Post on 05-Oct-2020
Professionelles Dokumentenmanagement
Manfred Terzer
Kendox AG, Geschäftsführer
20. Oktober 2015
Mehr raus holen mit professionellem Dokumentenmanagement
www.kendox.com
˃ Mit professionellem Dokumentenmanagement mehr aus der Organisation herausholen und einfach besser informiert sein!
Höhere Effektivität durch dokumentenbasierte Geschäfts-prozesse und elektronische Archivierung
Geld sparen, Durchlauf verkürzen und Effizienz erhöhendurch digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen
Überblick bewahren mit mehrdimensionalen, digitalen Kunden-und Lieferantenakten und vorgangsbezogenen Ablagen
Alle Informationen immer und überall verfügbar mit Tabletsund Smartphones
Zusammenspiel mit anderen Anwendungen über standardisierte Schnittstellen im Web
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ERP Systeme
Warenwirtschaft,
Buchhaltung
Kommunikation
Email, Collaboration,
Enterprise Social Media
DMS/CMS
Informationssuche,
Workflow etc.
Informationsbasis
Strukturierte Informationen
(Datenbanken, Dateien, usw.)
Unstrukturierte Informationen
(Dokumente, E-Mails, News, usw.)
Physikalische Welt des Unternehmens
Informationen im Unternehmen
Finanzbuchhaltung
Warenwirtschaft
Verkauf
Einkauf
Logistik/Lager
PPS
ERPEnterprise Resource
Management
DMS
Archiv
Suche
Digitale Akten
Workflow
Collaboration
ECMEnterprise Content
Management
Ressourcenmanagement
Material, Arbeit, Finanzen
Informationsmanagement
Wissensmanagement
Analyse, Vorausschau, Intervention
20. Oktober 2015
ECM Content Lifecycle
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Informations-Architektur
Erstellung
Erfassen
Erstellen
Ablegen
Indizieren
Katalogisieren
Bearbeitung
Editieren
Versionieren
Weiterleiten
Genehmigen
Wiedervorlegen
Bereitstellung
Kommentieren
Konvertieren
Publizieren
Suchen
Integrieren
Aufbewahrung
Verdichten
Auslagern
Löschen
Historisieren
Dokumenten- und Geschäftsprozesse
Nut
zung
sgra
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20. Oktober 2015
Anwendungen
20. Oktober 2015www.kendox.com
Anwendungs- und
Portalintegration
Scanning und Formulare
Belegdatenextraktion
Mobiler Zugriff auf alle
Informationen und Cloud
Vorgangsbearbeitung
Geschäftsprozesse
Archivierung, Compliance und
Langzeitaufbewahrung
Dokumentenmanagement,
Email, Office, digitale Akten
Papierdokumente einzeln oder im
Stapel zentral und dezentral scannen,
Daten extrahieren, ablegen und zur
Verarbeitung einreihen.
Zentrale, unveränderbare,
verfälschungssichere und
nachvollziehbare Archivierung.
Lebenszyklen und Signaturen,
Langfristspeicherung sowie
kontrollierte Vernichtung.
Zugriff unabhängig vom Standort, über
Internet und Data Center.
Bereitstellung je nach Gerätetyp.
Cloud Services bieten neue
Möglichkeiten für Unternehmen –
von der privaten bis zur Public Cloud!
Dokumenten- und ereignisbezogene
Bearbeitungsvorgänge digital
entwerfen, ausführen, kontrollieren,
dokumentieren und integrieren.
Dokumentenprozesse wie digitale
Eingangsrechnungsprüfung abbilden.
PC-Dokumente, Emails und andere
elektronische Medien zuordnen,
suchen, bearbeiten und zusammen mit
strukturierten Daten in digitalen Akten
organisieren.
Übernahme von ausgehenden
Dokumenten, Verbinden von
gescannten Belegen mit dem ERP,
Zugriff aus ERP/FIBU/PPS/CRM.
Integration mit MS SharePoint, CAD
Tools, IBM i (AS/400) …
Fakten und Trends
ECM/DMS Markt
Quelle:
ECM im Mittelstand, Frühjahr 2015, BITKOM
Was gehört für Sie zu "ECM"?
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Quelle: ECM im Mittelstand, Frühjahr 2015, BITKOM
20. Oktober 2015
Welche ECM Fachbegriffe kennen Sie?
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Quelle: ECM im Mittelstand, Frühjahr 2015, BITKOM
20. Oktober 2015
Nachfrage, Kaufmotive und wahrgenommener Nutzen
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Quelle: ECM im Mittelstand, Frühjahr 2015, BITKOM
˃ Schneller Zugriff auf Informationen
˃ Sicherheit vor Daten-/Informationsverlust
˃ Aufwand & Kosten für die Handhabung von Dokumenten senken
˃ Ortsunabhängige Informationsverfügbarkeit
˃ Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien
Top 5 – Wahrgenommener Nutzen von ECM-Lösungen
20. Oktober 2015
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Eingangs-
rechnungen
Email-
Ablage
Mobile
Lösungen
Digitale
Akten
Private Cloud
Lösungen
Lösungen
für KMUCompliance
Markt-
bedürfnisse(Kendox 2015)
20. Oktober 2015
DMS/ECM Anwendungen
Top 10 ECM Anwendungen
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#1 Archiv (Computeroutput)
Digitale Akte#2
Email-Ablage#3
Papierdokumente scannen#4
Rechnungseingang, Workflow#5
Office-Dokumente, Dateiablage#6
Mobiler Zugriff, Web-Portale, Cloud#7
Digitale Signatur#8
Gelenkte Dokumente (zum Beispiel QMS)#9
Engineering - CAD/PDM#10
20. Oktober 2015
ECM Anwendung: Elektronisches Archiv
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Keine zentrale Ablage
Wildwuchs auf F:\
Digital entstandene Dokumente?
Platzbedarf im Papierarchiv
Zeitverlust / «Sucherei»
Datenwachstum
Probleme
Immer verfügbar
Basis- «Infrastruktur»
Ausbaufähig
Geregelter Zugriff
Wenig Papierarchive
Berechtigungen
Nutzen
Standardisierte (Massen-)Daten-Verfahren
Computeroutput, Scanning
Langfristspeicherung, Compliance
PapierdokumenteArchiv ERP
Computer-Output
Web
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ECM Anwendung: Digitale Akte
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Verkauf
Dateiablage
Kunden-ordner
Aufträge
Einkauf
Dateiablage
Lieferanten-ordner
Produktion
Dateiablage
QM-Handbuch
Finanz/Admin
Dateiablage
Vertrags-ordner
Personal
Dateiablage
Personalakte
Weisungen
GL
AufträgeVertrags-
ordner
Aufträge
Vertrags-ordner
Medienbrüche
Persönliche Ablagen
Email-Verteilung
Suchen u. «Fragen»
Termine übersehen
Vollständigkeit
Probleme
Sachbezogen ordnen
Mehrdimensional
Übersichtlich
Suchaufwand klein
Vollständig informiert
Berechtigungen
Nutzen
Dokumente betrieblichen Vorgängen zuordnen
Kunden/Lieferanten auskunftsfähig sein
Verträge Fristen einhalten
Projekte, Personal … Übersicht bewahren
20. Oktober 2015
ECM Anwendung: Email Ablage
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Eigenleben / unstrukturiert
unwichtig, wichtig und sehr wichtig
riesiges „Postfach“
Unkontrollierte Datenvermehrung
Email zentrales Element von Geschäftsprozessen
aber wenig Kontext
Anhänge, letzte Version, Auffindbarkeit …
Probleme
Alle wichtigen Emails sicher erfasst
Einheitliche Behandlung von Emails, Office- und Papier-
dokumenten
Keine ausufernden Postfächer
Disziplin verbessert
Nutzen
Emails
Sehr wichtige, wichtige, unwichtige Emails
Manuell zuordnen und/oder automatisiert ablegen
Zuordnung zu Akten und Vorgängen
Journaling
Management
Archiving
Email Lifecycle Management
20. Oktober 2015
ECM Anwendung: Rechnungseingang
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Lange Durchlaufzeiten
Teure und uneinheitliche Bearbeitung
Auskunftsfähigkeit
wo ist die Rechnung?
Einhalten von Skontofristen
Probleme
Kurze Durchlaufzeiten
Vorgangskosten senken
Hohe Auskunftsbereitschaft
Volle Transparenz
Rechtskonforme Archivierung
Flexible Ablaufgestaltung
Nutzen
Scanning und Capturing
Kopfdaten, Positionsdaten, Workflow
Eingangsrechnungen sofort bei Eingang digitalisieren
und (revisionssicher) archivieren
20. Oktober 2015
ECM Anwendung: Mobiler Zugriff
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Mobiles Arbeiten ist "normale" Erwartungshaltung
Wichtige Informationen nicht mobil verfügbar
Geschlossene Systeme / Archive
BYOD = erhöhte Erwartungshaltung
Probleme
Zugriff unabhängig von Ort und Zeit
Verbesserte Handlungsfähigkeit
Erhöhte Auskunftsbereitschaft
Basis für "neue Prozesse"
"Moderne" Arbeitsumgebung
Nutzen
Informationen immer im Zugriff
Tablet, Smartphone, Offline
HTML5/responsive und Native Apps
Kamera für kommerzielle Zwecke einsetzen!
20. Oktober 2015
Strategien für die Auswahl eines DMS/ECM-Systems
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Nutzen stiften durch konkrete Dokumentenanwendungen
Früher: stark auf kaufmännische Dokumente ausgerichtet
Heute: Aktenmanagement z.B. Kunden-, Lieferanten-, Vertrags-, Speditions-, Personalakte etc.
aber auch Technische Dokumente, Engineering Data Mgmt., etc.
Anwendungsstrategie
Verbesserung dokumentenbezogener Abläufe
Auswahl nach Einsparungspotenzial und Effizienzsteigerung
Prozessintegration und Prozessdigitalisierung vorantreiben
Auswahl strategisches Workflow-Environment sinnvoll
Prozessstrategie
Aufbau der unternehmensweiten Informationsarchitektur
Web-Portale und Mobile Apps als neue Anwendungskategorie
Informationsbereitstellung als Kernthema (Enterprise Search)
Intelligente Informationsaufbereitung und Integration in
Fachanwendungen ist entscheidend
Informationsarchitektur
Unternehmensweite ECM Plattform
Cloud oder nicht Cloud Integrationsmöglichkeiten
auch in hybride Architekturen
Teilprojekte, Ausbau in Schritten (Anwendungen)
Infrastruktur aufbauen, langfristig mitwachsen / ausbauen
Plattformstrategie
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Kendox AG
In aller Kürze
Kendox AG – Übersicht
˃ Wir verbinden 20 Jahre Erfahrung mit Technologien von Morgen
Kendox AG, Oberriet SG, gegründet 2004
Inhabergeführtes Unternehmen
Softwarelösungen für Informationsmanagement
Vertriebspartnernetz und eigene Niederlassungen
Über 450 Kunden in D/A/CH
Dokumentenmanagement / Archiv / Workflow
Cloud Dienste, Online-Dokumentenarchive
Engineering- und Technologie-Lösungen
Moderne, langlebige Technologie (.NET, WEB)
Niedere Betriebskosten, kurze Reaktionszeiten
Systeme für einen bis mehrere tausend NutzerKendox Standorte
Kendox Partner (Auswahl)
Wien
Oberriet
Westheim
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Kendox AG – Leistungsportfolio
DMS/ECM
Archiv
DMS/ECM/Archiv
Elektronische Archivierung
Scanning, Eingangspost
Datenextraktion
Digitale Akten, Workflow,
Web, Office, ERP & SAP
Integration u.v.m.
Modern, flexibel,
benutzerfreundlich
Cloud Services
(Cloud-DMS)
Dokumente und Akten
in der gesicherten Cloud
rechtskonform
aufbewahren
Dokumentenprozesse
Partnerlösungen
Einfach, sicher,
kostengünstig
Engineering und
Technologie
Dokumentenbasierende
Technologien
Lösungen und
Integrationen mit Microsoft
SharePoint,
SAP, IBM i (AS/400),
.NET, Web, Mobile u.v.m.
Innovation und
Erfahrung
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Kunden
Kunden Deutschland, Schweiz, Österreich (Auszug)
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www.kendox.com | info@kendox.com
Vielen Dank.
Manfred Terzer
Kendox AG, Geschäftsführer
Kendox AG
Niederlassung Deutschland
Hohentrüdinger Straße 11
91747 Westheim
Deutschland
T +49 (9082) 959 61 35
Kendox AG
Hauptsitz
Bahnhof-Strasse 7
9463 Oberriet SG
Schweiz
T +41 (71) 763 72 72
F +41 (71) 763 72 71
Kendox AG
Niederlassung Österreich
Währinger Straße 61
1090 Wien
Österreich
T +43 (1) 212 78 97www.kendox.com | info@kendox.com