Post on 07-Nov-2015
description
EVALUASI ATAS SISTEM INFORMASI AKUNTANSIPENJUALAN, PIUTANG USAHA, DAN PENERIMAAN
KASIBANK PADA PT KARYABANGUN INTISEJAHTERA
OlehNatalia Eveline Saputra Liga
2002-12-326
SKRIPSI
DIAJUKAN UNTUK MELENGKAPI SEBAGIAN SYARAT-SYARATDALAM MENCAPAI GELAR SARJANA EKONOMI
PROGRAM STUDI AKUNTANSI
LIJ.FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS KATOLIK INDONESIA ATMA JAYAJAKARTA
2010
Pengesahan Skripsi
EVALUASI ATAS SISTEM INFORMASI AKUTANSI PENJUALAN, PIUTANGUSAHA, DAN PENERIMAAN KAS/BANK PADA PT. KARYABANGUN
ENTISEJAHTERA
Skripsi diterima dan disetujuiUntuk diujikan
Jakarta, 28 Juni 2010
Dosen Pembimbing Skripsi
C ~(Drs. Johan Suwandi)
LEMBAR PERNYATAAN KARYA SENDIRI
Yang bertandatangan di bawah mi,N a m a : Natalia Eveline Saputra LigaNIM : 2002-12-326Jurusan : AkuntansiFakultas : EkonomiJudul Skripsi : Evaluasi atas Sistem Informasi Akutansi
Penjualan, Piutang Usaha, Dan PenerimaanKas/Bank Pada PT. Kayabangun Intisejahtera
Dengan mi menyatakan bahwa hasil penulisan Skripsi yang telah saya buatmi merupakan hasil karya sendiri dan benar keasliannya. Apabila ternyata dikemudian han penulisan Skripsi mi merupakan hasH plagiat atau penjiplakanterhadap karya orang lain, maka saya bersedia mempertanggungjawabkan sekaligusbersedia menerima sanksi berdasarkan aturan tata tertib di Universitas KatolikIndonesia Atma Jaya, Jakarta.
Demikian, pernyataan mi saya buat dalam keadaan sadar dan tidakdipaksakan.
?e~nu1is,
Ta~ 2~
~E~1T~E~
(Natalia Eveline Saputra Liga )
Pengesahan Skripsi
Nama Natalia Eveline Saputra LigaNIM : 2002-12-326Judul Skripsi EVALUASI ATAS SISTEM INFORMASI AKUTANSI
PENJUALAN, PIUTANG USAHA, DAN PENERIMAANKAS/BANK PADA PT. KARYABANGUN INTISEJAI-ITERA
Pembimbing Skripsi
(Drs. Johan Suwandi)
Tanggal Lulus
Mengetahui
(Loh~~~awati,SEMAK)
KATA PENGANTAR
Puji Tuhan kepada Allah Bapa yang Maha Kuasa atas segala berkat dan
kasih karunia-Nya kepada penulis, sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini
sesuai dengan kehendak dan rencana-Nya yang berjudul Evaluasi atas system
informasi Akutansi Penjualan, Piutang usaha, Dan Penerimaan Kas/Bank Pada
PT. KARYABANGUN INTISEJAHTERA
Penulis menyadari di dalam penyusunan skripsi ini masih terdapat banyak
kekurangan, karena keterbatasan pengetahuan, pengalaman maupun kemampuan
yang di miliki. Namun penulis senantiasa berusaha menyusun dan menyelesaikan
dengan sebaik-baiknya. Besar harapan penulis adanya kritik dan saran dari semua
pihak yang sifatnya membangun untuk memperbaiki dan menyempurnakan
skripsi ini agar dapat berbuat yang lebih baik di masa yang akan datang.
Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Drs. Johan suwandi sebagai Dosen Pembimbing yang telah berkenan
meluangkan waktunya untuk memberikan dukungan, bimbingan dan petunjuk
yang sangat berharga dalam penyusunan skripsi ini.
2. Ketua dan Anggota Panitia Ujian Akhir jalur skripsi program studi Akuntansi
Fakultas Ekonomi Unika atma Jaya.
3. Seluruh dosen, staff dan karyawan Fakultas Ekonomi Unika Atma Jaya.
4. Bpk. Winarto selaku Direksi PT. Karyabangun Intisejahtera yang telah
meluangkan waktu untuk memberikan bantuan dan petunjuk dalam upaya
pembuatan skripsi saya.
5. Seluruh keluarga besar yang senantiasa memberikan bantuan dan dorongan
secara langsung maupun tidak langsung kepada penulis.
6. Teman-temanku : Randy, Ko Herman, Imel, Valentine, Marini, Ainita, Icha,
Nia, Kiong-kiong, Bobby, Team PD PT. PERDANA BANGUN PUSAKA
dan masih banyak lagi yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu, terima
kasih atas dorongan dan masukan serta persahabatan yang tidak terlupakan ini.
Kiranya Allah Bapa di surga selalu membalas dan memberkati kebaikan Bapak,
Ibu, Saudara/i sekalian.
Akhir kata semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang
memerlukan.
Jakarta, 28 Juni 2010
Natalia Eveline Saputra Liga
iii
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ............................................................................... i
DAFTAR ISI ............................................................................................. iii
DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................. v
BAB I PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang Permasalahan ............................................. 1
I.2 Perumusan Masalah ........................................................... 3
I.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian ........................................... 5
I.4 Sistematika Pembahasan .................................................... 6
BAB II SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN,
PIUTANG USAHA, DAN PENERIMAAN KAS/BANK
A. Sistem Informasi Akuntansi ............................................. 8
B. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ............................ 10
C. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi.................................. 11
D. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan ............................. 11
E. Sistem Informasi Akuntansi Piutang ................................. 20
F. Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas/Bank .......... 24
G. Sub-sistem Sistem Informasi Akuntansi ........................... 29
H. Pengendalian Intern .......................................................... 30
iv
BAB III GAMBARAN UMUM PT KARYABANGUN INTISEJAHTERA
III.1 Gambaran Umum Objek Penelitian ............................... 42
III.2 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas............................ 43
III.3 Evaluasi Bagan Struktur Organisasi
PT Karyabangun Intisejahtera ........................................ 48
III.4 Kegiatan usaha .............................................................. 50
III.5 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, Piutang
Dan Penerimaan Kas Pada PT Karyabangun Intisejahtera 51
BAB IV EVALUASI ATAS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PENJUALAN, PIUTANG USAHA, DAN PENERIMAAN
KAS/BANK PADA PT KARYABANGUN INTISEJAHTERA
A. Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Pada
PT Karyabangun Intisejahtera .......................................... 70
B. Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi piutang usaha Pada
PT Karyabangun Intisejahtera .......................................... 72
C. Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas/Bank Pada PT
Karyabangun Intisejahtera ............................................... 74
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
V.1 Kesimpulan ..................................................................... 81
V.2 Saran ............................................................................... 82
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
vDAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Struktur Organisasi PT Karyabangun Intisejahtera
Lampiran 2 Struktur Organisasi PT Karyabangun Intisejahtera
Lampiran 3 Bagan Alur Prosedur Penjualan (Yang Berlaku)
Lampiran 4 Bagan Alur Prosedur Penjualan (Yang direkomendasikan)
Lampiran 5 Bagan Alur Prosedur Piutang (Yang Berlaku)
Lampiran 6 Bagan Alur Prosedur Pencatatan Piutang (Yang direkomendasikan)
Lampiran 7 Bagan Alur Prosedur Penerimaan Kas/Bank (Yang Berlaku)
Lampiran 8 Bagan Alur Prosedur Penerimaan Kas/Bank (Yang direkomendasikan)
ABSTRAK
Diera globalisasi seperti sekarang ini, masalah yang sering
dihadapi pada setiap perusahaan adalah mengenai arus informasi dari
penjualan, piutang usaha, dan penerimaan kas/bank. Setelah ditelaah
pada perusahaan PT Karyabangun Intisejahtera mengenai hal tersebut,
ditemukan banyak kekurangan.
Kekurangan-keurangan tersebut pada intinya bermuara pada
tidak terdapatnya pengendalian internal seperti perangkapan fungsi,
persyaratan rancangan dokumen yang tidak memadai dan pencatatan
akuntansi yang tidak layak.
Bertolak dari permasalahan diatas, penulis melakukan evaluasi
terhadap sistem informasi akuntansi penjualan, piutang usaha, dan
penerimaan kas/bank pada PT Karyabangun Intisejahtera dan
menyarankan sejumlah perbaikan yang perlu dilakukan seperti
pemisahan tugas antara Bagian Penjualan dengan Bagian Kredit,
pemberian Nomor Urut tercetak pada sejumlah dokumen bisnis yang
digunakan, seperti faktu penjualan, surat jalan, sales order dan
penyampaian laporan-laporan kegiatan penjualan, piutang serta
penerimaan kas/bank.
Melalui tindakan-tindakan perbaikan ini akan dapat
menyebabkan pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi
perusahaan melakukan pengendalian terhadap jalan kegiatan usaha
yang dijalankan oleh perusahaan. Semua upaya ini hanya mungkin
terjadi bilamana dilakukan perbaikan terhadap sistem informasi
akuntansi yang diterapkan dalam perusahaan yang dalam hal ini sistem
akuntansi penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas/bank.
Menyetujui,
Dosen Pembimbing Skripsi
( Drs. Johan Suwandi)
1BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Permasalahan
Saat ini perekonomian negara Indonesia yang mengalami penurunan,
tetapi tidak berarti perusahaan harus melakukan penurunan kegiatan
usahanya, disisi lain melainkan hal sebaiknya yang harus dilakukan
perusahaan. Dalam kaitan itu perusahaan perlu melakukan upaya
meningkatkan penjualannya.
Perkembangan pengetahuan dan teknologi yang maju pesat dewasa ini
menyebabkan persaingan di dunia usaha semakin meningkat dan dalam
menghadapi persaingan yang lebih ketat tersebut dibutuhkan informasi yang
akurat dan tepat waktu. Salah satu informasi yang penting bagi perusahaan,
yaitu informasi akuntansi. Perolehan informasi akuntansi yang akurat dan
tepat waktu memerlukan sebuah sistem yang mengatur alur pengolahan data
akuntansi mulai sejak data tersebut diperoleh sampai akhirnya disajikan
dalam bentuk laporan. Sistem yang dimaksud adalah sistem informasi
akuntansi.
Penjualan merupakan salah satu aktivitas perusahaan yang sangat
penting. Penjualan yang besar memungkinkan perusahaan memperoleh laba
yang besar juga. Oleh karena itu, harus dilakukan kontrol dan pengawasan
yang baik terhadap kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan penjualan
dan perolehan informasi yang bermanfaat bagi perusahaan. Apabila
2perusahaan lalai dalam melakukan pengawasan terhadap penjualan akan
mengakibatkan kerugian bagi perusahaan itu sendiri.
Penjualan itu sendiri dapat berupa penjualan tunai maupun kredit.
Dalam hal ini terjadi penjualan kredit akan menimbulkan piutang, sehingga
perlu diadakan pengawasan yang lebih teliti dalam memilih calon debitur.
Kebanyakan kesalahan pihak perusahaan adalah kurang teliti dalam
menentukan calon debitur, sehingga pemberian kredit terjadi tanpa
pengawasan, yang pada gilirannya akan menyebabkan ketidakpastian
tertagihnya piutang. Dengan demikian pengawasan terhadap piutang
perusahaan ini perlu untuk ditingkatkan agar semua kemungkinan piutang
yang tidak dapat ditagih dapat diperkecil sehingga arus kas perusahaan
menjadi lancar.
Banyaknya piutang yang tidak tertagih menyebabkan kas yang
diterima menjadi berkurang, sehingga dapat mengganggu likuiditas
perusahaan, yang disebabkan oleh rasio perputaran piutang yang tinggi. Kas
merupakan harta perusahaan yang paling likuid dan yang paling berisiko
dalam perusahaan. Risiko ini berkaitan dengan penyalahgunaan, pencurian,
dan kecurangan dalam pengeluaran kas.
Setelah dilakukan penelitian awal pada PT Karyabangun Intisejahtera
ditemukan beberapa permasalahan dalam sistem penjualan, piutang, dan
penerimaan kas/bank, seperti pelanggan yang sering terlambat dalam
menyelesaikan kewajibannya, sejumlah faktur yang tidak dapat ditagih,
tidak adanya analisis untuk piutang, terjadi overlapping bagian penagihan
3dengan bagian penjualan dalam perusahaan, dan keterlambatan melakukan
penagihan ke pelanggan. Permasalahan ini dapat merugikan perusahaan dan
menghambat kelancaran kegiatan perusahaan. Salah satu kemungkinan
disebabkan sistem informasi akuntansi pada PT Karyabangun Intisejahtera
belum berjalan dengan benar.
Mengingat pentingnya sistem penjualan, piutang, dan penerimaan
kas/bank bagi kelancaran kegiatan perusahaan, maka akan dilakukan
evaluasi atas sistem informasi akuntansi penjualan, piutang, dan penerimaan
kas/bank pada PT Karyabangun Intisejahtera. Oleh karena itu akan disusun
skripsi dengan judul EVALUASI ATAS SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI PENJUALAN, PIUTANG USAHA, DAN
PENERIMAAN KAS/BANK PADA PT KARYABANGUN
INTISEJAHTERA
1.2. Perumusan Masalah
1.2.1 Identifikasi Masalah
Adapun permasalahan yang akan dianalisis dan dibahas adalah
sebagai berikut:
a. Berkaitan dengan penjualan:
- Apakah terjadinya perangkapan fungsi antara Bagian
Penjualan dengan Bagian Kredit, sehingga terjadi tumpang
tindih dalam tugas?
- Apakah Formulir penjualan pada perusahaan sudah
bernomor urut cetak?.
4b. Berkaitan dengan piutang:
Apakah terjadinya keterlambatan pembayaran piutang oleh
pelanggan akibat tidak adanya surat konfirmasi piutang pada
pelanggan ?.
c. Berkaitan dengan penerimaan kas/bank:
- Apakah terjadinya tumpang tindih tugas dibagian
pemasaran yang merangkap sebagai kolektor yang
mengakibatkan penyelewengan atau kecurangan dalam
perusahaan?
- Apakah dilakukannya pemeriksaan kas secara mendadak
antara fisik uang kas di kasir dengan yang tercatat dalam
pembukuan?
1.2.2 Pembatasan Masalah
Dalam suatu sistem informasi akuntansi, banyak permasalahan
yang dijumpai. Namun dalam skripsi ini ruang lingkup penelitian
hanya dibatasi pada sistem informasi akuntansi penjualan, piutang,
dan penerimaan kas/bank pada PT Karyabangun Intisejahtera.
1.2.3 Permasalahan
Berdasarkan permasalahan di atas maka yang menjadi inti
permasalahan skripsi ini adalah:
Apakah sistem informasi akuntansi penjualan, piutang, dan
penerimaan kas/bank pada PT Karyabangun Intisejahtera telah
disusun dan dijalankan dengan baik?
51.3. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1.3.1 Tujuan Penelitian
Untuk mengetahui apakah sistem informasi akuntansi penjualan,
piutang, dan penerimaan kas/bank pada PT Karyabangun
Intisejahtera telah disusun dan dijalankan dengan baik.
1.3.2 Manfaat Penelitian
a. Teoritis:
1) Sebagai sumber yang dapat menunjang ilmu pengetahuan,
khususnya mengenai sistem informasi akuntansi.
2) Sebagai bahan perbandingan antara teori-teori mengenai
sistem informasi akuntansi atas penjualan, piutang dan
penerimaan kas.
b. Praktis:
1) Bagi pembaca
Dalam memberikan informasi untuk menambah
pengetahuan dalam penyusunan skripsi mengenai evaluasi
sistem informasi akuntansi penjualan, piutang, dan
penerimaan kas.
2) Bagi perusahaan
Hasil penelitian ini diharapkan dapat dijadikan bahan
pertimbangan bagi perusahaan dalam memperbaiki
kelemahan-kelemahan yang terjadi dan untuk
6menyempurnakan sistem informasi akuntansi yang ada
dalam perusahaan.
1.4. Sistematika Penulisan
Pembahasan skripsi ini mencakup lima bab, dimana setiap bab akan
dirinci lagi dalam beberapa sub bab yaitu:
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini menguraikan tentang latar belakang permasalahan,
perumusan masalah, tujuan, dan manfaat penelitian serta
diakhiri dengan sistematika pembahasan.
BAB II : TINJAUAN LITERATUR SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI PENJUALAN, PIUTANG USAHA, DAN
PENERIMAAN KAS/BANK
Bab ini terdiri atas tinjauan pustaka yang menguraikan
tentang pengertian Sistem Informasi Akuntansi, tujuan
Sistem Informasi Akuntansi, sistem pengendalian intern,
Model umum dan subsistem Sistem Informasi Akuntansi
serta Sistem Informasi Akuntansi penjualan, piutang usaha,
dan penerimaan kas.
BAB III : GAMBARAN UMUM PT KARYABANGUN
INTISEJAHTERA
Bab ini menguraikan tentang sejarah dan perkembangan
perusahaan, struktur organisasi dan uraian tugas, serta
7kegiatan usaha perusahaan.
BAB IV : EVALUASI ATAS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PENJUALAN, PIUTANG USAHA, DAN PENERIMAAN
KAS/BANK PADA PT KARYABANGUN
INTISEJAHTERA
Bab ini membahas tentang analisis dan pembahasan yang
menguraikan tentang kebijakan perusahaan terhadap
penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas, penerapan
Sistem Informasi Akuntansi penjualan, piutang usaha dan
penerimaan kas, hasil Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi
penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas, serta usaha
untuk meningkatkan pengendalian intern Sistem Informasi
Akuntansi penjualan, piutang usaha dan peneriman kas pada
PT Karyabangun Intisejahtera.
BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini mengemukakan kesimpulan atas evaluasi terhadap
sistem informasi akuntansi penjualan, piutang, penerimaan
kas serta memberikan saran-saran untuk memperbaiki
kelemahan-kelemahan yang ada pada perusahaan.
8BAB II
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN,
PIUTANG USAHA, DAN PENERIMAAN KAS/BANK
II.1. Sistem Informasi Akuntansi
Sistem merupakan hal mendasar yang harus dimiliki oleh perusahaan
dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaannya. Baik itu perusahaan
kecil maupun perusahaan besar pasti memiliki suatu sistem, hanya saja sistem
yang dimiliki oleh perusahaan kecil lebih sederhana, tidak kompleks dan
biasanya dilakukan secara manual, sedangkan sistem yang dimiliki
perusahaan besar sangat kompleks dan sudah terkomputerisasi.
1. Pengertian Sistem
Ada beberapa pengertian sistem yang dikemukakan oleh para
ahli, antara lain:
Menurut James A. Hall, definisi sistem adalah: A group of two or
more interrelated component or subsystems that serve a common
purpose.
(Hall, 2001: 4).
Menurut Mulyadi: Sistem adalah sekelompok unsur-unsur yang
erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama
untuk mencapai tujuan tertentu. (Mulyadi, 2001: 2)
Berdasarkan kutipan di atas, maka sistem merupakan suatu
kerangka yang terdiri dari unsur-unsur yang berhubungan erat dan
9disusun sesuai dengan suatu sistem yang menyeluruh untuk mencapai
tujuan tertentu.
2. Pengertian Informasi
Menurut Wilkinson, et.al definisi Informasi adalah: Intelligence
thai is meaningful and useful to person for whom it is intended.
(Wilkinson, et.al,2000: 5)
Menurut Gordon B. Davis sebagaimana yang dikutip oleh
Jogiyanto bahwa:
Informasi adalah data yang telah diolah kedalam suatubentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata atauberupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusansekarang maupun masa depan. (Jogiyanto, 2000 : 24)
Sedangkan menurut Stephen A. Moscove, Mark G. Simkin, dan
Nancy A. Bagranoff: Information refers to data that have meaning to
the recipient. Information, on the other hand, refers to meaningful facts
or figures useful for business decisions. (Moscove, et al, 1997:7)
Berdasarkan kutipan di atas, maka informasi merupakan
kumpulan data yang diolah menjadi lebih berguna, yang dapat
menggambarkan suatu kejadian dan digunakan oleh pihak yang
berkepentingan untuk pengambilan keputusan dalam menjalankan
perusahaan.
3. Pengertian Sistem Informasi
James A. Hall menjelaskan pengertian sistem informasi sebagai berikut:
Information system is the set of formal procedur by which
data are collected, processed into information and
10
distributed to users. (Hall, 2001: 7)
Menurut Jogiyanto:
Sistem Informasi adalah suatu kegiatan dari prosedur-prosedur yang diorganisir dan bilamana dieksekusikanakan menyediakan informasi untuk mendukung dalampengambilan keputusan dan pengendalian dalamorganisasi. (Jogiyanto, 2000:35)
Menurut Wilkinson:
An information system is therefore a framework by whichresources (people, computers) are coordinated to convertinputs (data) into outputs (information) in order to achievethe objectives of an enterprise. (J. Wilkinson, 2000:4)
Berdasarkan kutipan di atas, maka sistem informasi merupakan suatu
kerangka kerja yang terdiri dari prosedur-prosedur yang terorganisir
untuk memproses masukan yang berupa data menjadi keluaran yang
sudah berupa informasi yang berguna dalam pengendalian organisasi.
II.2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Joseph W. Wilkinson, et.al definisi sistem informasi
akuntansi adalah:
A unified structure within an entity, such as a business firm,that employs physical resources and other components totransform economic data into accounting information, with thepurpose of satisfying the information needs of a variety ofusers. (Wilkinson, et.al, 2000:7)
Menurut Jogiyanto:
Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan dari manusiadan sumber-sumber daya modal di dalam suatu organisasiyang bertanggungjawab untuk menyediakan informasikeuangan dan juga informasi yang dapat dari pengumpulandan pengolahan data transaksi . (Jogiyanto, 2000:49)
11
Definisi tersebut dapat diartikan sebagai berikut : Suatu sistem
informasi akuntansi merupakan kesatuan struktur dalam sebuah entitas, yang
mengolah sumber-sumber daya fisik dan komponen-komponen lainnya untuk
merubah data ekonomi menjadi informasi akuntansi, dengan tujuan untuk
memenuhi kebutuhan informasi dari para pemakai.
II.3 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi mempunyai peranan yang penting dalam
menyediakan informasi bagi perusahaan. Tujuan sistem informasi akuntansi
menurut J. W. Wilkinson, adalah sebagai berikut:
1. First objective : to support the day-to-day operations
2. Second objective : to support decision making by internal decision
maker.
3. Third objective : to fulfill obligations relation to stewardship.
(Wilkinson; et al., 2000: 8-10)
II.4. Model Umum Dan Subsistem Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Hall elemen-elemen model umum Sistem Informasi Akuntansi:
a. Pemakaian akhir
Pemakaian akhir dibagi dalam dua kelompok umum yaitu internal
12
dan eksternal. Pemakaian internal adalah pihak manajemen disetiap
organisasi personel operasi.Pemakai eksternal meliputi para kreditur,
para pemegang saham, para investor potensial, agen-agen pembuat
peraturan, otoritas pajak, para pemasok dan pelanggan.
b. Data versus informasi
Data adalah fakta, yang dapat atau tidak dapat diproses dan tidak
berpengaruh secara langsung kepada para pemakai. Sebaliknya
informasi menyebabkan pemakai melakukan suatu tindakan yang
dapat ia lakukan atau tidak dapat dilakukan. Informasi sering
didefinisikan sebagai data yang telah diproses. Informasi ditentukan
oleh efeknya para pemakai, bukan oleh bentuk fisiknya.
c. Sumber data
Sumber data adalah transaksi keuangan yang memasuki sistem dari
sumber internal dan eksternal. Transaksi keuangan eksternal
merupakan sumber data yang umum bagi kebanyakan organisasi,
misalnya; penjualan barang-barang dan jasa, pembelian persediaan,
penerimaan kas dan pengeluaran kas. Transaksi keuangan internal
melibatkan pertukaran dan pergerakan sumber daya dalam
organisasi.
d. Pengumpulan data
Pengumpulan data merupakan tahap operasional utama dalam sistem
informasi. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa data-data
peristiwa yang memasuki sistem itu telah memenuhi keabsahan,
13
kelengkapan dan akurat.
e. Pemrosesan data
Data biasanya perlu diproses untuk menghasilkan informasi. Tugas
dalam pemrosesan data bervariasi dari yang sederhana sampai yang
kompleks.Misalnya, algoritma matematika (seperti model program
linear) digunakan untuk aplikasi penjadwalan produksi dan teknik-
teknik statistik untuk peramalan penjualan.
f. Manajemen database
Database organisasi merupakan tempat penyimpanan fisik data
keuangan dan non keuangan. Istilah database dalam arti umum ini
dapat berupa filing cabinet atau sebuah disket komputer. Tanpa
memperhatikan bentuk fisik database maka dapat juga ditampilkan
isinya dalam hierarki yang logis yaitu:
1) Atribut data, merupakan bagian berpotensi menjadi data yang
berguna menjadi database. Sebuah atribut merupakan
karakteristik yang logis dan relevan dari sebuah entitas tentang
apa yang ditangkap sebuah perusahaan dari data.
2) Record, merupakan satu rangkaian atribut yang lengkap untuk
satu peristiwa dalam satu kelas entitas.
3) File, merupakan satu rangkaian record yang lengkap dari
sebuah kelas identik.
g. Penghasil informasi
14
Penghasil informasi merupakan proses pengumpulan, mengatur,
memformat, dan menyajikan informasi untuk para pemakai.
Informasi dapat berupa dokumen operasional seperti pesanan
penjualan, suatu laporan yang terstruktur, atau pesan dilayar
komputer.
h. Umpan Balik
Umpan balik adalah suatu bentuk output yang dikirim kembali ke
sistem sebagai sumber data. Umpan balik dapat bersifat internal atau
eksternal dan digunakan untuk memulai atau mengubah suatu
proses.
(Hall, 2001: 13)
Lingkungan Eksternal
ManajemenDatabase
PemrosesanData
PenghasilInformasi
Pemakai AkhirEksternal
PengumpulanData
Sumber DataEksternal
Sumber DataInternal
Pemakai AkhirInformasi
Umpan Balik
Organisasi Bisnis
Umpan Balik
SistemInformasi
Gambar 2.1Model Umum untuk Sistem Informasi Akuntansi
Sumber: Hall, 2001: 13
Diagram arus data (DAD) merupakan simbol-simbol untuk
15
memcerminkan proses sumber-sumber data, arus data dan entitas
dalam sebuah sistem. (Hall, 2001: 69)
II.5 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
Menurut Mulyadi, fungsi-fungsi yang terkait dalam penjualan kredit adalah:
a. Bagian Penjualan.Fungsi ini bertanggung jawab menerima purchase orderdari pelanggan, membuat sales order, meminta otorisasikredit, menentukan tanggal pengiriman barang, danmembuat surat order pengiriman.
b. Bagian Kredit.Fungsi ini bertanggung jawab untuk memeriksa statuskredit pelanggan, apabila sesuai dengan syarat-syaratkredit yang ditentukan perusahaan maka fungsi kreditmengotorisasi dan menandatangani sales order.
c. Bagian Gudang.Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barangsetelah barang selesai diproduksi, dan menyiapkan barangyang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barangke fungsi pengiriman.
d. Bagian pengiriman.Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barangatas dasar surat order pengiriman yang diterimanya darifungsi penjualan. Fungsi ini bertanggungjawab untukmenjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dariperusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang.
e. Bagian penagihan.Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat danmengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, sertamenyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatantransaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.
f. Bagian akuntansi.Fungsi ini bertanggung jawab mencatat piutang daritransaksi penjualan kredit, membuat, mengirimkan suratpernyataan piutang dan membuat laporan penjualan.(Mulyadi, 2001: 213-215)
Dokumen yang digunakan dalam kegiatan penjualan adalah sebagai
berikut :
a. Surat order pengiriman
16
Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses
penjualan kredit kepada pelanggan.
b. Faktur dan tembusannya
Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang
diperlukan seperti nama pembeli, alamat pembeli, tanggal transaksi,
kode, nama barang, kuantitas, harga satuan, jumlah harga, nama dan
kode wiraniaga, otorisasi transaksi.
c. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan
Dokumen ini digunakan untuk mencatat dan meringkas harga pokok
produk selama satu periode (misalnya satu bulan). Dokumen ini
digunakan oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung
pembuatan bukti memorial untuk mencatat harga pokok produk yang
dijual.
d. Bukti memorial
Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan
ke dalam jurnal. Sistem siklus penjualan yang sering digunakan oleh
organisasi yang memberikan kredit kepada pelanggan. Ternyata
asumsi ini tidak valid untuk semua tipe bisnis.
Berikut ini akan disajikan mengenai prosedur yang berkaitan dengan
sistem penjualan, dimana prosedur tersebut dapat diartikan sebagai
langkah-langkah yang dilakukan untuk memulai dari timbulnya pesanan
sampai dengan penyerahan barang. Sedangkan untuk sistem penjualan
yang dapat terjadi pada suatu perusahaan dapat berupa penjualan secara
17
tunai maupun secara kredit. Secara ringkas prosedur tersebut akan
dijelaskan sebagai berikut : bagian pesanan penjualan menerima pesanan
dari langganan, atau dapat juga pesanan itu data dari salesman. Apabila
penjualan kredit itu ditolak oleh bagian kredit, maka seksi pesanan
penjualan akan memberitahukan ke langganan. Bila penjualan itu disetujui
oleh bagian kredit, maka seksi pesanan penjualan akan menulis surat
perintah pengiriman rangkap 3, dimana lembar 1 untuk bagian gudang,
lembar 2 untuk bagian pengiriman, dan lembar 3 untuk dimasukkan ke file
transaksi penjualan lewat terminal yang ada di seksi pesanan penjualan.
Lembar ke 3 ini kemudian diarsipkan di seksi pesanan penjualan urut
nomor.
Gudang barang jadi menyiapkan barang dan menyerahkannya ke
seksi pengiriman beserta lembar pertama surat perintah pengiriman. Seksi
pengiriman menghitung barang dari gudang, membungkus, dan
memasukkan lembar ke 2 surat perintah pengiriman ke dalam bungkusan
barang. Barang dikirimkan ke pembeli. Lembar kedua surat perintah
pengiriman digunakan sebagai dasar untuk memasukkan data pengiriman
barang ke file transaksi penjualan lewat terminal yang ada di seksi
pengiriman. Kemudian lembar ke 2 surat perintah pengiriman diarsipkan
urut nomor.
Sesudah dilengkapi dengan tanggal pengiriman, transaksi penjualan
diproses dengan program pembuatan faktur. Hasilnya adalah empat lembar
faktur dan jumlah-jumlah untuk pengawasan. Empat lembar faktur
18
didistribusikan sebagai berikut; Lembar 1 dan 2 untuk pembeli, Lembar 3
untuk seksi piutang, Lembar 4 untuk seksi pesanan penjualan.
Oleh seksi pesanan penjualan, lembar ke 4 dari faktur dicocokkan
dengan surat perintah pengiriman yang ada dalam arsip. Agar mudah
mencari tembusan perintah pengiriman, maka nomor surat perintah
pengiriman juga dituliskan dalam faktur. Bila jumlah yang dikirim sesuai
dengan yang dipesan, maka transaksinya selesai, tembusan faktur
diarsipkan bersama dengan tembusan perintah pengiriman. Tetapi bila
yang dikirim belum seluruh jumlah yang dipesan, maka seksi pesanan
penjualan membuat lagi perintah pengiriman untuk jumlah kekurangannya
(ini disebut back order). File transaksi penjualan kemudian diproses lagi
dengan menggunakan program up date master file piutang dan buku besar.
Hasilnya adalah master file yang sudah di-up date, buku besar yang sudah
di-up date dan daftar jumlah untuk pengawasan. Jumlah-jumlah ini
dicocokkan dengan jumlah kontrol yang diperoleh dari langkah ke 6 di
atas. File transaksi penjualan beserta master file persediaan dan file buku
besar diproses dengan program up date master file persediaan dan buku
besar. Hasilnya adalah master file persediaan yang sudah di-up date, file
buku besar yang sudah di-up date, laporan status persediaan, dan daftar
jumlah untuk pengawasan. Jumlah-jumlah ini dicocokkan dengan jumlah
kontrol yang diperoleh dalam langkah ke 8 di atas. Laporan status
persediaan diserahkan ke seksi pembelian yang akan menjadi dasar untuk
membuat order pembelian bila saldo persediaan sudah mencapai angka
19
minimum.
Setiap akhir bulan, master file piutang diproses dengan program
analisa umur piutang, hasilnya daftar analisa umur piutang diserahkan ke
seksi kredit dan seksi piutang. Selain itu master file piutang ini juga
diproses dengan program penyusunan pernyataan piutang diserahkan ke
seksi piutang untuk dikirimkan ke langganan. Pengiriman surat pernyataan
piutang ini dilakukan bila sudah dicocokan dengan daftar analisa umur
piutang.
Setiap akhir bulan, file transaksi penjualan diproses untuk membuat
daftar distribusi penjualan (analisa) berdasar jenis produk, daerah
penjualan dan lain-lain.
Sistem informasi akuntansi penjualan menggunakan dokumen-
dokumen berikut sebagai input:
a. Surat perintah pengiriman
b. Faktur
c. Back order
Dokumen-dokumen yang dihasilkan oleh sistem informasi akuntansi
penjualan adalah sebagai berikut:
a. Daftar jumlah untuk pengawasan
b. Laporan status persediaan
c. Faktur
Sistem informasi akuntansi penjualan menggunakan teknologi
sebagai berikut:
20
a. Pelaksana teknis (Brainware) yang diperlukan adalah:
1) Operator komputer pada bagian pesanan penjualan
2) Operator pada bagian pengiriman
3) Operator komputer pada bagian PDE
b. Perangkat lunak (Software) yang digunakan adalah:
1) Operating system
2) Language software
3) Application software:
a) Program pembuatan faktur
b) Program entry, edit, hapus, cetak
c) Program up date master file piutang, file buku besar, master
file persediaan.
c. Perangkat keras (Hardware) yang digunakan adalah:
Hard disk, CPU, printer, disk drive, main memory, keyboard, mouse.
Sistem informasi akuntansi penjualan menggunakan basis data
(Data base) sebagai berikut:
a) File transaksi penjualan
b) Master file piutang
c) File buku besar
d) Master file persediaan
Pengendalian-pengendalian yang diterapkan dalam sistem informasi
akuntansi penjualan terbagi atas:
a. Pengendalian Umum
21
1) Pemisahan tugas dan tanggung jawab yang jelas antara bagian
pesanan penjualan, kredit, gudang, pengiriman, kasir, piutang,
PDE.
2) Otorisasi dokumen sumber oleh pejabat berwenang misalnya
Sales Order diotorisasi oleh Manajer Penjualan, pemberian
kredit harus diotorisasi oleh bagian kredit di bawah Manajer
Keuangan, Bukti Memorial diotorisasi oleh Manajer
Akuntansi.
3) Formulir dibuat prenumbered untuk mengetahui bila ada
dokumen yang hilang.
b. Pengendalian Aplikasi
1) Masukan:
a) Echo check dilakukan dengan cara menampilkan data,
yang diketikkan pada keyboard untuk dimasukkan ke
komputer, pada layar terminal sehingga operator
mendapatkan kesempatan untuk membetulkan bila data
yang diketikkan salah.
b) Batch control total check untuk meyakinkan apakah
kumpulan transaksi tersebut sudah lengkap dan benar
atau belum dengan cara menghitung terlebih dulu nilai
total dari kumpulan data transaksi yang akan
dimasukkan ke dalam komputer, nilai-nilai total tersebut
dicatat pada batch cover sheet. Hasil perhitungan oleh
22
computer dibandingkan dengan nilai yang ada di batch
cover sheet, bila berbeda berarti data yang terekam
tersebut belum benar.
c) Verifikasi dokumen untuk menjamin kebenaran dan
kelengkapan otorisasi.
2) Proses:
a) Control total check untuk mendeteksi apakah semua data
yang diolah telah lengkap dan benar. Control total yang
dihitung oleh komputer sewaktu proses pengolahan
dapat dicetak di printer kemudian hasilnya dibandingkan
dengan total yang seharusnya, bila tidak sama berarti
data yang diolah tidak lengkap atau mengandung
kesalahan nilai, misalnya kesalahan-kesalahan
pembulatan, kesalahan akibat hilangnya atau rusaknya
data.
b) Matching check untuk mendeteksi tidak ditemukannya
data, yang dicari untuk diproses, dari file yang
bersangkutan. Misalnya waktu memproses update dari
transaksi penjualan kredit, bila data suatu langganan
tidak ada di file induk piutang langganan, maka harus
ditampilkan dalam layar sebagai suatu kesalahan
sehingga kesalahan ini dapat terdeteksi.
3) Keluaran:
23
a) Distribusi laporan kepada pihak-pihak yang berhak atas
laporan tersebut, misalnya Laporan Penjualan
didistribusikan kepada Manajer Penjualan, Manajer
Akuntansi, dan Dewan direksi (misalnya ada 6 orang).
b) Laporan hanya dicetak menurut jumlah yang diperlukan,
misalnya laporan penjualan akan didistribusikan kepada
pihak-pihak seperti yang disebutkan di atas maka hanya
akan dicetak sebanyak 8 lembar
II.6. Sistem Informasi Akuntansi Piutang
Piutang usaha merupakan salah satu sumber dana bagi operasional
perusahaan, maka perlu lakukan tindakan pengamanan terhadap piutang,
yakni dengan menilai resiko kredit.
Piutang dalam arti yang lebih luas merupakan hak atas uang, jasa atau
barang terhadap pihak lain, tapi untuk tujuan akutansi biasanya beberapa hak
yang diharapkan yang dapat dipenuhi dari penerimaan kas atau bank.
Menurut Ikatan Akuntan Indonesia dalam buku Standar Akuntansi
Keuangan, terdapat dua kategori piutang yaitu
1. Piutang usahaPiutang yang timbul karena penjualan produk atau penyerahanjasa dalam rangka kegiatan usaha normal perusahaan.
2. Piutang lain-lainPiutang lain-lain adalah kumpulan piutang yang timbul daritransaksi diluar kegiatan usaha normal perusahaan. (IAI, 2001 :94)
Secara periodik konfirmasi piutang harus dikirim kepada para debitur
untuk meyakini kebenaran pencatatan piutang oleh perusahaan. Selain itu
24
konfirmasi piutang akan menimbulkan citra yang baik dimata debitur
mengenai pertanggungjawaban keuangan perusahaan. Untuk mencegah tidak
tertagihnya piutang, selain konfirmasi piutang perusahaan juga harus
dilakukan penagihan. Penagihan dilakukan melalui prosedur penagihan yang
berdiri sendiri maupun yang dikombinasikan dengan prosedur order
pengiriman.
Berikut ini akan disajikan mengenai sistem lainnya yang berkaitan
dengan sistem piutang
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam Piutang adalah sebagai
berikut:
a. Faktur Penjualan
Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan timbulnya piutang
dari transaksi Penjualan kredit.
b. Bukti Kas Masuk
Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan berkurangnya
piutang dari transaksi pembayaran/pelunasan Piutang oleh Pelanggan.
c. Bukti Memorial
Dokumen ini merupakan dasar dalam mencatat transaksi kedalam
jurnal umum dan dokumen ini dibuat oleh bagian kredit.
Berikut ini akan disajikan mengenai prosedur yang berkaitan dengan
sistem piutang, dimana prosedur tersebut dapat diartikan sebagai langkah-
langkah yang dilakukan untuk memulai dari timbulnya penjualan sampai
dengan terjadinya penjualan secara kredit. Secara ringkas prosedur tersebut
25
akan dijelaskan sebagai berikut : bukti transaksi utama untuk proses data ini
adalah faktur penjualan, yang setiap harinya akan diproses ke dalam file
transaksi piutang harian. Di samping faktur, bukti transaksi lain seperti credit
memo untuk retur penjualan, bukti memo untuk menghapus piutang juga
diproses untuk meng-up-date master file piutang. Bersamaan dengan proses
meng-up-date master file dapat dihasilkan laporan harian. Setiap periode
tertentu, misalnya tiap akhir bulan, master file piutang dapat diproses untuk
menghasilkan surat pernyataan piutang dan analisa umur piutang. Surat
pernyataan piutang akan dikirimkan pada debitur dan analisa umur piutang
akan digunakan sebagai dasar untuk membuat bukti memo (yaitu bukti untuk
menghapus piutang). Proses diatas biasanya juga sekaligus memproses data
penjualan.
Dokumen-dokumen yang dihasilkan sebagai output dari proses data
piutang adalah sebagai berikut:
a) Daftar analisis umur piutang
b) Surat pernyataan piutang
c) Laporan piutang harian
Sistem informasi akuntansi piutang menggunakan teknologi sebagai
berikut:
a. Pelaksana teknis (Brainware) yang diperlukan adalah operator di seksi
piutang.
b. Perangkat lunak (Software) terdiri dari:
1) Operating System
26
2) Aplication System:
a) Program entry ke file transaksi piutang harian.
b) Program up date master file piutang dan file buku besar
c) Program penyusunan analisis umur piutang dan pernyataan
piutang.
d) Program edit, delete, print.
c. Perangkat keras (Hardware) yang digunakan antara lain sebagai berikut:
Hard disk, CPU, printer, disk drive, main memory, keyboard, mouse.
Sistem informasi akuntansi piutang menggunakan basis data sebagai
berikut:
a. File transaksi piutang harian
b. Master file piutang
c. File buku besar
Pengendalian-pengendalian yang diterapkan dalam sistem informasi
akuntansi piutang adalah sebagai berikut:
a. Pengendalian Umum
1) Pemisahan tugas dan tanggung jawab antara bagian pesanan
penjualan, bagian kredit, gudang barang jadi, bagian pengiriman,
bagian piutang dan PDE.
2) Otorisasi dokumen sumber oleh pejabat yang berwenang, misalnya
Faktur Penjualan dan Memo Kredit diotorisasi oleh Manajer
Penjualan, bukti memorial diotorisasi oleh Manajer Akuntansi,
Bukti Kas Masuk diotorisasi oleh Manajer Keuangan.
27
3) Formulir dibuat prenumbered
b. Pengendalian Aplikasi
1) Masukan:
a) Echo check
b) Batch control total check
c) Verifikasi dokumen untuk menjamin kebenaran dan kelengkapan
otorisasi.
2) Proses:
a) Control total check
b) Matching check
3) Keluaran:
a) Distribusi laporan kepada pihak-pihak yang berhak atas laporan
tersebut, misalnya Laporan Penjualan didistribusikan kepada
Manajer Penjualan, Manajer Akuntansi, dan Dewan direksi.
b) Laporan hanya dicetak menurut jumlah yang diperlukan, misalnya
laporan penjualan akan didistribusikan kepada pihak-pihak seperti
yang disebutkan di atas maka hanya akan dicetak sebanyak 8
lembar
II.7 Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas/Bank
Penerimaan kas pada perusahaan dapat berasal dari pembayaran
langsung ke kasir atau langganan melakukan pembayaran ke Bank. Jika
langganan langsung membayar ke Bank, kasir akan membuat tanda terima
28
uang sesudah ada pemberitahuan dari Bank.
Sistem penerimaan tunai biasanya adalah sistem batch. Tidak seperti
transaksi penjualan, di mana kecenderungan untuk selesai dalam satu hari,
penerimaan tunai merupakan kejadian yang berbeda. Cek dan dokumen
pembayaran (dokumen pemberitahuan pembayaran) diterima dari bagian
penerimaan dokumen dalam bentuk batch. Seperti juga, penyetoran dari
penerimaan tunai biasanya dilakukan sekali pada akhir hari.
Sistem penerimaan tunai menggunakan proses akses langsung ke file
dan proses batch. Teknologi yang digunakan dalam contoh ini,
digunakan uittuk mengotomatisasi prosedur tradisional. Dalam prosedur
Update, ruang penerimaan dokumen. Ruang penerimaan dokumen
memisahkan cek dengan dokumen pembayaran dan menyiapkan daftar
pembayaran. Cek dan salinan dari daftar pembayaran dikirimkan ke
departemen penerimaan tunai. Dokumen pembayaran dan salinan daftar
pembayaran diteruskan ke departemen piutang.
Departemen Penerimaan Tunai. Petugas penerimaan kas mencocokkan
cek dan daftar pembayaran dan menyiapkan slip setoran bank. Melalui
terminal komputer, petugas membuat catatan jurnal dari total penerimaan
tunai. Petugas kernudian mengarsipkan dokumen pembayaran dan satu
salinan dari slip setoran bank. Pada akhir hari, petugas akan menyetorkan
uang tersebut ke bank.
Departemen Piutang. Petugas departemen piutang menerima dan
mencocokkan dokumen pembayaran dan daftar pembayaran. Melalui
29
terminal komputer, petugas membuat transaksi penerimaan tunai untuk setiap
dokumen pembayaran. Petugas kemudian mengarsipkan dokumen
pembayaran dan daftar pembayaran.
Departemen Pemrosesan Data. Pada akhir hari, program batch akan
melakukan prose pencocokan antara file jurnal dengan file transaksi
penerimaan tunai, dan melakukan update pada rekening pembantu piutang
dan rekening kontrol buku besar umum (Piutang-Kontrol dan Kas). Proses ini
menggunakan metode akses langsung ke file seperti yang sudah diterangkan
sebelumnya. Akhirnya, sistem membuat daftar transaksi di mana akan
dilakukan pencocokan dengan daftar pembayaran oleh petugas departemen
piutang.
Berikut ini akan disajikan mengenai prosedur yang berkaitan dengan
sistem piutang, dimana prosedur tersebut dapat diartikan sebagai langkah-
langkah yang dilakukan untuk memulai dari timbulnya penjualan sampai
dengan terjadinya penjualan secara kredit. Secara ringkas prosedur tersebut
akan dijelaskan sebagai berikut : kasir menerima pelunasan berbentuk uang
atau cek langsung dari langganan, atau lewat bank, atau lewat surat yang
diterima oleh bagian surat masuk yang kemudian diserahkan ke kasir dengan
daftar penerimaan uang. Seksi surat masuk memasukkan transaksi
penerimaan uang melalui terminal. Kasir membuat bukti kas masuk
rangkap 3, lembar 1 dan 2 diserahkan ke langganan, lembar ketiga digunakan
sebagai dasar untuk memasukkan transaksi penerimaan uang ke file lewat
terminal. Lembar ke 3 bukti kas masuk ini oleh kasir kemudian diarsipkan
30
urut nomor. File transaksi uang masuk diproses dengan program up date
master file piutang dan buku besar. Hasilnya adalah master file piutang yang
sudah di-up date, file buku besar yang sudah di-up date, daftar jumlah untuk
kontrol dan daftar penerimaan uang. Daftar penerimaan uang diserahkan ke
seksi audit intern. Laporan bank setiap periode diserahkan ke seksi audit
intern sebagai dasar untuk menyusun laporan rekonsiliasi bank.
Sistem informasi akuntansi penerimaan kas menggunakan dokumen-
dokumen berikut sebagai input:
a) Bukti kas masuk
b) Cek
Dokumen-dokumen yang dihasilkan oleh sistem informasi akuntansi
penerimaan kas adalah:
a) Daftar jumlah untuk kontrol
b) Daftar penerimaan uang
c) Laporan bank
Sistem informasi akuntansi penerimaan kas menggunakan teknologi
sebagai berikut:
a. Pelaksana teknis (Brainware) yang diperlukan adalah:
1) Operator pada bagian surat masuk
2) Operator pada bagian kasir
3) Operator pada bagian PDE
b. Perangkat lunak (Software) yang digunakan adalah:
31
1) Operating system
2) Language software
3) Application software:
a) Program up date file transaksi uang masuk, master file piutang,
file buku besar.
b) Program entry, edit, hapus, cetak
c. Perangkat keras (Hardware) yang dipergunakan adalah:
Hard disk, CPU, printer, disk drive, main memory, keyboard, mouse.
Sistem informasi akuntansi penerimaan kas menggunakan basis data
(Data base) sebagai berikut:
a) File transaksi uang masuk
b) Master file piutang
c) File buku besar
Pengendalian-pengendalian yang diterapkan dalam sistem informasi
akuntansi penerimaan kas terbagi atas:
a. Pengendalian Umum
1) Pemisahan tugas dan tanggung jawab yang jelas antara bagian surat
masuk, kasir, seksi piutang, PDE.
2) Otorisasi dokumen sumber oleh pejabat berwenang, misalnya Bukti
Kas Masuk diotorisasi oleh Manajer Keuangan.
3) Formulir dibuat prenumbered
b. Pengendalian Aplikasi
1) Masukan:
32
a) Echo check.
b) Batch control total check
c) Verifikasi dokumen untuk menjamin kebenaran dan kelengkapan
otorisasi.
2) Proses
a) Control total check
b) Matching check
3) Keluaran:
a) Distribusi laporan kepada pihak-pihak yang berhak atas laporan
tersebut, misalnya Laporan Penerimaan Kas didistribusikan kepada
Manajer Keuangan, Manager Akuntansi, dan Dewan direksi
(misalnya ada 6 orang dewan direksi)
b) Laporan hanya dicetak menurut jumlah yang diperlukan yaitu
berdasarkan permisalan distribusi laporan di atas maka hanya akan
dicetak 8 lembar.
II.8. Sub-sistem Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi terdiri dari 3 subsistem pokok, yaitu:
a. Sistem pemrosesan transaksi
Sistem pemrosesan transaksi ini adalah pusat dari semua fungsi yang
terdapat dalam sebuah sistem informasi dengan cara sebagai berikut :
1) Melakukan suatu perubahan terhadap peristiwa-peristiwa ekonomi
yang ada menjadi suatu transaksi keuangan.
33
2) Melaksanakan pencatatan terhadap transaksi keuangan ke dalam
catatan akuntansi.
3) Mendistribusikan intisari informasi keuangan kepada personel
operasional dalam rangka mendukung kegiatan operasi harian.
b. Buku besar atau sistem laporan keuangan
Sistem buku besar dan sistem laporan keuangan adalah sebuah sub
sistem yang saling berhubungan antara yang satu dengan yang lainnya,
karena adanya hubungan yang saling ketergantungan tersebut, dalam
aspek operasional sering mengakibatkan keduanya dianggap sebagai
sistem tunggal yang terintegrasi.
Input yang dimasukkan ke dalam general ledger merupakan data
dari transaction cycle yang diproses oleh sistem yang terdapat dalam
general ledger untuk melakukan kegiatan up-date pada General
Ledger control account.
c. Sistem pelaporan manajemen
Sistem pelaporan manajemen dilakukan untuk menyediakan
informasi keuangan internal yang dibutuhkan manajemen, dimana
perusahaan memiliki pilihan tentang bagaimana cara pelaporan informasi
yang ada dan bagaimana mempresentasikannya. (Hall, 2001: 12)
II.9 Pengendalian Intern
Berikut ini akan dibahas mengenai pengertian, tujuan, dan elemen-
elemen dari pengendalian intern :
a. Pengertian Pengendalian Intern
Definisi pengendalian intern menurut Horngren et.al (1999:
34
260) adalah sebagai berikut:
Internal Control is organizational plan and all therelated measures that entity adopts to:1) safeguard assets,2) Encourage adherence to company policies,3) Promote operational effeciency (obtain the best
outcome at the lowest cost), and4) Ensure accurate and reable accounting records.
Sedangkan menurut Robert Moeller and Herbert Witt,
definisi pengendalian internal adalah sebagai berikut:
Internal control comparises the plan of organizationand all of the coordinate methods and measures adoptedwith a business to safequard its assets, check theacuuracy and reliability of its accounting data, promoteoperational efficiency, and encourage adherence toprescribed managerial policies. (Moeller dan Witt, 1999: 2-8)
Ikatan Akuntan Indonesia (2001:319.2) mengeluarkan SPAP baru
dimana dalam salah satu pembahasannya mengenai struktur pengendalian
intern diubah menjadi pengendalian intern saja dengan definisi sebagai
berikut:
Suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris,manajemen dan personal lain entitas yang didesain untukmemberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tigagolongan tujuan berikut ini : (a) keandalan pelaporankeuangan, (b) efektifitas dan efisiensi operasi, (c)kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. (IAI., 2001:319.2)
b. Tujuan Pengendalian Intern
Dilihat dari tujuannya tersebut, sistem pengendalian intern dibagi
menjadi 2, yaitu (Jogiyanto, 2000: 374):
1) Pengendalian Intern Akuntansi
Pengendalian ini mempunyai tujuan utama mengamankan assets dan
35
menjamin kebenaran serta ketepatan dari data akuntansi. Pengendalian
Akuntansi perlu dirancang sedemikian rupa, sehingga dapat
memberikan jaminan yang cukup meyakinkan terhadap:
a) Transaksi dilaksanakan sesuai dengan wewenang manajemen, baik
yang bersifat umum maupun yang bersifat khusus.
b) Transaksi perlu dicatat untuk:
- Penyusunan laporan keuangan yang sesuai dengan prinsip
akuntansi yang berlaku umum/kriteria lain.
- Menjaga pertanggungjawaban atas harta kekayaan.
c) Pemakaian harta kekayaan Perusahaan, hanya diizinkan bila ada
wewenang dari Manajemen.
d) Harta kekayaan Perusahaan menurut catatan dibandingkan dengan
harta kekayaan yang ada setiap periode tertentu dan tindakan yang
tepat perlu dilakukan bila ada perbedaan.
2) Pengendalian Intern Administratif
Pengendalian Intern Administratif mempunyai tujuan utama
meningkatkan efisiensi operasi kegiatan dan mendorong ditaatinya
kebijaksanaan Manajemen yang telah ditetapkan. Pengendalian Intern
Administrasi merupakan pengendalian yang meliputi aspek-aspek
Manajemen yang berupa pengendalian perencanaan, pengendalian
personil, dan standar operasi.
Ikatan Akuntan Indonesia dalam Standar Profesional Akuntan
36
Publik, menjelaskan bahwa pengendalian intern terdiri dari lima
komponen yang saling terkait sebagai berikut:
1) Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian menetapkan corak suatu organisasi,
mempengaruhi kesadaran pengendalian dari manusia yang
melakukannya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk
semua komponen pengendalian intern, menyediakan disiplin dan
struktur.
2) Penaksiran Resiko
Penaksiran resiko untuk tujuan pelaporan keuangan merupakan
identifikasi, analisis dan manajemen terhadap resiko yang relevan
dalam penyusunan laporan keuangan yang wajar sesuai prinsip
yang berlaku umum.
3) Aktivitas Pengendalian
Adalah kebijakan dan prosedur yang membantu memastikan
bahwa tindakan yang diperlukan untuk menanggulangi resiko
dalam pencapaian tujuan entitas. Aktivitas pengendalian
mempunyai berbagai tujuan dan ditetapkan di berbagai tingkat
organsisasi dan fungsi.
4) Informasi dan Komunikasi
Adalah pengidentifikasian, penangkapan dan pertukaran dalam
suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang untuk
melaksanakan tanggung jawab mereka.
5) Pemantauan
Adalah proses yang menentukan kualitas kinerja pengendalian
intern sepanjang waktu. (IAI, 2001:319.2)
37
Menurut Hall (2001: 225) menjelaskan bahwa pengendalian
intern terdiri dari enam komponen yang saling terkait dengan
pertimbangan pengawasan untuk sistem yang berbasis komputer.
1) Persetujuan (Otorisasi)
Tugas dari persetujuan transaksi dalam sistem pemrosesan secara
real time adalah otomatis. Manajemen dan akuntan harus memberi
perhatian yang lebih atas kebenaran aturan program komputer dan
kualitas dari data yang digunakan untuk membuat keputusan
tersebut.
2) Pemisahan Tugas
Sekelompok tugas yang biasanya dipisah-pisah dalam sistem
manual digabungkan fungsi pemrosesan data yang berdasarkan
komputer. Fungsi komputer melaksanakan tugas pengawasan
persediaan, piutang, penagihan, dan buku besar umum. Karena
tidak terdapat pemisahan pada area ini, merupakan kepentingan kita
untuk memfokuskan integritas program komputer yang
melaksanakan tugas-tugas tersebut.
3) Pengawasan (Supervisi)
Pada diskusi yang lalu, kita mempelajari kepentingan pengawasan
38
atas prosedur penanganan, kas pada bagian penerimaan dokumen.
Individu yang membuka surat mempunyai pada kas (aktiva) dan
dokumen pembayaran (yang mencatat transaksi).
4) Kontrol Akses
Dalam sistem komputer, catatan akuntansi disimpan dalam media
penyimpanan magnet yang mudah untuk diakses oleh orang yang
tidak mempunyai otorisasi dan tidak terdeteksi. Hal ini dapat
menarik orang untuk melakukan penipuan, aksi oleh pegawai yang
tis senang, atau kecelakaan yang disengaja. Sebagai tambahan,
sistem real time sering memelihara catatan akuntansi pada bentuk
magnetik.
5) Catatan Akuntansi
Pencatatan akuntansi atau record akuntansi dalam suatu organisasi
terdiri dari atas dokumen sumber, jurnal dan buku besar. Record
tersebut merangkap esensi ekonomi dari transaksi dan
menyediakan jejak audit bagi peristiwa ekonomi.
6) Verifikasi yang Independen
Konsolidasi tugas-tugas akuntansi di bawah fungsi komputer
menghilangkan beberapa kontrol verifikasi yang independen.
Verifikasi independen diperbaiki oleh kontrol saldo menjalankan
dan memproduksi laporan manajemen dan meringkas untuk
39
pengguna akhir untuk diperiksa.
Sedangkan menurut Hall (2001: 228) pengendalian fisik atas
sistem akuntansi yang berbasis mikrokomputer terdiri dari :
1) Pemisahan Tugas
Sistem mikrokomputer mempunyai kecenderungan tidak
mempunyai pemisahan tugas. Seseorang mungkin bisa
bertanggung jawab untuk memasukkan seluruh data transaksi,
termasuk pesanan penjualan, penerimaan kas, dan pengeluaran kas.
Pada sistem manual, kewenangan ini tampaknya sama dengan
memberikan penugasan pemasukan data piutang, utang,
penerimaan kas, dan pengeluaran kas pada satu orang.
2) Pengawasan Akses
Sistem mikrokomputer biasanya tidak cukup menyediakan
pengawasan pada akses file data. Pada saat aplikasi sedang
memakai kontrol keamanan dengan memakai password pada file,
kontrol ini sering kali menolak untuk mengakses file data secara
langsung melalui operasi. Jawaban untuk permasalahan ini
meliputi enkripsi data, disk lock, dan penga alat secara fisik.
3) Catatan Akuntansi
Lingkungan mikrokomputer sering kali terjadi kehilangan data
yang mengancam akuntansi dan jejak audit. Kegagalan disk
40
komputer merupakan sebab utama dari kehilangan data. Saat
kejadian ini terjadi, memanggil kembali data yang disimpan
mungkin mustahil. Prosedur formal untuk membuat data cadangan
dari file data dan program mengurangi permasalahan ini.
Bagaimanapun juga membuat data cadangan pada lingkungan
mikrokomputer memerlukan kesadaran dari pemakai, yang sering
kali mengabaikan pentingnya aktivitas ini.
42
BAB III
GAMBARAN UMUM PT KARYABANGUN INTISEJAHTERA
III.1 Gambaran Umum Objek Penelitian
PT Karyabangun Intisejahtera merupakan perusahaan yang bergerak
di bidang perdagangan yang berbadan hukum Perseroan Terbatas.
Perusahaan ini didirikan di Jakarta pada tahun 1998 dan berkantor di Jln.
Pangeran. Tubagus Angke No.64 RT 008/04. Kelurahan Angke Jakarta
Barat.
PT Karyabangun Intisejahtera didirikan berdasarkan akte notaris
Haji Muhammad Afdal Gazali Sarjana Hukum. Yang beralamat kantor di
Jln. Pulo Tanjung No. 45-A Kemandoran, Jakarta Selatan. Dan telah
disyahkan oleh nientri kehakiman RI dengan nomor C-9792
HT.01.04.Th.99. Tanggal 13 April 1999.
PT Karyabangun Intisejahtera merniliki daerah pemasaran yang
meliputi Jakarta Bogor Tanggerang dan Bekasi (JABOTABEK). Sebagian
besar konsumennya adalah pedagang grosir, agen (distributor) dan toko
pengecer.
PT Karyabangun Intisejahtera merupakan perusahaan yang didirikan
oleh Tuan Winarto Halim. Adapun maksud dan tujuan didirikannya
perusahaan berdasarkan akte notaris adalah berdagang dalam arti seluas-
luasnya, import dan eksport, melakukan keagenan, dan perdagangan
komisi serta mendirikan dan menjalankan perusahaan industri,
43
pengangkutan, dan lain-lain.
Saat pertama kali berdiri PT Karyabangun lntisejahtera hanya
menggunakan 10 orang karyawan. Modal awal yang disetorkan sebesar
Rp.500.000.000,- (lima ratus juta rupiah) dan omzet yang dihasilkan
perusahaan sebesar Rp.700.000.000,- (tujuh ratus juta rupiah).
Kemudian karena semakin berkembangnya jaman dan luasnya daerah
pemasaran maka perusahaan membutuhkan lebih banyak tenaga kerja.
Pada scat in], jumlah karyawan mencapai 32 orang. Modal perusahaan
juga mengalami perkembangan mencapai 1.500.000.000,- (satu miliyar
lima ratus juta rupiah) dan omzet yang dihasilkan perusahaan saat ini
sekitar Rp.2.000.000.000,- (dua miliyar rupiah). Di mana penjualan
selarna tahun 2004 dari masing-masih tipe produk yang dijual adalah
sebagai berikut : Portland Cement Type 1 sebanyak 1.200.000 unit,
Portland Pozzolan Cement (PPC) sebanyak 600.000 unit, White Cement
sebanyak 500.000 unit.
III.2 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas
Untuk mencapai tujuannya suatu perusahaan harus bisa mengatur dan
menyusun struktur organisasinya secara tepat. Struktur organisasi ini
ditujukan sebagai alat pengontrol kegiatan dari tiap-tiap departemen yang
ada di dalam perusahaan. Struktur organisasi juga merupakan penentu dalam
menunjang kelanjutan dan kelangsungan hidup perusahaan. Setiap bagian-
bagian dalam perusahaan harus diintegrasikan dan dikoordinasikan dalam
44
suatu organisasi yang memiliki hubungan kerja yang harmonis dan
mempunyai kesatuan tindakan dalam mencapai tujuan perusahaan
berdasarkan kepentingan bersama. Struktur organisasi menggambarkan
adanya pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi atau kegiatan
yang berbeda-beda itu dapat dilaksanakan.
Struktur organisasi yang digunakan oleh PT Karyabangun
Intisejahtera adalah struktur organisasi garis. Hal ini dapat terlihat dari
garis wewenang yang langsung dari atasan sampai bawahan. Hubungan
antara atasan dan bawahan bersifat langsung melalui garis komando
dimana atasan memimpin bawahannya, sedangkan bawahan mempunyai
tanggung jawab kepada atasannya atas kelancaran operasi perusahaan.
Bagan struktur organisasi perusahaan dapat di lihat pada lampiran 1
Berikut akan dijabarkan secara ringkas mengenai tugas-tugas pokok
dan tanggungjawab pada posisi masing-masing yaitu:
a. Dewan Direksi
Tugas dan tanggung jawabnya adalah:
1) Bertanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan secara
keseluruhan.
2) Menetapkan strategi yang harus ditempuh perusahaan.
3) Mengambil keputusan yang terbaik dalam rangka mencapai tujuan
perusahaan.
4) Mengawasi pelaksanaan kerja manajer yang ada dibawah
tanggungjawabnya.
45
b. Manajer Personalia.
Tugas dan tanggung jawabnya adalah:
1) Menyediakan sumber daya manusia yang sesuai dengan kebutuhan.
2) Bertugas untuk mengurus penggajian.
3) Mengangkat, memutasikan dan memberhentikan pegawai
perusahaan.
Manajer Personalia membawahi:
1) Bagian personalia.
Tugas dan tanggung jawabnya adalah:
a) Menyelenggarakan administrasi kepegawaian.
b) Menyelenggarakan dan mengawasi daftar hadir karyawan.
c. Manajer Pemasaran.
Tugas dan tanggung jawabnya adalah:
1) Menentukan strategi pemasaran.
2) Mengontrol dan mengawasi penjualan kredit yang diberikan.
3) Mengadakan penelitian dan analisis pasar.
Manajer Pemasaran membawahi:
1) Bagian Penjualan.
Tugas dan tanggung jawabnya adalah:
a) Membantu manajer pemasaran, agar target penjualan dapat
tercapai.
b) Bertanggung jawab menerima pesanan dari pelanggan.
c) Menyiapkan administrasi penjualan.
46
d) Melakukan penagihan atas piutang usaha.
2) Bagian pengiriman.
Tugas dan tanggung jawabnya adalah:
Mengatur agar barang sampai kepada pelanggan atau tempat
tujuan secara tepat waktu.
d. Manajer Gudang.
Tugas dan tanggungjawabnya adalah:
a) Mengawasi keluar masuknya barang jadi di dalam gudang.
b) Melakukan pemeriksaan kualitas bahan yang diterima dari
supplier.
Manajer Gudang membawahi:
Bagian Gudang.
Tugas dan tanggung jawabnya adalah:
1) Menyimpan bahan baku dan bahan pembantu.
2) Menerima barang dari supplier.
3) Bertanggungjawab atas keluar masuk barang-barang dalam gudang.
4) Menjaga keutuhan dan keamanan barang yang ada di gudang.
e. Manajer Akuntansi dan Keuangan.
Tugas dan tanggung jawabnya adalah:
1) Mengatur pengelolaan dana perusahaan.
2) Mengawasi pelaksanaan prosedur dan sistem informasi akuntansi
yang diterapkan.
3) Menganalisis laporan keuangan perusahaan.
47
4) Membuat laporan dan mempertanggungjawabkan kepada direktur.
5) Melakukan verikasi dan otorisasi kredit atas penjualan.
Manajer Akuntansi dan Keuangan membawahi:
1) Bagian Akuntansi.
Tugas dan tanggung jawabnya adalah:
a) Menyelenggarakan pembukuan dan pembuatan laporan keuangan
perusahaan.
b) Menjaga serta mengawasi agar data, dokumen serta laporan
keuangan hanya diberikan kepada pihak yang berkepentingan.
c) Memasukan data dalam komputer dan memproses lebih lanjut.
2) Bagian keuangan.
Tugas dan tanggung jawabnya:
a) Melaporkan posisi keuangan kepada Manajer Keuangan.
b) Mengawasi bagian penjualan dan bagian kasir dalam
melaksanakan tugasnya.
Bagian keuangan membawahi:
Bagian kasir.
Tugas dan tanggung jawabnya adalah:
a) Memegang kas kecil.
b) Melakukan pembayaran-pembayaran berdasarkan dokumen
pendukung dan prosedur yang berlaku.
c) Menerima hasil tagihan dari bagian penjualan dan menyetorkannya
ke Bank.
48
Demikian bentuk organisasi PT Karyabangun Intisejahtera dalam
pelaksanaan operasi perusahaan untuk mencapai tujuan serta rencana yang
telah ditetapkan Bagan struktur organisasi PT Karyabangun Intisejahtera
dapat dilihat pada lampiran 1
III.3 Evaluasi Bagan Struktur Organisasi PT Karyabangun Intisejahtera
a. Struktur organisasi PT Karyabangun Intisejahtera adalah berbentuk garis,
dikatakan garis karena atasan berhak untuk memerintah secara langsung
bawahannya dan seorang bawahan hanya bertanggung jawab pada
seorang atasan, contohnya : manajer pemasaran membawahi bagian
penjualan.
b. Departementalisasi yang digunakan berdasarkan fungsi, dikatakan
berdasarkan fungsi karena mengelompokan fungsi-fungsi kegiatan di
dalam organisasi dengan melibatkan penempatan bersama sejumlah
orang yang mempunyai kemampuan teknik dan profesional yang sama,
contohnya manajer pemasaran membawahi bagian penjualan.
c. Wewenang yang digunakan oleh perusahaan adalah wewenang garis,
dikatakan wewenang garis karena menunjukan langsung terhadap
seorang atasan yang mempunyai wewenang langsung terhadap satu atau
beberapa bawahannya dan tiap-tiap bawahan hanya mempunyai tanggung
jawab langsung terhadap seorang atasan saja, contohnya : manajer
pemasaran memberikan perintah dan wewenang kepada bagian
penjualan.
d. Berdasarkan bagan struktur organisasi yang ada, pada perusahaan tidak
terdapat seorang staff ahli yang dapat membantu pimpinan dalam
49
memberikan saran-saran. Staf ahli hanya bisa memberi saran kepada
atasan / kepala bagian, tetapi tidak mempunyai kekuasaan untuk memberi
perintah, akibatnya pengendalian intern perusahaan akan terdapat
kelemahan. Dengan adanya staff ahli tersebut, maka diharapkan dapat
membantu perusahaan untuk melakukan pengendalian dan pengawasan
atas penyelenggaraan fungsi-fungsi perusahaan dan
mengkoordinasikannya.
Adapun tugas dan tanggung jawab internal auditor
1) Melakukan pengawasan dan pengendalian atas penyelenggaraan
fungsi-fungsi perusahaan dan mengkoordinasikannya.
2) Menilai sistem pengendalian intern perusahaan,
mendokumentasikan hasil-hasil penemuannya, memberikan usul
dan saran, dan melaporkan hasil kerja kepada Direktur Utama
3) Menetapkan dan menilai prosedur-prosedur keuangan dan
operasional perusahaan.
e. Selain itu setiap fungsi yang dijalankan oleh masing-masing kepala
sebaiknya dilakukan oleh masing-masing manajer yang dibentuk,
sehingga beban kerja dan tanggung jawab atas fungsi kedua manajer yang
ada tidak terlalu berat, misalnya : bagian pemasaran dan penjualan
dipimpin oleh manajer pemasaran.
f. Tugas dan tanggung jawab masing-masing manajer yang di usulkan
merupakan limpahan dari tanggung jawab kepala bagian masing-masing,
dan juga para manajer harus memperhatikan masing-masing bagian
supaya bekerja lebih efisien dan menghasilkan produktivitas yang tinggi
untuk perusahaan secara keseluruhan
50
III.4 Kegiatan usaha.
PT Karyabangun Intisejahtera bergerak dalam usaha
perdagangan semen, khususnya semen yang bermerek Tiga Roda.
Untuk dapat memenuhi kebutuhan konsumen yang berbeda-beda sesuai
kebutuhannya, maka perusahaan menyediakan berbagai tipe semen yang
dapat dipilih oleh konsumen sesuai dengan kebutuhan mereka dan
untuk dapat memberikan kepuasan bagi konsumen, maka perusahaan
juga memberikan jaminan mutu yang tinggi terhadap produk-produk
yang dijualnya.
Jenis jenis produk yang dijual oleh PT Karyabangun
Intisejahtera dengan merek Tiga Roda meliputi :
a) PORTLAND CEMENT TYPE 1
Semen Portland Cement "Type I berkualitas tinggi sesuai standard
mutu SNI 15-2049-1994 dan ASTM C-150-98 dengan kemasan 50
kg dan semen curah.
b) PORTLAND POZZOLAN CEMENT (PPC)
Semen Portland Pozzolan Cement dengan kemasan 40 kg dan semen
curah, dengan standard mutu SNI 15-0302-1994 SPP A dan ASTM C-
595-98.
Semen ini memiliki panas hidrasi rendah, tahan sulfat dan air laut.
Mutu adukan lebih stabil, lebih plastis dan lebih mudah untuk
pengerjaan.
51
c) WHITE CEMENT TIGA RODA
Semen Portland type khusus yang bermutu tinggi dalam kemasan 40
kg. White Cement tiga roda adalah satu-satunya semen putih yang
diproduksi di Indonesia dan memenuhi standarisasi SNI 15-0129-
1997 dan ASTM C-15098. Digunakan untuk pembuatan bangunan
arsitektur dan dekorasi.
III.5 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, Piutang Dan Penerimaan Kas
Pada PT Karyabangun Intisejahtera
1. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Pada PT Karyabangun
Intisejahtera
Kebijakan Penjualan dilakukan sebagai berikut:
1) Tunai
Penjualan secara tunai ditunjukan bagi pelanggan baru dan pelanggan
yang memang ingin langsung membayar setelah terima kendaraan.
2) Kredit
Penjualan kredit dilakukan untuk memberikan penawaran kredit yang
ringan bagi pelanggan dalam melunasi pembayarannya. Sebelum
melakukan transaksi penjualan bagian pemasaran melakukan
penyeleksian pelanggan. Dalam melakukan seleksi pelanggan, bagian
pemasaran/ bagian penjualan perlu mempertimbangkan hal-hal berikut:
Untuk langganan lama perlu mempertimbangkan hal-hal berikut:
a) Penjualan, bila penjualan yang diajukan langganan belum memenuhi
syarat, maka perlu dipertimbangkan apakah pelanggan tersebut akan
52
mampu melunasi pesanan yang dilakukan dengan melihat apakah
selama diberikan kredit pelanggan tersebut dapat melunasinya
dengan tepat waktu dan tidak bermasalah.
b) Kondisi penjualan, bagian penjualan perlu mempertimbangkan
kondisi penjualan yang dilakukan apakah baik atau tidak maksudnya
adalah apakah penjualan perusahaan tersebut sudah mencapai target
atau lebih sesuai dengan target perusahaan, sehingga omzet
penjualan yang dilakukan meningkat untuk periode tertentu.
Untuk langganan baru perlu mempertimbangkan hal-hal berikut:
a) Kredibilitas pelanggan baru, melihat apakah kredibilitas pelanggan
baru tersebut dapat dipercaya atau tidak untuk memastikan bahwa
pelanggan baru tersebut dapat melunasi kredit yang diberikan
perusahaan.
b) Kondisi keuangan pelanggan baru, melihat apakah kondisi
keuangan pelanggan baru dalam keadaan baik dan tidak terdapat
permasalahan, sehingga dapat dipercaya bahwa pelanggan baru
tersebut dapat mengembalikan kredit yang diberikan tepat pada
waktunya.
c) Setelah bagian pemasaran mempertimbangkan hal-hal tersebut
diatas, bagian pemasaran dapat memutuskan bahwa apakah
pelanggan lama atau pelanggan baru tersebut mendapatkan atau
tidak fasilitas kredit dari perusahaan.
53
3) Penjualan kredit kepada pelanggan dilakukan berdasarkan
pertimbangan bagian penjualan dalam menentukan batas kredit
pelanggan. Setiap pelanggan mempunyai batas kredit yang ditentukan
oleh perusahaan.
4) Potongan penjualan
Kebijakan lainnya yang dilaksanakan oleh perusahaan untuk
meningkatkan hasil penjualan dan memotivasi pelanggan untuk cepat
membayar kreditnya adalah pemberian potongan penjualan. Potongan
penjualan ini akan diterima oleh pelanggan jika pelunasan faktur
dilakukan lebih awal dari jangka waktu yang ditetapkan. Bagian
administrasi penjualan mempunyai wewenang untuk menetukan
besarnya potongan harga.
Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan pada PT
Karyabangun Intisejahtera adalah:
1) Bagian-bagian yang terkait dalam Penjualan
a) Bagian Penjualan.
Bagian penjualan bertanggungjawab atas pesanan dari pelanggan,
mencatat dan membuat Sales Order (SO). Apabila penjualan
dilakukan secara kredit maka akan dilakukan analisa kelayakan
kredit dari pelanggan oleh manajer akuntansi dan keuangan dan
diotorisasi oleh manajer pemasaran setelah kredit di setujui oleh
manajer akuntansi dan keuangan. Dari SO yang ada akan
dibuatkan Order Permintaan Barang (OPB), kemudian OPB
54
dikirim ke bagian gudang.
b) Bagian Gudang.
Bagian ini bertanggung jawab atas penyimpanan, arus masuk dan
arus keluar barang dengan baik, dan bertugas menyiapkan barang
sesuai dengan yang tercantum dalam Order Permintaan Barang
(OPB) dari Bagian Penjualan, serta menyerahkan barang tersebut
ke Bagian Penjualan dan mengeluarkan surat jalan.
c) Bagian Akuntansi.
Bagian ini bertugas untuk memasukkan data penjualan,
mengupdate Masterfile Piutang usaha dan file buku besar, serta
menerbitkan laporan keuangan.
2) Dokumen
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses penjualan antara
lain:
a) Sales Order (SO).
Sales Order dibuat bagian penjualan, dan diotorisasi oleh manajer
pemasaran. SO juga merupakan dasar untuk membuat Order
Permintaan Barang (OPB) ke bagian gudang.
b) Order Permintaan barang (OPB).
Order Permintaan Barang (OPB) dibuat oleh bagian penjualan
berdasarkan SO. OPB berfungsi sebagai surat perintah permintaan
barang berdasarkan permintaan pelanggan. Berdasarkan OPB
bagian gudang akan mempersiapkan barang yang diinginkan
55
pelanggan.
c) Surat Jalan (SJ).
Surat Jalan (SJ) berfungsi sebagai surat perintah pengiriman
barang ke pelanggan yang dibuat oleh bagian gudang dan
ditujukan kepada bagian penjualan
d) Faktur Penjualan (FP).
Faktur Penjualan dibuat oleh bagian penjualan dan diotorisasi
oleh manajer keuangan dan akuntansi. Dokumen ini digunakan
sebagai dasar pencatatan transaksi penjualan oleh bagian
akuntansi.
3) Pemerosesan data
Pemrosesan Data Sistem Informasi Akuntansi Penjualan pada PT
Karyabangun Intisejahtera adalah sebagai berikut:
a) Bagian penjualan menerima pesanan dari pelanggan yang diterima
melalui telepon, faksimili ataupun datang langsung ke perusahaan.
b) Bila terjadi transaksi penjualan secara kredit, maka perlu
dikonfirmasikan kepada manajer akuntansi dan keuangan untuk
menganalisis kelayakan kredit pelanggan. Apabila kredit tidak
disetujui maka SO tidak diterbitkan. Akan tetapi, apabila kredit
disetujui, maka SO akan dibuat oleh bagian penjualan dan
diotorisasi manajer pemasaran. Kemudian SO didistribusikan
sebagai berikut:
56
Lembar 1: gudang.
Lembar 2: bagian penjualan.
Lembar 3: bagian akuntansi.
c) Setelah analisis penjualan secara kredit disetujui oleh manajer
akuntansi dan keuangan, maka bagian penjualan menghubungi
bagian gudang melalui telepon untuk mengecek persediaan barang
untuk pemenuhan order dari pelanggan. Apabila tersedia maka,
bagian penjualan akan membuat sales order (SO). Jika barang
tidak tersedia, maka barang yang dipesan tersebut akan diminta
kepada supplier, dan pelanggan diberikan kepastian untuk
menunggu kiriman dari supplier
d) Berdasarkan SO lembar 2, bagian penjualan terlebih dahulu
membuat order permintaan barang (OPB) sebanyak 3 rangkap yang
didistribusikan sebagai berikut:
Lembar 1: bagian gudang.
Lembar 2: bagian penjualan.
Lembar 3: bagian akuntansi.
e) Berdasarkan OPB, bagian penjualan melakukan prosedur
permintaan barang sesuai dengan pesanan yang diminta pelanggan,
dan mengarsip OPB lembar 2.
f) Berdasarkan OPB lembar 2, bagian penjualan mengkonfirmasikan
ke bagian gudang untuk mengetahui bahwa pesanan barang yang
diminta telah disiapkan. Setelah itu, bagian gudang membuat Surat
57
Jalan (SJ) rangkap 4 yang didistribusikan sebagai berikut:
Lembar 1: bagian penjualan.
Lembar 2: bagian gudang.
Lembar 3 : pelanggan.
Lembar 4 : bagian akuntansi.
g) Bagian gudang memberikan barang pesanan pelanggan beserta
dengan SJ ke bagian pengiriman untuk diserahkan kepada
pelanggan dan membukukan barang yang dikeluarkan ke dalam
kartu barang.
h) Bagian pengiriman menerima SJ beserta barang pesanan dari
bagian gudang dan mencocokkannya. Setelah cocok, maka SJ
ditandatangani oleh bagian pengiriman. Kemudian barang pesanan
dikirim kepada pelanggan, setelah barang pesanan sampai dan
diterima oleh pelanggan, kemudian meminta tanda tangan
pelanggan untuk SJ sebagai bukti telah diterimanya barang oleh
pelanggan.
i) Setelah menerima SJ dari bagian pengiriman yang telah
ditandatangani pelanggan, bagian penjualan mencocokannya
dengan OPB. Setelah cocok, bagian penjualan membuat faktur
penjualan (FP) sebanyak 4 rangkap. FP itu dibuat pada saat barang
sudah diantarkan dan diotorisasi oleh manajer pemasaran dan
didistribusikan sebagai berikut:
Lembar 1 dan 3: bagian keuangan.
58
Lembar 2: bagian akuntansi.
Lembar 4: bagian penjualan.
j) Bagian akuntansi menerima FP lembar 2 dan SJ lembar 4 serta SO
lembar 3 dari Bagian penjualan dan mengecek apakah barang yang
diserahkan ke pelanggan sesuai dengan barang yang dikeluarkan
dari gudang dengan melihat nama dan jumlah barang yang tertera
di faktur dan surat jalan yang ada. Setelah cocok, bagian akuntansi
menginput transaksi penjualan ke dalam file transaksi penjualan,
kemudian mengupdate Masterfile Piutang usaha, dan file buku
besar.
k) Setiap akhir bulan, bagian gudang memproses file transaksi
pengeluaran barang untuk menghasilkan laporan pengeluaran
barang pada bagian akuntansi.
l) Setiap akhir bulan, bagian akuntansi memproses file transaksi
penjualan untuk menghasilkan laporan penjualan dan laporan
keuangan.
4) Informasi yang dihasilkan
Informasi yang dihasilkan pada sistem informasi akuntansi penjualan
dapat berupa Softcopy dan hardcopy. Penghasil informasi dalam
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan PT Karyabangun Intisejahtera
adalah:
59
a) Softcopy
Output softcopy dapat berupa tayangan-tayangan yang ada dilayar
monitor, antara lain:
Tampilan Persediaan, Tampilan ini berisi data tentang jenis dan
jumlah persediaan yang tersedia digudang.
b) Hardcopy
Output hardcopy dapat berupa laporan-laporan yang dibuat secara
periodik, antara lain:
1) Laporan penjualan
2) Laporan keuangan
3) Laporan pengeluaran barang
5) Manajemen Database
Basis data merupakan kumpulan-kumpulan dari file yang menjadi
tempat untuk menyimpan data dimana data tersebut akan diproses
untuk menghasilkan informasi.
Files yang terdapat dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan pada
PT Karyabangun Intisejahtera adalah:
a) Master file
Master file merupakan kumpulan catatan yang bersifat tetap dan
data yang selalu disesuaikan dengan keadaan.
Master file yang digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi
Penjualan PT Karyabangun Intisejahtera adalah:
60
1) Master File Buku Besar untuk semua transaksi.
Merupakan master file yang berisi perkiraan-perkiraan yang
digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah diinput
sebelumnya dalam files transaksi dengan field sebagai berikut:
Nomor, Tanggal transaksi, kode perkiraan, nama perkiraan,
mutasi debet, mutasi kredit, saldo akhir dan keterangan
transaksi.
2) Master File Piutang
Merupakan master file yang berisi data tentang jumlah piutang
pelanggan perusahaan.
3) Master File Persediaan
Merupakan master file yang berissi data tentang jumlah
persediaan yang dimiliki perusahaan dengan field sebagai
berikut:
Nomor, Kode Kendaraan, Nama kendaraan, Harga, Unit
Satuan, Saldo Awal, Kuantitas Masuk, Kuantitas keluar, Saldo
Akhir.
b) File Transaksi
Merupakan kumpulan catatan transaksi yang terjadi dan biasanya
dikelompokan kedalam transaksi sejenis. File transaksi digunakan
untuk mengupdate master file yang berhubungan. File transaksi
yang digunakan meliputi:
61
1) File transaksi Penjualan
File transaksi penjualan berisi data transaksi penjualan dengan
field sebagai berikut:
Nomor, tanggal transaksi, tanggal faktur, kode pelanggan,
nama pelanggan, kode kendaraan, nama kendaraan, harga
kendaraan, total harga sebelum potongan, potongan penjualan,
PPN keluaran, total harga, keterangan transaksi.
2) File transaksi Persediaan
File transaksi persediaan berisi data persediaan dengan field
sebagai berikut:
Nomor, tanggal transaksi, kode Kendaraan, nama kendaraan,
saldo awal, kuantitas masuk, kuantitas keluar, saldo akhir dan
harga kendaraan.
6) Umpan Balik
Umpan balik yang dilakukan oleh perusahaan dalam bentuk output
yang dikirim kembali ke sistem sebagai sumber data. Umpan balik
dapat bersifat internal atau eksternal dan digunakan untuk memulai
atau mengubah suatu proses. Seperti Dokumen-dokumen yang
berkaitan dengan penjualan yang diotorisasi oleh bagian yang
berwewenang. Surat jalan dan faktur penjualan diotorisasi oleh bagian
administrasi penjualan dan dibuat rangkap untuk diberikan kepada
pihak yang membutuhkan. Membackup files tersebut. Serta formulir
yang dibuat misalnya faktur penjualan sudah prenumbered.
62
2. Sistem Informasi Akuntansi Piutang Pada PT Karyabangun
Intisejahtera
Kebijakan Piutang yang dilakukan sebagai berikut:
1) Sebelum penjualan kredit disetujui manajer pemasaran, maka harus
dipertimbangkan terlebih dahulu kredibilitas pelanggan dan
memeriksa riwayat pelunasan piutang yang dilakukan oleh debitur.
2) Piutang usaha dan penjualan kredit diakui pada saat pengiriman
kendaraan jadi pada pelanggan
3) Jangka waktu kredit yang diberikan adalah untuk pelanggan lama
maksimum tergantung dari kemampuan pelanggan dan jika disetujui,
maka jangka waktu kredit terhitung sejak kendaraan diterima oleh
pelanggan.
4) Penagihan atas piutang dilakukan oleh bagian penjualan.
5) PT Karyabangun Intisejahtera tidak menetapkan penyisihan piutang
ragu-ragu dan perusahaan menggunakan metode penghapusan
langsung atas piutang yang tidak tertagih dan diotorisasi oleh bagian
akuntansi dan direksi.
Sebagian besar transaksi penjualan PT Karyabangun
Intisejahtera dilakukan secara kredit. Jangka waktu pelunasan piutang
setiap pelanggan berbeda-beda. Piutang merupakan pendapatan dari
penjualan yang belum terealisasi dalam bentuk uang dan merupakan
harta perusahaan. Perusahaan harus bisa mengelola piutang perusahaan
secara tepat untuk kelancaran arus kas didalam perusahaan. Pengelolaan
63
piutang secara baik dapat menghindari perusahaan terhadap kerugian
dari transaksi penjualan.
Berikut ini adalah penerapan Sistem Informasi Akuntansi
piutang pada PT Karyabangun Intisejahtera:
1) Bagian-bagian yang terkait dalam Piutang
Berdasarkan hasil peninjauan yang dilakukan terhadap perusahaan,
maka dapat disimpulkan bahwa fungsi-fungsi yang terkait dalam
piutang usaha adalah sebagai berikut, yaitu: Bagian akuntansi yang
berfungsi mengurusi piutang, Bagian pemasaran yang merangkap
fungsi untuk melakukan penagihan kepada pelanggan atas
sejumlah piutang yang telah jatuh tempo, bagian keuangan dan
kasir.
2) Sumber data atau dokumen yang digunakan
Data diperoleh dengan cara interview ke bagian penjualan dan
bagian akuntansi. Dan jenis data yang diperoleh dari hasil
interview tersebut adalah berupa data kualitatif. Dari hasil
interview didapatkan informasi data dan dokumen-dokumen yang
digunakan dalam proses penjualan.
Karena keterbatasan waktu dan izin yang diberikan oleh
perusahaan, maka data yang saya peroleh kurang lengkap. Dokumen
yang digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi Piutang adalah:
a) Faktur Penjualan (FP).
Dokumen ini dibuat oleh bagian penjualan atas transaksi
64
penjualan, dan digunakan sebagai dasar penagihan kepada
pelanggan.
b) Surat Jalan (SJ).
Surat Jalan (SJ) berfungsi sebagai surat perintah pengiriman
barang ke pelanggan yang ditujukan kepada bagian pengiriman.
c) Bukti Memo.
Bukti Memo merupakan dokumen sumber untuk mencatat
penghapusan piutang usaha yang diperkirakan sudah tidak dapat
ditagih, dan merupakan dasar untuk mengurangi piutang usaha
perusahaan.
3) Pemerosesan data
Pemerosesan data PT Karyabangun Intisejahtera adalah sebagai
berikut:
a) Berdasarkan Faktur Penjualan (FP) lembar ke dua dan Surat Jalan
(SJ) lembar keempat sebagai dokumen pendukung yang
didistribusikan dari bagian penjualan, bagian akuntansi melakukan
input ke file transaksi penjualan untuk menambah saldo piutang
usaha perusahaan.
b) Apabila terjadi piutang usaha tidak dapat