Post on 29-Jan-2017
ARKIB NEGARA MALAYSIA
MANUAL e-PELUPUSAN
SEKSYEN PELUPUSAN REKOD
ARKIB NEGARA MALAYSIA
18 JUN 2012
KANDUNGAN
PERKARA MUKA SURAT
Apakah e-Pelupusan 1
Faedah e-Pelupusan 1
Tatacara Penggunaan e-Pelupusan 2
1. Install Aplikasi e-Pelupusan
2
2. Permohonan Pelupusan Rekod Menggunakan
Aplikasi E-Pelupusan
12
3. Kebenaran Pelupusan Rekod
i) Simpan
ii) Musnah
iii) Simpan di Jabatan
32
32
33
34
Manual e-Pelupusan m/s 1
APAKAH e-PELUPUSAN ?
e-Pelupusan ialah satu aplikasi yang dibangunkan bagi memudahkan pejabat
awam di dalam pelaksanaan pelupusan rekod. Ia hanya digunakan bagi
permohonan pelupusan untuk jumlah rekod yang kecil iaitu di bawah 250 unit
fail.
Aplikasi ini menyediakan senarai rekod mengikut format dalam Arkib 5/08 Borang
Permohonan Bagi Pelupusan Fail yang tidak dinyatakan dalam Jadual Pelupusan
Rekod. Borang permohonan pelupusan boleh dihantar ke Arkib Negara Malaysia
(ANM) secara dalam talian dan kelulusan permohonan juga dimajukan secara
dalam talian.
Pejabat awam perlu memohon kata laluan dan ID daripada ANM untuk muat
turun aplikasi melalui portal http://www@arkib.gov.my.
FAEDAH e-PELUPUSAN
Dengan adanya kemudahan perkhidmatan ini, pejabat awam akan dapat :
• menjimatkan penggunaan kertas kerana tidak lagi perlu mencetak senarai
rekod yang hendak dilupuskan.
• merealisasikan hasrat kerajaan untuk melaksanakan ICT Hijau di mana
kerajaan berhasrat untuk mengurangkan penggunaan kertas sebanyak 70%
menjelang tahun 2012 dan 90% menjelang tahun 2015.
• masa dapat dijimatkan kerana tidak perlu lagi :
� menghantar borang secara manual
� menaip semula senarai rekod yang perlu dipindahkan ke ANM dalam
borang Arkib 11/08 Permohonan Bagi Pemindahan Rekod Awam.
Manual e-Pelupusan m/s 2
TATACARA PENGGUNAAN e-PELUPUSAN
Pejabat awam yang hendak menggunakan aplikasi e-Pelupusan hendaklah
mendapatkan ID pengguna dan Kata laluan bagi memuat turun aplikasi dengan
menghubungi Arkib Negara Malaysia melalui email: spr@arkib.gov.my atau surat
rasmi.
1. INSTALL APLIKASI e-PELUPUSAN
• Klik pada “e-Pelupusan” untuk memulakan proses install.
Manual e-Pelupusan m/s 3
1.1
• Masukkan “ID Pengguna” dan “Kata Laluan”.
• Klik “OK”
Manual e-Pelupusan m/s 4
1.2
• Klik “Sila klik di sini untuk muat turun e-Pelupusan”
Manual e-Pelupusan m/s 5
1.3
• Tandakan “Save File”
• Klik “OK”
Manual e-Pelupusan m/s 6
1.4
• Pilih dan klik “eP5_08_Installer.zip” bagi install aplikasi e-Pelupusan
• Keluarkan(extract) kandungan “eP5_08_Installer.zip”
Manual e-Pelupusan m/s 7
1.5
• Buka Folder eP5_08_Installer bagi proses install aplikasi e-Pelupusan.
Manual e-Pelupusan m/s 8
1.6
• Klik “Next”
Manual e-Pelupusan m/s 9
1.7
• Tandakan “√” di dalam kotak “I agree with the above terms and conditions”
• Klik “Next”.
Manual e-Pelupusan m/s 10
1.8
• Klik “Next”.
Manual e-Pelupusan m/s 11
1.9
• Klik “Finish” dan proses install selesai.
Manual e-Pelupusan m/s 12
2. PERMOHONAN PELUPUSAN REKOD MENGGUNAKAN APLIKASI
e-PELUPUSAN
• Masukkan nama pejabat awam dan nama ringkasan pejabat awam, kemudian
klik “OK”.
Contoh:
Nama Jabatan/ Agensi:
Perpustakaan Negara Malaysia
Nama Ringkasan Jabatan/ Agensi:
PNM
Manual e-Pelupusan m/s 13
2.1
• Klik perkataan “e-Pelupusan” untuk masuk.
Peringatan Penting:
Fail perlu disusun mengikut nombor seturut sebelum memulakan penyenaraian
di dalam aplikasi e-Pelupusan.
Manual e-Pelupusan m/s 14
2.2
• Klik “Baru” untuk memulakan permohonan pelupusan rekod yang baru.
Manual e-Pelupusan m/s 15
2.3
• Isikan maklumat di ruang yang berkenaan.
i. Nama Jabatan/Agensi: Nama Jabatan/Agensi yang memohon.
ii. Nama Ringkasan Jabatan/ Agensi: Kata singkatan Jabatan/ Agensi yang
memohon.
iii. No. Rujukan Kami (Arkib): Nombor rujukan surat daripada ANM.
iv. No. Rujukan Tuan: Nombor rujukan surat Jabatan/ Agensi yang memohon.
v. Tarikh Penghantaran Senarai: Tarikh permohonan pelupusan dihantar.
vi. Tarikh Penghantaran Bahan: Tarikh bahan/fail yang dihantar ke ANM (jika
ada bahan/fail yang dicadang pindah ke ANM)
vii. Bahagian/Cawangan/Unit: Bahagian/Cawangan/Unit yang terdapat dalam
sesuatu jabatan/agensi yang memohon.
viii. Pewujud Rekod: Jabatan/ Agensi asal yang mewujudkan atau
menguruskan rekod tetapi fungsi/aktivitinya telah diberhentikan kerana
‘jumud’ atau fungsinya telah diambilalih oleh jabatan/agensi yang
Manual e-Pelupusan m/s 16
baru/lain. Jabatan/Agensi yang mengambilalih fungsi/aktiviti berkenaan
perlu mengisi nama jabatan/agensi yang asal.
ix. Kategori Rekod: Rekod-rokod dibahagi kepada dua kategori iaitu Urusan
Am (housekeeping records) dan Urusan Fungsian (functional records).
- Rekod Urusan Am berkaitan sengan pentadbiran dalaman sesebuah
jabatan/agensi kerajaan yang meliputi perkara-perkara seperti
pentadbiran; tanah, bangunan dan infrastruktur; aset; kewangan dan
perakaunan; serta sumber manusia.
- Rekod Urusan Fungsian juga dikenali sebagai rekod ‘operational’ yang
diwujudkan oleh jabatan untuk melaksanakan fungsi-fungsi asas dan
tugas-tugas jabatan/agensi.
x. Tahun Diliputi: Merujuk tarikh terawal dan terakhir rekod yang diliputi
dalam ruangan (11) (rujuk muka surat 18)
• Klik “Simpan”
Nota:
Penerangan ini juga boleh dirujuk di dalam Panduan Pelupusan Rekod Awam 2010
(Penerangan Borang Arkib 5/08 ) yang boleh dimuat turun melalui laman web
ANM di http://www.arkib.gov.my
Manual e-Pelupusan m/s 17
2.4
• Double click pada kumpulan rekod yang hendak disenaraikan.
Manual e-Pelupusan m/s 18
2.5
• Klik “Tambah” bagi mula memasukkan maklumat fail.
Manual e-Pelupusan m/s 19
2.5
• Isikan maklumat berkenaan fail.
i. No. Rujukan Kami (Arkib): Nombor rujukan surat daripada ANM.
ii. No. Rujukan (No. Fail): Nombor atau abjad atau kombinasi kedua-duanya
sekali yang dicatat si atas kulit fail.
iii. Tajuk Fail: Merujuk tajuk/perkara yang dicatatkan di ruang PERKARA pada
kulit fail. Tajuk ini hendaklah disalin/ditaip sepertimana yang tercatat di
atas kulit fail.
iv. Tarikh Mula: Merujuk kepada tarikh lampiran pertama dokumen/surat
dalam fail (tarikh lampiran merujuk tarikh dokumen/surat dan bukannya
tarikh yang tercatat dalam kertas minit)
v. Tarikh Akhir: Merujuk kepada tarikh lampiran terakhir dokumen/surat
dalam fail (tarikh lampiran merujuk tarikh dokumen/surat dan bukannya
tarikh yang tercatat dalam kertas minit)
Manual e-Pelupusan m/s 20
vi. Bilangan Lampiran: Merujuk jumlah lampiran (enclosure/folio) yang
terdapat dalam fail.
vii. Taraf: Merujuk kepada peringkat pengelasan rekod/dokumen sama ada
Terbuka, Terhad, Sulit, Rahsia, dan Rahsia Besar.
viii. Cadanga Pelupusan:
- Musnah: Cadangan oleh jabatan/agensi untuk memusnahkan fail
kerana segala tindakan telah tamat dan tidak diperlukan untuk rujukan
jabatan/agensi
- Simpan: Cadangan oleh jabatan untuk memindahkan fail ke ANM
setelah tamat tindakaan di jabatan/agensi kerana mempunyai nilai
sejarah/kebangsaan dan perlu disimpan kekal untuk penyelidikan di
masa hadapan.
- Simpan di Jabatan: Cadangan oleh jabatan/agensi untuk menyimpan
fail yang telah tamat tindakan sebagai rujukan di jabatan/agensi
sehingga ianya mencapai tempoh untuk tindakan pelupusan yang
seterusnya dan perlu memohon semula kepada ANM
• Klik “Simpan”
Nota:
Penerangan ini juga boleh dirujuk di dalam Panduan Pelupusan Rekod Awam 2010
(Penerangan Borang Arkib 5/08 ) yang boleh dimuat turun melalui laman web
ANM di http://www.arkib.gov.my
Manual e-Pelupusan m/s 21
2.6
• Klik “OK”
Manual e-Pelupusan m/s 22
2.7
• Klik “Tambah” untuk memasukkan maklumat fail yang seterusnya. (Rujuk
muka surat 19 untuk penerangan)
• Klik “Simpan”.
Manual e-Pelupusan m/s 23
2.8
• Klik pada icon yang dibulatkan merah seperti ini setelah selesai
memasukkan kesemua maklumat fail yang hendak dilupuskan.
Manual e-Pelupusan m/s 24
2.9
• Klik “Siap” sekiranya semua fail telah disenaraikan.
• Klik “Cetak Senarai” sekiranya ingin mencetak dan menyimpan salinan
permohonan di dalam fail.
Manual e-Pelupusan m/s 25
2.10
• Klik pada icon yang dibulatkan merah seperti ini untuk keluar dari
modul dan ke modul seterusnya.
Manual e-Pelupusan m/s 26
2.11
• Klik pada ruangan yang dibulatkan merah seperti di bawah. Pastikan ruangan
tersebut bertukar ke warna biru.
• Klik “Hantar SPR ke Arkib” untuk menghantar senarai kumpulan rekod yang
hendak dilupuskan ke ANM.
Manual e-Pelupusan m/s 27
2.12
• Klik “Yes” untuk menyimpan senarai kumpulan rekod di dalam format .txt
Manual e-Pelupusan m/s 28
2.13
• Klik “Save” dan senarai kumpulan rekod akan disimpan di dalam folder “data”.
Manual e-Pelupusan m/s 29
2.14
• Klik “OK” bagi memastikan senarai kumpulan rekod ini berjaya disimpan.
Manual e-Pelupusan m/s 30
2.15
• Hantar senarai kumpulan rekod yang terdapat di dalam folder “data” ke ANM
melalui email spr@arkib.gov.my
Manual e-Pelupusan m/s 31
2.16
• Maklumat fail yang disenaraikan akan dipaparkan seperti di atas di dalam
format PDF.
• Pejabat awam boleh mencetak senarai tersebut bagi simpanan dan rujukan.
Nota:
Proses penilaian rekod akan dilaksanakan oleh Seksyen Pelupusan Rekod, ANM.
Manual e-Pelupusan m/s 32
3. KEBENARAN PELUPUSAN REKOD
Pejabat awam akan menerima kebenaran pelupusan rekod selepas
keputusan penilaian dimuktamadkan oleh Jawatankuasa Pelupusan Rekod,
ANM. Keputusan tersebut merangkumi tiga (3) tindakan berikut:
• Simpan
• Musnah
• Simpan di jabatan
3.1 Simpan
• Bagi rekod-rekod yang mempunyai nilai kekal, pejabat awam akan
menerima Borang Permohonan Bagi Pemindahan Rekod Awam Arkib 11/08
yang dijanakan dalam format PDF untuk ditandatangani.
• Pejabat awam hendaklah memindahkan fail-fail tersebut ke ANM untuk
disimpan kekal selepas mendapat Surat Kebenaran Pemindahan Rekod.
Manual e-Pelupusan m/s 33
3.2 Musnah
• Bagi rekod-rekod yang tidak mempunyai nilai kekal, pejabat awam akan
menerima Senarai Rekod Musnah yang dijanakan dalam format PDF untuk
rujukan dan tindakan pejabat awam.
• Pejabat awam hendaklah memusnahkan fail-fail dalam tempoh 3 bulan
selepas kebenaran pelupusan diberi.
Nota:
Kaedah pemusnahan dan penentusahan hendaklah merujuk kepada Panduan
Pelupusan Rekod Awam 2010 yang boleh dimuat turun melalui laman web ANM
di http://www.arkib.gov.my
Manual e-Pelupusan m/s 34
3.3 Simpan di Jabatan
Rekod tidak boleh dimusnahkan, tetapi perlu disimpan di sesebuah pejabat
awam sehingga ianya mencapai tempoh untuk tindakan pelupusan yang
seterusnya dan perlu memohon semula kepada ANM.
Pertanyaan :
Seksyen Pelupusan Rekod
Arkib Negara Malaysia
Jalan Duta
50568 Kuala Lumpur
Tel : 03-62090600
E-mel : spr@arkib.gov.my