Post on 24-Oct-2015
description
DASAR FILOSOFIS SEBUAH KEPUTUSAN PUBLIK
“SETIAP KEPUTUSAN TIDAK SEMATA-MATA DIDASARKAN PADA KOMPETENSI LEGAL,
TETAPI JUGA HARUS MEMENUHI NILAI-NILAI KEBENARAN ETIK DI DALAMNYA”
(Prof. Dr. Djokosantoso Moeljono)
DESKRIPSI SINGKATMata diklat ini menjelaskan pengertian, proses,
teknik analisis, pemilihan alternatif dan pengambilan keputusan.
TUJUAN UMUMSetelah mengikuti pembelajaran ini, peserta
mampu memahami, menjelaskan dan menerapkan keterampilan dalam
memecahkan masalah dan pengambilan keputusan yang tepat, cepat dan benar.
TUJUAN KHUSUSSETELAH MEMPELAJARI MATA AJAR INI, PESERTA MAMPU :• Memahami Alur Pikir Rasional Dalam Proses Pemecahan Masalah;• Memahami Dan Menjelaskan Tahap-tahap Dari Alur Pikir Rasional;• Memahami Dan Menjelaskan Teknik-teknikdalam Mengidentifikasi,
Merumuskan, Menentukan Prioritas, Menganalisis Masalah Dan Menentukan Pilihan;
• Memahami Dan Menjelaskan Teknik-teknik Analisis Persoalan Potensial;
• Memahami, Menjelaskan Dan Menerapkan Konsep-konsep Tersebut Dalam Praktek.
PENGERTIAN
• PEMECAHAN MASALAH DAPAT DIARTIKAN SEBAGAI : Suatu Proses Mengamati, mengenali dan Usaha Mengurangi Perbedaan Antara Situasi Sekarang Dengan Yang Akan Datang (Rencana);
• PENGAMBILAN KEPUTUSAN DIARTIKAN SEBAGAI : Proses Memilih Tindakan Dari Beberapa Alternatif Untuk Mencapai Tujuan/ Sasaran (Proses Mengakhiri Suatu Masalah).
Pengertian ……
• PEMECAHAN MASALAH DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN (PMPK) DAPAT DIARTIKAN : Sebagai Suatu Proses Identifikasi, Mencari Penyebab, Pemilihan Alternatif Dan Mengantisipasi Hambatan Yang Mungkin Menghalangi Terlaksananya Keputusan.
RAGAM MODEL PENGAMBILAN KEPUTUSAN
“PENGAMBILAN KEPUTUSAN” UNTUK :1. Mengetahui hubungan faktor-2 yang bersifat
tunggal relevan dengan masalah yang akan diselesaikan;
2. Memperjelas hubungan yang signifikan di antara variabel yang ada;
3. Merumuskan hipotesis tentang hakekat hubungan antar variabel.
FAKTOR YANG DIPERTIMBANGKAN DALAM MENYUSUN MODEL PENGAMBILAN KEUTUSAN
1. TUJUAN ORGANISASI;2. KENDALA INTERNAL;3. KRITERIA PELAKSANAAN;4. BERBAGAI ALTERNATIF PEMECAHAN
MASALAH.
FAKTOR YANG BERPENGARUH
FAKTOR YANG BERPENGARUH DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN :
1. Keadaan lingkungan dan nilai-nilai yang dipertentangkan;
2. Politik;3. Emosional;4. Tingkat pendidikan;5. Model keputusan faktual.
TAHAPAN PMPK(Secara Umum)
1. IDENTIFIKASI MASALAH;2. ANALISIS MASALAH;3. MERUMUSKAN ALTERNATIF PEMECAHAN
MASALAH;4. MENETAPKAN KEPUTUSAN.
TAHAPAN ANALISIS DALAM PMPK (Menurut Kepner-Tregoe)
No TATARAN KEGIATAN
1 ANALISIS SITUASI (Apa yang terjadi)
1. MENGINVENTARISASI MASALAH;2. MENENTUKAN MASALAH PRIORITAS.
2 ANALISIS PERSOALAN (Mengapa terjadi)
1. MENGIDENTIFIKASI FAKTOR PENYEBAB MASALAH;
2. MENENTUKAN PENYEBAB UTAMA.
3ANALISIS KEPUTUSAN
(Tindakan apa yang harus diambil)
1. MEMBUAT ALTERNATIF PEMECAHAN;2. MENENTUKAN ALTERNATIF YANG PALING
BAIK.
4 ANALISIS PERSOALAN POTENSIAL(Apa yang kita hadapi)
1. MENGIDENTIFIKASI HAL-HAL YANG MUNGKIN TERJADI;
2. MENENTUKAN TINDAKAN PENCEGAHAN.
TAHAPAN ANALISIS DALAM PMPK
No KEGIATAN UTAMA KERANGKA POKOK(Kepner-Tregoe)
1 IDENTIFIKASI MASALAH(Mengenali Kerisauan)
1. ANALISIS SITUASI (Apa yang terjadi)
2 ANALISIS MASALAH(Belum diketahui Penyebabnya)
2. ANALISIS PERSOALAN (Mengapa terjadi)
3 MERUMUSKAN ALTERNATIF PEMECAHAN MASALAH(Telah diketahui Penyebabnya)
3. ANALISIS KEPUTUSAN (Tindakan apa yang harus diambil)
4 MENETAPKAN KEPUTUSAN(Dilengkapi antisipasi dengan Analisis Masalah Potensial)
4. ANALISIS PERSOALAN POTENSIAL (Apa yang kita hadapi)
TAHAPAN ANALISIS DAN KEGIATANDALAM PMPK
No KEGIATAN UTAMA TATARAN RINCIAN KEGIATAN
1 IDENTIFIKASI MASALAH(Mengenali Kerisauan)
1. ANALISIS SITUASI (Apa yang terjadi)
1. Menginventarisasi Masalah;2. Menentukan Masalah
Prioritas.2
ANALISIS MASALAH(Penyebab Belum diketahui)
2. ANALISIS PERSOALAN (Mengapa terjadi)
3. Mengidentifikasi Faktor Penyebab Masalah;
4. Menentukan Penyebab Utama.
3 MERUMUSKAN ALTERNA- TIF PEMECAHAN MASALAH (Penyebab Telah diketahui)
3. ANALISIS KEPUTUSAN(Tindakan apa yangharus diambil)
5. Membuat Alternatif Pemecahan;
6. Menentukan Alternatif Yang Paling Baik.
4 MENETAPKAN KEPUTUSAN(Dilengkapi antisipasi dengan Analisis Masalah Potensial)
4. ANALISIS PERSOALAN POTENSIAL(Apa yang kita hadapi)
7. Mengidentifikasi Hal-hal Yang Mungkin Terjadi;
8. Menentukan Tindakan Pencegahan.
1 - ANALISIS SITUASI
1) MENGENALI “KERISAUAN”;2) MEMILAH KERISAUAN;3) MENENTUKAN KRITERIA DAN PRIORITAS;4) MERENCANAKAN PENYELESAIAN.
“Kerisauan (Concern) berarti :sesuatu yang dirasakan mengganggu, kurang mengenakkan,
menyita perhatian TAPI kita belum yakin apakah sesuatu itu memang perlu kita atasi”
1). Mengenali Kerisauan :
DAFTAR KERISAUAN KETERANGAN APA YANG BELUM BERHASIL KITA KERJAKAN ? APA DAMPAKNYA THD ORGANISASI ASPEK APA YANG HARUS DIPERBAIKI TINDAKAN APA YANG HARUS SEGERA DIAMBIL ? APA RENCANA KEDEPAN UNTUK MENINDAK LANJUTI ?
2). Memilah Kerisauan :
• Apa yang dimaksud dengan ……;• Apa buktinya sehingga itu tidak ……;• Apakah hal tersebut masih bisa dirinci lebih
lanjut ……;• Apakah hal tersebut telah spesifik …..;
(Menunjukkan “masalah spesifik / tunggal sehingga dapat dianalisis penyelesaaiannya)
3). Menentukan Kriteria & Prioritas Masalah :
(Teori Kepner Tregoe : “USG”)
No SITUASI / KERISAUANPENILAIAN
TNKRITERIAU S G
PENILAIAN MENGGUNAKAN SKALA LIKERT (5 – 4 – 3 – 2 – 1 )TN = TOTAL NILAI
KRITERIA PEMILIHAN MASALAH PRIORITAS
• U (Urgency) : kegawatan yaitu besarnya dampak yang timbul terhadap keselamatan jiwa manusia/uang/produksi/harta benda/reputasi baik individu maupun organisasi.
• S (Seriousness) : mendesaknya yaitu banyaknya waktu tersedia untuk penanganan suatu masalah.
• G (Growth) : pertumbuhan yaitu perkiraan bertambah buruknya suatu keadaan dibandingkan dengan sebelumnya/keadaan sekarang.
CONTOH “SITUASI”(KERISAUAN-KERISAUAN)
1. PKL KURANG TERTIB.2. LAPORAN MINGGUAN TIDAK TEPAT WAKTU.3. KEMISKINAN MENINGKAT.4. KESULITAN KOORDINASI ANTAR BAGIAN.5. JUMLAH ANAK JALANAN MENINGKAT;6. MENYUSUN KEGIATAN PILKADA.7. TARGET PBB TIDAK TERCAPAI.8. MENYUSUN PRIORITAS PROYEK.9. MEMPERSIAPKAN RAPAT KOORDINASI.10.SI BADU SERING BOLOS.11.PAMERAN UNTUK MENARIK INVESTOR.
KENALI KERISAUAN DAN PILAH KERISAUAN.
No MengenaliKerisauan (Umum)
Memilah Kerisauan(Memperjelas)
Prioritas TN
U S G
1 Perencanaan Proyek Kurang Sempurna. (Bersifat Umum).
a.15% Hasil perencanaan sulit dilaksanakan.b.10% Survei tidak dilakukan dg. Seksama.
3
5
3
5
5
5
2 Perijinan Bangunan Lambat Diselesaikan (Bersifat Umum)
a.S.K IMB lambat disele-Saikan.
5 5 5
3 Peralatan Kerja Kurang.(Umum)
a.Komputer Kurang.b.Filling Kabinet Kurang.
43
54
55
4 Menteri Akan Berkunjung.(Jelas)
a.Mempersiapkan Kunjungan Menteri.
5 5 5
Pertanyaan untuk Memilah Kerisauan:1.Apa yang Anda Maksud Dengan…………2.Bukti Apa yang Anda Punyai………………3.Apakah Kerisauan Masih Bisa Diperinci Lagi?
CONTOH
Indek Skala LIKERT: 1-5; Sangat Penting, Penting, Cukup, Kurang, Sangat Kurang.
MEMILAH KERISAUAN
4). Merencanakan Penyelesaian :
Kemungkinan sifat Masalah Prioritas :a. Masalah prioritas belum diketahui
penyebabnya;b. Masalah prioritas telah diketahui penyebabnya
secara jelas;c. Masalah masih potensial.
= (DILANJUTKAN LANGKAH ANALISIS PERSOALAN)
TEKNIK MERENCANAKAN PENYELESAIAN
No SIFAT MASALAH TEKNIK PENYELESAIAN CATATAN
1Masalah prioritas belum diketahui penyebabnya;
TEKNIK ANALISIS MASALAH
-P. Masalah- USG- P. Sasaran
2 Masalah prioritas telah diketahui penyebabnya;
TEKNIK ANALISIS KEPUTUSAN
-P.Alternatif;-
3 Masalah masih potensial
ANALISIS MASALAH POTENSIAL
C
B
A
TEKNIK ANALISIS MASALAHa. Perumusan Masalah;b. Spesifikasi Penyebab;c. Menguji Penyebab;d. Memverifikasi penyebab (akar masalah);e. Penetapan Tujuan Pengambilan Keputusan;f. Menentukan Kriteria Pemilihan;g. Mengembangkan Alternatif pilihan;h. Mengevaluasi alternatif.
A
a. Perumusan Masalah
• Perumusan Masalah : Berupa rumusan “kesenjangan” baik kesenjangan “prosedur” maupun “sistem” antara kenyataan (empirik) dengan yang seharusnya (yang diinginkan). Perbedaan antara Das Sain dan Das Sollen dapat dikatakan sebagai “masalah”;
• Ada 2 kemungkinan masalah : “masalah tunggal” (spesifik) bisa langsung dicari faktor penyebabnya. Dan “masalah majemuk” yang harus dicari penyebabnya masing-masing.
b. Spesifikasi Penyebab• Mencari penyebab spesifik yang menggambarkan
hubungan “sebab – akibat” yang logis, yaitu dengan menjawab pertanyaan “mengapa” atau “apabila…..” “maka…..”;
• Jawaban atas pertanyaan “apabila…” merupakan “penyebab” dan “maka” akan timbul suatu masalah sebagai “akibat”;
• Membuat “daftar penyebab” timbulnya “masalah prioritas” yang telah diketemukan/ditetapkan.
Contoh menjawab “MENGAPA” terjadi “Masalah Prioritas” (mis. : Terlambat masuk kantor)
PERTANYAAN “MENGAPA” JAWAB
MENGAPA TERLAMBAT MASUK KANTOR
KARENA MOBIL MOGOK
MENGAPA MOBIL MOGOK KARENA ACCU LEMAH
MENGAPA ACCU LEMAH KARENA AIR ACCU HABIS
MENGAPA AIR ACCU HABIS SERVICE TERLAMBAT
MENGAPA SERVICE TERLAMBAT JADUAL SERVICE BELUM ADA
MENGAPA JADUAL SERVICE BELUM ADA
KARENA KELEMAHAN MANAJEMEN PERAWATAN.
c. Menguji Penyebab
• Daftar yang menyajikan kemungkinan – kemungkinan “penyebab” pada tahap sebelumnya diuji kebenarannya dengan menggunakan pertanyaan :– Apakah penyebab ini sesuai dengan fakta?;– Siapa yang bertanggungjawab atas kebenaran
informasi tsb (sumber informasi diperoleh dari yang berkompeten)?.
d. Memverifikasi Penyebab
• Ada berbagai pisau analisis yang dapat digunakan untuk memverifikasi penyebab, yaitu a.l. :– Fish Bone Diagram (diagram tulang ikan)– Diagram Pohon Masalah;– SWOT– Causal Map– Dll.
CONTOH CAUSAL MAP
MESINRUSAK
MESINRUSAKKLEPKLEP
COILCOIL
BUSIBUSI
AKI AKI AKILEMAH
AKILEMAH
PERAWATANLEMAH
PERAWATANLEMAH
CONTOH FISH BONE DIAGRAM
METODEMETODE SDMSDM
MESINMESIN
MANAJEMEN PERAWATANLEMAH
MANAJEMEN PERAWATANLEMAH
MESIN TDKHIDUP
Lupa servis
Air aki habis
Aki lemah.
Jadwal servistidak ada
MOGOKMOGOKTERLAMBAT
MASUKKANTOR
TERLAMBATMASUK
KANTOR
CONTOH POHON MASALAHTERLAMBAT MASUK
KANTOR
TERLAMBAT MASUKKANTOR
MOBIL MOGOKMOBIL MOGOK
SDM TIDAKTERAMPIL
SDM TIDAKTERAMPIL
MESIN RUSAKMESIN RUSAK SISTEM TER-GANGGU
SISTEM TER-GANGGU
BUSIKOTOR
BUSIKOTOR
AKILEMAH
AKILEMAH
SHILLBOCOR
SHILLBOCOR
AIR AKI HABISAIR AKI HABIS
SERVIS TERLAMBATSERVIS TERLAMBAT
JADWAL SERVIS TDK ADAJADWAL SERVIS TDK ADA
MANAJEMEN PERAWATAN LEMAHMANAJEMEN PERAWATAN LEMAH
AKIBAT
MASALAH UTAMASEBAB UTAMA
MP
MS
Sebab
AKAR MASALAH
MENENTUKAN KRITERIA & PRIORITAS MASALAH :
(Teori Kepner Tregoe : “USG”)
No SITUASI / KERISAUANPENILAIAN
TNKRITERIAU S G
PENILAIAN MENGGUNAKAN SKALA LIKERT (5 – 4 – 3 – 2 – 1 )TN = TOTAL NILAI
MASALAH UTAMA (-)
MASALAH POKOK (-)
MASALAH POKOK (-)
MASALAH POKOK (-)
MS (-) MS (-)MS (-)
AKIBAT (-)POHON
MASALAH
(Faktor yang berpengaruh thd
“Masalah Utama”)
(Akar Masalah)
(MPD)(MP) (MP)
(MSD)(MS) (MS)
Asep Kususanto
e. Penetapan Tujuan Pengambilan Keputusan
• Untuk merumuskan Alternatif Pemecahan Masalah terlebih dahulu dilakukan 3 langkah analisis yang pokok yaitu :– Menentukan Tujuan/Sasaran;– Menilai Alternatif, dan– Menilai Akibat.
MENENTUKAN TUJUAN/SASARAN
MENILAI AKIBAT YANG TIMBUL
MENILAI ALTERNATIF
SASARAN UTAMA (+)
SASARAN POKOK (+)
SASARAN POKOK (+)
SASARAN POKOK (+)
SS (+) SS (+)SS (+)
DAMPAK (+)POHON TUJUAN/
SASARAN
(Faktor yang berpengaruh thd
“Masalah Utama”)
(Akar Masalah)
(A) (C) (B)Asep Kususanto
F. Menentukan Kriteria Pemilihan
• ADA 2 KRITERIA PERSYARATAN APA YANG HARUS DIPENUHI CALON KEPUTUSAN :– Kriteria Wajib/Keharusan (mutlak, terukur dan
realistis)– Kriteria Keinginan.
• PEMBUATAN KRITERIA MERUPAKAN LANGKAH YANG BERSIFAT SUBSTANTIF, IMAJINATIF DAN KREATIF, SESUAI DENGAN TUJUAN KEPUTUSAN ITU DIAMBIL.
NO KRITERIABobot
(BOBOT X NILAI)
KETA B C
1 Kriteria Wajib / Keharusan :(Bersifat Mutlak, Terukur
dan Realistis)
6 5x6=30 4x6=24 5x6=30
2 Kriteria Keinginan / Harapan :(Bersifat Relatif, dikaitkan dg keinginan tertentu)
4 4x4=16 4x4=16 5x4=20
JUMLAH = 10 46 40 50
RANGKING = II III IA = MENINGKATKAN MOTIVASI PEGAWAI;B = MENINGKATKAN KINERJA;C = MEWUJUDKAN DISIPLIN PEGAWAI.
PENILAIAN “TUJUAN” KEPUTUSAN(Masalah : Pegawai secara umum sering terlambat)
TUJUAN :
G. Mengembangkan Alternatif Pilihan ( “Analisis Keputusan”)
• Merumuskan beberapa “alternatif” sebagai pilihan untuk memecahkan masalah atau untuk mencapai tujuan yang ditetapkan, dengan cara “curah pendapat”; Atau :
• Menggunakan pisau analisis :– Pohon Alternatif;– FFA;– SWOT.
B
SASARAN UTAMA (+)
SASARAN POKOK
Dominan (+)
SAS SPESIFIK DOMINAN (+)
DAMPAK (+)POHON ALTERNATIF
ALTERNATIF –
2
ALTERNATIF –
3
ALTERNATIF –
I
Asep Kususanto
CONTOH FFA(Guna Merumuskan Alternatif)
• ALTERNATIF STRATEGI :– Tingkatkan Jumlah Insentif Bulanan;– Optimalkan Pelaksanaan Apel;– Tegakkan Peraturan Disiplin.
ARAH PERUBAHAN
TRANSPORTASI SULIT
SANKSI KURANG TEGASADANYA APEL
ADANYA INSENTIF
(FAKTOR PENDORONG) (FAKTOR PENGHAMBAT)
FORMULASI STRATEGI SWOT INTERNAL
EKSTERNAL
STRENGTHS :1. Ada program pelatihan TI yang praktis2. Tersedia Workshop TI
WEAKNESSES :1. Tugas Sitel kurang menarik2. Pegawai berpendidikan TI terbatas
OPPORTUNITIES :1. Ada keinginan berbagai unit untuk membangun SIM2. Banyak pegawai di ber bagai unit siap latih SIM
STRATEGI : SO1. Kembangkan Program SIM 2. Kembangkan kompeten si SIM terpadu
STRATEGI : WO1. Susun jabatan fungsio- nal pranata komputer2. Tingkatkan ketrampilan pegawai dibidang TI
THREATS :1. Adaptasi perkembang- an SIM lambat2. Konsep social engineering belum mantap
STRATEGI : ST1. Bentuk gugus inovasi program TI2. Kembangkan social engineering
STRATEGI : WT1. Tingkatkan forum kaji- an terapan TI2. Mantapkan budaya TI
CONTOH
G. MENGEMBANGKAN ALTERNATIF……......
TUJUAN : (Sasaran Spesifik)A = Meningkatkan Motivasi Pegawai; (II)B = Meningkatkan Kinerja; (III)C = Mewujudkan Disiplin Pegawai.(I) (Sas.Spesifik
Dominan/ SSD)
ALTERNATIF KEPUTUSAN1. TINGKATKAN JUMLAH INSENTIF BULANAN;2. OPTIMALKAN PELAKSANAAN APEL;3. TEGAKKAN PERATURAN DISIPLIN PEGAWAI.
H. Mengevaluasi Alternatif• Setiap alternatif dievaluasi dengan 2 kriteria yang
telah ditetapkan yaitu : “Kriteria Keharusan” dan “Kriteria Keinginan”;
• Mempertimbangkan “Resiko” yang bersifat “negatif” dari alternatif yang dipilih;
• Selanjutnya mengevaluasi alternatif dengan menggunakan “Teori Tapisan” dari Mc. Namara, atau dengan metode “Cost Benefit Analisys”.
PEMILIHAN ALTERNATIF PEMECAHAN MASALAH
NO ALTERNATIF STRATEGI
EFEKTIVITAS EFISIENSI (biaya) KEMUDAHAN TOTAL KET
1 TINGKATKAN JUMLAH INSENTIF BULANAN
3 5 5 13
2 OPTIMALKAN PELAKSANAAN APEL
4 5 5 14
3 TEGAKKAN PERATURAN DISIPLIN PE
5 5 5 15 Terpi lih
( TEORI TAPISAN)
(MATRIKS COST BENEFIT ANALISYS)
ALTERNATIF BENEFIT(Manfaat)
COST(Biaya)
RATIO PILIHAN
ALTERNATIF I
ALTERNATIF II
10
9
5
3
2
3
2
1
PENENTUAN ALTERNATIF PEMECAHAN MASALAH
ANALISIS PERSOALAN POTENSIAL
Persoalan Potensial Adalah Sesuatu Yang Pada Saat Ini Belum Terjadi Masalah, Namun
Dikhawatirkan Masalah Itu Akan Timbul Atau Terjadi Dimasa Yang Akan Datang.
(yang diasumsikan dapat mengganggu pelaksanaan pencapaian tujuan
organisasi/pelaksanaan misi/tupoksi)
C
LANGKAH – LANGKAH MENGANTISIPASI MASALAH POTENSIAL
1. Mengidentifikasi secara kritis prakiraan persoalan yang diperkirakan akan terjadi di masa yang akan datang;
2. Mengidentifikasi faktor-faktor penyebab dari persoalan potensial tsb;
3. Menyiapkan rencana tindakan untuk mencegah atau menanggulangi persoalan potensial tsb.
MANFAAT ANALISIS PERSOALAN POTENSIAL
1. Mengamankan Sebuah Keputusan;2. Melengkapi Sebuah Rencana Sebelum
Dilaksanakan;3. Memantau Sebuah Rencana Yang Sedang
Berjalan; Dan4. Memperbaiki Pelaksanaan Kegiatan Yang
Sedang Berjalan.
ANALISIS PERSOALAN POTENSIALNo. Kegiatan Persoalan
PotensialPertanyaan utk Solusi
Alternatif Pencegahan
1Peresmian Gedung Kantor Baru, oleh Bupati;
Bagaimana apabila Bupati berhalangan datang;
Siapa yang akan menggantikan Bupati;
-Wakil Bupati;- Sekretaris Daerah;- Asisten I Sekda.
Jam berapa rombongan harus menuju lokasi.
Bagaimana jika terlambat.
-Datang lebih awal;- Penggunaan pengawalan forreder;- Menutup jalan yang dilalui rombongan.