Post on 05-Jan-2016
description
Praktyczne aspekty sporządzania dokumentacji aplikacyjnej
Cottbus 2008
… każdy pomysł powinien wynikać z szeregu działań.
Analiza potrzeb↓
Wyznaczenie celów↓
Koncepcja projektu↓
Harmonogram↓
Budżet↓
Wybór źródła finansowania↓
Dokumentacja aplikacyjna
Harmonogram
Działanie 2007
styczeń luty marzec kwiecień maj Osoba odpowiedzialna
Rozpoczęcie przetargu na prace budowlane
Jerzy
Rozstrzygnięcie przetargu na prace budowlane
Jerzy
Prace remontowo-budowlane i montażowe
Tomek
Dostawa urządzeń komputerowych wraz z oprogramowaniem
Adam
Działanie Jednostka
Ilość jednostek
Koszt jednostkowy
Koszt całkowity netto
Podatek VAT
Koszt całkowity brutto
Koszt kwalifikowany
Zakup maszyn
sztuka 2 10.000 20.000
4.400 24.400
20.000
Zakup komputerów
sztuka 10 2000 20.000
4.400 24.400
20.000
Koszt transportu maszyn
podróż 1 1000 1.000 220 1.220 0
Koszt szkolenia pracowników
osoba 10 500 5.000 1100 6100 0
Wynagrodzenie kierownika projektu
miesiąc 1 2000 2000 440 2440 0
Łącznie 48.000
10.560 58.560
40.000
Przykładowy budżet projektu
Wybór źródła finansowania projektu
Wstępna koncepcja projektu
Analiza Programów Pomocowych pod kątem wsparcia udzielanego na realizację tego typu przedsięwzięć
Weryfikacja czy nasz projekt wpisuje się w priorytety i cele wybranego działania
Identyfikacja działań, w ramach którego możemy ubiegać się o dofinansowanie – należymy do grupy beneficjentów działania.
TAKPrzygotowanie dokumentacji aplikacyjnej
NIE
Zmiana założeń projektu, bądź poszukiwanie alternatywnego
źródła finansowania
Weryfikacja projektu
Co należy zweryfikować: Status przedsiębiorstwa Sytuację finansową przedsiębiorstwa Innowacyjność technologii Spójność inwestycji z celami programu Kwalifikowalność kosztów Wskaźniki projektu Projekcję finansową projektu Poprawność merytoryczną projektu Poprawność załączników
Weryfikacja projektu - Status przedsiębiorstwa
Warto upewnić się do jakiego sektora przedsiębiorstw należy nasza firma:
mikroprzedsiębiorstwa małe przedsiębiorstwa
średnie przedsiębiorstwa
duże przedsiębiorstwa
Weryfikacja projektu - Sytuacja finansowa przedsiębiorstwa
Bilans oraz rachunek wyników - te dokumenty pokazują czy przedsiębiorca jest w stanie sfinansować planowaną inwestycję oraz jak powinien wyglądać montaż finansowy projektu – tzn. na jaką część inwestycji powinien zapewnić zewnętrzne źródło finansowania.
Pamiętajmy, iż jeśli źródła finansowania projektu nie zostaną przedstawione w sposób rzetelny a przede wszystkim wiarygodny – wniosek może zostać odrzucony jeszcze przed oceną merytoryczną projektu.
Weryfikacja projektu - Innowacyjność technologii
Innowacyjność technologii zawsze powinniśmy potwierdzić zewnętrznym dokumentem z niezależnej instytucji naukowej, naukowo-technicznej, naukowo-badawczej, badawczo-rozwojowej o zasięgu ogólnopolskim.
Warto taki dokument załączyć nawet jeśli oficjalnie wytyczne programowe tego nie wymagają.
Dokument taki powinien zawierać opis samej technologii oraz okres jej stosowania w Polsce lub na świecie.
Weryfikacja projektu - Spójność inwestycji z celami projektu
Aby projekt miał szanse na uzyskanie wsparcia, niezbędne jest aby inwestycja spełniała najważniejsze cele programu pomocowego.
Dla przykładu jeśli głównymi celami programu jest zwiększenie poziomu zatrudnienia w przedsiębiorstwach oraz zwiększenie innowacyjności przedsiębiorstw, projekt, który nie zakłada realizacji tych dwóch aspektów, nie ma szans na pozyskanie wsparcia, nawet jeśli w pozostałych kryteriach oceny uzyskałby maksymalną liczbę punktów.
Weryfikacja projektu - Kwalifikowalność kosztów
Wydatkami kwalifikującymi się do objęcia dofinansowaniem są wydatki niezbędne do realizacji projektu i poniesione przez Beneficjenta w okresie realizacji Projektu.
Wszystkie wydatki muszą być bezpośrednio związane z projektem np. jeżeli zakupujemy nową maszynę, to dodatkowo możemy zakupić do niej urządzenia peryferyjne, bez których nie będzie ona funkcjonowała bądź nie będzie można uruchomić całego cyklu produkcji.
Weryfikacja projektu - Wskaźniki projektu
Należy się upewnić, że:
uwzględniono i opisano wszystkie niezbędne wskaźniki produktu odzwierciedlające główne koszty kwalifikowane projektu
prawidłowo dobrano jednostki, wartości i terminy realizacji wskaźników produktu
dobrano takie wskaźniki rezultatu projektu, które w możliwie najlepszy sposób odzwierciedlają najważniejsze aspekty inwestycji
prawidłowo dobrano jednostki, wartości i terminy realizacji wskaźników rezultatu
Weryfikacja projektu - Projekcja finansowa
Prawidłowa projekcja finansowa :
wynika z dotychczasowej sytuacji finansowej firmy jest spójna ze wskaźnikami produktu opisanymi w
projekcie jest spójna ze wskaźnikami rezultatu opisanymi w
projekcie jest spójna z harmonogramem rzeczowo-finansowym
projektu uwzględnia źródła finansowania projektu jest przedstawiona w sposób wiarygodny
Weryfikacja projektu - Poprawność merytoryczna
Należy upewnić się czy: Wszystkie najważniejsze aspekty projektu są
wystarczająco mocno uwypuklone, czy nie nikną np. w zbyt szerokich opisach technologicznych.
Czy cała dokumentacja składająca się z wniosku, biznes planu oraz załączników jest spójna i nie zawiera sprzecznych ze sobą informacji.
Czy nie ma prostych błędów literowych lub stwierdzeń typu „masło maślane”
Każdy projekt, przed naniesieniem ostatnich poprawek powinien być przeczytany przez osobę dotychczas nie związaną z projektem – „metoda dwóch par oczu”
Weryfikacja projektu - Poprawność załączników
Należy upewnić się że:
Posiadamy wszystkie załączniki niezbędne do udokumentowania tez zawartych w projekcie.
Załączniki są sporządzone przez odpowiednie instytucje Treść załączników jest jednoznaczna i wyraźnie określa
kwestie, które są przedmiotem opisu dokumentu
Np. jeśli jest to opinia o innowacyjności to konkluzją dokumentu powinno być stwierdzenie iż dana technologia nie jest stosowana w Polsce dłużej niż np. 1 rok, a nie że jest to najnowocześniejsza technologia.
Wskaźniki projektu - Najważniejszy element dokumentacji
Które wskaźniki wybrać?
Przede wszystkim należy pamiętać, iż nie wszystkie wskaźniki rezultatu, wymienione we wniosku o dofinansowanie trzeba koniecznie wypełnić.
Można również dodać własne, indywidualnie dobrane wskaźniki, które będą odzwierciedlały najważniejsze aspekty projektu.
Które wskaźniki wybrać?
Dobrze dobrane wskaźniki projektu, powinny w sposób czytelny pokazać komisji oceniającej, że wszystkie najważniejsze efekty realizacji inwestycji, które zostały opisane w projekcie zostały oszacowane w sposób wiarygodny i rzetelny.
Są niejako gwarancją przeprowadzenia inwestycji w sposób zgodny z opisem zawartym w projekcie.
Wskaźniki projektu - Najważniejszy element dokumentacji
Które wskaźniki wybrać?
Przede wszystkim powinno się wybrać te wskaźniki projektu, które są związane z kryteriami oceny merytorycznej projektów i w związku z którymi liczymy na otrzymanie określonej punktacji.
Wystarczy tak naprawdę jeden solidny wskaźnik do jednego, „punktującego” kryterium oceny formalnej.
Wskaźniki projektu - Najważniejszy element dokumentacji
Przykładowe wskaźniki:
wskaźnik dotyczący przyrostu zatrudnienia wskaźnik ograniczenia hałasu w miejscu pracy wskaźnik dotyczący ograniczenia emisji substancji
szkodliwych do środowiska wskaźnik dotyczący wielkości eksportu w sprzedaży wskaźnik dotyczący poprawy selektywności zbiórki
odpadów i recyklingu
Wskaźniki projektu - Najważniejszy element dokumentacji
Bezpieczne wskaźniki:
Przy doborze i szacowaniu wskaźników, zawsze należy pamiętać, iż aby otrzymać rzeczywiste dofinansowanie, wszystkie wpisane w projekt wskaźniki rezultatu muszą zostać osiągnięte w 100%.
Dlatego oprócz ostrożności w szacunkach, można zastosować czasami dodatkowe wskaźniki, których spełnienie jest absolutnie pewne.
Np. wskaźnik określający wzrost maksymalnych mocy produkcyjnych - wynika z danych technicznych maszyn.
Wskaźniki projektu - Najważniejszy element dokumentacji
Jak nie wpaść w pułapkę wskaźników?
nie dobierać zbyt wielu wskaźników rezultatu – zwiększa ryzyko niespełnienia choćby jednego z nich, nawet z przyczyn obiektywnych i niezależnych
dobrać takie wskaźniki, których spełnienia jesteśmy nie tylko pewni, ale których spełnienie będzie można również łatwo udowodnić za pomocą dokumentów
nie szacować przyrostu wartości wskaźników w dłuższym okresie niż jest to wymagane
Wskaźniki projektu - Najważniejszy element dokumentacji
Jak nie wpaść w pułapkę wskaźników?
Bardzo uważnie przeczytać wytyczne programowe oraz instrukcję wypełniania wniosku
Prawidłowo dobrać wartość bazową Prawidłowo wpisać zmianę wartości oraz jednostki
miary
Wskaźniki projektu - Najważniejszy element dokumentacji
Wskaźnik rezultatu
j.m. Rok bazowy
N-1 N N+1 N+2 N+3 N+4 N+5 razem
Przyrost zatrudnienia
etat 34 4 4 8
Źródła sukcesu projektu… kilka rad praktycznych
Co zrobić, aby projekt uzyskał taką punktację, jaką sami zakładamy…?
Źródła sukcesu projektu… kilka rad praktycznych
… podać punktację „na tacy”
Słowa - Klucze
Wskaźniki
Część opisowa
Załączniki
Dziękuję za uwagę
EurochanceAl. Jana Pawła II 1500-828 Warszawatel. 022/ 697 63 66
sekretariat@eurochance.pl
Konrad Nowacki