Processo Processo AdministrativoAdministrativoMilton Henrique do Couto Neto

miltonh@terra.com.br

Funções doAdministrador

Processo Administrativo

Funções Administrativas

Ciclo AdministrativoCiclo Administrativo

Formular objetivos e os meios para alcançá-los

Desenhar o trabalho, alocar recursos e coordenar atividades

Designar as pessoas, dirigir seus esforços, motivá-las, liderá-los e comunicá-los

Monitorar as atividades e corrigir os desvios

ProcessoAdministrativo

Planejamento

Planejamento

O planejamento é a função administrativa que determina antecipadamente quais são os objetivos que devem ser atingidos e como se deve fazer para alcançá-los.

Começa com a determinação dos objetivos e detalha os planos necessários para atingi-los da melhor maneira possível.

Premissas do Planejamento

Presente Futuro

Onde estamos agora

Onde pretendemos chegar

Situação atual Objetivos pretendidos

Planejamento

Planos

“O planejamento não diz respeito a decisões futuras, mas ao futuro das decisões que tomamos no presente.”

(Peter Drucker)

Estabelecimentode Objetivos

Objetivos são resultados futuros que se pretende atingir.

São alvos escolhidos que se pretende alcançar dentro de um certo espaço de tempo, aplicando-se determinados recursos disponíveis ou possíveis.

Uma vez alcançados, deixam de ser objetivos para se tornarem realidade.

Hierarquia de ObjetivosHierarquia de Objetivos

CrescerCrescer EconomizarEconomizar

LucrarLucrarVenderVenderDiversificarDiversificar

TerceirizarTerceirizarExportarExportar

ComprarComprarAtualizarAtualizar

ContratarContratar

Desdobramento dos ObjetivosAm

plitu

de

Detalhamento

Objetivos OrganizacionaisObjetivos Organizacionais

PolíticasPolíticas

DiretrizesDiretrizes

MetasMetas

ProgramasProgramas

ProcedimentosProcedimentos

MétodosMétodos

NormasNormas

Macro

Micro

Organização como um todo

Cada procedimento

OBJETIVOS ORGANIZACIONAIS– Estabelecimento dos objetivos da organização

POLÍTICAS– Colocação dos objetivos como guias para a ação

DIRETRIZES– Linhas mestras e genéricas de ação

METAS– Alvos a atingir a curto prazo em cada órgão

PROGRAMAS– Atividades necessárias para cada meta

PROCEDIMENTOS– Modos de execução de cada programa

MÉTODOS– Planos para execução de tarefas

NORMAS– Regras para cada procedimentoH

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Níveis de Planejamento

Planejamento Estratégico– É o planejamento mais amplo e abrange toda a

organização

Planejamento Tático– É o planejamento que abrange cada departamento ou

unidade da organização

Planejamento Operacional– É o planejamento que abrange cada tarefa ou atividade

específica

Níveis de PlanejamentoPlanejamento Conteúdo Extensão de Tempo Amplitude

Estratégico Genérico, sintético e abrangente

Longo prazo Macroorientado.Aborda a empresa como uma totalidade

Tático Menos genérico e mais detalhado

Médio prazo Aborda cada unidade da empresa separadamente

Operacional Detalhado, específico e analítico

Curto prazo Microorientado.Aborda cada tarefa ou operação apenas

Resultado do PlanejamentoENTRA

Planejamento

SAIPlano

Planos

O Plano descreve um curso de ação para alcançar um objetivo e proporciona resposta às questões:– O que?– Quando?– Como?– Onde?– Por quem?

Elaboração do Planejamento

Implementação do Planejamento

PLANOPLANO

Tipos de PlanosRelacionados com

MétodosMétodos

Relacionados com

DinheiroDinheiro

Relacionados com

TempoTempo

Relacionados com

ComportamentoComportamento

ProcedimentosProcedimentos

OrçamentosOrçamentos

ProgramasProgramas

RegrasRegras

Métodos de trabalho ou de execução.

Representados por fluxogramas.

Receita / Despesa em um dado espaço de tempo.

Correlação entre tempo e atividades (agendas).Representados por

cronogramas.

Como as pessoas devem se comportar em determinadas

situações.

OrganizaçãoOrganização

Organização

Significa o ato de organizar, estruturar e integrar os recursos e os órgãos incumbidos de sua administração e estabelecer as relações entre eles e as atribuições de cada um.

Organizar consiste em:

1. ESPECIALIZAÇÃO– Determinar as atividades específicas necessárias ao

alcance dos objetivos planejados.

2. DEPARTAMENTALIZAÇÃO– Agrupar as atividades em uma estrutura lógica.

3. CARGOS E TAREFAS– Designar as atividades às específicas posições e

pessoas.

Questões Importantes

A quem devem se reportar os departamentos e indivíduos?

Quantas pessoas devem se reportar a cada gerente

Como devemos subdividir o trabalho?

Como podemos garantir que todos trabalhem unidos, como um sistema?

Em que nível as decisões deverão ser tomadas?

Como nos organizaremos para atingir a missão e a estratégia traçadas?

Princípios da Organização

Unidade de Comando e Direção– Cada funcionário deve se reportar a apenas um

chefe.

Princípios da Organização

Cadeia de Comando– Demonstra a sequência de linhas de autoridade,

do topo ao piso de uma organização.– Todos os membros da empresa devem saber a

quem se reportar e quem, se for o caso, se reporta a eles.

Princípios da Organização

Abrangência da Gestão (ou amplitude de controle)

– Refere-se ao número de funcionários que devem se reportar a determinado gestor.

– Quanto menos funcionários supervisionados, menor é a abrangência da gestão, e vice-versa.

Horizontal

Vertical

Princípios da Organização

Divisão do Trabalho– Os funcionários têm

qualificações e habilidades que os tornam mais aptos a desempenhar trabalhos específicos.

Princípios da Organização

Coordenação– Assegura que todos os departamentos e

indivíduos de uma organização trabalhem juntos para atingir objetivos estratégicos e operacionais.

Princípios da Organização

Equilíbrio entre Responsabilidade e Autoridade– Cada funcionário deve ter a autoridade necessária

para cumprir suas responsabilidades.

ResponsabilidadeResponsabilidade• É a obrigação de atingir

objetivos por meio de determinadas atividades.

AutoridadeAutoridade• É o direito de tomar

decisões, distribuir tarefas e usar recursos.

EquilíbrioEquilíbrio

Princípios da Organização

Delegação– É o processo de

designar responsabilidade e autoridade para o cumprimento de objetivos.

Flexibilidade– É uma característica fundamental para discernir

quando é o momento de contornar regras.

Princípios da Organização

Níveis de OrganizaçãoAbrangência Tipo de Desenho Conteúdo Resultante

Nível Institucional Desenho Organizacional

A empresa como uma totalidade

Tipos de organização

Nível Intermediário Desenho Departamental

Cada departamento isoladamente

Tipos de departamentalização

Nível Operacional Desenho de Cargos e Tarefas

Cada tarefa ou operação apenas

Análise e descrição de cargos

DireçãoDireção

Direção

Significa interpretar os planos para os outros e dar as instruções sobre como executá-los em direção aos objetivos a atingir.

Direção

A direção está relacionada com a ação, com o colocar-se em marcha, e tem muito a ver com as pessoas.

As pessoas precisam ser aplicadas em seus cargos e funções, treinadas, guiadas e motivadas para alcançarem os resultados que delas se esperam.

Para dirigir os subordinados, o administrador – em qualquer nível da organização em que esteja situado – precisa comunicar, liderar e motivar.

Motivação

É a predisposição individual para exercer esforços que busquem o alcance de metas organizacionais, condicionada pela capacidade de esses esforços satisfazerem, simultaneamente, alguma necessidade individual.

Liderança

É o processo social de dirigir e influenciar o comportamento dos membros da organização, levando-os à realização de determinados objetivos.

Elementos Importantes

Pessoas;Poder; Influência.

Trabalho em Equipe

Hierarquia

Níveis deDireção

Níveis de Organização

Níveis de Direção Cargos Envolvidos Abrangência

Institucional Direção Diretores e altos executivos

A empresa ou áreas da empresa

Intermediário Gerência Gerentes e pessoal do meio de campo

Cada departamento ou unidade da empresa

Operacional Supervisão Supervisores e encarregados

Cada grupo de pessoas ou tarefas

ControleControle

Controle

A finalidade do controle é assegurar que os resultados do que foi planejado, organizado e dirigido se justem tanto quanto possível aos objetivos previamente estabelecidos.

A essência do controle reside na verificação se a atividade controlada está ou não alcançando os objetivos e resultados desejados.

Fases do Controle

Tipos de Padrões

Padrões de QuantidadeQuantidade

Padrões de QualidadeQualidade

Padrões de TempoTempo

Padrões de CustoCusto

Volume de produçãoVolume de produçãoNíveis de estoqueNíveis de estoqueNúmero de horas trabalhadasNúmero de horas trabalhadas

Controle de qualidade do produtoControle de qualidade do produtoEspecificações de produtoEspecificações de produtoControle de qualidade de matéria-primaControle de qualidade de matéria-prima

Tempo-padrão de produçãoTempo-padrão de produçãoTempo médio de estocagemTempo médio de estocagemPadrões de rendimentoPadrões de rendimento

Custo de produçãoCusto de produçãoCusto de estocagemCusto de estocagemCusto padrãoCusto padrão

Controle paraAssegurar o

Alcance dos Objetivos

Ajustar o desempenho

Ajustar os padrões

Níveis de Controle

Controle Conteúdo Extensão de Tempo Amplitude

Estratégico Genérico, sintético e abrangente

Longo Prazo Macroorientado.Aborda a empresa como uma totalidade

Tático Menos genérico e mais detalhado

Médio Prazo Aborda cada unidade da empresa separadamente

Operacional Detalhado, específico e analítico

Curto Prazo Microorientado.Aborda cada tarefa ou operação apenas

Formas de Controle

FimInícioXX XX

Não existe mais Início e Fim por que o Processo

Administrativo é cíclico.

Controlecomo

Ferramenta

O controle é visto como uma ferramenta, ou melhor, como um componente do corpo organizacional que busca assegurar a cooperação entre seus membros e direcionar a empresa para a correta adaptação diante do meio, atendendo às suas necessidades de sobrevivência.

Ferramentas de Controle

Controle de Mercado– Consiste na utilização

de critérios e mecanismos de mercado, tais como os preços, a participação de mercado e os lucros, para avaliar e controlar as atividades e os resultados da organização.

Ferramentas de Controle

Controle Burocrático– É assegurado mediante

autoridade e responsabilidade hierárquicas, fazendo o uso de mecanismos administrativos e burocráticos, como regras, normas, padrões, políticas, procedimentos e orçamentos para influenciar e avaliar o desempenho.

Ferramentas de Controle

Controle de Clã– É assegurado pelo

compartilhamento de valores, normas, crenças, rituais, tradições, expectativas e outros aspectos relevantes da cultura organizacional.