法務相談のワークフローが円滑化され、より効率的な“働き方”を実現。利用者目線の画期的なサービスにより、急速な成長を続ける中央電力様。同社の法務課では、3名のスタッフでグループ4社すべての法務を担当しており、とくに電話やメールで日々寄せられる法務関係の相談対応に多大な労力を要していました。その改善策としてご採用いただいた、リコーの法務支援クラウドサービス

「RICOH Contract Workflow Service」。中央電力様ではどのような点に注目され、また、どのような試行錯誤の末、導入に至ったのか。さらに、導入後の効果や、法務ご担当者様の働き方改善につながったポイントなどについて、法務課の福嶋係長と松名瀬様にお伺いしました。

「まとまる力で未来をつくる」をスローガンに、マンション一括受電*サービスの国内トップシェアを誇る中央電力様。2004年に同サービスの提供を開始して以来、業界のパイオニアとして急速に成長。2017年時点で約16万世帯のマンションにサービスを導入されています。また、現在はグループ4社により電力の供給サイドから需要サイドまでエネルギーに関するサービス事業を一貫して展開し、より幅広いニーズに応えています。＊マンションなどの集合住宅において集合住宅全体で電力会社と高圧電力契約を行い、各専有部分利用者は高圧電力契約者と低圧契約することで電気の供給を受けることのできるサービス。

＜中央電力株式会社様の概要＞●所在地：東京都港区赤坂1-9-13（東京本社）　●創立：1993年9月（平成5年）●従業員数：147名（2017年4月時点）　◎その他、詳しくはホームページをご覧ください。https://www.denryoku.co.jp

エネルギー事業の新たな市場を開拓した、マンション一括受電サービスのパイオニア。

このカタログの記載内容は、2017年12月現在のものです。

●お問い合わせ・ご用命は・・・http://www.ricoh.co.jp/

リコージャパン株式会社東京都港区芝3-8-2 芝公園ファーストビル 〒105-8503

●MDSの概要と中央電力株式会社様ご提供サービスMDS（マネージド・ドキュメント・サービス）

ドキュメント環境改善・活用強化 & イノベーション支援アウトソーシングサービス

中央電力株式会社 検 索

中央電力株式会社様

流通・サービス業事例

流通・サービス事業

法務支援クラウドサービス「RICOH Contract Workflow Service」お客様導入事例

MPSマネージド･プリントサービス

分散出力機器最適化、運用・管理付帯業務代行サービス

②最適化設計 ③構築 ④運用・管理 ⑤最適化①調査・評価

DPSドキュメント･プロセッシング･サービスドキュメントセンター運営サービス

①調査・評価 ②最適化設計 ③構築 ④運用・管理／⑤最適化

DTOドキュメント･トータル・アウトソーシングサービスドキュメント製作・運用請負サービス

①運用・管理／②最適化

BPOビジネス･プロセス･アウトソーシングサービスノンコア業務・アウトソーシングサービス

①運用・評価／②業務設計／③運用／④最適化

＜最適化支援サービス＞利活用/改善支援サービス定期レポートサービスの情報をもとに出力機器の利用・活用を促進し、継続的な最適環境を支援

＜運用支援サービス＞ヘルプデスクサービスコンディショニングチェックサービス消耗品管理サービス 部門振替用データ作成サービスICカード管理サービス＜資産管理サービス＞機器台帳（資産）管理サービス管理台帳・レイアウト図作成、更新MACDサービス出力機器のMACD（移動・追加・変更・処分）手配定期レポートサービス 運用管理状況・出力状況レポート

「運用設計」サービスMPSの運用設計を実施

［改善計画］環境「デザイン」サービス環境「見える化」サービスで明らかになった課題に対する、改善計画をご報告

［現状調査］環境「見える化」サービス内製・出力環境の「調査･分析」を行ない、コスト削減と業務生産性向上への課題をご報告

＜ドキュメントセンター運営サービス＞DPS（運営受託型)ドキュメントセンターの運営を、業務委託契約（要員派遣）で代行

DPS（ショップ経営型）ドキュメントセンター設置･運営をリコーが行ない、ご注文に応じた対価をご請求

「運用設計」サービスDPSの運用設計を実施

［改善計画］印刷物のTCO最適化サービス印刷物調査サービスにより明らかになった課題に対する、改善計画をご報告

［現状調査］印刷物調査サービス内製・外注印刷物の「調査･分析」を行ない、コスト削減と業務生産性向上へ向けた課題をご報告

印刷サービスお客様提供原稿、またはリコージャパン請負製作物の印刷及び付帯する製本・保管・配送

デザインサービスお客様要望内容や原案を元にドキュメントを起こし、印刷用原稿やデータを作成

翻訳サービスお客様が作成したドキュメントを、ご指定の言語へ翻訳・変換

リデザインサービスお客様提供の文章・画像等の素材を元にデザインを実施し、データを作成

総務・庶務サービスオフィス内の様々な総務・庶務業務の代行

来訪者受付サービス企業イメージの向上を目指した来客対応業務

経理サポートサービスオフィス内の支払・立替清算の支援

オフィスメールサービスオフィス内の発送業務の代行

オフィス用品サービスオフィス用品の調達から在庫管理・貸出業務の代行

DSドキュメント･サービス

文書ライフサイクル最適運用支援サービス

文書管理改善計画策定サービス文書管理状況の「調査･分析」により、経営方針や業務に沿った文書管理改善計画をご報告

ドキュメント・スキャニングサービス紙・マイクロフィルムといった大量ドキュメントのスキャン・入力を代行

契約書管理サービス契約書の電子化と、契約書管理・検索の仕組みをクラウド版の文書管理システムで提供毎月発生する契約書の電子化とシステムメンテナンスなどの継続的な運用業務を代行

ＲＩＣＯＨ Ｃｏｎｔｒａｃｔ Ｗｏｒｋｆｌｏｗ Ｓｅｒｖｉｃｅ（法務支援クラウド）法務相談業務の平準化、法務相談ナレッジの共有、契約情報の一元管理、原本保全のリコー実践事例をクラウドサービスとして提供

③運用・管理／④最適化①調査・評価／②最適化設計

中央電力様

ご提供サービス

法務担当者の残業時間も大幅に短縮され、「働き方改革」を実現。回答期日も短縮し、相談する側にもメリットが。

電話やメールで寄せられる法務相談に対する多くの課題。リコーの20年分のノウハウを集約したCWSに可能性を感じて。

課題解決に向け、システムの内製を試みるも…

契約書の審査、法的問題のチェック、さらにはコンプライアンス対応など、企業の法務は多岐にわたります。そのような日々の業務の中でも大きなウエイトを占め、法務担当者の頭を悩ませていたのがさまざまな部署から寄せられる法務相談。電話やメール、口頭で依頼される相談に対して、中央電力様ではこのような課題を抱えていたといいます。「法務課へ相談する際のルールも決まっておりませんでしたので、電話やメールで質問されることがほとんどでした。私たちもエクセルで管理表をつくり相談内容や回答期日を記入してはいたのですが、果たして口頭で寄せられた法務相談をどこまで管理する必要があるのかという判断に迷うことがありました。また、人間のやることですから記入漏れの懸念もあります」（福嶋様）。

法務課で抱えていた課題はそれだけではありません。法務課のスタッフが手作業で管理した履歴は社内での共有が難しく、データベース化することも困難な状態でした。そこで中央電力様では、自社でカスタマイズしながら構築できる業務アプリサービスを導入。半年間にわたり試験的に運用されました。「やはり法務に特化したシステムではありませんでしたので、使い始めてから“あれができない、これができない”という問題が次々に出てきました。システムを改善しようと思っても、私たち法務課の人間にとっては専門外ですので悪戦苦闘するばかりで。“これは本当に私の仕事なのかな？”と疑問に思うようなことばかりでした」と、松名瀬様は当時を振り返ります。

リコーが20年間培ってきたノウハウを当社にも

この労力を費用に置き換えたら、決して安くはないのではないか──そう考えた福嶋様は、かつてリコーの法務支援クラウドサービス「RICOH Contract Workflow Service」（以下、CWS）のセミナーに参加したことを思い出します。「法務の専門知識を習得するためのセミナーはあっても、法務業務の課題にフォーカスしたセミナーはなかったため参加してみました。そこで感じたのは、リコーが20年間にわたって試行錯誤してきた課題はまさに当社の課題とリンクするものであり、それを解決したノウハウを開放してくださるのであればぜひ取り入れたいと。やはり法務向けにしっかりとパッケージングされたシステムが必要という結論に至りました」。

法務のワークフローを円滑化する多彩なメリット

2017年3月に導入され、運用いただいているCWS。中央電力様においてどのようなメリットが生まれ、また、従来の課題を改善することができたのか。松名瀬様に、率直な感想をたずねました。「相談履歴がしっかり残ることは大きいですね。これまでは個人間のやり取りでしたので共有することが難しく、共有しておいてほしい人はメールのCCに入れておくくらいしかできませんでした。たとえCCに入れてもいつの間にか迷惑メールに分類されてしまったり、後日電話で確認したときに“見ていませんでした”ということも…。CWSなら相談内容とその履歴を共有することができるので、そういった問題が解消されました。また、相談する際は内容を上司がチェックできる仕組みになっているので、内容を精査していただけるようになったことも法務担当としては助かります。これまでは“これは本当に法務課が扱う内容なのかな？”と思う相談もたまにありましたので」。さらに、福嶋様がこのように続けてくださいました。「やり取りのキャッチボールをする中で、今どっちがボールを持っているのかが明確になったことも改善できたポイントです。メールではそれがあやふやになってしまい“自分が返信を待っていたつもりが、向こうもこちらからの返信を待っていた”ということもありました。CWSによりボールの場所が明確になったことで、そういうムダな時間を削減することができました」。

残業時間を月平均10時間削減することが可能に

福嶋様のおっしゃる通り、ムダな時間を削減することで業務を効率化し、担当者の働き方を改善できることもCWSの大きなメリット。CWSを導入されて以来、残業時間を見ても月平均で約10時間は削減できているとのこと。松名瀬様が、その理由を語ってくださいました。「毎朝CWSを開けば1週間の仕事をある程度把握できるので、このサイクルで仕事を進めれば効率的だなというのがわかります。もちろん、途中で相談案件が増えることもありますが、想定の範囲内を超えることはまずありません。このように働き方に計画性が生まれたことで、より一層ムダな時間を削減できているように感じます」。また、法務課をマネジメントする立場の福嶋様は「法務担当者の負担を平準化できることもメリットのひとつです」とご評価くださいました。「誰がいくつの相談案件を抱えていて、それがどれだけの重さなのかを明確化することができたので、業務負担に偏りが出ないよう仕事を振り分けられるようになりました。結果的に、一人ひとりの負担軽減につながっています」。

10日～2週間要していた回答期日を5日間に短縮

法務相談の効率化は担当者だけでなく、相談する側にもメリットをもたらしていました。CWSの導入により相談内容や進捗状況が明確化されたことで、相談受付から回答までの期間が半減したとのこと。

「相談内容にもよりますが、CWS導入前はおよそ10日間から2週間ほどの時間を要していました。メールでのやり取りを重ねるうちに相談内容がブレてきたり、新たな問題が発生したり、終わりが見えなくなるようなことも…。ところがCWSならひとつの相談内容にひとつずつ答えていく一問一答形式ですので、相談内容自体が曖昧になってしまうこともありません。今では基本的に5営業日以内の回答を約束しており、相談する方にとっても欲しい回答をいち早く得られる環境になっています」（松名瀬様）。

ユーザーの声を反映したシステム改善に期待

最後に、リコーに対する今後の期待と希望を伺いました。「CWS導入後にユーザーを交えた意見交換会を開催していただき、そこで“私たちに今こんな課題があります”という声を開発の方々に直接伝えられたことはとても有意義でした。ユーザーの声を吸い上げて製品の改善につなげようという姿勢にも感謝しますし、まさに一緒にシステムを作り上げている印象です。これからも欲ばりなお願いをしてしまうかもしれませんが、どうぞよろしくお願いいたします！」（福嶋様・松名瀬様）

中央電力株式会社　人事総務部　法務課　係長　福嶋浩明様

中央電力株式会社　人事総務部　法務課　松名瀬彩音様

法務業務の効率化が企業経営の課題として顕在化●法務業務の効率化●増員より効果的で安価な　法務業務システムの検討

様々な企業活動でトラブルの発生リスクが増加●内部統制の徹底●ビジネス上のリスク管理と　対策

●企業間の取引に関するトラブル　 知的財産権侵害、情報漏えい等の増加

●法律改正への対応　 契約やビジネスのコンプライアンス遵守

●ムダな契約更新によるコスト増加　 更新時の家賃交渉忘れ

●法務スタッフの不足　 業務量増加による、人員採用

●相談、審査業務の削減　 相談不要な案件の対応による業務負荷増大

●膨大なシステム構築コストはNG　 コスト部門で数千万のシステム構築は不可能

課　題

解　決　策

対　応

対　応

課　題

●契約状態や更新を管理機能●相談回答、審査業務を記録する機能

●相談、審査が不要な条件を設定する機能●回答履歴と契約を横断的に検索する機能

ビジネス上のリスク管理と対策

契約相談、審査の徹底

審査、相談業務の効率化

法務業務のシステム化

審査結果、契約情報の記録

相談・審査業務の抑制

相談・回答履歴の検索活用

省コストなクラウドの活用

企業法務の抱える課題と対応

企業法務の課題を解決する｢法務支援クラウドサービス｣

ガバナンス コンプライアンス

経営層の意思決定をサポート

リスク管理

コスト削減

法務支援クラウドサービス「RICOH Contract Workflow Service」の基本的機能「法務支援クラウド（RICOH Contract Workflow Service）」は、相談内容や回答内容を記録し、法務担当者間でのナレッジとして共有することで相談回答の効率化をお手伝いします。さらには、契約管理機能により契約期限管理、契約満了前の通知を行うこともできる法務業務の統合支援ツールです。

相談内容を記録し、共有することもできます。また、担当者別に進捗をチェックすることも可能です。

簡単な質問により相談の要否判定をすることができ、ひな形配布が行えます。

契約情報から検索や画像閲覧を行うことができ、契約満了時はメールにより通知されます。

相談結果に加えて、契約情報やPDFの登録、原本の所在管理が行うことができます。

RICOH Contract Workflow

Service

契約担当者（営業・生産・開発）

法 務 相 談

簡 易 審 査

処 遇 判 断

原 本 管 理

法務部門簡易検査機能

相談者（営業・生産・開発）

プロセスを記録

契約情報の登録契約書PDF登録契約情報の登録契約書PDF登録

●契約締結前

●契約締結後

相談履歴の記録相談

雛形検索雛形入手

代理回答

相談

雛形検索雛形入手

代理回答類似案件のナレッジ活用

回答

相談

雛形検索雛形入手

代理回答類似案件のナレッジ活用

回答

契約満了前アラート更新時の経緯確認契約満了前アラート更新時の経緯確認

登録業務の登録業務のアウトソーシング登録業務のアウトソーシング