Post on 02-Feb-2018
Pengurusan dan Pengendalian Surat
EVADA EL UMMAH KHOIRO, M.AB.
APLIKASI KESEKRETARIATAN
PERTEMUAN 7
Pengertian pengurusan dan pengendalian surat
Adalah kegiatan bagaimana dalam menangani baik surat masuk maupun keluar jika tidak ditangani dengan baik tentunya akan dapat merugikan banyak pihak, khususnya bagi kantor yang bersangkutan.
1. Surat dan informasinya bisa hilang
2. Kantor menjadi tidak rapi karena banyak
tumpukan kertas yang tidak tertata
3. Surat sulit ditemukan jika dicari karena
letaknya tidak disusun dengan teratur
1. Surat akan tercatat dengan baik
2. Prosedur penanganan surat jelas
3. Surat akan tersimpan baik sehingga
mudah untuk ditemukan
4. Rahasia akan terjaga
Jenis – jenis suratSi
fatn
ya
• Surat Pribadi
• Surat Niaga
• Surat Dinas
Jan
gkau
ann
ya • Surat Intern
• Surat Ekstern
Pro
sed
ur
Pen
guru
san
nya • Surat
masuk
• Surat keluar
Urg
ensi
Pen
giri
man
nya • Surat
sangat segera/kilat
• Surat segera
• Surat biasa
Cont...K
eam
anan
Isin
ya • Surat sangat rahasia (SR)
• Surat rahasia (R)
• Surat terbatas/konfidensial (K)
• Surat biasa (B)Ju
mla
h P
ener
imaa
nn
ya • Surat Biasa
• Surat Edaran
• Surat Pengumuman
Tuju
ann
ya • Surat Pemberitahuan
• Surat Perintah
• Surat Peringatan
• Surat Permintaan
• Surat Panggilan
• Surat Susulan
• Surat Keputusan
• Surat Perjan
• jian
• Surat Izin
• Surat Laporan
Wu
jud
nya
• Kartu pos
• Warkat pos
• Surat bersampul
• Nota
• Memorandum
• Telegram
• Telex
• Surat pengantar
Penggunaan buku agenda dan kartu kendali
Sistem pengurusan surat masuk dan keluar) dapat dilakukan dengan cara:
1. Sistem buku agenda (sistem tradisional)
2. Sistem kartu kendali (sistem pola baru modern)
3. Sistem takah (tata naskah) digunakan di lingkungan TNI
Sistem buku agenda sudah ada sejak jaman belanda sebagai pengganti dari sistem Kaulbach yang telah digunakan sebelumnya. Sementara sistem kartu kendali baru tercipta sejak tahun 1971 yang diciptakan oleh ARNAS (Arsip Nasional) yang sekarang dikenal dengan ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) bekerja sama dengan LAN (Lembaga Administrasi Negara)
Perbedaan buku agenda dan kartu kendali
BUKU AGENDA
Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun
1. Buku agenda tunggal/campuran
2. Buku agenda berpasangan
3. Buku agenda kembar
KARTU KENDALI
Sistem kartu kendali adalah istilah lain yang sering dipakai untuk nama kearsipan pola baru. Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatan surat
Ciri-ciri kartu kendali
1. Pada system kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain surat penting, surat rahasia dan surat biasa
2. Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah
PROSEDUR PENGURUSAN SURAT MASUK
Classifying First Sorting OpeningRemoving & Inspecting Contents
Reading, Sorting, Underlining, &
Annotating
Date-Time Stamping
Presenting MailHandling Other
Distributing Mail
Classifying
Surat dikategorikan sebagai berikut:
• Surat
• Nota Keuangan (tagihan, rek.bank)
• Iklan/brosur
• Bahan penerbitan/surat kabar/majalah
• Paket
Klasifikasi surat
• Surat pribadi/personal
• Surat dinas/bisnis
First Sorting
Surat Biasa
Surat Penting
Surat Rahasia
Opening Menangani surat Rahasia
Private & Confidential
Personal/Confidential
Atur alat-alat
Removing & Inspecting Contents
Bila tidak ada alamat di dalam surat
Bila tidak ada tanggal surat
Bila tidak ada nama jelas
Reading, Sorting, Underlinng, & Annotating
Sorting
• Yang ditujukan & harus di-ttd pimpinan
• Yang ditujukan pada pimpinan, tapi tanggung jawab bagian lain
• Yang ditujukan ke pimpinan tapi ditangani sekretaris
Underlining
Annotating
Date Time Stamping (Agenda Masuk)Tanggal Pengiri
mTgl/Ref Tipe
Transmisi
Deskripsi
Dikirim ke
Yg harus dilakukan
Deadline
Tanggal Follow-up
Berkas
Presenting Mail
Susun ke dalam map, sesuai kepentingan
Surat penting diletakkan di atas
Dalam map-map yang berbeda bila pimpinan menangani banyak perusahaan
Handling Other MailSurat yang ditangani bagian lain
Surat yang ditangani sekretaris
Majalah
Brosur/Iklan
Paket
Routing Slip
Distributing Mail
Langsung diarsip
Ditunda & ditindaklanjuti sendiri oleh pimpinan
Ditindaklanjuti sesuai disposisi pimpinan
Surat diedarkan ke pejabat yg telah ditentukan
Surat di-copy/aslinya diberikan
Surat ke bawahan untuk ditindaklanjuti
Circulation Slip
Perihal:
Harap disirkulasikan kepada nama-nama berikut:
No Nama Paraf
Circulation Slip
Setelah selesai kembali ke _______________
Lembar Disposisi
Catatan sekretarisURAIAN ISI SURAT DIBERIKAN TINDAK LANJUT
KEPADA TGL UNTUK
SEMENTARA PIMPINAN TIDAK DI TEMPAT
Surat ke pejabat pengganti
Surat dikirim ke tmp pimpinan berada
Surat dilaporkan melalui telepon
Surat dibiarkan menunggu pimpinan kembali
PROSEDUR PENGURUSAN SURAT KELUAR
Membuat Surat
Mengirimkan Surat
Membuat SuratSiapkan surat (konsep)
Draft konsep dicek pimpinan
Catat perihal surat ke Agenda Surat Keluar
Cetak surat (Kop Surat)
Di-ttd pimpinan
Surat di-copy
Agenda Surat Keluar
Tgl No. Surat Tujuan Kepada Perihal Keterangan
Mengirimkan Surat
Secara Elektronik
Melalui Pos
Private Delivery Service
Pengantar Surat Perusahaan
Contoh Buku EkspedisiTGL TUJUAN PERIHAL PARAF
PENERIMANAMA JELAS
CARA MELIPAT SURATMelipat Surat
Surat-surat yang telah ditandangani dan diberi stempel harus dipisahkan. Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dan lembar kedua disimpan sebagai arsip.
Untuk surat yang akan dikirim harus dilipat dengan rapi kedalam bentuk tertentu.
Ada 8 cara melipat surat, yaitu :
1. Lipatan Tunggal (Single Fold),
2. Lipatan Ganda Sejajar (Paralel Double Fold),
3. lipatan baku (standard fold),
4. Lipatan Baku Rendah (low standard fold),
5. Lipatan Akordion (accordion fold),
6. Lipatan akordion rendah (low accordion fold),
7. Lipatan model baron (baronial fold)
8. Lipatan model prancis (French fold)
THANK YOUANY QUESTIONS??