PEDOMAN EVALUASI-DIRI PROGRAM STUDI

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONALBADAN AKREDITASI NASIONAL PERGURUAN TINGGI

JAKARTA 2005

BERBAGAI PENDEKATAN DAN KRITERIA ANALISIS DATA EVALUASI DIRI

PERBAIKAN INTERNAL DAN PEMBINAAN

KEPUTUSANAKREDITASI

EVALUASI EKSTERNAL/AKREDITASI

SIKLUS PENJAMINAN MUTU

dan seterusnya…

EVALUASI-DIRI

PERBAIKANINTERNAL

PELAKSANAAN EVALUASI-DIRI SECARA KONSEKUTIF

Langkah 2Mendiskripsikan

Data

Langkah 2Mendiskripsikan

Data

Langkah 3Menganalisis

Data

Langkah 3Menganalisis

Data

LAPORANFINAL

LAPORANFINAL

Langkah 1Mengumpulkan

Data

Langkah 1Mengumpulkan

Data

Langkah 4MerumuskanKesimpulan

Langkah 4MerumuskanKesimpulan

Langkah 5MerencanakanPengembangan

Langkah 5MerencanakanPengembangan

EVALUASI-DIRI MELALUI EMPAT SIKLUS [SPIRAL]

Langkah 1 Langkah 1 Langkah 2 Langkah 2 Langkah 3 Langkah 3

Langkah 4 Langkah 4 Langkah 5 Langkah 5 Draf IReview Team

Draf IReview Team

Siklu

s 1

Langkah 1 Langkah 1 Langkah 2 Langkah 2 Langkah 3 Langkah 3

Langkah 4 Langkah 4 Langkah 5 Langkah 5 Draf IIIReview Team

Draf IIIReview Team

Siklu

s 3

Langkah 1 Langkah 1 Langkah 2 Langkah 2 Langkah 3 Langkah 3

Langkah 4 Langkah 4 Langkah 5 Langkah 5 Draf IISosialisasi

Draf IISosialisasi

Siklu

s 2

Langkah 1 Langkah 1 Langkah 2 Langkah 2 Langkah 3 Langkah 3

Langkah 4 Langkah 4 Langkah 5 Langkah 5 DokumenFinal

DokumenFinal

Siklu

s 4

DATA DAN INFORMASI UNTUK EVALUASI-DIRI

INDIKATOR UTAMA: RAISE

MASUKAN – PROSES – KELUARAN DARI MUTU PENYELENGGARAAN

PROGRAM STUDI

ANALISIS SISTEM

MASUKAN INSTRUMENTALSARANA DAN PRASARANA BIAYA DAN SUMBER DANA

KELUARANLULUSAN DAN

KELUARAN LAIN

ANALISIS SISTEMIK MENGENAI KOMPONEN-KOMPONENEVALUASI-DIRI PROGRAM STUDI D II PGSD/PGTK

MASUKAN PROSES

MASUKAN LINGKUNGAN

BA

LIK

AN

TIN

DA

K L

AN

JUT

MAHASISWA PROSES

VISI DAN MISI SASARAN DAN TUJUAN

DOSEN DAN TENAGA PENDUKUNG KURIKULUM

TATA PAMONG (GOVERNANCE)

PENGELOLAAN PROGRAM

PENELITIAN DAN TESIS

SIS

TE

M IN

FO

RM

AS

IP

EN

ING

KA

TA

N D

AN

KE

ND

AL

I MU

TU

PENGABDIAN KEPADA MASY.

PROSES PEMBELAJARAN

SUASANA AKADEMIK

KOMPONEN-KOMPONEN EVALUASI-DIRI (BAN-PT)

A. ELIGIBILITAS, INTEGRITAS, VISI, MISI, SASARAN, DAN TUJUAN

B. MAHASISWAC. DOSEN DAN TENAGA PENDUKUNGD. KURIKULUME. SARANA DAN PRASARANAF. KEUANGAN/PENDANAANG. TATA PAMONG (Governance)H. PENGELOLAAN PROGRAMI. PROSES PEMBELAJARANJ. SUASANA AKADEMIKK. SISTEM INFORMASIL. SISTEM JAMINAN MUTUM. LULUSAN N. PENELITIAN, PUBLIKASI, TUGAS AKHIR,

ABDIMAS, DAN KELUARAN LAINNYA

PENEKANAN PADA DESKRIPSI DAN ANALISIS [DOKUMEN AKREDITASI]

RAISE: DASAR INDIKATOR MUTU PROGRAM STUDI

RAISE: DASAR INDIKATOR MUTU PROGRAM STUDI

RA

ISE

= Relevance (Relevansi)

= Academic atmosphere (Suasana akademik)

= Internal management (Pengelolaan internal)

= Sustainability (Keberlanjutan)

= Efficiency (Efisiensi)R

A

I SE

R A I S E

I. RELEVANSI1

II. SUASANA AKADEMIK2

KELAYAKAN4

IV. KEBERLANJUTAN

KEPEMIMPINAN3

KEBERLANJUTAN 6

PEMERATAAN8

EFEKTIVITAS9

EFISIENSI10

V. EFISIENSI

PRODUKTIVITAS11

SELEKTIVITAS7

KECUKUPAN5

SKEMA RAISE DENGAN 11 INDIKATOR MUTU

INDIKATOR MUTU YANG DITURUNKAN DARI RAISE++(++ ADALAH: KEPEMIMPINAN DAN PEMERATAAN)

III. PENGELOLAAN INTERNAL

Keberlanjutan

KepemimpinanEfektivitas

Kebutuhan Masyarakat

Misi, Tujuan, Sasaran

Persyaratan Ambang

Masukan P R O S E SP R O S E S Keluaran

D A

M P

A K

Pro

duktivita

sRelevansi

Pengelolaan Internal Kelembagaan

Pe

me

rataa

n

Efisien

si

KETERKAITAN ANTARA MASUKAN, PROSES, KELUARAN DAN DAMPAK DENGAN RAISE ++

Suasana Akademik

ANALISIS DATA DAN INFORMASI

ROOT CAUSE ANALYSISROOT CAUSE ANALYSIS

FORCE FIELD ANALYSISFORCE FIELD ANALYSIS

BENCHMARKINGBENCHMARKING

RE

NC

AN

A P

EN

GE

MB

AN

GA

NR

EN

CA

NA

PE

NG

EM

BA

NG

AN

GAP ANALYSISGAP ANALYSIS

SWOT ANALYSISSWOT ANALYSIS

KESIMPULANKESIMPULAN

ANALISISSITUASI

ANALISISSITUASI

AKREDITASI

PHK

SWOT

RCA

FFA

GA

UMUM

SPESIFIK

LAPORAN E-D

DOKUMEN AKREDITASI

PROPOSALPHK

EVALUASI-DIRI

EVALUASI-DIRI UNTUK AKREDITASI DAN PHK

KELAYAKAN MENYELENGGA-

RAKAN PROGRAM

KELAYAKAN MEMPEROLEH

HIBAH KOMPETISI

RCA = Root Cause AnalysisFFA = Force Field AnalysisGA = Gap Analysis

Akreditasi

PHK

Pengembangan

ALUR ANALISIS SITUASI (DIKTI, 2003)

SituasiSaat Ini

SituasiSaat Ini

Evaluasi – diri

Analisis KKPA

Analisis Medan Daya

Kekuatan Kelemahan…………. .…………… …………. …………….Peluang Ancaman…………. …………….…………. …………….

Pernyataan Masalah……………………………… ………………………………………….…………………...

Daya Penghambat

Daya Pendorong

Perencanaan Strategis – (global)

Perencanaan Operasional – (rinci) Posisi

Posisi

Analisis Situasi

Analisis Situasi

KesimpilanKesimpilan

Analisis Akar Masalah

INFORMASI UNTUK EVALUASI-DIRI

INFORMASI YANG DIJARING DALAM EVALUASI-DIRI TERKAIT DENGAN MUTU PENYELENGGARAAN PROGRAM STUDI DENGAN MEMPERHATIKAN UNSUR-UNSUR MASUKAN, PROSES, DAN KELUARAN

UNSUR-UNSUR MASUKAN, PROSES DAN KELUARAN DIIDENTIFIKASI MELALUI ANALISIS SISTEM

INDIKATOR UTAMA MUTU PENYELENGGARAAN PROGRAM STUDI DINYATAKAN DENGAN RAISE

ANALISIS DATA DAN INFORMASI

ANALISIS AKAR MASALAHANALISIS AKAR MASALAH

ANALISIS MEDAN DAYAANALISIS MEDAN DAYA

PEMBAKUAN MUTUPEMBAKUAN MUTU

RE

NC

AN

A P

EN

GE

MB

AN

GA

NR

EN

CA

NA

PE

NG

EM

BA

NG

AN

ANALISIS KESENJANGANANALISIS KESENJANGAN

ANALISIS KKPAANALISIS KKPA

KESIMPULANKESIMPULAN

ANALISISSITUASI

ANALISISSITUASI

SWOT/KKPASWOT/KKPA

SStrengths (Kekuatan)

OOpportunities (Peluang)

WWeaknesses (Kelemahan)

Threats (Ancaman)

Dwatmadji

Data untuk Analisis KKPA/SWOT

Data dan informasi: keadaan sebenarnya.

Deskripsi SWOT (setiap komponen). Analisis SWOT (antarkomponen). Rumusan strategi pengembangan program.

Data pendukung (dapat menggunakan format tabel pada borang akreditasi).

SWOTPRODI

ANALISIS SWOT

IDENTIFIKASI W & T YANG MENDESAK

IDENTIFIKASI S & O YANG RELEVAN

MASUKKAN WT & SO KE DALAM POLA ANALISIS

PERUMUSAN STRATEGIPENANGAN W & T

SKALA PRIORITASPENANGANAN

RENCANAPENGEM-BANGAN

LANGKAH-LANGKAH ANALISIS SWOT

RENCANAPENGEM-BANGAN

Kelemahan/PeluangMemanfaatkan peluang

Kekuatan/PeluangMemilih keuntungan

Mengerahkan kekuatanKekuatan/Ancaman

Mengendalikan ancamanKelemahan/Ancaman

Kelemahan [W]Kekuatan [S]

Peluang [O]

Ancaman [T]

Internal

Eksternal

Strategi Pemecahan Masalah Perbaikan &

Pengembangan

POLA ANALISIS KKPA [SWOT]

SARAN UNTUK MELAKUKAN ANALISIS SWOT

Langkah 1: Identifikasi kelemahan dan ancaman yang paling urgen untuk diatasi secara umum pada semua komponen.

Langkah 2: Identifikasi kekuatan dan peluang yang diperkirakan cocok untuk upaya mengatasi kelemahan dan ancaman yang telah diidentifikasi lebih dahulu pada Langkah 1.

Langkah 3: Masukkan butir-butir hasil identifikasi (Langkah 1 dan Langkah 2) ke dalam Bagan Deskripsi SWOT. Langkah ini dapat dilakukan secara keseluruhan, atau jika terlalu banyak, dapat dipilah menjadi analisis SWOT untuk komponen masukan, proses, dan keluaran.

KELEMAHAN (W)KEKUATAN (S)

PELUANG (O) ANCAMAN (T)

DESKRIPSI KKPA [SWOT]

Langkah 4: Rumuskan strategi atau strategi-strategi yang direkomendasikan untuk menangani kelemahan dan ancaman, termasuk pemecahan masalah, perbaikan, dan pengembangan lebih lanjut.

Langkah 5: Tentukan prioritas penanganan kelemahan dan ancaman itu, dan susunlah suatu rencana tindakan untuk melaksanakan program penanganan.

Ada beberapa hal yang penting untuk diperhatikan dalam analisis SWOT, yaitu sebagai berikut.

Langkah … (lanjutan)

Faktor Internal

Analisis KKPA (SWOT Analysis)

KKekuatan

PPeluang

KKelemahan

AncamanFaktor

Eksternal

lingkungan internal

organisasi

lingkungan eksternal

organisasi

Dwatmadji

Lingkungan Eksternal

Dwatmadji

Jurusan/ Departemen/

Prodi

Pemerintah

Lulusan SLTA Pasar Kerja

Masyarakat lokal Industri

Pesaing

StakeholdersEksternalStakeholders

Internasl

• KOMPETENSI LULUSAN• GLOBALISASI

• STRATEGY PENGEMBANGAN

• SISTEM PENDIDIKAN• KEBIJAKAN KEUANGAN• SISTEM PEMERINTAHAN

• AKUNTABILITAS PUBLIK• SUPPORT EXTERNAL

• RECOGNITION

• PELAYANAN AKADEMIK• KEBIJAKAN PENGEMB. KARIR• KETERLIBATAN SEMUA ELEMEN

S > WS > W

O > TO > TPerluasanPerluasan

S < WS < W

O < TO < TKonsolidasiKonsolidasi

Analisis KKPAAnalisis KKPA

Dwatmadji

Strategi WO----------------------------Menghilangkan “W”

dan memanfaatkan “O”

Strategi SO--------------------------Gunakan “S” untukmemanfaatkan “O”

Strategi ST------------------------

Gunakan “S” untukMenghindarkan “T”

Strategi WT--------------------------

Minimalkan “W” untukMenghindarkan “T”

Kelemahan [W]

Kekuatan [S]

Peluang [O]

Ancaman [T]

Faktor InternalFaktorEksternal

ANALISIS KKPA [SWOT]

PerluasanPerluasan

KonsolidasiKonsolidasi

Root Cause Analysis

• Root Cause Analysis (RCA)teknik analisis yang bertahap dan terfokus untuk menemukan akar masalah suatu problem, dan bukan hanya melihat gejala-gejala dari suatu masalah.

• Tujuan RCA adalah menemukan:– Apa yang sebenarnya telah terjadi ?– Mengapa masalah tersebut bisa terjadi ?

Mengapa dan Megapa ?– Apa yang bisa dilakukan untuk menghindari

masalah tersebut untuk tidak terjadi lagi di masa depan?

Akibatnya:Beban dosen meningkatBeban praktikum meningkatKapasitas ruangan kurang memadai dsb.

CONTOH ROOT CAUSE ANALYSIS (DIKTI, 2003)

Pengulangan Mata Kuliah, tinggi

GejalaIPK baik, lama studi panjang, skripsi tepat waktu

Penyebab

Peraturan Akadedmik:Nilai terbaik yang digunakandalam perhitungan IPK

Akar Permasalahan

Solusi:Ubah Peraturan akademik: nilai terakhir yang digunakandalam perhitungan IPK

Root-Cause Analysis

NEMRendah

SkripsiTepatWaktu

IPK Baik/Tinggi

Masa StudiLama

Bhs InggrisMhs Rendah

KehadiranDosen

Rendah

KeketatanPersaingan

Rendah

WaktuTungguTinggi

BebanDosenTinggi

RuangDosenLuas

Masalah 1Masalah 2Masalah 3………...

Jumlah % Jumlah % Jumlah %1 2 3 4 5 6 7 8 9

1995/1996 15 40.54% 18 48.65% 4 10.81% 37 2.581996/1997 13 33.33% 20 51.28% 6 15.38% 39 2.671997/1998 14 28.57% 27 55.10% 8 16.33% 49 2.701998/1999 15 30.00% 26 52.00% 9 18.00% 50 2.701999/2000 17 25.37% 39 58.21% 11 16.42% 67 2.67Total 74 30.58% 130 53.72% 38 15.70% 242 2.67

Tahun LulusIPK Rata-

rataTotal

LulusanIPK < 2.5 IPK 2.5 - 3.0 IPK > 3.0

• IPK baik• Lama studi panjang• Skripsi tepat waktu

Beban dosen meningkat• Beban praktikum meningkat

• Kapasitas ruangan kurang memadaidsb

Gejala

Penyebab

Akar Permasalahan

Contoh Root Cause Analysis (DIKTI, 2003)

Pengulangan Mata Kuliah, tinggi

Peraturan Akademik :Nilai terbaik yang digunakan

dalam perhitungan IPK

Ubah peraturan akademik: nilai terakhir yang digunakan

dalam perhitungan IPK Solusi

Akibat

Gejala masalah dan akar masalah yang

berhasil diidentifikasi dan isu-isu strategis

Rangkuman masalah2 ygtelah berhasil di identifikasidan Solusi dari masalah tsb

Gejala/fenomena/symptoms

XX XX XXX XXXXX

X XXX X XXXXXXX

Diisi dengan :• XXX = sangat terkait• XX = kurang terkait• X = tidak terkait

Rencana:Introduksiperalatan

laboratoriumbaru

Pelanggan membutuhkan

ketepatan asnalisis

Meningkatkan kecepatan analisis

Meningkatkan volume analisis

Ongkos perawatan yang lebih murah

Tambahan biaya untuk membeli

alat baru

Dampak lingkungan akibat alat baru

Kekhawatiran staf pada teknologi baru

Kehilangan kerja lembur laboran

Gangguan proses analisis lab dengan

alat baru

Faktor Pendorong Faktor Penghambat

TOTAL = 10

TOTAL = 11

4

2

3

1

4

2

1

3

1CONTOH PENGGAMBARAN FORCE FIELD ANALYSIS (FFA)

Introduksi

Peralatan

Lab. Baru

Pelanggan Membutuhkan Ketepatan analisa

Faktor Pendorong

Meningkatkan kecepatan analisa

Meningkatkan volume analisis

Ongkos perawatan yang lebih murah

Kehilangan kerja lembur laboran

Kekhawatiran staf pada teknologi

baru

Dampak lingkungan akibat alat baru

Biaya untuk membeli alat

baru

Gangguan proses analisa lab dengan alat baru

Faktor Penghambat

4

2

3

1

3

1

1

3

1

Total = 10 Total = 9

Alternatif Solusi:

• Sosialisasi teknologi baru

• Lokakarya

BENCHMARK DAN BENCHMARKING

Benchmark adalah suatu tingkat mutu kinerja yang diakui sebagai standar kesempurnaan untuk suatu praktek usaha atau program tertentu (termasuk pendidikan tinggi) yang merupakan hasil kerja bermutu tinggi dan diperoleh melalui proses kinerja yang sempurna (“the best practices”) serta menjadi suatu rujukan pengukuran standar untuk perbandingan.

Benchmarking adalah suatu proses pembandingan, identifikasi, dan belajar dari praktek yang paling baik di mana pun di seluruh dunia sebagai cara untuk mencapai perbaikan institusi yang berkelanjutan melalui proses pengukuran sistematik dan berkelanjutan pula. Benchmarking digunakan pula untuk memberikan arahan manajemen dalam pemanfaatan sumberdaya manusia, sosial, dan teknis.

BENCHMARK [NASIONAL/INTERNASIONAL]: STANDAR MUTU KINERJA/KOMPETENSI PALING BAIK PADA TINGKAT NASIONAL/INTERNASIONAL

MUTU AKTUAL [INSTITUSIONAL]: MUTU KINERJA/ KOMPETENSI YANG DIPERLIHATKAN OLEH INSTITUSITHRESHOLD [NASIONAL]: STANDAR MUTU KINERJA/ KOMPETENSI MINIMAL PADA TINGKAT NASIONAL

THRESHOLD [NASIONAL]: STANDAR MUTU KINERJA/ KOMPETENSI MINIMAL PADA TINGKAT NASIONALMUTU AKTUAL [INSTITUSIONAL]: MUTU KINERJA/ KOMPETENSI YANG DIPERLIHATKAN OLEH INSTITUSI

GAP ANALYSIS

Gap Analysis bertujuan untuk mengevaluasi perbedaan antara posisi organisasi saat ini dengan posisi organisasi yang diinginkan atau dicita-citakan pada masa depan.

Gap Analysis berakibat pada pengembangan strategi yang spesifik dan alokasi sumberdaya untuk menutup adanya gap (kesenjangan) tersebut.

Dalam Gap Analysis perlu diperhatikan tuntutan minimum yang harus dipenuhi (minimum neccessary requirement atau MNR) untuk suatu institusi.

MNR dikenakan kepada setiap komponen (input-process-output-outcome-impact) evaluasi-diri untuk menjamin keberhasilan program studi.

Keberhasilan program sangat dipengaruhi oleh NMR.

Gap Analysis

Beberapa contoh MNR:• Luas ruang laboratorium minimum 1,5 m2/orang• Jumlah dosen program studi minimum 4 orang S1 plus 2

orang S2 (6 dosen)• Beban tugas dosen (EWMP) minimum 12 SKS

ORGANISASI REALISTIS YANG

DIUPAYAKANUJI LAPANGAN

KONSEP-KONSEP ORGANISASI YANG IDEAL

LATAR BELAKANGSOSIAL BUDAYA

POSISI ORGANISASIYANG DIINGINKAN

DI MASA DEPAN

POSISI ORGANISASI SAAT INI

LANDASAN KONSEPTUAL YANG

REALISTIS

KESENJANGANKENDALA DALAM

LINGKUNGAN

KESENJANGANYANG MUNGKIN

DITANGANI

REKOMENDASI:POSISI ORGANISASI

YANG TERUJI

MODEL PENGEMBANGANBERDASARKAN ANALISIS

KESENJANGAN

Force Field Analysis (FFA)

• teknik yang sangat bermanfaat untuk melihat semua faktor pendorong (driving forces) dan faktor penghambat (restraining forces) suatu keputusan

• memperkuat faktor pendorong, dan pada saat yang sama memberikan alternatif untuk mengurangi/meniadakan faktor penghambat.

Benchmarking

– Seberapa bagus apa yang kita kerjakan dibanding institusi lain ?

– Kita ingin menjadi seperti apa?– Siapa yang saat ini kinerjanya terbaik ?– Bagaimana mereka mencapai kinerja terbaik

tersebut?– Bagaimana kita mengadopsi apa yang mereka

lakukan untuk institusi kita?– Bagaimana kita bisa menunjukkan kita lebih baik

dibanding mereka ?

MEMBUAT KESIMPULAN

Dalam setiap poin bahasan ED (input-process-output-outcome-impact) harus ada “kesimpulan-kesimpulan kecil” yang dapat memberikan gambaran kemampuan kita dalam melihat dan menginterpretasikan suatu data.

Perlu ada saling keterkaitan antar “kesimpulan-kesimpulan kecil” tersebut, sehingga terlihat dengan jelas pesan apa yang ingin disampaikan, dikaitkan dengan akar masalah yang telah ditemukan.

Perlu ada alternatif solusi yang berbasiskan pada akar masalah yang telah ditemukan.

SIMPULANSEMENTARA

BERBAGAI KOMPONEN

MASUKAN (INPUT)

PROSES (PROCESS)

KELUARAN (OUTPUT)

HASIL TERAPAN OUTCOME

DAMPAK (IMPACT)

ANALISISKETERKAITAN

ANTARKOMPONEN

KESIMPULAN: AKAR POKOK

MASALAH

ALTERNATIF SOLUSI

MENYUSUN KESIMPULAN DAN ALTERNATIF SOLUSI