Post on 22-Mar-2019
PEROLEHAN - MANUAL PENGGUNA PENDAFTARAN PEMBEKAL
1 UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
PEROLEHAN - MANUAL PENGGUNA PENDAFTARAN PEMBEKAL
2 UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
ISI KANDUNGAN
1. TUJUAN 2. SKOP 3. MANUAL PENGGUNA
PEROLEHAN - MANUAL PENGGUNA PENDAFTARAN PEMBEKAL
3 UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
1. TUJUAN
Manual Pengguna ini bertujuan untuk menerangkan langkah-langkah menggunakan aplikasi atas talian bagi sistem PENDAFTARAN PEMBEKAL, Universiti Malaysia Sabah.
2. SKOP Skop Manual Pengguna dalam Pendaftaran Pembekal secara atas talian (online) ini melibatkan :- a. Pendaftaran Pembekal Baru b. Log Masuk Pembekal Berdaftar c. Permohonan Kemaskini Maklumat Pembekal
PEROLEHAN - MANUAL PENGGUNA PENDAFTARAN PEMBEKAL
4 UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
3. MANUAL PENGGUNAAN SISTEM
A. PRA PENDAFTARAN PEMBEKAL BARU
LANGKAH-LANGKAH:-
1. Layari laman rasmi iPerolehan-Pendaftaran Pembekal iaitu http://bendahari.ums.edu.my/iDaftar/
PEROLEHAN - MANUAL PENGGUNA PENDAFTARAN PEMBEKAL
5 UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
Gambarajah 3.1 Laman Utama Sistem
LANGKAH 2. Klik Daftar Pembekal
PEROLEHAN - MANUAL PENGGUNA PENDAFTARAN PEMBEKAL
6 UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
Skrin Daftar Pembekal Baru dipaparkan seperti gambarajah 3.2 di bawah:-
Gambarajah 3.2 Skrin Pendaftaran Pembekal Baru
**Sila baca panduan pendaftaran yang dipaparkan.
LANGKAH 3. Klik butang X
PEROLEHAN - MANUAL PENGGUNA PENDAFTARAN PEMBEKAL
7 UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
LANGKAH 4
Masukkan nama syarikat. Sekiranya mesej tertera Nama Syarikat telah berdaftar, anda perlu memasukkan no pendaftaran syarikat bagi mengesahkan syarikat anda telah berdaftar atau belum dengan pihak UMS. LANGKAH 5
Masukkan no pendaftaran syarikat. Sekiranya no pendaftaran syarikat telah ada dalam rekod UMS, anda tidak layak untuk membuat pendaftaran baru. Langkah 6 akan diabaikan.
LANGKAH 6 Sekiranya maklumat dalam LANGKAH 5 tiada dalam rekod, sila masukkan maklumat :-
o Tarikh penubuhan o Taraf Pembekal o Jenis Syarikat o Nama Bank bagi akaun syarikat o No Akaun bagi syarikat o No Cukai Pendapatan o Emel Syarikat (Sila pastikan emel syarikat anda adalah sah bagi memudahkan pihak anda mendapat
maklumat semasa berkaitan status pendaftaran syarikat anda )
LANGKAH 4
LANGKAH 5
LANGKAH 6
LANGKAH 7
PEROLEHAN - MANUAL PENGGUNA PENDAFTARAN PEMBEKAL
8 UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
LANGKAH 7
Klik butang DAFTAR untuk daftar/hantar maklumat pra pendaftaran syarikat anda. Klik butang PADAM untuk kosongkan semula ruangan. Klik butang KELUAR untuk batal pendaftaran.
PEROLEHAN - MANUAL PENGGUNA PENDAFTARAN PEMBEKAL
9 UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
Sekiranya maklumat Berjaya dihantar melalui LANGKAH 7, skrin seperti gambarajah 3.3 akan dipaparkan untuk
memaklumkan Pembekal hanya mempunyai tempoh 7 Hari untuk melengkapkan proses pendaftaran.
LANGKAH 8
Kemudian klik butang ‘OK’.
Gambarjah 3.3 Pop Up Mesej
LANGKAH 8
PEROLEHAN - MANUAL PENGGUNA PENDAFTARAN PEMBEKAL
10 UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
Gambarjah 3.4 Skrin Maklumat Berjaya Disimpan dan dihantar
LANGKAH 9 XXXXXXX
XXXXXXX
LANGKAH 10
PEROLEHAN - MANUAL PENGGUNA PENDAFTARAN PEMBEKAL
11 UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
LANGKAH 9 Sila gunakan Login ID dan Katalaluan yang tertera dalam gambarajah atas untuk masuk ke sistem bagi melengkapkan proses pendaftaran pembekal. LANGKAH 10 Klik butang “KLIK DI SINI” untuk meneruskan proses pendaftaran.
PEROLEHAN - MANUAL PENGGUNA PENDAFTARAN PEMBEKAL
12 UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
B. LOG MASUK PEMBEKAL BERDAFTAR
LANGKAH- LANGKAH:
Gambarajah 3.5 Laman Login LANGKAH 11 Masukkan id dan katalaluan yang diberi dalam LANGKAH 9 untuk melengkapkan proses pendaftaran.
11
PEROLEHAN - MANUAL PENGGUNA PENDAFTARAN PEMBEKAL
13 UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
Gambarajah 3.6 Menu Portal Pembekal
LANGKAH 12
LANGKAH 13
LANGKAH 15
LANGKAH 16
LANGKAH 17
LANGKAH 18
LANGKAH 19
PEROLEHAN - MANUAL PENGGUNA PENDAFTARAN PEMBEKAL
14 UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
Gambarajah 3.8a Paparan Maklumat Syarikat (Wajib untuk diisi )
LANGKAH 12 : MAKLUMAT SYARIKAT [Rujuk Gambarajah 3.8a dan 3.8b ]
12a. Terdapat 2 bahagian mpaparan maklumat iaitu MAKLUMAT ASAS SYARIKAT dan MAKLUMAT PEGAWAI PERHUBUNGAN.
12b. Klik ikon/pautan u n t u k m e l e n g k a p d a n m e n g e m a s k i n i m a k l u m a t s y a r i k a t s e p e r t i p a p a r a n pada gambarajah 3.8b.
1 2 c . P e m b e k a l d i b e n a r k a n K e m a s k i n i m a k l u m a t k a t a l a l u a n d a n
m a k l u m a t a s a s 1 2 d . I s i k a n m a k l u m a t p e g a w a i a t a u o r a n g p e r h u b u n g a n s y a r i k a t
d e n g a n l e n g k a p 1 2 e . K l i k b u t a n g ‘ K E M A S K I N I ’ u n t u k s i m p a n m a k l u m a t y a n g d i i s i .
12b
PEROLEHAN - MANUAL PENGGUNA PENDAFTARAN PEMBEKAL
15 UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
Gambarajah 3.8b Paparan Maklumat Syarikat (Wajib untuk diisi )
12c
12d
12e
PEROLEHAN - MANUAL PENGGUNA PENDAFTARAN PEMBEKAL
16 UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
Gambarajah 3.9 Skrin Daftar Maklumat Alamat (Wajib Di Isi)
LANGKAH 13 : MAKLUMAT ALAMAT [Rujuk gambarajah 3.9]
13a. Pilih jenis alamat ‘ALAMAT BERDAFTAR/UTAMA/TETAP’. 13b. Isikan maklumat dengan lengkap. Emel syarikat tidak dibenarkan ubah disebabkan emel tersebut telah didaftarkan semasa pra pendaftaran.
13c. Klik butang ‘Simpan’
13d. Klik butang ‘Padam’ untuk mengosongkan semula maklumat. 13e. Maklumat alamat yang Berjaya disimpan akan dipaparkan dalam jadual.
13f. Setelah PEMBEKAL Berjaya menyimpan maklumat ALAMAT BERDAFTAR/UTAMA/TETAP, PEMBEKAL dibenarkan menyimpan maklumat alamat yang lain iaitu ALAMAT SURAT MENYURAT dan ALAMAT CAWANGAN.
13g. Proses mengisi maklumat sama seperti dari 13a hingga 13d.
13h. Untuk kemaskini semula maklumat alamat, klik ikon pada bahagian
Action dalam jadual. Untuk buang maklumat alamat, klik ikon
13a
13c 13d 13e
PEROLEHAN - MANUAL PENGGUNA PENDAFTARAN PEMBEKAL
17 UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
LANGKAH 14: MAKLUMAT AHLI ( Nota: Wajib untuk diisi) 14a. PEMBEKAL perlu pilih pangkat ahli dan kemudian masukkan maklumat lain disetiap ruang
yang disediakan. (Rujuk gambarajah 3.10)
14b. Jika jenis syarikat adalah ‘ENTERPRISE’, maka PEMBEKAL hanya dibenarkan untuk mengisi
maklumat bagi seorang ahli sahaja iaitu ‘PEMILIK’.
(Nota: Petak Pangkat Ahli, Nama Ahli, No Kad Pengenalan, Alamat dan No Telefon adalah wajib
untuk diisi)
14c. Klik butang ‘Simpan’ untuk menyimpan maklumat yang diisi.
14d. Klik butang ‘Padam’ untuk mengosongkan maklumat yang telah diisi.
14e. Untuk kemaskini semula maklumat ahli, klik ikon dalam jadual. Untuk buang maklumat
ahli, klik ikon .
PEROLEHAN - MANUAL PENGGUNA PENDAFTARAN PEMBEKAL
18 UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
Gambarajah 3.10 Skrin Daftar Maklumat Ahli Syarikat (Wajib Diisi jika jenis syarikat bukan KEPUNYAAN
PERSEORANGAN)
PEROLEHAN - MANUAL PENGGUNA PENDAFTARAN PEMBEKAL
19 UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
LANGKAH 15: MAKLUMAT SIJIL ( Rujuk gambarajah 3.11a, 3.11b)
15a. Pilih jenis sijil. 15b. Seterusnya masukkan maklumat yang berkaitan dengan jenis sijil yang dipilih.
15c. Klik butang ‘Simpan’ untuk menyimpan maklumat sijil yang diisi. 15d. Maklumat sijil yang berjaya disimpan akan dipaparkan di bahagian jadual. 17e. Klik butang ‘Padam’ untuk mengosongkan maklumat sijil yang telah diisi.
15f. Untuk kemaskini maklumat setiap sijil yang telah disimpan, klik ikon ‘
15g. Untuk buang maklumat setiap sijil, klik ikon ‘ Buang Maklumat’
15h. Untuk tambah kod bidang setiap sijil, klik ikon ‘ Tambah Bidang Sijil’ 15i. Bagi menambah kod bidang sijil (Rujuk gambarajah 3.11b), pilih kod data yang ingin dimasukkan dan
kemudian klik butang ‘Tambah Bidang’.
Gambarajah 3.11a Daftar Maklumat Sijil
15a
15c
15b
15d
15h
PEROLEHAN - MANUAL PENGGUNA PENDAFTARAN PEMBEKAL
20 UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
Gambarajah 3.11b Daftar Maklumat Kod Bidang Sijil
15i
PEROLEHAN - MANUAL PENGGUNA PENDAFTARAN PEMBEKAL
21 UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
LANGKAH 16: MAKLUMAT KEWANGAN [Rujuk gambarajah 3.12a dan 3.12b]
16a. Klik u n t u k m e l e n g k a p k a n m a k l u m a t a k a u n s y a r i k a t . N a m a b a n k d a n
n o a k a u n y a n g d i n y a t a k a n d a l a m j a d u a l a d a l a h b e r d a s a r k a n m a k l u m a t
p r a p e n d a f t a r a n .
16b. Isikan semua maklumat dengan lengkap.
16c. Seterusnya, Klik butang ‘Simpan’ untuk daftar maklumat kewangan syarikat.
1 6d . Klik ikon untuk buang maklumat kewangan yang telah disimpan.
Gambarajah 3.12a Jadual Maklumat Kewangan
Gambarajah 3.12b Paparan kemaskini maklumat kewangan
16a
16b
16c
16d
PEROLEHAN - MANUAL PENGGUNA PENDAFTARAN PEMBEKAL
22 UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
LANGKAH 17: AKUAN SETUJU EFT [Rujuk gambarajah 3.13] 17a. Klik petak setuju terima 17b. Klik butang ‘SIMPAN’ untuk hantar setuju terima EFT
Gambarajah 3.13 Paparan Akuan Setuju EFT
17a 17b
PEROLEHAN - MANUAL PENGGUNA PENDAFTARAN PEMBEKAL
23 UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
LANGKAH 18: MUAT NAIK DOKUMEN [Rujuk gambarajah 3.13a dan 3.13b]
(Nota: Dokumen iringan yang disenaraikan adalah berdasarkan maklumat-maklumat yang telah didaftarkan oleh PEMBEKAL. PEMBEKAL boleh membuat pilihan samada untuk muat naik atau tidak.) (Nota : Dokumen yang sah diterima untuk proses muat naik hanya berformat .PDF)
18a. Klik link ‘MUAT NAIK’ 18b. klik butang‘CHOOSE FILE’ untuk memasukkan salinan dokumen yang berkaitan. 18c. Setelah memilih dokumen yang dikehendaki, PEMBEKAL perlu klik butang ‘MUAT NAIK’ untuk menyimpan salinan dokumen tersebut. 18d. Klik butang Kembali untuk ke paparan gambarajah 3.13a.
Gambarajah 3.13a Skrin Muat Naik Dokumen
Gambarajah 3.13b Skrin Memasukkan Dokumen Muat Naik
18a
18c
18b 18d
PEROLEHAN - MANUAL PENGGUNA PENDAFTARAN PEMBEKAL
24 UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
LANGKAH 19: PENGESAHAN DAFTAR [Rujuk gambarajah 3.14a , 3.14b , 3.14c, 3.14d dan 3.14e]
i. Merujuk gambarajah 3.14a, dipaparkan SENARAI SEMAK PENGISIAN MAKLUMAT SYARIKAT dan SENARAI SEMAK MUAT NAIK DOKUMEN.
ii. Bagi SENARAI SEMAK MUAT NAIK DOKUMEN, dokumen yang telah dimuat naik akan berstatus ‘UPLOADED’ dan jika tiada muat naik dilakukan, maka status ‘MUAT NAIK’ akan dipaparkan.
iii. Merujuk gambarajah 3.14b, PEMBEKAL boleh klik butang ‘SAHKAN PENDAFTARAN’
sekiranya semua maklumat yang wajib diisi telah berstatus LENGKAP .
(Nota: Butang ‘SAHKAN PENDAFTARAN’ tidak akan dipaparkan sekiranya terdapat
maklumat syarikat yang wajib diisi masih yang berstatus TIDAK LENGKAP)
iv. Kemudian, satu mesej box akan dikeluarkan bagi mengesahkan PEMBEKAL ingin
menghantar permohonan pendaftaran untuk diproses oleh pihak UMS (rujuk gambarajah
3.14c). Klik butang
‘OK’ untuk menghantar permohonan pendaftaran baru.
v. Sekali lagi satu Mesej Box berkaitan Permohonan Pendaftaran Telah Diterima (rujuk gambarajah
3.14d) akan dipaparkan. Klik butang ‘OK’ untuk proses yang seterusnya.
vi. Proses akhir, PEMBEKAL wajib mencetak slip maklumat yang tersenarai untuk dihantar
kepada pihak UMS (rujuk 3.14e)
PEROLEHAN - MANUAL PENGGUNA PENDAFTARAN PEMBEKAL
25 UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
Gambarajah 3.14a Skrin Senarai Semak
Gambarajah 3.14b Skrin Sahkan Pendaftaran
PEROLEHAN - MANUAL PENGGUNA PENDAFTARAN PEMBEKAL
26 UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
Gambarajah 3.14c Mesej Box Pengesahan Hantar Permohonan Pendaftaran
Gambarajah 3.14d Mesej Box Permohonan Diterima
Gambarajah 3.14e Paparan Pendaftaran Telah DiSahkan
PEROLEHAN - MANUAL PENGGUNA PENDAFTARAN PEMBEKAL
27 UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
MAKLUMAT TAMBAHAN
Gambarajah 3.15 menu tambahan
Laman Utama = Link ke halaman utama portal pembekal Help = Merujuk nama pegawai perolehan untuk bantuan teknikal Mesej = Paparan mesej untuk pembekal Keluar = Keluar dari system.
Keluar
Mesej
Help
Laman Utama
PEROLEHAN - MANUAL PENGGUNA PENDAFTARAN PEMBEKAL
28 UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
C. PERMOHONAN KEMASKINI MAKLUMAT PEMBEKAL (Nota : No Pembekal sebagai ID login dan ID Saga sebagai katalaluan untuk Login Sistem)
LANGKAH- LANGKAH:-
i. Gambarajah 3.15 merupakan paparan laman utama bagi pembekal/kontraktor yang telah sah berdaftar dengan pihak UMS. Untuk membuat permohonan kemaskini,
Gambarajah 3.15 Skrin Utama PEMBEKAL SAH BERDAFTAR
PEROLEHAN - MANUAL PENGGUNA PENDAFTARAN PEMBEKAL
29 UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
Klik pautan ‘ Permohonan Kemaskini’di bahagian menu sebelah kiri. Paparan pautan Permohonan Kemaskini adalah seperti gambarajah 3.16a dan gambarajah 3.16b dibawah.
Gambarajah 3.16a Skrin Pengesahan Mohon Kemaskini
PEROLEHAN - MANUAL PENGGUNA PENDAFTARAN PEMBEKAL
30 UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
Gambarajah 3.16b Skrin Pautan Untuk Kemaskini Maklumat
ii. Berdasarkan gambarajah 3.16a, sila klik ‘YA’ jika pembekal ingin membuat permohonan kemaskini. Kemudian, setelah sah diterima, klik pautan ‘<< SINI >>’ (Rujuk gambarajah 3.16b) untuk mula mengisi maklumat kemaskini yang diingini. Paparan pengisian maklumat kemaskini, sila rujuk gambarajah 3.17 di bawah.
PEROLEHAN - MANUAL PENGGUNA PENDAFTARAN PEMBEKAL
31 UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
Gambarajah 3.17 Skrin Pengesahan Permohonan Kemaskini
iii. Merujuk gambarajah 3.17 di atas, simbol A merupakan senarai tab menu . Sila klik ikon
dan untuk melihat senarai tab menu yang ada. Penerangan setiap tab adalah seperti jadual 1.0 di bawah:-
A
B
c
D E
PEROLEHAN - MANUAL PENGGUNA PENDAFTARAN PEMBEKAL
32 UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
Jadual 1.0 Penerangan Tab Menu
Nama Tab Skrin Penerangan
1. Pengesahan Permohonan Kemaskini
Rujuk gambarajah 3.17
PEROLEHAN - MANUAL PENGGUNA PENDAFTARAN PEMBEKAL
33 UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
2. Kemaskini Maklumat Asas Syarikat
Rujuk gambarajah 3.18
3. Kemaskini Maklumat Pegawai Perhubungan
Rujuk gambarajah 3.19
PEROLEHAN - MANUAL PENGGUNA PENDAFTARAN PEMBEKAL
34 UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
4. Kemaskini Maklumat
Alamat Rujuk gambarajah 3.20
5. Kemaskini Maklumat
Ahli Syarikat Rujuk gambarajah 3.21
6. Kemaskini Maklumat
Kewangan Rujuk gambarajah 3.22
7. Kemaskini Sijil PMS Rujuk gambarajah 3.23
PEROLEHAN - MANUAL PENGGUNA PENDAFTARAN PEMBEKAL
35 UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
8. Kemaskini Sijil PKK Rujuk gambarajah 3.24
9. Kemaskini Sijil CIDB Rujuk gambarajah 3.25
PEROLEHAN - MANUAL PENGGUNA PENDAFTARAN PEMBEKAL
36 UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
Gambarajah 3.18 Skrin Kemaskini Maklumat Asas Syarikat
Gambarajah 3.19 Skrin Kemaskini Maklumat Pegawai Perhubungan
PEROLEHAN - MANUAL PENGGUNA PENDAFTARAN PEMBEKAL
37 UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
Gambarajah 3.20 Skrin Kemaskini Maklumat Alamat Syarikat
Gambarajah 3.21 Skrin Kemaskini Maklumat Ahli Syarikat
PEROLEHAN - MANUAL PENGGUNA PENDAFTARAN PEMBEKAL
38 UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
Gambarajah 3.22 Skrin Kemaskini Maklumat Kewangan
Gambarajah 3.23 Skrin Kemaskini Maklumat Sijil PMS
PEROLEHAN - MANUAL PENGGUNA PENDAFTARAN PEMBEKAL
39 UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
Gambarajah 3.24 Skrin Kemaskini Maklumat Sijil PUKONSA
PEROLEHAN - MANUAL PENGGUNA PENDAFTARAN PEMBEKAL
40 UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
Gambarajah 3.25 Skrin Kemaskini Maklumat Sijil CIDB
Gambarajah 3.26 Pop Up Mesej Pengesahan Permohonan Kemaskini
iv. Berdasarkan gambarajah 3.26 di atas, skrin tersebut akan dipaparkan setelah pembekal klik
butang ‘SAHKAN PERMOHONAN KEMASKINI’ untuk menghantar dan mengesahkan permohonan kemaskini yang dibuat. (Rujuk gambarajah 3.17)
PEROLEHAN - MANUAL PENGGUNA PENDAFTARAN PEMBEKAL
41 UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
v. Kemudian, klik semula pautan ‘PERMOHONAN KEMASKINI’ pada menu sebelah kiri dan paparan terbaru berkaitan status semasa permohonan kemaskini pembekal akan dijana. (rujuk gambarajah 3.27)
Gambarajah 3.27 Skrin Status Semasa Permohonan Kemaskini
vi. Seterusnya, pembekal perlu klik ikon ‘ Cetak Slip Permohonan untuk mencetak slip. Slip permohonan kemaskini ini perlu dihantar bersama-sama dokumen yang dinyatakan dalam slip kepada pihak Perolehan UMS sebelum tarikh akhir penghantaran slip berakhir (Rujuk gambarajah 3.27)