Post on 22-Jul-2020
โครงการระบบการจัดเก็บและ ค้นหาเอกสารระบบอิเล็กทรอนิกส์
ส านักงานบริการวิชาการ
Free Powerpoint Templates Page 2
โครงการระบบการจัดเกบ็และค้นหาเอกสาร ระบบอิเล็กทรอนิกส์ ส านักงานบริการวิชาการ
1.ประเด็นปัญหา
2.แนวทางในการพัฒนา
3.แนวคิดใน
การด าเนินงาน
4.วิธีการด าเนินงาน
5.ประโยชน์
ที่จะได้รับ
2ส 3ป
Free Powerpoint Templates Page 3
สรุปประเด็นปัญหา
สิ้นเปลืองทรัพยากร
เสียเวลาในการสืบค้นเอกสาร
เสียพื้นที่ในการจัดเก็บ
3 ส ?
ปัญหาการจัดเก็บเอกสาร
Free Powerpoint Templates Page 4
แนวทางในการพัฒนา
เครื่องมือ อุปกรณ ์
ส ารวจ
เพื่อใช้ในการพัฒนา
Free Powerpoint Templates Page 5
แนวคิดในการด าเนินงาน
จัดท าระบบการจัดเก็บเอกสาร โดยใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์
จัดวางระบบหมวดหมู่การจัดเก็บเอกสาร ง่ายต่อการสืบค้น
จัดพื้นที่เก็บข้อมูลส่วนกลาง เครื่อง server
ปรับปรุง
3 จ
Free Powerpoint Templates Page 6
กลุ่มเป้าหมาย
บุคลากร
ส านักงานบริการวิชาการ
Free Powerpoint Templates Page 7
วิธีการด าเนินการ
1
จัดเก็บเอกสารแบ่งเป็น
ประเภทใหญ่ 2 ประเภท
เอกสารงาน
โครงการ
พัฒนา
วิชาการ
เอกสาร
งานสาร
บรรณ
2
จัดเก็บโดย
การ Scan
File PDF
แทนการ
ถ่าย
เอกสาร
3
จัดพื้นที่
เก็บข้อมูล
ส่วนกลาง
เครื่อง
server
4
จัดท าคู่มือ
การใช้งาน
และจัด
ฝึกอบรม
บุคลากร
การใช้งาน
ระบบ
Free Powerpoint Templates Page 8
การแบ่งหมวดหมู่การจัดเก็บเอกสาร
งานโครงการ พัฒนาวิชาการ
งานสารบรรณ
Free Powerpoint Templates Page 9
วิธีการจัดเก็บเอกสารโครงการพัฒนาวิชาการ
ชื่อ หัวหน้า
โครงการ
คณะ ส านัก
สถาบัน
วิทยาเขต หมายเลข
ระเบียน
แยกจัดเก็บ
โดยมีเอกสารดังนี ้
Free Powerpoint Templates Page 10
วิธีการจัดเก็บเอกสารโครงการพัฒนาวิชาการ
หนงัสือมอบอ านาจ
ขออนมุตัิโครงการ มกพว. 01
ขอเปลี่ยนแปลงรายการ มกพว. 02
ขอปิดโครงการ มกพว. 03
ขยายระยะเวลาโครงการ มกพว. 04
การโอนเงินตามงวด
เอกสาร ดังนี ้
สญัญาโครงการพฒันาวิชาการ
เร่ืองอื่นๆ ท่ีเก่ียวข้อง
Free Powerpoint Templates Page 11
ขั้นตอนการเก็บเอกสาร งานบริการวิชาการ : ระบบใหม ่
Free Powerpoint Templates Page 12
การจัดเก็บเอกสาร งานสารบรรณ
หนังสือรับเข้า
ทั่วไป หนังสือออกเลขที่
หนังสือ
หนังสือรับเข้า
การเงินโครงการพัฒนาวิชาการ
Free Powerpoint Templates Page 13
ขั้นตอนการเก็บเอกสาร งานธุรการ : ระบบใหม่
( )
Scan File : PDF
Folder :
xxxx Folder :
ReciveYear xxxx
Folder :
OutputYear xxxx
File :Rxxxx_date.month.year
File :Oxxxx_date.month.year
1-2
1-2
Scan : 2-5 /
Folder 2-5 / 2-5 /
Free Powerpoint Templates Page 14
ตารางการเปรียบเทียบผลส าเร็จของงาน
ระบบเดิม
• สมุดลงทะเบียนหนังสือรับเข้า
ระบบใหม่
• ทะเบียนอิเล็กทรอนิกส์
ผลที่ได้รับ
• สามารถจัดระบบงานให้มีประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานของบุคลากร
Free Powerpoint Templates Page 15
ตารางการเปรียบเทียบผลส าเร็จของงาน
ระบบเดิม
• ถ่ายเอกสาร
ระบบใหม่
• Scan File to PDF
ผลท่ีได้รับ
• ประหยัดทรัพยากรกระดาษและวัสดุอุปกรณ์
• ประหยัดเวลา
• สะดวก รวดเร็วและคล่องตัว
Free Powerpoint Templates Page 16
ตารางการเปรียบเทียบผลส าเร็จของงาน
ระบบเดิม
• แฟ้มเอกสาร
ระบบใหม่
• ฐานข้อมูลกลาง เครื่อง Server
ผลท่ีได้รับ
• ประหยัดพื้นที่การจัดเก็บเอกสาร
• ลดวัสดุในการจัดเก็บ
Free Powerpoint Templates Page 17
ตารางการเปรียบเทียบผลส าเร็จของงาน ระบบเดิม ค้นหาจากสมุด
ทะเบียนหนังสือรับเข้า (Manual)
ระบบใหม่
สืบค้นจากระบบอิเล็กทรอนิกส์
ผลที่ได้รับ
ประหยัดเวลาในการสืบค้น
สะดวก รวดเร็ว ถูกต้อง
ลดภาระในการค้นหาเอกสารของบุคลากร
Free Powerpoint Templates Page 18
ตารางการเปรียบเทียบผลส าเร็จของงาน
ระบบเดิม
• ถ่ายเอกสาร
ระบบใหม ่
ผลท่ีได้รับ
• สะดวก รวดเร็ว
• ประหยัดทรัพยากรกระดาษ
Free Powerpoint Templates Page 19
วิธีการสืบค้น
Free Powerpoint Templates Page 20
วิธีการสืบค้น
Free Powerpoint Templates Page 21
วิธีการสืบค้น
Free Powerpoint Templates Page 22
วิธีการสืบค้น
Free Powerpoint Templates Page 23
การค้นหาไฟล์เอกสาร จากฐานข้อมูลกลาง
Free Powerpoint Templates Page 24
การค้นหาไฟล์เอกสาร จากฐานข้อมูลกลาง
Free Powerpoint Templates Page 25
การค้นหาไฟล์เอกสาร จากฐานข้อมูลกลาง
Free Powerpoint Templates Page 27
ผลลัพธ์ : จากการค้นหาไฟล์เอกสาร จากฐานข้อมูลกลาง
Free Powerpoint Templates Page 28
อุปกรณ์ที่ต้องการส าหรับการจัดเก็บไฟล์เป็น PDF
เครื่องถ่ายเอกสารที่
สามารถแสกนเอกสารได้
เครื่องแสกนเอกสาร
โปรแกรม Acrobat Full
เครื่อง Server ส าหรับเก็บข้อมูล
Free Powerpoint Templates Page 29
ขั้นตอนการ Scan File ส าหรับเก็บเป็น PDF
ขั้นตอนการ Scan File
ส าหรับงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
การตั้งค่าเครื่องถ่ายเอกสาร ส าหรับ Set
ค่าเพิ่ม Address Book
ส าหรับงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
Free Powerpoint Templates Page 33
ประโยชน์ที่ได้รับ
สนองนโยบายของมหาวิทยาลัย ส่งเสริม
การเป็น IT Campus
สามารถสืบค้นเอกสารได้รวดเร็ว
และเข้าถึงข้อมูลโดยตรง
2 ส
Free Powerpoint Templates Page 34
ประโยชน์ที่ได้รับ
ประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร
ประหยัดทรัพยากรกระดาษและวัสดุอุปกรณ์
ประสิทธิภาพการปฏิบัติงานของบุคลากรใน
องค์กรเพิ่มมากขึ้น
3 ป