Post on 10-Jul-2015
ORGANIZAÇÃO, AUTOMAÇÃO (GED) E DIGITALIZAÇÃO
Ana Luiza Chavesanaluiza_562@yahoo.com.br
85 9995.1339
ORGANIZAÇÃOORGANIZAÇÃO
ORGANIZAÇÃO: DO CAOS AO ACESSO
Desorganização
Documentos digitais preservados e compartilhados
Documentos físicos organizados
• Disponibilizar a informação para a tomada de
decisão;
• Atender às demandas fiscais e legais;
• Preservar a memória da empresa;
• Atender às demandas sociais.
POR QUE ORGANIZAR?
COMO CONHECER UM DOCUMENTO DE ARQUIVO?
Objetividade
Inter-relação
Unicidade
Caráter seriado
Autenticidade
Integridade
QUAL O CONTEXTO IDEAL DE ORGANIZAÇÃO?
Acessibilidade
Agilidade
Flexibilidade
Confiabilidade
QUAIS PRINCÍPIOS SEGUIR?
Proveniência = os documentos de uma mesma procedência não devem misturar-se com os de outra procedência;Ordem original = Os documentos são produzidos com base em um procedimento, pelo qual inatamente uns se vão colocando após os outros;Descrição coletiva = Princípio de descrever corpos documentais coletivamente em vez de fazê-lo individualmente.
Princípios da Arquivística
QUAL O VALOR DOS DOCUMENTOS?
AdministrativoFiscal e Legal Histórico e
Científico
QUAL O CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS?
NASCIMENTO
REGISTRO
START
DESENVOLV.
TRAMITAÇÃO
ON
REPOUSO
ARQUIVO
STAND BY MORTE
EXPURGO
OFF
PERMANÊNCIA
ARQUIVO GERAL
PERMANENTLY
corrente inter.
permanente
• Apóiam a consecução das atividades-fim de uma instituição. Caráter instrumental e acessório.
ORGANIZAÇÃO: POR ONDE INICIAR?
Atividades meio e fim
FF
MM
Dossiês, Séries e Itens Documentais
Constituem o arquivo da instituição e compõem a Tabela de Temporalidade Documental – TTD.
• Resultantes da finalidade de uma instituição. Caráter substantivo para o seu funcionamento.
ORGANIZAÇÃO: ADVERTÊNCIAS NECESSÁRIAS
• Entender o contexto documental antes de qualquer coisa;• Preservar o fundo arquivístico;• Atentar para a suposta organização que há dentro da desorganização;• Não desprezar informações constantes na situação originalmente encontrada;• Acreditar que documento classificado de forma errada dificilmente será localizado.
PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO
LEVANTAMENTO CLASSIFICAÇÃO SELEÇÃO
ELIMINAÇÃOORDENAMENTOINDEXAÇÃO
DIGITALIZAÇÃO
LEVANTAMENTO
• Permite a visão do todo;
• Evita surpresas;
• Viabiliza a padronização;
• Facilita a organização;
• Possibilita a pesquisa.
PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO
CLASSIFICAÇÃO
• Reúne documentos por
semelhança;
• Sistematiza a organização;
• Agiliza a composição do
plano de arquivo;
• Possibilita a pesquisa.
PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO
SELEÇÃO
• Separa o “joio do trigo”:
guarda temporária, guarda
permanente ou eliminação;
• Antecede a eliminação;
• Aponta o foco de trabalho;
• Possibilita a pesquisa.
PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO
ELIMINAÇÃO
• Fundamenta-se na Tabela de
Temporalidade;
• Regula o fluxo documental do
arquivo;
• Deve ser registrada,
autorizada e divulgada.
PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO
ORDENAMENTO
• Estabelece critério de ordem
(alfabética, numérica ou
cronológica);
• Corresponde ao início da
Indexação;
• Disposição na pasta/caixa
• Facilita a pesquisa.
PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO
INDEXAÇÃO
PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO
• Estabelece índices de busca;
• Permite busca mais precisa;
• Representa o elo entre o
documento físico e os registros
no sistema;
• Facilita a pesquisa.
ORGANIZAÇÃO, A ÚNICA SAÍDA PARA O SUCESSO!
Ana Luiza Chavesanaluiza_562@yahoo.com.br
85 9995.1339
Agradecemos a Agradecemos a atenção.atenção.