Post on 14-Feb-2021
Pengantar Administrasi Perkantoran Page
Disusun Oleh :
FADHILAH
120412423421
PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN
KURIKULUM
2013
Pengantar Administrasi Perkantoran Page i
KATA PENGANTAR
Segala puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena limpahan rahmat dan
karunia-Nya akhirnya kami dapat menyelesaikan modul ini untuk membantu proses
pendidikan dengan acuan Kurikulum 2013. Sebagai salah satu upaya peningkatan kualitas
dalam penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan yang berbasis kompetensi sesuai dengan
tuntutan Kurikulum 2013 yang berorientasi pada tuntutan dunia kerja dan dunia industri
diperlukan adanya bahan ajar yaitu modul.
Pendekatan pembelajaran dengan sistem modul memberikan kesempatan kepada
peserta didik untuk belajar secara mandiri sesuai dengan percepatan pembelajaran masing-
masing. Modul sebagai alat atau sarana pembelajaran yang berisi materi, metode, batasan-
batasan, dan cara mengevaluasi yang dirancang secara sistematis untuk mencapai kompetensi
yang diharapkan untuk itu bahan ajar dengan sistem modul bagi SMK sesuai dengan program
keahliannya dianggap penting dan perlu. Faktor terpenting dari pendidikan adalah banyaknya
membaca dan berlatih melalui salah satu cara yaitu dengan membaca modul satu indikator
untuk membantu pendidikan dan mengetahui kemampuan peserta didik dalam mendalami
suatu materi sehingga tercapai hasil belajar yang optimal.
Modul ini disusun sebagai bahan acuan dalam menyajikan materi pelajaran untuk
Kompetensi Kejuruan, Kompetensi Dasar “ Mengidentifikasi struktur organisasi dan jabatan
di bidang administrasi perkantoran” sesuai dengan yang tercantum dalam silabus. Semoga
bahan ajar ini dapat memberikan manfaat bagi siswa dalam melaksanakan pembelajaran.
Malang, 27 November 2014
Pengantar Administrasi Perkantoran Page ii
Cover
Kata Pengantar ................................................................................................................... i
Daftar Isi ........................................................................................................................... ii
Petunjuk Belajar ............................................................................................................... iii
Kompetensi Inti ................................................................................................................ iv
Kompetensi Dasar ............................................................................................................ iv
Pendalaman Materi ........................................................................................................... 1
Latihan ............................................................................................................................ 12
Glosarium ........................................................................................................................ 18
Daftar Pustaka ................................................................................................................. 18
Daftar Isi
Pengantar Administrasi Perkantoran Page ii
1. Peserta Didik
a. Bacalah dengan cermat modul ini dan pahami dengan baik.
b. Diskusikan dengan sesama peserta didik apa yang telah Anda cermati untuk
mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin
dicapai dalam modul ini. Tanyakan apabila masih belum memahami isi modul ini.
c. Kerjakan tugas-tugas, baik secara individu ataupun kelompok dengan jujur dan teliti
serta bertanggungjawab.
d. Untuk kegiatan praktik, diharapkan peserta didik selalu membaca dan memahamiteori
yang mendukung materi praktik.
e. Perhatikan tentang alat-alat untuk kegiatan praktik, termasuk tentang keselamatan
kerja dalam menggunakan alat-alat tersebut.
2. Guru
a. Informasikantentang bagaimana cara menggunakan modul, cara pembelajaran, cara
penilaian, bahan dan alat yang digunakan, dan waktu yang dibutuhkan.
b. Bimbinglah peserta didik agar tidak mendapatkan kesulitan dalam mempelajari modul
ini.
c. Berilah kesempatan bertanya pada peserta didik.
d. Berikan lebih banyak latihan atau pekerjaan pada peserta didik agar lebih memahami
lebih dalam kompentensi yang telah diajarkan.
e. Berikan evaluasi untuk kemajuan belajar, sehingga tujuan akhir dapat tercapai dengan
baik.
Petunjuk Belajar
Pengantar Administrasi Perkantoran Page
MATERI PEMBELAJARAN
Pengertian Organisasi
Prinsip-Prinsip Organisasi
Bentuk-Bentuk Organisasi
Bagan/Struktur Organisasi
Uraian Tugas
KOMPETENSI INTI
KI 1 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.
KI 2 : Menghayati dan Mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli (gotong
royong, kerjasama, toleran, damai), santun, responsif dan pro-aktif dan menunjukan sikap
sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam berinteraksi secara efektif
dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan
bangsa dalam pergaulan dunia.
KI 3 : Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, dan
prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi, seni,
budaya, dan humaniora dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan
peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk
memecahkan masalah.
KI 4 : Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan
pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu
melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.
KOMPETENSI DASAR
Mengidentifikasi struktur
organisasi dan jabatan di bidang
administrasi perkantoran.
Pengantar Administrasi Perkantoran Page 1
Gerbang Ilmu
Berbagai literatur tentang
organisasi dan manajemen telah
memberikan definisi tentang
organisasi, dengan berbagai cara,
tergantung dari segi tintauan atau
pendekatannya. Pada dasarnya,
pengertian organisasi dapat
dibedakan menjadi dua macam,
yaitu organisasi dalam arti statis
dan organisasi dalam arti
dinamis.
1. Pengertian Organisasi
Berbagai literatur tentang organisasi dan
manajemen telah memberikan definisi tentang
organisasi, dengan berbagai cara, tergantung dari
segi tintauan atau pendekatannya. Pada dasarnya,
pengertian organisasi dapat dibedakan menjadi
dua macam, yaitu organisasi dalam arti statis dan
organisasi dalam arti dinamis.
Organisasi Dalam Arti Dinamis
Organisasi dalam arti statis berarti melihat
organisasi sebagai sesuatu yang tidak bergerak
atau diam. Melihat organisasi sebagai sesuatu
yang tidak bergerak berarti melihat organisasi itu
seperti yang tergambar dalam bagan yang
beraneka ragam.
Ada berbagai macam pandangan tentang organisasi dalam arti statis, antara lain
sebagai berikut :
a. Organisasi dipandang sebagai wadah atau sebagai alat pencapaian tujuan yang
ditetapkan sebelumnya, wadah kelompok yang mengadakan kerjasama untuk
mencapai tujuan bersama, wadah atau tempat dimana administrasi dan manajemen
dijalankan.
b. Organisasi dipandang sebagai jaringan dari hubungan kerja yang bersifat formal
seperti yang tergambar dalam suatu bagan organisasi.
c. Organisasi dipandang sebagai saluran hirarki kedudukan atau jabatan yang ada
dan menggambarkan secara jelas tentang garis wewenang, garis komando, dan
garis tanggungjawab.
Secara singkat dapat dikatakan bahwa organisasi dalam arti statis merupakan wadah
atau tempat kegiatan administrasi dan manajemen berlangsung dengan gambaran yang jelas
tentang saluran hirarki daripada kedudukan, jabatan wewenang, garis komando, dan
tanggungjawab.
Paparan Isi Materi
Pengantar Administrasi Perkantoran Page 2
Gerbang Ilmu
Organisasi merupakan suatu
bentuk kerjasama antara
sekelompok orang yang
tergabung dalam suatu wadah
tertentu guna mencapai
tujuan bersama.
Organisasi Dalam Arti Dinamis
Organisasi dalam arti dinamis berarti memandang organisasi sebagai suatu organ yang
hidup, suatu organisme yang dinamis. Memandang organisasi sebagai organisme yang
dinamis berarti memandang organisasi tidak hanya dari segi bentuk dan wujudnya, tetapi juga
melihat organisasi itu dari segi isinya. Isi daripada organisasi adalah sekolompok orang yang
melakukan kegiatan untuk mencapai tujuan bersama. Dengan kata lain, organisasi dalam arti
dinamis berarti menyoroti aktivitas atau kegiatan yang ada di dalam organisasi, serta segala
macam aspek yang berhubungan dengan usaha pencapaian tujuan yang hendak dicapai.
Dari uraian di atas kita dapat mengatakan bahwa organisasi dalam arti dinamis
merupakan proses kerjasama antara orang-orang yang tergabung dalam suatu wadah tertentu
untuk mencapai tujuan bersema seperti yang telah ditetapkan secara bersama pula. Proses
adalah langkah-langkah yang harus dilalui. Langkah-langkah yang harus dilalui dalam usaha
mencapai tujuan bersama dimulai dari proses perencanaan (planning), proses
pengorganisasian (organizing), pemberian motivasi (mitivating), proses pengawasan
(controlling), dan proses pengambilan keputusan (decision making). Proses tersebut sering
disebut sebagai fungsi manajemen sehingga organisasi dalam arti dinamis disebut pula
organisasi sebagai fungi, yaitu organisasi yang memberi kemungkinan manajemen untuk
bergerak.
Beberapa Pendapat Para Ahli
Disamping beberapa definisi seperti yang telah
diutarakan di atas, masih banyak definisi lain yang
diberikan oleh para ahli. Sebagai bahan perbandingan
dansebagai bahan pengetahuan, di bawah ini dikutipkan
beberapa definisi yang dikemukakan para ahli. James D.
Mooney mengatakan bahwa, organisasi merupakan
bentuk dari setiap perserikatan manusia untuk mencapai
tujuan bersama. John D. Millet mengatakan bahwa,
organisasi adalah orang-orang yang bekerjasama dengan
mengandung ciri-ciri dari hubungan kemanusiaan yang timbul dalam kegiatan kelompok.
Menurut Sondang P. Siagian, organisasi adalah setiap bentuk persekutuan antara dua orang
atau lebih yang bekerjasama untuk mecapai suatu tujuan bersama dan terikat secara formal
dalam suatu ikatan hirariki dimana selaalu terdapat hubungan antara seorang atau
sekelompok orang yang disebut pimpinan dan seorang atau sekelompok orang yang disebut
bawahan.
Pengantar Administrasi Perkantoran Page 3
Menurut Prof. Dr. Mr Pradjudi Armosudiro, organisasi adalah struktur pembagian
kerja dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang
bekerjasama secara tertentu. Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-
mekanisme formal dalam pengelolaan organisasi. Struktur organisasi menunjukkan kerangka
dan susunan perwujudan pola tetap hubungan antara, bagian, posisi, atau orang-orang yang
menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam
suatu organisasi. Struktur organisasi ini mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja,
standirasasi, koordinasi, sentralisasi, atar desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan
besaran ukuran satuan kerja.
Dari beberapa definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa, Organisasi merupakan suatu
bentuk kerjasama antara sekelompok orang yang tergabung dalam suatu wadah tertentu guna
mencapai tujuan bersama seperti yang telah ditetapkan bersama.
2. Unsur-Unsur Organisasi
Secara sederhana organisasi mempunyai tiga unsur, yaitu terdapat orang-orang, ada
kerjasama, dan ada tujuan bersama. Tiga unsur organisasi itu tidak berdiri sendiri-sendiri,
akan tetapi saling berhubungan sehingga merupakan suatu kesatuan yang utuh. Agar orang-
orang yang ada di dalam organisasi dapat melakukan kerjasama dalam usaha mencapai tujuan
bersama maka diperlukan daya kerja. Organisasi modern mempunyai unsur-unsru lengkap
yang terdiri dari :
MAN (MANUSIA)
Man (manusia), dalam organisasi sering disebut sebagai pegawai. Pegawai terdiri dari
semua anggota atau warga organisasi, yang menurut fungsi dan tingkatannya terdiri dari
unsur pimpinan sebagai unsur pimpinan tertinggi di dalam organisasi, para manajer yang
memimpin suatu unit satuan kerja sesuai dengan fungsinya masing-masing dan para pekerja.
Semuanya secara bersama-sama merupakan kekuatan manusiawi organisasi.
KERJASAMA
Yang dimaksud dengan kerjasama adalah suatu perbuatan saling tolong-menolong
atau suatu perbuatan yang dilakukan secara bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama.
Oleh karena itu, semua anggota yang menurut tingkatan-tingkatannya dibedakan menjadi
administrator, manager, dan pekerja, secara bersama-sama merupakan kekuatan manusiawi.
TUJUAN BERSAMA
Tujuan merupakan arah atau sasaran yang dicapai. Tujuan menggambarkan tentang
apa yang dicapai dan yang diharapka. Tujuan merupakan titik akhir tentang apa yang harus
Pengantar Administrasi Perkantoran Page 4
Gerbang Ilmu
Di era modern sekarang ini, banyak
perusahaan ataupun organisasi yang
bergerak di bidang administrasi,
sehingga banyak perusahaan yang
membutuhkan karyawan dalam
jumlah yang sangat banyak. Oleh
karena itu, perusahaan atau organisasi
harus membuat struktur organisasi
dan jabatan di bidang adminidtrasi
perkantoran, dengan tujuan untuk
memperlancar arus kerja perusahaan.
dikerjakan. Tujuan juga menggambarkan tentang apa yang harus dicapai melalui prosedur,
program, pola, kebijaksanaan, strategi, anggaran, dan peraturan-peraturan yang telah
ditetapkan.
PERALATAN
Unsur yang keempat dari organisasi adalah peralatan yang terdiri dari semua sarana,
materi, mesin-mesin, uang, dan barang modal lainnya (tanah, gedung/bangunan).
LINGKUNGAN
Yang termasuk sebagai faktor lingkungan ini misalnya keadaan sosial, budaya,
ekonomis, dan teknologi. Termasuk dalam unsur lingkungan, yaitu kondisi atau situasi yang
secara langsung maupun tidak berpengaruh terhadap daya gerak kehidupan organisasi, tempat
atau lokasi yang erat hubungannya dengan masalah komunikasi dan transportasi yang harus
dilakukan oleh organisasi, dan wilayah operasi yang dijadikan sasaran kegiatan organisasi.
KEKAYAAN ALAM
Yang termasuk dalam kekayaan alam ini misalnya keadaan iklim, udara, air, cuaca,
flora, dan fauna.
3. Prinsip-Prinsip Organisasi
Berkaitan dengan pembentukan atau
penyusunan suatu organisasi, maka perlu
diperhatikan beberapa prinsip-prinsip atau asas
organisasi. Diantaranya adalah:
Perumusan Tujuan yang Jelas.
Tujuan dan arah merupakan hal yang
sangat penting dalam pembentukan suatu
organisasi. Karena dari tujuan ini akan
terlihat hasil yang akan dicapai baik itu
secara fisik maupun non fisik.
Pembagian Kerja.
Dalam pembentukan suatu organisasi
harus terlihat dengan jelas akan pembagian
kerja dari masing-masing unit (sub) organisasi, hal ini supaya tidak terjadinya
tumpang tindih aktivitas dan dapat menghambat tercapainya suatu tujuan.
Pengantar Administrasi Perkantoran Page 5
Delegasi Kekuasaan.
Dengan adanya pembagian kerja tersebut yang jelas maka akan telihat pula garis
komando dan delegasi kekuasaan (wewenang) dari masing-masing unit kerja.
Rentang Kekuasaan.
Rentang kekuasaan merupakan penjabaran dari pendelegasian suatu kekuasaan.
Parameter dan tolok ukur pun harus menjadi bagian dari rentang kekuasaan, sehingga
tidak timbul diktatoris kekuasaan atau kesewenangan kekuasaan tersebut.
Tingkat Pengawasan.
Penggambaran tingkat pengawasan yang timbul antar atasan dengan sub (unit)
bawahannya harus lah terlihat dalam struktur organisasi tersebut. Sehingga batasan
apa yang menjadi hak dan kewajiban baik itu atasan maupun bawahan akan tercipta.
Kesatuan Perintah Dan Tanggung Jawab.
Dengan tergambarnya struktur organisasi yang jelas maka kesatuan perintah atau
komando akan terlihat pula. Begitu juga dengan tanggung jawab dari orang yang
memberikan delegasi (perintah) akan nampak.
Koordinasi.
Ini pun harus terlihat dengan jelas dalam penyusunan suatu organisasi. Koordinasi
dari masing-masing divisi atau unit kerja akan tercipta. Dengan demikian tujuan suatu
organisasi ini akan semakin cepat tercapai.
4. Bentuk-Bentuk Organisasi
Dalam perkembangan untuk saat ini pada pokoknya ada 6 bentuk organisasi yang
perlu diperhatikan. Bentuk organisasi tersebut di antaranya sebagai berikut :
a. Organisasi Lini
Bentuk organisasi lini disebut juga bentuk organisasi garis atau bentuk organisasi
komando. Organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi yang menghubungkan langsung
secara vertikal antara atasan dengan bawahan, sejak dari pimpinan tertinggi sampai dengan
jabatan-jabatan yang terendah, masing-masing dihubungkan dengan garis wewenang atau
komando. Bentuk organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi dimana pucuk pimpinan atau
pimpinan tertinggi dipandang sebagai sumber kekuatan tunggal. Organisasi ini sering disebut
Pengantar Administrasi Perkantoran Page 6
dengan organisasi militer atau otoriter. Organisasi Lini hanya tepat dipakai dalam organisasi
kecil.
Organisasi Lini memiliki ciri-ciri, yaitu :
Hubungan antara atasan dan bawahan masih bersifat langsung dengan satu garis
wewenang;
Jumlah karyawan sedikit;
Pemilik modal merupakan pemimpin
tertinggi;
Belum terdapat spesialisasi;
Masing-masing kepala unit mempunyai
wewenang & tanggung jawab penuh atas
segala bidang pekerjaan;
Struktur organisasi sederhana dan stabil;
Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil;
Disiplin mudah dipelihara (dipertahankan).
Kelebihan Organisasi Lini adalah :
Ada kesatuan komando yang terjamin dengan baik;
Disiplin pegawai tinggi dan mudah dipelihara (dipertahankan);
Koordinasi lebih mudah dilaksanakan;
Proses pengambilan keputusan dan instruksi-instruksi dapat berjalan cepat;
Garis kepemimpinan tegas, tidak simpang siur, karena pimpinan langsung
berhubungan dengan bawahannya sehingga semua perintah dapat dimengerti dan
dilaksanakan;
Rasa solidaritas pegawai biasanya tinggi;
Pengendalian mudah dilaksanakan dengan cepat;
Tersedianya kesempatan baik untuk latihan bagi pengembangan bakat-bakat
pimpinan;
Adanya penghematan biaya;
Pengawasan berjalan efektif.
Kelemahan-kelemahan organisasi lini :
Tujuan dan keinginan pribadi pimpinan seringkali sulit dibedakan dengan tujuan
organisasi;
Pembebanan yang berat dari pejabat pimpinan, karena dipegang sendiri;
Pengantar Administrasi Perkantoran Page 7
Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otoriter/diktaktor, cenderung
bersikap kaku (tidak fleksibel);
Kesempatan pegawai untuk berkembang agak terbatas karena sukar untuk mengabil
inisiatif sendiri;
Organisasi terlalu tergantung kepada satu orang, yaitu pimpinan;
Kurang tersedianya staf ahli.
Di bawah ini merupakan contoh dari bagan bentuk organisasi lini.
b. Organisasi Lini dan Staff
Merupakan kombinasi dari organisasi lini,
azas komando dipertahankan tetapi dalam kelancaran
tugas pemimpin dibantu oleh para staff, dimana staff
berperan memberi masukan, bantuan pikiran saran-
saran, data informasi yang dibutuhkan:
Organisasi Lini dan Staff memiliki ciri-ciri. Di
antaranya :
Hubungan atasan dan bawahan tidak bersifat langsung
Pucuk pimpinan hanya satu orang dibantu staff
Terdapat 2 kelompok wewenang yaitu lini dan staff
Jumlah karyawan banyak
Organisasi besar, bersifat komplek
Adanya spesialisasi
GENERAL
MANAJER
DIVISI DIVISI
BAGIAN BAGIAN BAGIAN BAGIAN
Pengantar Administrasi Perkantoran Page 8
Kelebihan dari Organisasi Lini dan Staf, di antaranya :
Asas kesatuan komando tetap ada. Pimpinan tetap dalam satu tangan.
Adanya tugas yang jelas antara pimpian staf dan pelaksana
Tipe organisasi garis dan staf fleksibel (luwes) karena dapat ditempatkan pada
organisasi besar maupun kecil.
Pengembalian keputusan relatif mudah, karena mendapat bantuan/sumbangn
pemikiran dari staf.
Koordinasi mudah dilakukan, karena ada pembagian tugas yang jelas.
Disiplin dan moral pegawai biasanya tinggi, karena tugas sesuai dengan
spesialisasinya
Bakat pegawai dapat berkembang sesuai dengan spesialisasinya.
Diperoleh manfaat yang besar bagi para ahli
Kelemahan-kelemahan dari bentuk Organisasi Lini dan Staf, di antaranya :
Kelompok pelaksana terkadang bingung untuk membedakan perintah dan bantuan
nasihat
Solidaritas pegawai kurang, karena adanya pegawai yang tidak saling mengenal
Sering terjadi persaingan tidak sehat, karena masing-masing menganggap tugas yang
dilaksanakannyalah yang penting
Apabila tugas dan tanggung jawab dalam berbagai kerja antara pelajat garis dan staf
tidak tegas, maka akan menimbulkan kekacauan dalam menjalankan wewenang
Penggunaan staf ahli bisa menambah pembebanan biaya yang besar
Kemungkinan pimpinan staf melampaui kewenangan stafnya sehingga menimbulkan
ketidaksenangan pegawai lini
Kemungkinan akan terdapat perbedaan interpretasi antara orang lini dan staf dalam
kebijakan dan tugas-tugas yang diberikan sehingga menimbulkan permasalahan
menjadi kompleks.
c. Organisasi Fungsional
Diciptakan oleh Frederick W. Taylor, Organisasi ini disusun berdasarkan sifat dan
macam pekerjaan yang harus dilakukan, masalah pembagian kerja merupakan masalah yang
menjadi perhatian yang sungguh-sungguh.
Organisasi Fungsional memiliki ciri-ciri, yaitu :
Pembidangan tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan
Pengantar Administrasi Perkantoran Page 9
Bawahan akan menerima perintah dari beberapa atasan
Pekerjaan lebih banyak bersifat teknis
Target-target jelas dan pasti
Pengawasan ketat
Penempatan jabatan berdasarkan spesialisasi
Kelebihan dari Organisasi Fungsional, yaitu :
Spesialisasi dapat dilakukan secara optimal
Para pegawai bekerja sesuai ketrampilannya masing-masing
Produktivitas dan efisiensi dapat ditingkatkan
Koordinasi menyeluruh bisa dilaksanakan pada eselon atas, sehingga berjalan lancar
dan tertib
Solidaritas, loyalitas, dan disiplin karyawan yang menjalankan fungsi yang sama
biasanya cukup tinggi.
Pembidangan tugas menjadi jelas
Kelemahan-kelemahan Organisasi Fungsional, di antaranya :
Pekerjaan seringkali sangat membosankan
Sulit mengadakan perpindahan karyawan/pegawai dari satu bagian ke bagian lain
karena pegawai hanya memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja
Sering ada pegawai yang mementingkan bidangnya sendiri, sehingga koordinasi
menyeluruh sulit dan sukar dilakukan
d. Organisasi Lini dan Fungsional
Suatu bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan
kepada perkepala unit dibawahnya dalam bidang pekerjaan tertentu dan selanjutnya pimpinan
tertinggi tadi masih melimpahkan wewenang kepada pejabat fungsional yang melaksanakan
bidang pekerjaan operasional dan hasil tugasnya diserahkan kepada kepala unit terdahulu
tanpa memandang tingkatan.
Organisasi Lini dan Fungsional memiliki ciri-ciri, yaitu :
Tidak tampak adanya perbedaan tugas-tugas pokok dan tugas-tugas yang bersifat
bantuan.
Terdapat spesialisasi yang maksimal
Tidak ditonjolkan perbedaan tingkatan dalam pemabagian kerja
Kebaikan Organisasi Lini dan Fungsional :
Solodaritas tinggi
Pengantar Administrasi Perkantoran Page 10
Disiplin tinggi
Produktifitas tinggi karena spesialisasi dilaksanakan maksimal
Pekerjaan – pekerjaan yang tidak rutin atau teknis tidak dikerjakan
Sedangkan kelemahannya adalah :
Kurang fleksibel
Pejabat fungsional akan mengalami kebingungan karena dikoordinasikan oleh lebih
dari satu orang
Spesiaisasi memberikan kejenuhan
e. Organisasi Lini, Fungsional dan Staff
Organisasi ini merupakan perkembangan lebih lanjut dari organisasi berbentuk lini
dan fungsional.
Organisasi Lini, Fungsional dan Staff memiliki ciri-ciri, yaitu :
Organisasi besar dan kadang sangat ruwet
Jumlah karyawan banyak.
Mempunyai 3 unsur karyawan pokok:
Karyawan dengan tugas pokok (line personal)
Karyawan dengan tugas bantuan (staff personal)
Karyawan dengan tugas operasional fungsional (functional group)
f. Organisasi Komite
Suatu organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu lainnya dilaksakan
secara kolektif.
Organisasi komite terdiri dari :
Executive Committee ( Pimpinan
Komite), yaitu para anggotanya
mempunyai wewenang lini
Staff Committee, yaitu orang – orang
yang hanya mempunyai wewenang staf
Organisasi Komite memiliki ciri-ciri :
Adanya dewan dimana anggota bertindak
secara kolektif
Pengantar Administrasi Perkantoran Page 11
Adanya hak, wewenang dan tanggung jawab sama dari masing-masing anggota
dewan.
Asas musyawarah sangat ditonjolkan
Organisasinya besar & Struktur tidak sederhana
Biasannya bergerak dibidang perbankan, asuransi
Kelebihan Organisasi komite :
Pelaksanaan decision making berlangsung baik karena terjadi musyawarah dengan
pemegang saham maupun dewan
Kepemimpinan yang bersifat otokratis yang sangat kecil
Sedangkan kelemahannya, yaitu :
Proses decision making sangat lambat
Biaya operasional rutin sangat tinggi
Kalau ada masalah sering kali terjadi penghindaran siapa yang bertanggung jawab
5. Bagan/Struktur Organisasi
Bagan organisasi adalah suatu upaya dengan tulisan atau lisan untuk menunjukan
tingkatan organisasi. Terdapat beberapa bagan/struktur organisasi yang dikemukakan para
ahli dan juga yang terdapat dalam beberapa teori, akan tetapi semua bagan/struktur organisasi
tersebut memiliki kesamaan dan dapat dijadikan referensi bagi organisasi dalam menyusun
ataupun merancang struktur di dalam organisasi. Beberapa bagan/struktur organisasi yang
akan dibahas di bawah ini dalam pembentukannya disesuaikan berdasarkan sifat organisasi,
skala organisasi, dan bidang organisasi. Menurut Keith Davis ada 6 bagan bentuk struktur
organisasi yaitu :
a. Bentuk Vertikal
b. Bentuk Mendatar / horizontal
c. Bentuk Lingkaran / circular
d. Bentuk Setengah lingkaran / semi Sircular
e. Bentuk Elliptical
f. Bentuk Piramida terbalik (Invented Piramid)
Bentuk-bentuk Bagan Organisasi menurut para ahli lainnya, di antaranya :
Pengantar Administrasi Perkantoran Page 12
a. Bentuk Piramid.
Bentuk Ini Yang Paling Banyak Digunakan, karena sederhana, jelas dan mudah
dimengerti. Bagan organisasi bentuk Piramid adalah suatu organisasi dimana bentuk bagan
organisasi tersebut menyerupai piramid. Dimana suatu pimpinan tertinggi ada di paling atas
piramid dan tingkatan pimpinan menengah dan bawahan ada di bagian-bagian bawah. Bentuk
piramid sering kali dipakai di organisasi-organisasi, karna bentuk piramid ini mudah
dimengerti dan dipahami.
Tipe piramid memiliki ciri-ciri antara lain ialah:
Memiliki jumlah organisasi yang tidak banyak sehingga tingkat-tingkat hirarki
kewenangan sedikit.
Jumlah pekerja (bawahan) yang harus dikendalikan cukup banyak
Pada jumlah jabatan sedikit sebab tingkat tingkat relatifnya kecil
b. Bentuk Vertikal.
Bentuk Vertikal Agak Menyerupai Bentuk Piramid, Yaitu Dalam Pelimpahan
Kekuasaan Dari Atas Ke Bawah, Hanya Bagan Vertikal Berwujud Tegak Sepenuhnya.
c. Bentuk Horizontal.
Bagan Ini Digambarkan Secara Mendatar. Bagan organisasi bentuk horizontal atau
mendatar adalah bentuk bagan organisasi yang saluran wewenangnya dari pucuk atau
ujung pimpinan tertinggi sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah
disusun dari kiri kearah kanan atau sebaliknya.
http://2.bp.blogspot.com/-oKqVBPJhDLY/UHW1wq2YnfI/AAAAAAAAADg/dD_XhyZUWtI/s1600/piramid.jpghttp://2.bp.blogspot.com/-fmFZFIo0qp0/UHW2FtVsTRI/AAAAAAAAADo/-85CqXZ7Kl4/s1600/ae.jpghttp://2.bp.blogspot.com/-oKqVBPJhDLY/UHW1wq2YnfI/AAAAAAAAADg/dD_XhyZUWtI/s1600/piramid.jpghttp://2.bp.blogspot.com/-fmFZFIo0qp0/UHW2FtVsTRI/AAAAAAAAADo/-85CqXZ7Kl4/s1600/ae.jpg
Pengantar Administrasi Perkantoran Page 13
d. Bentuk Lingkaran.
Menggambarkan hubungan antara satu jabatan dengan jabatan yang lain. Bagan
organisasi bentuk Lingkaran adalah suatu bentuk bagan organisasi dimana satuan organisasi
atau pejabat yang terendah disusun dari luar bidang lingkaran ke arah titik tengah pusat
lingkaran dimana di titik tengah adalah pejabat atau pimpinan tertinggi.
e. Bentuk Elips
Bagan elips adalah bagan organisasi yang menggambarkan struktur organisasi mulai
dari pusat elips ke arah bidang elips. Seluaran wewenang dari pucuk pimpinan sampai dengan
satuan organisasi yang terendah disusun mulai dari pusat elips ke arah bidang elips sehingga
menyerupai bentuk elips.
f. Bentuk Setengah Elips
Bagan setengah elips adalah bagan organisasi yang menggambarkan struktur
organisasi mulai dari pusat elips ke arah luar. Saluran wewenang dari pucuk pimpinan
sampai dengan satuan organisasi yang terendah disusun mulai dari pusat ke arah luar
sehingga membentuk setengah elips.
http://4.bp.blogspot.com/-xORJLlwloyM/UHW2OJF3uHI/AAAAAAAAADw/4s6J0NWHpwQ/s1600/index.jpghttp://1.bp.blogspot.com/-wkPWDfouEqc/UHW2ckH5GJI/AAAAAAAAAD4/Q6oEs_6kXJI/s1600/lingkaran.jpghttp://4.bp.blogspot.com/-xORJLlwloyM/UHW2OJF3uHI/AAAAAAAAADw/4s6J0NWHpwQ/s1600/index.jpghttp://1.bp.blogspot.com/-wkPWDfouEqc/UHW2ckH5GJI/AAAAAAAAAD4/Q6oEs_6kXJI/s1600/lingkaran.jpg
Pengantar Administrasi Perkantoran Page 14
6. Uraian atau Pembagian Tugas
Organisasi Sebagai Proses Pembagian Tugas
Setiap bentuk kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih untuk mencapai
tujuan bersama perlu memiliki sistem pembagian tugas. Adanya kerjasama yang baik tidak
menjamin keberhasilan pencapaian tujuan. Setiap jenis pekerjaan yang paling sederhana
sekalipun, sepanjang pekerjaan itu dilakukan oleh dua orang atau lebih, mutlak memerlukan
pembagian tugas sesuai dengan kemampuan masing-masing. Dalam pembagian tugas
terdapat berbagai macam kegiatan yang harus dilakukan, yaitu :
a. Menetapkan berbagai macam kegiatan yang harus dilakukan dalam organisasi;
meliputi bidang apasaja, dan setiap bidang biasanya memerlukan jenis kegiatan
tersendiri.
b. Menghimpun secara teratur bagian-bagian yang saling bergantung satu sama lain.
c. Mengelompokkan jenis-jenis pekerjaan yang sama dalam suatu kelompok sendiri,
untuk ditangani atau dikelola oleh orang-orang tertentu.
d. Mengadakan perincian hubungan-hubungan yang ada dari setiap jenis pekerjaan.
e. Menunjuk bagian-bagian dan orang-orang yang diberi tugas untuk memikul tugas
dan tanggungjawab dalam suatu bidang/jenis pekerjaan tertentu.
f. Merumuskan fungsi-fungsi atau tugas-tugas yang harus dilakukan atau dijalankan
oleh bagian-bagian atau orang-orang tersebut. Juga harus ditentukan sampai
dimana tugas, wewenang, dan tanggungjawab mereka masing-masing.
Setiap tugas pokok dalam instansi manapun dan dalam bentuk apapun perlu didukung
oleh pelayanan perkantoran (office service). Pelayanan perkantoran terdiri atas segenap
pekerjaan perkantoran yang dilaksanakan untuk mendukung tercapainya suatu tujuan.
Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-
warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkas atau mengorganisasikan
banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol
pimpinan.
Pada dasarnya, tata usaha adalah tugas pelayanan tentang keterangan-keterangan yang
terwujud dalam enam pola kegiatan sebagai berikut :
g. Menghimpun
Kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang
terjadi sejak keterangan belum ada atau tidak tersimpan secara rapi, menjadi keterangan
yang siap dipergunakan.
h. Mencatat
Pengantar Administrasi Perkantoran Page 15
Kegiatan yang membutuhkan peralatan tulis untuk mengelola keterangan-keterangan
yang diperlukan sehingga terwujud sebagai tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan
disimpan.
i. Mengolah
Mengelola keterangan dengan cara dan alat tertentu sehingga terwujud dalam bentuk
yang lebih berguna.
j. Menggandakan
Kegiatan memperbanyak dengan alat tertentu sehingga mencapai jumlah yang
diperlukan.
k. Mengirim
Kegiatan menyampaikan sesuatu dengan perantara dari satu pihak ke pihak lain.
l. Menyimpan
Kegiatan meletakkan sesuatu di tempat dan dengan sistem tertentu secara sistematis dan
aman agar tidak hilang atau rusak.
Pengantar Administrasi Perkantoran Page 16
1. Jelaskan pengertian organisasi menurut Prof. Dr. Mr Pradjudi Armosudiro !
2. Sebutkan prinsip-prinsip organisasi kantor !
3. Apasajakah bentuk-bentuk organisasi kantor ? Sebutkan dan jelaskan !
4. Gambarkan bagan/struktur organisasi kantor yang diketahui, minimal 3 bagan !
5. Apasajakah tugas-tugas di dalam organsisasi kantor ? sebutkan !
Latihan
Kerjakan pertanyaan berikut dengan kelompok !
Pengantar Administrasi Perkantoran Page 17
1. Seorang karyawan yang tidak hanya bertanggung jawab kepada satu atasan,
merupakan penerapan organisasi ....
a. Lini dan staf
b. Staf
c. Fungsional
d. Lini
e. Kantor
2. Berikut merupakan kelemahan organisasi lini, kecuali ....
a. Pejabat fungsional akan mengalami kebingungan karena dikoordinasikan oleh
lebih dari satu orang.
b. Organisasi terlalu tergantung kepada satu orang, yaitu pimpinan.
c. Kurang tersedianya staf ahli.
d. Tujuan dan keinginan pribadi pimpinan seringkali sulit dibedakan dengan tujuan
organisasi.
e. Pembebanan yang berat dari pejabat pimpinan, karena dipegang sendiri.
3. Salah satu ciri dari bentuk organisasi fungsional adalah penempatan jabatan
berdasarkan ....
a. Standarisasi
b. Spesialisasi
c. Pola-pola organisasi
d. Senioritas
e. Jenis organisasi
4. Struktur organisasi mengandung unsur-unsur ....
a. Spesialisasi organisasi
b. Spesialisasi kerja
c. Jenis organisasi
d. Sususan organisasi
e. Pola-pola organisasi
5. Di bawah ini merupakan prinsip-prinsip organisasi, kecuali ....
a. Perumusan Tujuan yang Jelas
b. Pembagian Kerja
c. Delegasi Kekuasaan
d. Rentang Kekuasaan
e. Kompetitif
Latihan
Beri tanda silang (X) pada jawaban yang paling benar !
Pengantar Administrasi Perkantoran Page 14
6. Berikut merupakan penjelasan kegiatan mencatat dalam uraian tugas organisasi, yaitu
....
a. Kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan
yang terjadi sejak keterangan belum ada atau tidak tersimpan secara rapi, menjadi
keterangan yang siap dipergunakan.
b. Kegiatan yang membutuhkan peralatan tulis untuk mengelola keterangan-
keterangan yang diperlukan sehingga terwujud sebagai tulisan yang dapat dibaca,
dikirim, dan disimpan.
c. Mengelola keterangan dengan cara dan alat tertentu sehingga terwujud dalam
bentuk yang lebih berguna.
d. Kegiatan memperbanyak dengan alat tertentu sehingga mencapai jumlah yang
diperlukan.
e. Kegiatan menyampaikan sesuatu dengan perantara dari satu pihak ke pihak lain.
7. Menurut Keith Davis ada 6 bagan bentuk struktur organisasi yaitu, kecuali ....
a. Bentuk Segitiga
b. Bentuk Lingkaran / circular
c. Bentuk Setengah lingkaran /
semi Sircular
d. Bentuk Elliptical
e. Bentuk Piramida terbalik
(Invented Piramid)
8. Organisasi komite terdiri dari ....
a. Executive committee dan staff
committee
b. Financial committee dan staff
committee
c. Executive committee dan
accounting committee
d. Staff committe dan production
committee
e. Executive committee dan
planning committee
9. Organisasi lini, fungsional, dan staff memiliki 3 unsur pokok salah satunya yaitu ....
a. Karyawan dengan keahlian di bidang tertentu
b. Karyawan dengan kualifikasi yang memenuhi syarat
c. Karyawan dengan tugas operasional fungsional (functional group)
d. Karyawan dengan tugas rutin
e. Karyawan dengan pengalaman yang baik
10. Dalam perkembangan untuk saat ini pada pokoknya ada 6 bentuk organisasi, salah
0
satunya yaitu ....
a. Organisasi pemerintah
b. Organsisasi pendidikan
c. Organisasi koperasi
d. Organisasi lini dan staf
e. Organisasi keuangan
1. Sebutkan tiga kelebihan organisasi komite !
jawab
2. Apakah yang dimaksud dengan organisasi lini, fungsional, dan staf ? jelaskan !
jawab
3. Apasajakah tugas-tugas yang dikerjakan dalam organisasi ? sebutkan dan jelaskan !
jawab
4. Sebutkan dan jelaskan minimal 3 bentuk-bentuk organisasi !
jawab
5. Jelaskan prinsip-prinsip organisasi jawab
Jawablah pertanyaan berikut dengan jelas dan benar !
Pengantar Administrasi Perkantoran Page 17
Judul Modul : Pengantar Administrasi Perkantoran
Kompetensi Dasar : Mengidentifikasi Struktur Organisasi Dan Jabatan Di Bidang
Administrasi Perkantoran Nama Siswa/Kelas : ________________________________________
No Uraian Nilai Keterangan Paraf Guru
1.
Kegiatan Belajar 1
Tugas
Tes Formatif
2. Kegiatan Belajar 2
Tugas
Tes Formatif
3. Kegiatan Belajar 3
Tugas
Tes Formatif
4. Kegiatan Belajar 4
Tugas
Tes Formatif
EVALUASI AKHIR
SEMESTER GANJIL
Malang, ____________________
Mengetahui,
Orang Tua/Wali
Lembar Penilaian
Pengantar Administrasi Perkantoran Page 18
Spesialisasi : Pengkhususan, pengahlian, disesuaikan dengan keahlian.
Desentralisasi : Bersifat menyeluruh, tidak berfokus pada satu titik.
Koordinasi : Ikut andil, memiliki kontribusi.
Sentralisasi : Bersifat terpusat, fokus utama pada pusat.
Standirasasi : Penstandaran, disesuaikan berdasarkan standar yang ada.
Delegasi : Pengutusan, Penyerahan.
Diktatoris : Angkuh, memaksakan kehendak pada orang lain karena kekuasaan.
Otoriter : Wibawa, hak untuk bertindak, memiliki wewenang dan kuasa.
Decision Making : Kegiatan membuat atau mengambil keputusan.
Suphyanto, Heru, S.H., Mengaplikasikan Administrasi Perkantoran di Tempat Kerja. :
Harapan Baru (Modul)
Wursanto, Dr. Ig. 2002. Dasar-Dasar Ilmu Organisasi. Yogyakarta : Andi.
,Mengaplikasikan Administrasi Perkantoran SMK. Bandung :
Armico.
Puput, Dian Husada. Prinsip Organisasi. http://puputdianhusada.blogspot.com/p/prinsip-
organisasi.html (online), diakses tanggal 26 November 2014.
Belajar Management. 2010. Prinsip-Prinsip Organisasi,
https://belajarmanagement.wordpress.com/2010/02/25/prinsip-prinsip-organisasi/
(online), diakses tanggal 26 November 2014.
Juned, Pmp. 2013. Bentuk-Bentuk Organisasi, http://pmpjuned33.blogspot.com/2013/09/bentuk-
bentuk-organisasi_26.html (online), diakses tanggal 26 November 2014.
Belajar Management. 2010. Bentuk-Bentuk Organisasi,
https://belajarmanagement.wordpress.com/2010/02/24/bentuk-bentuk-organisasi/ (online),
diakses tanggal 26 November 2014.
Glosarium
Daftar Pustaka
http://puputdianhusada.blogspot.com/p/prinsip-organisasi.htmlhttp://puputdianhusada.blogspot.com/p/prinsip-organisasi.htmlhttps://belajarmanagement.wordpress.com/2010/02/25/prinsip-prinsip-organisasi/http://pmpjuned33.blogspot.com/2013/09/bentuk-bentuk-organisasi_26.htmlhttp://pmpjuned33.blogspot.com/2013/09/bentuk-bentuk-organisasi_26.htmlhttps://belajarmanagement.wordpress.com/2010/02/24/bentuk-bentuk-organisasi/
Pengantar Administrasi Perkantoran Page 19
Vixio. 2013. Bentuk-Bentuk Bagan Struktur Organisasi, http://v-ixio.blogspot.com/2013/10/bentuk-
bentuk-bagan-struktur-organisasi_3.html (online), diakses tanggal 26 November 2014.
http://v-ixio.blogspot.com/2013/10/bentuk-bentuk-bagan-struktur-organisasi_3.htmlhttp://v-ixio.blogspot.com/2013/10/bentuk-bentuk-bagan-struktur-organisasi_3.html