Post on 28-May-2015
Een ICT-inrichting op maatBob Klaasen, programmamanager MBOTonny Plas, projectmanager
Inhoud
De rol van de informatiemanager (Bob Klaasen)
Business case-methodiek (Tonny Plas)
12-04-2023
De rol van de informatiemanager
Visie op informatiemanagement
Informatiemanagement is het leggen van verbanden. Verbanden tussen techniek en systemen, maar vooral tussen mensen. En dat verschilt van school tot school. De invulling van informatiemanagement is sterk situatie-afhankelijk.
12-04-2023
Drie voorbeeldsituaties
12-04-2023
Huis op orde: plaats en rol IM
12-04-2023
Verbinden: plaats en rol IM
12-04-2023
Innoveren: plaats en rol IM
12-04-2023
Wat zeggen de deskundigen? Nederlands Genootschap voor Informatici (NGI):
opstellen informatiebeleid, informatieplan, plan voor interne controle en projectenplan vaststellen gewenste situatie informatievoorziening afbakenen onderzoeksgebied (van opdrachten) opstellen normen, criteria en randvoorwaarden organiseren informatievoorzieningsfunctie formuleren eisen aan de ICT dienstverlening
12-04-2023
Wat zeggen de deskundigen? (2)
Rik Maes
12-04-2023
12-04-2023
12-04-2023
12-04-2023
Waar moet de IM goed in zijn?
12-04-2023
De ongeschreven regels
12-04-2023
Samenvatting
12-04-2023
Leestip:
12-04-2023
Grote ICT-investeringen
Groot afbreukrisico Bezint, eer ge begint Middel: business-case methodiek Partijen: iedereen die op
bestuurlijk/strategisch gebied van doen heeft met de ICT-oplossing, dus ook de informatiemanager
12-04-2023
Mini Business case Doel:
– Zakelijke rechtvaardiging project – Rationaliseren/objectiveren discussie– Organiseren besluitvormingstraject
Resultaat:– Is investering nodig/gewenst?– Is investering haalbaar/maakbaar?– Wat zijn kosten/baten?
Weging en besluitvorming
12-04-2023
Opzet mini business case
Mini business case1. Projectidentificatie2. Business rationale3. Haalbaarheid / maakbaarheid
Baten lasten beoordeling4. Kwalitatief5. Kwantitatief
Scorecard6. Uitwerken (scoren en onderbouwen)7. Besluiten (en prioriteren)
19
Besluitvormingsproces
12-04-2023
Minibusinesscase:- Business rationale- Maakbaarheid- Haalbaarheid
Scorecard:- Uitwerken en wegen - van scorecard
Baten lasten beoordeling- Kwantitatief- Kwalitatief
Beoordeling totale businesscaseIn relatie tot investeringsportefeuille
Businesscase
Aanleiding
Besluitvorming
1: Projectidentificatie
21
Project <titel>
Opdrachtgever <naam>
Opdrachtnemer <naam>
Begindatum <datum>
Einddatum <datum>
2: Business rationale
Wat is het doel? Aansluiting op strategie (AS) Verwachte bijdrage Noodzaak en urgentie “concurrentie-
noodzaak” (NU) Waardecreatie (ROI) Eigenaarschap, stakeholders en betrokkenen
22
3: Risico (haalbaarheid)
Organisatierisico (OR)– Opdrachtgeverschap– Veranderpotentieel
Uitvoeringsrisico (UR)– Kwaliteit project (programma)plan– Doorlooptijd van project– Omvang van het project en financierbaarheid
23
3: Risico (maakbaarheid)
Specificatie onzekerheid (SO) Technische complexiteit, infrastructureel
risico (TR) Technische onzekerheid, sourcing (TO) Samenhang tussen informatiesystemen (IA)
24
Baten lasten beoordeling
Wat zijn de opbrengsten van de huidige situatie? Niet alle baten zijn in geld uit te drukken. Probeer de baten zoveel mogelijk meetbaar te specificeren. Het gaat erom een overzicht te geven van de bijdragen en de besparingen:
– Efficiency voordelen– Effectiviteitsvoordelen
Handig hulpmiddel om de baten in kaart te brengen is de ‘benefit logicaboom’
25
4. Baten logica boom
12-04-2023 26
Oplossingen Doelen Resultaten
huisvesting
Hard- & software
manurenResultaten
Oplossingen (project-resultaten)
KostenDoelen
Legenda: Kosten servers:
toe
ne
me
nd
e w
aa
rde
cre
atie
Lift & shiftnaar enclave
bij x
Lift & shift met integratie
binnen data center x
Migratie en consolidatie van fysieke
naar virtueleservers
Migreren naar hoog
beschikbare bedrijfskritische
ketens
Hogere cash flows
Lagere kosten
Hogere klant-
tevredenheid(divisies)
Contractuele afspraken
voorzien niet in lift en shift naar enclave
Vermeden kosten
Minder operationeel
risico (solvency)
opportunity costs
indirecte baten
directe baten
Lagere beheerkosten
Lagere kosten data centers
Lagere nota door
consolidatie fysieke servers
Nota GFS voor data centers
vervalt(huisvesting)
Lagere nota door FMO-tarief voor
fysieke servers
Nota enclave (huisvesting)
Lagere KPN-nota doordat ontsluiting
data centers vervalt
Geen aanpassings-
kostenApeldoorn en
Noordwijk
Besparing op manuren
datacenters
AIT niet langer eigenaar
hardware & software
Lagere storage kosten door Storageon demand
15 bedrijfskritische
ketens beschikbaar
volg. afspraak
15 bedrijfskritische ketens continu
volgens afspraak
€ ? € ?
€ ? € ?
€ ? € ? € ?
€ ?
€ ?
Beheerkosten worden (per server) doorbelast aan de
klanttoe
ne
me
nd
e w
aa
rde
cre
atie
Lift & shiftnaar enclave
bij x
Lift & shift met integratie
binnen data center x
Migratie en consolidatie van fysieke
naar virtueleservers
Migreren naar hoog
beschikbare bedrijfskritische
ketens
toe
ne
me
nd
e w
aa
rde
cre
atie
Lift & shiftnaar enclave
bij x
Lift & shift met integratie
binnen data center x
Migratie en consolidatie van fysieke
naar virtueleservers
Migreren naar hoog
beschikbare bedrijfskritische
ketens
Hogere cash flows
Lagere kosten
Hogere klant-
tevredenheid(divisies)
Contractuele afspraken
voorzien niet in lift en shift naar enclave
Vermeden kosten
Minder operationeel
risico (solvency)
opportunity costs
indirecte baten
directe baten
Hogere cash flows
Lagere kosten
Hogere klant-
tevredenheid(divisies)
Contractuele afspraken
voorzien niet in lift en shift naar enclave
Vermeden kosten
Minder operationeel
risico (solvency)
opportunity costs
indirecte baten
directe baten
Lagere beheerkosten
Lagere kosten data centers
Lagere nota door
consolidatie fysieke servers
Nota GFS voor data centers
vervalt(huisvesting)
Lagere nota door FMO-tarief voor
fysieke servers
Nota enclave (huisvesting)
Lagere KPN-nota doordat ontsluiting
data centers vervalt
Geen aanpassings-
kostenApeldoorn en
Noordwijk
Besparing op manuren
datacenters
AIT niet langer eigenaar
hardware & software
Lagere storage kosten door Storageon demand
15 bedrijfskritische
ketens beschikbaar
volg. afspraak
15 bedrijfskritische ketens continu
volgens afspraak
€ ? € ?
€ ? € ?
€ ? € ? € ?
€ ?
€ ?
Beheerkosten worden (per server) doorbelast aan de
klant
Lagere beheerkosten
Lagere kosten data centers
Lagere nota door
consolidatie fysieke servers
Nota GFS voor data centers
vervalt(huisvesting)
Lagere nota door FMO-tarief voor
fysieke servers
Nota enclave (huisvesting)
Lagere KPN-nota doordat ontsluiting
data centers vervalt
Geen aanpassings-
kostenApeldoorn en
Noordwijk
Besparing op manuren
datacenters
AIT niet langer eigenaar
hardware & software
Lagere storage kosten door Storageon demand
15 bedrijfskritische
ketens beschikbaar
volg. afspraak
15 bedrijfskritische ketens continu
volgens afspraak
€ ? € ?
€ ? € ?
€ ? € ? € ?
€ ?
€ ?
Beheerkosten worden (per server) doorbelast aan de
klant
5. Baten lasten beoordeling
12-04-2023
Projectprognose 1 2 3 4 5Inzet eigen personeelInhuur derdenAanschaf softwareAanschaf hardwareOpleidingskostenTotale projectuitgaven
periode
Investeringsprognose 1 2 3 4 5Inhuur derdenAanschaf softwareAanschaf hardwareTotale investeringen
periode
Boekwaarde 1 2 3 4 5software hardwareTotale boekwaarde
periode
Afschrijvingen 1 2 3 4 5SoftwareHardwareTotale boekwaarde
periode
Financieringsbehoefte 1 2 3 4 5HoofdsomAflossingRenteTotale financieringsbehoefte
periode
kosten/batenprognose 1 2 3 4 5AS IS situatieInzet eigen personeelInzet derdenAfschrijvingenRenteTotale kosten AS ISTO BE situatieInzet eigen personeelInzet derdenAfschrijvingenRenteTotale kosten TO BEBesparingspotentieel (? )
periode
RendementsanalyseROINCWTVT
Projectprognose 1 2 3 4 5Inzet eigen personeelInhuur derdenAanschaf softwareAanschaf hardwareOpleidingskostenTotale projectuitgaven
periode
Investeringsprognose 1 2 3 4 5Inhuur derdenAanschaf softwareAanschaf hardwareTotale investeringen
periode
Boekwaarde 1 2 3 4 5software hardwareTotale boekwaarde
periode
Afschrijvingen 1 2 3 4 5SoftwareHardwareTotale boekwaarde
periode
Financieringsbehoefte 1 2 3 4 5HoofdsomAflossingRenteTotale financieringsbehoefte
periode
kosten/batenprognose 1 2 3 4 5AS IS situatieInzet eigen personeelInzet derdenAfschrijvingenRenteTotale kosten AS ISTO BE situatieInzet eigen personeelInzet derdenAfschrijvingenRenteTotale kosten TO BEBesparingspotentieel (? )
periode
RendementsanalyseROINCWTVT
6. Scorecard
12-04-2023
Beoordelingscriteria NB: Weging standaard gelijk verdeeld
Business rationale afk. Omschrijving WegingAansluiting op strategie AS Geeft aan in welke mate het project samenhang vertoont met en bijdraagt aan
de strategische doelen van de organisatie.20%
Verwachte bijdrage aan de business
VB Geeft de omvang en reikwijdte van impact van de investering op de bedrijfsvoering.
20%
Noodzaak en urgentie NU Geeft de noodzaak en urgentie van de investering weer. 20%
Waardecreatie ROI Geeft aan in welke mate van de investering positief financieel rendement wordt verwacht.
20%
Belang stakeholders BS Geeft aan in welke mate eigenaar en stakeholders belang hechten aan de investering.
20%
Totaal = 100% 100%
Risico afk. OmschrijvingHaalbaarheid
Organisatorisch risico OR Geeft aan in welke mate de organisatie het opdrachtgeverschap en het veranderingsproces als gevolg van het project kan dragen.
17%
Uitvoeringsrisico UR Geeft aan in welke mate de uitvoeringsorganisatie in staat is het project uit tevoeren gerelateerd aan complexiteit, omvang en duur van het project.
17%
MaakbaarheidSpecificatie onzekerheid SO Onzekerheid over c.q. kwaliteit en stabiliteit van informatiebehoeften en
systeemvereisten. 17%
Technische complexiteit en infrastructureel risico
TR Faalkans van benodigde nieuwe technologie. Geeft aan in welke mate het project gebruik maakt van"proven technology"dat toekomstvast is
17%
Technische onzekerheid, sourcing
TO Geeft aan in welke mate de organisatie beschikking heeft over technische ervaring, vaardigheden, kennis en tools.
17%
Samenhang tussen informatiesystemen
IA De mate waarin de investering past in de architectuur van informatiesystemen en hulpmiddelen
17%
Totaal = 100% 100%
Bron: Parker & Benson obv j.A. Oosterhaven
7. Besluiten
12-04-2023
Evaluatiemodel projecten
Beoordelingsfactor AS VB NU ROI BS OR UR SO TR TO IAWeging 20% 20% 20% 20% 20% 17% 17% 17% 17% 17% 17%
+ - totaalProjecten Score Score Score Omvang AanbevelingA: score implementatie PMS 4 4 4,7 3,8 4,3 4,3 3,7 3 2 2,5 2,3 83% 59% 24% 100 Onzekerheden reduceren.B: score project …. 0% 0% 0% 0C: …… 0% 0% 0% 0
Risico / Onzekerheid
Waardering -
Business rationale
Waardering +
Projectportfoliomatrix
A: score implementatie
PMS
0%
50%
100%
0% 50% 100%Risico / Onzekerheid
Bu
sin
ess
rati
on
ale