Introductory Management Theory and practice

Section

Planning, organise personal work priorities & development

Chương 6

Quản lý độ ưu tiên công việc cá nhân

A JOKE BEFORE WE STARTS

93% lie about stressed-out sick days

MỤC TIÊU BUỔI HỌC

Các thiết lập mục tiêu công việc cá nhân

Tổ chức và hoàn tất lịch công việc dựa trên mục tiêu và độ ưu tiên

Làm việc hiệu quả & hiệu suất

Giám sát được sự thực hiện công việc của mình (performance)

CHƯƠNG TRÌNH

Thiết lập mục tiêu công việc cá nhân

Tổ chức lịch công việc & đặt độ ưu tiên

Giám sát kết quả

11 BÍ QUYẾT LÀM VIỆC HIỆU QUẢ

1. Prioritize your tasks

2. Leave at a specific time

3. Plan phone calls

4. Deal with things immediately

5. Keep your desk clutter-free

6. Set your own working schedule

7. Streamline recurring tasks

8. Have a running to-do list

9. Centralize all your information

10. E-mail vs. phone

11. Minimize distractions(askmen.com)

VÍ DỤ VỀ MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC

Bảng mô tả công việc

PHẠM VI KẾT QUẢ CÔNG VIỆC CHÍNH (KRA)

Công việc (Job)

Key Result Area 1

Key Result Area 2

…

Phạm vi trách nhiệm & độ tin cậy của 1 công việc

5-9 KRAs

ĐO LƯỜNG THÀNH CÔNG

Mỗi Key Result Area (KRA) có 2-3 Measures of Success (MOS) hay còn gọi là KPI (key performance indicator)

Để đo lường mục tiêu, cần phải SMARTSpecificMeasurableAchievableRealisticTime bound or Trackable

5 LOẠI ĐO LƯỜNG THÀNH CÔNG CHÍNH

Chi phí

Chất lượng

Số lượng

Thời gian

Độ an toàn

GIÁM SÁT ĐỂ ĐO LƯỜNG TỐT

Lag indicator

Quá trình tiếp diễn

CHƯƠNG TRÌNH

Thiết lập mục tiêu công việc cá nhân

Tổ chức lịch công việc & đặt độ ưu tiên

Giám sát kết quả

NGUYÊN TẮC 5D

Do it now

Do it later

Do it if time permits

Delegate it

Dump it

Giới hạn về thời gian

2 THUỘC TÍNH CỦA CÔNG VIỆC

TO-DO-LIST ĐỂ LÀM GÌ?

Lên kế hoạch ngày/tuần Thiết lập độ ưu tiên Nhắc việc cần làm Ghi lại lời hứa & cam kết để khỏi quên Nhắc theo dõi lời hứa & cam kết của người

khác Nhóm công việc lại để làm trong nhóm

khoảng thời gian phù hợp

MỘT SỐ THÔNG TIN VỀ TO-DO-LIST

Nên chia theo nhóm công việc Việc lặp lại/Việc 1 lần Độ ưu tiên/ngày bắt đầu/ngày kết thúc

MỘT SỐ THỦ THUẬT TO-DO-LIST

Đặt độ ưu tiên A-B-C Tóm tắt bằng văn bản nội dung cuộc họp

hoặc trao đổi qua điện thoại Kiểm tra tiến độ mỗi ngày

CÁC LOẠI CÔNG VIỆC

1. Việc do “sếp” giao

2. Việc do hệ thống phát sinh

3. Việc của cá nhân

=> Nguyên tắc phân bổ công việc của nhà quản lý: ưu tiên phân bổ cho nhân viên dưới quyền để khỏi trở thành nơi thắt cổ chai

TO-DO-LIST VS. EFFICIENCY

Do the right

things

Do the things right

Effectiveness Efficiency

XỬ LÝ CUỘC GỌI ĐIỆN THOẠI VÀ EMAILS

Điện thoại

• Từ chối• Hẹn gọi lại• Hẹn thời gian gọi• Cắt cuộc gọi dài

Email

• Không bắt buộc trả lời ngay

• Lọc theo người gửi, tiêu đề và độ quan trọng email để trả lời

• Sắp xếp / Xóa emails

CÁC THỦ THUẬT KHÁC

Giữ bàn làm việc sạch sẽ/ngăn nắp Sắp xếp/lưu trữ hồ sơ Tận dụng thời điểm bạn có năng suất tốt

nhất Làm đúng ngay từ đầu Đừng chần chừ

Tìm 1 lý do Có tổ chức Sợ và phải làm ngay Khởi đầu (đầu xuôi đuôi lọt) “Xử” việc lớn trước

CHƯƠNG TRÌNH

Thiết lập mục tiêu công việc cá nhân

Tổ chức lịch công việc & đặt độ ưu tiên

Giám sát kết quả

CHU TRÌNH THEO DÕI

Measure actual

performance

Compare actual with

target

Correct any deviation

PLAN-DO-CHECK-ACT (DEMING CIRCLE)

Plan

Define • Measures• Collection• Analysis• Feedback

Identify Scope• Objectives• Issues• Questions• Measures

Planning

ActImproving

Do

Check

Collect Data• Record, validate & store data• Review & Revise

Analyse Data• Analyse Data• Prepare report• Present Report• Review & Revise

Implementing

Evolve Process

• Evaluate Measurement

VÍ DỤ: NHẬT KÝ THỜI GIAN

PHÂN TÍCH NHẬT KÝ THỜI GIAN

Những công việc mình làm có đóng góp vào KRA?

Có hay làm những việc gấp & quan trọng vào phút chót?

Có làm nhiều việc gấp mà không quan trọng? Có thể ủy quyền việc loại này cho ai?

Có làm việc không quan trọng & không gấp? Tại sao?

Có làm quá nhiều việc không gấp nhưng quan trọng => dấu hiệu bạn quản lý thời gian tốt

1. Working without a plan

2. Working with fuzzy goals

3. Too many Goals

4. Macro-Managing

5. Worrying

6. Too Much Socializing

7. Perfectionism

8. Procrastination

9. Walking on Eggs

10. Correcting Mistakes

11. Paperwork

12. Waiting

13. Meaningless Meetings

14. Early Close-Downs

15. Getting Angry

15 NGUYÊN NHÂN LÀM PHUNG PHÍ THỜI GIAN

MỤC TIÊU BUỔI HỌC

Các thiết lập mục tiêu công việc cá nhân

Tổ chức và hoàn tất lịch công việc dựa trên mục tiêu và độ ưu tiên

Làm việc hiệu quả & hiệu suất

Giám sát được sự thực hiện công việc của mình (performance)

Work smarter, not harder

THAM KHẢO

1. Management – Theory and Practice của Kris Cole

KẾT THÚC CHƯƠNG 6

THANK YOUTHANK YOU