Post on 17-Sep-2018
JABATAN PERDANA MENTERI (JPM)
1
MANUAL PENGGUNAAN KLASIFIKASI FAIL
JABATAN PERDANA MENTERI (JPM)
1. TUJUAN Manual Penggunaan Klasifikasi Fail Jabatan Perdana Menteri (JPM) ini
disediakan bertujuan untuk memudahkan dan membantu pegawai/kakitangan
di Kementerian dalam urusan pengurusan fail yang melibatkan proses
pembukaan serta penutupan fail.
2. SKOP
Manual ini meliputi penggunaan klasifikasi fail urusan am dan klasifikasi fail
urusan fungsian yang meliputi semua jenis rekod awam di Jabatan Perdana
Menteri (JPM).
3. TAFSIRAN
3.1 Klasifikasi Fail
Pengenalpastian dan pengumpulan maklumat secara logikal ke dalam
kategori/kumpulan yang sama atau seakan-akan sama di mana setiap
satu kategori/kumpulan rekod itu dikenali dengan identitinya sendiri.
3.2 Rekod Awam
Rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-
mana pejabat awam bagi perjalanan hal ehwalnya atau oleh mana-
mana pekhidmat awam atau pekerja pejabat awam dalam perjalanan
tugas rasminya dan termasuk rekod mana-mana perusahaan kerajaan
dan juga termasuk segala rekod yang, pada permulaan kuat kuasa Akta
ini, adalah dalam jagaan atau di bawah kawalan Arkib Negara Malaysia
yang ditubuhkan di bawah Akta Arkib Negara 1966 [Akta 511].
3.3 Rekod Urusan Am adalah rekod yang memberi sokongan kepada
perjalanan jentera Kementerian ini yang meliputi rekod berhubung
perkara seperti Pentadbiran; Tanah, Bangunan dan Infrastruktur;
JABATAN PERDANA MENTERI (JPM)
2
Aset; Kewangan; dan Sumber Manusia. Kod bagi fail urusan am ialah
seperti berikut:
100 – Pentadbiran
200 – Tanah, Bangunan dan Infrastruktur
300 – Aset
400 – Kewangan
500 – Sumber Manusia
3.4 Rekod Urusan Fungsian pula adalah rekod teras berkaitan fungsi dan
aktiviti khusus bagi Kementerian ini meliputi rekod berkaitan perkara
Pengurusan Hal Ehwal Pentadbiran Negara. Kod bagi fail urusan
fungsian ialah seperti berikut:
600 – Pengurusan Hal Ehwal Pentadbiran Negara
4. SUSUNAN HIERARKI KLASIFIKASI FAIL
Fungsi, aktiviti, sub-aktiviti dan transaksi yang telah dikenalpasti hendaklah
disusun mengikut hierarki.
Fungsi – merujuk kepada tanggungjawab utama/khusus yang dilaksanakan.
Aktiviti – merujuk kepada kegiatan yang dilaksanakan dalam mencapai
fungsi.
Sub-Aktiviti – merujuk kepada kegiatan-kegiatan khusus yang dilaksanakan
di bawah aktiviti.
Transaksi – fail-fail dengan tajuk khusus di bawah sub-aktiviti dan
mengandungi dokumen-dokumen yang berkaitan dengan tajuk fail tersebut.
JABATAN PERDANA MENTERI (JPM)
3
5. PENYELARASAN PENGGUNAAN TANDA PEMISAH
I. Tanda titik ( . ) hendaklah digunakan untuk memisahkan nama
Kementerian dan unit/bahagian.
II. Tanda sengkang ( - ) hendaklah digunakan untuk memisahkan fungsi dan
aktiviti.
III. Tanda serong ( / ) hendaklah digunakan untuk memisahkan aktiviti, sub-
aktiviti dan transaksi.
JABATAN PERDANA MENTERI (JPM)
4
6. KOD KLASIFIKASI FAIL JPM
Klasifikasi Urusan Am Kod 100 – 500
100 – PENGURUSAN PENTADBIRAN
100-1 Perundangan
100-1/1 Khidmat Nasihat
100-1/2 Pandangan Undang-Undang
100-1/3 Kes Mahkamah JPM/Agensi di Bawah JPM [SULIT]
100-1/4 Kes Tatatertib Agensi Bawah JPM [SULIT]
100-1/5 Khidmat Guaman
100-1/6 Dokumen Perundangan
100-1/7 Akta Persekutuan
100-1/8 Enakmen/Ordinan Negeri
100-1/9 Pekeliling Dalam Jabatan
100-1/10 Pekeliling Dan Peraturan Daripada Luar Jabatan
100-1/11 Arahan dan Perintah
100-2 Perhubungan Awam
100-2/1 Publisiti, Promosi dan Protokol
100-2/2 Pertanyaan Jabatan/Agensi/Orang Awam
100-2/3 Pelanggan
100-2/4 AduanPelanggan [SULIT]
100-2/5 Lawatan
100-2/6 Makluman Pertukaran
100-2/7 Pemberitahuan Tawaran Barangan & Perkhidmatan
100-2/8 Perutusan / Ucapan / Penghargaan / Takziah
100-2/9 Derma dan Sumbangan
JABATAN PERDANA MENTERI (JPM)
5
100-3 Program Kerjasama Dalam Negeri
100-3/1 Program Anjuran Kementerian/ Jabatan-jabatan
Persekutuan
100-3/2 Program Anjuran Jabatan-jabatan Negeri
100-3/3 Program Anjuran Badan-badan Berkanun
100-3/4 Program Anjuran Swasta/Orang Perseorangan
100-4 Program Kerjasama Luar Negara
100-4/1 Institusi Profesional
100-5 Laporan Dan Perangkaan
100-5/1 Laporan Kemajuan Kerja Harian/
Mingguan/Bulanan/Suku/Setengah Tahun
100-5/2 Laporan Kemajuan Kerja Tahunan
100-6 Pengurusan Mesyuarat
100-6/1 Mesyuarat Dalam Jabatan
100-6/2 Mesyuarat Luar Jabatan
100-6/3 Mesyuarat Terperingkat Dalam Jabatan [TERPERINGKAT]
100-6/4 Mesyuarat Terperingkat Luar Jabatan [TERPERINGKAT]
100-6/5 Jemaah Menteri [RAHSIA]
100-7 Kemudahan (Fasiliti)
100-7/1 Tempahan Penggunaan Premis
100-7/2 Kuarters Kerajaan
100-7/3 Taska/ Tadika JPM
100-7/4 Tempahan Kenderaan
100-8 Pertubuhan, Persatuan Dan Kelab
100-8/1 Dalam Negeri
100-8/2 Luar Negara
JABATAN PERDANA MENTERI (JPM)
6
100-9 Parlimen/Dewan Undangan Negeri
100-9/1 Pegawai / Jadual Bertugas di Parlimen
100-9/2 Pembentangan dan Perbahasan [TERPERINGKAT]
100-9/3 Takwim
100-10 Penerbitan Jabatan
100-10/1 Jawatankuasa Penerbitan
100-10/2 Laporan Tahunan
100-10/3 Buletin
100-10/4 Jurnal
100-10/5 Newsletter/Majalah
100-10/6 Lain-Lain Terbitan
100-10/7 Video Korporat
100-10/8 Pesanan Terbitan
100-10/9 Pengedaran Terbitan
100-10/10 Projek Terbitan Bersama
100-10/11 Perolehan Bahan Terbitan Jabatan Luar
100-11 Teknologi Maklumat Dan Komunikasi
100-11/1 Keselamatan Maklumat
100-11/2 Sistem Aplikasi
100-11/3 Teknikal
100-11/4 Web dan Multimedia
100-11/5 Tadbir Urus ICT
100-11/6 Pusat Data
100-11/7 Rangkaian
100-12 Pengurusan Rekod
100-12/1 Sistem Fail
100-12/2 Pentadbiran Registri dan Bilik Rekod
100-12/3 Pelupusan Rekod
100-12/4 Tadbir Urus Pengurusan Rekod
100-12/5 Pendokumentasian dan Pentadbiran Arkib
JABATAN PERDANA MENTERI (JPM)
7
100-12/6 Pengurusan Rekod Terperingkat
100-13 Pembaharuan Pentadbiran
100-13/1 Piagam Pelanggan
100-13/2 Key Performance Indicator (KPI)/ Key Result Areas
100-13/3 Manual Prosedur Kerja
100-13/4 Fail Meja
100-13/5 Inovasi
100-13/6 Kad Perakam Waktu/Waktu Bekerja
100-13/7 Anugerah Perkhidmatan [SULIT]
100-13/8 Amalan Persekitaran Berkualiti (5S)
100-13/9 Star Rating
100-13/10 Penyampaian Perkhidmatan
100-13/11 Town Hall
100-13/12 Pengurusan Integriti
100-14 Pelaksanaan Piawaian International Organization for
Standardization (ISO)
100-14/1 Perancangan dan Pelaksanaan
100-14/2 Audit Kualiti Dalaman
100-14/3 Tindakan Pembetulan Dan Pencegahan
100-14/4 Audit Pemantauan
100-14/5 Kawalan Dokumen dan Data
100-14/6 Kajian Semula Pengurusan
100-14/7 Pindaan MS ISO
100-15 Pengurusan Pejabat
100-15/1 Perancangan Kerja
100-15/2 Perhimpunan
100-15/3 Perancangan Strategik
100-16 Majlis/Sambutan/Perayaan
100-16/1 Majlis Dalam Jabatan
100-16/2 Majlis Rasmi Luar Jabatan
JABATAN PERDANA MENTERI (JPM)
8
100-16/3 Majlis Tidak Rasmi
100-17 Pengurusan Pusat Sumber / Perpustakaan
100-17/1 Perancangan dan Perolehan Bahan Perpustakaan
100-17/2 Hadiah
100-17/3 Perkhidmatan Perpustakaan
100-17/4 Pengurusan Perpustakaan
100-17/5 Program Perpustakaan
100-18 Harta Intelek
100-19 Lembaga Penasihat
100-20 Daftar Warisan Kebangsaan
100-21 Pilihanraya
100-21/1 Pilihanraya Malaysia
100-22 Rancangan Malaysia
100-22/1 Rancangan Malaysia Ke-10 (RMK10)
100-23 Pengurusan Risiko
100-23/1 Pelan Kesinambungan Perkhidmatan (PKP)
200 TANAH, BANGUNAN DAN INFRASTRUKTUR
200-1 Perancangan Perolehan Tanah/Bangunan
200-1/1 Jawatankuasa Perancangan Perolehan Tanah
200-2 Perolehan, Pelepasan dan Tukar Guna Tanah
200-2/1 Pengurusan dan Permohonan Tanah
200-2/2 Perolehan Tanah (SULIT)
JABATAN PERDANA MENTERI (JPM)
9
200-3 Pembinaan/Perolehan/Pelupusan Bangunan
200-3/1 Projek Pembinaan/Perolehan/Pelupusan
200-4 Sewaan
200-4/1 Sewaan Ruang/Premis JPM
200-4/2 Penyewaan Ruang/Premis Untuk JPM
200-5 Ruang
200-5/1 Agihan Ruang
200-6 Keselamatan Bangunan/Tanah
200-6/1 Sistem Keselamatan (SULIT)
200-6/2 Pemeriksaan Keselamatan Fizikal/Dokumen
(SULIT)
200-6/3 Kawalan Kebenaran Masuk Pejabat/Kawasan
JPM
200-6/4 Pas Keselamatan
200-6/5 Kawalan Keselamatan Fizikal/Dokumen
200-7 Penyelenggaraan
200-7/1 Bangunan Kerajaan
200-7/2 Kediaman Rasmi
200-7/3 Penyenggaraan Landskap/Hardskap
200-7/4 High Performance Green Buildings (HPGB) di
Bangunan Perdana Putra
200-7/5 Perkhidmatan dan Utiliti
300 ASET ALIH/HIDUP DAN STOR KERAJAAN
300-1 Tadbir Urus Aset Alih / Aset Tak Alih Dan Stor Kerajaan
300-1/1 Pelantikan Pegawai Aset
300-1/2 Pengurusan Kod Aset/Stok
300-1/3 Pemantauan Pengurusan Aset dan Stor
300-2 Perolehan Aset Alih
300-2/1 Perolehan Aset
300-2/2 Pembelian Kereta Jabatan
300-2/3 Penerimaan/Semakan Aset Alih/Harta Modal
300-2/4 Penerimaan Aset Bernilai Rendah Secara Belian
300-2/5 Permohonan Aset Bernilai Rendah Peralatan
Pejabat
300-2/6 Pendaftaran Aset Alih
JABATAN PERDANA MENTERI (JPM)
10
300-2/7 Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan
Aset Alih
300-2/8 Penyelenggaraan Aset Alih Peralatan ICT
300-2/9 Penyelenggaraan Peralatan Keselamatan
300-2/10 Pelupusan Aset
300-2/11 Kehilangan dan Hapus Kira Aset
300-3 Pengurusan Kenderaan
300-3/1 Kenderaan Jabatan
300-3/2 Kenderaan Sewaan SPANCO
300-3/3 Tadbir Urus Kenderaan
300-4 Pengurusan Stor
300-4/1 Penerimaan, Penyimpanan, Pengeluaran dan
Pemeriksaan Barangan Stok
300-4/2 Pelupusan stok
300-4/2 Pengurusan Kehilangan dan Hapus Kira Stok
300-4/4 Keselamatan dan kebersihan Stor
300-5 Pengurusan Aset Hidup - Ikan
300-5/1 Pengurusan Penerimaan Ikan
300-5/2 Pendaftaran Ikan
300-5/3 Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan Ikan
300-5/4 Pengurusan Pelupusan Ikan
300-5/5 Pengurusan kehilangan dan Hapuskira Ikan
300-6 Pengurusan Aset Hidup – Haiwan
300-6/1 Pengurusan Penerimaan Haiwan
300-6/2 Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan
Haiwan
300-6/3 Pengurusan Pelupusan Haiwan
300-6/4 Pengurusan Kehilangan dan Hapuskira Haiwan
300-7 Pengurusan Aset Hidup - Tumbuhan
300-7/1 Pengurusan Penerimaan Tumbuhan
300-7/2 Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan
Tumbuhan
300-7/3 Pengurusan Pelupusan Tumbuhan
JABATAN PERDANA MENTERI (JPM)
11
300-7/4 Pengurusan Kehilangan dan Hapuskira Tumbuhan
400 PENGURUSAN KEWANGAN
400-1/ Akaun
400-1/1 Acara Perakaunan
400-1/2 Akaun Antara Jabatan
400-1/3 Akaun Deposit
400-1/4 Akaun Terimaan
400-1/5 Akaun Pendahuluan
400-1/6 Akaun Panjar
400-1/7 Penutupan Akaun
400-1/8 Akaun Awam
400-1/9 Pemantauan Pengurusan Kewangan dan Akaun
400-1/10 Sistem Aplikasi Kewangan
400-2 Bank
400-2/1 Akaun Bank
400 –3 Bayaran
400-3/1 Bayaran Perbelanjaan AP 58(a) & AP 59
400-3/2 Akaun Pukal
400-3/3 Bil
400-3/4 Kadar Pertukaran Mata Wang
400-3/5 Yuran Keahlian
400-3/6 Kursus/Persidangan
400-3/7 Bayaran Pendahuluan Diri
400-3/8 Pendahuluan Pelbagai
400-3/9 Bayaran Sewaan
400-3/10 Tuntutan Rawatan Perubatan
400-3/11 Potongan Gaji
400-3/12 Elaun
400-4/ Bajet
400-4/1 Mengurus
400-4/2 Pembangunan
400-4/3 Outcome Based Budgeting (OBB)
400-4/4 Private Financing Initiative (PFI)
400-5 Waran Peruntukan
400-5/1 Mengurus
400-5/2 Pembangunan
400-5/3 Private Financing Initiative (PFI)
JABATAN PERDANA MENTERI (JPM)
12
400-6 Bon
400-6/1 Cagaran
400-7 Cek/Electronic Fund Transfer (EFT)
400–7/1 Urusan Cek
400-8 Kumpulan Wang Disatukan
400-8/1 Akaun Hasil
400-8/2 Akaun Amanah
400-8/3 Akaun Pinjaman
400-8/4 Kod Perakaunan JPM
400-8/5 Perakaunan Akruan
400-8/6 Akaun Subsidiari
400-9 Penurunan Kuasa
400-9/1 Arahan Perbendaharaan 11 & 69
400-9/2 Surat Kuasa Menandatangani Dokumen
Kewangan
400-10 Perolehan Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja
400-10/1 Rundingan Terus
400-10/2 Sebutharga (SULIT)
400-10/3 Tender
400-10/4 Lembaga Perolehan
400-10/5 Kontrak Pusat
400-10/6 Pembelian Darurat
400-10/7 Pembelian Gotong-Royong
400-10/8 Pembelian Terus
400-10/9 Pelaksanaan eBidding 400-10/10 Urus Tadbir Perolehan
400-11 Pinjaman Kakitangan Awam
400-11/1 Kenderaan
400-11/2 Komputer
400-11/3 Perumahan
400-12 Audit Kewangan dan Perkhidmatan
400-12/1 Audit/Naziran Kewangan
400-12/2 Pemeriksaan Mengejut dan Susulan
400-12/3 Pengauditan Khas
400-12/4 Kajian Bahagian Audit Dalam (Audit Prestasi)
JABATAN PERDANA MENTERI (JPM)
13
400-12/5 Teguran/Pemerhatian/Pertanyaan Audit
Terimaan dan Perkhidmatan
400-12/6 Pelaksanaan Audit Dalam
400-12/7 Pelaksanaan Audit Dalam – Unit Penyelarasan
Pelaksanaan (ICU)
400-12/8 Pelaksanaan Audit Dalam – Agensi
Penguatkuasaan Maritim Malaysia
400-12/9 Pelaksanaan Audit Dalam – Jabatan
Perpaduan Negara dan Integrasi Nasional
(JPNIN)
400-12/10 Pelaksanaan Audit Dalam – Biro Pengaduan
Awam
400-12/11 Pelaksanaan Audit Dalam – Jabatan
Perangkaan (JP)
400-12/12 Pelaksanaan Audit Dalam – Pejabat Ketua
Pegawai Keselamatan Kerajaan (PKPKK)
400-12/13 Pelaksanaan Audit Dalam – Jabatan
Insolvensi Malaysia
400-12/14 Pelaksanaan Audit Dalam – Jabatan Bantuan
Guaman (JBG)
400-12/15 Pelaksanaan Audit Dalam – Pejabat Pendaftar
Ketua Mahkamah Persekutuan
400-12/16 Pelaksanaan Audit Dalam – Mahkamah
Syariah
400-12/17 Pelaksanaan Audit Dalam – Suruhanjaya
Pencegahan Rasuah Malaysia (SPRM)
400-12/18 Pelaksanaan Audit Dalam – Jabatan
Kemajuan Islam Malaysia (JAKIM)
400-12/19 Pelaksanaan Audit Dalam – BiroTatanegara
(BTN)
400-12/20 Pelaksanaan Audit Dalam – Jabatan Audit
Negara
400-12/21 Pelaksanaan Audit Dalam – Majlis
Keselamatan Negara (MKN)
400-12/22 Pelaksanaan Audit Dalam – Pejabat Tanah
dan Galian
400-12/23 Pelaksanaan Audit Dalam – Unit Pemodenan
Tadbiran Dan Perancangan Pengurusan
Malaysia (MAMPU)
400-12/24 Pelaksanaan Audit Dalam – Suruhanjaya
Pengangkutan Awam Darat (SPAD)
JABATAN PERDANA MENTERI (JPM)
14
400-12/25 Pelaksanaan Audit Dalam – Suruhanjaya
Perkhidmatan Pelajaran (SPP)
400-12/26 Pelaksanaan Audit Dalam – Suruhanjaya
Perkhidmatan Awam (SPA)
400-12/27 Pelaksanaan Audit Dalam – Pejabat Mufti
400-12/28 Pelaksanaan Audit Dalam – Suruhanjaya Hak
Asasi Manusia (SUHAKAM)
400-12/29 Pelaksanaan Audit Dalam – JPM
400-12/30 Pelaksanaan Audit Dalam – Bahagian
Penyelidikan
400-12/31 Pelaksanaan Audit Dalam – Bahagian
Pendidikan Awan Kanak-Kanak (PERMATA)
400-12/32 Pelaksanaan Audit Dalam – Bahagian Istiadat,
Urusetia dan Persidangan Antarabangsa
(BIUPA)
400-12/33 Pelaksanaan Audit Dalam – Suruhanjaya
Pelantikan Kehakiman (SPK)
400-12/34 Pelaksanaan Audit Dalam – Unit Kerjasama
Awam Swasta (UKAS)
400-12/35 Pelaksanaan Audit Dalam – Parlimen
400-12/36 Pelaksanaan Audit Dalam – Bahagian
Perlindungan
400-12/37 Pelaksanaan Audit Dalam – Unit Perancang
Ekonomi (EPU)
400-12/38 Pelaksanaan Audit Dalam – Bahagian
Pengurusan Hartanah (BPH)
400-12/39 Pelaksanaan Audit Dalam – Jabatan Wakaf,
Zakat Dan Haji (JAWHAR)
400-12/40 Pelaksanaan Audit Dalam – Pejabat Penyimpan
Mohor Besar Raja-Raja (PPMBRR)
400-12/41 Pelaksanaan Audit Dalam – Istana Negara
400-12/42 Pelaksanaan Audit Dalam – Lembaga
Penasihat
JABATAN PERDANA MENTERI (JPM)
15
400-12/43 Pelaksanaan Audit Dalam – Bahagian Kabinet,
Perlembagaan Dan Perhubungan Antara
Kerajaan (KABINET)
400-12/44 Pelaksanaan Audit Dalam – Puspanita
Kebangsaan
400-12/45 Pelaksanaan Audit Dalam – Bahagian Hal
Ehwal Undang-Undang (BHEUU)
400-12/46 Pelaksanaan Audit Dalam – Institut Latihan
Kehakiman dan Perundangan Malaysia
(ILKAP)
400-12/47 Pelaksanaan Audit Dalam – Bahagian Hal
Ehwal Penguatkuasaan Maritim Malaysia
(BHEPMM)
400-12/48 Pelaksanaan Audit Dalam – Kawasan
Keselamatan Khas Sabah (ESSCOM)
400-12/49 Pelaksanaan Audit Dalam – Suruhanjaya
Integriti Agensi Penguatkuasaan (SIAP)
400-12/50 Pelaksanaan Audit Dalam – Agensi Inovasi
Malaysia (AIM)
400-12/51 Pelaksanaan Audit Dalam – Yayasan Waqaf
Malaysia
500 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
500-1 Perjawatan
500-1/1 Penstrukturan Semula [SULIT]
500-1/2 Waran Perjawatan
500-1/3 Maklumat Perjawatan
500-1/4 Pengisian Jawatan
500-1/5 Penggredan Semula Jawatan
500-1/6 Maklumat Pekerja/Pengemaskinian dan
Penyemakan Maklumat
500-2 Perkhidmatan
500-2/1 Skim Perkhidmatan/Skim Saraan
500-2/2 Pengiklanan
500-2/3 Permohonan Kerja
500-2/4 Pelantikan dan Pengesahan
500-2/5 Pengambilan dan Perlanjutan Tempoh
500-2/6 Tapisan Keselamatan/Keutuhan [TERPERINGKAT]
500-2/7 Penempatan dan Pertukaran
500-2/8 Pertukaran Perlantikan
JABATAN PERDANA MENTERI (JPM)
16
500-2/9 Pinjaman Sementara/Tetap
500-2/10 Kenaikan Pangkat [TERPERINGKAT)
500-2/11 Pemangkuan
500-2/12 Penanggungan Kerja
500-2/13 Senarai Tugas/Jadual Tugas/Nota Serah Tugas
500-2/14 Pengisytiharan Harta
500-2/15 Pengurusan Tatatertib [SULIT]
500-2/16 Perletakan/Pelepasan/PenamatanJawatan
500-2/17 Pelarasan dan Anjakan Gaji
500-2/18 Persaraan
500-2/19 Opsyen Perkhidmatan
500-2/20 Bekerja di Luar Waktu Pejabat
500-2/21 Kebenaran Memiliki Tanah/Saham
500-2/22 Kebenaran Terlibat Dalam Politik
500-3 Cuti
500-3/1 Cuti Rehat
500-3/2 Cuti Tanpa Rekod
500-3/3 Cuti Berekod
500-3/4 Cuti Sakit Tambahan/Cuti Sakit Lanjutan
500-3/5 Cuti Sakit Tibi Kusta dan Barah
500-3/6 Cuti Tanpa Gaji Mengikut Pasangan
500-3/7 Cuti Tanpa Gaji
500-3/8 Cuti Separuh Gaji Atas Sebab Kesihatan Sanak
Saudara
500-3/9 Cuti Kecederaan
500-4 Kompetensi
500-4/1 Peperiksaan
500-4/2 Pengurniaan Dan Penghargaan [TERPERINGKAT]
500-4/3 Perancangan Sasaran Kerja Tahunan (SKT)
500-4/4 Penilaian Prestasi [TERPERINGKAT]
500-5 Latihan
500-5/1 Kursus Dalam Negara
500-5/2 Kursus Luar Negara
500-5/3 Kursus Profesional
500-5/4 Bengkel
500-5/5 Seminar/Persidangan/Forum
500-5/6 Ceramah/Taklimat
500-5/7 Retreat
500-5/8 Tadbir Urus Kursus
JABATAN PERDANA MENTERI (JPM)
17
500-6 Perhubungan Pekerja
500-6/1 Kebajikan
500-6/2 Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan
500-6/3 Majlis Bersama Jabatan (MBJ)
500-7 Kaunseling dan Psikologi
500-7/1 Rujukan Kes Kaunseling – Individu
[TERPERINGKAT]
500-7/2 Rujukan Kes Kaunseling – Kelompok
[TERPERINGKAT]
500-7/3 Rakan Pembimbing Perkhidmatan Awam (AKRAB)
500-7/4 Konsultansi Psikologi
500-7/5 Penyelidikan Psikologi
500-7/6 Pengurusan Audit Nilai
500-7/7 Psikologi Dalam Pembangunan Personel
500-7/8 Pementoran
500-7/9 Penilaian Ujian / Inventori Psikologi
500-7/10 Pengurusan Psikologi dan Kaunseling
500-8 Pembangunan Sumber Manusia
500-8/1 Perancangan Sumber Manusia
500-9 Personal (Peribadi)
500-9/1 Fail Peribadi Anggota Pentadbiran
500-9/2 Fail Peribadi Kumpulan Pengurusan Tertinggi
500-9/3 Fail Peribadi Kumpulan dan Professional
500-9/4 Fail Peribadi Kumpulan Pelaksana
500-9/5 Fail Peribadi Kumpulan Sokongan 1
500-9/6 Fail Peribadi Kumpulan Sokongan 2
500-9/7 Fail Peribadi Kumpulan Kontrak/ Sambilan/
Sementara/Pekerja Singkat Harian (PSH)
600 PENGURUSAN HAL EHWAL PENTADBIRAN NEGARA
600-1 Penggubalan/Pindaan Perundangan 600-1/1 Penggubalan/ Pindaan Akta
600-1/2 Penggubalan/ Pindaan Peraturan 600-1/3 Penggubalan/ Pindaan Dasar 600-1/4 Penyediaan/ Pindaan Pekeliling 600-1/5 Penyediaan/ Pindaan Surat Pekeliling 600-1/6 Penyediaan/ Pindaan Garis Panduan 600-1/7 Penyediaan/ Pindaan Manual 600-1/8 Penyediaan/ Pindaan Nota/ Memorandum Jemaah
Menteri
JABATAN PERDANA MENTERI (JPM)
18
600-2 Pemantauan Hal Ehwal Perundangan 600-2/1 Kawal Selia Kehakiman dan Perundangan
600-2/2 Kawal Selia Hal Ehwal Harta Pusaka dan Wasi 600-2/3 Kawal Selia Jemaah Pengampunan [RAHSIA]
600-3 Pemantauan Pertumbuhan Ekonomi Negara
600-3/1 Kawal Selia Perancangan Strategik Ekonomi Negara [TERPERINGKAT]
600-3/2 Kawal Selia Pembangunan Ekonomi 600-3/3 Kawal Selia Pembangunan Wilayah Koridor [SULIT]
600-3/4 Kawal Selia Transformasi Ekonomi Negara 600-3/5 Pelaksanaan Kerjasama Sektor Awam – Sektor Swasta
600-4 Pemantauan Hal Ehwal Pembangunan Negara [RAHSIA] 600-4/1 Penyelarasan Perancangan Pembangunan Negara
600-5 Pemantauan Keselamatan Negara [TERPERINGKAT] -
600-5/1 Kawal Selia Keselamatan Maritim 600-5/2 Kawal Selia Keselamatan Ruang Udara
600-5/3 Kawal Selia Keselamatan Daratan 600-5/4 Kawal Selia Perisikan Keselamatan Negara 600-5/5 Kawal Selia Ancaman Keselamatan Negara [SULIT]
600-6 Pemantauan Ketenteraman Awam
600-6/1 Kawal Selia Hak Asasi Manusia 600-6/2 Pengukuhan Perpaduan dan Integrasi Nasional
600-7 Pemantauan Hal Ehwal Bencana Negara 600-7/1 Kawal Selia Bencana Alam [RAHSIA] 600-7/2 Kawal Selia Wabak Penyakit
600-8 Pemantauan Hal Ehwal Politik Negara 600-8/1 Kawal Selia Pelaksanaan Aku Janji Barisan Nasional
600-9 Tadbir Urus Hal Ehwal Parlimen
600-9/1 Penyelarasan Hal Ehwal Parlimen 600-9/2 Kawal Selia Pelantikan Senator [RAHSIA]
600-10 Pemantauan Hal Ehwal Keagamaan 600-10/1 Kawal Selia Hal Ehwal Agama Islam 600-10/2 Kawal Selia Hal Ehwal Lain-lain Agama
JABATAN PERDANA MENTERI (JPM)
19
600-11 Pemantauan Hal Ehwal Sosial Negara 600-11/1 Kawal Selia Hal Ehwal Sosial Negara [SULIT]
600-11/2 Kawal Selia Pelaksanaan Projek Perumahan Rakyat
600-11/3 Kawal Selia dan Pemantauan Projek Perumahan Rakyat [SULIT]
600-11/4 Kawal Selia Pelaksanaan Projek Infrastruktur 600-11/5 Penyelarasan Perkhidmatan Pengangkutan
Awam 600-11/6 Kawal Selia Pesawat Eksekutif [RAHSIA] 600-11/7 Kawal Selia Pelaksanaan Projek Sosial
600-12 Pembangunan Kampung Baru
600-12/1 Pelaksanaan Projek Pembangunan Kampung Baru
600-12/2 Kawal Selia Projek Pembangunan Kampung Baru
600-13 Tadbir Urus Pengurniaan Pingat/ Darjah Kebesaran [SULIT] 600-13/1 Penyelarasan Pencalonan dan Pemilihan
Penerima Pingat/ Darjah Kebesaran
600-14 Pemantauan Hal Ehwal Pentadbiran Kerajaan
600-14/1 Kawal Selia Hal Ehwal Perkhidmatan Awam [TERPERINGKAT]
600-14/2 Penyelarasan Pemodenan Penyampaian Perkhidmatan
600-14/3 Penyelarasan Aduan Penyampaian Perkhidmatan
600-14/4 Penyelarasan Pentadbiran Kerajaan Persekutuan dan Negeri [RAHSIA]
600-14/5 Penyelarasan Kolaborasi Strategik Perkhidmatan Awam Malaysia dan Antarabangsa
600-14/6 Penyelarasan Kebajikan dan Sukan Penjawat Awam
600-15 Pemantauan Aktiviti Bawah JPM
600-15/1 Kawal Selia Projek Pembangunan
600-15/2 Kawal Selia Projek PFI
JABATAN PERDANA MENTERI (JPM)
20
7. SINGKATAN NAMA UNIT/BAHAGIAN JPM
I. Jabatan Perdana Menteri – JPM
II. Bahagian Hal Ehwal Undang-Undang (BHEUU)
III. Institut Latihan Kehakiman dan Perundangan Malaysia (ILKAP)
IV. Suruhanjaya Integriti Agensi Penguatkuasaan (SIAP)
V. Suruhanjaya Pengangkutan Awam Darat (SPAD)
VI. Pejabat Penyimpan Mohor Besar Raja-Raja (PPMBRR)
VII. Unit Perancang Ekonomi (EPU)
VIII. Bahagian Pengurusan Hartanah (BPH)
IX. Pelaksanaan Audit Dalam – Jabatan Wakaf, Zakat Dan Haji
(JAWHAR)
X. Outcome Based Budgeting (OBB)
XI. Private Financing Initiative (PFI)
XII. Unit Penyelarasan Pelaksanaan (ICU)
XIII. Suruhanjaya Pelantikan Kehakiman (SPK)
XIV. Bahagian Pendidikan Awan Kanak-Kanak (PERMATA)
XV. Bahagian Istiadat, Urusetia dan Persidangan
Antarabangsa (BIUPA)
XVI. Unit Kerjasama Awam Swasta (UKAS)
XVII. Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan (PKPKK)
XVIII. Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran (SPP)
XIX. Rakan Pembimbing Perkhidmatan Awam (AKRAB)
XX. Sasaran Kerja Tahunan (SKT)
XXI. Pekerja Singkat Harian (PSH)
JABATAN PERDANA MENTERI (JPM)
21
8. PENULISAN KOD KLASIFIKASI PADA FAIL DAN SURAT
i. Contoh:
500 Sumber Manusia – Fungsi
500-6 Latihan – Aktiviti
500-6/1 Kursus Dalam Negara – Sub-Aktiviti
Pecahan tajuk fail di bawah Sub-Aktiviti Kursus Dalam Negara:
500-6/1/1 Kursus Anjuran Kementerian – Transaksi (Fail)
500-6/1/2 Kursus Anjuran INTAN – Transaksi (Fail)
500-6/1/3 Kursus Anjuran JPA – Transaksi (Fail)
No. Rujukan dan Tajuk Fail Yang Terhasil:
I. JPM.500-6/1/1 Kursus Anjuran Kementerian
II. JPM.500-6/1/2 Kursus Anjuran INTAN
III. JPM.500-6/1/3 Kursus Anjuran JPA
No. Rujukan Surat:
JPM.500-6/1/1/4
JPM = Singkatan Nama Bagi Jabatan Perdana Menteri
*Nombor bagi transaksi (fail) ialah nombor yang berturutan (running number)
mengikut susunan pembukaan fail dari semasa ke semasa
Nombor 4 mewakili lampiran surat keempat
di dalam fail bertajuk Kursus Anjuran
Kementerian
JABATAN PERDANA MENTERI (JPM)
22
ii. Contoh:
Penulisan No. Rujukan Bagi Fail Terperingkat
JPM.R.100-1/3/1 Kes Mahkamah Parlimen
JPM.S.100-6/3/1 Mesyuarat Pagi
JPM = Singkatan Nama Bagi Jabatan Perdana Menteri
.R. = Singkatan Bagi Fail Peringkat RAHSIA
.S. = Singkatan Bagi Fail Peringkat SULIT
9. PENGEMASKINIAN KLASIFIKASI FAIL
Kementerian perlu membuat pengemaskinian klasifikasi fail sekiranya berlaku:
I. Penstrukturan semula.
II. Penambahan atau pengurangan fungsi.
III. Keseluruhan atau sebahagian fungsi dijumudkan.
10. PENUTUP
Dengan adanya manual ini, diharapkan agar klasifikasi fail yang ada dapat
diseragamkan dan dikawal penggunaannya secara teratur berdasarkan satu
kaedah yang telah ditetapkan dan dipersetujui. Seterusnya satu sistem
pengurusan rekod yang sistematik dan efisien dapat diwujudkan di
Kementerian ini dan melancarkan urusan pentadbiran dan penyampaian
perkhidmatan kerajaan.
Disediakan oleh:
Seksyen Pengurusan Rekod
Bahagian Khidmat Pengurusan
Jabatan Perdana Menteri (JPM)
1 Disember 2015