelos arquivos, sejam eles públicos ou privados. Antes de apresentar como
fazer a mensuração, são necessários os seguintes materiais:
I) Trena;
II) Caneta ou lápis;
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OSTENSIVO - 4-6 - REV.1
III) Calculadora; e
IV) Equipamentos de Proteção Individual (luvas descartáveis, máscaras descartáveis,
aventais ou jalecos, toucas descartáveis, óculos de proteção).
4.5.1 - Documentação em posição vertical e horizontal
Considerando os documentos acondicionados na posição vertical (caixas de papelão ou
de plástico, pastas "A" a "Z" ou suspensas etc.), a metragem linear tem por base o compri-
mento das estantes e/ou a profundidade das gavetas dos arquivos de aço.
a) Documentos acondicionados em caixas nas estantes:
I) medir a extensão de cada prateleira ocupada e multiplicar a medida pelo número
das mesmas; e
II) os espaços vazios devem ser desprezados.
Exemplo (figura 1):
Módulo A 6 X 0,90 m = 5,40 metros lineares
Módulo B 1 X 0,60 m = 0,60 metro linear
TOTAL A + B = 6 metros lineares
(Figura 1)
b) Documentos empilhados ou empacotados em estantes:
- medir a altura das pilhas de documento
Exemplo (figura 2):
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OSTENSIVO - 4-7 - REV.1
0,30 m + 0,25 m = 0,55 metro linear
(Figura 2)
c) Documentos encadernados, livros ou pastas "A" a "Z" em estantes:
- medir na extensão da estante, se estiver na vertical, e a altura da pilha, se estiver
na horizontal.
Exemplo (figura 3):
0,40 m + 0,20m = 0,60 metro linear
(Figura 3)
d) Documentos em arquivos ou fichários de aço:
- medir a profundidade ocupada de cada gaveta.
Exemplo (figura 4):
1m + 0,30m = 1,30 metro linear
(Figura 4)
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 4-8 - REV.1
4.5.2 - Documentação empacotada e amontoada
Para a documentação empacotada, amarrada ou amontoada utilizar-se-á a metragem
cúbica, ou seja: comprimento X altura X largura das pilhas de documentos. Para conversão
em metros lineares, multiplique o resultado obtido em metros cúbicos por doze.
Documentos empacotados, amontoados ou em caixas de diversos tamanhos, fora de
estantes:
a) medir o comprimento, a altura e a largura de cada pacote, amontoado ou caixa.
Multiplicar as medidas, para obter a metragem cúbica; e
b) converter o resultado encontrado multiplicando o resultado encontrado em m³ por
12.
Exemplo 1 (figura 5):
0,30 m X 0,50 m X0, 40 m = 0,06 m³
0,06 m³ X 12 = 0,72 metro linear
(Figura 5)
Exemplo 2 (figura 6):
0,50 m X 0,50 m X 0,30 m = 0,075 m³
0,075 m³ X 12 = 0,90 metro linear
(Figura 6)
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 4-9 - REV.1
4.5.3 - Quantificação total
Para se obter a quantificação total dos documentos textuais proceder ao somatório dos
resultados obtidos na mensuração dos documentos em posição vertical e horizontal e dos
documentos empacotados e amontoados:
Somatório dos resultados obtidos nos exemplos:
6 metros lineares (fig. 1)
0,55 metro linear (fig. 2)
0,60 metro linear (fig. 3)
+ 1,30 metro linear (fig. 4)
0,72 metro linear (fig. 5)
0,90 metro linear (fig. 6)
____________________________
10,07 metros lineares
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 5-1 - REV.1
CAPÍTULO 5
ATIVIDADES DE MICROFILMAGEM
5.1 - PROPÓSITO
Definir a atuação das atividades de microfilmagem exercidas pela DPHDM e orientar as
OM quanto ao uso dos serviços de execução e apoio à microfilmagem de documentos, o
processamento, a duplicação e o controle de qualidade dos filmes de sistemas dos usuários
devidamente cadastrados.
5.2 - MICROFILMAGEM DE DOCUMENTOS RECOLHIDOS
A DPHDM, de acordo com legislação em vigor, efetuará a microfilmagem visando: à
preservação do documento original; à rapidez na recuperação da informação; e à redução do
espaço de armazenamento. Os documentos cuja destinação final seja a ELIMINAÇÃO,
indicados nas Tabelas de Temporalidade das Atividades-Meio e das Atividades-Fim, poderão
ter o seu suporte migrado do papel para o microfilme, podendo ser, posteriormente, eliminado
o papel, desde que cumpridos os ritos para eliminação. Os documentos aos quais as
mencionadas Tabelas indicarem a GUARDA PERMANENTE poderão ser microfilmados,
prática que contribuirá para a preservação dos documentos originais, MAS O ORIGINAL EM
PAPEL NÃO PODERÁ SER ELIMINADO, conforme disposto no art. 13, do Decreto nº
1.799/1996. “Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não
poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de
sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.”.
5.3 - MÉTODOS DE SERVIÇO DE MICROFILMAGEM
O serviço de microfilmagem de documentos poderá ser executado nos métodos
conforme abaixo:
a) Convencional - produz de 2.000 a 2.500 fotogramas (imagens das páginas
reproduzidas no microfilme) por filme (filmes de 100 pés, de 16 mm ou 35 mm). Serão
produzidos, no mínimo, um filme original, em sais de prata, que permanecerá sob custódia do
Arquivo da Marinha, e um filme cópia, em diazo, que será entregue à OM solicitante. Este
método será empregado sempre que as características do documento original, como formato,
tamanho e estado de conservação não permitirem o emprego do método eletrônico; e
b) Eletrônico - produz de 8.000 a 9.000 fotogramas (imagens das páginas reproduzidas
no microfilme) por filme (filmes de 215 pés, de 16 mm ou 35 mm). Serão produzidos, no
mínimo, um filme original, em sais de prata, que permanecerá sob custódia do Arquivo da
Marinha, um filme cópia, em diazo e/ou cópia digitalizada das imagens geradas durante o
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 5-2 - REV.1
processo, que serão entregues à OM solicitante. Este método é mais econômico e possibilita a
geração de documentos digitais que poderão ser lidos em estação de trabalho. Será empregado
sempre que características como formato, tamanho e estado de conservação dos documentos
permitirem o emprego deste método.
5.4 - ATENDIMENTO ÀS OM CADASTRADAS
Para que uma OM utilize o serviço de microfilmagem, faz-se necessário um
cadastramento prévio, mediante o envio de uma mensagem para a DPHDM/Arquivo da
Marinha, solicitando visita técnica, que conterá os seguintes dados: nome e código da OM,
nome, e-mail, setor e telefone da pessoa de contato, modelo de mensagem (anexo C).
A DPHDM responderá a mensagem (MSG) efetivando o cadastramento e agendará uma
visita técnica (VISITEC), a fim de orientar os procedimentos a serem adotados pela OM, tais
como:
a) quantificação da metragem linear da documentação a ser microfilmada;
b) preparação dos lotes, que poderão ser constituídos de 2.200 unidades documentais
(fotogramas) no caso da microfilmagem no método convencional, ou 8.000 unidades
documentais (fotogramas) no caso da microfilmagem no método eletrônico. Esta etapa será
realizada pela OM solicitante após adestramento oferecido pelo Arquivo da Marinha, e
consiste em:
I) separação e ordenação das unidades documentais;
II) numeração sequencial das folhas;
III) retirada de grampos, clipes e demais objetos apostos ao papel;
IV) indexação; e
V) conferência.
c) Após a realização da visita técnica, pela DPHDM/Arquivo da Marinha, será emitido
pelo representante da DPHDM um Relatório de VISITEC, contendo as instruções para
execução do serviço de microfilmagem, dentre elas:
I) método de microfilmagem a ser aplicado, convencional ou eletrônico. Fatores como
tamanho, formato e estado de conservação dos documentos serão determinantes para a
escolha do método;
II) descrição do serviço a ser executado (microfilmagem propriamente dita,
processamento, controle de qualidade, duplicação, revisão, arquivamento);
III) estimativa de prazo para a consecução da tarefa; e
IV) custos para a execução dos serviços.
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 5-3 - REV.1
d) Com base nas informações constantes no Relatório de VISITEC, a OM solicitante
preencherá um PEDIDO DE SERVIÇO DE MICROFILMAGEM (anexo D) para cada lote
(porque poderão ser constatados problemas no preparo de um deles, independentemente dos
demais) e os encaminhará para a DPHDM, sem a necessidade de ofício, junto com o lote;
e) A entrega de lotes, por parte das OM solicitantes, para serviço de microfilmagem,
deverá ser realizada conforme cronograma estipulado pela DPHDM. Na impossibilidade do
cumprimento do cronograma de trabalho, a OM solicitante deverá informar ao Arquivo da
Marinha, por e-mail, até cinco dias úteis antes da data determinada para entrega dos lotes, a
fim de viabilizar outros atendimentos;
f) A fim de evitar a superlotação de lotes no Centro de Microfilmagem da Marinha e
para que este possa atender a todas as OM da MB, cada OM entregará, no máximo, cinquenta
lotes para a microfilmagem convencional ou quinze lotes para microfilmagem eletrônica, por
vez;
g) O recebimento dos lotes para microfilmagem será acusado por MSG, após
conferência quanto à preparação dos mesmos, o que deverá ocorrer em até dez dias úteis após
a entrega dos lotes. Havendo discrepâncias na preparação, quando estas não puderem ser
sanadas pelo pessoal do Centro de Microfilmagem, os lotes serão devolvidos, com a
sinalização das discrepâncias a serem corrigidas. Após a retificação das discrepâncias, os lotes
deverão ser reencaminhados ao Centro de Microfilmagem;
h) O Centro de Microfilmagem deverá prontificar os serviços solicitados pelas OM
solicitantes no prazo de trinta dias corridos, prorrogáveis por até quinze dias corridos;
i) As OM solicitantes apenas deverão enviar outros lotes após retirarem os lotes
anteriores ou mediante autorização prévia do Centro de Microfilmagem da Marinha. Os lotes
prontificados deverão ser retirados do Centro de Microfilmagem em até dez dias úteis,
contados da informação à OM solicitante desta prontificação, fato que ocorrerá por MSG; e
j) Cada OM se responsabilizará pela entrega e pela retirada dos lotes microfilmados no
Centro de Microfilmagem da Marinha.
5.5 - GUARDA DE MICROFILMES
Os microfilmes originais dos sistemas micrográficos, em sais de prata, serão
armazenados na DPHDM. As OM receberão uma cópia em diazo e/ou outra em mídia digital
(mídia fornecida pela OM solicitante), caso o método empregado seja a microfilmagem
eletrônica, e poderão requerer nova cópia de microfilme a qualquer momento, desde que
forneçam o material para este fim.
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 5-4 - REV.1
5.6 - ACONDICIONAMENTO DOS FILMES
O acondicionamento dos filmes deverá ser feito em ambiente propício,
preferencialmente, em carretéis e caixas plásticas pretas para os originais e carretéis e caixas
plásticas azuis para os filmes cópias, devidamente etiquetados com a identificação do número
do rolo e dos documentos.
No caso de alguma OM optar pela contratação dos serviços de microfilmagem por
firmas terceirizadas e desejar enviar os microfilmes para acondicionamento na
DPHDM/Arquivo da Marinha, os rolos serão acompanhados de uma Declaração da OM de
que realizou o serviço em outro local, a fim de que a responsabilidade por eventuais erros não
seja imputada ao Centro de Microfilmagem da Marinha.
A contratação de serviços de microfilmagem por firmas terceirizadas deverá,
preferencialmente, ser submetida à análise do Centro de Microfilmagem da Marinha, a fim de
auxiliar as OM quanto à especificação destes serviços, visando garantir a qualidade do
produto final.
5.7 - RECURSOS FINANCEIROS
Os recursos financeiros para custeio do serviço de microfilmagem desejado pelas OM
serão custeados pelas mesmas, sendo que, com base na visita técnica realizada e na descrição
do serviço, a DPHDM encaminhará, anexo ao Relatório de VISITEC, uma relação do material
necessário (filmes de sais de prata, filmes diazo, caixas plásticas para acondicionamento dos
filmes, bobinas virgens, revelador, fixador, neutralizador e amônia), a ser adquirido pela OM
solicitante e encaminhado para o Centro de Microfilmagem da Marinha.
Os custos para reprodução eletroestática a partir dos microfilmes, a ser realizada pelo
Arquivo da Marinha, correrão por parte do solicitante. Os valores relativos ao serviço de
reprodução serão estabelecidos considerando somente os custos com o material empregado,
devendo ser divulgados pelo Centro de Microfilmagem da Marinha.
5.8 - OBSERVAÇÕES GERAIS
Todo o processo de execução, desde a VISITEC até a entrega dos produtos finais às OM
solicitantes poderão sofrer ajustes conforme demanda. Quaisquer necessidades deverão ser
apresentadas ao Arquivo da Marinha para que sejam adotadas as medidas de ajuste/correção
necessárias.
A migração de suporte, que consiste na passagem da imagem do documento original
para o microfilme, pode possibilitar grande economia de espaço em relação ao
acondicionamento de caixas-box, uma vez que após concluído o processo os documentos
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 5-5 - REV.1
originais, cuja destinação final for a “ELIMINAÇÃO”, poderão ser eliminados, observando-
se a legislação em vigor, contudo, o processo de microfilmagem deverá ser utilizado de
maneira racional, observando-se os prazos de guarda dos documentos e suas destinações
finais, sob pena inclusive de dispêndio de recursos financeiros para produção de microfilmes
que permanecerão sob guarda por curto prazo, evidenciando pouco custo x benefício na
atividade.
Conforme disposto no Decreto nº 1.799/1996:
_____. Art. 12. A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios que
garantam sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a
revisão e a extração de filme cópia.
Parágrafo único. A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá
ocorrer se prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade
competente na esfera de sua atuação e respeitado o disposto no art. 9º da Lei nº 8.159, de 8 de
janeiro de 1991. (grifo nosso).
_____. Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não
poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público
de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor. (grifo nosso).
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 6-1 - REV.1
CAPÍTULO 6
ACESSO AOS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS
6.1 - PROPÓSITO
O acesso à informação arquivística é garantido pela gestão de documentos, cujo o
objetivo principal é o acesso aos documentos, em tempo hábil, a todos os consulentes, sejam
eles internos ou externos. De acordo com o art. 1º da Lei nº 8.159/1991, é dever do Poder
Público a gestão de documentos e a proteção especial a documentos de arquivos, como
instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como
elemento de prova e informação.
6.2 - ACESSO À INFORMAÇÃO
Garantir o acesso à informação, compreende o direito de acesso como uma ação de
cidadania e um dever do Estado, somente possível por meio do uso de diversos recursos
informacionais, sendo um deles o tratamento do documento de arquivo, produzido e recebido
no âmbito das atividades da Marinha do Brasil.
Cabe à DPHDM/Arquivo da Marinha prover o acesso aos documentos arquivísticos da
MB a ele transferidos/recolhidos, bem como sua difusão. O acesso à documentação sob
custódia do Arquivo da Marinha é irrestrito para os documentos ostensivos, a exceção dos
documentos que possam comprometer a intimidade, a vida privada, honra e a imagem das
pessoas, bem como as liberdades e garantias individuais (INFORMAÇÃO PESSOAL),
conforme disposto na Lei nº 8.159/1991, no art. 2º do Decreto nº 4.073/2002 e na Lei nº
12.527/2011, regulamentada pelo Decreto nº 7.724/2012.
A DPHDM/Arquivo da Marinha publica, em seus sítios na internet/intranet, os
procedimentos e meios para acesso aos documentos de seu acervo. Ainda em seus sítios na
internet/intranet, disponibiliza o acesso ao acervo por meio de uma plataforma de descrição e
acesso, onde o consulente poderá, inclusive, realizar download dos objetos digitais, além de
ter acesso ao contexto histórico no qual este encontra-se inserido.
A Lei nº 12.527/2011, Lei de Acesso à Informação (LAI), efetiva o direito previsto na
Constituição de que todos têm a prerrogativa de receber dos órgãos públicos, além de
informações do seu interesse pessoal, aquelas de interesse coletivo. Isto significa que a
Administração cumpre seu papel quando divulga suas ações e serviços, mas, também, deve
estar preparada para receber demandas específicas.
Responder a uma solicitação de acesso à informação pública requer metodologia: é
necessário processar o pedido e garantir ao requerente a entrega do dado.
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 6-2 - REV.1
Para garantir o acesso, a Lei, além de estipular procedimentos, normas e prazos, prevê a
criação, em todos os órgãos e entidades do poder público, de um Serviço de Informações ao
Cidadão (SIC). Caberá a este Serviço protocolizar documentos e requerimentos de acesso à
informação, orientar sobre os procedimentos de acesso, indicando data, local e modo em que
será feita a consulta, e informar sobre a tramitação de documentos.
A LAI estabelece que órgãos e entidades públicas devam divulgar informações de
interesse coletivo, salvo aquelas cujo sigilo previsto no texto legal impeça a sua disseminação.
Isto deverá ser feito por intermédio de todos os meios disponíveis e, obrigatoriamente, em
sítios da Internet.
Desse modo, a Marinha se adequou aos dispositivos da LAI implementando o Serviço de
Informações ao Cidadão no âmbito da Marinha do Brasil (SIC-MB), subordinado ao Centro
de Comunicação Social da Marinha (CCSM). A garantia do direito de acesso à informação ao
cidadão será franqueada, mediante procedimentos objetivos e ágeis, de forma transparente,
clara e em linguagem de fácil compreensão, por meio das Unidades de Atendimento ao
Público, instaladas em todas as sedes de Distrito Naval, assim como da Unidade de
Monitoramento e Gestão, a cargo do CCSM.
Os procedimentos, bem como a estrutura para atendimento ao SIC, estão previstos no
EMA-318 - Normas para o Serviço de Informação ao Cidadão no Âmbito da Marinha do
Brasil (SIC-MB), que apresenta toda a estrutura e o funcionamento do SIC.
As Organizações Militares poderão, ainda, solicitar acesso às informações por meio de
email, mensagem ou expediente, conforme o caso.
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 7-1 - REV.1
CAPÍTULO 7
ESCRITURAÇÃO DE LIVROS
7.1 – PROPÓSITO
Orientar as OM sobre a escrituração dos Livros do Estabelecimento, do Navio e de
Quartos e para o preenchimento do formulário de informações históricas que subsidiará a
DPHDM com informações de caráter ostensivo de relevante valor histórico sobre as diversas
OM, contribuindo para preservar e divulgar o patrimônio histórico, documental e cultural da
Marinha e, consequentemente, o desenvolvimento da consciência marítima brasileira.
7.2 - LIVRO DE ESTABELECIMENTO
7.2.1 - Finalidade do Livro do Estabelecimento
O Livro do Estabelecimento tem por finalidade registrar os dados essenciais ao
conhecimento da OM, quanto às suas características físicas e sua história, desde o instante de
sua ativação até aquele em que for desativada. Portanto, é um documento com valor primário
(probatório) e secundário (histórico e de pesquisa) e, consequentemente, de guarda
permanente, devendo ser recolhido à DPHDM/Arquivo da Marinha, no prazo definido pela
Tabela de Temporalidade de Destinação de Documentos (TTDD), referente às atividade-fim.
7.2.2 – Composição
O Livro do Estabelecimento compõe-se de dois Tomos, onde o primeiro Tomo
destina-se aos aspectos descritivos e o segundo Tomo aborda os aspectos históricos da OM de
terra.
7.2.3 - Escrituração
a) No Tomo I são feitas não só a descrição sumária do estabelecimento, desde sua
criação e construção, mas também, a de cada uma de suas instalações e equipamentos
considerados importantes ao seu funcionamento com as características essenciais ao seu
conhecimento e fim a que se destinam, como sejam: tipo, sistema, marca, modelo, dimensões
gerais, capacidade, força, número, disposição, dados relativos ao consumo, etc., assim, como
as alterações que forem sendo feitas com respectivas datas.
b) No Tomo II, é escriturado o histórico do estabelecimento, particularizando todos os
fatos dignos de nota que ilustram sua vida de existência;
c) Antes a escrituração era feita em livro de folhas soltas, nas dimensões 35 x 30 cm,
sendo as folhas digitadas de um só lado e numeradas seguidamente, por capítulos. À medida
que as folhas citadas se esgotem, o Livro poderá ser constituído por folhas no formato de A4,
de modo que cópias de documentos, fotografias e recortes de jornais e revistas possam ser
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 7-2 - REV.1
digitalizadas para as mesmas, bem como a escrituração possa ser efetuada com recursos de
informática administrativa de bordo, facilitando o manuseio e a conservação do Livro. Ao
completar um encadernado (livro) de, aproximadamente, trezentas páginas este será fechado e
será aberto um novo livro, dando continuidade em volumes;
d) O primeiro Comandante, Diretor, Encarregado ou outro titular do estabelecimento
rubrica todas as folhas; as que forem sendo acrescidas serão rubricadas pela autoridade que
fizer o acréscimo. É permitido e desejável que o Titular do Estabelecimento, ao realizar o
acréscimo, adicione também os comentários, que julgar pertinentes, para cada capítulo
acrescentado;
e) Ambos os Tomos são escriturados, inicialmente, pela Diretoria de Obras Civis da
Marinha (DOCM), que passa o encargo para a responsabilidade do Titular do
Estabelecimento, Comandante, Diretor, Encarregado ou outro titular a partir da data de sua
posse; e
f) Nos Estabelecimentos já existentes, a escrituração inicial é feita pelo Titular
Comandante, Diretor, Encarregado ou outro titular, que solicitará a DOCM os elementos
necessários ou a designação de um engenheiro daquela OM para o mesmo fim.
7.2.4 – Apresentação
Cada Tomo do livro terá gravado na capa os seguintes dizeres:
(NOME DO ESTABELECIMENTO)
LIVRO DE ESTABELECIMENTO
TOMO I (OU II)
O Tomo I contém os seguintes capítulos:
a) Descrição geral
Neste capítulo são dadas indicações sumárias sobre localização, edifícios existentes
e suas finalidades, pavimentos, compartimentos existentes em cada pavimento, meios de
acesso aos diversos pavimentos, instalações de luz, força e incêndio, lavanderia, oficinas,
instalações esportivas, jardins, garagens, etc.
Deve ser anexado um croqui em escala reduzida, apresentando a disposição dos
edifícios que compõem a OM, com suas finalidades, bem como fotografias sob diversos
ângulos, interna e externamente, inclusive tomadas aéreas, se possível. Serão também relatas
as modernidades e alterações que forem sendo feitas, com o registro das respectivas datas.
b) Dimensões principais
I) dimensões do próprio nacional onde estiver localizado o estabelecimento;
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 7-3 - REV.1
II) frentes, fundos, área coberta, área construída e seu percentual em relação à área
total, altura de cada edificação, expressos em metros e em metros quadrados;
III) plantas em escala reduzida de todos os pavimentos de cada edificação
especificando as dimensões; e
IV) dimensões de cada instalação esportiva, jardins, etc.
c) Dados estruturais e pinturas
I) material de que é construído;
II) tipo de fundação;
III) coberturas, piso, impermeabilização e madeiramento empregado, forros e
isolamentos acústico e contra incêndio;
IV) pintura externa; e
V) pintura interna com indicações relativas às colorações usadas nas diversas
edificações e pavimentos, janelas, portas, etc., separadas por pisos, paredes e tetos.
d) Distribuição dos compartimentos
Deve ser anexada uma planta baixa com a distribuição e descrição dos
compartilhamentos que compõem a OM, tais como:
I) dependências do Comandante, Diretor, Encarregado, ou outro titular do
estabelecimento: gabinete, câmara, sala de refeições, etc.;
II) dependências dos Oficiais: camarotes, banheiros, Praça D'Armas, sala de estar,
refeitórios, etc.;
III) dependências dos suboficiais: camarotes, banheiros, refeitórios, salões de
recreio;
IV) dependências de sargentos e marinheiros: vestiários, alojamentos, banheiros,
refeitórios, salões de recreio;
V) dependências de funcionários civis: vestiários, alojamentos, banheiros,
refeitórios, etc.;
VI) dependências especiais para militares femininas: vestiários, alojamentos,
banheiros, refeitórios, etc.;
VII) dependências dos corpos docente e discente: vestiários, alojamentos,
banheiros, refeitórios, etc., incluindo salas dos instrutores;
VIII) dependências administrativo funcionais: CPD especialmente refrigerado,
áreas de circulação, cais, áreas de estacionamento, vazadouros de lixo, etc.; e
IX) secretarias, bibliotecas, gabinetes, barbearias, bares, paióis, câmaras frigoríficas
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 7-4 - REV.1
e "freezers", açougues, cozinhas e copas, padarias, lavanderias, oficinas, cinema, sala de
estado, salas de aulas: número de cadeiras, instalações de saúde: ambulatórios, gabinetes
dentários, enfermarias, farmácias, paióis, salas específicas e laboratórios; instalações para a
prática de TFM.
e) Luz e força
Deve ser apresentada uma planta das instalações de luz e força em escala reduzida
com as seguintes informações:
I) sistema de iluminação (inclusive iluminação de emergência);
II) características da corrente elétrica usada para iluminação e força;
III) fontes de energia (própria, externa ou ambas), com indicação das principais
características quando se tratar de uma fonte geradora própria e do trajeto de seus cabos (se
externa e submersa);
IV) quadros de manobra e distribuição; e
V) instalações elétricas de gabinetes, laboratórios, CPD, etc.
f) Esgoto e aguada
Deve ser apresentada uma planta das instalações de esgoto e aguada com as
seguintes informações:
I) redes de água;
II) redes de esgoto;
III) hidrômetros;
IV) tanques de água doce (cisternas) e suas capacidades;
V) bombas fixas;
VI) números e localização das bombas portáteis;
VII) material de que são constituídos os tanques de água doce; e
VIII) sistemas de tratamento de esgoto e de águas servidas.
g) Ventilação, refrigeração e incêndio
Deve ser apresentada uma planta das instalações de ventilação, refrigeração e
contra incêndio, com ao menos as seguintes informações:
I) sistemas de ventilação dos compartimentos;
II) sistemas de refrigeração e a que fim se destinam;
III) recursos existentes para prevenção e extinção de incêndio;
IV) recursos disponíveis nas instalações para a evacuação de pessoal em
caso de incêndio (escadas externas, elevadores externos, sinalização, iluminação de
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 7-5 - REV.1
emergência, etc.); e
V) recursos existentes para proteção pessoal: máscaras contra gases, roupas
especiais, etc.
h) Armamento
I) artilharia: canhões, fins a que se destinam, localização, calibres, processos de
carregamento, metralhadoras e mísseis, etc.;
II) armamento portátil: fuzil, metralhadoras, granada de mão, fuzil lança granada,
etc.;
III) munição: especificação e dotação para cada tipo de armamento, inclusive o
portátil;
IV) paióis de munição: localização, capacidade e elevadores de munição,
refrigeração, alagamento e despensas de artilharia;
V) direção de tiro de artilharia: localização das estações, sensores, calculadores de
tiro, fins a que se destinam, etc.; e
VI) meios de defesa - abrigos para ataques de artilharia, aéreos e NBQR.
i) Náutica e meteorologia
I) cronômetros, pêndulos, comparadores, etc.;
II) aparelhos de observação: lunetas, sextantes, teodolitos, etc.;
III) agulhas, equipamentos, fins a que se destinam.
IV) telêmetros portáteis, binóculos, óculos, etc.;
V) radiogoniômetros; e
VI) instrumentos meteorológicos: barômetros, higrômetros, anemômetros,
sismógrafos, etc.
j) Sinalização
Devem ser descritos os sistemas de sinalização e indicação de localização existentes,
principalmente para os seguintes itens:
I) locais de quadros elétricos, tomadas elétricas, interruptores, iluminação de
emergência, hidrantes, mangueiras, extintores, tomadas contra incêndio, válvulas, caixas de
primeiros socorros, alarmes, telefones para chamadas de emergência, e outros equipamentos
de segurança;
II) locais de caixas de relés, fiação e/ou tubulação elétrica, painéis e medidores
elétricos;
III) meios-fios, vagas de estacionamento, locais de parada para inspeção de veículos
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 7-6 - REV.1
e pedestres, bueiros, valetas de drenagem, etc.;
IV) localização de Elementos Organizacionais, placas de orientação de trânsito e
tráfego, de ruas, praças, jardins, edifícios, pavimentos, vazadouros de lixo, armazenamento
temporário de sucata e outros logradouros; e
V) dutos de exaustão, ventilação e refrigeração, corredores, locais de
estacionamento de equipamentos móveis.
k) Lotação
Devem ser anexadas as Tabelas de Lotação Aprovadas (TL).
Devem ser prestadas as seguintes informações:
I) Alterações na lotação; e
II) Indicações gerais sobre pessoal contratado a serviço do estabelecimento.
O Tomo II conterá os seguintes capítulos:
a) Histórico dos Estabelecimentos anteriores
Resumo histórico dos estabelecimentos que anteriormente tiveram o mesmo nome
ou a mesma missão.
Dados e características principais de cada um e, se possível, suas fotografias ou
desenhos.
b) Histórico do estabelecimento
I) ato de criação;
II) Ordens de Serviço de transmissão do Comando ou Direção;
III) Ordem do Dia;
IV) atos de aprovação de seus Regulamento e Regimento Interno;
V) atos posteriores de alteração desses documentos ou de denominação do
estabelecimento;
VI) ato de reestruturação;
VII) ato de extinção;
VIII) Comandantes, Diretores, Encarregados, ou outro titular, assinaturas do
próprio punho em ordem cronológica, datas de posse e de passagem do cargo;
IX) visitas recebidas pelo estabelecimento, cerimoniais ou quaisquer outros
acontecimentos relevantes que, por sua natureza, mereçam registro especial;
X) avarias e acidentes;
XI) obras importantes nos imóveis, reparos importantes nos equipamentos e resumo
dos serviços; e
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XII) Sala de memória, museu, galeria histórica.
7.2.5 - Disposições gerais
Sempre que possível as informações devem ser acompanhadas dos documentos
fotográficos respectivos, bem como por recortes de jornais ou revistas, ou ainda conter
registros de filmes ou gravações dos fatos e eventos mencionados. As autoridades visitantes
podem ter acesso ao Livro na medida de seus graus de acesso a assuntos sigilosos e as
assinaturas deverão ser feitas no Tomo II.
No Tomo I por conter informações que afetam a segurança da OM deve ter seu acesso
restrito.
No início do livro haverá um índice para facilitar a procura do assunto.
7.2.6 - Arquivamento e recolhimento
O Livro permanecerá arquivado na própria OM durante a fase corrente, devendo ser
recolhido à DPHDM (Arquivo da Marinha) após a extinção da OM, observando-se os
procedimentos de recolhimento de documentos definidos na SGM-105. Em casos
excepcionais, os volumes que compõem o Livro de Estabelecimento, com mais de cinquenta
anos, poderão ser antecipadamente recolhidos ao Arquivo da Marinha.
Por ser um documento de valor probatório, histórico e de pesquisa o Livro do
Estabelecimento não deverá permanecer fora da OM, ou ser acondicionado em locais que
contribuam para sua degradação, como por exemplo: depósitos e paióis de materiais diversos.
Com base no Código de Classificação de Documentos de Arquivo, referente às
atividades-fim, o Livro receberá a classificação de nº 692 (REGISTRO DE DADOS
ESSENCIAIS AO CONHECIMENTO DE ORGANIZAÇÕES MILITARES E DE
INFORMAÇÕES DO SERVIÇO RELACIONADO COM A SEGURANÇA – Livro do
Estabelecimento), tendo o seu prazo de guarda definido na TTDD, referente às atividades-fim.
7.3 - LIVRO DO NAVIO
7.3.1 - Finalidade do Livro do Navio
O Livro do Navio destina-se a registrar os dados essenciais ao conhecimento do navio,
quanto às suas características físicas e sua história, desde o instante em que for batida sua
quilha ou for adquirido, até aquele em que for efetivada a baixa do Serviço Ativo da Armada.
Portanto, a exemplo do Livro do Estabelecimento, é um documento de valor primário
(probatório) e secundário (histórico e de pesquisa) e, consequentemente, de guarda
permanente, devendo ser recolhido à DPHDM (Arquivo da Marinha) no prazo definido pela
TTDD, referente às atividades-fim.
OSTENSIVO SGM-503
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7.3.2 – Composição
O Livro do Navio compõe-se de dois Tomos, o primeiro destina-se aos aspectos
descritivos e o segundo, aos aspectos históricos.
7.3.3 - Escrituração
No Tomo I, serão escrituradas a descrição sumária do navio e a de cada uma de suas
instalações, equipamentos ou instrumentos, com as características essenciais ao seu
conhecimento e fim a que se destinam, quais sejam: tipo, sistema, marca, modelo, dimensões
gerais, capacidade, força, número, disposição a bordo, dados relativos ao consumo, etc., por
ocasião de sua incorporação ao Serviço Ativo da Armada, e bem assim as alterações que
foram sendo feitas, com as respectivas datas.
No Tomo II, será escriturado o histórico do navio, particularizando todos os fatos
dignos de nota que ilustrem sua vida. Conterá, também, um resumo histórico dos navios do
mesmo nome que pertenceram à MB.
Antes a escrituração era feita em livro de folhas soltas, nas dimensões 35 x 30 cm,
sendo as folhas digitadas de um só lado e numeradas seguidamente, por capítulos. À medida
que as folhas citadas se esgotem, o Livro poderá ser constituído por folhas no formato de A4,
de modo que cópias de documentos, fotografias e recortes de jornais e revistas possam ser
digitalizadas para as mesmas, bem como a escrituração possa ser efetuada com recursos de
informática administrativa de bordo, facilitando o manuseio e a conservação do Livro. Ao
completar um encadernado (livro) de, aproximadamente, trezentas páginas este será fechado e
será aberto um novo livro, dando continuidade em volumes;
A abertura e escrituração inicial de ambos os volumes do Livro do Navio será feita
pelo Encarregado do Grupo de Recebimento. Para tanto, deverá receber os elementos
necessários do estabelecimento construtor e das DE. O Comandante do navio, a partir da data
de sua apresentação ao Grupo de Recebimento é o responsável pela sua guarda e deverá
entregá-lo atualizado ao seu sucessor, por ocasião da passagem do Comando.
O primeiro Comandante do navio rubricará todas as folhas; as que forem sendo
acrescidas serão numeradas pelos Comandantes que fizerem acréscimos. É permitido e até
desejável que o Comandante, ao fazer acréscimos ao Livro, explicite os comentários que
considerar pertinentes, em cada capítulo acrescentado.
7.3.4 – Apresentação
Cada Tomo terá gravado na capa os seguintes dizeres:
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 7-9 - REV.1
(NOME DO NAVIO)
LIVRO DO NAVIO
TOMO I (OU II)
O Tomo I conterá os seguintes capítulos:
a) Descrição geral
Descrição sucinta das diversas instalações, equipamentos ou instrumentos, etc.,
existentes a lançamento, madrinha e personalidades presentes a esses eventos, fotografias
alusivas, "slides", indicações de localização de filmes alusivos em videocassetes, DVDs,
experiências preliminares e finais, cópias de atas lavradas, fotos, "slides", localizações de
vídeos, etc.
b) Dimensões principais
I) deslocamentos e respectivos calados nas diversas condições de carga,
deslocamento em imersão, no caso de submarino;
II) comprimentos: total e entre perpendiculares - boca e pontal;
III) alturas: do tope dos mastaréus, antenas, da borla dos mastros, das vergas, das
plataformas, das chaminés, dos canhões, dos tubos de torpedos, dos reparos de mísseis, dos
conveses, etc., referidos à linha d'água do navio em plena carga; e
IV) cubagem dos compartimentos principais - pesos de objetos importantes.
c) Dados estruturais
I) material de que é construído, espessura das chapas, sistemas de ligações, quilha,
roda de proa, cadaste, número de cavernas, cantoneiras, etc.;
II) conveses, couraçamento vertical e horizontal;
III) cobertas, compartimentos e anteparas estanques, portas estanques, válvulas de
fechamento, compartimentos celulares e espaços de ar, duplos-fundos, proteção contra minas;
IV) tanques em geral: tanques de lastro e tanques de equilíbrio, tanques de óleo
combustível, de óleo lubrificante e de combustível de aviação, tanques de água doce, tanques
de reserva e de sobras, etc., capacidade e disposição dos mesmos, válvulas e suspiros dos
tanques;
V) dimensões do convés de voo e carga sustentada; e
VI) dimensões do hangar.
d) Estabilidade
I) provas de estabilidade e curvas de estabilidade, altura metacêntrica
correspondente a diversas linhas d'água; e
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 7-10 - REV.1
II) variação de calado do navio para diversas condições de carga, peso necessário
para variar o calado médio de 1 centímetro, medidas necessárias para inc1inar o navio de 5
graus no sentido transversal, em várias condições de carga.
e) Sistemas de armas
I) artilharia: torres, torretas, canhões e metralhadoras;
II) tubos de torpedos: quantidades, disposições e características principais, sistemas
de embarque e carregamento dos tubos;
III) torpedos, minas e bombas: dotações, características principais e sistemas de
carregamento;
IV) foguetes e mísseis: dotações, características principais e sistemas de
lançamento;
V) munições: dotações nas diversas condições do navio;
VI) paióis de munição, foguetes e mísseis e cofres de pronto uso: capacidade,
elevadores de munição, sistemas de refrigeração
VII) computadores e calculadores de tiro;
VIII) radares de direção de tiro;
IX) centro de operações ou de informações de combate: localização;
X) direção de tiro de artilharia: estações, diretoras, previsoras, telêmetros, marca
dores de alvo, indicadores de distâncias e desvios, traçadores, comunicações interiores;
XI) direção de tiro de torpedos: sistemas, sensores, equipamentos periféricos e
comunicações interiores;
XII) direção de tiro de foguetes e mísseis: sistemas de guiagem e iluminação,
vetores, equipamentos periféricos e comunicações interiores;
XIII) alças óticas;
XIV) dispositivos para cortinas de fumaça; e
XV) armamento portátil: equipamentos para o contingente de desembarque.
f) Manobra
I) âncoras e amarras: tipo e peso das amarras, comprimento das amarras, número
e peso dos quartéis, dimensões dos elos; etc.;
II) ancorote: número, tipo e peso das âncoras e amarras e suas localizações a bordo;
III) espias: comprimento e bitola;
IV) aparelhos de suspender cabrestantes, guinchos e molinetes; e
V) recursos disponíveis para reboque.
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g) Propulsão
I) máquinas principais: turbinas a vapor, turbinas a gás, motores de combustão
interna, geradores e motores elétricos, máquinas alternativas, propulsão com binada;
II) geradores de vapor: reatores nucleares, caldeiras principais e caldeiras
auxiliares. capacidade de geração, pressão normal e tempo de vaporização.
III) geradores de gás;
IV) máquinas auxiliares: bombas de circulação, alimentação, de óleo lubrificante,
de óleo combustível, vaporizadores, destiladores, condensadores, etc.;
V) sistemas auxiliares: aquecimento das máquinas propulsoras, aparelhos de
segurança e isolamento dos geradores de vapor, aparelhos de ramonagem, etc.;
VI) sistemas de controle de propulsão; e
VII) eixos, mancais de escora, hélices, controle de hélice de passo controlado.
h) Governo
I) estações de governo: localização;
II) controle de governo: timão, manete, piloto automático, etc.;
III) lemes verticais e seus dispositivos de manobra, indicadores, etc.;
IV) lemes horizontais e seus dispositivos de manobra, indicadores, etc.;
V) estabilizadores;
VI) telégrafos de manobra, das máquinas, do leme, etc.; e
VII) clinômetros, manômetros de profundidade.
i) Navegação
I) agulhas giroscópicas, suas repetidoras e circuitos respectivos, registradores de
rumos, agulhas magnéticas, agulhas de pequena embarcação, taxímetros, peloros e
equipamento de navegação inercial;
II) odômetros, ecobatímetros (casco e portátil) e prumos;
III) instrumentos de navegação: sextantes, binóculos, telêmetros portáteis,
cronômetros, comparadores, relógios, etc.;
IV) radiogoniômetros;
V) instrumentos de meteorologia: termômetros, barômetros, higrômetros,
anemômetros, etc.;
VI) periscópios e seus acessórios;
VII) radares de navegação;
VIII) equipamentos de navegação eletrônica (NAVSAT, OMEGA, DECA,
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 7-12 - REV.1
LORAN, etc.);
IX) equipamentos de oceanografia (batitermógrafos, analisadores, etc.); e
X) equipamentos de meteorologia, fac-símile, sonda ionosférica, etc.
j) Comunicações e informática
EXTERIORES
I) indicativo internacional do navio;
II) centro de comunicações: localização;
III) postos rádio e de sinais: quantidade, denominação e localização;
IV) camarim de criptografia: localização;
V) equipamentos de comunicações pelo método ótico: tipo, quantidade e
localização;
VI) equipamentos de comunicações pelo método acústico: tipo, quantidade e
localização;
VII) equipamentos de comunicações pelo método radioelétrico (incluindo aparelhos
de fac-símile): tipo, quantidade, localização, faixas de frequência e potências de emissão;
VIII) equipamentos de comunicação via satélite: tipo, quantidade, localização, etc.;
e
IX) antenas: tipo, quantidade e localização.
INTERIORES
I) telefones automáticos: localização da central, locais atendidos e quantidade;
II) telefones autoexcitados: localização dos quadros de amarração, circuitos e locais
atendidos;
III) fonoclamas;
IV) intercomunicadores;
V) alarmes;
VI) tubos acústicos;
VII) telégrafos de ordens e informações; e
VIII) equipamentos de informática administrativa: tipos, quantidades, localizações,
interligação em redes, etc.
k) Sensores
I) radares e repetidoras: tipos, características, localizações, antenas; e
II) sanares: tipos, características, transdutores, domo, localização.
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l) Guerra eletrônica
I) MAGE: equipamentos, localizações, tipos;
II) CME: equipamentos, localizações, tipos;
III) CCME: equipamentos, localizações, tipos; e
IV) IFF: equipamentos, localizações, tipos.
m) Sistema de geração e distribuição de energia
I) geradores principais e de emergência;
II) conversores, baterias, acumuladores principais, acumuladores secundários;
III) circuitos de alta tensão;
IV) circuitos de baixa tensão;
V) quadros elétricos;
VI) motores elétricos;
VII) motores elétricos em geral;
VIII) sistemas de iluminação;
IX) sistemas de aquecimento;
X) aparelhos e instrumentos de medida;
XI) sistemas de alimentação de força em avaria;
XII) sistemas de alimentação em emergência; e
XIII) sistemas de controle.
n) Ar comprimido
I) compressores de ar, turbo compressores e separadores;
II) grupos de ar;
III) canalizações, seus pianos e válvulas; e
IV) manômetros, válvulas redutoras.
o) Sistemas hidráulicos
I) máquinas hidráulicas;
II) bombas, canalizações e tanques; e
III) acessórios.
p) Alagamento, esgoto e manobras de água
I) duplos-fundos;
II) válvulas de alagamento e esgoto, "Kingstons" (Válvulas de casco) e suspiros;
III) bombas fixas: elétricas, a vapor, de combustão interna, etc.;
IV) bombas portáteis, manuais e de combustão interna;
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V) grande coletor e pequeno, com suas válvulas, indicação de suas posições, lugar
de onde são manobradas e compartimentos servidos pelos coletores;
VI) outros meios de alagamento e esgoto;
VII) sistemas de alagamento e esgoto dos paióis de munição;
VIII) sistemas de tratamento de esgotos e águas servidas;
IX) aparelhos ,indicadores de alagamento, "sprinklers" e outros;
X) bombas de compasso e suas tomadas de mar;
XI) canalizações e seus pianos de válvulas; e
XII) hidrômetros e indicadores de nível.
q) Ventilação e extração
I) ventiladores, extratores e sirocos;
II) canalizações e suas válvulas;
III) ventiladores portáteis;
IV) aquecimento de ar: equipamentos, tipos, capacidades, distribuição e redes;
V) depuração e reoxigenação do ar: depuradores e ampolas de oxigênio; e
VI) filtros NBQR.
r) Refrigeração
I) máquinas frigoríficas: tipos e localização;
II) canalizações;
III) dispositivos de refrigeração;
IV) câmaras frigorificas;
V) geladeiras elétricas; e
VI) ar condicionado: equipamentos, tipos, capacidades, distribuição e redes.
s) Controle de avarias, colisão e abandono
I) bombas fixas: elétricas, a vapor e de combustão interna;
II) canalizações, válvulas e tomadas;
III) bombas portáteis: elétricas, manuais e de combustão interna e suas
canalizações, mangotes, aplicadores, esguichos e localização;
IV) extintores e localizações;
V) misturadores e localizações;
VI) máscaras contra gases e de oxigênio;
VII) roupas de combate a incêndio;
VIII) reparos de controle de avarias, material disponível nos reparos, localizações e
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OSTENSIVO - 7-15 - REV.1
áreas de atuação dos reparos.
IX) equipamentos de corte e solda;
X) sistemas de detecção de incêndio;
XI) sistema fixo de CO2 etc.;
XII) reparos de controle de avarias e de material eletrônico, localização e material
disponível;
XIII) camisa de colisão e seus pertences e outros recursos para o caso de colisão;
XIV) coletes e boias salva-vidas: tipo, número e localização;
XV) recursos para o caso de abandono e lotação das embarcações para esse
propósito;
XVI) material de tamponamento, bujonamento e escoramento; e
XVII) outros meios para o controle de avarias.
t) Socorro e salvamento marítimo
I) coletes e roupas especiais de salvamento e sistemas de carregamento;
II) boias marcadoras e equipamentos de comunicação submarinas e dispositivos
para lançamento de sinais de emergência;
III) tomadas de ar de socorro externo;
IV) luzes de emergência e lanternas de antepara;
V) meios de salvamento disponíveis, do navio e do exterior: guarita, recebimento de
sino de salvamento, recebimento de veículo de salvamento submarino; e
VI) sistema e equipamentos de revitalização do ar ambiente.
u) Escafandria
I) aparelhos;
II) bombas, suas sinalizações e acessórios, etc.;
III) meios de comunicações e seus acessórios, etc.;
IV) gás hélio; e
V) meios para tratamento de acidentados em mergulho.
v) Trabalhos de peso
I) mastros, lanças e paus de carga;
II) guinchos, cabrestantes;
III) turcos: de escaleres, de torpedos, do ferro, plumas, etc.;
IV) estropos em geral etc.; e
V) equipamentos e aparelhos para transferência de carga e óleo no mar.
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w) Embarcações miúdas
I) lanchas: dimensões, peso, propulsão, raio de ação e consumo, capacidade de
transporte e de reboque, equipamentos e palamentas, localização, guarnição;
II) escaleres em geral, baleeiras, dimensões, números de remos, etc., capacidade de
transporte, palamenta, localização e guarnição; e
III) balsas, botes infláveis e chalanas, capacidade de transporte, equipamentos e
localização.
x) Compartimentos habitáveis
I) do Comandante da Força;
II) do Comandante do navio;
III) dos Oficiais;
IV) dos Suboficiais;
V) dos Sargentos e Marinheiros;
VI) secretaria;
VII) bibliotecas; e
VIII) de recreação.
y) Ranchos
I) locais dos ranchos, mesas, bancos e capacidades;
II) cozinhas, equipamentos e acessórios;
III) açougues;
IV) padaria, capacidade de produção diária;
V) paióis de mantimentos;
VI) armários de mantimentos; e
VII) câmaras frigoríficas e geladeiras elétricas.
z) Aguada
I) tanques: disposições e capacidades;
II) bombas e suas canalizações;
III) grupos destilatórios: capacidades de produção normal e máxima; e
IV) grupos de osmose reversa: capacidades de produção.
aa) Higiene
I) banheiros e lavatórios;
II) sanitários;
III) barbearias;
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OSTENSIVO - 7-17 - REV.1
IV) lavanderias;
V) desinfecção: aparelhos e compartimentos servidos; e
VI) aparelhos destinados a quaisquer fins higiênicos.
ab) Saúde
I) salas de consulta;
II) ambulatório;
III) enfermarias;
IV) sala de Cirurgia;
V) farmácias;
VI) gabinete dentário; e
VII) salas para TFM.
ac) Oficinas
I) espaços disponíveis;
II) equipamentos;
III) ferramentas;
IV) recursos; e
V) possibilidades.
ad) Sobressalentes
Paiós de sobressalentes, localizações e capacidades.
ae) Combustíveis e lubrificantes
I) combustíveis empregados. Tanques, localizações e capacidades; redes e
válvulas;
II) combustível de aviação, recursos para reabastecimento em voo;
III) dispositivos para transferência de combustível;
IV) lubrificantes empregados, tanques: espécies, número, localização e
capacidades; redes e válvulas; e
V) purificadores de óleo combustível e lubrificante.
af) Aviação
I) aeronaves existentes a bordo: capacidade;
II) aparelhos de lançamento e parada;
III) equipamentos para orientação de aeronaves; e
IV) equipamentos para manobra de aeronaves e elevadores.
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OSTENSIVO - 7-18 - REV.1
ag) Guerra NBQR:
I) detectores e outros dispositivos;
II) borrifamento externo;
III) cidadelas; e
IV) estações de descontaminação.
ah) Sistema de Proteção Magnética – DEGAUSSING;
Tipo: características; quantidade e localização das Caixas de Ajustes das Bobinas.
ai) Varredura
I) equipamento de varredura mecânica e características;
II) equipamento de varredura acústica e características;
III) equipamento de varredura magnética e características; e
IV) equipamento de varredura combinada e características.
aj) Lotação
I) em tempo de paz e alterações que sofrer; e
II) em tempo de guerra e alterações que sofrer.
ak) Dados táticos
I) velocidade na superfície: máxima mantida (AVe AR), 2/3 (AVe AR), V3 (AVe
AR) e econômica; número de rotações correspondentes e velocidade em imersão: máxima e
de trânsito com indiscrição;
II) raio de ação na superfície: para várias velocidades, da máxima à econômica e
raio de ação em imersão: na velocidade máxima, a l/2 força e na velocidade econômica;
III) leme: ângulo de leme necessário para manter o navio no rumo, estando uma de
suas máquinas parada e a outra com as rotações correspondentes a 2/3 AV e 1/3 AV e perda
de velocidade para diversos ângulos do leme;
IV) curvas de giro; diâmetros táticos finais e avanço e afastamentos;
V) seguimentos e intervalo de tempo correspondente até a parada do navio
quando:
- indo "adiante toda força" dá "atrás toda força";
- indo "adiante 2/3" dá "atrás toda força";
- indo "adiante 1/3" dá "atrás toda força";
- indo "adiante toda força" dá "para as máquinas";
- indo "adiante 2/3" dá "para as máquinas"; e
- indo "adiante 1/3" dá "para as máquinas";
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 7-19 - REV.1
VI) tempo gasto para dar um giro completo, usando as diversas combinações de
máquinas adiante, máquinas atrás e ângulo de leme;
VII) tempo médio para imergir até a cota periscópica; e
VIII) tempo para passar da navegação em imersão, estando o submarino na cota
periscópica, à navegação na superfície com os motores principais.
al) Trabalho de máquinas propulsoras
I) tabela considerando simultaneamente a velocidade, potência e consumo-hora de
combustível e lubrificantes para um dado número de rotações das máquinas; e
II) dados e tempos relativos às manobras das máquinas.
am) Provas de recebimento do navio ou feitas após modernização ou conversão
I) modernizações e/ou conversões: descrições, documentos determinantes,
esquemas e/ou diagramas "antes e depois";
II) enumeração das provas feitas: estabilidade, máquinas, armamento, etc.; e
III) indicação dos dados colhidos.
an) Documentação Técnica – Planos e diagramas
I) relação de todos manuais existentes, indicação sumária dos assuntos sobre que
versam e locais onde estão arquivados e relação dos mapas, dos planos, diagramas com as
indicações respectivas;
II) esquemas das redes de incêndio, alagamento e esgoto, combustível,
lubrificantes, de aguada e reserva; e
III) esquemas dos circuitos elétricos.
O Tomo II conterá os seguintes capítulos:
a) Histórico dos navios anteriores
Resumo do histórico de cada navio que anteriormente teve o mesmo nome e
informação sobre a origem do nome.
b) Histórico do Navio antes da sua incorporação ao Serviço Ativo da Armada
Estabelecimento construtor e localização do estaleiro, batimento da quilha,
cerimônia do lançamento, madrinha, pessoas presentes a esses eventos e fotografias alusivas;
Entrega à MB, cerimônia de hasteamento de nossa Bandeira, mostra de armamento
e cópia da respectiva ata, fotografias alusivas aos eventos, "slides", localizações de vídeos,
etc.
Partida do porto onde foi construído, derrota, seguida e descrição da travessia até o
porto onde ficará sediado, fotos, "slides", localizações de vídeos, etc., relação nominal do
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 7-20 - REV.1
pessoal embarcado nessa ocasião.
c) Histórico do Navio depois da sua incorporação ao Serviço Ativo da Armada
I) incorporação ao Serviço Ativo da Armada, a ata respectiva, incorporação e
desincorporação a Força ou Base; indicações dos atos respectivos com suas datas; fotos,
"slides", localizações de vídeos, etc.;
II) Ordens de Serviço alusivas à transmissão do Comando;
III) comissões e exercícios: indicações resumidas dos mesmos com datas, derrotas,
comentários de interesse, etc. Número de dias de mar e de milhas navegadas em cada ocasião
e total desde o lançamento ao mar; fotos, "slides", localizações de vídeos;
IV) termos de viagem de acordo com as normas em vigor;
V) comandantes: assinaturas do próprio punho, por ordem cronológica; datas de
assunção e de passagem de Comando;
VI) avarias e acidentes; fotos, "slides", localizações de vídeos;
VII) docagens: datas de entrada e saída de dique ou carreira; fotos, etc.;
VIII) ata de desarmamento do navio; e
IX) visitas de autoridades civis e/ou militares, indicações resumidas das mesmas,
fotos, "slides", localizações de fitas de vídeo, etc.
7.3.5 – Disposições Gerais
Sempre que possível as informações deverão ser acompanhadas dos documentos
fotográficos respectivos, bem como por recortes de jornais ou revistas, ou ainda conter
registros de filmes ou gravações dos fatos e eventos mencionados. As autoridades visitantes
podem ter acesso ao Tomo II e assiná-lo.
O Tomo I por conter informações que afetam a segurança da OM deve ter seu acesso
restrito.
No início do Livro haverá um índice para facilitar a procura do assunto.
7.3.6 - Arquivamento e recolhimento
O livro permanecerá arquivado na própria OM durante a fase corrente, devendo ser
recolhido à DPHDM (Arquivo da Marinha) após a baixa do navio, observando-se os
procedimentos de recolhimento de documentos definidos na SGM-105. Em casos
excepcionais, volumes que compõem o Livro do Navio, com mais de vinte anos, poderão ser
antecipadamente recolhidos ao Arquivo da Marinha.
Por ser um documento de valor probatório, histórico e de pesquisa o Livro do Navio
não deverá permanecer fora da OM, ou ser acondicionado em locais que contribuam para sua
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 7-21 - REV.1
degradação, como por exemplo: depósitos e paióis de materiais diversos.
Com base no Código de Classificação de Documentos de Arquivo referente às
atividades-fim, o Livro receberá a classificação de nº 692 (REGISTRO DE DADOS
ESSENCIAIS AO CONHECIMENTO DE ORGANIZAÇÕES MILITARES E DE
INFORMAÇÕES DO SERVIÇO RELACIONADO COM A SEGURANÇA – Livro de
Navio), tendo o seu prazo de guarda definido na TTDD, referente às atividades-fim.
7.4 - LIVRO DE QUARTOS
7.4.1 - Finalidade do Livro de Quartos
O Livro de Quartos tem por finalidade fornecer informações úteis referentes a todos os
assuntos de serviço, mantendo um registro cronológico dos fatos ocorridos a bordo dos
Navios e nas OM de terra, possibilitando consultas posteriores. É um documento de valor
primário (probatório), devendo ser transferido para a DPHDM/Arquivo da Marinha e
eliminado, pela DPHDM, no prazo definido pela TTDD, exceto o primeiro e o último
exemplar de cada OM que terão sua guarda permanente.
7.4.2 – Escrituração
A escrituração dos Livros de Quartos de Navio e Estabelecimentos dar-se-á conforme
disposto na Portaria nº 48/2011, do ComOpNav, devendo ser escriturado conforme abaixo:
a) a Folha “A” será manuscrita a tinta, em letra de imprensa e usando a simbologia
padrão constante da contracapa do Livro de Quartos;
b) a Folha “B” só será preenchida quando se verificar alguma das ocorrências
previstas no item 31 (navios) e no item 10 (estabelecimentos). As ocorrências dos diferentes
quartos serão manuscritas em sequência, até o preenchimento total de cada folha-borrão. Ao
fim de cada mês, as folhas-borrão serão digitadas em uma Folha “B” definitiva, de mesmo
modelo;
c) as correções que se tornarem necessárias, nas folhas já escrituradas, deverão ser
feitas a carmim pelo imediato ou oficial ao qual for delegada competência; e
d) os espaços onde não haja o que lançar deverão ser inutilizados com um traço
horizontal.
7.4.3 - Arquivamento e recolhimento
a) os originais das Folhas „A” e “B‟ dos Livros de Quartos dos Navios serão remetidos
mensalmente, até o dia 10, sem ofício ao COMIMSUP, onde ficarão arquivados, pelo prazo
definido na TTDD (fase corrente), devendo ser transferido/recolhido à DPHDM (Arquivo da
Marinha) após o referido prazo, observando-se os procedimentos de recolhimento de
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 7-22 - REV.1
documentos definidos na publicação SGM-105; e
b) os originais das Folhas „A” e “B‟ dos Livros de Quartos de Estabelecimento ficarão
arquivados nas próprias OM, pelo prazo definido na TTDD (fase corrente), devendo ser
transferido/recolhido à DPHDM (Arquivo da Marinha) após o referido prazo, observando-se
os procedimentos de recolhimento de documentos definidos na publicação SGM-105.
Com base no Código de Classificação de Documentos de Arquivo referente às
atividades-fim, o Livro de Quartos de Navio e Estabelecimento, receberá a classificação de nº
692 (REGISTRO DE DADOS ESSENCIAIS AO CONHECIMENTO DE OM E DE
INFORMAÇÕES DO SERVIÇO RELACIONADO COM A SEGURANÇA – Livros de
Quartos), tendo o seu prazo de guarda definido na TTDD, referente às atividades-fim.
7.5 – FORMULÁRIO DE INFORMAÇÕES HISTÓRICAS
7.5.1 – Preenchimento e envio do formulário
Com base em informações contidas no Livro de Estabelecimento ou no Livro do
Navio, as OM deverão preencher e transmitir à DPHDM por meio de ofício, em formato
digital, até 15 de março de cada ano, o formulário de informações históricas, cujo modelo
consta no anexo E.
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 8-1 - REV.1
CAPÍTULO 8
GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS DIGITAIS
8.1 - PROPÓSITO
Identificar e estabelecer os procedimentos a serem empregados no tratamento e
manuseio dos documentos arquivísticos da Marinha, decorrentes das especificidades do
contexto tecnológico, visando garantir a produção, tramitação, arquivamento e destinação
arquivística dos documentos digitais da MB.
8.2 - FORMAS DOS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS
a) Documento nato-digital
É aquele produzido, armazenado e gerenciado de forma totalmente digital. Seu ciclo
de vida é inteiramente digital, tanto na fase corrente quanto na intermediária, chegando até as
instâncias de eliminação ou de guarda permanente. São exemplos:
I) gravações digitais de som;
II) fotografia digital e vídeo digital;
III) páginas de intranet e internet;
IV) bases de dados digitais;
V) mensagens eletrônicas;
VI) publicações digitais;
VII) processos administrativos e documentos administrativos avulsos; e
VIII) combinações dos tipos acima, além de outros que venham a ser identificados.
b) Documento digitalizado
É aquele produzido analogicamente e reproduzido em meio digital; e
c) Documento híbrido
É composto de parte analógica e parte digital, como, por exemplo, um processo
administrativo que contenha partes nato-digitais e partes em suporte analógico, podendo esta
ser digitalizada para inserção no Sistema de Informatizado de Gestão de Documentos.
8.3 - COMPOSIÇÃO DO DOCUMENTO DIGITAL
O documento digital possui três elementos essenciais: hardware, software e suporte com
a informação, para que possa ser apresentado em sua forma completa, sendo fundamental que
todos os elementos sejam compatíveis. A ausência de qualquer um dos três elementos implica
na inexistência do documento digital.
8.4 - CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS
Os documentos arquivísticos digitais possuem um ciclo de vida dividido nas três fases
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 8-2 - REV.1
de arquivamento (corrente, intermediária e permanente), conforme o inciso 1.2.26 desta
norma.
8.5 - CLASSIFICAÇÃO E TEMPORALIDADE DOS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTI-
COS DIGITAIS
Os documentos arquivísticos digitais recebem o mesmo tratamento que os documentos
em suporte de papel. Assim sendo, as OM devem utilizar o Código de Classificação e a
Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo para a Administração
Pública, referentes às atividades-meio (material, pessoal e finanças), aprovados pelo Conselho
Nacional de Arquivos (CONARQ), a fim de identificarem os prazos de guarda de cada
documento produzido. Tal diretiva encontra-se descrita no Capítulo 5 da SGM-105
(NODAM).
Os documentos produzidos pelas OM, que desempenham as atividades-fim da MB,
deverão utilizar, também, o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e
Destinação de Documentos de Arquivo referentes às atividades-fim elaborados pelo
Ministério da Defesa e pelos Comandos das Forças.
8.6 - VARIEDADES ENVOLVIDAS NA PRODUÇÃO DE UM DOCUMENTO
DIGITAL
a) vários gêneros: documento textual, imagens, arquivos sonoros, imagem em
movimento (filmes) etc;
b) multiplicidade de suporte: disquete, pen drive, HD portátil, CD-Rom etc; e
c) multiplicidade de formatos: doc, xml, html, bmp, cdr, mid, odf, wav, pdf, odt etc.
8.7 - PROGRAMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS
O programa de gestão arquivística de documentos deve ter como base a política
arquivística e a designação de responsabilidades definidas anteriormente, além do contexto
jurídico-administrativo, de forma que esteja de acordo com a missão institucional e a
legislação vigente;
O planejamento envolve o levantamento e a análise da realidade institucional, o
estabelecimento das diretrizes e procedimentos a serem cumpridos pelo órgão ou entidade, o
desenho do sistema de gestão arquivística de documentos e a elaboração de instrumentos e
manuais;
Os objetivos do Programa de Gestão de Documentos Digitais:
a) contemplar o ciclo de vida dos documentos;
b) garantir a acessibilidade aos documentos;
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 8-3 - REV.1
c) manter os documentos em ambiente seguro;
d) reter os documentos somente pelo período estabelecido na Tabela de Temporalidade e
Destinação;
e) implementar estratégias de preservação dos documentos desde sua produção até a
guarda pelo tempo que for necessário; e
f) garantir as seguintes qualidades de um documento arquivístico: organicidade,
unicidade, confiabilidade, autenticidade e acessibilidade.
O documento arquivístico digital deve:
a) refletir corretamente o que foi comunicado, decidido ou a ação implementada;
b) ser capaz de apoiar as atividades desempenhadas;
c) comprovar as atividades realizadas; e
d) conter os metadados necessários para documentar a ação.
A implantação do programa de gestão arquivística de documentos envolve a execução e
o acompanhamento de ações e projetos, efetuados simultaneamente. Deve atender aos
objetivos definidos no planejamento do programa no que se refere à capacitação de pessoal,
implantação de sistemas de gestão arquivística, integração com os sistemas de informação
existentes e os processos administrativos do órgão ou entidade. Essa etapa pode incluir a
suspensão de atividades e procedimentos vigentes que forem considerados inadequados.
A elaboração deste Programa será de responsabilidade da Comissão Permanente de
Preservação da Informação (CPPI), em conformidade com a Política de Preservação Digital
da MB.
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 9-1 - REV.1
CAPÍTULO 9
PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS
9.1 - PROPÓSITO
Descrever os processos a serem adotados para a preservação digital e apresentar os
requisitos fundamentais e os adicionais necessários para a elaboração de um Plano de
Preservação Digital da MB.
9.2 - COMPLEXIDADE NA ADOÇÃO DE SOLUÇÕES PARA A PRESERVAÇÃO
DIGITAL
Não existe solução pronta, sendo necessária a formação de equipes multidisciplinares
para a especificação dos sistemas de gestão de documentos digitais, além da integração de
diversos procedimentos, muitas vezes híbridos, que contemplem tanto a gestão de
documentos em suporte físico quanto digital. A necessidade de monitoramento constante dos
documentos armazenados e a necessidade de revisão periódica dos procedimentos adotados
determinam que seja elaborado um Plano de Preservação Digital, em conformidade com a
Política de Preservação Digital da MB e com o Programa de Gestão Arquivística das
Informações Digitais.
Para que haja efetividade nas ações para preservação digital, faz-se necessária a
implementação de recursos tecnológicos que atendam aos requisitos conforme abaixo:
a) Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) - situado no
ambiente de produção dos documentos e informações arquivísticas, é aplicado para fins de
gestão (prioritariamente para fase corrente), podendo estes requisitos serem encontrados em
um único sistema que interopere com os demais sistemas produtores de informações
arquivísticas digitais, ou ainda, estarem presentes nestes sistemas, sendo, em ambos os casos,
as informações encaminhadas posteriormente para um Repositório Digital Arquivístico
Confiável (RDC-Arq);
b) Repositório Digital Arquivístico Confiável (RDC-Arq) - situado no ambiente de
preservação dos documentos e informações arquivísticas, armazena e gerencia os
documentos, seja nas fases corrente e intermediária, seja na fase permanente, sendo capaz de
mantê-los autênticos, preservá-los e prover acesso a eles pelo tempo necessário. Não se
resume a uma solução informatizada para armazenamento (storage), que é apenas um
componente do repositório; e
c) Plataforma de difusão e acesso - situado no ambiente de acesso às informações
arquivísticas, deverá ser capaz de atender aos requisitos de descrição arquivística e interoperar
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 9-2 - REV.1
com o SIGAD e o RDC-Arq, garantindo o acesso às informações sem que exista risco à
segurança dos ambientes de produção e de preservação.
Todos os documentos arquivísticos deverão ser preservados na fase corrente e
destinados pelo tempo estabelecido nas Tabelas de Temporalidade e Destinação de
Documentos, referentes às atividades-meio e atividades-fim. Assim sendo, compete a cada
uma das OM manter tais documentos acessíveis pelo tempo indicado, até poder eliminá-los ou
transferi-los para a fase intermediária de arquivamento.
9.3 - ESTRATÉGIAS PARA A PRESERVAÇÃO DIGITAL
A presente Norma se destina a orientar os procedimentos a serem adotados na
preservação dos documentos arquivísticos digitais da MB, nas fases corrente, intermediária e
permanente, observados os prazos constantes das Tabelas de Temporalidade, referentes às
atividades-meio e às atividades-fim. Para tal, serão apontados alguns fundamentos básicos,
suas fragilidades e orientações:
Fundamento Fragilidade Orientação
1) Manter uma
política de
preservação
I. Perda de
documentos ao longo
do tempo
• formação de uma equipe multidisciplinar/
interdisciplinar
• elaboração da política de preservação digital
• preparação da infraestrutura e ambiente
• implantação da política
• revisão e adaptação periódica
2) Não depender de
hardware específico
I. Obsolescência do
hardware
II. Dependência
tecnológica do
fabricante
• manter compatibilidade do hardware com as
diversas tecnologias e fornecedores da
atualidade
• verificar a estabilidade da tecnologia
utilizada no hardware
• verificar a especificidade do hardware em
relação ao objeto digital
3) Não depender de
software específico
I. Obsolescência do
software
II. Dependência
tecnológica do
fabricante
• utilizar de padrões abertos
• permitir o acesso por diversos softwares
• verificar a estabilidade da tecnologia
• verificar a especificidade do formato em
relação ao objeto digital
• garantir a forma de apresentação
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 9-3 - REV.1
Fundamento Fragilidade Orientação
4) Não confiar em
sistemas
gerenciadores como
única forma de
acesso ao documento
digital.
I. Sistema gerenciador
deixa de funcionar; e
II. Contrato de
manutenção e/ou
licença de uso
vencida.
• manter a estrutura de diretórios conhecida e
com possibilidade de acesso independente
• manter a organização e nomenclatura
conhecida e com possibilidade de acesso
independente
• manter os formatos conhecidos
5) Migrar seus
documentos de
suporte e formato
periodicamente
I. Obsolescência do
formato
II. Obsolescência do
suporte
III. Perda de
confiabilidade no
suporte
• possuir ferramentas de migração de formato
• possuir ferramentas de migração de suporte
• estabelecer rotinas de rejuvenescimento e/ou
migração, tendo como base:
- verificação da confiabilidade do suporte
- verificação da obsolescência do software
- verificação da obsolescência do hardware
6) Replicar os
documentos em
locais fisicamente
separados
I. Catástrofe com o
acervo
manter cópias de segurança e/ou backup em
prédios fisicamente separados e
preferencialmente distantes
utilizar sala-cofre quando possível
7) Não confiar
cegamente no
suporte de
armazenamento
I. Degradação da
mídia
II. Dano físico por
problemas de
manipulação e
fabricação
definir a vida útil dos diversos suportes
estabelecer uma tabela de confiabilidade
para o tempo de uso e armazenamento dos
diversos tipos de mídias utilizados
implementar rotinas de verificação do tempo
de uso e armazenamento das mídias
definir ambiente de armazenamento
8) Não deixar de
fazer backup e
cópias de segurança
I. Danos nos
equipamentos
II. Danos nas mídias
de armazenamento
estabelecer uma política de backup e/ou
cópia de segurança é o primeiro passo para a
preservação das imagens digitais, pois ele
garante de forma íntegra e confiável a
restauração dos dado registrados em sistemas
de informações, diretórios de arquivos etc.
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 9-4 - REV.1
Fundamento Fragilidade Orientação
9) Não preservar lixo
digital
I. Sobrecarga dos
depósitos digitais
II. Sobrecarga no
sistema gerenciador
estabelecer tabelas de temporalidade
avaliar o documento digital:
- eliminar (lixo digital)
- preservar documento digital
10) Garantir a
autenticidade dos
documentos
arquivísticos digitais
I. Perda de dados ou
informações
II. Perda da estrutura
do documento
III. Adulteração
IV. Perda do
documento
V. Perda do contexto
histórico
VI. Perda do histórico
de produção e
elementos e
VII. Perda de meta-
dados
estabelecer trilhas de auditoria
controlar acesso
expor o mínimo possível o documento
digital
manter metadados de preservação
Tais estratégias devem alcançar todas as características essenciais que definem um
documento digital, que são: físicas (suporte/registro físico), lógicas (software e formato
digital) e conceituais (estrutura/conteúdo exibido). Devem, ainda, levar em conta os
elementos necessários para a produção, a manutenção e o acesso aos documentos digitais.
9.3.1 - Migração
Enquanto ações de preservação como a implementação de um SIGAD e de um
RDC-Arq encontram-se em fase de estudo e desenvolvimento, esta é maneira mais econômica
e viável para esta finalidade. Trata-se de um conjunto de procedimentos e técnicas para
assegurar a capacidade dos objetos digitais serem acessados, em face das mudanças
tecnológicas. A migração pode ocorrer por conversão, por atualização/rejuvenescimento ou
por reformatação, e consiste:
a) na mudança de um suporte ou formato que está se tornando obsoleto, fisicamente
deteriorado ou instável, para um suporte mais novo. Serão utilizados pela MB dois métodos
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 9-5 - REV.1
básicos:
I) Reformatação - técnica de migração que consiste na mudança da forma de
apresentação de um documento para fins de acesso ou manutenção dos dados. Por exemplo:
impressão ou transformação de documentos digitais em microfilme (tecnologia COM) ou
transferência dos documentos de um sistema computacional para uma mídia móvel (tecnologia
COLD); e
II) Rejuvenescimento/atualização - técnica de migração que consiste em copiar os
dados de um suporte para outro sem mudar sua codificação, para evitar perdas de dados
provocadas por deterioração do suporte.
b) na transferência de um formato de arquivo obsoleto para um formato mais atual ou
padronizado (reformatação). A MB definiu o formato Open Document Format (ODF) como
padrão a ser seguido na elaboração dos seus documentos e o formato PDF/A para
arquivamento;
c) na substituição de uma plataforma computacional em vias de descontinuidade para
uma outra mais moderna (conversão);
d) A migração deverá ser realizada, por cada OM, de forma criteriosa, sistemática e
documentada, garantindo, assim, a confiabilidade; e
e) A necessidade de migração dos documentos digitais será determinada pela avaliação
da confiabilidade dos seus elementos essenciais (hardware, software e suporte com a
informação), a fim de minimizar riscos de perda dos documentos.
Os seguintes fatores deverão ser considerados pelas OM, a fim de minimizar os riscos
de perda de documentos em suporte digital:
a) Hardware
I) Deve-se estar atento para as suas fragilidades, que são: a obsolescência e a
dependência tecnológica do fabricante. Para tanto, deve-se:
- manter compatibilidade do hardware com as diversas tecnologias e
fornecedores da atualidade;
- verificar a estabilidade da tecnologia utilizada no hardware;
- verificar a especificidade do hardware em relação ao objeto digital; e
- programar substituições periódicas dos equipamentos, preferencialmente um
quinto dos equipamentos por ano de modo que, em cinco anos, haja a revitalização de todos
os hardwares.
II) Deverão ainda, ser observados cuidados quanto a degradação da mídia e
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 9-6 - REV.1
eventuais danos físicos:
- definindo a vida útil dos diversos suportes;
- estabelecendo uma tabela de confiabilidade para o tempo de uso e
armazenamento dos diversos tipos de mídia utilizados;
- implementando rotinas de verificação do tempo de uso e armazenamento das
mídias; e
- definindo o ambiente de armazenamento.
III) O Setor do Material/DCTIM estabelecerá procedimentos específicos para a
aquisição do hardware.
b) Software
I) Semelhante ao hardware, as suas fragilidades são: a obsolescência e a
dependência tecnológica do fabricante. Para fazer frente a estes fatos, é fundamental:
- utilizar padrões abertos, que permitam o acesso por diversos softwares;
- verificar a estabilidade da tecnologia a adquirir; e
- garantir a forma de apresentação dos documentos migrados.
II) O Setor do Material/DCTIM estabelecerá procedimentos específicos para a
aquisição do software.
c) Migração de suportes
I) A preservação da informação digital adotará as seguintes medidas:
- migrar o formato e o suporte sempre que for detectada a obsolescência de um ou
outro ativo, conforme orientações específicas do Setor do Material/DCTIM (Boletim
Técnico); e
- estabelecer rotinas de atualização/rejuvenescimento, tendo como base as
seguintes verificações: da confiabilidade do suporte, da obsolescência do software e da
obsolescência do hardware, conforme orientações específicas do Setor do Material/DCTIM
(Boletim Técnico).
II) As migrações serão normatizadas pelo Setor do Material.
9.4 - PRINCIPAIS AMEAÇAS AO OBJETO DIGITAL
a) As principais ameaças ao objeto digital são: a obsolescência tecnológica, a fragilidade
das mídias, a variedade de mídias e a complexidade envolvida na especificação dos sistemas
de recuperação da informação digital. O desafio da preservação dos objetos digitais está em
garantir o acesso contínuo a seus conteúdos e funcionalidades, por meio de recursos
tecnológicos disponíveis à época em que ocorrer a sua utilização. Seguem alguns exemplos de
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 9-7 - REV.1
agentes causadores de danos às mídias eletrônicas:
I) temperatura;
II) umidade;
III) tempo de uso da mídia;
IV) qualidade da mídia;
V) manipulação (podendo acarretar, dentre outros danos, ranhuras na superfície do
policarbonato, ocasionadas por processos inadequados de limpeza da mídia);
VI) falhas no processo de fabricação (podendo acarretar, dentre outros danos, falhas
na injeção do policarbonato, deixando os pit´s “fracos”); e
VII) campo magnético (para mídias magnéticas).
b) Algumas recomendações para se evitar danos às mídias digitais serão disseminadas em
instruções normativas do Setor do Material.
9.4.1 - Procedimentos de contingência
Até que sejam adotadas as medidas de preservação, como a implementação do
Programa de Gestão Arquivística de Documentos Digitais e a elaboração do Plano de
Preservação dos Documentos Digitais, deverão ser adotados procedimentos para mitigar os
riscos de perda de documentos digitais.
a) Procedimento de backups (cópias de segurança) - Cumprir as medidas de segurança
descritas na DGMM-540 - Normas de Tecnologia da Informação da Marinha;
b) Perda de dados ou informações - Haverá perda de dados ou informações quando do
comprometimento do acervo, da sua estrutura, do contexto histórico, do histórico de produção
ou dos elementos de conteúdo cognitivo e metadados;
Para garantir a confiabilidade dos documentos digitais, deve-se:
I) estabelecer trilhas de auditoria;
II) controlar o acesso;
III) expor o mínimo possível o acervo digital; e
IV) manter metadados de preservação.
c) A DCTIM disporá, em boletins técnicos, sobre o uso de ferramentas de garantia da
autenticidade dos documentos digitais.
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OSTENSIVO - 10-1 - REV.1
CAPÍTULO 10
RESPONSABILIDADES
10.1 - PROPÓSITO
Atribuir responsabilidades, à luz da legislação nacional e das normas da MB, aos
gestores envolvidos na preservação dos documentos arquivísticos.
10.2 - SETOR DA SGM - DPHDM (ARQUIVO DA MARINHA)
Compete ao Setor da SGM e, especificamente, à Diretoria do Patrimônio Histórico e
Documentação da Marinha (DPHDM), publicar e atualizar instruções sobre a “Transferência,
Recolhimento e Eliminação de Documentos e Publicações” e propor a atualização dos textos
das normas que versem sobre documentos arquivísticos da Marinha, em qualquer suporte, em
conformidade com a legislação do País e a orientação técnica. Compete, ainda, a proposição
de alterações à presente Norma, toda vez que se fizer necessário, bem como, coordenar o
recolhimento e a guarda dos documentos/informações arquivísticos na fase permanente,
adotando todas as medidas necessárias para atender à demanda institucional.
10.3 - CENTROS LOCAIS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (CLTI)
Caberá aos Centros Locais de Tecnologia da Informação (CLTI) a instalação,
operacionalização e manutenção de repositórios digitais que tratem os documentos
arquivísticos digitais dispostos no item 8.2 desta Norma, nas fases corrente e intermediária.
10.4 - TODAS AS ORGANIZAÇÕES MILITARES (OM)
Compete às OM administrar os documentos por elas produzidos e que estejam na fase
corrente de arquivamento. Para tanto, há necessidade de serem atribuídas algumas
responsabilidades a alguns elementos organizacionais, a saber:
10.4.1 - Titular da OM
É a autoridade máxima responsável pela implantação dos procedimentos de
preservação dos documentos na fase corrente. A ele compete apoiar a implantação do Plano
de Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais na Fase Corrente, alocando recursos
humanos, materiais e financeiros, e promovendo o envolvimento de todos os produtores de
documentos no cumprimento do referido Plano.
10.4.2 - Vice-Titular da OM
a) É o responsável pela coordenação da adoção do Plano de Preservação de
Documentos Arquivísticos Digitais na fase corrente; e
b) Nas OM onde não haja vice-titular na sua estrutura organizacional, tal atribuição
será desempenhada pelo segundo militar da ativa mais antigo que se segue na hierarquia da
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - 10-2 - REV.1
OM. Tal designação deverá ser formalizada em Ordem de Serviço (OS).
10.4.3 - Serviço de Secretaria e Comunicações (SECOM)
a) Compete ao SECOM de cada OM o cumprimento dos procedimentos constantes na
SGM-105 e da presente Norma, consolidando os procedimentos em Ordem Interna (OI), de
acordo com o modelo proposto no apêndice I ao anexo A, especificamente para documentos
arquivísticos digitais, estando os procedimentos específicos para documentos arquivísticos
analógicos previstos na SGM-105, e o assessoramento das Subcomissões Permanentes de
Avaliação de Documentos (SPAD);
b) As orientações, quanto ao encaminhamento dos documentos arquivísticos digitais
para as fases intermediária e permanente de arquivamento, serão publicadas na revisão da
presente Norma, cabendo a orientação técnica à DPHDM; e
c) Diferentemente do que ocorre com os documentos em meio físico, o Núcleo
Concentrador de Documentos (NCD) digitais das OM deixa de ser o SECOM e passa a ser o
Setor de Tecnologia da Informação.
10.4.4 - Setor de Tecnologia da Informação (TI)
a) Os documentos em suporte digital da OM serão armazenados fisicamente em seus
repositórios de dados, geralmente localizados em plataforma de hardware (servidores) das
Centrais de Processamento de Dados ou setores afins. Por conta disto, estes setores devem
atender às normas de Segurança das Informações Digitais (SID), divulgadas pela
DGMM-540, em relação às cópias de backup;
b) É, também, o responsável pela implementação da solução tecnológica para o
arquivamento dos documentos na fase corrente, conforme as normas em vigor e pela
execução da política de preservação; e
c) Este Setor deverá armazenar os documentos da fase corrente de arquivamento e os
seus anexos, tanto da sua OM quanto das OM por ele apoiadas, conforme o caso.
10.5 - SETOR DO MATERIAL - DCTIM
Compete à DCTIM o estabelecimento das regras de utilização das tecnologias de
preservação digital, assim como a atualização destas em função das mudanças tecnológicas
ocorridas.
10.6 - PRODUTORES DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS
Representados pelas seguintes unidades organizacionais: superintendências,
departamentos, divisões e assessorias das diversas OM. São responsáveis, em todos os níveis,
pela produção e pelo uso dos documentos arquivísticos em suas atividades rotineiras.
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - A-1 - REV.1
ANEXO A
MODELO DE ETIQUETA PARA CAIXA BOX
(SIGLA
DA
OM)
(BRASÃO)
ASSUNTO DOS DOCUMENTOS ANO/PERÍODO
Prazos de guarda:
Fase corrente:
Fase intermediária:
xx anos
xx anos
Destinação Final
Eliminação. Eliminar em: (Ano)
Guarda Permanente
Intervenções:
Digitalizar Realizado em:
____/____/____
Microfilmar Realizado em:
____/____/____
Código de
Classificação:
XX.XX
Higienizar Realizado em:
____/____/____
Restauração Realizado em:
____/____/____
Transferência: Termo nº
XXX
Realizado em:
____/____/____
Recolhimento: Termo nº
XXX
Realizado em:
____/____/____
DOCUMENTOS DO CONJUNTO DOCUMENTAL
ESPÉCIE SEQUÊNCIA
NUMÉRICA
OBS:
(Lançar
ausências da
sequência)
QTD ANO
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - B-1 - REV.1
ANEXO B
MODELO DE GUIA-FORA
GUIA-FORA
Número do doc.: ________________________________ Assunto: _______________________________________________________________________
Nome: ________________________________________________ Posto (Graduação): ____________________________________________________
Data de Empréstimo: _____/_____/_______ Data de Devolução: _____/_____/_______
Autorização: ___________________________________________ Posto/Graduação: ______________________________________________________
Número do doc.: ________________________________ Assunto: ________________________________________________________________
Nome: ________________________________________________ Posto (Graduação): ____________________________________________________
Data de Empréstimo: _____/_____/_______ Data de Devolução: _____/_____/_______
Autorização: ___________________________________________ Posto/Graduação: ______________________________________________________
Número do doc.: ________________________________ Assunto: _______________________________________________________________________
Nome: ________________________________________________ Posto (Graduação): ____________________________________________________
Data de Empréstimo: _____/_____/_______ Data de Devolução: _____/_____/_______
Autorização: ___________________________________________ Posto/Graduação: ______________________________________________________
Número do doc.: ________________________________ Assunto: _______________________________________________________________________
Nome: ________________________________________________ Posto (Graduação): ____________________________________________________
Data de Empréstimo: _____/_____/_______ Data de Devolução: _____/_____/_______
Autorização: ___________________________________________ Posto/Graduação: ______________________________________________________
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - C-1 - REV.1
ANEXO C
MODELO DE MENSAGEM PARA VISITEC
CNS PSB VISITEC para (serviço desejado, exemplo: projeto de microfilmagem ou
procedimentos de análise e dimensionamento de arquivos para microfilmagem/digitalização)
de documentos CFM abaixo:
UNO - POC:
ALFA - Posto/Nome;
BRAVO - Telefone;
CHARLIE – E-mail;
DOIS - SERVIÇO SOLICITADO – Microfilmagem / Baixa ou extinção de OM / Orientação
Técnica;
TRÊS - ACERVO A SER AVALIADO (Citar que tipo de documentação será apreciada
durante a visita e o(s) Setor(es) responsável(eis);
QUATRO - Disponibilidade de recursos (diárias e passagens - se for o caso) BT
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - D-1 - REV.1
ANEXO D
MODELO DE PEDIDO DE SERVIÇO DE MICROFILMAGEM
DIRETORIA DO PATRIMÔNIO HISTÓRICO E DOCUMENTAÇÃO DA MARINHA
PEDIDO DE SERVIÇO DE MICROFILMAGEM
COMPROVANTE DE ENTREGA
LOTE Nº
CENTRO DE
MICROFILMAGEM
PS Nº/ANO
_________/_____
OM SOLICITANTE NOME E CÓDIGO
DATA/ENTRADA
_____/_____/_____
RUBRICA
_________________________________________________________________________________________
LOTE Nº
CENTRO DE MICROFILMAGEM
PS Nº/ANO
__________/______
OM SOLICITANTE NOME E CÓDIGO
DATA/ENTRADA
_____/_____/_____
RUBRICA
QUANTIDADE DE DOCUMENTOS Descrição dos serviços a serem executados:
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - E-1 - REV.1
ANEXO E
MODELO DO FORMULÁRIO DE INFORMAÇÕES HISTÓRICAS
Preencher as informações solicitadas nos itens elencados abaixo, quando couber:
1. Principais características da OM.
a) Para os navios – preencher com informações como: nome; nomes anteriores do meio;
estaleiro construtor; data de batimento de quilha; data de lançamento ao mar; data de
incorporação com o respectivo documento; nome da madrinha; primeira oficialidade e, se
pertinente, relação do grupo de recebimento; cômputo total de dias de mar e milhas
navegadas; assim como outras informações julgadas pertinentes para registro histórico da
OM.
b) Para as OM de Terra – preencher com informações como: designação atual; designações
anteriores; endereço de localização e demais endereços que a OM já possuiu; data em que
passou a funcionar na atual instalação; relação, se pertinente, dos militares que compuseram o
núcleo de instalação da OM; assim como outras informações julgadas pertinentes para
registro histórico da OM.
2. Data e documento de criação.
3. Data e documento de ativação.
4. Data de comemoração do aniversário da OM.
5. Organizações subordinadas (se for o caso), embarcações e aeronaves orgânicas.
6. Relação de Comandantes/Diretores, com seus respectivos documentos de designação e
dispensa, e períodos no cargo.
7. Relação de Imediatos/Vice-Diretores, com seus respectivos documentos de designação e
dispensa, e períodos na função.
8. Comissões realizadas com os respectivos períodos e portos visitados.
9. Informações sobre eventos julgados relevantes, tais como: comemorações; inauguração de
novas instalações; aberturas de exposições; lançamentos (de livros, revistas, catálogos);
recebimento de visitas ilustres; entre outras informações julgadas relevantes para registro
histórico da OM.
10. Imagens de: brasão e estandarte com data de modificação por recebimento de comendas,
caso tenha acorrido; formaturas; visitas ilustres; comissões; passagens de comando/direção;
passagens de imediatice/vice-direção; inaugurações de novos espaços; patrimônio histórico
existente na OM; bandeira de faina e lema, se houver; mascote; estátuas memorativas;
armamentos históricos; mastro histórico de navio que deu baixa, se houver; peças de uso
operativo, técnico ou laboral usadas como ornamentação; imagens ostensivas de sinistros e
obras de vulto nas instalações; além de outras imagens julgadas relevantes para registro
OSTENSIVO SGM-503
OSTENSIVO - E-2 - REV.1
histórico da OM, contendo as informações disponíveis que auxiliem a identificação da
imagem, inclusive nomes e designações usadas pelos tripulantes da OM.
11. Demais informações julgadas relevantes para registro histórico da OM.