Post on 18-Mar-2018
DOKUMEN SEBUTHARGA
NO SEBUTHARGA : SHB/ANM/M/6/2016
TAJUK:
PERKHIDMATAN SEWAAN MESIN PENYALINAN DAN CAJ BACAAN METER SELAMA DUA (2) TAHUN KEPADA ARKIB
NEGARA MALAYSIA NEGERI PAHANG, KEMENTERIAN PELANCONGAN DAN KEBUDAYAAN MALAYSIA
TARIKH TUTUP: ________________________
JUN 2016
ARKIB NEGARA MALAYSIA (KEMENTERIAN PELANCONGAN DAN KEBUDAYAAN) JALAN TUANKU ABDUL HALIM 50568 KUALA LUMPUR
Nama Syarikat:…………………………………....................
Alamat:………………………………………………………
………………………………………………………………
………………………………
No.Daftar MOF :…………...............
Tempoh Daftar :……………….......
………………........
Taraf: BP / BBP
2 MAC 2016 (RABU)
SENARAI SEMAKAN (BEKALAN/PERKHIDMATAN/KERJA)
Sila tandakan Bagi Dokumen-dokumen Yang Disertakan.
Bil.
Perkara/Dokumen
Untuk Ditanda
Oleh Syarikat
Untuk Ditanda
Oleh Jawatankuasa
Pembuka Sebut
Harga
1.
Salinan Sijil Akuan Pendaftaran Dari
Kementerian Kewangan
(Bekalan/Perkhidmatan)
2.
Salinan Sijil Akuan Bumiputera Dari
Kementerian Kewangan
(Bekalan/Perkhidmatan)
3.
Salinan Sijil Akuan Pembuat Dari Kementerian
Kewangan
(Bekalan/Perkhidmatan)
4. Salinan Sijil Pendaftaran Dari Pusat Khidmat
Kontraktor (Kerja)
5. Salinan Sijil Taraf Bumiputera Dari Pusat
Khidmat Kontraktor (Kerja)
6. Salinan Sijil Pendaftaran Dari CIDB
7.
Borang Sebut Harga Telah Diisi Dengan
Lengkap (termasuk nilai tawaran dan tempoh
siap) dan Ditandatangani
8. Borang Maklumat Penyebut Harga
9. Pematuhan Kepada Spesifikasi
10. Borang Penyerahan Contoh Dan Katalog
(jika berkaitan)
11. Cadangan Penyelenggaraan/Penyenggaraan
(jika perlu)
12. Senarai Kakitangan Teknikal
(jika berkaitan)
/
Bil.
Perkara/Dokumen
Untuk Ditanda
Oleh Syarikat
Untuk Ditanda
Oleh Jawatankuasa
Pembuka Sebut
Harga
13.
Salinan Penyata Bulanan Akaun Bank bagi Tiga (3) Bulan Terakhir
14. Surat Pendaftaran Pelaksanaan Cukai Barang dan Perkhidmatan (GST)
PENGESAHAN OLEH SYARIKAT Dengan ini saya mengesahkan bahawa saya telah membaca dan memahami semua syarat-syarat dan terma yang dinyatakan di dalam dokumen sebut harga. Semua maklumat yang dikemukakan adalah benar. Tandatangan: Nama: Jawatan: Tarikh:
UNTUK KEGUNAAN JABATAN Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga mengesahkan penerimaan dokumen bertanda kecuali bagi perkara bil. ................... (jika ada). Tandatangan: Nama: Jawatan: Tarikh: Tandatangan: Nama: Jawatan: Tarikh:
NO. SEBUTHARGA : SHB/ANM/M/6/2016
PERKHIDMATAN SEWAAN MESIN PENYALINAN DAN CAJ BACAAN METER SELAMA DUA (2) TAHUN KEPADA ARKIB
NEGARA MALAYSIA NEGERI PAHANG, KEMENTERIAN PELANCONGAN DAN KEBUDAYAAN MALAYSIA
KANDUNGAN
1.0 Notis Sebutharga
2.0 Kenyataan Sebutharga
3.0 Arahan dan Syarat-syarat Kepada Penyebutharga
4.0 Borang Sebutharga
5.0 Spesifikasi
6.0 Pematuhan Spesifikasi
7.0 Ringkasan Sebutharga (Pukal)
8.0 Jadual Harga
9.0 Borang Maklumat Latar Belakang Syarikat
10.0 Lampiran 1 – Surat Akuan Pembida
11.0 Kedudukan Kewangan Penyebutharga
(Salinan Penyata Bulanan Akaun Bank bagi tiga (3) bulan terakhir)
12.0 Salinan Sijil-sijil Kementerian Kewangan dan Sijil-sijil Berkaitan
13.0 Surat Pengesahan Pemberian Kuasa sebagai Syarikat yang Bertanggungjawab untuk Kerja-kerja Penyelenggaraan Mesin Zeutschel
14.0 Senarai Kerja Semasa
15.0 Rekod Pengalaman Kerja
16.0 Profil Syarikat
17.0 Katalog dan Brosur (jika berkaitan)
PERINGATAN PENTING:
SILA SUSUN DOKUMEN SEBUT HARGA INI MENGIKUT TURUTAN DI ATAS. SETIAP PENYEBUTHARGA DIKEHENDAKI MEMBACA DAN MEMAHAMI KESELURUHAN BUTIRAN YANG TERKANDUNG DI DALAM DOKUMEN SEBUTHARGA INI SEBELUM MENYEMPURNAKANNYA. PENYEBUTHARGA YANG MEMBUAT KESILAPAN DAN TIDAK MEMATUHI MANA-MANA PERUNTUKAN DI DALAM DOKUMEN SEBUTHARGA INI TIDAK AKAN DIPERTIMBANGKAN.
1.0 NOTIS SEBUTHARGA
1
NOTIS SEBUTHARGA
Tawaran adalah dipelawa kepada Syarikat-Syarikat Tempatan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan Malaysia dalam kod bidang yang berkaitan dan masih sah tempohnya serta masih dibenarkan membuat tawaran pada masa ini bagi perkhidmatan berikut :- No.Sebutharga : SHB/ANM/M/6/2016 Tajuk Sebutharga : PERKHIDMATAN SEWAAN MESIN PENYALINAN DAN CAJ
BACAAN METER SELAMA 2 TAHUN KEPADA ARKIB NEGARA MALAYSIA NEGERI PAHANG, KEMENTERIAN PELANCONGAN DAN KEBUDAYAAN MALAYSIA
Syarat Pendaftaran : Kod Bidang 221502 Tarikh Buka : 25 Februari 2016 (Khamis) Tarikh Tutup : 2 Mac 2016 (Rabu) Dokumen Sebutharga hanya boleh didapati dengan memuat turun dari laman portal rasmi Arkib Negara Malaysia iaitu www.arkib.gov.my sepanjang tempoh iklan sebut harga. Dokumen Sokongan Tawaran Sebutharga (hardcopy) yang telah lengkap diisi hendaklah dimasukkan ke dalam sampul surat yang berlakri dan ditulis di sebelah kiri sampul Tajuk Sebutharga, No. Sebutharga dan dimasukkan ke dalam Peti Sebutharga di alamat seperti berikut:-
ARKIB NEGARA MALAYSIA NEGERI PAHANG, INDERA MAHKOTA 14,
BANDAR INDERA MAHKOTA, 25200 KUANTAN,
PAHANG Tarikh tutup tidak lewat dari jam 12.00 tengahari pada tarikh 2 Mac 2016 (Rabu). Sebutharga
yang lewat diterima dari tarikh dan masa ditetapkan TIDAK AKAN DIPERTIMBANGKAN. Arkib
Negara Malaysia Negeri Pahang, Kementerian Pelancongan dan Kebudayaan Malaysia tidak
terikat untuk menerima tawaran terendah atau mana-mana tawaran. Sebarang pertanyaan
berkenaan sebut harga boleh hubungi Puan Noor Azlinda bt Md Musa di talian tel.: 09-5734343.
2.0 KENYATAAN SEBUTHARGA
2
2.0 KENYATAAN SEBUTHARGA
2.1 Perihal Penyebutharga adalah dipelawa bagi Perkhidmatan Sewaan Mesin Penyalinan
dan Caj Bacaan Meter Selama Dua (2) Tahun Kepada Arkib Negara Malaysia
Negeri Pahang, Kementerian Pelancongan dan Kebudayaan Malaysia
2.2 Perlaksanaan Sebutharga Tawaran sebutharga ini dilaksanakan secara manual.
2.3 Dokumen Sebutharga Pengambilan Dokumen Sebutharga hanya boleh diperolehi dengan memuat turun
melalui laman portal rasmi Arkib Negara Malaysia iaitu www.arkib.gov.my
sepanjang tempoh iklan sebutharga.
2.4 Kod Bidang Sebutharga ini terbuka kepada semua pembekal yang berdaftar dengan
Kementerian Kewangan Malaysia sama ada bertaraf Bumiputera atau bukan
Bumiputera dengan kod bidang berikut:-
Tajuk Kod Bidang
Perkhidmatan Sewaan Mesin
Penyalinan dan Caj Bacaan Meter Selama Dua (2) Tahun Kepada Arkib
Negara Malaysia Negeri Pahang, Kementerian Pelancongan dan
Kebudayaan Malaysia
221502
2.5 Pertanyaan Am Sebarang pertanyaan mengenai urusan Sebutharga boleh dibuat ke alamat berikut:-
Arkib Negara Malaysia
Bahagian Khidmat Pengurusan
Seksyen Pembangunan Dan Penyenggaraan
Tingkat Bawah, Wisma Warisan
Jalan Tuanku Abdul Halim (Jalan Duta)
50568 Kuala Lumpur.
(u.p.: Puan Hadijah binti Taib)
Tel: 03-6209 0694
Faks: 03-6201 5679
2.6 Pertanyaan Teknikal Sebarang pertanyaan teknikal hendaklah disalurkan kepada:-
Arkib Negara Malaysia Negeri Pahang
Indera Mahkota 14
Bandar Indera Mahkota
25200 Kuantan
Pahang Darul Makmur
(U.p.: Puan Noor Azlinda bt Md Musa)
Tel : 09-5734343
Faks : 09-5733148
2.7 Dokumen Sebutharga yang telah lengkap diisi hendaklah dimasukkan ke dalam
sampul surat yang berlakri dan ditulis di sebelah atas kiri sampul Tajuk sebutharga, Nombor Sebutharga yang disertai. Semua tawaran hendaklah dimasukkan ke dalam peti Sebutharga di:-
ARKIB NEGARA MALAYSIA NEGERI PAHANG,
INDERA MAHKOTA 14, BANDAR INDERA MAHKOTA,
25200 KUANTAN, PAHANG
Penghantaran hendaklah tiba di alamat di atas sebelum atau pada jam 12.00
tengahari pada tarikh tutup sebutharga.
3.0 ARAHAN DAN SYARAT-SYARAT KEPADA
PENYEBUTHARGA
3
3.0 ARAHAN DAN SYARAT-SYARAT KEPADA PENYEBUT HARGA
NO. SEBUTHARGA : SHB/ANM/M/6/2016
3.1 Cadangan Sebut harga
3.1.1 Penyebut harga hanya dibenarkan menghantar SATU (1) cadangan sahaja
bagi sebut harga yang ditawarkan.
3.1.2 Penyebutharga dilarang sama sekali membuat pindaan ke atas borang
yang telah disediakan.
3.1.3 Cadangan sebut harga (secara manual) yang lengkap dan sempurna diisi
hendaklah dimasukkan ke dalam peti sebutharga yang disediakan sebelum
tarikh dan waktu tutup sebutharga. Peti sebutharga ditempatkan di alamat
seperti berikut:-
ARKIB NEGARA MALAYSIA NEGERI PAHANG,
INDERA MAHKOTA 14, BANDAR INDERA MAHKOTA,
25200 KUANTAN, PAHANG
Penghantaran dokumen tawaran sebutharga hendaklah tiba di alamat ini sebelum
12.00 tengahari pada tarikh tutup sebutharga. Kelewatan menghantar dokumen
tawaran sebutharga tidak akan dilayan.
3.1.4 Kandungan di dalam cadangan kewangan dan cadangan teknikal
hendaklah dipisahkan seperti format berikut:
i. Notis Sebut harga
ii. Kenyataan Sebut harga
iii. Arahan dan Syarat-syarat Kepada Penyebutharga
iv. Borang Sebut harga
v. Spesifikasi
vi. Pematuhan spesifikasi
vii. Ringkasan Sebut harga (Pukal)
viii. Jadual Harga
ix. Borang Maklumat Latar Belakang Syarikat
x. Surat Akuan Pembida
xi. Senarai Kerja Semasa
xii. Rekod Pengalaman Kerja
xiii. Kedudukan Kewangan Penyebutharga
(Salinan Penyata Bulanan Akaun Bank bagi tiga (3) bulan terakhir)
xiv. Salinan Sijil-sijil Kementerian Kewangan dan Sijil-sijil Berkaitan
a. Sijil Akuan Pendaftaran Syarikat daripada Kementerian
Kewangan Malaysia
b. Salinan Sijil Akuan Bumiputera daripada Kementerian Kewangan
c. Salinan Surat Pendaftaran Pelaksanaan Cukai Barang dan
Perkhidmatan (GST) (jika berdaftar)
xv. Profil Syarikat
xvi. Katalog dan Brosur (jika berkaitan)
3.1.5 Pihak kerajaan berhak menolak mana-mana dokumen yang tidak lengkap
atau lewat diterima.
3.2 Jangka Masa Sah Laku Sebutharga
Sebutharga mestilah sah laku dalam jangka masa sekurang-kurangnya 90 hari
daripada tarikh tutup Sebutharga.
3.3 Keperluan Dan Spesifikasi
Keperluan dan spesifikasi bagi skop perkhidmatan ini adalah dinyatakan dalam
Spesifikasi Teknikal.
3.4 Pindaan Dokumen Sebutharga
Pihak Kerajaan berhak pada bila-bila masa sebelum tarikh tutup Sebutharga
meminda dokumen Sebutharga dengan menyediakan Addendum. Kerajaan akan
memberi notis bertulis kepada Penyebutharga yang telah membeli dokumen
Sebutharga.
3.5 Pemberitahuan Tawaran
Kerajaan akan memberi notis bertulis dalam bentuk Surat Setuju Terima Sebut
harga kepada Penyebutharga yang berjaya apabila Sebut harganya dipersetujui
dalam jangka masa sah laku Sebut harga atau jangka masa tambahan yang
terlibat.
3.6 Cadangan Harga
3.6.1 Harga bagi semua perkara dan bidang kerja yang disebuthargakan mestilah
dalam Ringgit Malaysia (RM) sahaja dan hendaklah termasuk semua kos
perkhidmatan. Harga ini mestilah sah laku (valid) dalam tempoh 90 hari
daripada tarikh tutup Sebut harga.
3.6.2 Harga-harga yang ditawarkan adalah termasuk semua kos seperti
pengangkutan, perkhidmatan, peralatan, insurans dan lain-lain yang
bersangkutan dengan Perkhidmatan ini.
3.6.3 Harga-harga yang ditawarkan dalam sebutharga ini adalah tetap dan tidak
boleh dipinda selepas sebutharga ditutup dan akan berkuatkuasa selama
tempoh sahlaku sebutharga. Syarikat yang berjaya ditawarkan sebutharga
ini hendaklah mematuhi sepanjang masa kontrak berjalan dan tidak boleh
dibuat sebarang perubahan.
3.6.4 Fi perkhidmatan yang dijana melalui ePerolehan akan dikenakan kepada
pembekal/syarikat yang dilantik adalah seperti berikut:
a. Kadar Fi perkhidmatan sebanyak 0.8% bagi setiap transaksi tertakluk
kepada had maksimum berjumlah RM9,600.00 bagi transaksi yang
bernilai RM1.2 Juta atau lebih bagi perolehan atau kontrak yang
melibatkan hanya sekali bayaran (one-time payment); dan
b. Kadar Fi Perkhidmatan sebanyak 0.4% bagi setiap transaksi tertakluk
kepada had maksimum berjumlah RM4,800.00 bagi transaksi yang
bernilai RM1.2 Juta atau lebih bagi perolehan atau kontrak yang
melibatkan beberapa kali bayaran (multiple payment) sama ada
melalui Jadual Penghantaran (Delivery Schedule), Pencapaian
Perkhidmatan (Milestone), Bayaran Kemajuan (Progressive
Payment) atau atas permintaan (as-and-when-required) yang
ditetapkan dalam tempoh kontrak.
3.7 Insurans
Syarikat dengan perbelanjaan sendiri dikehendaki mengambil polisi insurans yang
diperakui iaitu Insuran Tanggungan Awam, Insuran Pampasan Pekerja dan lain-
lain polisi yang difikirkan perlu dan diminta oleh Kerajaan. Polisi insuran yang
diperakui dan resit premium yang telah dibayar hendaklah dikemukakan kepada
Kerajaan dalam masa empat belas (14) hari selepas notis penerima tawaran.
3.8 Pelaksanaan Cukai Barang dan Perkhidmatan (GST)
3.8.1 Semua tawaran harga oleh syarikat hendaklah dikemukakan tanpa
kenaan GST.
3.8.2 Syarikat hendaklah mengisytiharkan status pendaftaran dan
mengemukakan salinan Surat Pendaftaran Pelaksanaan Cukai Barang
dan Perkhidmatan (GST) kepada Jabatan ini.
3.8.3 Sekiranya syarikat yang berjaya adalah berdaftar GST dengan Jabatan
Kastam Diraja Malaysia (JKDM), Jabatan akan mengeluarkan Surat Setuju
Terima kepada syarikat dengan tawaran harga termasuk kenaan GST
3.8.4 Bagi syarikat yang mengisytiharkan tidak dikenakan cukai dibawah Akta
GST, namun akan menjadi syarikat yang berdaftar GST setelah ditawarkan
perolehan tersebut, maka syarikat hendaklah memaklumkan dengan
segera kepada Jabatan ini perubahan status pendaftaran syarikat tersebut
di bawah Akta GST.
3.9 Iklan
Tiada maklumat mengenai kontrak boleh disiarkan di dalam akhbar, majalah atau
alat pengiklanan yang terkini melainkan jika pengiklanan itu telah pun dihantar dan
diluluskan oleh Kerajaan Malaysia terlebih dahulu.
3.10 Penyerahan Dokumen Sebutharga
3.10.1 Setiap cadangan sebutharga (secara manual) hendaklah dimasukkan
ke dalam satu (1) sampul surat dan dilabelkan seperti berikut:-
Sampul ini hendaklah dimasukkan ke dalam sampul surat berlakri dan di
sebelah kiri (atas) dituliskan seperti berikut:-
SHB/ANM/M/6/2016
PERKHIDMATAN SEWAAN MESIN PENYALINAN DAN
CAJ BACAAN METER SELAMA 2 TAHUN KEPADA ARKIB NEGARA MALAYSIA NEGERI PAHANG, KEMENTERIAN
PELANCONGAN DAN KEBUDAYAAN MALAYSIA
3.11 Peringatan Mengenai Kesalahan Rasuah
3.11.1 Sebarang perbuatan atau percubaan rasuah untuk menawar atau memberi,
meminta atau menerima apa-apa suapan secara rasuah kepada dan
daripada, mana-mana orang berkaitan perolehan ini merupakan suatu
kesalahan jenayah di bawah Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah
Malaysia 2009.
3.11.2 Sekiranya mana-mana pihak ada menawar atau memberi apa-apa suapan
kepada mana-mana anggota pentadbiran awam, maka pihak yang ditawar
atau diberi suapan dikehendaki membuat aduan dengan segera ke pejabat
Badan Pencegah Rasuah atau balai polis yang berhampiran. Kegagalan
berbuat demikian adalah merupakan suatu kesalahan di bawah Akta
Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia 2009.
3.11.3 Tanpa prejudis kepada tindakan-tindakan lain, tindakan tatatertib terhadap
anggota perkhidmatan awam dan menyenaraihitamkan kontraktor atau
pembekal boleh diambil sekiranya pihak-pihak terlibat dengan kesalahan
rasuah di bawah Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia 2009.
3.11.4 Mana-mana kontraktor atau pembekal yang membuat tuntutan bayaran
berkaitan perolehan ini walaupun tiada kerja dibuat atau tiada barangan di
bekal mengikut spesifikasi yang ditetapkan atau tiada perkhidmatan diberi
dan mana-mana anggota perkhidmatan awam yang mengesahkan tuntutan
berkenaan adalah melakukan kesalahan di bawah Akta Suruhanjaya
Pencegahan Rasuah Malaysia 2009.
3.12 Kaedah Pelaksanaan Integrity Pact Dalam Perolehan Kerajaan Melalui Sistem
ePerolehan
3.12.1 Penyebut harga adalah tertakluk kepada Surat Arahan Perbendaharaan
(SAP) mengenai pelaksanaan Integrity Pact bagi mengukuhkan usaha ke
arah meningkatkan integriti dan ketelusan dalam perolehan Kerajaan.
3.12.2 Sehubungan dengan itu penyebutharga DIWAJIBKAN mengisi Surat
Akuan Pembida seperti di Lampiran 1
4.0 Kesimpulan
Penyebutharga adalah dinasihat berhati-hati di dalam penyediaan semua
maklumat dan memastikan maklumat yang perlu diisi di semua jadual adalah
dipatuhi.
4.0 BORANG SEBUT HARGA
4
BORANG SEBUT HARGA
Pengarah Arkib Negara Malaysia Negeri Pahang, Indera Mahkota 14, Bandar Indera Mahkota, 25200 Kuantan, Pahang Darul Makmur. Tuan, NO. SEBUTHARGA : SHB/ANM/M/6/2016
PERKHIDMATAN SEWAAN MESIN PENYALINAN DAN CAJ BACAAN METER
SELAMA DUA (2) TAHUN KEPADA ARKIB NEGARA MALAYSIA NEGERI PAHANG,
KEMENTERIAN PELANCONGAN DAN KEBUDAYAAN MALAYSIA
Saya/kami yang bertandatangan di bawah, dengan ini mengemukakan tawaran bagi
perkhidmatan yang disebuthargakan dengan harga berjumlah Ringgit Malaysia:
………...…………………......……….……......……………………………………………………
………………………………............................................................……………………………
……..….. Sahaja (RM...........................). Tawaran ini mempunyai sah laku untuk tempoh
selama sembilan puluh (90) hari dari tarikh sebutharga ini ditutup.
2. Saya/kami yang bertandatangan di bawah ini bersetuju sepenuhnya:
a) Bahawa tawaran ini akan dijadikan asas oleh Kerajaan untuk penerimaan
tawaran kami;
b) Bahawa Kerajaan tidak terikat untuk menerima sebutharga dengan harga
yang terendah atau mana-mana sebutharga atau memberi apa-apa sebab
di atas penolakan sesuatu sebutharga;
c) Bahawa Kerajaan berhak untuk menerima keseluruhan atau sebahagian
daripada tawaran Penyebutharga mengikut pakej atau menerima tawaran
pakej yang sama daripada lebih satu Penyebutharga;
d) Bahawa keputusan jawatankuasa sebutharga adalah muktamad;
e) Bahawa sekiranya tawaran kami diterima maka satu kontrak yang formal
akan ditandatangani antara pihak kami dengan Kerajaan selaras dengan
tawaran yang diberikan;
f) Bahawa Borang Sebut harga (Borang Tawaran sebut harga) berserta
dengan Surat Setuju Terima Sebut harga ini hendaklah menjadi
sebahagian daripada kontrak yang mengikat antara Kerajaan dan
Penyebutharga walaupun kontrak yang formal belum dilaksanakan;
g) Bahawa kami bersetuju untuk menyempurnakan perkhidmatan dalam
tempoh yang dinyatakan;
h) Bahawa sekiranya kami menolak tawaran ini atau jika maklumat yang
diberikan adalah palsu, Kerajaan boleh menarik balik penganugerahan
sebutharga yang diberikan dan membawa kes ini ke Mahkamah; dan
i) Bahawa kami akan mematuhi segala syarat-syarat seperti mana yang
dinyatakan di dalam dokumen sebutharga ini.
Bagi pihak Penyebutharga: Tandatangan Penyebutharga : …………………………………………………….
Nama Penuh : …………………………………………………….
No. Kad Pengenalan : …………………………………………………….
Alamat/Cop Syarikat : …………………………………………………….
…………………………………………………….
…………………………………………………….
Di hadapan:
Tandatangan Saksi : …………………………………………………….
Nama Penuh Saksi : …………………………………………………….
No. Kad Pengenalan Saksi : …………………………………………………….
Alamat : …………………………………………………….
…………………………………………………….
…………………………………………………….
5.0 SPESIFIKASI
5
SPESIFIKASI TEKNIKAL
PERKHIDMATAN SEWAAN MESIN PENYALINAN DAN CAJ BACAAN METER SELAMA DUA (2) TAHUN KEPADA ARKIB NEGARA MALAYSIA NEGERI PAHANG,
KEMENTERIAN PELANCONGAN DAN KEBUDAYAAN MALAYSIA
SHB/ANM/M/6/2016
1. SPESIFIKASI TEKNIKAL DAN KUANTITI Jabatan memerlukan tiga (2) jenis Mesin Penyalinan Digital:
i. Mesin Penyalin Digital Warna/Hitam/Putih (Heavy Duty) – 1 unit ii. Mesin Penyalin Digital Hitam/Putih (Medium Duty) – 1 unit
2. KUALITI
Penyebutharga perlu menghantar dan memasang Mesin Penyalin Digital yang asli, keluaran semasa, baru dan belum pernah digunakan (brand new) sahaja.
3. TEMPOH PENGHANTARAN
Penyebutharga dikehendaki menghantar kesemua bekalan yang ditawarkan dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh Surat Setuju Terima (SST) dikeluarkan.
4. SIJIL PERAKUAN PENGEDAR SAH
Penyebutharga mestilah menyertakan Salinan Sijil Perakuan Pengedar Sah oleh Syarikat.
5. LOKASI PENGHANTARAN
Penghantaran dua (2) buah Mesin Penyalin Digital perlu dihantar ke Dewan Penyelidikan dan Pejabat Arkib Negara Malaysia Negeri Pahang.
6. TEMPOH KONTRAK
Tempoh kontrak adalah selama dua (2) tahun. Pihak Arkib Negara Malaysia Negeri Pahang berhak meminda tempoh kontrak jika perlu dan juga boleh menamatkan kontrak jika prestasi tidak memuaskan.
7. PENENTUAN PERKHIDMATAN
i. Pembekal hendaklah menyediakan khidmat penyenggaraan sekurang – kurangnya satu (1) kali sebulan seperti memeriksa, servis dan membaiki apa yang perlu tanpa sebarang caj.
ii. Menghantar pekerja yang berkelayakan dan mahir untuk memeriksa dan menyelenggara kelengkapan.
iii. Mengajar dan melatih Juruteknik Kerajaan yang dilantik untuk mengenalpasti kerosakan, memeriksa, menyelaras dan menyenggara peralatan.
iv. Membekalkan secara percuma segala kelengkapan guna habis (consumables) seperti toner, drum, roller dan lain – lain pada bila – bila masa yang kehendaki.
v. Respon yang cepat jika berlaku kerosakan mesin iaitu dalam tempoh 1 – 3 jam masa bekerja.
vi. Sekiranya berlaku kelengkapan yang tidak boleh dibaiki dalam tempoh 24 jam maka satu kelengkapan yang baru hendaklah dibekalkan yang sama kapasiti atau lebih dan dibekalkan secara percuma.
vii. Membekalkan alat – alat ganti yang tulen dan setaraf atau lebih daripada peralatan asal tanpa apa – apa kos. Perkhidmatan penyelenggaraan hendaklah dijalankan dalam tempoh Waktu Perniagaan Biasa dan jika perlu pada bila – bila masa yang persetujui bersama – sama oleh kedua – dua pihak.
viii. Menginsurankan Peralatan dan terus menginsurankan Peralatan tersebut daripada kehilangan, kebakaran dan kecuaian pada nilai penggantian penuh dengan syarikat insurans yang diluluskan oleh Kerajaan di bawah polisi insurans yang komprehensif.
ix. Menyedia dan menyenggarakan buku log Khidmat Penyenggaraan bagi setiap Khidmat Penyenggaraan yang dilakukan, di mana setiap kali perkhidmatan tersebut dilaksanakan, buku log tersebut hendaklah ditandatangani oleh wakil Kedua – dua Pihak dan mengemukakannya kepada Kerajaan apabila diminta dari masa ke semasa.
x. Caj sesalinan adalah tertakluk kepada pulangan rebet kepada Kerajaan sebanyak tiga peratus (3%) setiap bulan sepanjang Tempoh Sewaan di mana Kerajaan hendaklah menolak jumlah pulangan rebet tersebut daripada jumlah keseluruhan Caj Sesalinan yang digunakan yang perlu dibayar kepada syarikat.
xi. Caj sesalinan tidak akan dikenakan bagi salinan – salinan yang rosak berpunca dari kerosakan Peralatan yang bukan disebabkan oleh kecuaian, kelalaian atau tindakan sengaja Kerajaan atau kakitangannya.
8. PEMOTONGAN BAYARAN PERKHIDMATAN
Sebarang kerosakan yang berlaku pada mesin fotostat yang disewa adalah menjadi tanggungjawab syarikat untuk membuat gantian mesin fotosat pada tarikh dan hari tersebut. Sekiranya pihak syarikat gagal, maka pihak Kerajaan berhak mengenakan denda secara harian yang akan dipotong melalui sewa bulanan sehingga mesin fotostat dibekalkan semula.
6.0 PEMATUHAN SPESIFIKASI
6
PERKHIDMATAN SEWAAN MESIN PENYALINAN DAN CAJ BACAAN METER SELAMA DUA (2) TAHUN KEPADA ARKIB NEGARA MALAYSIA NEGERI PAHANG, KEMENTERIAN PELANCONGAN DAN KEBUDAYAAN MALAYSIA. JADUAL SYARAT DAN SKOP KERJA
KLAUSA KETERANGAN SPESIFIKASI PEMATUHAN (YA/TIDAK)
CADANGAN PENYEBUTHARGA (SILA PERINCIKAN)
1.0 SILA NYATAKAN JENAMA
1.1 Mesin Baru dan Belum Digunakan (Tahun Pengeluaran)
1.2 Energy Star Complaint
1.3 Network Printing Ready (Wireless/Cable Ready)
1.4 Access Code – Able to use ‘PIN’ authentication
1.5 Input Paper Tray – Tidak Kurang 3 input trays
1.6 Paper Tray Capacity – Tidak kurang 2500 sheets
1.7 Kapasiti keberatan kertas – i. Tray – between 60gsm to 300gsm ii. Bypass – between 60gsm to 350gsm iii. Feeder – between 30gsm to 250gsm
1.8 Jenis Kertas – i. Plain Paper ii. Tab Paper iii. Transparency Paper
KLAUSA KETERANGAN SPESIFIKASI PEMATUHAN (YA/TIDAK)
CADANGAN PENYEBUTHARGA (SILA PERINCIKAN)
2.0
SPESIFIKASI PENGIMBAS (SCANNER)
2.1 Kelajuan Pengimbas : i. Boleh mengimbas tidak kurang 50 helai /A4 ii. Boleh imbas secara double –sided (depan
belakang dokumen) iii. Jenis dokumen – hitam/putih dan warna iv.
2.2 Resolusi – Tidak kurang 600 dpi x 600dpi
2.3 Saiz Asal Dokumen – sehingga saiz A3
2.4 Output Format : i. TIFF ii. PDF iii. JPEG iv. XPS
2.5 Scanning Method : i. Scan to IPAD/iPHONE/ANDROID (any mobile
device) ii. Scan to Folder (Pdf, JPEG, TIFF) iii. Scan to USB Memory iv. Scan to SMB v. Scan to Email
2.6 Ciri – ciri Tambahan – (Sila nyatakan)
KLAUSA KETERANGAN SPESIFIKASI PEMATUHAN (YA/TIDAK)
CADANGAN PENYEBUTHARGA (SILA PERINCIKAN)
3.0
SPESIFIKASI PENYALIN DAN PENCETAK
3.1 Proses Penyalin – (Sila nyatakan spesifikasi)
3.2 Kelajuan cetakan – Tidak kurang 55 helai A4 (hitam/putih) seminit
3.3 Resolusi – Tidak kurang 600 dpi x 600 dpi
3.4 Saiz kertas hasil cetakan - maksima :Tidak kurang daripada 450 mm x 320 mm (A3+)
3.5 Masa untuk Warm Up – tidak lebih daripada 60 saat
3.6 Kelajuan Percetakan Salinan Pertama (FCOT) Hitam Putih : Tidak lebih daripada 5 saat
3.7 Power Consumption in Sleep Mode – tidak melebihi 2W
3.8 Teknologi Document Feeder:Beltless Automatic Duplex (Tidak menggunakan Belt untuk mengangkut kertas)
3.9 Kelajuan CPU – Minimum 1.2 GHz Memori Sistem : Tidak kuang daripada 2.0 GB Saiz Hard Disk : Tidak kurang daripada 320 GB
3.10 Tahun Pengeluaran – Sila nyatakan tahun pelancaran medel mesin yang dibuat sebutharga
3.11 Skrin paparan – sila nyatakan
KLAUSA KETERANGAN SPESIFIKASI PEMATUHAN (YA/TIDAK)
CADANGAN PENYEBUTHARGA (SILA PERINCIKAN)
3.12 Multiple Copying Up to 999 Copies
3.13 Mobile Printing – kebolehan mencetak dari IPAD/iPHONE/ANDROID (Wireless)
3.14 Direct Printing from USB Memory Device
4.0
SISTEM PENGENDALIAN DOKUMEN
4.1 ‘Routing’- pengimbasan terus ke FTP/SMB/Mailbox tau emel
4.2 Intergrated OCR engine
4.3 128bit encryption & digital certificate
4.4 Tukar ke format PDF secara automatic dalam satu klik
4.5 Sekuriti – kawalan untuk edit dokumen
4.6 Searching dengan nama dokumen, tarikh, keyword dan document property
5.0
PENYELENGGARAAN DAN LATIHAN
5.1 Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance) – Sila nyatakan
KLAUSA KETERANGAN SPESIFIKASI PEMATUHAN (YA/TIDAK)
CADANGAN PENYEBUTHARGA (SILA PERINCIKAN)
5.2 Perkhidmatan dan Penyelenggaraan (Mandotori) : i. Penyelenggaraan mesin oleh Syarikat sepanjang
tempoh sewaan mesin. ii. Membekalkan alat – alat ganti, toner, drum yang
tulen dan asli. ANM Negeri Pahang berhak menamatkan kontrak ini pada bila – bila masa tanpa dikenakan sebarang penalty jika ada di antara syarat – syarat di atas tidak dipatuhi.
5.3 Bekalan Toner (Mandatori) Pihak Syarikat perlu mengetahui status toner dan menghantar toner secara automatik tanpa perlu dihubungi oleh ANM Negeri Pahang.
5.4 Bacaan Meter (Mandatori) Syarikat perlu atau boleh mengetahui bacaan meter (Meter Reading) tanpa perlu menghubungi atau menggangu pihak ANM Negeri Pahang.
5.5 Laporan Penggunaan Bulanan (Mandatori) Pihak Syarikat perlu memberi Laporan Penggunaan Bulanan (status toner, bacaan meter dan statistic penggunaan) secara harian, mingguan dan bulanan dalam format excel.
5.6 Waktu Penyelenggaraan (Mandatori) Isnin – Jumaat : 8.00 pagi hingga 5.00 petang (tidak termasuk cuti am)
KLAUSA KETERANGAN SPESIFIKASI PEMATUHAN (YA/TIDAK)
CADANGAN PENYEBUTHARGA (SILA PERINCIKAN)
5.7 Penyelenggaraan di atas panggilan kerosakan diwaktu hari bekerja – tidak melebihi 2 jam. Penyelenggaraan di atas panggilan kerosakan selepas waktu hari bekerja dan hari cuti – sila nyatakan.
5.8 Pemasangan dan Bekalan Pemasangan mestilah dibuat dalam kadar segera dari tarikh surat setuju terima. Penyebutharga bertanggungjawab untuk membuat konfigurasi penyambungan kepada semua komputer dan melatih sekurang – kurangnya 3 (tiga) orang kakitangan ANM Negeri Pahang mengenai cara – cara penggunaan, pengurusan dan penyenggaraan peralatan.
5.9 Kemaskini Perisian Sekiranya terdapat sebarang perubahan atau kemaskini terhadap perisian/aplikasi semasa penyewaan, penyebutharga hendaklah bertanggungjawab terhadap perubahan tersebut dan tanpa sebarang kos tambahan kepada pihak ANM Negeri Pahang.
5.10 Kemudahan – kemudahan lain – sila nyatakan
Pengesahan daripada Penyebut Harga:
__________________________________
Tandatangan Penyebut Harga
Nama : ...........................................................
No. K/P : ...........................................................
Alamat : ...........................................................
...........................................................
...........................................................
...........................................................
Tarikh : ............................
7.0 RINGKASAN SEBUTHARGA (PUKAL)
7
RINGKASAN SEBUT HARGA (PUKAL)
TAJUK: PERKHIDMATAN SEWAAN MESIN PENYALINAN DAN CAJ BACAAN METER SELAMA DUA (2) TAHUN KEPADA ARKIB NEGARA MALAYSIA NEGERI PAHANG, KEMENTERIAN PELANCONGAN DAN KEBUDAYAAN MALAYSIA
NO.SEBUTHARGA : SHB/ANM/M/6/2016
Bil Butir-butir kerja
Jumlah Harga
(RM)
Sewaan 2 buah mesin penyalinan:
i. Mesin Penyalinan Digital Hitam/Putih/Warna – (Heavy Duty)
ii. Mesin Penyalinan Digital Hitam/Putih – (Medium Duty)
Caj Bacaan Meter 2 buah Mesin Penyalinan …………………………..
Jumlah dibawa ke Borang Sebut Harga (RM) ……………………………
Jumlah harga pukal sebanyak Ringgit Malaysia (dengan perkataan):
________________________________
Tandatangan Penyebut Harga
Nama : ...........................................................
No. K/P : ...........................................................
Alamat : ...........................................................
...........................................................
...........................................................
Tarikh : ..............................
8.0 JADUAL HARGA
8
JADUAL HARGA TAJUK: PERKHIDMATAN SEWAAN MESIN PENYALINAN DAN CAJ BACAAN METER SELAMA DUA (2) TAHUN KEPADA ARKIB NEGARA MALAYSIA NEGERI PAHANG, KEMENTERIAN PELANCONGAN DAN KEBUDAYAAN MALAYSIA
NO.SEBUTHARGA : SHB/ANM/M/6/2016
Bil. Item Kuantiti/
Kekerapan
Harga Seunit
(RM)
Jumlah
(RM)
1
Sewaan 2 buah mesin penyalinan:
i. Mesin Penyalinan Digital Hitam/Putih/Warna – (Heavy Duty)
ii. Mesin Penyalinan Digital Hitam/Putih – (Medium Duty)
……………
……………….
……………….
2
Caj Bacaan Meter :
i. Mesin Penyalinan Digital Hitam/Putih/Warna – (Heavy Duty)
ii. Mesin Penyalinan Digital Hitam/Putih – (Medium Duty)
……………
………………..
………………
3
Caj Teknikal:
i. Penukaran dan pemasangan toner,roller dan drum 2 buah mesin penyalinan.
ii. Bekalan toner, roller dan drum. iii. Perisian /aplikasi baru semasa
pemasangan mesin penyalinan. iv. Penyelenggaraan mesin
penyalinan (bulan atau mingguan)
v. Konfigurasi ketika penyambungan semasa pemasangan mesin penyalinan.
vi. Kos penyenggaraan semasa/selepas waktu bekerja.
JUMLAH
……..………..
JUMLAH BERSIH ……………….
9.0 MAKLUMAT LATAR BELAKANG SYARIKAT
9
LATAR BELAKANG SYARIKAT
(Arahan kepada Syarikat :- semua butir-butir di dalam borang ini hendaklah diisikan oleh Syarikat dengan betul dan lengkap dan dikembalikan bersama-sama dengan borang
sebutharga. Kegagalan berbuat demikian boleh mengakibatkan sebutharga ini ditolak atau/ dan mengakibatkan tindakan tatatertib diambil ke atas Syarikat berkenaan )
Bahagian A : Maklumat Asas 1. Nama Syarikat : ………………………………………………................................ 2. Alamat Syarikat : ………………………………………………................................ ………………………………………………................................. 3. No. Tel. Pejabat : ………………………………………………................................ 4. No. Pendaftaran Dengan Kementerian Kewangan : ………………………………………………................................ 5. Tarikh Didaftarkan : ………………………………………………................................ 6. Tempoh Sah Pendaftaran : Dari……………………… Hingga …………................. 7. ( i ) Taraf Bumiputra : Ya / Tidak * ( ii ) Tarikh Kuatkuasa : ………………………………………………..................... ( iii) Tarikh Tamat : ………………………………………………..................... 8. Bagi Syarikat Sdn Bhd, nyatakan : a) Modal Dibenarkan : ……………………………………………….................... b) Modal Berbayar : ……………………………………………….................... * potong mana tidak berkenaan
Ahli-Ahli Syarikat / Pemilik
i) Ahli Lembaga Pengarah
Bil Nama Jawatan Saham Modal
Dipegang
ii ) Ahli- Ahli Pengurusan
Bil Nama Jawatan Kelulusan
Akademik/ Ikhtisas
10.0 SURAT AKUAN PEMBIDA
10
LAMPIRAN 1
SURAT AKUAN PEMBIDA
PERKHIDMATAN SEWAAN MESIN PENYALINAN DAN CAJ BACAAN METER SELAMA DUA (2) TAHUN KEPADA ARKIB NEGARA MALAYSIA NEGERI PAHANG, KEMENTERIAN PELANCONGAN DAN KEBUDAYAAN MALAYSIA
NO. SEBUTHARGA: SHB/ANM/M/6/2016
Saya,………...………............................. No.Kad Pengenalan …………….................... yang
mewakili …………................................................. nombor Pendaftaran
…….......................…… dengan ini mengisytiharkan bahawa saya atau mana-mana
individu yang mewakili syarikat ini tidak akan menawar atau memberi rasuah kepada mana-
mana individu dalam Jabatan Arkib Negara Malaysia atau mana-mana individu lain,
sebagai sogokan untuk dipilih dalam tender/sebut harga* seperti di atas. Bersama ini
dilampirkan Surat Perwakilan Kuasa bagi saya mewakili syarikat seperti tercatat di atas
untuk membuat pengisytiharan ini.
2. Sekiranya saya, atau mana-mana individu yang mewakili syarikat ini didapati cuba
menawar atau memberi rasuah kepada mana-mana individu dalam Jabatan Arkib Negara
Malaysia atau mana-mana individu lain sebagai sogokan untuk dipilih dalam tender/sebut
harga* seperti di atas, maka saya sebagai wakil syarikat bersetuju tindakan-tindakan
berikut diambil:
2.1 Penarikan balik tawaran kontrak bagi tender/sebut harga* di atas; atau
2.2 Penamatan kontrak bagi tender/sebut harga* di atas; dan
2.3 Lain-lain tindakan tatatertib mengikut peraturan perolehan Kerajaan yang
berkuat-kuasa.
3. Sekiranya terdapat mana-mana individu cuba meminta rasuah daripada saya atau
mana-mana individu yang berkaitan dengan syarikat ini sebagai sogokan untuk dipilih
dalam tender/sebut harga* seperti di atas, maka saya berjanji akan dengan segera
melaporkan perbuatan tersebut kepada pejabat Suruhanjaya Pencegahan Rasuah
Malaysia (SPRM) atau balai polis yang berhampiran.
Yang Benar,
……….................………….. (Nama dan No. KP) Cop Syarikat : Catatan: i) *Potong mana yang tidak berkenaan. ii) Surat akuan ini hendaklah dikemukakan bersama Surat Perwakilan Kuasa
11.0 KEDUDUKAN KEWANGAN SYARIKAT
1. Sila sertakan dokumen berikut:
Salinan Penyata Bulanan Bank bagi tiga (3) bulan terakhir sebelum tarikh tutup
Sebutharga.
Sebutharga yang tidak disertakan dengan salah satu dokumen di atas akan
DITOLAK.
11
12.0 SALINAN SIJIL-SIJIL KEMENTERIAN KEWANGAN
DAN SIJIL-SIJIL BERKAITAN
Sila sertakan salinan Sijil Akuan Pendaftaran dan Sijil Akuan Bumiputra yang telah
disahkan.
Sila sertakan Surat Pendaftaran Pelaksanaan Cukai Barang dan Perkhidmatan (GST)
(jika berdaftar)
Sila sertakan lain-lain sijil yang berkaitan (jika ada)
12
13.0 SENARAI KERJA SEMASA
13
SENARAI KERJA SEMASA a)
Nota: Sila sertakan bukti
Nama Kontrak
Agensi Tempoh
Masa Harga
Kontrak
Tarikh Nama & No. Telefon Pegawai Yang
Bertanggungjawab Untuk dihubungi
Mula Tamat
14.0 REKOD PENGALAMAN KERJA
14
REKOD PENGALAMAN KERJA
Nota: Sila sertakan bukti
Nama Kontrak
Agensi Tempoh
Masa Harga
Kontrak
Tarikh Nama & No. Telefon Pegawai Yang
Bertanggungjawab Untuk dihubungi
Mula Tamat
15.0 PROFIL SYARIKAT
15
16.0 KATALOG DAN BROSUR
16