Post on 25-Jan-2020
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P016
Halaman: 1/12
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN BIASISWA/BANTUAN KEWANGAN
PENGAJIAN SISWAZAH
Tarikh: 14/07/2015
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
1.0 TUJUAN
Prosedur ini menerangkan proses pengurusan biasiswa/bantuan kewangan kepada pelajar siswazah Universiti Putra Malaysia (UPM).
2.0 SKOP
Prosedur ini merangkumi proses pengurusan biasiswa/bantuan kewangan pengajian siswazah yang merangkumi permohonan, pentadbiran dan pelanjutan biasiswa/bantuan kewangan serta pemantauan prestasi pemegang biasiswa.
3.0 DOKUMEN RUJUKAN
Kod Dokumen Tajuk Dokumen
UPM/PU/S/AK05/01 Arahan Kerja Penawaran Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah
UPM/PU/S/AK05/02 Arahan Kerja Pengurusan Permohonan Sambungan Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah
UPM/PU/S/AK05/03 Arahan Kerja Menahan Pembayaran Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah
UPM/PU/S/AK05/04 Arahan Kerja Menamatkan Pembayaran Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah
PU/S/M01 i-GIMS Manual
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P016
Halaman: 2/12
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN BIASISWA/BANTUAN KEWANGAN
PENGAJIAN SISWAZAH
Tarikh: 14/07/2015
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN
GRA : Biasiswa Pembantu Penyelidik Siswazah GRF : Fellowship Penyelidik Siswazah i-GIMS : Internet Graduate Information Management System JKPBPS : Jawatankuasa Pemilih Biasiswa Pengajian Siswazah,
UPM J/K : Jawatankuasa KPP : Ketua Penolong Pendaftar NSF : National Science Fellowship PASCA : Biasiswa Skim Pasca Siswazah PGD : Skim Biasiswa Penyelidikan Pasca Siswazah PS : Pengajian Siswazah PT : Pegawai Tadbir PTJ : Pusat Tanggungjawab PTO : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) SPS : Sekolah Pengajian Siswazah S-GRA : Elaun Penyelidikan Siswazah Khas TD : Timbalan Dekan TNCAA : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) TP : Timbalan Pendaftar TWP : Timbalan Wakil Pengurusan WP : Wakil Pengurusan
5.0 TANGGUNGJAWAB
5.1 Dekan, TD, TP, KPP dan PT Seksyen Akademik, Pendaftaran, Pengijazahan dan Bantuan Kewangan bertanggungjawab memastikan prosedur pengurusan biasiswa/bantuan kewangan pengajian siswazah ini dilaksanakan.
5.2 Sesiapa yang terlibat dalam pengendalian prosedur pengurusan biasiswa/bantuan
kewangan pengajian siswazah juga perlu mematuhi prosedur ini.
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P016
Halaman: 3/12
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN BIASISWA/BANTUAN KEWANGAN
PENGAJIAN SISWAZAH
Tarikh: 14/07/2015
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
6.0 PROSES TERPERINCI
Tanggungjawab Carta alir Tindakan Rekod/ Dokumen Rujukan
6.1 Mula
6.2 Hebahkan Maklumat Penawaran
PT/PTO SPS
6.2.1 Hebahkan maklumat penawaran kepada Fakulti/ Institut/pelajar.
Arahan Kerja Penawaran Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah (UPM/PU/S/AK05/01)
Nota:
Bagi biasiswa/bantuan kewangan daripada penaja luar, hebahan maklumat dibuat dalam tempoh tiga (3) hari bekerja selepas menerima maklumat daripada penaja.
6.3 Terima dan Semak Permohonan
PTO SPS 6.3.1 Terima dan semak borang permohonan baharu biasiswa/bantuan kewangan jika perlu mendapatkan kelulusan JKPBPS.
Arahan Kerja Penawaran Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah (UPM/PU/S/AK05/01)
PTO SPS 6.3.2 Terima dan semak borang
permohonan sambungan (GRA dan S-GRA).
Arahan Kerja Pengurusan Permohonan Sambungan Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah (UPM/PU/S/AK05/02)
6.4 Lengkap/Penuhi Syarat? 6.4.1 Jika Ya, ikut Langkah 6.5. 6.4.2 Jika Tidak, proses tamat.
Tidak
Ya
6.1 Mula
6.2 Hebahkan Maklumat Penawaran
6.3 Terima dan Semak Permohonan
A
6.4 Lengkap/ Penuhi Syarat?
B
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P016
Halaman: 4/12
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN BIASISWA/BANTUAN KEWANGAN
PENGAJIAN SISWAZAH
Tarikh: 14/07/2015
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
6.5 Saringan dan Sokongan PTJ
Dekan Fakulti/Sekolah/ Pengarah Institut
6.5.1 Majukan borang permohonan yang lengkap kepada PTJ untuk saringan dan sokongan.
PT/PTO
Fakulti/Institut/ Sekolah
6.5.2 Kemukakan keputusan saringan permohonan kepada SPS dalam tempoh 14 hari bekerja.
6.6 Mesyuarat JKPBPS
PT/PTO SPS
6.6.1 Aturkan Mesyuarat JKPBPS dalam tempoh 45 hari bekerja selepas tarikh tutup permohonan (jika berkaitan).
Arahan Kerja Penawaran Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah (UPM/PU/S/AK05/01)
JKPBPS 6.6.2 Timbang dan putuskan permohonan
yang telah disokong oleh PTJ.
6.7 Lulus ?
PT/PTO SPS 6.7.1 Jika Ya, ikut Langkah 6.8. 6.7.2 Jika Tidak, maklumkan kepada
pemohon dan proses tamat.
6.8 Keluarkan Surat Tawaran/Kelulusan
Permohonan
PT/PTO SPS 6.8.1 Bagi permohonan baharu, keluarkan
dan hantar surat tawaran berserta pakej tawaran (jika ada) dan ikut Langkah 6.9.
Arahan Kerja Pengurusan Permohonan Sambungan Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah (UPM/PU/S/AK05/02)
PT/PTO SPS 6.8.2 Bagi permohonan sambungan,
keluarkan surat kelulusan permohonan biasiswa/bantuan kewangan kepada pemohon dan ikut Langkah 6.12.
Tidak
Ya
Ya
6.5 Saringan dan Sokongan PTJ
6.6 Mesyuarat JKPBPS
6.8 Keluarkan Surat Tawaran/Kelulusan Permohonan
D
6.7 Lulus?
A
C
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P016
Halaman: 5/12
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN BIASISWA/BANTUAN KEWANGAN
PENGAJIAN SISWAZAH
Tarikh: 14/07/2015
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
6.9 Pelajar Terima Tawaran?
6.9.1 Jika Ya, ikut Langkah 6.10.
6.9.2 Jika Tidak, proses dianggap tamat.
6.10 Sediakan Laporan dan Hantar kepada
Pejabat Bursar
PT/PTO SPS
6.10.1 Sediakan laporan berikut untuk dihantar kepada Pejabat Bursar:
a) Laporan Penyata Arahan Bayaran; b) Laporan Senarai Nama Pelajar
Yang Menerima Tawaran.
Arahan Kerja Penawaran Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah (UPM/PU/S/AK05/01)
6.11 Pantau Status Pengajian Penerima
PT/PTO SPS
PT/PTO SPS
PT/PTO SPS
6.11.1 Pantau status pelajar sepanjang tempoh pembiayaan dan ambil tindakan yang bersesuaian (jika perlu).
6.11.2 Pastikan pelajar memenuhi syarat
kontrak sebelum bergraduat (jika berkaitan).
6.11.3 Sediakan Laporan Tahunan dan
majukan kepada pihak penaja (jika berkaitan).
Arahan Kerja Pengurusan Permohonan Sambungan Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah (UPM/PU/S/AK05/02)
Arahan Kerja Menahan Pembayaran Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah (UPM/PU/S/AK05/03)
Arahan Kerja Menamatkan Pembayaran Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah (UPM/PU/S/AK05/04)
6.12 Tamat
Tidak
Ya
6.10 Sediakan Laporan dan Hantar kepada Pejabat Bursar
Permohonan
6.11 Pantau Status Pengajian Penerima
6.12 Tamat
D
B & C
6.9 Pelajar Terima Tawaran?
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P016
Halaman: 6/12
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN BIASISWA/BANTUAN KEWANGAN
PENGAJIAN SISWAZAH
Tarikh: 14/07/2015
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
8.0 REKOD
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan
Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh
Simpanan
Kuasa Melupus
1.
UPM/SPS/(No. Matrik) Fail Pelajar
Borang Permohonan Biasiswa Pembantu Penyelidik Siswazah (PU/S/BR05/GS-18a) [jika berkaitan].
Borang Penilaian Biasiswa Pembantu Penyelidik Siswazah (PU/S/BR05/GS-18b) [jika berkaitan].
Surat Tawaran Biasiswa Pembantu Penyelidik Siswazah (Baharu/Sambung) [jika berkaitan].
Borang Permohonan Elaun Penyelidikan Siswazah Khas (PU/S/BR05/GS-19a)/Borang Permohonan Sambungan Elaun Penyelidikan Siswazah Khas (PU/S/BR05/GS-19b) [jika berkaitan].
Surat Tawaran Elaun Penyelidikan Siswazah Khas (Baharu/Sambung) [jika berkaitan].
Borang Permohonan Fellowship Penyelidik Siswazah (PU/S/BR05/GS-44) [jika berkaitan].
Surat Tawaran Fellowship Penyelidik Siswazah [jika berkaitan].
Salinan surat menyurat yang berkaitan dengan biasiswa/bantuan kewangan [jika berkaitan].
Lain-lain Urusan (Pembatalan/
PTO SPS PTO SPS Bilik Fail Pelajar, SPS
Kekal
TNCAA/ TWP
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P016
Halaman: 7/12
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN BIASISWA/BANTUAN KEWANGAN
PENGAJIAN SISWAZAH
Tarikh: 14/07/2015
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Perubahan Kadar Elaun) [jika berkaitan].
2. UPM/600-12/2/1 Urusan Am Biasiswa
Urusan am biasiswa.
PTO SPS PTO SPS Seksyen Akademik,
Pendaftaran, Pengijazahan dan Bantuan
Kewangan
7 Tahun
Dekan SPS
3. UPM/600-12/2/1/2 Iklan Biasiswa
Iklan.
PTO SPS PTO SPS Seksyen Akademik,
Pendaftaran, Pengijazahan dan Bantuan
Kewangan
7 Tahun
Dekan SPS
4. UPM/600-12/2/1/3 Statistik Biasiswa
PTO SPS PTO SPS Seksyen Akademik,
Pendaftaran, Pengijazahan dan Bantuan
Kewangan
7 Tahun
Dekan SPS
5. UPM/600-12/2/1/4 Senarai Penerima Biasiswa
Penerima biasiswa.
PTO SPS PTO SPS Seksyen Akademik,
Pendaftaran, Pengijazahan dan Bantuan
Kewangan
7 Tahun
Dekan SPS
6. UPM/600-9/27 Mesyuarat J/K Pemilihan Biasiswa Pengajian Siswazah, UPM (JKPBPS) dan Minit Mesyuarat
PTO SPS PTO SPS Seksyen Akademik,
Pendaftaran, Pengijazahan dan Bantuan
Dekan SPS
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P016
Halaman: 8/12
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN BIASISWA/BANTUAN KEWANGAN
PENGAJIAN SISWAZAH
Tarikh: 14/07/2015
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Surat menyurat.
Kertas dan Minit Mesyuarat.
Kewangan
Kekal
7. UPM/600-12/2/2 Surat Menyurat Dengan Pejabat Bursar Berkaitan GRA
Surat menyurat dengan Pejabat Bursar.
PTO SPS PTO SPS Seksyen Akademik,
Pendaftaran, Pengijazahan dan Bantuan
Kewangan
7 Tahun
Dekan SPS
8. UPM/600-12/2/2/1 Maklumat Bantuan Pengajaran GRA
Maklumat Bantuan Pengajaran.
PT/PTO SPS
PT/PTO SPS
Seksyen Akademik,
Pendaftaran, Pengijazahan dan Bantuan
Kewangan
7 Tahun
Dekan SPS
9. UPM/600-12/2/2/2
Pecah Kontrak GRA
Dokumen Pecah kontrak.
PTO SPS PTO SPS Seksyen Akademik,
Pendaftaran, Pengijazahan dan Bantuan
Kewangan
7 Tahun
Dekan SPS
10. UPM/600-12/2/2/3 Lain-lain Urusan GRA
Lain-lain urusan.
PTO SPS PTO SPS Seksyen Akademik,
Pendaftaran, Pengijazahan dan Bantuan
Kewangan
7 Tahun
Dekan SPS
11. UPM/600-12/2/3 Surat Menyurat Dengan Pejabat Bursar Berkaitan S-GRA
PTO SPS PTO SPS Seksyen Akademik,
Pendaftaran, Pengijazahan
Dekan SPS
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P016
Halaman: 9/12
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN BIASISWA/BANTUAN KEWANGAN
PENGAJIAN SISWAZAH
Tarikh: 14/07/2015
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Surat menyurat dengan Pejabat Bursar.
dan Bantuan Kewangan
7 Tahun
12. UPM/600-12/2/3/1 Lain-lain Urusan S-GRA
Lain-lain urusan.
PTO SPS PTO SPS Seksyen Akademik,
Pendaftaran, Pengijazahan dan Bantuan
Kewangan
7 Tahun
Dekan SPS
13. UPM/600-12/2/4
Surat Menyurat Dengan Penaja National Science Fellowship
Surat-menyurat NSF.
PTO SPS PTO SPS Seksyen Akademik,
Pendaftaran, Pengijazahan dan Bantuan
Kewangan
7 Tahun
Dekan SPS
14. UPM/600-12/2/4/1
Laporan Kepada Penaja NSF
Laporan NSF.
PTO SPS PTO SPS Seksyen Akademik,
Pendaftaran, Pengijazahan dan Bantuan
Kewangan
7 Tahun
Dekan SPS
15. UPM/600-12/2/4/2
Lain-lain Urusan NSF
Lain-lain urusan.
PTO SPS PTO SPS Seksyen Akademik,
Pendaftaran, Pengijazahan dan Bantuan
Kewangan
7 Tahun
Dekan SPS
16. UPM/600-12/2/7
Surat Menyurat Dengan Pejabat
PTO SPS PTO SPS Seksyen Akademik,
Pendaftaran,
Dekan SPS
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P016
Halaman: 10/12
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN BIASISWA/BANTUAN KEWANGAN
PENGAJIAN SISWAZAH
Tarikh: 14/07/2015
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Bursar Berkaitan GRF
Surat-menyurat dengan Pejabat Bursar.
Pengijazahan dan Bantuan
Kewangan
7 Tahun
17. UPM/600-12/2/7/1
Maklumat Bantuan Pengajaran GRF
Maklumat Bantuan Pengajaran.
PTO SPS PTO SPS Seksyen Akademik,
Pendaftaran, Pengijazahan dan Bantuan
Kewangan
7 Tahun
Dekan SPS
18. UPM/600-12/2/7/2 Rekod Kehadiran ke Kampus GRF
Rekod kehadiran.
PTO SPS PTO SPS Seksyen Akademik,
Pendaftaran, Pengijazahan dan Bantuan
Kewangan
7 Tahun
Dekan SPS
19. UPM/600-12/2/7/3
Pecah Kontrak/Pindah Kontrak GRF
Dokumen Pecah kontrak/Pindah kontrak.
PTO SPS PTO SPS Seksyen Akademik,
Pendaftaran, Pengijazahan dan Bantuan
Kewangan
7 Tahun
Dekan SPS
20. UPM/600-12/2/7/4
Lain-lain Urusan GRF
Lain-lain urusan.
PTO SPS PTO SPS Seksyen Akademik,
Pendaftaran, Pengijazahan dan Bantuan
Kewangan
7 Tahun
Dekan SPS
21. UPM/600-12/2/1/6
PTO SPS PTO SPS Seksyen Akademik,
Dekan SPS
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P016
Halaman: 11/12
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN BIASISWA/BANTUAN KEWANGAN
PENGAJIAN SISWAZAH
Tarikh: 14/07/2015
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Surat Panggilan Sebagai Panel Temuduga
Surat panggilan panel temuduga.
Pendaftaran, Pengijazahan dan Bantuan
Kewangan
7 Tahun
22. UPM/600-12/2/1/7 Kertas Temuduga Biasiswa
Kertas temuduga.
PTO SPS PTO SPS Seksyen Akademik,
Pendaftaran, Pengijazahan dan Bantuan
Kewangan
7 Tahun
Dekan SPS
23. UPM/600-12/2/1/8 Minit Temuduga Biasiswa Untuk Disahkan dan Pengesahan Minit Temuduga Biasiswa
Minit temuduga.
PTO SPS PTO SPS Seksyen Akademik,
Pendaftaran, Pengijazahan dan Bantuan
Kewangan
7 Tahun
Dekan SPS
24. UPM/(Kod PTJ)/600-12/2/1/1 Fail Biasiswa
Iklan Biasiswa.
Rekod kehadiran ke Kampus.
Maklumat Bantuan Pengajaran.
Senarai Penerima Biasiswa.
PTO PTJ PTO PTJ Bilik Fail Fakulti/ Institut
3 Tahun
Dekan Fakulti/
Pengarah Institut
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P016
Halaman: 12/12
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN BIASISWA/BANTUAN KEWANGAN
PENGAJIAN SISWAZAH
Tarikh: 14/07/2015
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
9.0 SEJARAH SEMAKAN
No. Isu No.
Semakan No. Seksyen Huraian Pindaan
Disemak Oleh
Disahkan Oleh
Tarikh Kuatkuasa
02 00 - Keluaran Pertama untuk
satu persijilan WP Naib
Canselor 03/01/2011
02 01 PU:S-
15/2013
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah
Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-198
TNC (A&A) WP 30/04/2013
02 02 PU:S-
16/2015
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah
Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-228
TNC (A&A) WP 14/07/2015