Post on 17-Mar-2020
SCPI 8.0
Guia Rápido
Trabalhando com o Módulo COMPRAS
Nesta Edição
1 Organograma de Funcionamento
2 Cadastros
3 Solicitação de Compras
4 Monitor de Compras
5 Aprovação da Solicitação
6 Cotação de Preço
7 Pedido de Compras
8 Requisições de Entrada e Saída
9 Licitações
10 Imprimir Documentação da Licitação
Trabalhando com o módulo “Compras”
Solicitações, Pedidos, Estoque, Licitações.
Introdução
O objetivo desse Guia é fornecer
informações específicas e esclarecedoras de forma
detalhada de como funciona o módulo Compras e suas
funções.
O módulo Compras conduz o usuário em
todo o processo de compras, com a simples
formalização de um pedido de compra, passando por
todo o processo de licitação, todas as fases da despesa,
registros de entradas e saídas de almoxarifado e
controle de frota.
Portanto é o usuário pode trabalhar de
maneira simples, somente com requisições de entradas e
saídas do almoxarifado fazendo o pedido de
compras, ou trabalhar de maneiras mais complexas e
organizadas como mostra o organograma seguir.
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SOLICITAÇÃO (MATERIAL / SERVIÇO)
LICITAÇÃO
COTAÇÃO
ABERTURA (Enquadramento)
(Solicitações)
(Proponentes)
MANUTENÇÃO (Classif. Das Fichas)
(Dig. Das Propostas)
(Classif. das Propostas)
ENCERAMENTO (Impressão da
Documentação)
PEDIDO (Pedido de Compra
automático)
EMPENHO (módulo Contas)
ENTRADA /
SAÍDAS (Entrada e Saídas no
Almoxarifado)
LIQUIDAÇÃO (módulo Contas)
ENCERRAMETO (Condições de Pagamento)
(Classif. Orçamentária)
EMPENHO (módulo Contas)
PEDIDO (Pedido de Compra
automático)
ENTRADA /
SAÍDAS (Entrada e Saídas no
Almoxarifado)
LIQUIDAÇÃO (módulo Contas)
PAGAMENTO (módulo Contas)
PAGAMENTO (módulo Contas)
Organograma de Funcionamento do Módulo Compras
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Cadastros
O primeiro passo é entendermos como
funciona a estrutura de cadastro do módulo Compras,
portanto vamos detalhar os principais cadastros do
sistema
Cadastro de Unidade de Medida
Informe a sigla e a descrição da unidade
de medida conforme exemplo abaixo:
CX – CAIXA
UN – UNIDADE
LTR – LITROS
Os cadastros e lançamentos do sistema
SCPI 8.0, seguem um padrão adotado pela empresa
como mostra a figura acima, assim sempre que o usuário
for executar alguma operação no sistema deverá
escolher a opção desejada na palheta superior da tela
para executar a ação:
A palheta de confirmação fica na parte
inferior da tela e deve ser usada para confirmar ou
cancelar as operações selecionadas anteriormente.
Cadastro de Grupos
Cadastro de grupos de produto, esse
cadastro é relacionado diretamente ao cadastro de
produtos, inclusive faz parte da composição do código
do produto compondo os 3 (três) primeiros dígitos.
exemplo de grupos:
001 - GÊNERO ALIMENTÍCIO
002 – FERRAMENTAS
003 - HIGIENE E LIMPEZA
004 – COMBUSTÍVEL
Exemplo de aplicação ao código do produto:
|001.001.001 - LEITE PASTEURIZADO TIPO C
|
|_ _ _ Código do Grupo = 001 (GÊNERO ALIMENTÍCIO)
Cadastro de Sub Grupos
Cadastro de subgrupos de produto, esse
cadastro composto pelo código do grupo e código do
subgrupo sendo esse relacionado diretamente ao
cadastro de grupos, e também relacionado diretamente
ao cadastro de produtos, inclusive faz parte da
composição do código do produto compondo os 6
(seis) primeiros dígitos.
Exemplo de subgrupos:
Obs.: código do Grupo = 001 - GÊNEROS ALIMENTÍCIOS
001.001 - DERIVADOS DO LEITE
001.002 - DERIVADOS DA FARINHA
001.003 – ESPECIARIAS
001.004 - DERIVADOS DE DOCE
Exemplo de aplicação ao código do produto:
|001.|001.001 - LEITE PASTEURIZADO TIPO C
| |
| |_ _ Código do SubGrupo = 001 (DERIVADOS DO LEITE)
|
|_ _ _ Código do Grupo = 001 (GÊNEROS ALIMENTÍCIOS)
Cadastro de Atividades do Fornecedor
Cadastro de atividades do fornecedor,
especifica o tipo do ramo de atividade do fornecedor.
Exemplo de ramo de atividade:
1 – ALIMENTAÇÃO
2 – INFORMÁTICA
3 – MECÂNICA
4 - DESENVOLVIMENTOS DE SOFTWARE
Cadastro de Fornecedores
O Cadastro de fornecedor reuni todas as
informações cadastrais inclusive dados contábeis.
Deverão ser informados os campos:
Tipo de Fornecedor: escolha entre outros os tipos
1. "CNPJ - PESSOAL JURÍDICA",
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2. "CPF - PESSOAL FISICA",
3. "IDENTIFICAÇÃO ESPECIAL (SEM CNPJ/CPF)";
Atividade: selecione o ramo de atividade;
Limite de Empenho: preencha esse campo para
limitar o valor a ser empenhado ao fornecedor,
caso tenha preenchido o campo com o valor
de "8.000,00", o sistema bloqueará avisando que
o limite de valor empenhado para o fornecedor
foi esgotado quando a soma dos valores
empenhados ultrapassarem o valor informado
como limite.
Cadastro de Unidade/Setor
Cadastro de unidade/setor, é usado para
relacionar os departamentos, setores, unidades da
instituição, o cadastro é composto por um código
seqüencial com 9 dígitos, a descrição do
"departamento" e o nome do responsável por aquele
"departamento" , como mostra o exemplo:
000000101
ALMOXARIFADO GABINETE DO PREFEITO
FULANO DE TAL
000000102
ALMOXARIFADO ADMINISTRAÇÃO
BELTRANO DE TAL
Finalidade: O cadastro de unidade/setor é utilizado para
unir diversos centros de custo, dessa maneira é possível
saber informações sobre as movimentações de um
determinado centro de custo e também saber
informações sobre as movimentações de uma
determinada unidade/setor e todos os centros de custo
que fazem parte dela.
Cadastro de Centro de Custo
A estrutura de centros de custos visa
controlar as movimentações efetuadas pelos diversos
setores da entidade. Cada unidade/setor pode possuir
vários centros de custo, exemplo:
Unidade/Setor: SETOR DA ADMINISTRAÇÃO
Centros de custo:
1 - PAÇO MUNICIPAL;
2 – ADMINISTRAÇÃO;
3 - ALMOXARIFADO CENTRAL;
4 - COMBI - PLACA WWW9999.
Unidade/Setor: ALMOXARIFADO SAÚDE
Centros de custo:
5 - VIGILÂNCIA SANITÁRIA;
6 - CENTRO DE SAÚDE MUNICIPAL;
7 - COMBI - PLACA WWW9999.
Observe que no exemplo acima mostramos
duas unidades distintas com centro de custo
relacionados, os lançamentos no módulo compras são
feitos exclusivamente sobre os centros de custo, assim
sendo possível saber a movimentação detalhada de
cada unidade/setor e também será possível saber a
movimentação individual de cada centro de custo.
No cadastro de centro de custo é possível
relacionar um veiculo permitindo assim extrair
informações detalhadas de todos os gastos do mesmo,
para isso é necessário cadastrar um veiculo e criar um
centro de custo com a mesma descrição para cada
unidade/setor que o veiculo for utilizado.
No exemplo dos cadastros acima note que
o veiculo "COMBI" esta relacionado a duas unidades
distintas, para isso é necessário criar dois cadastros de
centro de custo com as descrições do veiculo, cada
cadastro recebe um código individual, e são
relacionadas com o mesmo cadastro de veiculo
(relacionados pela placa do veiculo), assim esse veiculo
pode ser usado por mais de uma unidade/setor e será
possível distinguir a movimentação de cada
unidade/setor e a movimentação individual desse
veiculo.
Preenchimento:
C. Custo: será preenchido automaticamente, e é um
numero seqüencial distinto;
Entidade: selecione a entidade pertencente a esse
centro de custo, essa informação será usada no
cabeçalho dos relatórios envolvendo o centro de custo;
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Poder: selecione o poder;
Órgão: selecione o órgão, as informações de poder e
órgão serão necessárias para a localização das fichas
de despesa;
Unidade/Setor: selecione a unidade/setor pertinente;
Placa: selecione a placa do veiculo;
Responsável: informe o nome do responsável pelo
centro de custo.
Ocultar Centro de Custo: marque essa opção para
inabilitar o centro de custo.
Cadastro de Produtos
O cadastro de produtos reuni todas as
informações necessárias para especificar e descriminar
as características de um produto sendo necessário
informar as seguintes informações:
Grupo: selecione o código correspondente ao cadastro
desejado;
Sub-Grupo: selecione o código correspondente ao
cadastro desejado;
Código: se a opção "Permitir que o código seja digitado"
estiver desmarcada o sistema informará o próximo
número seqüencial disponível para o grupo e subgrupo
selecionado.
Nome do Produto/Serviço: digite a descrição do
produto;
Código Patrimonial: se o produto for de natureza
permanente e for incomparável aos bens patrimoniais
informar o código patrimonial da tabela do plano de
contas;
Apresentação do Fabricante: informe a descrição do
fabricante;
Unidade: selecione a sigla correspondente ao cadastro
desejado;
Quantidade Mínima: informe a quantidade mínima
necessária para esse produto em estoque, essa
informação será útil para melhor controle do
almoxarifado;
Tipo de Produto, divide-se em:
Produto: produtos em geral;
Serviço: é necessário especificar esse tipo para
que não sejam calculados em estoque os
produtos dessa natureza;
Combustível: especificar esse tipo quando é
necessário o controle de consumo da frota, se
essa opção for marcada será ainda necessário
especificar o tipo de combustível a ser
cadastrado sendo "Álcool", "Gasolina" ou "Óleo
Diesel";
Peça: especificar esse tipo para controle de
consumo da frota;
Óleo/Lubrificantes: especificar esse tipo para
controle de consumo da frota.
Pneu: especificar esse tipo quando se trata de
pneus.
Detalhes sobre o produto / serviço: informar qualquer
informação adicional necessária.
Cadastro de Veículos
Acessando o menu "Frota", item "Cadastro de Veículos".
Placa: o campo placa é a chave primaria do veiculo no
sistema, portanto não será possível deixar esse campo
vazio e nem será possível repetir o mesmo código, é
aconselhável preenche-lo de acordo com a placa do
veiculo, sendo assim deverá conter três caracteres
alfabética e quatro caracteres numéricos, como mostra
a imagem a seguir
Aba: “Cadastro”.
Aba: “Dados Adicionais”.
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Solicitação de Compras
Solicitação de compra é o documento
usado para iniciar um processo de compra, a solicitação
pode ser preenchida por qualquer usuário do sistema
que tenha a necessidade de solicitar a compra de um
material ou serviço, a solicitação é o primeiro passo para
fazer uma cotação de preço ou iniciar uma licitação.
Para fazer uma solicitação acesse o menu
"Processo de Compra", item "Solicitação de Material" ou
"Solicitação de Serviço", ao clicar sobre o botão "Incluir"
será exibido às opções para criar uma nova solicitação
ou copiar de uma já existente.
Preenchendo uma solicitação: escolhendo a opção
para criar uma nova solicitação basta preencher os
campos com as informações exigidas:
Número: o sistema se encarregará de gerar um novo
numero seqüencial e distinto;
Centro de Custo: selecione o centro de custo para qual
deseja solicitar material ou serviço;
Data: informe a data da solicitação;
Responsável: o usuário pode informar o nome do
responsável ou usar o nome que foi cadastrado no
centro de custo, dependendo do parâmetro que foi
escolhido;
Prioridade: escolha entre as opções "ALTA", "NORMAL" ou
"BAIXA", essas opções servem para ilustrar melhor o
monitor de compra;
Descrição: informe a descrição para facilitar a
localização posterior;
Obs.: se houver a necessidade de inserir alguma outra
informação preencha esse campo;
Inserindo os itens da solicitação: clique sobre o "GRID" se
preferir o usuário pode digitar o código do produto se
não pode localizá-lo usando a pesquisa de produtos,
para isso pressione a tecla F2, informe a quantidade
solicitada, não será exigido à informação do valor
unitário do produto;
Clique em Ok para concluir e salvar a solicitação.
O Botão “Pesquisar Fichas” na parte
superior da tela faz uma pesquisa nas fichas de dotação
orçamentária de acordo com os campos “Poder”,
“Órgão” e “Unidade” relacionados no cadastro de
Centro de Custo, dessa maneira é possível saber se existe
eventual saldo disponível para a solicitação.
Imprimindo Documento de Solicitação
de Material
Após salvo a solicitação, basta clicar sobre
o botão imprimir localizado na parte superior da tela
para visualizar o documento.
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Monitor de Compras
Pelo Monitor de Compras é possível
acompanhar o andamento de todas as solicitações
circulantes na entidade, as solicitações são
diferenciadas por cores e situações como mostra a
figura abaixo.
No monitor também é possível executar
algumas funções como escolher uma solicitação e
iniciar uma cotação ou selecionar uma cotação e iniciar
o encerramento da cotação, entre outras funções.
Aprovação da Solicitação
Se o usuário decidir usar a regra de
aprovação das solicitações, opção que deve ser
escolhida nos parâmetros do módulo Compras conforme
descrito no guia rápido “Parametrizando o Módulo
Compras”, as solicitações deverão passar por
aprovação antes de ficarem disponíveis para Cotação
ou Licitação, dessa maneira basta acessar o monitor de
compras e selecionar a solicitação que deverá estar
com o status de cor verde, como mostra a figura abaixo
e clicar sobre o botão “Aprovação”.
Aprovando Solicitação
É possível liberar uma solicitação na integra
apenas selecionando-a e clicando no botão ”OK”, pois
todos os itens aparecem por padrão como aprovados,
ou aprovar apenas alguns itens marcando a coluna
“Lib.”, e também é possível liberar uma quantidade
especifica alterando o valor da coluna “Qtde Lib.”.
Observação Importante: a aprovação da
solicitação apenas altera a solicitação selecionada,
dessa maneira não é possível guardar histórico dessas
alterações.
Portanto se o usuário solicita 100 (cem) litros
de Álcool combustível e na aprovação são liberados
apenas 50 litros, após salvar a aprovação não teremos
um histórico dessa solicitação, não teremos um registro
de que foram solicitados 100 litros e apenas liberado 50
litros, como mostra o exemplo a seguir.
Após confirmar o processo de aprovação a
solicitação volta para o seu status de normal, sendo
solicitação de material (cor amarela) ou solicitação de
serviço (cor laranja).
Cotação de Preço
No monitor de compras selecione a
solicitação de material ou serviço e clique sobre o botão
"Cotação", a tela de cotação será aberta com a
solicitação já selecionada, insira um ou mais
fornecedores que irão participar da cotação de preço
usando a tecla “F2” ou clicando sobre o botão "F2 -
Incluir Fornecedor" como mostra a figura abaixo
Executando uma cotação de preço: na
aba "Cotação (F7)" selecione o tipo de Classificação
("Menor Preço Unitário" ou "Menor Preço Global"), digite o
valor unitário do produto nas colunas que correspondem
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aos fornecedores ("Valor_Forn_805"), lançado os valores
clique sobre o botão "Classificar", o sistema irá destacar
os itens vencedores nas suas respectivas colunas,
totalizando por coluna correspondente ao fornecedor,
como mostra a figura abaixo.
Encerrando uma Cotação de Preço
No monitor de compras selecione a
solicitação de material ou serviço e clique sobre o botão
"Encerramento", a tela de Encerramento será aberta, o
usuário deverá preencher os campos conforme
solicitado:
Cond. Pagamento: informe o tipo de condição
de pagamento;
Data do Pedido: informe a data que deseja
colocar no pedido que será gerado
automaticamente após o encerramento da
cotação;
Prazo de Entrega / Validade da Proposta: esse
campo só aparecerá quando parametrizado
para mostrar informações adicionais na
cotação;
Data da Entrega (Pedido): esse campo só
aparecerá quando parametrizado para mostrar
informações adicionais na cotação;
Classificando as Fichas na Cotação de Preço
Na grade de classificação de fichas,
preencha a coluna “Ficha” e a coluna “DES” (desdobro
da ficha).
“F3”: usando a tecla como atalho, seleciona a
ficha que desejar, essa ficha será usada para a
criação do pedido de compra e posteriormente
para a criação do empenho;
“F4”: usando a tecla como atalho, selecione o
desdobro da “Ficha” para os mesmo fins
“F5”: usando a tecla como atalho é possível
replicar a opção selecionada para os outros
itens da cotação de preço.
Finalizando o Encerramento da Cotação
de Preço
Após preencher todos os campos
corretamente clique no botão “Ok” para confirmar. Será
exibido uma mensagem informando a numeração dos
pedidos que foram gerados através dessa cotação.
A regra de geração automática dos
pedidos é a seguinte:
Será gerado um pedido para cada
fornecedor vencedor, no caso do nosso exemplo, como
escolhemos a opção de classificação por menor preço
unitário o sistema reconheceu que para cada item da
nossa cotação houve um ganhador distinto e como no
caso são apenas dois itens e cada fornecedor teve uma
oferta melhor para cada item o sistema gerou dois
pedidos de compra um para cada fornecedor e apenas
com o item no qual se deu a melhor proposta.
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Pedido de Compras (Dispensa)
Para fazer um pedido acesse o menu
"Processo de Compra", "Manutenção de Pedidos", é
possível fazer um pedido digitando produto a produto
como também pode ser gerado através do
encerramento de uma cotação (como vimos
anteriormente) ou encerramento de uma licitação.
Iniciando um novo pedido de compra,
clique em "Incluir" será exibido as seguintes opções:
Copiar Existente: permite criar um novo pedido
copiando as informações de um pedido
existente;
Criar Novo: iniciar um novo cadastro de pedido
sem nenhuma referência anterior;
Copiar de Licitação: permite criar um pedido
parcial contendo as informações de um outro
pedido "PAI", esse pedido pode conter só alguns
produtos do pedido original e com quantidades
inferiores ao pedido original, que por sua vez
esta vinculado a uma licitação, assim é possível
fazer pedidos parciais a um fornecedor
vencedor de licitação:
Um exemplo:
O fornecedor "FULANO DE TAL LTDA."
venceu uma licitação onde ficou determinado a
entrega de 500 kl do produto "Batata",
conseqüentemente ele não poderá entregar toda a
quantidade licitada de uma só vez, então solicitaremos
ao fornecedor por meio de pedido que seja entregue
somente 100 kl daquele produto, para isso usaremos essa
opção que vinculará o pedido criado a outro pedido
com os totais a serem entregue possibilitando um
controle de saldo de produtos com o fornecedor.
Criando um novo pedido de compra, clique sobre o
botão "Incluir";
Na aba "Discriminação do Pedido"
preencha:
Data do Pedido: informe a data que foi
efetuado o pedido de compra;
Data da Entrega: informe a data de previsão da
entrega do material ou serviço;
Fornecedor: informe o fornecedor;
Selecione a Licitação (Licitação Avulsa): caso
queria controlar as movimentações do produto
das licitações que não foram feitas pelo sistema
informe somente o numero da licitação, o
sistema controlará o estoque dessa licitação
entendendo que a mesma foi feita avulso;
Centro de Custo: informe o centro de custo;
Interessado Responsável: informe o nome do
interessado/responsável;
Condição de Pagamento: informe as condições
de pagamento;
Local de Entrega: informe o local da entrega;
Observação: informe alguma observação se
necessário;
Na aba "Itens do Pedido" preencha:
Pressione a tecla “F2” (Produto), para
selecionar um produto, se necessário informe a marca
do produto digitando no próprio "GRID", informe também
a quantidade do item e o valor unitário;
Pressione a tecla “F3” (Centro de Custo),
para selecionar um centro de custo para o pedido de
compra;
Pressione a tecla “F4” (Excluir Item), caso
seja necessário descartar algum item.
Na aba "Fichas de Empenho/Licitação" preencha:
Insira uma ou mais fichas pressionando a
tecla F2 (Incluir Ficha), informe o desdobro se necessário
pressionando a tecla “F7” (Despesa), o valor total das
fichas tem que ser igual ao valor total do pedido.
Observação: se parametrizado o sistema irá
gerar o empenho de reserva ou um registro de controle
de reserva (não é empenho) automaticamente.
Após salvo pedido de compra, basta clicar
sobre o botão imprimir localizado na parte superior da
tela para visualizar o documento.
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Requisições
Requisição de Entrada
São as requisições de entrada e saída que
movimentam o estoque do "Almoxarifado", para fazer
uma requisição de entrada clique no menu "Requisições"
e depois em "Lançamentos de Entrada".
Criando uma requisição de entrada
(adicionando produtos ao estoque), clique em "Incluir"
será exibido as seguintes opções:
Por Pedido: permite criar uma requisição
vinculada a um pedido de compra, dessa
maneira é possível controlar quanto já entrou
em estoque de um determinado pedido de
compra, podendo assim acompanhar a
evolução da entrega dos itens de um pedido;
Por Produto: inicia um novo cadastro de
requisição de entrada sem nenhuma referência
anterior;
Ped. ao Fornecedor: permite criar uma
requisição vinculada a um pedido de
compra do tipo "Copiar de Licitação", dessa
maneira é possível controlar quanto já entrou
em estoque de um determinado pedido de
compra e conseqüentemente de uma licitação,
pois os pedidos desse tipo são vinculados a uma
licitação.
Criando uma nova requisição de entrada,
clique sobre o botão "Incluir";
Data Requisição: informe a data que foi
efetuada a requisição;
Data Entrada: informe a data da entrega do
material ou serviço;
Nota Fiscal: informe o número da nota fiscal se
houver mais que uma nota fiscal use o botão ao
lado do campo para inserir;
Fornecedor: informe o fornecedor;
Centro de Custo: informe o centro de custo;
Interessado Responsável: informe o nome do
interessado/responsável;
Data da Emissão da Nota (fornecedor): esse
campo só aparecerá quando parametrizado
para mostrar informações adicionais nas
requisições;
Número do Empenho: informe o número do
empenho se achar necessário (informação não
obrigatória), esse campo só aparecerá quando
parametrizado para mostrar informações
adicionais nas requisições;
Número do Processo: informe o número do
processo se achar necessário (informação não
obrigatória), esse campo só aparecerá quando
parametrizado para mostrar informações
adicionais nas requisições;
Para inserir itens na requisição:
Pressione a tecla F2 (Produto), para
selecionar um produto, se necessário informe a marca
do produto digitando no próprio "GRID", informe a
quantidade do item e o valor unitário;
Pressione a tecla F3 (Centro de Custo), para
selecionar um centro de custo para o pedido de
compra;
Pressione a tecla F8 (Excluir Item), caso seja
necessário descartar algum item.
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Requisição de Saída
Criando uma requisição de saída (retirando produtos do
estoque), clique em "Incluir" será exibido às seguintes
opções:
Por Requisição: permite efetuar uma saída com
informações idênticas à requisição de entrada,
também vinculando a saída com a entrada;
Por Pedido (Licitação): permite criar uma
requisição vinculada a um pedido de compra,
dessa maneira é possível controlar quanto saiu
do estoque referente a um determinado pedido
de compra, podendo assim acompanhar a
evolução da saída dos itens de um pedido;
Por Produto: inicia um novo cadastro de
requisição de saída sem nenhuma referência
anterior;
Transf. Estoque: transfere produtos entre centros
de custo, efetuando a saída em um centro de
custo e efetuando a entrada em outro;
Observação Importante: para criar uma nova requisição
de saída adote os mesmos procedimentos que na
requisição de entrada;
Licitação.
Configurando o Módulo Licitação
Configurando e habilitando o controle de Licitações no
Módulo Compras.
Primeiro passo, acessar o "Módulo Contas", menu
"Parâmetros", item "2 - Gerais":
Marque a opção "Licitação" para Liberar o
Cadastramento no "Módulo Compras";
Marque a opção "Não Gerar Licitação pelo
Pedido de Compras" deixe essa opção
marcada para que o sistema não gere
automaticamente uma licitação quando o
valor do pedido de compra for maior que R$
8.000,00 (oito mil reais);
"Classificar Fichas de Empenho no Pedido de
Compra", marque essa opção caso deseje fazer
a classificação das fichas no cadastro de
pedido de compra, caso ficar desmarcado não
será possível gerar os empenhos
automaticamente pelo módulo compras;
"Informar o Desdobro da Ficha", marque para
que seja exigido a informação de desdobro na
classificação das fichas;
Escolha as opções: "Gerar Empenho", "Gerar
Reserva" ou "Não Gerar", caso marcado a
opção "Gerar Reserva" o sistema irá gerar as
reservas automaticamente pelo módulo
compras, caso marcado a opção "Gerar
Empenho" o sistema irá gerar os empenhos
automaticamente pelo módulo compras;
"Classificar Fichas de Empenho Na Licitação",
marque esta opção para fazer a classificação
das fichas orçamentárias na licitação, se estiver
desmarcado não será obrigatório classificar as
fichas no encerramento da licitação, assim
impossibilitando a criação automática dos
empenhos e reservas.
Segundo passo, acessar o "Módulo Compras", menu
"Parâmetros", item "2 - Geral", aba “Parâmetros da
Licitação”:
Abertura de Licitação por Solicitação
O sistema trabalha o cadastro de licitação
por meio de solicitações de compra, por tanto o primeiro
passo para criarmos uma licitação é acessando o menu
"Licitações", item "Abrir Licitação por Solicitação". O
sistema permite que seja relacionada à licitação uma ou
mais solicitações de compra, por isso é necessário termos
ao menos uma solicitação contendo todos os itens que
deveremos licitar.
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Iniciando uma nova licitação, clique em
"Incluir", preencha os campos com as informações
pertinentes:
Tela da Abertura da Licitação por Solicitação:
Indique se a licitação se refere a uma obra ou não;
Informe o Valor Previsto em Reais, nesse momento o
sistema fará automaticamente o enquadramento
selecionando a modalidade;
O número do processo Licitatório será gerado
automaticamente e é composto de quatro caracteres
numéricos mais dois dígitos referentes ao ano em
execução, esse número deve ser distinto independente
da modalidade escolhida;
O número da Modalidade, esse número é seqüencial por
modalidade, podendo assim haver o número "1" para a
modalidade convite e o número "1" para a modalidade
tomada de preço;
O processo administrativo, caso exista preencher com o
número correspondente;
Proponentes: pressione a tecla F2 para localizar e incluir
um proponente, se o mesmo não se encontrar, criar um
novo registro para o proponente em cadastro de
fornecedor, pressione a tecla F3 para excluir um
proponente;
<Observação importante>: a inclusão ou remoção de
proponentes só pode ser efetuada pela abertura da
licitação, mesmo assim o usuário pode abrir uma
licitação por solicitação sem informar proponentes.
Comissões / Portarias: pressione a tecla F2 para localizar
e incluir uma comissão, se não existir uma comissão
acesso o menu "Licitações", item "Cadastro de Comissão
de Licitação", pressione a tecla F3 para excluir uma
comissão.
Solicitações: pressione a tecla F2 para localizar e incluir
uma solicitação pressione F3 para excluir uma
solicitação.
Manutenção da Licitação
Iniciando a manutenção da licitação: Clique sobre o
menu "Licitações", item "Manutenção", selecione a
licitação cadastrada.
Na aba "Abertura":
Escolha o critério de julgamento entre;
Menor Preço Unitário
Menor Preço Global
Melhor Técnica
Técnica e Preço
Se necessário o usuário poderá desabilitar
algum proponente eliminando-o da disputa de preços,
para isso basta mudar o status do proponente na lista
onde ele se encontra com mostras figura abaixo:
Na aba "Classific. das Fichas":
Selecione a ficha pressionando a tecla F2 (Ficha),
informe o desdobro se necessário pressionando a tecla
F4 (Desdobro), pressione F5 (Replica Classificação) para
repetir as informações nos demais produtos em comum.
"Atualiza Itens (Pedido)", clique no botão caso essa
licitação tenha como origem um pedido de compra,
nesse caso se for feito alguma alteração nos itens do
pedido esta atualização se fará nos itens da licitação.
"Gravar Classific. Fichas", clique para salvar as
informações de classificação das fichas.
Na aba "Propostas":
Selecione o "Fornecedor/Proponente" na caixa de
seleção, no "GRID" preencha a coluna “Valor Unitário”,
destacada em verde, basta digitar o valor para cada
item que o sistema salvará essa informação
automaticamente, alterne entre as proposta mudando o
fornecedor/proponente.
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Na aba "Classific. das Propostas":
Ao acessar a aba classificação das propostas o sistema
classificará automaticamente de acordo com o critério
de julgamento escolhido, se isso não acontecer clique
sobre o botão "Classificar".
Observe que o sistema cria três colunas para cada
fornecedor/proponente:
UNIT_FORN_X: valor unitário da proposta do
fornecedor para o item;
FORNECEDOR_X: valor total da proposta do
fornecedor para o item;
CODFOR_X: código do fornecedor
correspondente.
Movendo a barra de rolagem para a direita em direção
ao final do "grid" o sistema exibirá o
fornecedor/proponente vencedor daquele item,
especificando-o nas colunas:
CODFOR_VEN: código do
fornecedor/proponente vencedor;
MENOR_PRECO: o menor preço total das
propostas para o item;
VENCEDOR: indica o número da proposta
vencedora;
NOME: mostra o nome do
fornecedor/proponente vencedor.
Clique no botão <salvar> ilustrado pelo disquete em azul
para salvar a classificação, após salvar a classificação o
sistema informará que a mesma esta em condições de
ser encerrada e fará a seguinte pergunta:
Se a opção "Sim" for escolhida o passo que se segue é o
encerramento da licitação.
Encerrando uma Licitação
Após escolher a opção de encerramento (Manutenção
da Licitação), será apresentada a seguinte tela.
Na aba "Encerramento"
"Classificação Detalhada das Fichas": se
necessário será possível usar mais de uma ficha
para realizar a classificação orçamentária de
cada item da licitação;
"Gravar Classificação Detalhada das Fichas":
clique para salvar a classificação das fichas
caso tenha feito alguma alteração;
"Reclassificar Fichas Detalhadas": clique para
desfazer qualquer modificação feita na
classificação detalhada, e se for preciso
modificar a classificação original essa opção
atualizará a classificação detalhada;
"Homologação": informe a data da
homologação;
"Adjudicação": informe a data da adjudicação;
Clique no botão "Ok" para finalizar o processo, ao
finalizar o processo o sistema irá gerar um ou mais
pedidos separando-os por fornecedor/proponente e
centro de custo. Caso seja parametrizado, o sistema
também poderá gerar os empenho ou as reservas, e
será exibida uma tela de confirmação possibilitando a
impressão com o conteúdo do que foi gerado como
mostra a figura a seguir.
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Cancelamento/Anulação da Licitação
Para cancelar ou anular uma licitação
acesso o menu "Licitação", item
"Cancelamento/Anulação", o procedimento é bem
simples:
Selecione a licitação que deseja cancelar
ou anular, informe um motivo para efetuar essa
operação.
Clique em "Ok" para concluir a operação
como mostra a figura abaixo:
O cancelamento implicará na exclusão do
pedido de compras, empenhos ou reservas gerados
automaticamente.
Imprimindo Documentos Personalizados
Para imprimir documentos personalizados
acesse o menu "Licitações", item "Documentos
Personalizados", subitem "Imprimir Documentos para
Licitação".
Antes de imprimir documentos
personalizados é necessário gerá-los.
Para gerar ou imprimir documentos
personalizados selecione a licitação desejada e a
informe o número da licitação no campo "Nº da
Licitação".
Gerando Documentos Personalizados
Na aba "Modelos p/ Gerar Doc.", item "Lista
de Modelos", selecione o modelo deixando-o destacado
e clique sobre o botão "Gerar Docs." para criar os
documentos,
Os documentos gerados serão exibidos na
aba "Documentos Salvos"
Gerando Documentos Personalizados
por Fornecedor/Proponente
Ainda na aba "Modelos p/ Gerar Doc.", na
"Lista de Modelos", selecione o modelo deixando-o
destacado, se no cadastro de modelos personalizados
esse documento foi parametrizado para ser gerado por
fornecedor, o sistema exibirá uma nova aba chamada
"Gerar Docs. por Proponentes",
Marque os fornecedores/proponentes que
deseja gerar os documentos e clique sobre o botão
"Gerar Docs.", os documentos gerados serão exibidos na
aba "Documentos Salvos"
Imprimir documentos personalizados
Na aba "Documentos Salvos", na lista
"Documentos Gerados e Salvos por Licitação" são
apresentados todos os documentos que foram gerados
para a licitação selecionada.
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Na coluna "Número" é exibido o código do
fornecedor quando o documento não for gerado por
fornecedor o número será igual a “1”.
Na coluna "Data Doc." é exibida a data de
criação do documento.
Na coluna "Tipo de Documento" é exibido o
título do documento.
Observe que ao selecionar um documento
gerado na "Lista em Anexo" algumas opções são
marcadas automaticamente, isso foi definido no
cadastro de modelos personalizados, essas listas serão
impressas logo após a impressão dos documentos
personalizados.
Clique sobre o botão "Imprimir" para
visualizar o documento.
O documento é exibido em um editor de
texto semelhante aos de uso habitual, isso proporciona
ao usuário uma grande flexibilidade podendo alterar o
documento antes de imprimi-lo, essas alterações serão
salvas em banco de dados, como mostrado na figura
abaixo (use os recursos do próprio editor para imprimir e
ou configurar página):
Ao fechar o editor de texto, um relatório em
lista será exibido de acordo com o parâmetro
assinalado, use os recursos da própria visualização para
imprimir o relatório como mostra a figura abaixo:
Imprimindo Listas
Para imprimir documentos personalizados
acesse o menu "Licitações", item "Documentos
Personalizados", subitem "Imprimir Documentos para
Licitação".
Para imprimir documentos personalizados
selecione o número da licitação desejada no campo "Nº
da Licitação".
Para imprimir somente a lista em anexo
acesse a aba "Documentos Salvos", marque a opção
"Ignorar Documentos". Para imprimir somente o conteúdo
das listas em anexo, selecione os itens na opção "Lista
em Anexo", clique sobre o botão "Imprimir" para
visualizar o relatório escolhido.
Visualizando o relatório:
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Criando Modelos Personalizados para
Impressão
Para criar ou editar documentos
personalizados acesse o menu "Licitações", item
"Documentos Personalizados", subitem "Cadastro de
Modelos".
Clique sobre o botão "Incluir", para iniciar
um novo registro ou dê um duplo clique na "Lista de
Modelos", para abrir e editar um modelo.
Sobre o Preenchimento:
Código: o sistema se encarregará de localizar
um número válido para o cadastro sendo
seqüencial e distinto;
Modalidade: selecione uma modalidade
caso queira que o modelo seja exclusivo
para essa modalidade;
Título: defina um título para o modelo;
Imprimir Cabeçalho: opção sim ou não, caso
marcado será utilizado o cabeçalho na
impressão do documento;
Ver na Lista: opção sim ou não, caso
desmarcado será ocultado o modelo na lista
de modelos;
Imprimir por Proponente: opção sim ou não,
caso marcado será exigido que o modelo
seja gerado por proponente;
Lista de Anexo para o Documento: opção sim
ou não, caso marcado será impresso
automaticamente, as lista especificadas, ao
final da impressão do modelo.
Editando o Texto do Modelo
Depois de salvo, localize o modelo e
clique sobre o botão "Alterar", o botão "Editar
Documento" será habilitado, clique sobre o botão
"Editar Documento" para abrir o editor de layout do
modelo.
Com esse editor é possível criar o modelo
de documento desejado, basta inserir os parâmetros
pré definidos contendo informações do cadastro da
licitação.
Os parâmetros são especificados através
de chaves duplas {{parametro}}, e se encontram na
caixa de texto "Selecione o Campo a Ser Inserido",
para usá-los basta posicionar o cursor no local
desejado, selecionar o parâmetro desejado e clicar
sobre o botão, que se encontra ao lado direito da
caixa de texto com um símbolo de “+”, dessa forma o
usuário poderá definir totalmente o seu modelo de
documento.
Uma vez definido o modelo ele se
aplicará para todas as futuras licitações geradas.