OBRAZAC PRIJAVE I PRORAČUN

INFO DANIOsijek, 21. veljače 2013.

Operativni program Razvoj ljudskih potencijalaInstrument predpristupne pomoći (IPA)

JAČANJE REGIONALNIH I LOKALNIH STRUKTURA ZA PODRŠKU RAZVOJU CIVILNOGA DRUŠTVA

VOLONTERSKI CENTAR OSIJEK

obrazac za prijavu

Obrazac za prijavu

DIO A. SAŽETAK PROJEKTNOG PRIJEDLOGA (Concept Note)

DIO B. CJELOVITA PRIJAVA (Full Aplication Form)

dio a. Sažetak projektnog prijedlogadio A. Sažetak projektnog prijedloga (concept note)

Sadrži 4 dijela:1. Sažetak Projektnog prijedloga (Concept Note)

(Sažetak Projekta - tablično, Opis Projekta, Relevantnost Projekta)

2. Kontrolna lista za provjeru (Checklist for the Concept Note)(Ispunjava Prijavitelj)

3. Izjava Prijavitelja (Declaration by the Applicant for the Concept Note)(Ispunjava Prijavitelj)

4.Obrazac za procjenu sažetka (Assessment Grid for the Concept Note)

(Ispunjava Ugovorno tijelo)

dio a. Sažetak projektnog prijedloga

• Naziv Projekta• Mjesto provedbe Projekta• Ukupno trajanje Projekta• Iznos doprinosa EU• Postotak doprinosa EU• Ciljevi Projekta• Ciljana skupina• Krajnji korisnici• Očekivani rezultati• Glavne aktivnosti

Sažetak projekta (Concept Note -summary of the action) (max. 1 str.)

dio a. Sažetak projektnog prijedlogaOpis projekta (Concept Note - Description of the Action) (max 1 str.)

Pozadina pripreme projekta(kako je nastao projekt, proces planiranja i razvijanja projektne ideje, osvrnuti se na dosadašnju suradnju sa suprijaviteljima)

Opis ciljeva(prepisati opći/e i specifične ciljeve projekta)

Opis ključnih dionika, njihovi stavovi u odnosu na projekt i opis konzultativnog procesa koji ste proveli(navesti ključne dionike te način konzultacija u procesu pripreme projekta, koja je njihova percepcija i stav prema projektu; koristiti informacije dobivene kroz analizu dionika)

dio a. Sažetak projektnog prijedlogaOpis projekta (Concept Note - Description of the Action) (max 1 str.)

Informacije o vrsti aktivnosti i specifičnim izlaznim rezultatima, uključujući opis veza i odnosa između grupa aktivnosti(Primjer: Komponenta 2: Program prakse za dugotrajno nezaposlene visokoobrazovane osobe : Aktivnost 2.1. Razvoj kurikuluma za praksu - razvije kurikulum za praksu; Aktivnost 2.2. Odabir i priprema pružatelja programa prakse - 25 NPO/OCD-a odabrano za pružanje prakse. Aktivnost 2.3. Provedba programa prakse - provedeno 25 pozicija prakse, 30-40 sudionika kratkotrajne izobrazbe uključeno u kratkoročni program prakse, 80-100 sati konzultacije pruženo praktikantima i organizacijama/pružateljima prakse, 4000- 12000 sati prakse)

Indikacija vremenskog okvira projekta i specifični vanjski faktori koje ste uzeli u obzir

(Navesti trajanje projekta u mjesecima-budite realni/oprezni s vremenskim trajanjem projekta; Navesti faktore u okruženju koji su utjecali na izradu projekta - npr. Povećanje zapošljavanja u neprofitnom sektoru, razvoj socijalnog ugovaranja, povećana potreba za specifičnim znanjima i vještinama iz područja menadžmenta neprofitnih organizacija)

dio a. Sažetak projektnog prijedlogaRelevantnost projekta (Concept Note - Relevance of the Action) (max 3 str.)

1.1.1. Relevantnost u odnosu na ciljeve, sektor, tematiku specifične prioritete natječaja

Opisati kako je projekt u skladu s ciljevima i prioritetima natječaja navedenih u Smjernicama za prijavitelje

(Taksativno navesti ciljeve i prioritete natječaja s kojima je projekt u skladu; Dati kratko objašnjenje na koji način je projekt u skladu s tim prioritetom i ciljem)

Opis relevantnosti akcije za specifičnu podtemu/sektor/područje i drugi zahtjevi indicirani u uputama kao što su partnerstvo i sl.

(Konkretno navesti mjere/tematska područja pojedinih strateških dokumenata s kojima je projekt u skladu)

Opisati s kojim će se očekivanim ishodima spomenutim u uputama Projekt baviti

dio a. Sažetak projektnog prijedlogaRelevantnost projekta (Concept Note - Relevance of the Action) (max 3 str.)

1.1.2. Relevantnost u odnosu na specifične potrebe i ograničenja ciljane zemlje, regije i/ili relevantnih

sektora (sinergija sa EU)

Opisati specifičnu pred-projektnu situaciju u ciljanoj zemlji/regiji/sektoru(Koristiti statističke podatke, te rezultate postojećih istraživanja, uključujući

rezultate istraživanja/procjene potreba same organizacije, koji mogu argumentirano ukazati da postoji problem/potreba)

Detaljna analiza problema/potreba(Opisati problem/potrebu koja se želi riješiti projektom; Ne nuditi rješenja - npr.

Nepostojanje dječjeg vrtića nije problem, to je rješenje, problem je što roditelji sve duže rade i nemaju kome ostaviti djecu na čuvanje; Ne opisivati probleme/potrebe svoje organizacije!!)

Referirati se na specifične lokalne/regionalne/nacionalne planove/strategije(Navesti strateški(e) dokument(e) i konkretnu mjeru iz istog s kojom je projekt u

sinergiji; Strateški dokumenti relevanti za natječaj navedeni su u uputama za prijavitelje u dijelu 1.1. Osnovne informacije /Background)

dio a. Sažetak projektnog prijedlogaRelevantnost projekta (Concept Note - Relevance of the Action) (max 3 str.)Nastavak na prethodne aktivnosti

(Navesti s kojim prijašnjim projektima koje je organizacija provela projekt ima dodirnih točaka, gdje postoji nastavak aktivnosti;Navesti na osnovu kojeg dosadašnjeg iskustva organizacije će se provoditi projekt)

Dio većeg programa(Navesti programe na nacionalnoj i međunarodnoj razini koji se provode, a s kojima je projekt u sinergiji; Na razini EU navesti konkretno program s kojim projekt ima poveznicu )

dio a. Sažetak projektnog prijedlogaRelevantnost projekta (Concept Note - Relevance of the Action) (max 3 str.)

1.1.3. Opis i definicija ciljane skupine i krajnjih korisnika, njihovih potreba i kako akcija će se akcija utjecati na njihove potrebe

Detaljni opis ciljane skupine i krajnjih korisnika te selekcijskih kriterija(Primarna i sekundarna ciljana skupina - ukoliko postoji potreba za razgraničenjem; Navesti konkretno broj ciljane skupine Navesti na osnovu čega će se napraviti selekcija ciljane skupine npr. Dob, spol, upoznatost sa radom NPO/OCD-a, geografska zastupljenost)

Opis problema/potreba te ograničenja ciljane skupine i krajnjih korisnika(Potrebe i problemi ciljane skupine npr. Dugoročno neprisustvo na tržištu rada

rezultira smanjenjem samopouzdanja, socijalnu izolaciju, nedostatak vještina za proaktivno traženje posla, neadekvatna znanja i vještine relevantne za tržište rada)

dio a. Sažetak projektnog prijedlogaRelevantnost projekta (concept Note -relevance of the Action) (max 3 str.)Opisati relevantnost projekta u odnosu na potrebe i ograničenja vaše ciljane skupine, krajnjih korisnika

(Referirajući se na planirane aktivnosti projekta dati kratko objašnjenje na koji način su iste relevantne potrebama i ograničenjima ciljane skupine)

Opisati participativni proces osiguranja sudjelovanja ciljane skupine i krajnjih korisnika

(Na koji način će ciljana skupina imati mogućnost sudjelovati /utjecati na projektne aktivnosti. npr. Ciljana skupina će biti konzultirana u procesu pripreme kurikuluma u području menadžmenta neprofitnih organizacija kao i u procesu pripreme prakse u neprofitnim organizacijama)

dio a. Sažetak projektnog prijedlogaRelevantnost projekta (Concept Note - relevance of the Action) (max 3 str.)

1.1.4. Posebna dodana vrijednost

Opisati dodanu vrijednost projekta, posebice u području promocije ili konsolidacije javnog partnerstva, inovacija i prijenosa dobre prakse, ili ukoliko se radi o horizontalnim temama kao što su; tema zaštite okoliša, promocije ljudskih prava, prava manjina, prava invalida te jednake mogućnosti.

Alati (analize) koje vam m

ogu koristiti…

Važno…

Prva selekcija projekata vrši se na osnovu SAŽETKA PROJEKTNOG PRIJEDLOGA

Koristiti pristup logičkog okvira u procesu planiranja projekta i pripreme sažetka projektnog prijedloga

Sve napisano u sažetku projektnog prijedloga mora ostati nepromijenjeno u cjelovitoj prijavi

Alati (analize) koje vam m

ogu koristiti…

Alati (analize) koje vam mogu koristiti…

Procjena potreba u zajednici (anketa, akcijsko istraživanje…)

Analiza dionika Problemsko stablo Stablo ciljeva SWOT analiza

dio b. Cjelovita prijavadio b. Cjelovita prijava (full application form)

1. Opće informacije2. Projekt3. Prijavitelj4. Suprijavitelj5. Povezane osobe6. Suradnici7. Kontrolna lista za provjeru8. Izvjava prijavitelja9. Obrazac za procjenu cjelovite prijave (ispunjava Ugovorno

tijelo)

dio b. Cjelovita prijava

1. Opće informacije (general information)

- referencija i naziv Poziva na dostavu projektnih prijedloga- naziv prijavitelja- naziv projekta- mjesto provedbe projekta

dio b. Cjelovita prijava

2. Projekt (Action)

dio b. Cjelovita prijava2.1.1. Opis projekta (Description of the Action) (max. 13 str.)

Referirajući se na opće i specifične ciljeve, očekivane rezultate opisane u sažetku projektnog prijedloga: Objasniti koje konkretne rezultate očekujete te na koji će se

način poboljšati situacija ciljane skupine i krajnjih korisnika, uključujući unapređenje tehničkih i upravljačkih sposobnosti ciljane skupine i/ili bilo kojih lokalnih suprijavitelja i povezanih osoba

Identificirati i detaljno opisati svaku aktivnost koja će se poduzeti kako bi ostvarili rezultate, opravdavajući izbor aktivnosti te navesti ulogu svakog suprijavitelja i povezanog subjekta (suradnika, izvođača ili primatelja potpora gdje je primjenjivo) u aktivnostima. Ovdje ne navoditi detaljan akcijski plan (dostavlja se u poglavlju 2.2.3) ali je potrebno dokazati koherentnost i konzistentnost projekta. Navedite predviđene publikacije.

dio b. Cjelovita prijava2.1.1. Opis projekta (Description of the Action) (max. 13 str.)

U slučaju da se predviđa preraspodjela nepovratnih sredstava (sub-grantovi), pod uvjetom da je to prihvatljiva aktivnost prema Smjernicama za prijavitelje: Odredite ciljeve, rezultate, aktivnosti, vrstu i kriterije za odabir primatelja potpora (uključujući i kriterije za utvrđivanje točnog iznosa svake potpore). Maksimalan iznos potpore iznosi € 60.000 po trećoj strani, osim u slučaju kada je preraspodjela nepovratnih sredstava glavna svrha projekta.

Samo u slučaju ograničenih postupaka: Opisati/istaknuti eventualne izmjene iz sažetka projektnog

prijedloga.

dio b. Cjelovita prijava

Metoda provedbe pojedinih aktivnosti Nastavak na prethodne aktivnosti Sinergija/dio većih programa u zemlji i EU Način unutarnje i vanjske evaluacije Uloga svih dionika (partnera, ciljane skupine…) Organizacijska struktura i projektni tim Potrebni resursi Stav dionika prema aktivnostima i projektu Planirane aktivnosti kako bi se osigurala vidljivost

projekta i EU doprinosa

2.1.2. Metodologija (Methodology) (max. 5 str.)

dio b. Cjelovita prijava

Duljina trajanja projekta ___ mjeseci. Gantt tablica – tabelarni prikaz aktivnosti, vremenskog

(mjesečnog odvijanja) pojedinih aktivnosti i tko je zadužen za provedbu

2.1.3. Duljina i indikativni plan trajanja projekta (Duration and indicative action plan) (max. 13 str.)

dio b. Cjelovita prijava

Primjer: Akcijski plan (GANTT tablica)

dio b. Cjelovita prijava

Opisati očekivani učinak projekta uz naznaku kvantitativnih pokazatelja gdje je to moguće u odnosu na tehničku, ekonomsku, socijalnu razinu i razinu javnih politika

Opisati plan širenja projekta i mogućeg višestrukog efekta akcije

Analiza rizika i plan za svladavanje nepredvidivih situacija tijekom provedbe projekta. Definirani rizici bi trebali sadržavati fizički, okolišni, politički, gospodarski i društveni element

Opisati glavni preduvjete i pretpostavke u sklopu projekta

2.1.4. Održivost (Sustainability of the action) (max. 3 str.)

dio b. Cjelovita prijava

Održivost učinka projekta i nastavak aktivnosti razmatrajući:

- Financijsku održivost- Institucionalnu održivost- Održivost na razini politika - Održivost u odnosu na okoliš i utjecaj na okoliš

2.1.4. Održivost (Sustainability of the action) (max. 3 str.)

dio b. Cjelovita prijava

Primjer: Analiza rizika

Rizik Potencijalno loš utjecaj

Nivo rizikaN/S/V

Strategija upravljanja rizikom Odgovornost

Velika stopa ispadanja odabranih dugotrajno

nezaposlenih visokoobrazovanih

osoba zbog vanjskih (osobnih) okolnosti

Ne postizanje ciljanih

rezultata, upitan uspjeh projekta

N

Potpisani ugovori i proširena lista potencijalnih

sudionika (veća skupina od planiranog)

Voditelj projekta s Projektnim

koordinatorima(Prijavitelj i

Suprijavitelji)

N - nizak, S - srednji, V - visok

dio b. Cjelovita prijava

- potrebno ispuniti ANEKS C

2.1.5. Logički okvir (Logical Framework)

- potrebno ispuniti ANEKS B

Proračun projektnog prijedloga

Obrazloženje procijenjenih troškova

Očekivani izvori financiranja

2.1.6. Proračun (Budget)

dio b. Cjelovita prijava

- opisati iskustvo u sličnim projektima (naziv projekta, sektor, mjesto provedbe projekta, ukupni troškovi, uloga u projektu, donatori, iznosi doprinosa po donatorima, vrijeme provedbe projekta, ciljevi i rezultati)

2.1.7. Iskustvo prijavitelja (Applicants Experience)

2.1.8. Iskustvo suprijavitelja (Co-applicants Experience)

2.2. Iskustvo povezanih osoba/subjekata (Affiliated entity Experience)

dio b. Cjelovita prijava3. Prijavitelj (the Applicant)

- opis prijavitelja kroz set upitnika vezanih za identitet (opće informacije), profil (pravni status), kategoriju i sektor djelovanja, ciljane skupine, procjenu kapaciteta za upravljanjem i provedbom projekata, resurse (financijske i organizacijske) te upravljačku strukturu

4. Suprijavitelj (the Co-applicant)- opis suprijavitelja (opće informacije, resursi, iskustvo suradnje s

prijaviteljem, pravni status)

5. Povezana osoba/e (Affiliated Entity/ies)- opis povezane osobe (opće informacije, resursi, iskustvo suradnje s

prijaviteljem i/ili suprijaviteljem, pravni status)

6. Suradnici (Associates)- opis suradnika koji sudjeluju u projektu (opće informacije, resursi,

iskustvo u sličnim projektima, iskustvo suradnje s prijaviteljem i/ili suprijaviteljem, uloga u pripremi projekta, uloga u provedbi projekta)

dio b. Cjelovita prijava

7. Kontrolna lista za provjeru (Checklist)- prije slanja projekta obavezno ispuniti listu kojom se potvrđuje

da su ispunjeni svi kriteriji Poziva

8. Izjava prijavitelja(Declaration)- ovjerava se potpisom odgovorne osobe prijavitelja

9. Obrazac za procjenu (Assesment Grid)- ispunjava Ugovorno tijelo

Proračunska tablica

Najniži iznos: 30,000 € Najviši iznos: 60,000 € Iznos nepovratnih sredstava ne smije biti manji od 50% te

veći od 85% ukupno prihvatljivih troškova aktivnosti, razliku pokrivaju prijavitelji ili suprijavitelji vlastitim sredstvima ili drugim sredstvima koja nisu iz proračuna EU

Trajanje projekta: ne kraće od 12 mjeseci i ne dulje od 24 mjeseca

2.1.6. Proračun (Budget)

dio b. Cjelovita prijava

OPĆE NAPOMENE

Proračun mora biti realističan s dobrim odnosom troškova i učinaka

Proračun mora sadržavati ukupne troškove projekta, a ne samo udio koji se očekuju kroz bespovratna sredstva

Svi iznosi u proračunu se izražavaju bez PDV-a Plaće se izražavaju u brutto iznosu Niti jedan trošak koji je nastao prije projekta ne može se

staviti u proračun, jednako tako kao ni trošak koji ćete imati po isteku projekta

2.1.6. Proračun (Budget)

dio b. Cjelovita prijava

2.1.6. Proračun (Budget) 1. Budget for the Action1

All Years Year 12

Costs

Unit 13 # of units Unit rate(in EUR)

Total Cost(in EUR)3

Unit # of units Unit rate(in EUR)

Total Cost(in EUR)

1. Human Resources                

1.1 Salaries (gross salaries including social security charges and other related costs, local staff)4                

1.1.1 Technical Per month       Per month      

1.1.2 Administrative/ support staff Per month       Per month      

1.2 Salaries (gross salaries including social securitycharges and other related costs, expat/int. staff) Per month       Per month      

1.3 Per diems for missions/travel5                

1.3.1 Abroad (staff assigned to the Action) Per diem       Per diem      

1.3.2 Local (staff assigned to the Action) Per diem       Per diem      

1.3.3 Seminar/conference participants Per diem       Per diem      

Subtotal Human Resources                

2. Travel6               

2.1. International travel Per flight       Per flight      

2.2 Local transportation Per month       Per month      

Subtotal Travel                

3. Equipment and supplies7               

3.1 Purchase or rent of vehicles Per vehicle       Per vehicle      

3.2 Furniture, computer equipment                

3.3 Machines, tools…                

3.4 Spare parts/equipment for machines, tools                

3.5 Other (please specify)                

Subtotal Equipment and supplies                

4. Local office                

4.1 Vehicle costs Per month       Per month      

4.2 Office rent Per month       Per month      

4.3 Consumables - office supplies Per month       Per month      

4.4 Other services (tel/fax, electricity/heating, maintenance) Per month       Per month      

Subtotal Local office                

5. Other costs, services8               

5.1 Publications9                

5.2 Studies, research9                

5.3 Expenditure verification                

5.4 Evaluation costs                

5.5 Translation, interpreters                

5.6 Financial services (bank guarantee costs etc.)                

5.7 Costs of conferences/seminars9                

5.8. Visibility actions10                

Subtotal Other costs, services                

6. Other                

                 

Subtotal Other                

7. Subtotal direct eligible costs of the Action (1-6)                

8. Provision for contingency reserve (maximum 5% of 7, subtotal of direct eligible costs of the Action)               

9. Total direct eligible costs of the Action (7+ 8)                

10. Indirect costs (maximum 7% of 9, total direct eligible costs of the Action)               

11. Total eligible costs (9+10)                

12. - Taxes 11

- Contributions in kind 12

               

13. Total accepted11 costs of the Action (11+12)                

dio b. Cjelovita prijava

1. Ljudski resursi (Human Resources)

Plaće (uključujući sva davanja) – Tehničko i administrativno osoblje– Navesti postotak (udio) radnog vremena na projektu

Dnevnice – per diem – Dnevnice uključuju smještaj, hranu, lokalna putovanja i

ostale troškove tijekom putovanja– Maksimalan iznos dnevnica za RH je 264 EUR

dio b. Cjelovita prijava

2. Putni troškovi (Travel)

Međunarodna putovanja

Lokalna putovanja– Javni prijevoz ili korištenje osobnog vozila uz naknadu

0.25 € po kilometru (naknada uključuje troškove goriva i amortizaciju)

dio b. Cjelovita prijava3. Oprema i zalihe (Equipment and supplies)

– Kupnja ili najam vozila– Namještaj, IT oprema– Strojevi, alati– Zamjenski djelovi– Ostalo

Kupnja namještaja, opreme, adaptacija i modernizacija postojećih infrastruktura koje su potrebne za ostvarivanje ciljeva projekta ne smiju premašiti 15% ukupnih prihvatljivih troškova projekta.

dio b. Cjelovita prijava

4. Lokalni ured (Local Office)

- Troškovi vozila- Troškovi najma uredskog prostora- Uredski potrošni materijal (toner, papir itd.)- Ostali troškovi (telefon, režije)

Navedeni troškovi su prihvatljivi ukoliko se odnose isključivo na razdoblje sufinanciranja poslovanja.

dio b. Cjelovita prijava5. Ostali troškovi, usluge (Other costs, Services)

- Publikacije- Studije, istraživanje- Financijska revizija- Troškovi evaluacije- Prijevodi- Financijske usluge- Troškovi seminara i konferencija- Troškovi vidljivosti

Sve troškove treba specificirati, okvirni iznosi neće biti prihvaćeni.

U ovu kategoriju ulaze uglavnom troškovi za aktivnosti koje se podugovaraju.

dio b. Cjelovita prijava

6. Ostalo (Other)

- Svi troškovi vezani za provedbu aktivnosti/projekta koje

očekujete, a niste ih naveli u prethodnim stavkama

dio b. Cjelovita prijava

Troškovi 7.-13.

7. Zbroj prihvatljivih direktnih troškova (1-6) 8. Pričuva za nepredviđene troškove – može iznositi max.

5% od 7. direktnih prihvatljivih troškova. Tijekom projekta mogu se koristiti isključivo uz prethodnu suglasnost ugovaratelja

9. Zbroj prihvatljivih direktnih troškova (7+8) 10. Prihvatljivi indirektni troškovi – mogu biti prihvatljivi

za financiranje u fiksnom iznosu ako ne prelaze 7% od ukupnih prihvatljivih direktnih troškova.

11. Porezi, Doprinosi u naravi (ako je primjenjivo) 12. Ukupan prihvaćen trošak (10+11)

dio b. Cjelovita prijavaObrazloženje procijenjenih troškova (Budget Justification)

Opis troškova Objašnjenje troškova Opravdanost procijenjenih troškova

Jednak opisu stavke iz Proračuna

Opisno pojašnjenje svake proračunske stavke koje

dokazuje nužnost predviđenih troškova te

njihove poveznice s projektom (npr. kroz

pozivanje na aktivnosti i/ili rezultate u opisu

aktivnosti ).

Obrazložiti kalkulaciju procijenjenih troškova.

Imati na umu da procjena mora biti

temeljena na stvarnim troškovima ili na

pojednostavljenim troškovnim opcijama (kao što je opisano u točki 2.1.5. Uputa za

prijavitelje)

dio b. Cjelovita prijava

Očekivani izvori financiranja

Doprinos Europske unije/European Development Fund Financijski doprinos prijavitelja, suprijavitelja i ostalih

donatora Direktni prihod od projekta Doprinos u naravi (ako je primjenjivo)

dio b. Cjelovita prijava

Zahvaljujemo na pažnji!