QUAN HỆ CÔNG CHÚNG

Buổi 3 – PR Nội bộ

Version Vietnamese

Mục tiêu môn học

Môn học này được thiết kế nhằm giúp bạn:

1. Hiểu rõ tầm quan trọng của hoạt động PR nội bộ

2. Làm quen và nắm vững các ý tưởng chiến lược, công cụ & phương pháp

triển khai các hoạt động PR nội bộ đang được các doanh nghiệp sử dụng hiệu

quả hiện nay.

3.Trải nghiệm các Case Study PR nội bộ thực tế .

Nội dung môn học

Bài 1: Khái niệm, đối tượng & tầm quan trọng của PR

nội bộ

Bài 2: Các ý tưởng chiến lược, công cụ & phương

pháp triển khai hoạt động PR nội bộ hiệu quả

Bài 1

Khái niệm, đối tượng & tầm quan

trọng của PR nội bộ

PR nội bộ là hoạt động xây dựng, duy trì và củng cố mối

quan hệ tốt giữa các thành viên trong một công ty, như

giữa người chủ và người lao động, giữa người quản lý

và nhân viên, để có thể hiệu triệu mọi nguồn lực, mọi nỗ

lực trong nội bộ giúp tổ chức đạt được mục tiêu đề ra

(Bao Phuong, 2014).

1.Khái niệm

2. Đối tượng của PR Nội bộ

Nguồn: Quyền năng bí ẩn, trang 94

PR nội bộ gây ảnh hưởng đến đối tượng nào?

1. Giúp BGĐ đạt được niềm tin, sự ủng hộ từ Cổ đông/Nhà đầu tư;

2. Giúp BGĐ phổ biến cam kết, sứ mệnh, tầm nhìn và quy định của tổchức để CBNV hiểu và tuân thủ.

3. Gia tăng niềm tự hào nội tâm bên trong CBNV, giúp họ làm việcnăng suất hơn, ân cần hơn với khách hàng.

4. Giúp doanh nghiệp đạt được sự ủng hộ từ CBNV về những quyếtđịnh có thể gây ảnh hưởng đến quyền lợi của họ.

5. Giúp xây dựng văn hóa doanh nghiệp, hình ảnh và lòng trungthành của người lao động.

6. Hạn chế những cách hiểu sai lệch phát sinh bên ngoài gây bất lợicho hình ảnh tổ chức.

3. Tầm quan trọng của PR Nội Bộ

Làm PR nội bộ có thể giúp được gì?

Thảo luận: Cái nào quan trọng hơn?

4. PR Nội Bộ & PR Cộng đồng

1) Khi DN là một hãng sản xuất / vận tải / gia công giày dép, quần áo,

túi xách?

2) Khi DN là một công ty PR (PR agency) / công ty đào tạo / dịch vụ ?

4. PR Nội Bộ & PR Cộng đồng

1) Sự so sánh là khập khiểng;

2) Mỗi hoạt động có vai trò riêng và hướng đến những nhóm công

chúng khác nhau, nhằm giúp DN đạt được mục đích gây ảnh hưởng

đến thái độ và hành vi của các nhóm công chúng khác nhau.

(xem thêm Quyền năng bí ẩn, Mục “các chiến thuật đối với từng nhóm đối tượng

mục tiêu (Khách hàng, Nhà đầu tư, Báo Chí, Nhà cung cấp…)”, từ trang 468 – 480)

Thảo luận: Cái nào quan trọng hơn?

Các bạn đã hiểu về:

Khái niệm, Đối tượng

Tầm quan trọng của hoạt động PR

Nội bộ

Tóm lại

Vậy PR nội bộ là làm những gì? Vì sao làm thế? Làm như

thế nào? Cho ví dụ.

Bài 2

Ý tưởng chiến lược, công cụ &

phương pháp triển khai PR nội bộ

Đối tượng của PR Nội bộ

Nguồn: Quyền năng bí ẩn, trang 94

PR nội bộ gây ảnh hưởng đến đối tượng nào?

1. Đối với Cổ đông, Nhà đầu tư

• Họ là người chủ

• Họ thuê, trả lương & kiểm soát hoạt động điềuhành của BGĐ

• BGĐ cần:i. Huy động thêm vốn từ cổ đông hiện hữu & từ cổ

đông tiềm năng

ii. Đạt được niềm tin, sự ủng hộ của ông chủ để “giữ cáighế”

iii. Liên minh với họ để bảo vệ tổ chức, tránh bị thâutóm.

Vậy PR nội bộ giúp BGĐ như thế nào?

1. Đối với Cổ đông, Nhà đầu tư

Có 7 công cụ PR chính sử dụng cho Cổ đông, Nhà đầu tư

(Quyền năng bí ẩn, trang 265 – 267)

1. Credential

2. Investing presentations

3. P&L report

4. Q&A meeting

5. Annual report

6. Shareholder Conf.

CREDENTIAL: Hồ sơ năng lực công ty, dùng để giới thiệu về

công ty, kêu gọi hợp tác hoặc huy động vốn từ đầu tư.

Người làm PR nội bộ giúp BGĐ soạn-in Credential này, thể hiện

đủ 4 năng lực của tổ chức, bao gồm:

a. năng lực cốt lõi (cách kiếm tiền giỏi nhất),

b. năng lực tài chính (vốn),

c. năng lực chuyên môn (đội hình),

d. kinh nghiệm (các dự án đã làm qua, nhận xét của KH).

e. thành quả (bằng khen, giải thưởng)

VD. http://www.slideshare.net/dr_dhirendra_mishra/life-consulting-credential-presentation

INVESTING PRESENTATIONS: Chuỗi các buổi họp giữa BGĐ

và cổ đông tiềm năng để vận động họ góp vốn.

Người làm PR nội bộ cần giúp BGĐ tổ chức buổi họp này như

thế nào?

P&L REPORT: là Báo cáo tình trạng lãi lỗ trong hoạt động

SX-KD theo tháng, quý của DN.

Q&A MEETING: là Buổi chất vấn của người chủ (HĐQT)

với BGĐ về kết quả kinh doanh từ P&L REPORT.

Người làm PR nội bộ giúp BGĐ tổ chức Buổi chất vấn &

giúp cải thiện hình ảnh của BGĐ trước HĐQT sau đó ntn?

ANNUAL REPORT: Báo cáo thường niên, về kết quả hoạt động của

năm (lãi lỗ), nguyên nhân, dự báo, triển vọng, thách thức năm tới và

chiến lược đạt được mục tiêu.

SHAREHOLDER CONFER: Đại hội cổ đông, báo cáo về kết quả kinh

doanh, lợi nhuận, tỉ lệ cổ tức, bỏ phiếu bổ nhiệm BGĐ mới…

Người làm PR nội bộ giúp BGĐ tổ chức viết-sản xuất-phân phối Annual

Report & tổ chức thành công ĐHCĐ như thế nào?

Tóm lại

Đối với Cổ đông, Nhà đầu tư, chúng ta có 6 công cụ PR

hiệu quả để sử dụng (Quyền năng bí ẩn, trang 265 – 267)

1. Credential

2. Investing presentations

3. P&L report

4. Q&A meeting

5. Annual report

6. Shareholder Conf.

• Họ là người lao động

• BGĐ thuê, trả lương & kiểm soát năng suất/hiệu quả lao động

của họ.

• BGĐ cần:

- CBNV làm việc chăm chỉ, có trách nhiệm, hiệu quả cao.

- CBNV hài lòng với mức lương vừa phải/thỏa đáng để đảm bảo

nguồn vốn được chi hiệu quả, giữ được người giỏi.

- Hạn chế tối đa việc nhân sự nghỉ lung tung, ốm đau, nhân sự giỏi bị

dụ dỗ, lôi kéo.

- Hạn chế nhân sự nghỉ việc rồi thì nói xấu, chỉ trích, gây hại đến uy

tín tổ chức.

Vậy PR nội bộ giúp BGĐ như thế nào?

1. Đối với Cán bộ, nhân viên (CBNV)

1. Đối với Cán bộ, nhân viên (CBNV)

Có 7 công cụ PR hiệu quả sử dụng cho CBNV (Quyền

năng bí ẩn, trang 270 – 277)

1. President message

2. Internal newsletter

3. Internal bulletin board

4. Video

5. Direct meeting

6. BOD & Employee party

7. Extra benefit

PRESIDENT MESSAGE

Source: http://investor.shareholder.com/tlm/secfiling.cfm?filingID=1047469-09-3150

INTERNAL NEWSLETTER

PRESIDENT MESSAGE: Bức tâm thư của người đứng đầu tổ chức

cảm ơn sự vất vả, hy sinh lặng lẽ của người lao động đã giúp tổ chức

thành công => Điều này giúp NLĐ cảm nhận họ được quan tâm, trân

trọng.

INTERNAL NEWSLETTER: Bản tin nội bộ (mỗi tháng, mỗi quý) giúp

phổ biến qui định mới, thông tin SX-KD, tình hình hoạt động của các

phòng ban bên trong công ty, giúp CBNV có cái nhìn đồng nhất, đầy đủ

về tổ chức => Điều này giúp NLĐ hiểu & có trách nhiệm đối với công

việc họ làm.

Case study. Người làm PR nội bộ giúp BGĐ viết-in ấn-phân phối 2000

Tâm thư và 2000 Bản tin nội bộ trên đến đầy đủ CNBV (gồm ở xa, ở

chi nhánh) ntn cho hiệu quả?

INTERNAL BULLETIN BOARD: Bản thông tin nội bộ, dán qui

định mới, bài báo, hình ảnh quảng bá, hình ảnh sự kiện hoành

tráng => giúp NLĐ biết bên ngoài công ty đang làm gì & thêm tự

hào về tổ chức.

Người làm PR nội bộ thực hiện IBB như thế nào?

DIRECT MEETING: Buổi trao đổi cởi mở, trực tiếp giữa người

quản lý với nhân viên trực tiếp của họ để cùng hiểu cái khó của

nhau, để cảm thông và cùng tìm ra phương án tối ưu giải quyết

=> Đây là hoạt động key giúp NLĐ hài lòng về công việc của họ,

vì họ được lắng nghe và được thấu hiểu.

Người làm PR nội bộ cần giúp BGĐ triển khai hoạt động xuyên

suốt trong cty như thế nào? Case study.

BOD & EMPLOYEE PARTY: Buổi tiệc thân mật nhằm xóa bỏ sự

xa cách giữa lãnh đạo cao cấp với toàn thể thuộc cấp. Khi “sự

xa cách” càng bị hạn chế thì cảm giác công ty là ngôi nhà chung

càng gần.

Người làm PR nội bộ cần giúp BGĐ triển khai party này như thế

nào?

EXTRA BENEFIT: Phúc lợi cộng thêm, ví dụ voucher

(film/spa/restaurant/travelling/gifts/early payment)

Case study. Chuẩn bị sẵn đồ chưng Tết cho nhân viên dịp cuối

năm bận rộn.

Người làm PR nội bộ cần giúp BGĐ triển khai hoạt động này

như thế nào?

Tóm lại

Đối với NLĐ/CBNV, chúng ta có 7 công cụ PR chính để sử

dụng (Quyền năng bí ẩn, trang 270 – 277)

1. President message

2. Internal newsletter

3. Internal bulletin board

4. Video

5. Direct meeting

6. BOD & Employee party

7. Extra benefit

Các bạn đã nắm hiểu về:

06 công cụ PR nội bộ sử dụng cho Cổ đông, Nhà

đầu tư

7 công cụ PR nội bộ sử dụng cho CBNV.

Trên là những ý tưởng chiến lược thực tế đã được vận

dụng thành công, sẽ còn nhiều sự vận dụng linh hoạt

hơn nữa ứng với từng tổ chức/công ty cụ thể.

Kết luận