Post on 23-Feb-2019
Dipartimento dell’Organizzazione Giudiziaria, del personale e dei serviziDirezione Generale per i Sistemi Informativi Automatizzati
Sistema di Notifiche e Comunicazioni telematiche penali
1Lucia Marcon – Maria Grazia Salari
Indice
1. Premessa
2. Concetto di notifica e comunicazione
3. Contesto normativo
4. Contesto attuale : Attori e Flusso
5. Soluzione adottata: Sistema SNP
6. L’applicativo
7. Monitoraggio
8. L’artefatto
9. Ipotesi organizzative del flusso di lavoro
10. Sviluppi futuri
2
1. Premessa
Il progetto SNT – Sistema Notifiche Telematiche si inserisce nell’ambito delle iniziative volte all’attuazione del Protocollo di intesa tra il Ministro della Giustizia ed il Ministro per l’Innovazione nella Pubblica Amministrazione siglato il 26/11/2008.
L’obiettivo del sistema è la digitalizzazione dell’invio degli atti, in merito alle notificazioni e comunicazioni, utilizzando il sistema di invio basato sulla Posta Elettronica Certificata
Notifiche e Comunicazioni
3
2. Concetto di Notifica e Comunicazione
Il procedimento penale è caratterizzato da una sequenza di atti ed attività che
devono essere portati a conoscenza di diversi soggetti ed in generale delle
persone che sono chiamate ad agire nella fase processuale e pre‐processuale
ciò avviene tramite l’invio delle notificazioni e le comunicazioni .
Notificazioni
Comunicazioni
riguardano gli atti diretti a: interessato (indagato, imputato, condannato), difensori, periti e consulenti, parte offesa, parte civile, responsabile civile.
riguardano gli stessi atti ma nel flusso interno agli uffici giudiziari.
4
3. Contesto normativo
a) Decreto Legge n. 112 del 25 giugno 2008 convertito con
Legge n. 133 del 6 agosto 2008
b) Decreto Legge n. 193 del 29 dicembre 2009 art. 4
convertito con Legge del 22 febbraio 2010 n. 24
c) Decreto Ministeriale n. 44 del 21 febbraio 2011
d) Decreto dirigenziale DGSIA
e) Decreto del Ministro di avvio del sistema
5
a) Decreto Legge n. 112 del 25 giugno 2008 convertito con Legge del 6 agosto 2008 n. 133
Comma 1 ‐ A decorrere dalla data fissata con uno o più decreti del Ministro della giustizia, le notificazioni e comunicazioni di cui al primo comma dell'articolo 170 del codice di procedura civile, la notificazione di cui al primo comma dell'articolo 192 del codice di procedura civile e ogni altra comunicazione al consulente sono effettuate per via telematica all'indirizzo elettronico comunicato ai sensi dell'articolo 7 del decreto del Presidente della Repubblica 13 febbraio 2001, n. 123, nel rispetto della normativa, anche regolamentare, relativa al processo telematico,concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici.
Art. 51.Comunicazioni e notificazioni per via telematica
6
b) Decreto Legge n. 193 del 29 dicembre 2009 art. 4 convertito con Legge del 22 febbraio 2010 n. 24
Comma 2 ‐ Nel processo civile e nel processo penale, tutte le comunicazioni e notificazioni per via telematica si effettuano, mediante posta elettronica certificata, ai sensi del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni, del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, e delle regole tecniche stabilite con i decreti previsti dal comma 1. “
Art. 4.
7
art. 4 comma 3 – sostituisce i commi 1 2 e 3 dell’art 51
Art. 51 – 1. A decorrere dal quindicesimo giorno successivo a quello della pubblicazione nella
Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana dei decreti di cui al comma 2, negli uffici giudiziari
indicati negli stessi decreti, le notificazioni e le comunicazioni di cui al primo comma dell'articolo
170 del codice di procedura civile, la notificazione di cui al primo comma dell'articolo 192 del
codice di procedura civile e ogni altra comunicazione al consulente sono effettuate per via
telematica all'indirizzo di posta elettronica certificata di cui all'articolo 16 del decreto‐legge 29
novembre 2008, n. 185, convertito, con modificazioni, dalla legge 28 gennaio 2009, n. 2. Allo
stesso modo si procede per le notificazioni e le comunicazioni previste dal regio decreto 16
marzo 1942, n. 267, e per le notificazioni a persona diversa dall'imputato a norma degli articoli
148, comma 2‐bis, 149, 150 e 151, comma 2, del codice di procedura penale. La notificazione o
comunicazione che contiene dati sensibili e' effettuata solo per estratto con contestuale messa a
disposizione, sul sito internet individuato dall'amministrazione, dell'atto integrale cui il
destinatario accede mediante gli strumenti di cui all'articolo 64 del decreto legislativo 7 marzo
2005, n. 82.
8
art. 4 comma 3 – sostituisce i commi 1 2 e 3 dell’art 51
Art. 51 – comma 2. Con uno o più decreti aventi natura non regolamentare …. sentiti l’Avvocatura generale dello Stato, il Consiglio nazionale forense ed i consigli dell’ordine degli avvocati interessati, il Ministro della giustizia, previa verifica, accerta la funzionalità dei servizi di comunicazione, individuando gli uffici nei quali trovano applicazione le disposizioni di cui al comma 1.
Art. 51 – comma 3. …… le notificazioni e comunicazioni nel corso del procedimento alle parti che non hanno provveduto ad istituire e comunicare l'indirizzo elettronico di cui al medesimo comma, sono fatte presso la cancelleria o segreteria dell'ufficio giudiziario.»; “
10
c) Decreto Ministeriale n. 44 del 21 febbraio 2011
Il regolamento individua le regole tecniche per l'adozione, nel processo civile e nel processo penale, delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione, in attuazione dei principi previsti dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni ed ai sensi dell'articolo 4, commi 1 e 2, del decreto‐legge 29 dicembre 2009, n. 193, convertito nella legge 22 febbraio 2010 n. 24.
d) Decreto dirigenziale DGSIA
Provvedimento 18 luglio 2011 ‐ Specifiche tecniche previste dall'art. 34, c.1, del regolamento concernente le regole tecniche per l'adozione nel processo civile e nel processo penale delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione, in attuazione dei principi previsti dal D.lgs 82/2005 e successive modificazioni, ai sensi dell’articolo 4, commi 1 e 2, del Ddl 193/2009, convertito nella legge 24/2010
e) Decreto del Ministro di avvio del sistema
4. Contesto attuale
a) Attori
Notificare o comunicare un atto è il risultato di una serie di attività che vede coinvolti diversi soggetti:
MAGISTRATO
CANCELLIERE
UFFICIALE GIUDIZIARIOALTRO UFFICIO GIUDIZIARIO
AVVOCATO
INTERESSATO (indagato, imputato, condannato)
11
b) Flusso cartaceo
Cancelliere
Ufficiali giudiziari
Altre autoritàgiudiziarie
Comu
nicazioni
Comu
nicazioni
Indagato, imputato, condannato
Avvocato
12
NotificazioniNotificazioni
1. Il magistrato deposita l’atto da notificare in
cancelleria
c) Dettaglio: flusso Notifica
Magistrato
Cartaceo
2. Il Cancelliere• Controfirma e deposita l’atto
• Prepara le missive e le copie dell’atto
• Reperisce gli indirizzi dei destinatari della notifica
• Annota sul Registro delle notifiche (Mod. 29 – Procura e Tribunale; Mod. S5 per la Sorveglianza)
• Annota sul Registro di passaggio per le comunicazioni degli atti (Mod. 28 e S6)
• Trasmette l’atto da notificare all’Unep per la notifica al difensore e all’interessato
Cancelliere
13
L’Ufficiale Giudiziario:
1. Ritira le copie dell’atto da notificare
2. Firma il Registro di passaggio
3. Prepara il plico da consegnare o inviare tramite Raccomandata
4. Restituisce al Cancelliere la relata di notifica e l’elenco delle Raccomandate inviate
14
L’Ufficio Giudiziario:
Cancelliere
1. Riceve la copia dell’atto notificato
2. Ufficio ricezione posta smista alla cancelleria/segreteria competente
3. Annota sul registro notifiche il rientro della cartolina
4. Il cancelliere inserisce la ricevuta di consegna nel fascicolo del Procedimento e verifica la corretta notifica
15
5. Soluzione adottata: SNP – Sistema Notifiche Penali
16
17
La soluzione adottata consente l’invio di notifiche per mezzo della
Posta Elettronica Certificata (PEC) a persona diversa dall’imputato,
quindi a difensori, periti e consulenti, parte offesa, parte civile,
responsabile civile e, ove dotati di un indirizzo di posta elettronica
certificata, anche gli uffici giudiziari verso i quali effettuare
comunicazioni.
Cancelliere
Difensori
Periti e Consulenti
Parte offesa, Parte civile
Uffici Giudiziari18
6. L’applicativo
19
a)Il processo di notifica telematica
Acquisizione eClassificazione
Firma Digitale Invio Notifica
Atto cartaceo
Monitoraggio
Atto Digitale
Destinatari
20
Off‐lineScanning
Cancelliere
b) Il flusso: acquisizione, classificazione, firma
.
21
Magistrato
1. Il Magistrato deposita l’atto cartaceo da notificare presso la sua Cancelleria.
Cancelliere
2.A Il Cancelliere
• Firma in via autografa l’atto depositato.
• Acquisisce l’atto mediante funzionalità native dello scanner.
2.B Il Cancelliere
• classifica l’atto all’interno del sistema documentale inserendo i metadati caratteristici dell’atto (tipologia di atto, registro numero, etc)
• Firma elettronicamente l’atto
Cartaceo
Digitale
b) Il flusso:l’invio
22
Cancelliere
3. Il Cancelliere ricerca i destinatari nella notifica
3.A Il sistema si integra con i Servizi telematici per l’interrogazione all’indirizzario PEC degli avvocati.
Avvocato
3.B Il Cancelliere invia la notifica mediante PEC all’UNEP che la notificherà all’imputato
Imputato
4 Il sistema registra tutte le attività svolte e le riproduce sull’apposito Registro delle notifiche.
3.C Il Cancelliere può inviare la notifica mediante PEC a diverse tipologie di destinatari (Uffici Giudiziari, Istituti Penitenziari, UEPE)
Altri
b) Il flusso : le ricevute
23
Cancelliere
4. Il Cancelliere esegue l’operazione di invio della notifica
5 Il sistema crea un fascicolo, se non già presente, aggregando informazioni relative al procedimento e alla sede geografica. Una volta creato il fascicolo, il sistema crea il sottofascicolo Notifiche, unico per più destinatari, nel quale collocherà gli atti notificati con l’identificativo univoco del numero d’ordine della notifica.
6 Il sistema • classifica in modo automatico le ricevute PEC recuperate,
associandole al relativo fascicolo processuale e al numero d’ordine della notifica.
• avvisa il Cancelliere, attraverso il cruscotto di monitoraggio, dell’avvenuta accettazione e consegna delle notifiche inviate per ciascun destinatario PEC.
7. Monitoraggio
24
per ogni messaggio inviato il sistema restituirà diverse informazioni tipiche del processo di invio della posta elettronica certificata:
• Regolare invio della notifica
•Regolare recapito al destinatario
8.L’artefatto
25
La notifica, sotto il profilo giuridico, è regolarmente eseguita nel momento in cui l’atto viene recapitato presso la casella di posta del destinatario e viene generata la ricevuta di avvenuta consegna.
Stante la difficoltà di verificane la regolarità nel corso di un’udienza, ma anche per consentire al giudice un facile controllo in ordine alla regolaritàdel procedimento di notifica durante lo studio del fascicolo, è stato previsto che il sistema generi un documento che riassume tutte le informazioni relative al procedimento suddetto con un’attestazione del cancelliere in ordine alla rispondenza dell’esito indicato nel documento con quanto risulta dal sistema di posta certificata.
La notifica, sotto il profilo giuridico, è regolarmente eseguita nel momento in cui l’atto viene recapitato presso la casella di posta del destinatario e viene generata la ricevuta di avvenuta consegna.
Stante la difficoltà di verificane la regolarità nel corso di un’udienza, ma anche per consentire al giudice un facile controllo in ordine alla regolaritàdel procedimento di notifica durante lo studio del fascicolo, è stato previsto che il sistema generi un documento che riassume tutte le informazioni relative al procedimento suddetto con un’attestazione del cancelliere in ordine alla rispondenza dell’esito indicato nel documento con quanto risulta dal sistema di posta certificata.
9. Ipotesi organizzative di flusso di lavoro
26
Il Sistema gestisce il flusso di notifica che è comune a tutti gli Uffici Giudiziari.E’ stato pensato per essere applicato a qualsiasi realtà organizzativa.
Sono stati ipotizzati:
a)Flusso baseb)Collaborazione fra utentic)Condivisione dei documenti
Utente: Mario Rossi
Utente: Luigi Bianchi
Ufficio A Ufficio B
Ufficio A
Utente: Paolo Verdi
27
Utente: Mario RossiUfficio: A Acquisizione e
ClassificazioneFirma Digitale Invio Notifica
Atto cartaceo
L’intero flusso d’invio notifica per via telematica è condotto dal solo utente Mario Rossi per l’ufficio A: dall’acquisizione del documento, sino al monitoraggio dell’esito dell’invio della notifica.
Registro Notifiche
Monitoraggio
a) Flusso base
28
b) Collaborazione fra utenti
Acquisizione eClassificazione
Firma Digitale
Invio Notifica
Modifica Documento
Utente: Paolo VerdiUfficio: A
Il flusso d’invio della notifica è condotto inizialmente da Mario Rossi per l’ufficio A, quindi il documento è firmato ed inviato da Paolo Verdi, anch’egli utente dell’ufficio A.
La collaborazione tra utenti del medesimo ufficio è attuabile a qualsiasi stadio del flusso di invio di notifiche telematiche.
Utente: Mario RossiUfficio: A
Off‐lineScanning
Atto cartaceo
29
Acquisizione eClassificazione
c) Condivisione documenti
CondivisioneDocumenti
Ufficio: B
Consultazione
Utente: Luigi BianchiUfficio: B
L’utente Mario Rossi, che lavora per l’ufficio A, acquisisce un documento e ne abilita la condivisione con l’ufficio B. L’utente Luigi Bianchi dell’ufficio B accede in consultazione al documento.
Utente: Mario RossiUfficio: A
Off‐lineScanning
Atto cartaceo
10. Sviluppi futuri
30